秋電大辦公室管理體系形成性考核冊答案

1、辦公室管理形成性考核冊答案（僅供參考）作業(yè)11.將辦公室實務工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中辦公室實務工作一覽表序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企）1文書撰寫按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容2文書制作復印資料。打印文稿及表格3文書處理在權限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4檔案管理檔案管理。5會議組織安排會議事務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。6調(diào)查研究協(xié)助上司準備書面的財務報告、研究報告。7信息資料準備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息8信訪工作替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來

2、訪。9接待工作接待來訪賓客；接待賓客和員工的來訪。10 協(xié)調(diào)工作以電話往來維持和外界的良好公共關系。11 督杳工作督導一般職員或速記員。12 日程安排替上司疋約會并做好記錄；13 日常事務閱讀并分類信件通訊事務、電話14 辦公室管理辦公室環(huán)境的布置和整理，保管辦公室設備及用品15其他臨時以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司交辦事項辦的事項-16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。17外出辦事，如銀行、郵局等。2、公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機器，如訂書

3、機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；（9）小刀；（10）日歷等;（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。3、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何？文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最佳。（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目前自

4、己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。其次，說明三個步驟之間的關系。三者的關系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃一一實施一一檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結果對下一次的計劃有所幫助和啟示。4、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。（本題的例子請同學們見教材第 29頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計 劃書，不要抄襲。）1. 將自己要做的事情分為：A.是否應該做的事？ B.是否做或不做都無所謂的事？C.是否不可以做的事？對于A要集中精力做，對于

5、 B和C可以從計劃中刪掉。2 .對于A類事情再進行分類，分為：重要并且緊急的 事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做） ；雖有做的價值，但是既 不重要也不緊急的事（可以請他人代勞）。3 與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J識。1 請示方法和報告方法；2 .計劃方法和總結方法；3 .受意方法；4 .傳達方法；5 .進言方法；6 .變通方法和擋駕方法；7 .分工方法與合作方法。受意就是文員接受和領會上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談

6、話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。受意方法要注意：（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3 ）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4 ）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。結合實際談體會。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。

7、有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分一一公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、 公司取得的成績。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根 本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意， 才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相

8、關知識 點，又要結合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學 們在回答本題時要加以注意。作業(yè)2、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。同：（1）都應先問好，再傳達自己的信息；（2）都應保持耐性、熱情的態(tài)度；（3 ）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應簡明扼要表達自己的意思。異：（1）打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2 4聲就接聽。（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。二、怎樣做好為領導篩選電話的工作，主要做法有哪些?1、詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。2、平常做好

9、來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進行登記。3、最好有一本各單位的，和其它單位領導人的電話號碼本。4、如果領導不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。、簡要回答郵件分揀的一般標準(1) 按照收件人的姓名分揀；(3) 按照收件部門的名稱分揀。(2) 按照郵件的重要性分揀;四、怎樣處理上司不在時的郵件？答：1、如果上司習慣于每天給辦公室打電話，就應該把內(nèi)部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的 內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；2、如果上司沒有每天給辦公室打電話的習慣，應該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真 一份給他；3、如果上司離開時間較長，應把所有郵件一一無論是私人郵件還是

10、商業(yè)郵件一一都通知給他；4、盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；5、 把寄給上司的郵包連續(xù)編號 (如3 1、3 2、33、34)，這樣就會知道所寄的郵件上司是否全部收到了。 如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；6、如果上司正在度假，并且不讓秘書轉交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，并在對發(fā)件人回復的信中告訴對方何時可以得到回復7、 把積壓的郵件分別裝入紙袋，標上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。五、怎樣妥善處理上

11、司拒絕接見的來訪者的來訪？應盡可能向?qū)Ψ奖磉_上司不能接見的理由以免來訪者發(fā)生誤會，并誠懇地看著對方的眼睛致歉。a、上司正在開會時一讓您久等，抱歉，他正在緊急會議中，無法離開，可不可以讓代理人與你先談？b、上司繁忙時一真對不起，某某現(xiàn)在正忙，放不下手邊的事，您看這樣好不好，改日再與您聯(lián)系，實在麻煩 您，很抱歉；c、上司即將外出一對不起，某某先生已經(jīng)安排好有事外出，現(xiàn)在正忙著，沒法與您見面，我們上司說：讓您 白跑一趟，真是不好意思，能否由我轉達留言。d、遠道來訪或有重要事情的來訪 一先告訴來訪者他即將外出，再去通報上司。作業(yè)3一、提高會議效率，文秘人員應注意哪些方面，請列出相關要點。答：為了提高會

12、議的效率，有必要加強會議管理，做好會前準備、會中控制和會后跟蹤三個環(huán)節(jié)的工作。1、會前準備：質(zhì)疑會議的必要性明確會議的目標2、確定會議議題： 會議議題是指根據(jù)會議目的確定的要討論的話題或決策的對象。3、確定與會人員4、確定會議的基本程序，就是明確會議先做什么，后做什么，再做什么。5、會中控制有效控制會議的議題和進程6、會后跟蹤：會議結束后，應將會議內(nèi)容整理成會議紀要 ，會議紀要中應包括相關部門，應承擔的責任、責任 人，完成時間及驗收標準等內(nèi)容。二、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份XX預定表。日程安排計劃表的種類：（1 ）年預定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務活動，及有

13、關公司的活動事項一覽表， 所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。一般于年初將整個年 度的活動事項整理成表，再通知各部門。（2 ）月預定表、周預定表、日預定表。月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的 會議、面談、出差、訪問等預定計劃。周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從 早到晚的業(yè)務活動。各種預定表的編制請同學們參照教材P.166 P.170上的例子，編寫。三、文秘人員應為上司的商務旅行做哪些準備工作？請列出工作要點。（1）準備旅

14、行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。旅行計劃要準備三份，一份給上司，一份給他（她）的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要并有權利要，應再額外準備一份。（2）制定約會計劃。約會計劃表應該包括： 城市名和?。ㄖ荩┟ㄈ绻菄饴眯校瑢懨鞒鞘忻蛧颐?， 日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。如果上司與某位洽談業(yè)務的人以前見過面，要把當時記錄的檔案找出，交給上司。（3）為商務洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件準備好，如與某項要探討的問題有關的

15、信件、備忘錄及其他相關資料。你可以用橡皮筋或大號回形針把所有相關的文件扎在一起，每一扎都要標得清清楚楚。（4）決定旅行用品。把上司作商務旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點行李時按照清單檢查，這樣就不會落下任何東西。四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？1 提神醒腦的服務。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲 勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。2私事方面的協(xié)助。 協(xié)助的方法應視實際情況， 其一是與業(yè)務有關的部分， 另外是上司身邊的純粹私事：（1） 特別指示事項的時候一一雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問

16、題，所以文秘人員必須從頭到尾替 上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（2 ）純私人性請求時一一遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。3 財物管理。包括：（1）薪金收入管理一一薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金 以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管 單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。（2）支票往來的管理一一最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。4其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函

17、，并做紀念保管。5、舉辦一般規(guī)模的宴會，需要做哪些工作，請列出相關要點，并選擇其中某一項工作，作出較為具體的說明 答：1. 根據(jù)參加宴會的人選地點，定檔次2. 發(fā)請?zhí)?. 確定參加人員，訂餐4. 到舉辦宴會時間的前一天在進行一次人員核實。不能到到的人員再次邀請。5. 到時間正式進行。文秘人員應在宴請開始的前一天通過電話了解情況，一切是否按照計劃執(zhí)行，可以采用倒計時的方法， 將以上內(nèi)容再細化成更詳細的表格，逐項確定時限，要求負責人完成進度，在宴請的當天，文秘人員必須親 自檢查每一項工作是否妥善安排，有否臨時發(fā)生的問題，如有應盡快給予解決，文秘人員在宴會當日應負責 招待的工作，迎客、帶路，宴會結束

18、分送紀念品禮物，以及送客，要提醒客人帶回代辦保管的物品，會后協(xié) 助收拾會場。作業(yè)4一、簡要闡述社交話題的選擇原則。合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2 ）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人情等；（4 ）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。不合適的話題包括：（1 ）應當忌諱的話題。如個人私生活等。（2 ）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死

19、亡、兇殺、丑聞、慘案等。（3 ）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。（7 ）不宜談論的保密的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7） 封存章。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、

20、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。（3 ）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。收文處理的程序：簽收和拆封一一登記一一分送一一擬辦一一批辦一一承辦一一催辦一一注辦。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應 先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；（2 ）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務 的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；（3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；（5）在文