潔衛(wèi)公司公文寫作及公文處理流程培訓(xùn)課件

1、清潔衛(wèi)生服務(wù)有限公司清潔衛(wèi)生服務(wù)有限公司公文寫作及公文處理流程培訓(xùn)公文寫作及公文處理流程培訓(xùn)二一三年八月一日內(nèi) 容 一、開展公文培訓(xùn)的意義 二、公文基本知識(shí) 三、公文處理流程 四、公文的常見錯(cuò)誤及注意事項(xiàng)一、開展公文培訓(xùn)的意義上級(jí)重視、要求：上級(jí)重視、要求： 關(guān)于征求關(guān)于征求廣東省機(jī)場管理集團(tuán)有限公司公文處理辦法廣東省機(jī)場管理集團(tuán)有限公司公文處理辦法修改意見的修改意見的通知通知 關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范公文格式的通知關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范公文格式的通知 關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范公文處理的通知關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范公文處理的通知公司自身發(fā)展要求：公司自身發(fā)展要求： 對(duì)內(nèi)，提高工作效率，使溝通更加順暢對(duì)內(nèi)，提高工作效率，使溝通更加順

2、暢 對(duì)外，提高企業(yè)形象對(duì)外，提高企業(yè)形象 能夠間接得看出一個(gè)公司的管理是否專業(yè)化、職業(yè)化能夠間接得看出一個(gè)公司的管理是否專業(yè)化、職業(yè)化二、公文基本知識(shí) 舊版的公文處理辦法及公文格式文件 1.中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例1996年5月3日中共中央辦公廳發(fā)布 2.國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布 3.國家行政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T97041999） 最新公文處理?xiàng)l例及公文格式文件： 1. 黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳2012年4月6日發(fā)布 2. 黨政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T 97042012) 國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局、國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)2012年6月2

3、9日發(fā)布 最新的公文處理工作條例第42條決定，停止執(zhí)行1996年5月3日中共中央辦公廳發(fā)布的中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例和2000 年8 月24 日國務(wù)院發(fā)布的國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法。 最新的公文格式標(biāo)準(zhǔn)于2012年7月1日起正式實(shí)施。此標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)國標(biāo)國家行政機(jī)關(guān)公文格式(GB/T 9704-1999 )的修訂。目的是提高黨政機(jī)關(guān)公文的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平（一）黨政機(jī)關(guān)公文的概念 根據(jù)2012年4月16日由中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例規(guī)定： 黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章

4、，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報(bào)告和交流情況等的重要工具。（二）常用公文文種最新條例規(guī)定，黨政機(jī)關(guān)公文種類主要有15種：決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。新條例的公文的種類更加豐富原國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法中規(guī)定公文種類為13種，新條例中規(guī)定公文種類為15種，增加了“決議” （適用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)）和“公報(bào)”（適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)），同時(shí)將“會(huì)議紀(jì)要”改為“紀(jì)要”。 我們公司最常用的公文（9種）：通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、函、紀(jì)要、決議、決定 通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者

5、執(zhí)行的事 項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文 通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。 報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問 請示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)。 批復(fù)：適用于上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)。 函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答 復(fù)審批事項(xiàng)。 紀(jì)要：適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。 決議：適用于會(huì)議討論通過的重大重大決策事項(xiàng)（董事會(huì)、總經(jīng)理辦公室、支委 會(huì)等） 決定：適適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者 撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)一般事務(wù)公文：計(jì)劃、總結(jié)、簡報(bào)、大事記、講話稿、辦法、

6、規(guī)定、細(xì)則、證明等特點(diǎn)：特點(diǎn)：1. 1. 沒有固定的、嚴(yán)格的格式，一般根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要來沒有固定的、嚴(yán)格的格式，一般根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要來制作制作2. 2. 沒有獨(dú)立運(yùn)行的功能、正式報(bào)送需借助一載體，經(jīng)常用沒有獨(dú)立運(yùn)行的功能、正式報(bào)送需借助一載體，經(jīng)常用報(bào)告、函或者通知作載體。報(bào)告、函或者通知作載體。 （三）公文的分類 按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。 上行文：指下級(jí)機(jī)關(guān)向所屬上級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文。如請示、報(bào)告。 平行文：指平行機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間的發(fā)文。如函。通知也可以作為平行文來發(fā)文 下行文：指上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文。如命令、指令、決定、決議、公報(bào)、公告、通告、通知、通報(bào)、

7、批復(fù)等。按其時(shí)限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。按其密級(jí)要求，可分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文、普通公文。 按其使用屬性，可分為黨政機(jī)關(guān)公文、一般事務(wù)公文等（四）公文格式要素版頭版頭 6 6個(gè)要素個(gè)要素 份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人 主體主體 9 9個(gè)要素個(gè)要素 標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、 發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附件、附注發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附件、附注版記版記 3 3個(gè)要素個(gè)要素 抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印

8、發(fā)日期PS：新版較舊版增加了“份號(hào)”、“發(fā)文機(jī)關(guān)署名”、減少了“主題詞”。PS：并不是每一份公文都必須包括以上所有要素 （五）公文格式 公文用紙采用A4型紙，其成品幅面尺寸為：210 mm297 mm。公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37 mm1 mm，（推薦使用36mm）公文用紙訂口（左白邊）為28mm1mm，（ 推薦使用27mm）版心尺寸為156 mm225 mm。一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅

9、色，以醒目、美觀、莊重為原則。36mm+35mm36mm27mm27mm 符號(hào)與字體要求發(fā)文字號(hào)的括號(hào)用，而不是用（）、發(fā)文字號(hào)的括號(hào)用，而不是用（）、 代替，正確書寫格式：代替，正確書寫格式：穗機(jī)場潔衛(wèi)發(fā)穗機(jī)場潔衛(wèi)發(fā)201320131 1號(hào)號(hào)“發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)”33號(hào)仿宋體號(hào)仿宋體“公文標(biāo)題公文標(biāo)題”22號(hào)小標(biāo)宋體號(hào)小標(biāo)宋體“公文正文公文正文”33號(hào)仿宋體，號(hào)仿宋體，其中正文中第一層次的小標(biāo)題可用其中正文中第一層次的小標(biāo)題可用3 3號(hào)號(hào)黑體。黑體?！俺晌娜掌诔晌娜掌凇?、“附件附件”、“附注附注”等要素等要素33號(hào)仿宋體。號(hào)仿宋體?！爸魉蜋C(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)”、“抄送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)”印發(fā)機(jī)關(guān)及日期印發(fā)機(jī)

10、關(guān)及日期”44號(hào)仿宋體。號(hào)仿宋體?！绊摯a頁碼”44號(hào)宋體號(hào)宋體正文結(jié)構(gòu)層序序數(shù)，正文結(jié)構(gòu)層序序數(shù)， 第一層為第一層為“一一”，第二層為，第二層為“（一）（一）”，第，第三層為三層為“1.”1.”，第四層為，第四層為“（1 1）”成文日期，正確寫法應(yīng)為：成文日期，正確寫法應(yīng)為：“20132013年年1 1月月1 1日日”三、公文處理流程發(fā)文流程圖收文流程圖發(fā)部門其他人處理結(jié)束內(nèi)部呈批件流程圖呈批件流程圖四、公文的常見錯(cuò)誤及注意事項(xiàng)（一）格式要素方面常見錯(cuò)誤 1.發(fā)文字號(hào)不規(guī)范。發(fā)文字號(hào)不規(guī)范。如：如：用（）、用（）、 代替代替，序號(hào)，序號(hào)編虛位，加編虛位，加“第第”字。字。 正確書寫格式：穗機(jī)場

11、潔衛(wèi)發(fā)正確書寫格式：穗機(jī)場潔衛(wèi)發(fā)201320131 1號(hào)號(hào) 2.公文字體書寫不規(guī)范。公文字體書寫不規(guī)范。正確的方式：正確的方式： “ “發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)”33號(hào)仿宋體號(hào)仿宋體 “ “公文標(biāo)題公文標(biāo)題”22號(hào)小標(biāo)宋體號(hào)小標(biāo)宋體 “ “公文正文公文正文”33號(hào)仿宋體，其中正文中第一層次的小號(hào)仿宋體，其中正文中第一層次的小標(biāo)題可用標(biāo)題可用3 3號(hào)黑體。號(hào)黑體。 “ “成文日期成文日期”、“附件附件”、“附注附注”等要素等要素33號(hào)仿宋號(hào)仿宋體。體。 “ “主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)”、“抄送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)”印發(fā)機(jī)關(guān)及日期印發(fā)機(jī)關(guān)及日期”44號(hào)仿宋體。號(hào)仿宋體。 “ “頁碼頁碼”44號(hào)宋體號(hào)宋體 3. 公文標(biāo)題編

12、寫不規(guī)范。（1 1）省略文種。如：）省略文種。如：潔衛(wèi)公司關(guān)于開展安康杯活動(dòng)潔衛(wèi)公司關(guān)于開展安康杯活動(dòng)，省略了文種。省略了文種。（2 2）多加書名號(hào)。如：）多加書名號(hào)。如：“關(guān)于印發(fā)關(guān)于印發(fā)潔衛(wèi)公司潔衛(wèi)公司XXXXXXXX會(huì)議材會(huì)議材料料的通知的通知” ” 不規(guī)范。應(yīng)去掉其中的書名號(hào)。不規(guī)范。應(yīng)去掉其中的書名號(hào)。（3 3）多層轉(zhuǎn)發(fā)。又如：）多層轉(zhuǎn)發(fā)。又如：“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)廣東省委辦公廳關(guān)于廣東省委辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā) 的通的通知知”。簡單規(guī)范的寫法應(yīng)為：。簡單規(guī)范的寫法應(yīng)為：“轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于做好公轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于做好公文處理工作的通知文處理工作的通知”。（4 4）生造文種。）生造文種。潔衛(wèi)公司關(guān)

13、于某某問題的解釋潔衛(wèi)公司關(guān)于某某問題的解釋 4. 附件標(biāo)注不規(guī)范 “附件附件”不規(guī)范的標(biāo)法：不規(guī)范的標(biāo)法： 附件：一、附件：一、廣州白云國際機(jī)場股份公司公文處理辦法廣州白云國際機(jī)場股份公司公文處理辦法； 二、二、廣州白云國際機(jī)場股份公司行政管理辦法廣州白云國際機(jī)場股份公司行政管理辦法。 不需要增加書名和符號(hào)，不使用中文數(shù)字；應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字不需要增加書名和符號(hào)，不使用中文數(shù)字；應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字 “ “附件附件”規(guī)范的標(biāo)法規(guī)范的標(biāo)法: : 附件附件:1. :1. 廣州白云國際機(jī)場股份公司公文處理辦法廣州白云國際機(jī)場股份公司公文處理辦法 2. 2. 廣州白云國際機(jī)場股份公司行政管理辦法廣州白云國際

14、機(jī)場股份公司行政管理辦法 5. 5. 正文結(jié)構(gòu)層序序數(shù)不規(guī)范正文結(jié)構(gòu)層序序數(shù)不規(guī)范 正確寫法：第一層為正確寫法：第一層為“一一”，第二層為，第二層為“（一）（一）”，第三，第三層為層為“1.”1.”，第四層為，第四層為“（1 1）” 6. 6. 成文日期不規(guī)范。成文日期不規(guī)范。 例如：例如：“二二0000六年一月一日六年一月一日”或或 “ “二零零六年一月一日二零零六年一月一日” 正確寫法：正確寫法：“20132013年年1 1月月1 1日日” 7. 7. 落款不規(guī)范。落款不規(guī)范。錯(cuò)誤：只寫成文日期。錯(cuò)誤：只寫成文日期。正確：應(yīng)寫發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和成文日期。正確：應(yīng)寫發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和成文日期。 8.

15、 8. 蓋章不規(guī)范。蓋章不規(guī)范。 一是隨意蓋章、歪歪扭扭。一是隨意蓋章、歪歪扭扭。 二是蓋章位置不是偏左就是偏右。二是蓋章位置不是偏左就是偏右。 三是成文日期橫在印章中間。三是成文日期橫在印章中間。 四是印章壓在正文上。四是印章壓在正文上。 規(guī)范的蓋章應(yīng)該是：成文日期右空規(guī)范的蓋章應(yīng)該是：成文日期右空4 4字，印章頂端應(yīng)上距正文一行之字，印章頂端應(yīng)上距正文一行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期。當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方法，內(nèi)，端正、居中下壓成文日期。當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方法，即僅下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方法，即即僅下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套

16、方法，即印章中心線壓在成文日期上。印章中心線壓在成文日期上。 9. 9. 附注標(biāo)示不規(guī)范。附注標(biāo)示不規(guī)范。 一是標(biāo)注在印章和成文日期左上方。一是標(biāo)注在印章和成文日期左上方。 二是標(biāo)注在印章和成文日期右下方。二是標(biāo)注在印章和成文日期右下方。 三是標(biāo)注在最后印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期下面。三是標(biāo)注在最后印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期下面。 規(guī)范的標(biāo)注應(yīng)該是：在成文日期下空一行，居左空兩字加圓規(guī)范的標(biāo)注應(yīng)該是：在成文日期下空一行，居左空兩字加圓括弧標(biāo)識(shí)。括弧標(biāo)識(shí)。（二）內(nèi)容方面常見的錯(cuò)誤 1. 報(bào)送渠道不規(guī)范 按規(guī)定，上行文應(yīng)當(dāng)主送直接上級(jí)機(jī)關(guān)，而不是上級(jí)機(jī)關(guān)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。如果確實(shí)需要向上級(jí)機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)行文就必須是該內(nèi)設(shè)

17、機(jī)構(gòu)能處置的具體業(yè)務(wù)事宜，而且適宜用函行文。 2. 向業(yè)務(wù)主管部門使用“請示”行文 向業(yè)務(wù)主管部門行文要求審批事項(xiàng)，不管級(jí)別高低，都應(yīng)該用“函”行文，但許多單位用了“請示”，有的甚至使用“申請”。 3.“請示”主送上級(jí)機(jī)關(guān)同時(shí)送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人 按規(guī)定，“請示”一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)。除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請示”、“意見”和“報(bào)告”。但有些單位將“請示”主送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。這樣既不規(guī)范，也給辦文部門帶來不便。 4.主送上級(jí)機(jī)關(guān)的公文，又抄送給某內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu) 按照公文處理有關(guān)規(guī)定，公文發(fā)給一個(gè)單位后，都由收文單位的辦公室負(fù)責(zé)分發(fā)給本單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和業(yè)務(wù)主管部門，發(fā)文

18、單位不應(yīng)在多頭抄送給收文單位的領(lǐng)導(dǎo)人和內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。在主送給上級(jí)機(jī)關(guān)的同時(shí)，又抄送給內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，受文單位辦理公文時(shí)會(huì)造成混亂。（三）行文規(guī)則方面常見的錯(cuò)誤 1.報(bào)告與請示不分（1）內(nèi)容要求不同。請示的內(nèi)容要求一文一事；報(bào)告的內(nèi)容可一文一事也可一文數(shù)事。 （2）側(cè)重點(diǎn)不同。請示屬于請示性公文，側(cè)重于提出問題和請求指示、批準(zhǔn)；報(bào)告屬于陳述性公文，側(cè)重于匯報(bào)工作，陳述意見或者建議。（3）行文目的不同。請示的目的是請求上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)某項(xiàng)工作或者解決某個(gè)問題；報(bào)告的目的是讓上級(jí)機(jī)關(guān)了解下情，掌握情況，便于及時(shí)指導(dǎo)。（4）行文時(shí)間不同。請示必須事前行文；報(bào)告可以在事后或者事情發(fā)展過程中行文。（5）報(bào)送要求不同。請示一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)；受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位報(bào)其上級(jí)機(jī)關(guān)的請示，應(yīng)根據(jù)請示的內(nèi)容注明主報(bào)機(jī)關(guān)和抄報(bào)機(jī)關(guān)，主報(bào)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)請示事項(xiàng)；報(bào)告可以報(bào)送一個(gè)或多個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。 （6）篇幅不同。請示一般都比較簡短；報(bào)告的內(nèi)容涉及面較為廣泛，篇幅一般較長。（7）標(biāo)題寫作不同。一般來講請示的標(biāo)題中不寫報(bào)告二字，就是x x x關(guān)于x x x x x x的請示；報(bào)告的標(biāo)題中不寫請示二字，就是x x”x關(guān)于x x x xx x的報(bào)告。 （8）結(jié)束用語不同。請示的結(jié)尾一般用“妥否，請批示”或“特此請示，請予批準(zhǔn)