華南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案培訓(xùn)2011打印版20111214

1、2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)華南農(nóng)業(yè)大學(xué)兼職檔案員培訓(xùn)2021.122012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)培訓(xùn)目的：培訓(xùn)目的：一、解讀、落實(shí)一、解讀、落實(shí)?華南農(nóng)業(yè)大學(xué)電子文華南農(nóng)業(yè)大學(xué)電子文件歸檔管理方法件歸檔管理方法?華南農(nóng)辦華南農(nóng)辦2021112號(hào)號(hào)二、將我校電子文件歸檔管理方法細(xì)化二、將我校電子文件歸檔管理方法細(xì)化為可操作的步驟、措施為可操作的步驟、措施2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)培訓(xùn)內(nèi)容：培訓(xùn)內(nèi)容：一、背景介紹一、背景介紹二、電子文件歸檔范圍及根本要求二、電子文件歸檔范圍及根本要求三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式四、四種電子文件移交方式介紹四、

2、四種電子文件移交方式介紹五、南大之星檔案管理系統(tǒng)自助查詢方五、南大之星檔案管理系統(tǒng)自助查詢方法法六、電子文件歸檔隊(duì)伍建設(shè)六、電子文件歸檔隊(duì)伍建設(shè)2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)一、背景介紹一、背景介紹v我國上世紀(jì)80年代未電腦用于打印文檔v90年代初用Excel管理數(shù)據(jù)表格化管理v1996年我國檔案界開始關(guān)注電子文件歸檔問題，國家檔案局成立電子文件管理研究小組v1997年第十三屆國際檔案大會(huì)在中國召開，“電子文件如何歸檔、電子檔案如何管理成為共同關(guān)注的主題v近十五年來，出臺(tái)了一系列文件、標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)v 本人搜集整理v 網(wǎng)上搜索來的一份材料2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)一、背景介紹一、背景介

3、紹我校情況我校情況涉及電子文件歸檔的相關(guān)文件或通知涉及電子文件歸檔的相關(guān)文件或通知6份份近幾年進(jìn)行過的有關(guān)電子文件形成情況調(diào)研近幾年進(jìn)行過的有關(guān)電子文件形成情況調(diào)研2次次目前電子文件收集情況目前電子文件收集情況250多張光盤多張光盤內(nèi)容分類：內(nèi)容分類： 電子公文校辦、黨辦發(fā)文、隨文光盤等電子公文校辦、黨辦發(fā)文、隨文光盤等出版物各單位管理數(shù)據(jù)各部門管理系出版物各單位管理數(shù)據(jù)各部門管理系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)、網(wǎng)頁各欄發(fā)布信息宣傳統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)、網(wǎng)頁各欄發(fā)布信息宣傳部、數(shù)碼照片宣傳部、視頻現(xiàn)代教育部、數(shù)碼照片宣傳部、視頻現(xiàn)代教育技術(shù)中心其他圖形電子文件如?；铡v技術(shù)中心其他圖形電子文件如?；铡v次網(wǎng)頁改版、領(lǐng)導(dǎo)匯

4、報(bào)工作次網(wǎng)頁改版、領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作PPT、紙質(zhì)掃描、紙質(zhì)掃描、南大系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)出備份等南大系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)出備份等 電子文件收集詳細(xì)情況電子文件收集詳細(xì)情況 學(xué)校主頁鏈接學(xué)校主頁鏈接2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)二、電子文件歸檔根本要求二、電子文件歸檔根本要求首先回憶、了解紙質(zhì)檔案的歸檔整理過程歸檔時(shí)，交接雙方按照移交目錄對(duì)每份文件進(jìn)行清點(diǎn)；移交后，檔案人員對(duì)每份文件整理，步驟包括：1去訂、2換不銹鋼釘、3蓋檔號(hào)章、4編檔號(hào)、5進(jìn)系統(tǒng)錄目錄或?qū)肽夸洝?打印目錄、有電子版全文時(shí)在目錄上掛接全文或?qū)v史紙質(zhì)檔案掃描并掛接全文、8寫立卷說明、9裝訂目錄、10材料裝盒、11填封面、打印盒標(biāo)簽并粘貼、12案卷

5、分類上架每個(gè)案卷都必須經(jīng)過這么多道工序才能提供利用，以前還要每個(gè)案卷打頁碼 2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)二、電子文件歸檔根本要求二、電子文件歸檔根本要求一電子文件歸檔根本原那么：1歸檔范圍： 對(duì)本單位工作過程中形成的材料，紙質(zhì)要求歸檔的，那么其電子版要同時(shí)歸檔雙套制2歸檔時(shí)間： 歸檔時(shí)間與紙質(zhì)材料同，即文書檔案黨政機(jī)關(guān)活動(dòng)形成的材料按年度歸檔；學(xué)生工作中形成的檔案學(xué)生入學(xué)在校和畢業(yè)過程中形成材料按學(xué)年歸檔；辦公系統(tǒng)的電子文件在檔案館提供方便歸檔方式情況下可采取隨辦隨歸檔方式實(shí)時(shí)歸檔。2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)二、電子文件歸檔根本要求二、電子文件歸檔根本要求二電子文件歸檔根本格式：

6、目錄、全文目錄與全文在同一文件夾內(nèi)目錄用xls格式或dbf或mdb表格列標(biāo)反映管理事物的特征，全文名稱作為列標(biāo)的一項(xiàng)例如：文件管理歸檔移交目錄下載2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)二、電子文件歸檔根本要求二、電子文件歸檔根本要求二電子文件歸檔根本格式：文件移交表填寫規(guī)那么:1、一文一事一記錄2、題目不能反映內(nèi)容或不利于檢索時(shí)，自擬題名加，如會(huì)議記錄括號(hào)中填各議題，如任命名單加或者上傳全文并使用全文檢索3、日期格式4、以發(fā)文文號(hào)作全文文檔題名2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)二、電子文件歸檔根本要求二、電子文件歸檔根本要求三歸檔光盤標(biāo)簽格式：歸檔部門標(biāo)識(shí): 光盤編號(hào)題名歸檔部門刻錄時(shí)間檔案部門標(biāo)

7、識(shí):檔號(hào)標(biāo)簽2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式一電子文件歸檔主要內(nèi)容、學(xué)校發(fā)文電子版系統(tǒng)導(dǎo)出等、各單位管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)如組織管理、人事管理、設(shè)備處管理等系統(tǒng)中數(shù)據(jù)、重點(diǎn)是變動(dòng)情況如新增、減少，以xcel表格形式歸檔、使用上級(jí)管理系統(tǒng)，如科研課題、職稱網(wǎng)上申報(bào)，數(shù)據(jù)由單位管理員導(dǎo)出歸檔，含綜合表和各課題或職稱導(dǎo)出打印的全文電子版、學(xué)校主頁通知公告等四個(gè)欄目中內(nèi)容分類導(dǎo)出歸檔、數(shù)碼照片歸檔、其他2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式一電子文件歸檔主要內(nèi)容 不同門類電子文件歸檔各

8、有不同要求 公文類電子文件歸檔內(nèi)容正式發(fā)文歸印發(fā)版，內(nèi)容包括正式版打印稿含套頭+印章，定稿有修改留痕、文件審稿單、電子目錄同時(shí)作為移交清單； 管理系統(tǒng)形成的結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)文件以xls或dba或mdb格式歸檔，數(shù)據(jù)表列標(biāo)按系統(tǒng)打印報(bào)表要求，即打印報(bào)表中出現(xiàn)的字段都必須作為數(shù)據(jù)文件列標(biāo)并有對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)； 學(xué)校主頁中發(fā)布系統(tǒng)中各欄數(shù)據(jù)歸檔內(nèi)容及格式； 數(shù)碼照片應(yīng)有六要素目錄提供著錄模板以標(biāo)準(zhǔn)歸檔數(shù)據(jù)。 2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式二以四種重要電子文件為例分析學(xué)校校辦黨辦發(fā)文、教務(wù)處畢業(yè)生管理數(shù)據(jù)、學(xué)校網(wǎng)頁中的信息發(fā)布、宣傳部數(shù)碼照片紙質(zhì)歸

9、檔時(shí)包含的內(nèi)容、要素近幾年其電子版歸檔情況要求改進(jìn)的地方2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式一學(xué)校校辦黨辦發(fā)文 1、紙質(zhì)歸檔時(shí)包含內(nèi)容、要素2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式一學(xué)校校辦黨辦發(fā)文 1、紙質(zhì)歸檔時(shí)包含內(nèi)容、要素 發(fā)文： 正式文件包含文頭、全文、印章 公文稿紙記錄文件審批過程 定稿記錄文件改動(dòng)過程，主要記錄領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件內(nèi)容表述的改動(dòng)，而非記錄錯(cuò)別字或格式的改動(dòng) 收文： 正式文件掃描進(jìn)系統(tǒng) 文件處理單記錄文件辦理過程、辦理結(jié)果2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)三、

10、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式一學(xué)校校辦黨辦發(fā)文 2、電子版歸檔情況2004年起學(xué)校發(fā)文電子版歸檔進(jìn)上傳空間鏈接0:80212012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式一學(xué)校校辦黨辦發(fā)文、改進(jìn)要求：1齊全：每年歸檔光盤含：發(fā)文、會(huì)議記要、領(lǐng)導(dǎo)講話、年鑒、各單位方案總結(jié)、概要、大事記夾 2標(biāo)準(zhǔn)：發(fā)文夾內(nèi)按文號(hào)分類夾 3文類夾內(nèi)有以文號(hào)命名的發(fā)文全文和目錄表，目錄表列標(biāo)為文號(hào)、題名、責(zé)任者、時(shí)間、備注填寫是否有隨文光盤、2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容

11、、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式一學(xué)校校辦黨辦發(fā)文、使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，希望改進(jìn)正版文件電子版除打印稿，同時(shí)還必須的文頭和印章圖片2移交文件目錄表中的列標(biāo)還必須記錄有公文稿紙中各項(xiàng)審批過程的內(nèi)容。 版式文件歸正式版和定稿正式發(fā)文歸印發(fā)版，內(nèi)容包括正式版打印稿含套頭+印章，定稿有修改留痕、文件審稿單、電子目錄同時(shí)作為移交清單 要有修改留痕能記錄領(lǐng)導(dǎo)對(duì)內(nèi)容表述的改動(dòng) 2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式一學(xué)校校辦黨辦發(fā)文一學(xué)校校辦黨辦發(fā)文5、從檔案管理角度對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、從檔案管理角度對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提需求提需求全覆蓋全覆蓋校

12、外收文、校內(nèi)收文、學(xué)校發(fā)文、統(tǒng)校外收文、校內(nèi)收文、學(xué)校發(fā)文、統(tǒng)戰(zhàn)收文、合同管理、信訪管理、會(huì)議戰(zhàn)收文、合同管理、信訪管理、會(huì)議紀(jì)要等紀(jì)要等全過程全過程除了根本條目記錄外，還要辦理過程除了根本條目記錄外，還要辦理過程也有記錄。也有記錄。一體化一體化與檔案管理系統(tǒng)直聯(lián)并實(shí)時(shí)歸檔做與檔案管理系統(tǒng)直聯(lián)并實(shí)時(shí)歸檔做接口接口進(jìn)南大之星檔案系統(tǒng)鏈接公文稿進(jìn)南大之星檔案系統(tǒng)鏈接公文稿紙文件處理單紙文件處理單2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式二管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù) 1、紙質(zhì)歸檔時(shí)包含內(nèi)容以本科生學(xué)生管理為例新生錄取名冊(cè)畢業(yè)證書簽領(lǐng)名冊(cè)畢業(yè)生學(xué)籍卡畢業(yè)

13、生成績單2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式二管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù) 2、電子版歸檔情況 1招生數(shù)據(jù)：新生錄取信息表及入學(xué)照考生高考照 2畢業(yè)生數(shù)據(jù)：信息表及電子畢業(yè)照上報(bào)教育部數(shù)據(jù)的備份 3學(xué)生成績電子版至今未歸檔，按雙套制原那么，這也應(yīng)該是歸檔內(nèi)容，利用它或方便地利用軟件制作英文成績單畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞情況表2021年開始?xì)w檔2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式二管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù) 3、現(xiàn)希望改進(jìn) 歸檔時(shí)間：與紙質(zhì)檔案同時(shí) 歸檔內(nèi)容及格式： 管理系統(tǒng)形成的結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)文件以xl

14、s或dba或mdb格式歸檔，數(shù)據(jù)表列標(biāo)按系統(tǒng)打印報(bào)表要求，即打印報(bào)表中出現(xiàn)的字段都必須作為數(shù)據(jù)文件列標(biāo)并有對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)；表中標(biāo)題欄內(nèi)容可多于打印表中內(nèi)容下一步重點(diǎn)抓好畢業(yè)生成績電子版歸檔2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三學(xué)校主頁中各欄發(fā)布的信息1、紙質(zhì)歸檔時(shí)包含內(nèi)容 學(xué)校和各單位網(wǎng)頁中包含固定局部和動(dòng)態(tài)發(fā)布局部，現(xiàn)指動(dòng)態(tài)發(fā)布局部的內(nèi)容的歸檔： 此類由宣傳部歸檔，以前檔案館曾有專人打印并按主題裝訂保存，主要用于寫出照片說明用，后來未繼續(xù)。2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式

15、三學(xué)校主頁中各欄發(fā)布的信息 2、電子版歸檔情況 由宣傳部歸檔，附光盤中內(nèi)容截圖2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三學(xué)校主頁中各欄發(fā)布的信息 3、現(xiàn)希望做到 歸檔內(nèi)容包含： 條目目錄表 全文 附件對(duì)通知而言 圖片 目錄表列標(biāo)應(yīng)包括：時(shí)間、部門、題目、附件名、圖片名附件名主要是通知中、圖片名大多是報(bào)導(dǎo)稿中2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式四數(shù)碼照片 1、紙質(zhì)歸檔時(shí)包含內(nèi)容 照片： 底片： 六要素：每張照片要做六要素標(biāo)簽時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事項(xiàng)、攝影者 2012011 1檔案

16、培檔案培訓(xùn)訓(xùn)三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式四數(shù)碼照片 2、電子版歸檔情況 主要由宣傳部歸檔，按形成者刻光盤，按每次事件建夾，文件夾以時(shí)間+事件命名，每次事件挑幾張主題鮮明的清晰照片，照片命名主要點(diǎn)出主要人物在干什么 這樣歸檔根本上到達(dá)要求，但對(duì)目錄轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)、圖片掛接目錄還是不方便，檔案人員需要花較多時(shí)間去整理2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式四數(shù)碼照片 3、現(xiàn)希望改進(jìn) 數(shù)碼照片每張照片都應(yīng)有六要素目錄提供著錄模板以標(biāo)準(zhǔn)歸檔數(shù)據(jù)格式。 數(shù)碼照片著錄模板下載 著錄模板使用視頻 制作模板打印照片冊(cè)視

17、頻2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式三、各單位歸檔電子文件內(nèi)容、格式五其他、本單位管理系統(tǒng)：如黨員管理、人事管理、設(shè)備管理、財(cái)務(wù)管理歸檔重點(diǎn)：本年度變動(dòng)情況即增加、減少情況、使用上級(jí)管理部門系統(tǒng)網(wǎng)上申報(bào)：如職稱材料電子版、課題申報(bào)全文個(gè)人可以導(dǎo)出、目錄由單位管理員導(dǎo)出、注明申報(bào)結(jié)果情況、方案、總結(jié)、招生簡章、宣傳冊(cè)子、院史、PPT等2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)四、電子文件移交方式一在檔案館現(xiàn)有的南大之星系統(tǒng)中設(shè)置前端錄入用戶2007年就為各單位設(shè)定了錄入用戶，黨辦收文、校辦的合同管理、保衛(wèi)處、審計(jì)處、設(shè)備處用得比較好，保衛(wèi)處的袁老師真正將系統(tǒng)當(dāng)作方便自己工

18、作的工具去用 進(jìn)系統(tǒng)演示此方式適合小文件的保存和移交如Word文檔或Excel表2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)四、電子文件移交方式二將各單位管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)直聯(lián) 目前我校還沒有做到，主要是指辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的直聯(lián)，這樣完成一份歸檔一份，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中一點(diǎn)某條記錄的歸檔按鈕就將其從辦文數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)入或復(fù)制到檔案數(shù)據(jù)庫 可由前系統(tǒng)的軟件商或后系統(tǒng)的軟件商做數(shù)據(jù)接口，做的一方必須了解另一系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。希望我們的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)既可以實(shí)時(shí)歸檔又可以定期導(dǎo)出刻錄光盤歸檔。2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)四、電子文件移交方式三定期將數(shù)據(jù)以光盤形式歸檔 學(xué)校各單位大多數(shù)管理系統(tǒng)中的數(shù)

19、據(jù)都適合定期歸檔，如教務(wù)系統(tǒng)中的畢業(yè)生成績，科研管理系統(tǒng)、設(shè)備管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等，主要?dú)w檔數(shù)據(jù)為年度新增或減少情況 光盤歸檔是目前我校電子文件歸檔的主要形式，學(xué)生處的新生錄取數(shù)據(jù)含照片、教務(wù)處、研究生處、繼教學(xué)院的畢業(yè)生信息數(shù)據(jù)含電子畢業(yè)照、校辦、黨辦的發(fā)文、宣傳部的數(shù)碼照片、信息發(fā)布等都適合光盤歸檔 用于主題清楚、文件量大的電子文件的歸檔2012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)四、電子文件移交方式四在檔案館效勞器上建立電子文件歸檔上傳空間 用于各單位畢業(yè)生照片、單位方案總結(jié)等小文件的存放及檔案部門收集、匯總并按專題刻光盤，方便各單位較小電子文件歸檔及檔案部門匯總。 重點(diǎn)講述上傳空間設(shè)置及上傳步驟 1上傳空間設(shè)置情況初始密碼與用戶名同，修改密碼請(qǐng)與曾老師聯(lián)系： ： 2上傳方式 從瀏覽欄或用cutfpt上傳 0:80212012011 1檔案培檔案培訓(xùn)訓(xùn)四、電子文