Office應(yīng)用絕招

1、Microsoft ®Office2003實(shí)戰(zhàn)秘笈應(yīng)用秘笈之Excel輕松制勝招1.在Excel中，如何在一個(gè)單元格中分行填寫？ 問：如何分行？答：很簡(jiǎn)單！當(dāng)您需要重起一行寫入內(nèi)容時(shí)，按住Alt鍵回車就可以了！ 2. 如何快速?gòu)?fù)制公式？問：如何才能快速?gòu)?fù)制公式。答：通過拖動(dòng)填充柄復(fù)制公式人人都會(huì)，不過如果復(fù)制的行太多，操作起來并不方便。此時(shí)可以選擇雙擊填充柄完成復(fù)制。如圖1所示：圖1：3. 如何用下拉列表填寫Excel表格？問：人事部經(jīng)常要在Excel表格里錄入部門、性別、城市等數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)重復(fù)性很高，比如，在【部門】這一列，可能需要多次輸入【財(cái)務(wù)部】。要是能從下拉列表中選擇數(shù)據(jù)就

2、方便了，還不容易出錯(cuò)。答：Excel當(dāng)然可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能，如圖2所示。只要從【數(shù)據(jù)】菜單選擇【有效性】，再按圖3所示進(jìn)行設(shè)置即可。圖2： 圖3： 4。如何將Excel電子表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行行列互換？問：在Excel中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，往往完成后才發(fā)現(xiàn)需要將行和列互換一下才會(huì)更好，是要重新輸入一遍嗎，還是有別的方法？ 答：出于種種考慮，需要將電子表格中的行和列進(jìn)行互換，這時(shí)只需復(fù)制需要行列互換的表格區(qū)域，在需要放置的單元格上執(zhí)行【編輯】菜單中的【選擇性粘貼】命令，然后在【選擇性粘貼】對(duì)話框的【粘貼】選項(xiàng)區(qū)域中選擇【全部】選項(xiàng)；在【運(yùn)算】選項(xiàng)區(qū)域中選擇【無】；并選擇【轉(zhuǎn)置】復(fù)選框，完成后單擊【確定】按鈕即

3、可。應(yīng)用秘笈之Word獨(dú)門四絕招5. 如何在Word指定位置輸入文字？ 問：要按無數(shù)次回車、空格 和 Tab 鍵嗎？答：當(dāng)然不用！只要把鼠標(biāo)放到指定位置，雙擊鼠標(biāo)左鍵就可以了！如圖4所示。圖4：在你想要的位置雙擊鼠標(biāo)左鍵。6. 如何縮放打印，讓我省紙又省心？Word可以像復(fù)印機(jī)一樣縮放打印，從【文件】菜單選擇【打印】命令，在【打印】對(duì)話框中單擊右下角的【按紙張大小縮放】的下拉箭頭，選擇需要的紙型后，確定即可。如圖5所示。圖5：和改變紙張大小的方法（頁(yè)面設(shè)置）相比，縮放打印不會(huì)改變頁(yè)面的布局；此外，縮放打印還可以在一頁(yè)紙上打印多頁(yè)，只要在上面的選項(xiàng)中選擇每頁(yè)適當(dāng)?shù)陌鏀?shù)即可，采用這種方法打印文檔不

4、僅節(jié)約紙張，更便于攜帶。 7. 如何在文檔中插入一條分隔線？ 問：在Word文檔中有時(shí)需要添加分隔線來區(qū)分兩個(gè)不同的描述內(nèi)容，這個(gè)分隔線是需要手工繪制嗎？答：手工繪制分隔線有時(shí)很難把握線條的長(zhǎng)度，所以您只要連續(xù)輸入三個(gè)或三個(gè)以上的【=】，然后回車，這樣就可以自動(dòng)得到一條雙直線；連續(xù)輸入三個(gè)或三個(gè)以上的【】，然后回車即可得到一條波浪線；連續(xù)輸入三個(gè)或三個(gè)以上的【*】，然后回車即可得到一條虛線；連續(xù)輸入三個(gè)或三個(gè)以上的【-】，然后回車即可得到一條細(xì)直線；連續(xù)輸入三個(gè)或三個(gè)以上的【#】，然后回車即可得到一條實(shí)心線。如圖6所示。圖6：在您指定的位置，連續(xù)輸入三個(gè)或三個(gè)以上的【#】，然后回車即可得到一條

5、實(shí)心線。8. 是否可以讓表格的表頭在下一頁(yè)中自動(dòng)出現(xiàn)？問：當(dāng)文檔中的表格跨頁(yè)顯示時(shí)，表格的標(biāo)題會(huì)自動(dòng)在下一頁(yè)出現(xiàn)嗎？答：在Word中經(jīng)常會(huì)遇到表格在一頁(yè)中放不下的情況，此時(shí)就需要在下一頁(yè)中重新設(shè)置表格的表頭。其實(shí)，我們只要選中表格的表頭（即希望在跨頁(yè)時(shí)重復(fù)的部分），然后執(zhí)行【表格】菜單中的【標(biāo)題行重復(fù)】命令，就可以實(shí)現(xiàn)表格跨頁(yè)時(shí)，表頭自動(dòng)出現(xiàn)了。如圖7所示。圖7：應(yīng)用秘笈之PowerPoint出色對(duì)陣招9。如何快速創(chuàng)建演示文稿 問：如果已經(jīng)用Word寫好了一份報(bào)告，并且要根據(jù)報(bào)告的內(nèi)容作幻燈片，怎樣可以直接把Word文檔的標(biāo)題發(fā)送到PowerPoint？答：打開Word文檔，從【文件】菜單單擊

6、【發(fā)送命令】，再選擇發(fā)送到PowerPoint。如圖8所示。PowerPoint會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)，并且根據(jù)每個(gè)Word文檔中的一級(jí)標(biāo)題建立一張相同標(biāo)題的幻燈片，其下的二級(jí)標(biāo)題也會(huì)被自動(dòng)添加到幻燈片中。圖8：10。 如何讓公司標(biāo)志出現(xiàn)在每一張幻燈片上？最好的方法是把公司的標(biāo)志放到母板上，只要一次操作即可。從【視圖】菜單單擊【母板】，再選擇【幻燈片母板】命令。如圖9所示。在母板視圖中，將公司標(biāo)志的圖片放置在適當(dāng)位置并關(guān)閉母板視圖。此時(shí)，所有的幻燈片都在相應(yīng)的位置上顯示公司的標(biāo)志，新插入的幻燈片亦然。圖9：11. 怎樣讓你的音頻作為背景音樂？問：要是幻燈片播放時(shí)可以伴隨著一段背景音樂就好了！ 答：第一步，

7、右鍵單擊插入的音樂文件，在彈出的快捷菜單中，選擇【自定義動(dòng)畫】命令，如圖10所示。第二步，在右側(cè)的任務(wù)窗格中，單擊對(duì)應(yīng)音頻文件的右側(cè)的下拉鍵頭，選擇【效果選項(xiàng)】。如圖11所示。第三步，在打開的對(duì)話框中，設(shè)置如圖12所示的紅框部分，將數(shù)值設(shè)置到足夠大即可。圖10：圖11：圖12：1.12. 如何快速將選中文字按比例放大或縮??？ 問：為了幻燈片版面的布局協(xié)調(diào)，可能需要將其中的文字同時(shí)按比例放大和縮小，有簡(jiǎn)便的方法嗎？ 答：在PowerPoint幻燈片中，可以選中需要調(diào)整的文字，然后按Ctrl+組合鍵快速按比例放大文字；或者按Ctrl+組合鍵快速按比例縮小文字。這樣的方法在Word中也是適用的。應(yīng)用

8、秘笈之Outlook高效三連招13.在Outlook中如何妙用聯(lián)系人？問：在Outlook中，隨著聯(lián)系人數(shù)量的增多，親朋好友、同事、客戶的信息混雜在一起，每次發(fā)郵件都要用很長(zhǎng)時(shí)間才能從聯(lián)系人列表中找到需要的人。如果能對(duì)聯(lián)系人分類管理就方便了。答：第一步，在Outlook左側(cè)的導(dǎo)航窗格中選擇【聯(lián)系人】，單擊工具欄中【新建】按鈕右側(cè)的下拉箭頭，選擇【文件夾】，如圖13所示。第二步，顯示【新建文件夾】對(duì)話框，如圖14所示。在【名稱】中輸入聯(lián)系人的類別，例如【同事】，單擊【確定】。第三步，用同樣的方法建立其他類別的聯(lián)系人文件夾，建好后，導(dǎo)航窗格中除默認(rèn)的【聯(lián)系人】外，又多出幾個(gè)新建的分類，如圖15所示

9、?，F(xiàn)在，可以把原來【聯(lián)系人】中的內(nèi)容按類別拖動(dòng)到這些文件夾里。 圖13 圖14 圖15 14.怎樣添加時(shí)區(qū)？如果你在跨國(guó)公司工作，可能需要隨時(shí)查看總部的當(dāng)?shù)貢r(shí)間。Outlook的日歷可以同時(shí)顯示兩個(gè)時(shí)區(qū)。方法如下：1. 從【工具】菜單選擇【選項(xiàng)】命令2. 在【選項(xiàng)】對(duì)話框中單擊【日歷選項(xiàng)】3. 從【日歷選項(xiàng)】對(duì)話框中單擊右下角的【時(shí)區(qū)】按鈕。4. 首先輸入【當(dāng)前時(shí)區(qū)】的標(biāo)簽，再勾選【顯示附加時(shí)區(qū)】，并輸入標(biāo)簽。如圖16所示。圖16：5. 確定后，在Outlook的日歷視圖中將顯示。如圖17所示。圖17：6. 如果出差到國(guó)外總部，只需單擊【時(shí)區(qū)】對(duì)話框中的【交換時(shí)區(qū)】按鈕，系統(tǒng)的時(shí)間就會(huì)自動(dòng)調(diào)整。15. 發(fā)出去的郵件還可以收回來嗎？問：郵件發(fā)出去之后，才發(fā)覺不應(yīng)該發(fā)送這樣的郵件，或者發(fā)現(xiàn)郵件的內(nèi)容有錯(cuò)誤；或者郵件發(fā)給了錯(cuò)誤的收件人。但是，后悔還來得及嗎？答：有時(shí)用戶發(fā)送郵件后，會(huì)希望能夠收回該郵件，或者對(duì)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改。此時(shí)您只需要在Outlook中的【已發(fā)送郵件】文件