上海財經(jīng)大學(xué)校友綜合服務(wù)管理系統(tǒng)用戶手冊

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上目 錄專心-專注-專業(yè)第一章 系統(tǒng)概述隨著校史的延伸，校友隊伍越來越壯大，為廣大校友提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、保持校友與母校的良好關(guān)系和緊密聯(lián)系，逐漸成為校友會的重點工作之一。為了進一步提高校友會服務(wù)校友的水平和效率，通過開發(fā)校友綜合服務(wù)管理系統(tǒng)，建立和完善校友信息庫，在校友信息庫的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)對校友服務(wù)跟蹤和校友反饋跟蹤，使學(xué)?？梢愿鼫?zhǔn)確地掌握校友的動態(tài)信息，通過深入地對校友群體進行各維度的細分，提高校友服務(wù)的水平和工作的有效性。校友綜合服務(wù)管理系統(tǒng)，以下簡稱系統(tǒng)，通過梳理校友會典型工作流程，深入分析校友工作特點，提供了從校友會組織機構(gòu)管理，到校友信息采集、整理和使用的一整套

2、方法，校友信息數(shù)據(jù)實現(xiàn)了校友綜合服務(wù)管理系統(tǒng)和校友社區(qū)的無縫對接，使校友工作更加有效。n 針對校友數(shù)據(jù)來源廣泛，時間跨度大，校友信息涉及面廣并且格式十分不規(guī)范的特點，提供了多個數(shù)據(jù)整理規(guī)范工具；n 通過校友總會、院系校友會、年級理事會、班級社區(qū)以及地方校友會、行業(yè)俱樂部等多種維度，實現(xiàn)校友會組織管理，從組織上實現(xiàn)了校友會的多層次管理；n 通過跟蹤加強母校和校友之間，校友之間的交流、溝通與互動，與校友一起為母校、為校友的發(fā)展尋找和創(chuàng)造新的機遇與空間；n 提供校友認證智能審核、校友綜合查詢、校友服務(wù)、校友關(guān)系分析和郵件批量發(fā)送等多種工具輔助實現(xiàn)校友會各項工作。n 和校友社區(qū)無縫鏈接，實現(xiàn)校友注冊、

3、校友審核、校友社區(qū)和校友信息等核心數(shù)據(jù)共享。第二章 快速入門2.1 用戶登錄登錄界面如下圖：2.2 系統(tǒng)菜單1. 菜單操作：鼠標(biāo)指到要到進入的功能模塊，下方會出現(xiàn)此功能模塊內(nèi)包含的相應(yīng)二級菜單，鼠標(biāo)左鍵點擊二級菜單，彈出相應(yīng)的模塊。2. 退出操作：點擊右上角的“退出”按鈕，退回到登陸界面。3. 修改個人信息操作：點擊右上角的“修改個人信息”，彈出修改信息的對話框，輸入要修改的信息，點擊“確定”修改成功，點擊“取消”關(guān)閉對話框。如圖：2.3 典型頁面2.3.1 表格的操作頁面1. 查詢操作：輸入查詢條件，點擊“查詢”按鈕，查詢符合條件的信息。2. 重置操作：點擊“重置”按鈕，查詢條件全部清空。3

4、. 新增操作：點擊“新增”按鈕，輸入新增信息的內(nèi)容，點擊“保存”信息新增成功；點擊“重置”按鈕，新增條件全部清空。4. 編輯操作：點擊“編輯”按鈕，修改相應(yīng)信息的內(nèi)容，點擊“保存”信息編輯成功；點擊“重置”按鈕，編輯條件全部清空。5. 刪除操作：點擊“刪除”按鈕，刪除相應(yīng)的信息， 2.3.2 樹圖的操作頁面1. 編輯操作：右鍵點擊所要編輯的菜單，出現(xiàn)“編輯”按鈕，點擊“編輯”按鈕，修改相應(yīng)信息的內(nèi)容，點擊“保存”按鈕，信息編輯成功；點擊“取消”按鈕，關(guān)閉對話框。2. 添加子級操作：右鍵點擊所要添加的菜單，出現(xiàn)“添加”按鈕，點擊“添加”按鈕，添加新的菜單，點擊“保存”按鈕，信息添加成功；點擊“取

5、消”按鈕，關(guān)閉對話框。3. 刪除操作：點擊“刪除”按鈕，刪除相應(yīng)的信息4. 拖拽操作： 更改菜單的顯示位置，按住鼠標(biāo)左鍵不要放開，將想要改變位置的菜單拖拽的新的位置上，放開左鍵，菜單拖拽到新的位置。第三章 主要功能3.1 系統(tǒng)主要功能子系統(tǒng)名稱功能名稱功能描述1校友注冊審核校友注冊審核依據(jù)"校友名冊"審核校友注冊信息,審核通過后校友即成為注冊校友,獲得注冊校友的權(quán)限。校友信息變更審核對已注冊校友的信息變化情況進行審核?！白孕Ｓ选毙畔⒑汀皺n案校友”信息的對比分析。2校友信息管理內(nèi)容校友基本信息管理校友基本信息包括基本信息、聯(lián)系方式、通訊地址、社會兼職、工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷和熟

6、悉的老師同學(xué)七大部分。校友內(nèi)部信息管理校友內(nèi)部信息實現(xiàn)校友多維度分類，便于查詢和管理。校友交往信息管理跟蹤校友和學(xué)校的交往歷史情況，包括郵寄、郵件、電話、來訪、活動和捐贈等多種交往方式。3校友信息管理校友信息管理基于常規(guī)字段的校友信息查詢。校友綜合查詢自定義校友字段查詢，查詢條件自由組合校友信息導(dǎo)出依據(jù)查詢條件的校友可以導(dǎo)出為xls文件，校友信息字段可以選擇。4校友新增單個校友信息新增單個校友信息可以從“校友注冊”和后臺直接添加的方式新增。后臺數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)交換接口，系統(tǒng)依據(jù)ID和姓名唯一確定校友，能自動識別字段并分別插入相關(guān)表中。5校友捐贈管理基金類型管理實現(xiàn)基金類型類型的管理。基金項

7、目管理實現(xiàn)基金項目的管理，基金類型相當(dāng)于大類，基金項目相當(dāng)于小類。捐贈信息管理實現(xiàn)捐贈明細管理，自動和相關(guān)校友關(guān)聯(lián)。6校友交往信息電話聯(lián)系管理校友電話聯(lián)系管理。來訪管理校友來訪管理，自動和相關(guān)校友關(guān)聯(lián)?；顒庸芾硇Ｓ鸦顒庸芾恚詣雍拖嚓P(guān)校友關(guān)聯(lián)。7校友統(tǒng)計分析按從事行業(yè)按從事行業(yè)查詢校友統(tǒng)計信息。按工作狀態(tài)按工作狀態(tài)查詢校友統(tǒng)計信息。按校友屬性按校友屬性查詢校友統(tǒng)計信息。按密切度按密切度查詢校友統(tǒng)計信息。按地區(qū)按地區(qū)查詢校友統(tǒng)計信息。8郵件發(fā)送郵件模版管理實現(xiàn)郵件模版管理，郵件模版支持HTML格式。郵件名單管理實現(xiàn)郵件組和成員管理，成員選擇支持批量和單選。郵件發(fā)送管理基于”郵件模版“和”郵件名單

8、“實現(xiàn)郵件批量發(fā)送，發(fā)送的郵件和校友關(guān)聯(lián)。第四章 詳細功能4.1 校友信息校友信息是系統(tǒng)最核心的模塊，也是校友綜合服務(wù)管理系統(tǒng)最重要的模塊，實現(xiàn)了校友信息的批量導(dǎo)入、新增、編輯和刪除功能，同時提供了校友綜合查詢，校友信息批量導(dǎo)出和校友統(tǒng)計分析等眾多功能。4.1.1 校友信息管理4.1.1.1對校友信息進行查詢，添加，編輯，刪除。選擇“添加”或“編輯”時將彈出校友的詳細信息。詳細信息包括“基本信息”、“聯(lián)系方式”、“學(xué)習(xí)經(jīng)歷”、“工作經(jīng)歷”、“熟悉的同學(xué)”和“個人信息”等頁面，這些信息可進行相應(yīng)的添加，查看，編輯，刪除等操作。 校友信息是被校友會內(nèi)部管理的信息。4.1.1.2校友信息打印打印操作

9、：點擊“打印”，跳轉(zhuǎn)到基本信息打印頁，如下圖：a. 打印操作：實現(xiàn)校友信息的打印功能b. 關(guān)閉操作：返回“檔案信息”頁面。4.1.2 校友綜合查詢系統(tǒng)提供了功能強大的校友信息綜合查詢功能。系統(tǒng)提供可視化的查詢界面，允許用戶構(gòu)建跨表的SQL查詢語句，滿足用戶從多個維度查詢校友信息的需求。1. 增加操作：新增一條查詢條件。第I項：包括提高查詢條件優(yōu)先級與保持查詢條件完整性的括號左半部分 “（”，以及忽略優(yōu)先級與信息完整性的空格“ ”；第II項：查詢條件名稱的單選下拉框，包括“校友屬性”、“校友類型”、“姓名”、“性別”、“工作單位”等多項選項；第III項：比較運算符，包括“等于”、“不等于”、“L

10、IKE”、“大于”、“小于”、“大于等于”、“小于等于”等符號，其中“LIKE”相當(dāng)于“類似”，在模糊查詢時使用；第IV項：是第II項的二級子菜單，如第II項為“校友屬性”，則該項包括：“行政類”、“學(xué)術(shù)類”、“高校行政類”、“中學(xué)類”等多項選項；第V項：是第IV項的二級子菜單，如第IV項為“行政類”，則該項包括：“省部級領(lǐng)導(dǎo)”、“市廳級領(lǐng)導(dǎo)”、“鄉(xiāng)科級領(lǐng)導(dǎo)”等多項選項；第VI項：第I項的右半部分 “）”，以及忽略優(yōu)先級與信息完整性的空格“ ”；第VII項：查詢條件的前后關(guān)系，包括“AND”、“OR”，“AND”之后一條查詢屬于必須匹配條件，“OR”為不一定匹配條件；第VIII項：查詢條件列表

11、，列出查詢條件的具體語句。 4.1.3 校友信息導(dǎo)入4.1.3.1 校友導(dǎo)入下載導(dǎo)入模版，按模板格式添加導(dǎo)入信息，點擊“導(dǎo)入”將名冊導(dǎo)入系統(tǒng)內(nèi)，點擊“取消”停止導(dǎo)入。圖中：黃色區(qū)域為必填項， 如果模板中的“所屬學(xué)院”和“校友會組織機構(gòu)”的“院系校友會名稱”完全匹配，則該校友“所屬學(xué)院”添加。校友即可以被該校友所屬學(xué)院校友會管理。紅字為選擇項，必須和數(shù)據(jù)字典匹配，可以為空，其中“校友屬性”、“校友類型”和“校友類別”最好有值，方便今后的管理。模板導(dǎo)入說明：“校友信息導(dǎo)入模板”只實現(xiàn)校友檔案信息的更新和新增，其中如果智能匹配成功，則更新該校友的信息，否則新增該校友信息。4.1.3.2 導(dǎo)入日志當(dāng)導(dǎo)

12、入出錯時，出錯信息將被寫入導(dǎo)入日志，包括導(dǎo)入批次，成功條目、失敗條目和導(dǎo)入的時間。如下圖所示：1 批次操作：該次導(dǎo)入文件編號，點擊后能看到具體導(dǎo)入信息列表，如下圖：2 成功條目：導(dǎo)入數(shù)據(jù)成功數(shù)目；3 失敗條目：導(dǎo)入數(shù)據(jù)失敗數(shù)目；4 ：表示刪除該條日志。4.1.4 校友統(tǒng)計分析用柱狀圖或餅圖對校友從事的事業(yè)，關(guān)注的行業(yè)等方面進行分析。統(tǒng)計分析的維度4.2 校友服務(wù)校友服務(wù)提供了審核校友信息、綜合服務(wù)辦理、查詢申請辦理和郵箱申請辦理等功能。4.2.1 審核校友信息校友注冊后，系統(tǒng)會生成“校友審核”事件，校友會工作人員可以查看，刪除，審核校友信息。系統(tǒng)提供智能審核功能，充分利用畢業(yè)生名冊中的信息和現(xiàn)

13、有校友檔案信息，實現(xiàn)校友注冊審核智能化、系統(tǒng)化。4.2.1.1 審核待審核的校友與畢業(yè)生名冊進行匹配比較，提示管理員是否審核通過校友注冊申請。如果出現(xiàn)重名現(xiàn)象，系統(tǒng)提示管理員進行人工選擇，系統(tǒng)依據(jù)選擇和畢業(yè)生名冊中的信息，按照系統(tǒng)設(shè)定的規(guī)則進行校友信息關(guān)聯(lián)或者新增操作。經(jīng)過人工審核的校友的自管信息和校友會的檔案信息將實現(xiàn)關(guān)聯(lián)，從而打通了校友社區(qū)和校友綜合服務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。4.2.1.2 再次審核校友修改了自我管理信息，系統(tǒng)能自動捕獲該動作，并生成“再次審核”事件，系統(tǒng)可以對比校友自管信息和校友檔案信息的區(qū)別，提示管理員是否同步信息或者不同步信息。4.3 校友捐贈校友捐贈實現(xiàn)基金類型管理、基金

14、項目管理和捐贈信息管理等功能。4.3.1 基金類型管理實現(xiàn)對基金類型進行新增，編輯，查詢，刪除，導(dǎo)出和打印操作?；痤愋驮敿?.3.2 基金項目管理實現(xiàn)基金的編輯，查詢，刪除，導(dǎo)出和打印操作?；痦椖吭敿?.3.3 捐贈信息管理實現(xiàn)捐贈的信息進行添加，編輯，查詢，刪除，導(dǎo)出和打印操作。捐贈信息會自動和校友交往信息關(guān)聯(lián)。捐贈詳細4.4 校友交往校友交往管理包括電話聯(lián)系管理、來訪管理和活動管理等功能。4.4.1 電話聯(lián)系管理實現(xiàn)校友會和校友間重要電話管理功能。電話聯(lián)系信息會自動和校友交往信息關(guān)聯(lián)。電話聯(lián)系詳細4.4.2 來訪管理實現(xiàn)來訪、出訪校友的信息的管理。來訪信息會自動和校友交往信息關(guān)聯(lián)。來訪詳細4.4.3 活動管理實現(xiàn)校友活動管理功能?；顒有畔詣雍托Ｓ呀煌畔㈥P(guān)聯(lián)?；顒釉敿?.5 郵件發(fā)送郵件發(fā)送包括郵件模板管理、郵件名單