安裝公司辦公室操作手冊(項目)概述-精

1、安裝公司辦公室操作手冊（項目）一、文件管理（一）外來文件收文流程：項目文書登記文書根據文件內容擬辦并傳遞至分管領導分管領導批示文書根據批示進行文件傳遞責任部門/責任人承辦傳閱與處理處理情況反饋。（二）項目內部發(fā)文流程：主辦部門擬文主辦部門經理審核文書核稿分管領導審批文書發(fā)文。（三）工作要求：1、項目文書負責外來文件的登記、傳閱，并督促各部門與項目相關人員及時收看協同平臺中的文件（包括兩級機關辦公例會紀要）；2、項目文書每天應定時登陸協同平臺，根據公文中分公司領導批示意見，督促項目員工及時處理并落實文件有關要求。傳閱文件處理時間不能超過2個工作日，有承辦要求的文件，承辦時間不應超過3個工作日（特

2、殊原因需向本單位分管領導說明實際情況并征得上一級分管領導及主管部門的同意）。3、項目文書應按月將本項目的公文處理情況，每月10日前發(fā)送給分公司綜合辦公室。對于需要落實或具體承辦的要求、工作的落實與承辦情況應進行說明；4、項目應建立發(fā)文臺賬，涉及到經濟糾紛、責任及風險的對外發(fā)文，項目須報分公司審批。必要時，由分公司報公司審批；5、項目管理體系文件、施工標準、規(guī)程規(guī)范等必須是有效版本。失效文件可以做為資料保存，但應撤出工作場所；6、所有管理人員均應嚴格執(zhí)行有關保密規(guī)定，嚴禁泄露公司有關機密；（四）應形成記錄：1、收文登記2、發(fā)文登記3、公文處理卡4、本單位月度公文處理情況記錄二、印章管理（一）印章

3、刻制及發(fā)放流程：1、以公司名義承接項目印章刻制及發(fā)放：分公司提交成立項目經理部報告至人力資源部公司人力資源部正式印發(fā)成立項目經理部文件項目部提交印章刻制申請報告分公司經理批準公司總經理批準經理辦公室刻制并留取印模分公司綜合辦公室登記并留取印模項目指定印章管理員員領用。2、以局名義承接項目印章刻制及發(fā)放：分公司提交成立項目經理部報告（文件中注明申請啟用項目經理部印章）至人力資源部公司向局報送成立項目經理部報告局正式印發(fā)成立項目經理部文件局長辦公室刻制項目印章公司經理辦公室領用、留取印模后放發(fā)至項目所屬分公司分公司綜合辦公室登記并留取印模項目指定印章管理員員領用（二）印章使用流程：用印人填寫公章（

4、法人委托書）使用登記表項目經理批準印章保管員用印。（三）印章管理要求：1、公司各類印章由公司總部經理辦公室統(tǒng)一刻制，分公司及項目無權自行刻制公章；2、項目經理部應明確專人負責印章管理工作，并督促所屬項目明確印章管理員，負責印章的日常保管、使用工作。項目經理/聯營單位不得保管印章。3、印章管理員發(fā)生變動時應辦理交接手續(xù)。4、印章管理員應與公司簽訂印章保管、使用責任書，項目經理/項目總工、商務負責人應同時在印章保管、使用責任書上簽字；5、項目印章管理員應不定期對包括項目經理部班子成員在內的所有管理人員進行印章管理交底。印章交底應該常態(tài)化，對于新進場的員工應進行交底。6、對于違規(guī)使用印章、給公司造成

5、經濟損失及不良影響者，公司將嚴肅查處，必要時追究其法律責任；7、項目竣工后，項目經理部應及時將印章交送分公司綜合辦公室印章管理員，并辦理印章交接手續(xù)。分公司綜合辦公室應及時將回收印章交送公司經理辦公室。8、以局承接項目應妥善保管自開工以來項目所有印章交底、交接及使用記錄，以備局進行檢查。（四）應形成記錄：1、印章刻制申請2、印章保管、使用責任書3、印章管理交底記錄4、公司公章及法人委托書使用申請表5、公章（法人委托書）使用登記表6、印章交接記錄7、印章領用收繳登記表三、會議管理（一）時間要求：項目應每周召開項目例會，每月召開成本分析會。（二）會議資料要求：1、文書應做好項目例會記錄，并根據需要

6、形成會議紀要；2、文書應配合做好成本分析會記錄、會議紀要及其他會議資料的編制。（三）應形成記錄：會議記錄、會議紀要等四、辦公用品管理（一）項目辦公室應做好辦公用品的采購和管理工作；（二）管理要求：1、個人消耗品原則上采取包干制度，不再統(tǒng)一購買與領用。但綜合辦應根據實際情況，購買分公司機關會議、投標等活動所需要的消耗品，并滿足分公司領導的辦公需求。2、項目購買耐用品應向分公司綜合辦提交書面申報報告，經分公司領導批準后方可購買。項目耐用品可以由分公司綜合辦統(tǒng)一購買，也可由項目購買。3、單價超過5000元的耐用品應按照固定資產的采購程序進行采購，并填寫設備申請購買審批表。4、項目應建立并完善耐用品臺

7、賬，并報送分公司綜合辦公室備案。（三）應形成記錄及資料：1、辦公用品需求計劃表2、辦公用品臺賬3、辦公用品處理表4、辦公設備調劑單5、設備申請購買審批表五、信息報送（一）各項目每周五上午應將本項目重大信息報公司經理辦公室；（二）重大信息信息報送范圍：本單位日常生產經營中的重大決策及影響；本單位對上級單位（包括局）重要會議精神的貫徹落實情況；上級領導交辦事項的落實情況；國家領導人、中央各部委、各省市主要領導、總公司領導及局領導、公司領導、業(yè)主及開發(fā)商視察指導或者調研的重要信息；項目開工、竣工、移交以及項目施工過程中的重要事項等信息，如刷新行業(yè)記錄，攻克尖端技術難題或填補某項國內空白，進行科技研發(fā)

8、自主創(chuàng)新獲取的國家技術專利等情況；項目施工過程中的先進經驗和重要舉措；參加全國、本行業(yè)和所在省市有重要影響的重要會議以及獲得國家、省、市及總公司各項榮譽的信息；本單位出現不穩(wěn)定因素，如集體上訪、申請游行、重大事故等突發(fā)事件；其它有重要影響的信息。（三）重大信息深度開發(fā)：各項目應配合分公司做好重大信息的深度開發(fā)工作，重點做好項目先進先進管理經驗、管理創(chuàng)新舉措、科技創(chuàng)新成果的經驗提煉與總結，并形成典型材料。（四）應形成記錄及資料：1、本單位每周重大信息2、典型材料六、督辦工作（一）項目辦公室/文書為本單位督辦工作牽頭部門/責任人。（二）督辦范圍：1、局、公司工作會精神學習；2、公司工作會需督辦事項

9、；3、分公司工作會需督辦事項；4、公文及外來文件有關要求的落實；5、各部門年度及月度工作計劃的完成情況；6、領導及上級單位交辦的重要事項。（三）督辦要求：1、項目辦公室/文書應根據公司、分公司具體要求，做好有關工作及要求的督辦，并及時將各項工作的推進情況反饋至公司、分公司有關部門。2、公文督辦要求參見文件管理有關要求。3、領導及上級交辦的重要事項應形成督辦臺賬。（四）應形成記錄：1、本單位月度公文處理情況2、其他重要事項督辦臺賬七、車輛、住房、食堂、接待、后勤服務等（一）車輛管理1、除偏遠的基礎設施項目可配置交通車輛外，新成立的處于市區(qū)的項目經理部不配置小車。2、公司配置了交通用車的偏遠基礎設

10、施項目其班子成員交通補貼按普通交通補貼標準減半執(zhí)行，其他管理人員按相對應的普通交通補貼標準執(zhí)行。（二）住房管理1、對于不能搭設臨建和甲方不提供宿舍的項目，可以租房, 租房面積與價格應嚴格執(zhí)行公司有關規(guī)定；住房面積標準、因個人或家庭原因需單獨租房享受補貼等規(guī)定或見公司行政管理分冊之住房管理辦法，以及關于改善員工生活環(huán)境和生活條件等相關事項的通知等文件。2、項目應建立租房臺賬，租房情況發(fā)生變動時應報分公司綜合辦公室備案。（三）接待1、項目辦公室負責本項目的內、外部接待工作。接待標準參見公司行政管理分冊之接待管理辦法。2、項目辦公室應根據需要，做好內部出差人員的車票訂購、交通、食宿安排等工作。3、項

11、目辦公室應建立公司內部人員出差在項目食堂商務用餐登記臺賬。（四）食堂管理1、項目辦公室負責項目食堂管理工作。2、食堂工作人員應持有健康證明（或體檢證明等可以證明其無傳染性疾病的證明），并保證廚房排油煙、排水系統(tǒng)的暢通，做好餐具消毒與餐廳清潔工作，不得采購過期、變質或者三無食品。項目辦公室應保留食堂健康證明原件。3、項目辦公室應及時了解員工對食堂的意見與建議，與炊事員積極溝通，盡可能滿足員工的用餐需要。（五）項目施工過程資料及檔案管理1、項目辦公室應督促并協助項目管理人員及時做好施工過程資料的編制、收集、整理，施工資料應與施工進度同步，盡可能避免事后補資料現象。2、項目辦公室應及時收集項目施工過

12、程及竣工后的照片并報分公司綜合辦公室。3、工程施工檔案在辦理完工程交工手續(xù)后二個月內，各項目資料員將工程資料按工程檔案收集及保管期限表中所要求內容整理完畢且簡單裝訂成冊后交公司項目管理部，由項目管理部檢查確認資料齊全后移交公司檔案員。同時，項目資料員應將工程資料的卷內目錄電子版交一份至公司檔案室。（六）辦公區(qū)管理項目辦公室應建立機關辦公用紙及辦公、生活水、電臺賬，每月對項目辦公用紙及生活用水、電情況進行檢查，督促并配合項目環(huán)保員做好節(jié)能降耗相關工作。（六）應形成記錄：1、用車登記表2、車輛維修申請表3、車輛行駛臺賬4、租房臺賬5、商務用餐臺賬6、節(jié)能降耗月度檢查記錄八、本操作手冊未盡事宜參見公

13、司行政管理分冊及其他有關管理制度。附表目錄：1、收文登記表2、發(fā)文登記表3、公文處理卡4、印章刻制申請表5、印章交接登記表6、印章保管、使用責任書7、印章管理交底記錄8、公司公章及法人委托書使用申請表9、公章（法人委托書）使用登記表10、印章領用收繳登記表11、辦公用品需求計劃表12、辦公用品臺賬13、辦公用品處理表14、辦公設備調劑單15、設備申請購買審批表16、工作督辦表17、 檢查表收文登記表序號日期來文單位文件號文件名稱份數套數印號處理結果備注發(fā)文登記表序號日期文件號文件名稱收文單位份數套數印號文件持有者傳遞方式處理結果備注公 文 處 理 卡收文日期： 年 月 日來文機關收文編號閱者、

14、承辦者（簽名）擬辦意見承辦結果領導批示印章刻制申請表申 請 單位申請印章名稱申 請 事 由領 導 批 示備 注 年 月 日印章交接登記表印章責任人交出時間印章接管人接收時間印章名稱、印模交出人： 接管人： 年 月 日 年 月 日印章保管、使用責任書 為加強公司對印章的管理，公司授權 （單位） （姓名）負責保管印章 （印章名稱，印模附后），并負責該印章的施印工作。遵照中建五局安裝印章管理規(guī)定有關要求，特制定本責任書。一、印章保管人應具有較好的政治素質，忠誠企業(yè)1、印章保管人應有較強事業(yè)心、責任心，原則性強，辦事有公心。2、印章保管人應嚴格做到遵章守法，嚴格按照國家有關法律法規(guī)和企業(yè)各項管理制度辦

15、事。3、印章保管人應加強學習，了解國家有關法律法規(guī)、熟悉企業(yè)各項制度規(guī)定和各類授權規(guī)定，不斷提高自己的業(yè)務能力。二、印章保管人必須嚴格遵守以下具體規(guī)定：1、必須認真保管好印章，確保印章不因保管不善而損壞和遺失。2、必須確保用印單位的用印需要。3、必須嚴格按照用印審批程序和領導審批權限用印。4、無相應權限領導的批準，印章保管人不得委托他人代蓋印章，不得自己隨意將印章帶出辦公室或交他人拿走使用。5、若遇必須將印章帶出使用的情況，應由印章保管人本人嚴格按照印章使用的審批程序獲得批準后帶出使用。6、按照目標管理的要求，印章保管人必須做到印章使用登記率100%，差錯率為0。三、印章保管人擁有的相應權利：

16、1、在施印時有權對所印文字的內容進行審閱。2、對不符合審批程序或超越審批權限的用印需要有權要求用印人重新辦理有關審批手續(xù)。四、印章保管人因工作失誤應承擔相應責任1、如因自身管理原因遺失、損壞印章應承擔行政責任和相應的經濟賠償。2、印章保管人未經領導批準或不按領導批示擅自用印，一經發(fā)現立即進行行政處罰，給企業(yè)帶來經濟和社會信譽損失的，要承擔相應的經濟和法律責任。五、本責任書一式兩份，公司經理辦公室、印章保管責任人各執(zhí)一份，雙方蓋章(簽字)即行生效。印 模 印章保管人： 單位負責人：年 月 日公司（蓋章） 年 月 日 （注：單位負責人欄由分公司經理及三總師/項目經理及項目總工、商務負責人簽字）印章

17、管理交底記錄單位：時間交底內容：1、公司所有印章由公司經理辦公室統(tǒng)一刻制，任何單位不得自行刻制單位印章；2、本單位印章保管員為 ，任何人使用單位印章必須先在公章(法人委托書)使用登記表上登記，經單位負責人批準后，才能由印章保管員用?。?、簽定工程合同、借貸、擔保、開具法人委托書等經濟合同用章時，必須經公司總經理簽字，由公司經理辦公室統(tǒng)一蓋章；4、嚴禁將分公司與項目印章用于簽定合同、對外擔保等經濟活動；違反規(guī)定者將嚴肅查處，情節(jié)嚴重者將送交司法機關懲處；5、分公司配有公司公章和法人委托書，投標報價及竣工備案資料需要使用公司公章、法人委托書時，必須先經過公司審批同意，且經分公司經理簽字方能蓋章。不

18、涉及到經濟、責任及風險的對外發(fā)文或者資料需要使用公司公章時，無需報公司，經分公司經理批準即可；6、印章保管必須安全可靠，加鎖保存，嚴禁委托他人代管。不準將印章帶至辦公場所以外地方，確因工作需要，需將印章帶出的，應報單位負責人批準，做好登記，并明確由本單位工作人員保管和用印；7、印章移交須辦理手續(xù)，工程項目竣工結算完后，應及時將有關的所有印章上交至公司經理辦公室；8、其他注意事項：交底人：接受交底人：公司公章及法人委托書使用申請表 J申請單位：申請人：申請時間申請原因：年 月 日分公司經理意見：年 月 日公司部門意見：年 月 日公司分管領導意見：年 月 日公司總經理意見：年 月 日公司董事長意見：年 月 日公章(法人委托書)使用登記表時間文件內容公章名稱/法人委托書申請人批準人備注 印章領用收繳登記