探針協(xié)作OA使用手冊(cè)

1、探針協(xié)作OA系統(tǒng)使用手冊(cè)版本：1.0.0編制：2009-4-5此操作手冊(cè)是系統(tǒng)的簡(jiǎn)要說(shuō)明，詳細(xì)操作幫助請(qǐng)登錄系統(tǒng)后查看幫助目 錄1.產(chǎn)品說(shuō)明31.1.產(chǎn)品概述31.2.實(shí)施作用31.3.安全保密原則31.4.系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)41.5.系統(tǒng)安裝要求42.基本操作52.1.系統(tǒng)登錄62.2.個(gè)人桌面63.組織人事：73.1.如何添加管理用戶73.2.添加、管理單位73.3.權(quán)限設(shè)置74.事務(wù)日歷84.1.單位日歷94.2.個(gè)人日歷（我的日歷）94.3.事務(wù)統(tǒng)計(jì)94.4.工作日志105.協(xié)作區(qū)115.1.協(xié)作組115.2.互助系統(tǒng)116.流程工作127.我的通信148.客戶管理149.項(xiàng)目管理1510.

2、 知識(shí)系統(tǒng)1610.1.知識(shí)系統(tǒng)（維基百科式）1610.2.共享文檔1711.資訊公告1712.交流中心1713.短信群發(fā)181. 產(chǎn)品說(shuō)明1.1. 產(chǎn)品概述探針協(xié)作OA系統(tǒng)是一套用利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強(qiáng)組織協(xié)作、管理的工具集。特點(diǎn)是結(jié)合嚴(yán)格的權(quán)限規(guī)范，在全體人員中進(jìn)行方便、靈活的協(xié)作、互助。提高組織、個(gè)人工作效能。與一般OA系統(tǒng)不同的是，主要注重于提高組織協(xié)作效能，節(jié)約運(yùn)營(yíng)成本，提升管理能力，互助及無(wú)形資產(chǎn)的積累、利用。1.2. 實(shí)施作用1. 建立統(tǒng)一組織管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，連接各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)。加強(qiáng)組織管理、協(xié)作，提升效率能力，節(jié)約成本。方便、經(jīng)濟(jì)，并可隨時(shí)靈活調(diào)整。2. 網(wǎng)絡(luò)工作平臺(tái)，不受時(shí)間、地點(diǎn)

3、的限制，靈活方便工作、協(xié)作，逐漸提高工作效能。3. 使用事務(wù)日歷，進(jìn)行日常工作的計(jì)劃、協(xié)作、督查和總結(jié)分析。可整體協(xié)調(diào)，隨時(shí)掌握各級(jí)動(dòng)態(tài)，促進(jìn)日常工作及良好工作習(xí)慣。4. 使用工作流程，可顯著提高事務(wù)辦理效率，并規(guī)范事務(wù)辦理，防止推諉扯皮現(xiàn)象。5. 全員協(xié)作，發(fā)揮組織潛力。協(xié)作方式靈活多樣。協(xié)作組、項(xiàng)目組、論壇、即時(shí)交流6. 使用互助系統(tǒng)，發(fā)揮組織全體的力量， 及時(shí)解決每個(gè)人工作中遇到的問(wèn)題。7. 維基百科式與共享文檔知識(shí)系統(tǒng)，積累分享有效知識(shí)。積淀全體智慧，形成組織的知識(shí)庫(kù)。8. 建立高效信息渠道，包括各單位范圍內(nèi)的公告、新聞資訊、規(guī)章制度、郵件、即時(shí)交流等。9. 使用客戶管理系統(tǒng)，在組織內(nèi)

4、統(tǒng)一、靈活地管理客戶，積累、管理、統(tǒng)計(jì)分析客戶各類(lèi)資料。利用客戶系統(tǒng)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。1.3. 安全保密原則l 所有人員、信息都嚴(yán)格受到權(quán)限的控制。l 內(nèi)置多種安全設(shè)置。l 可隨時(shí)設(shè)置登錄方式。首創(chuàng)的密匙文件方式采用256位加密算法，即保證了安全強(qiáng)度，又便于管理，節(jié)省購(gòu)買(mǎi)密匙盤(pán)費(fèi)用。l 可采用安全鏈接（https）。1.4. 系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)1.5. 系統(tǒng)安裝要求1.服務(wù)器硬件要求：i.處理器（CPU）：Pentium III 兼容處理器或更高速度的處理器。最低要求：1 GHz，推薦使用：2 GHz 或更高。ii.內(nèi)存：最低要求：512 MB，推薦使用：1 GB 或更多。2.服務(wù)器軟件：i.操作系統(tǒng)

5、：Window 服務(wù)器版本。如：Windows Server 2003 ii.使用Microsoft SQL Server 2005 。安裝盤(pán)自帶免費(fèi)Express 版本（也可免費(fèi)從微軟網(wǎng)站下載）。（用戶數(shù)量超過(guò)100，建議使用單位自購(gòu)更高版本）iii.Web 服務(wù)器使用 Windows 自帶的 IIS.（Internet信息服務(wù)器）。應(yīng)安裝Microsoft .NET Framework 2.0。3.用戶通過(guò) IE 瀏覽器，6.0以上版本，使用本系統(tǒng)。2. 基本操作個(gè)人首頁(yè)設(shè)置，添加、刪除模塊等常用快捷按鈕，點(diǎn)擊進(jìn)入相應(yīng)頁(yè)面打開(kāi)幫助，首先顯示當(dāng)前頁(yè)面幫助² 點(diǎn)擊頁(yè)面頂部幫助，可打開(kāi)

6、當(dāng)前主頁(yè)面的操作幫助。操作時(shí)請(qǐng)多參考。注：系統(tǒng)帶有詳細(xì)的在線幫助，包括視頻講解。在操作中可隨時(shí)點(diǎn)擊幫助查看。² 點(diǎn)擊頁(yè)面頂部在線，可查看自己具有單位人員聯(lián)系人的單位的當(dāng)前在線人員，并可以給其發(fā)送短信，即時(shí)聊天等。鼠標(biāo)指向人名，可向其發(fā)送郵件、提醒、查看資料，在線還可即時(shí)對(duì)話。² 頁(yè)面左側(cè)菜單欄，顯示有權(quán)使用的菜單，點(diǎn)擊即可在主工作區(qū)打開(kāi)相應(yīng)頁(yè)面。左側(cè)主菜單，顯示自己有權(quán)使用的功能菜單，點(diǎn)擊進(jìn)入相應(yīng)頁(yè)面。² 操作按鈕一般顯示在頁(yè)面的頂部，點(diǎn)擊即可進(jìn)行相應(yīng)操作，或轉(zhuǎn)到相應(yīng)的頁(yè)面。 。² 在列表類(lèi)欄目的頁(yè)面，點(diǎn)擊標(biāo)題欄內(nèi)有鏈接的地方可以按此排序，再次

7、點(diǎn)擊則是倒序。2.1. 系統(tǒng)登錄在服務(wù)器上安裝了探針協(xié)作OA系統(tǒng)之后，局域網(wǎng)上的其它機(jī)器（如果服務(wù)器是公網(wǎng)的話也可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)訪問(wèn)）只需打開(kāi)瀏覽器（IE6.0以上），輸入服務(wù)器的網(wǎng)址，如http:/主機(jī)名(也可以是Internet域名) 或 地址 即可進(jìn)入探針協(xié)作OA辦公系統(tǒng)。如果http服務(wù)的端口好不是80，那需在輸入網(wǎng)址后面加入“:端口號(hào)”，例如： 。2.2. 個(gè)人桌面每個(gè)用戶會(huì)有一個(gè)自己獨(dú)立的桌面，桌面有多個(gè)功能面板組成，您可拖動(dòng)調(diào)整面板的布局鼠標(biāo)指向則顯示 設(shè)置、刪除、刷新、隱藏模塊按鈕拖動(dòng)面板，調(diào)整適合自己的面板布局3. 組織人事：用于內(nèi)部單位、人員、權(quán)限的管理和查看。人員操作系統(tǒng)日

8、志的查看。3.1. 如何添加管理用戶1. 點(diǎn)擊組織人事 -添加管理職員菜單，點(diǎn)擊添加職員按鈕。2. 錄入登錄名、真名、密碼（登錄密碼，頁(yè)面顯示默認(rèn)密碼，可修改），點(diǎn)擊單位、按鈕選擇此用戶所屬單位（可多個(gè)，有一個(gè)主要任職單位），點(diǎn)擊角色按鈕選擇此用戶角色（可多個(gè)，此用戶在系統(tǒng)中的權(quán)限完全由其具有的角色控制）。3. 其它信息可選擇錄入或不錄入，點(diǎn)擊添加，即完成了添加?？赏ㄖ擞脩羰褂脛偛配浫氲牡卿浢兔艽a登錄系統(tǒng)使用。填入登錄名、真名，選擇部門(mén)、角色后點(diǎn)擊添加3.2. 添加、管理單位點(diǎn)擊組織人事 -部門(mén)設(shè)置菜單，點(diǎn)擊添加一級(jí)單位或某單位的添加下級(jí)單位按鈕，錄入單位名稱(chēng)后，點(diǎn)擊保存即可。添加下級(jí)單位

9、添加一級(jí)單位添加內(nèi)部單位時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)添加此單位的 6個(gè)角色（單位、單位管理人、單位信息主管、單位人事主管、單位信息查看人、單位職員），和這些角色的基本權(quán)限。以便于添加、管理用戶時(shí)授予用戶相應(yīng)的角色（權(quán)限）。3.3. 權(quán)限設(shè)置用戶的權(quán)限由其所具有的角色（可多個(gè)）的權(quán)限控制，其權(quán)限是其具有的角色權(quán)限的并集。修改了角色的權(quán)限，或修改了用戶的角色，即改變了用戶的權(quán)限。系統(tǒng)具有一些默認(rèn)角色，如××單位管理人××單位職員等，系統(tǒng)已設(shè)置了其默認(rèn)權(quán)限（可以修改），以方便添加、管理用戶時(shí)授予其相應(yīng)的角色。同時(shí)，系統(tǒng)采取分權(quán)管理，每個(gè)單位都可以添加、管理自己的職員及下級(jí)單位

10、，管理自己?jiǎn)挝坏慕巧臋?quán)限。每個(gè)單位的管理人、信息管理人（具備這樣角色的人），都可以根據(jù)需要添加自己的新的角色，用于靈活控制自己?jiǎn)挝蝗藛T的權(quán)限。詳情請(qǐng)點(diǎn)擊幫助查看，幫助包括視頻講解。添加下級(jí)角色設(shè)置角色的權(quán)限查看角色權(quán)限及人員4. 事務(wù)日歷用于單位、個(gè)人日常工作的計(jì)劃、查看、協(xié)作、總結(jié)分析。職員可以管理、查詢(xún)、總結(jié)自己的事務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)可以管理、查詢(xún)、總結(jié)分析單位及單位職員的工作和完成情況。有助于提高個(gè)人及組織的工作效能和協(xié)作。如：每日工作結(jié)束前用 2 分鐘做工作計(jì)劃，及今日工作的完成情況。每月做總結(jié)分析。4.1. 單位日歷具有單位管理權(quán)的人可以使用單位日歷查看單位人員日常工作及完成情況，也可以給下

11、級(jí)直接安排工作?？砂存I盤(pán)上下左右箭頭鍵前進(jìn)、后退。點(diǎn)擊空白處，添加新事物點(diǎn)擊選擇查看某個(gè)人或某些人的工作點(diǎn)擊事務(wù)，可查看詳細(xì)信息。事務(wù)的色彩一般表示事務(wù)完成情況點(diǎn)擊查看。黑體表示此日有事務(wù)4.2. 個(gè)人日歷（我的日歷）每個(gè)人可使用個(gè)人日歷查看、安排、管理自己的工作事務(wù)、和其他事務(wù)（包括領(lǐng)導(dǎo)安排的）。可查看本人所屬單位的單位事務(wù)，以及查看其他人的共享日歷。查看、修改自己的工作，及完成情況?？赏蟿?dòng)修改時(shí)間在空白處拖動(dòng)可添加相應(yīng)時(shí)間的事務(wù)。查看自己所屬單位的單位事務(wù)4.3. 事務(wù)統(tǒng)計(jì)可使用我的事務(wù)統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)自己的工作、完成情況等，便于自己進(jìn)行工作總結(jié)。單位領(lǐng)導(dǎo)可使用職員事務(wù)統(tǒng)計(jì)及單位事務(wù)統(tǒng)計(jì)菜單對(duì)單位

12、、人員、個(gè)人事務(wù)進(jìn)行各種統(tǒng)計(jì)、分析。狀態(tài)報(bào)表可導(dǎo)出此單位所有人員在此時(shí)間段的工作計(jì)劃及完成情況4.4. 工作日志用于個(gè)人工作日志的記錄，查詢(xún)。及權(quán)限范圍內(nèi)，職員工作日志的查閱、批示。以便于職員總結(jié)自己的工作，和領(lǐng)導(dǎo)與職員間的交流。l 我的日志：用于個(gè)人工作日志的記錄，查詢(xún)，只能記錄、修改自己當(dāng)天日志?？刹樵?xún)自己以往日志。 l 查看職員日志：用于查看具有單位信息查看權(quán)的單位職員的工作日志。 l 管理批示日志：用于查看、批示、刪除具有單位管理權(quán)的單位職員的工作日志。5. 協(xié)作區(qū)5.1. 協(xié)作組協(xié)作組用于靈活組織中小規(guī)模的協(xié)作，共同進(jìn)行某些工作。例如：共同進(jìn)行某項(xiàng)工作、新產(chǎn)品的研發(fā)、某個(gè)疑難問(wèn)題的集

13、思廣議等等，都可利用協(xié)作組進(jìn)行。并可以隨時(shí)調(diào)整參與的人員范圍。l 使用創(chuàng)建協(xié)作，可隨時(shí)創(chuàng)建新的協(xié)作組，應(yīng)設(shè)置協(xié)作組的參與人、管理人。l 使用我的協(xié)作，可打開(kāi)自己參與的協(xié)作組頁(yè)面，在其中可共享上傳文件、編輯主題、留言、發(fā)布資訊，同其他成員即時(shí)對(duì)話等。管理人還可發(fā)布公告、規(guī)則，以及進(jìn)行其他管理。點(diǎn)擊打開(kāi)自己參加的其他協(xié)作組選擇頁(yè)面l 使用管理協(xié)作組，可管理自己是管理人的協(xié)作組，對(duì)所有內(nèi)容進(jìn)行編輯、刪除等，也可以刪除協(xié)作組。5.2. 互助系統(tǒng)互助系統(tǒng)：用于發(fā)揮整個(gè)組織的力量，互助解決工作中遇到的問(wèn)題。例如：規(guī)定 1-3 級(jí)問(wèn)題自由互助，4-5 級(jí)問(wèn)題互助協(xié)調(diào)員（單位任命） 必須在30分鐘內(nèi)響應(yīng)，并協(xié)

14、調(diào)進(jìn)行解決。這樣就可利用團(tuán)體的力量解決工作問(wèn)題?！究捎蓡挝桓鶕?jù)需要自行規(guī)定、調(diào)整】l 疑難互助：用于查看、提出、回復(fù)解答互助問(wèn)題。查看 自己提出的問(wèn)題、自己回復(fù)的問(wèn)題。 l 未結(jié)束問(wèn)題：用于查看、回復(fù)解答未結(jié)束的互助問(wèn)題（一般由互助協(xié)調(diào)員使用，可定時(shí)刷新，即時(shí)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題）。 l 管理互助：用于分類(lèi)管理人管理互助問(wèn)題及其回復(fù)，包括修改、刪除、結(jié)束。 l 分類(lèi)設(shè)置：用于管理、設(shè)置互助問(wèn)題的分類(lèi)、分類(lèi)的使用范圍、管理人、狀態(tài)。色標(biāo)表示是幾級(jí)問(wèn)題添加新的提問(wèn)查看某個(gè)分類(lèi)的問(wèn)題6. 流程工作流程工作：用于單位自己定義各類(lèi)有步驟、有流程工作、以及這些工作的協(xié)同辦理執(zhí)行、查詢(xún)，以規(guī)范辦理流程，防止推諉扯皮

15、（系統(tǒng)自動(dòng)記錄每個(gè)步驟辦理情況，并自動(dòng)提醒辦理人），提高執(zhí)行效率和協(xié)作程度。例如：申請(qǐng)、審批、公文流轉(zhuǎn).每個(gè)單位都有一些經(jīng)常或偶爾需要變動(dòng)的有一定步驟的工作。例如：各種審批。由某些人提出申請(qǐng)、某些人通過(guò)一定或不一定的步驟來(lái)審核、批準(zhǔn)。流程工作即是適用與此類(lèi)事務(wù)的軟件工具。 每個(gè)單位都可以定義、管理自己所需的流程工作，并可以根據(jù)需要隨時(shí)更改。工作的待辦人會(huì)收到系統(tǒng)的自動(dòng)提醒。同時(shí)，系統(tǒng)會(huì)記錄下工作各階段的情況，相關(guān)人員可以查詢(xún)。l 新建流程工作：提出、新建一個(gè)某種流程工作。如：銷(xiāo)售訂單。 l 我的待辦事宜：顯示等待自己辦理的所有流程工作，在此辦理。并可以設(shè)置自己的流程委托（當(dāng)自己不能辦理時(shí)，自動(dòng)

16、將交予自己的流程轉(zhuǎn)交給他人辦理）。 l 辦理事務(wù)灰色的區(qū)域本步驟只能查看，白色區(qū)域可填寫(xiě)、修改填寫(xiě)完畢點(diǎn)擊 保存即可如果是此步驟主辦人，填寫(xiě)后，在頁(yè)面底部選擇下一步及其辦理人后點(diǎn)擊保存即完成了辦理。下一步的辦理人會(huì)自動(dòng)受到通知。l 流程監(jiān)控：用于監(jiān)控自己有權(quán)監(jiān)控的流程工作，可以查看、刪除、委托他人辦理，轉(zhuǎn)交下一步。包括流程回收站，可對(duì)刪除的流程進(jìn)行還原或徹底刪除 l 查詢(xún)統(tǒng)計(jì)：用于查詢(xún)自己經(jīng)辦、監(jiān)控的流程工作。統(tǒng)計(jì)自己監(jiān)控的流程工作。 l 流程配置：用于添加、管理、定義單位自己的工作流程。包括其步驟、權(quán)限、使用的表單. 請(qǐng)點(diǎn)擊幫助查看，在幫助中也有相關(guān)視頻演示。7. 我的通信用于接收、發(fā)送站內(nèi)

17、郵件、提醒信息、以及發(fā)送站外Email?？梢詫?duì)站外郵件進(jìn)行加密并數(shù)字簽名。可以使用郵件模板。可進(jìn)行加密（加密后可保證只有收信人可看到）、定時(shí)發(fā)送等直接按單位、名稱(chēng)選擇收信人8. 客戶管理用于客戶（聯(lián)系人）資料的收集、管理、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)分析。例如：銷(xiāo)售人員每日錄入自己的客戶資料和來(lái)往記錄，單位統(tǒng)籌利用客戶資源。l 我的客戶：用于查詢(xún)、管理自己負(fù)責(zé)的客戶。 可給此客戶設(shè)置自己的標(biāo)簽，如：3月拜訪、重要等，便于自己利用客戶資料點(diǎn)擊聯(lián)系，可添加、查看此客戶的聯(lián)系記錄l 添加客戶：用于添加新客戶。 l 單位客戶管理：用于管理自己具有單位管理權(quán)的單位的、單位職員負(fù)責(zé)的客戶。 l 單位客戶查看：用于查看自己具

18、有單位信息查看權(quán)的單位的、單位職員負(fù)責(zé)的客戶。 l 統(tǒng)計(jì)分析：用于對(duì)客戶資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，以便利用。 l 客戶詞匯設(shè)置：用于管理、設(shè)置客戶來(lái)源客戶類(lèi)型客戶狀態(tài)的種類(lèi)名稱(chēng)。9. 項(xiàng)目管理項(xiàng)目管理：用于組織項(xiàng)目的協(xié)作、交流、管理，及項(xiàng)目資料的記錄、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)分析。項(xiàng)目組與協(xié)作組的不同之處在于項(xiàng)目沒(méi)有wiki 式主題，而又項(xiàng)目日程計(jì)劃及進(jìn)度。每個(gè)項(xiàng)目都有其公告、文檔、基本資料、日程計(jì)劃、共享文件、留言。項(xiàng)目的管理人可以添加、管理所有資料，其他人員可以查看所有資料，添加文檔、留言、共享文件。例如：一個(gè)項(xiàng)目組、或中短期的協(xié)作工作，都可以建立一個(gè)項(xiàng)目，進(jìn)行協(xié)作。l 創(chuàng)建新項(xiàng)目：用于創(chuàng)建新的項(xiàng)目，需設(shè)置項(xiàng)目

19、的管理人、參與人等。 l 我的項(xiàng)目：用于自己是項(xiàng)目成員的項(xiàng)目的協(xié)作、查看、管理。添加文檔、留言等l 單位項(xiàng)目管理：用于管理自己有單位管理權(quán)的單位的、單位職員的項(xiàng)目。 l 單位項(xiàng)目查看：用于查看自己有單位信息查看權(quán)的單位的、單位職員的項(xiàng)目。 l 統(tǒng)計(jì)分析：用于按各種條件統(tǒng)計(jì)分析項(xiàng)目信息。 l 項(xiàng)目詞匯：用于添加、管理項(xiàng)目所需的詞匯。10. 知識(shí)系統(tǒng)知識(shí)系統(tǒng)：用于在設(shè)置的權(quán)限范圍內(nèi)，各類(lèi)知識(shí)的積累、分享、創(chuàng)作、查閱。此系統(tǒng)用以發(fā)揮全體人員的智慧，創(chuàng)作、積累、形成單位自己的一個(gè)可控的、開(kāi)放的、有效的知識(shí)庫(kù)，以便與全體人員在工作中分享、利用。包括維基百科式知識(shí)系統(tǒng)及共享文檔。 例如：建立單位各類(lèi)業(yè)務(wù)的知識(shí)分類(lèi)，設(shè)置好使用范圍等，在前期規(guī)定各單位將相應(yīng)的知識(shí)添加。隨著不斷的積累更新，就形成了有效的知識(shí)庫(kù)，各類(lèi)人員可根據(jù)權(quán)限隨時(shí)隨地使用，對(duì)工作就有促進(jìn)。10.1. 知識(shí)系統(tǒng)（維基百科式）此知識(shí)系統(tǒng)的特點(diǎn)為，所有自己有權(quán)查看，并且未鎖定的知識(shí)條目，自己就可以添加、修改其內(nèi)容，系統(tǒng)自動(dòng)保存每個(gè)編輯版本，由條目的管理人進(jìn)行管理。如：太陽(yáng)系這個(gè)知識(shí)條目，一個(gè)人可以添加上自己知道的行星名稱(chēng)，其他人可以添加上行星的圖片、相關(guān)的其他知識(shí)，當(dāng)又有重大發(fā)現(xiàn)時(shí)，又可以添加、修改為新的內(nèi)容等等。這樣就利于知識(shí)的更新、集合及發(fā)揮、積累大家的才智。