集團(tuán)公司行政工作手冊(cè)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上 *集團(tuán)行政系統(tǒng)工作手冊(cè)*集團(tuán)辦公室2013.10目 錄一、二、三、四、 第一部分 企業(yè)文化 一、集團(tuán)簡(jiǎn)介*,二、集團(tuán)發(fā)展戰(zhàn)略*,三、企業(yè)理念（一） 企業(yè)精神誠(chéng)信 勤敏 謙學(xué) 艱毅（二） 企業(yè)核心價(jià)值觀 創(chuàng)新 開(kāi)放 回報(bào)（三） 企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力 人才 質(zhì)量 品牌 市場(chǎng)（四） 工作作風(fēng)務(wù)實(shí)求真、快速行動(dòng)（五） 工作座右銘天天改進(jìn)、日日創(chuàng)新（六） 選拔人才的方法七個(gè)選擇法（業(yè)績(jī)、品德、經(jīng)歷、教育、記錄、民意、競(jìng)聘）（七） 基本準(zhǔn)則一個(gè)事業(yè)心、二個(gè)務(wù)必、三個(gè)保持、四個(gè)不許一顆強(qiáng)烈的事業(yè)心，有抱負(fù)，有理想；二個(gè)務(wù)必：務(wù)必對(duì)企業(yè)忠誠(chéng)，務(wù)必懷著感恩的心態(tài)；三個(gè)保持：保持吃苦耐勞、任

2、勞任怨、雷厲風(fēng)行的工作風(fēng)格；保持謙虛學(xué)習(xí)、戒驕戒躁，創(chuàng)新、創(chuàng)意、創(chuàng)造的工作精神；保持良好工作心態(tài)，具備承受力、有耐力、有毅力； 四個(gè)不許：不許貪污腐敗、不許拉幫結(jié)派、不許在企業(yè)內(nèi)有不正當(dāng)男女關(guān)系、不許介紹“三緣”關(guān)系的親戚、朋友、同學(xué)來(lái)企業(yè)工作或發(fā)生關(guān)聯(lián)交易。（八） 干部素質(zhì)要求七四三三“七”是指忠誠(chéng)、主動(dòng)、勤奮、負(fù)責(zé)、專(zhuān)業(yè)、大局觀、團(tuán)隊(duì)精神；“四”是指執(zhí)行力、決策力、協(xié)調(diào)力、凝聚力；“三”是指把握分寸、把握尺度、把握節(jié)點(diǎn)；“三”是指創(chuàng)意、創(chuàng)新、創(chuàng)業(yè)。（九） 關(guān)于加強(qiáng)管理干部作風(fēng)建設(shè)十一項(xiàng)措施 為加強(qiáng)農(nóng)產(chǎn)品物流集團(tuán)管理干部作風(fēng)建設(shè)，塑造忠誠(chéng)雨潤(rùn)、履職盡責(zé)、成事為先、遵章守紀(jì)的團(tuán)隊(duì)形象，為實(shí)現(xiàn)雨

3、潤(rùn)集團(tuán)進(jìn)入世界500強(qiáng)的目標(biāo)做貢獻(xiàn)，特制定以下十一項(xiàng)具體措施：一、 要忠誠(chéng)企業(yè)，與企業(yè)發(fā)展保持步調(diào)一致；要接受企業(yè)文化，主動(dòng)履責(zé)、甘于奉獻(xiàn)。二、 要恪盡職守，不失職、不瀆職、不濫用職權(quán)；要執(zhí)行首問(wèn)負(fù)責(zé)制，要敢于擔(dān)當(dāng)；切忌互相推諉。三、 要成事為先，加強(qiáng)工作的計(jì)劃性，工作目標(biāo)要與實(shí)際掛鉤；要做到指標(biāo)逐級(jí)分解、逐月分解。四、 要遵照集團(tuán)流程制度辦事；切忌越級(jí)上報(bào)，切忌“先執(zhí)行、后報(bào)批”，減少特辦、補(bǔ)辦事宜。五、 要講求工作效率，做好日清日畢；接到工作后要4小時(shí)內(nèi)有對(duì)接、8小時(shí)內(nèi)有反饋、48小時(shí)內(nèi)有結(jié)果。六、 要加強(qiáng)工作任務(wù)的考核和督辦，以結(jié)果為導(dǎo)向，完成好的要獎(jiǎng)、做得差的要罰；切忌走過(guò)場(chǎng)、搞形式主

4、義。七、 要固化會(huì)議制度，嚴(yán)抓會(huì)議落實(shí)；要做到總裁班子會(huì)議每周1次、職能部門(mén)會(huì)議每周1次、項(xiàng)目公司匯報(bào)會(huì)每月1次、整建制項(xiàng)目公司內(nèi)部例會(huì)每月不少于2次；要縮短會(huì)議時(shí)間，提高會(huì)議實(shí)效，切實(shí)改進(jìn)會(huì)風(fēng)。八、 要規(guī)范接待標(biāo)準(zhǔn)，杜絕鋪張浪費(fèi)；要禁止內(nèi)部相互宴請(qǐng)，嚴(yán)控外部接待費(fèi)用。九、 要遵守工作紀(jì)律，加強(qiáng)紀(jì)律督查；要嚴(yán)格執(zhí)行請(qǐng)銷(xiāo)假及公出手續(xù)、按照流程逐級(jí)匯報(bào)。十、 要嚴(yán)控日常費(fèi)用開(kāi)支，加強(qiáng)費(fèi)用預(yù)算審批；要做到有計(jì)劃、有目的的支出，要盡量少花錢(qián)或不花錢(qián)辦成事。十一、 要加強(qiáng)廉政建設(shè)，加強(qiáng)反腐防腐的力度和措施，堅(jiān)決反對(duì)任何形式的腐敗；要嚴(yán)肅處理被查實(shí)的人員，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶責(zé)任。第二部分 行政部門(mén)組織和職責(zé)

5、 一、集團(tuán)行政系統(tǒng)組織架構(gòu)圖二、行政部門(mén)主要職責(zé)職責(zé)1負(fù)責(zé)公司各類(lèi)公文起草、收發(fā)、流轉(zhuǎn)、存檔工作；職責(zé)3負(fù)責(zé)公司各類(lèi)印章使用、保管工作職責(zé)4負(fù)責(zé)公司車(chē)輛使用、管理工作職責(zé)5負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案、資料的整理、存檔、借閱和保管工作；職責(zé)6負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)行政管理規(guī)章制度的編制、修改、完善工作；職責(zé)7負(fù)責(zé)跨集團(tuán)內(nèi)外部相關(guān)工作協(xié)調(diào)、對(duì)接；職責(zé)8參與公司各類(lèi)活動(dòng)、接待的組織、協(xié)調(diào)工作職責(zé)9參與公司企業(yè)文化建設(shè)、宣傳、推廣工作職責(zé)10負(fù)責(zé)公司辦公用品等后勤管理工作職責(zé)2負(fù)責(zé)公司各類(lèi)會(huì)議的組織、服務(wù)、記錄、記錄歸檔工作；職責(zé)11參與公司法律文書(shū)編審、法律事務(wù)、糾紛的處理工作 第三部分 公文辦理一、公文處理流程1、

6、集團(tuán)內(nèi)部上行公文OA審批流程草稿交行政人員（職能部門(mén)行政人員、項(xiàng)目公司辦公室）審核（審核格式、內(nèi)容等）職能部門(mén)、項(xiàng)目公司人員（申請(qǐng)人）起草報(bào)告、請(qǐng)示等草稿（電子版）分公司辦公室負(fù)責(zé)人審核后由第一負(fù)責(zé)人簽發(fā) / 職能部門(mén)第一負(fù)責(zé)人簽發(fā)。審核無(wú)誤后，由行政人員（職能部門(mén)行政人員、項(xiàng)目公司辦公室）在集團(tuán)OA上發(fā)起農(nóng)產(chǎn)品集團(tuán)上行文流程集團(tuán)辦公室主任對(duì)文件內(nèi)容、公文事項(xiàng)簡(jiǎn)要描述及擬辦意見(jiàn)進(jìn)行復(fù)審辦文專(zhuān)員收文登記、并根據(jù)相關(guān)制度進(jìn)行文件審核、對(duì)公文事項(xiàng)進(jìn)行簡(jiǎn)要描述，并給出擬辦意見(jiàn)。分管總裁審批相關(guān)部門(mén)根據(jù)文件內(nèi)容出具意見(jiàn)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示及審批權(quán)限確定文件下發(fā)存檔或上報(bào)待存檔集團(tuán)總裁審批第1條 上報(bào)控股集團(tuán)公文

7、OA審批流程集團(tuán)辦公室主任對(duì)文件內(nèi)容、公文事項(xiàng)簡(jiǎn)要描述及擬辦意見(jiàn)進(jìn)行復(fù)審集團(tuán)辦公室辦文專(zhuān)員擬稿（根據(jù)分公司、職能部門(mén)報(bào)送文件或領(lǐng)導(dǎo)要求擬定相關(guān)請(qǐng)示或報(bào)告）控股集團(tuán)審批、下發(fā)交由集團(tuán)總裁審閱、簽發(fā)對(duì)下發(fā)文件進(jìn)行分發(fā)、存檔第2條 集團(tuán)內(nèi)部下行公文流程集團(tuán)辦公室主任對(duì)文件內(nèi)容、公文格式進(jìn)行審核集團(tuán)辦公室辦文專(zhuān)員擬稿（根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示、要求按照集團(tuán)規(guī)定擬定相關(guān)公文）交由相關(guān)部門(mén)或集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽集團(tuán)辦公室辦文專(zhuān)員擬制發(fā)文稿紙分發(fā)至指定部門(mén)或人員交由簽發(fā)人簽發(fā)二、詳細(xì)說(shuō)明（一）公文的擬定1、公文擬定應(yīng)內(nèi)容簡(jiǎn)潔、主題明確、用語(yǔ)準(zhǔn)確、書(shū)寫(xiě)規(guī)范、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、文字精煉。2、嚴(yán)格遵守集團(tuán)公文處理規(guī)定及控股集團(tuán)相關(guān)規(guī)定（附件

8、一、附件二、附件三）。 （二）公文的處理1、收文辦理（1）收文登記對(duì)收到的公文逐件清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后對(duì)文件的主要信息進(jìn)行登記。登記信息包括：收文日期、來(lái)文單位、來(lái)文文號(hào)、文件標(biāo)題、文件內(nèi)容概述等。（2） 文件審核對(duì)收到的公文進(jìn)行審核，重點(diǎn)包括審核文件是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求、文件附件是否完整（附件四）、文件所述事項(xiàng)是否應(yīng)由本部門(mén)或本單位辦理、若文件不符合相關(guān)規(guī)定，可退回來(lái)文單位并說(shuō)明理由。（3） 出具擬辦意見(jiàn)在文件審核無(wú)誤之后，根據(jù)公文內(nèi)容出具擬辦意見(jiàn)。擬辦意見(jiàn)應(yīng)明確是否需相關(guān)部門(mén)、相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)出具意見(jiàn)。（4） 過(guò)程復(fù)審 在文件會(huì)簽過(guò)程中，若相關(guān)部門(mén)及分管領(lǐng)導(dǎo)給出否定意見(jiàn)，應(yīng)根據(jù)

9、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)將文件退回來(lái)文單位。 在文件會(huì)簽過(guò)程中，若相關(guān)部門(mén)及分管領(lǐng)導(dǎo)簽署需擬辦意見(jiàn)未提到的相關(guān)部門(mén)或相關(guān)人員出具意見(jiàn)，應(yīng)及時(shí)根據(jù)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)將文件轉(zhuǎn)呈至指定部門(mén)或人員。 在文件會(huì)簽過(guò)程中，若相關(guān)部門(mén)及分管領(lǐng)導(dǎo)提出需來(lái)文單位補(bǔ)充資料、附件或說(shuō)明等，應(yīng)根據(jù)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)將文件退回來(lái)文單位并要求其補(bǔ)充資料重新上報(bào)。（5） 總裁審批 相關(guān)部門(mén)及分管領(lǐng)導(dǎo)出具意見(jiàn)后，文件交由集團(tuán)總裁審批。（6）審批完成文件處理根據(jù)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批示及集團(tuán)權(quán)限劃分（附件五），對(duì)批示文件進(jìn)行下一步處理： 集團(tuán)總裁審批權(quán)限內(nèi)的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)，對(duì)文件進(jìn)行分發(fā)，分發(fā)范圍包括：來(lái)文單位行政人員或辦公室、出具意見(jiàn)的相關(guān)部門(mén)、需對(duì)審批

10、意見(jiàn)執(zhí)行的相關(guān)部門(mén)或人員。 集團(tuán)總裁審批權(quán)限外的文件根據(jù)集團(tuán)審批意見(jiàn)，及時(shí)擬定公文上報(bào)控股集團(tuán)審批，并做好上報(bào)文件的跟催、審批后分發(fā)工作。（7） 文件存檔對(duì)完成批復(fù)的文件及時(shí)存檔，文件存檔前應(yīng)對(duì)存檔文件進(jìn)行登記并編號(hào)，登記主要內(nèi)容包括：存檔編號(hào)、收文日期、來(lái)文單位、來(lái)文文號(hào)、文件標(biāo)題、文件內(nèi)容概述、審批人、審批意見(jiàn)、分發(fā)范圍、審批結(jié)束日期、分發(fā)日期、存檔日期等。（三）注意事項(xiàng)1.公文處理應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、無(wú)誤。2.公文處理過(guò)程中應(yīng)注意催辦，提醒相關(guān)人員盡快進(jìn)行文件批示。3.行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用，注重針對(duì)性和可操作性。 4.行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。 5.所有

11、上行文（報(bào)告、請(qǐng)示等）應(yīng)由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 6.請(qǐng)示應(yīng)一事一請(qǐng)，不得在報(bào)告等非請(qǐng)示類(lèi)文件中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。7.辦文專(zhuān)員應(yīng)加強(qiáng)公文處理內(nèi)容的了解，對(duì)文件所涉及事項(xiàng)做到簡(jiǎn)單了解，加強(qiáng)與來(lái)文單位溝通。8.辦文專(zhuān)員對(duì)存檔文件應(yīng)妥善保管，確保文件完整，并嚴(yán)格遵守集團(tuán)文件借閱制度，保證存檔文件不會(huì)遺失，機(jī)密文件不會(huì)外泄。第四部分 檔案管理一、檔案管理流程需存檔的資料 及時(shí)交檔案管理員 檔案員檢查，清點(diǎn)資料是否完整？送達(dá)退回原部門(mén)修改N Y 檔案員填寫(xiě)檔案登記表， 歸檔部門(mén)人員簽字確認(rèn)。檔案員進(jìn)行檔案編碼檔案資料 是否同意借閱？ 借閱檔案 不同意退還檔案資料同意交已審核檔案資料借閱申請(qǐng)表至檔案員 辦理借閱手續(xù)

12、 檔案員填寫(xiě)檔案借閱登記表辦公室負(fù)責(zé)人、借閱人簽字借閱 3天內(nèi)歸還、檔案員清點(diǎn)查收檔案員歸檔借閱人在檔案借閱登記表上簽字確認(rèn)歸還 二、注意事項(xiàng) 防止和克服“七重七輕”1、防止“重集中突擊，輕日常推進(jìn)”。上邊推一推，下邊動(dòng)一動(dòng)，突擊收集材料、突擊整理案卷、突擊改造保管條件，日常重視力度應(yīng)加強(qiáng)；2、防止“重坐門(mén)等客，輕主動(dòng)服務(wù)”。被動(dòng)接待查閱和收集材料多，你來(lái)我收，來(lái)多少收多少，把關(guān)不嚴(yán)，主動(dòng)上門(mén)服務(wù)、收集材料力度應(yīng)跟上； 3、防止“重檔案使用，輕規(guī)范流程”。注意檔案使用工作便捷同時(shí)，往往不能一視同仁，越過(guò)流程、忽視制度規(guī)定的要堅(jiān)決杜絕；4、防止“重檔案分類(lèi)，輕密級(jí)劃分”。部門(mén)按照類(lèi)別系統(tǒng)性歸檔的

13、同時(shí)，要注重檔案秘密區(qū)別對(duì)待和知悉權(quán)限范圍界定； 5、防止“重紙質(zhì)檔案，輕電子臺(tái)賬”。不局限于當(dāng)“保管員”，紙質(zhì)檔案之外的電子文檔、臺(tái)賬的建立、保管要深入； 6、防止“重制度建立，輕制度落實(shí)”。注重建立健全規(guī)章制度，但執(zhí)行起來(lái)不夠嚴(yán)格，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和熟人較寬，對(duì)基層和陌生人較嚴(yán)；7、防止“重檔案整理，輕手段保障”。注重檔案管理軟環(huán)境提高的同時(shí)，檔案保管安全措施的硬手段應(yīng)引起重視。第五部分 印章管理 一、印章管理流程及要求（一）印章領(lǐng)取流程集團(tuán)總裁簽字確認(rèn)分公司負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)用章領(lǐng)取申請(qǐng)分公司相關(guān)責(zé)任人存檔結(jié)束控股集團(tuán)檔案室領(lǐng)取控股集團(tuán)董事局辦公室負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)（二）印章使用流程部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)經(jīng)辦

14、人簽字確認(rèn)填寫(xiě)用章審批表存檔、結(jié)束第一負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)蓋章二、印章管理注意事項(xiàng)1、各子（分）公司應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的電子保險(xiǎn)柜用于公司公章和合同專(zhuān)用章的存放，由總經(jīng)理保管保險(xiǎn)柜密碼，總經(jīng)理指定的企管辦主任保管鑰匙；保險(xiǎn)柜鑰匙不得亂丟亂放，密碼不得私自泄露。財(cái)務(wù)專(zhuān)用章和法人章應(yīng)分開(kāi)保管，財(cái)務(wù)專(zhuān)用章由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人領(lǐng)取和保管，法人章有子（分）公司辦公室負(fù)責(zé)人領(lǐng)取和保管。保管人應(yīng)在印章保管登記表上記錄簽名。保險(xiǎn)柜密碼必須3個(gè)月更換一次；2、印章原則上不允許帶出公司；3、子分公司、項(xiàng)目部不得私刻任何印章(未經(jīng)董事會(huì)同意)；4、每份蓋章的合同、文件必須留存原件（不論文件多少頁(yè)等情況）；5、嚴(yán)禁在空白紙上蓋章；6、所有

15、用章文件必須由印章管理員親自蓋章；7、子分公司、項(xiàng)目部關(guān)于施工簽證、變更類(lèi)的文件需要用章的，必須由分管總裁簽署意見(jiàn)，否則不得蓋章；8、子分公司、項(xiàng)目部關(guān)于抵押、擔(dān)保、過(guò)戶、融資、工商變更與注銷(xiāo)等類(lèi)特別重要的合同、文件用章必須請(qǐng)示集團(tuán)董事會(huì)辦公室。董事長(zhǎng)簽字的可除外；9、用章文件頁(yè)數(shù)超過(guò)2頁(yè)（含2頁(yè)）的，必須加蓋騎縫章；10、員工要求公司出具收入證明、實(shí)習(xí)證明、工作證明等情況的，印章管理員應(yīng)審核文件內(nèi)容，要求人資部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，證明與事實(shí)相符，否則不予蓋章，更不能在文件中出現(xiàn)任何擔(dān)保類(lèi)的表述；11、僅有簽字和蓋章而本頁(yè)無(wú)正文內(nèi)容的頁(yè)面（簽字頁(yè)），如需蓋章，必須和前面正文內(nèi)容加蓋騎縫章或

16、在本頁(yè)正（反）面說(shuō)明用途或相關(guān)情況，否則不予蓋章；12、申請(qǐng)蓋章的合同或其他文件必須內(nèi)容填寫(xiě)完整（含抬頭、備注、空格、領(lǐng)導(dǎo)簽名等），一律不能留有空白，無(wú)須填寫(xiě)處應(yīng)劃掉。嚴(yán)禁給內(nèi)容填寫(xiě)不完整的文件用章；13、嚴(yán)禁私自辦理印章交接手續(xù)；14、合同正文原則上不能有手寫(xiě)修改之處，如必須修改相應(yīng)內(nèi)容的應(yīng)當(dāng)由合同雙方領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋公章，否則不予蓋章；15、一式多份的合同、文件須審核每份是否內(nèi)容一致；16、作廢或損壞的印章不得私自銷(xiāo)毀，必須由總經(jīng)理帶回集團(tuán)總部檔案室予以統(tǒng)一封存；17、合同落款處須有子分公司（或項(xiàng)目部）總經(jīng)理或其授權(quán)人簽字，如無(wú)簽字的予以退回補(bǔ)簽。并且必須根據(jù)合同金額大小由對(duì)應(yīng)權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)簽署

17、，不得越權(quán)越級(jí)代為簽署；18、印章使用審批表上的用章次數(shù)應(yīng)大寫(xiě)；19、原則上，合同必須由對(duì)方先蓋章。第六部分 車(chē)輛管理一、車(chē)輛預(yù)約范圍：為了促進(jìn)集團(tuán)公務(wù)用車(chē)管理規(guī)范化，提高小車(chē)使用效益，特制定本制度。集團(tuán)下屬各子（分）公司參照本制度執(zhí)行。用車(chē)范圍：以下情況可安排用車(chē)1、集團(tuán)、子（分）公司大型接待（政府、媒體、企事業(yè)單位等）；2、集團(tuán)總裁級(jí)及以上領(lǐng)導(dǎo)因公出差至子（分）公司；3、集團(tuán)總部總經(jīng)理及以下人員去項(xiàng)目公司項(xiàng)目公司不得安排車(chē)輛接送。4、其他特殊情況。二、車(chē)輛預(yù)約使用流程1、集團(tuán)總部用車(chē)流程：部門(mén)負(fù)責(zé)人審批確認(rèn)經(jīng)辦人填寫(xiě)OA流程(控股集團(tuán)用車(chē)申請(qǐng)流程) 南京南京市外市內(nèi) 用車(chē)用車(chē)車(chē)輛使用完畢費(fèi)

18、用結(jié)算控股集團(tuán)董事局辦公室負(fù)責(zé)人審批確認(rèn)控股集團(tuán)車(chē)隊(duì)審批確認(rèn)2、分公司用車(chē)流程：分公司負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)經(jīng)辦人填寫(xiě)用車(chē)申請(qǐng)單辦公室負(fù)責(zé)人派車(chē)費(fèi)用結(jié)算車(chē)輛使用完畢三、車(chē)輛注意事項(xiàng)（一） 用車(chē)預(yù)約申請(qǐng)1、非緊急、特殊事務(wù)，各部門(mén)用車(chē)必須提前一天進(jìn)行預(yù)約；2、預(yù)約用車(chē)者必須按預(yù)約用車(chē)時(shí)間準(zhǔn)時(shí)用車(chē)，如有變動(dòng)，至少應(yīng)在所約時(shí)間前半天通知車(chē)輛管理部門(mén)；3、集團(tuán)總部長(zhǎng)途用車(chē)必須有總裁級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及董事局辦公室負(fù)責(zé)人簽字，子（分）公司長(zhǎng)途用車(chē)必須有分公司第一負(fù)責(zé)人簽字；4、各子（分）公司車(chē)輛每次外出，駕駛員必須接到派車(chē)單后方可出車(chē)，每次出車(chē)回到公司后駕駛員必須填寫(xiě)出車(chē)記錄；（二）特殊情況：1、因不可抗

19、力因素，難以履行預(yù)約手續(xù)，且急需用車(chē)的（如工傷、急診、危機(jī)公關(guān)等與 相關(guān)的緊急事件等），小車(chē)班或各項(xiàng)目公司可根據(jù)車(chē)輛的狀況給與派車(chē)，但用車(chē)部門(mén)需于一天內(nèi)補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)。2、公司組織的集體活動(dòng)，如確需用車(chē)的，集團(tuán)總部必須經(jīng)過(guò)總裁級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，子（分）公司必須經(jīng)過(guò)第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，否則不予派車(chē)。第七部分 接待管理一、總則接待是集團(tuán)公司行政事務(wù)和公關(guān)活動(dòng)的重要部分，為了加強(qiáng)對(duì)外公共關(guān)系、提高宣傳效果、樹(shù)立公司良好的外部形象，規(guī)范接待工作，特制定本制度。接待包括集團(tuán)所屬各部門(mén)和各子（分）公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)所必須的會(huì)談、接送、食宿、購(gòu)票和陪同參觀等方面的安排和工作。適用于集團(tuán)公司各事業(yè)部、各部門(mén)和各子（分）公司

20、。二、接待流程分公司負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)填寫(xiě)接待申請(qǐng)單用餐準(zhǔn)備禮品準(zhǔn)備參觀、洽談辦公室負(fù)責(zé)前期準(zhǔn)備（席卡、會(huì)議室等）接待檔案存檔三、接待注意事項(xiàng)（一）不得以任何理由拒絕善意來(lái)訪者。若因人數(shù)過(guò)多而不便一次接待的，在條件允許的情況下，可分批接待；（二）因工作需要安排客人用餐、住宿、用車(chē)、旅游、訂票的必須提前一天以上通知相關(guān)接待部門(mén)；（三）總部在酒店用餐時(shí)，在經(jīng)接待部門(mén)負(fù)責(zé)人和總裁領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行接待；各分公司需經(jīng)分公司第一負(fù)責(zé)人同意后方可接待；（四）一般來(lái)訪人員，公司只負(fù)責(zé)幫其預(yù)訂住宿，住宿期間產(chǎn)生的任何費(fèi)用原則上公司不予支付，負(fù)責(zé)接待人員須事先與客人交代清楚；政府來(lái)訪人員根據(jù)

21、實(shí)際情況進(jìn)行操作；（五）接待費(fèi)用納入部門(mén)成本考核：對(duì)口接待費(fèi)用劃入接待部門(mén)。第八部分 會(huì)議組織管理一、會(huì)議組織會(huì)議組織是行政管理的一項(xiàng)重要工作，是行政核心職能之一。會(huì)議組織的好壞直接影響著會(huì)議的效果。行政部門(mén)，尤其是各子（分）公司的行政部，作為公司性會(huì)議的直接組織者，應(yīng)該要做好會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后的各項(xiàng)工作，才能確保會(huì)議的效果最好、最優(yōu)。 會(huì)議組織管理一般分為會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中控制和會(huì)后落實(shí)三個(gè)步驟。1、 會(huì)前準(zhǔn)備包括：會(huì)場(chǎng)布置、席卡擺放、設(shè)備調(diào)試、會(huì)議紀(jì)律、會(huì)議材料的準(zhǔn)備等。會(huì)議組織部門(mén)要提前考慮到會(huì)議期間可能出現(xiàn)的各種狀況，準(zhǔn)備好應(yīng)急方案，以備不時(shí)之需，尤其是各類(lèi)重大的、大型的會(huì)議，會(huì)前準(zhǔn)備工作就

22、顯得至關(guān)重要。需要特別說(shuō)明的要組織召開(kāi)電話會(huì)議的公司，務(wù)必要提前與集團(tuán)辦公室聯(lián)系，預(yù)定電話會(huì)議系統(tǒng)并獲得上線方式。2、 會(huì)中控制包括：會(huì)議紀(jì)律的強(qiáng)調(diào)、會(huì)議議程的執(zhí)行、會(huì)議時(shí)間的控制及突發(fā)、臨時(shí)狀況的處理。會(huì)議組織部門(mén)在會(huì)議推進(jìn)過(guò)程中，要根據(jù)會(huì)議議程及會(huì)場(chǎng)實(shí)際進(jìn)程合理提醒和控制會(huì)議的時(shí)間，對(duì)于會(huì)議推進(jìn)中出現(xiàn)的突發(fā)狀況（如臨時(shí)通知其他人員參會(huì)、座位安排、設(shè)備出現(xiàn)故障等）要提前做好預(yù)案。3、 會(huì)后落實(shí)包括：會(huì)場(chǎng)收拾、會(huì)議紀(jì)要的擬定、會(huì)簽和下發(fā)、會(huì)議任務(wù)的跟催和反饋等。原則上會(huì)議紀(jì)要要在會(huì)后2天內(nèi)完成擬定、會(huì)簽和下發(fā)。對(duì)于會(huì)議上布置和安排的任務(wù)，行政部門(mén)要進(jìn)行整理和匯總，定期跟進(jìn)任務(wù)進(jìn)度情況。二、會(huì)議

23、紀(jì)要擬定的注意事項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要主要是對(duì)會(huì)議召開(kāi)的目的、會(huì)議上布置和安排工作、領(lǐng)導(dǎo)提出的具體要求等進(jìn)行的整理 。會(huì)議紀(jì)要除了是對(duì)會(huì)議召開(kāi)的一種記錄見(jiàn)證，同時(shí)也是部署、安排工作的一種途徑和方式。紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確與否，就要求記錄人員要能認(rèn)真聽(tīng)、詳細(xì)記錄，并能領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的講話精神。擬定會(huì)議紀(jì)要要注意以下幾點(diǎn)：1、 會(huì)議紀(jì)要要做到言簡(jiǎn)意賅，突出核心內(nèi)容即可，切勿用含糊不清的語(yǔ)句和字眼。2、 會(huì)議紀(jì)要中涉及的會(huì)議任務(wù)，要做到“四明確”，即明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)、明確責(zé)任人、明確任務(wù)內(nèi)容、明確考核標(biāo)準(zhǔn)。 3、 會(huì)議紀(jì)要擬定后，要及時(shí)進(jìn)行會(huì)簽，原則上參會(huì)人員應(yīng)該全部會(huì)簽；紀(jì)要應(yīng)于會(huì)后2日內(nèi)完成會(huì)簽并下發(fā)。4、 會(huì)議紀(jì)要須按照統(tǒng)

24、一的模板格式，套用文號(hào)，并做好登記和存檔工作。5、 會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放范圍要根據(jù)會(huì)議的類(lèi)型及紀(jì)要中涉及的范圍進(jìn)行確定；對(duì)于專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議或涉密的會(huì)議，紀(jì)要原則上只發(fā)放參會(huì)人員。第九部分 案例分析公文辦理案例案例1： *交字2013*號(hào) 簽發(fā)人：關(guān)于購(gòu)買(mǎi)辦公車(chē)輛的請(qǐng)示尊敬的*： 您好！*公司現(xiàn)有人員30人，部門(mén)主要職責(zé)包括：*，因公司招商部門(mén)外聯(lián)工作較多，且公司附近無(wú)公交線路，為滿足正常辦公需求，提高工作效率，擬申請(qǐng)采購(gòu)辦公車(chē)輛一部，建議型號(hào)為*，合計(jì)所需費(fèi)用元。妥否，請(qǐng)批示！*交易中心有限公司文件 2013年*月*日 （聯(lián)系人：* 聯(lián)系電話：*）*交易中心有限公司文件 2013年*月*日印發(fā) 案例分析：

25、1、 文件中存在的問(wèn)題： 1、公文格式問(wèn)題：公文中貨幣格式應(yīng)為玖拾萬(wàn)元整（￥900,000.00） 2、公文所需附件：購(gòu)車(chē)文件需提供：公司規(guī)模、項(xiàng)目目前進(jìn)展情況、公司現(xiàn)有車(chē)輛情況、周邊子公司車(chē)輛情況、購(gòu)買(mǎi)原因，該文件所需支撐性說(shuō)明不全。二、處理意見(jiàn)：因公文內(nèi)容錯(cuò)誤（貨幣書(shū)寫(xiě)方式）及所需附件不全，現(xiàn)退回，請(qǐng)項(xiàng)目公司根據(jù)集團(tuán)規(guī)定重新擬定后報(bào)送。案例2： 辦字2013*號(hào) 簽發(fā)人：關(guān)于*的報(bào)告尊敬的*： 您好！*項(xiàng)目現(xiàn)已取得土地*，各項(xiàng)工作正有序推進(jìn)，現(xiàn)由于*，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門(mén)討論后，建議*。妥否，請(qǐng)批示！附件：1.*集團(tuán)辦公室2013年*月*日 （聯(lián)系人：* 聯(lián)系電話：*）*集團(tuán)辦公室 201

26、3年*月*日印發(fā) 案例分析：報(bào)告、請(qǐng)示兩種公文性質(zhì)完全不同，報(bào)告為向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展、匯報(bào)某些事項(xiàng)時(shí)所用文體，請(qǐng)示則為需上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批、指示是所用問(wèn)題，對(duì)報(bào)告審批時(shí)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可不簽署具體意見(jiàn)，圈閱即可，請(qǐng)示文件則應(yīng)出具相關(guān)意見(jiàn)，明確表示是否同意或研究。案例3： *字2013*號(hào) 簽發(fā)人：關(guān)于*的請(qǐng)示尊敬的*： 您好！一、鑒于由*有限公司、*有限公司和*公司三方達(dá)成的合作協(xié)議書(shū)及補(bǔ)充協(xié)議書(shū)解除生效，*、*通過(guò)*有限公司將補(bǔ)償款2萬(wàn)元現(xiàn)已支付于江蘇雨潤(rùn)*有限公司。二、目前該公司拖欠民工工資較多，余下的工程款遠(yuǎn)不足以支付民工工資，所以該公司遲遲不到我司辦理結(jié)算，反而告知民工為我公司未匯工程款，還讓

27、民工到我公司討要說(shuō)法。針對(duì)這種情況我司已經(jīng)多次與該公司協(xié)調(diào)，并兩次發(fā)函要求該公司處理，該公司以我項(xiàng)目計(jì)算建筑面積有誤（該公司要求按滴水為界計(jì)算建筑面積）為由，故意不辦。故我司建議給該公司發(fā)律師函，但成都項(xiàng)目沒(méi)有律師，懇請(qǐng)集團(tuán)法務(wù)部提供法律支持。3、*公司報(bào)送文件，要求對(duì)某項(xiàng)工程所需材料自行采購(gòu)，原因?yàn)橥こ坛邪鼏挝粺o(wú)法談攏材料價(jià)格，文件中未注明商談細(xì)節(jié)，只寫(xiě)明自行采購(gòu)價(jià)格，文件處理時(shí)，電話咨詢對(duì)接人員（下班時(shí)間），被告知是*部門(mén)行文上報(bào)的，具體細(xì)節(jié)不清楚，直接咨詢*部門(mén)，該部門(mén)人員告知，此事前期為另一部門(mén)負(fù)責(zé)商談，具體細(xì)節(jié)不清楚。妥否，請(qǐng)批示！附件：1.*部門(mén)現(xiàn)有人員及電腦配置情況*集團(tuán)*20

28、13年*月*日 （聯(lián)系人：* 聯(lián)系電話：*）集團(tuán)* 2013年*月*日印發(fā) 案例分析：在進(jìn)行公文擬制時(shí)，首先需要保證的便是內(nèi)容清晰、主題明確，應(yīng)確保一個(gè)完全不了解所述內(nèi)容的人在閱讀完畢公文之后，能夠清楚的了解公文所述內(nèi)容、主題，若公文擬制后無(wú)法保證此點(diǎn)，則該公文未完全不合格公文。案例4： 辦字2013*號(hào) 簽發(fā)人：關(guān)于前往美國(guó)明尼蘇達(dá)州考察的請(qǐng)示尊敬的董事長(zhǎng)：您好！根據(jù)您在5月2日項(xiàng)目匯報(bào)會(huì)上的要求，農(nóng)產(chǎn)品集團(tuán)*總裁、*副總裁協(xié)同*副總裁擬定于6月20日左右前往美國(guó)明尼蘇達(dá)州布盧明頓市，針對(duì)西安項(xiàng)目4#地塊商業(yè)Mall規(guī)劃建設(shè)事宜考察美國(guó)最具規(guī)模的封閉式購(gòu)物中心Mall of America，

29、計(jì)劃考察周期為7天，根據(jù)初步計(jì)算，往返機(jī)票及火車(chē)票費(fèi)用約為85000元、食宿費(fèi)用約為25000元，共計(jì)約為壹拾壹萬(wàn)元整（￥110,000.00），所有費(fèi)用以發(fā)生為準(zhǔn)，據(jù)實(shí)報(bào)銷(xiāo)，總額控制在11萬(wàn)元以內(nèi)，不納入農(nóng)產(chǎn)品集團(tuán)預(yù)算考核。妥否，請(qǐng)批示。*集團(tuán)辦公室2013年5月11日 （聯(lián)系人：* 聯(lián)系電話：8888）*集團(tuán)辦公室 2013年5月11日印發(fā) 案例分析：集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)董事長(zhǎng)指示，前往美國(guó)考察商業(yè)MALL，因領(lǐng)導(dǎo)未指示前往美國(guó)何地，考察哪一個(gè)商業(yè)MALL，因此需針對(duì)美國(guó)商業(yè)MALL情況進(jìn)行整體調(diào)查，最終確定具有代表性的美國(guó)明尼蘇達(dá)州商業(yè)MALL，并應(yīng)針對(duì)往返機(jī)票價(jià)格、住宿價(jià)格進(jìn)行查詢，估算用餐價(jià)格，最終形成專(zhuān)題報(bào)告。注意：類(lèi)似出國(guó)考察費(fèi)用應(yīng)注明列為專(zhuān)項(xiàng)，不納入考核。二、檔案管理案例案例5：檔案保管圖1 圖2案例分析： 檔案存檔工作要注重檔案類(lèi)別、時(shí)間先后、邏輯關(guān)聯(lián)性三大原則進(jìn)行歸檔存放；圖1中檔案存放凌亂、無(wú)序，檔案盒和檔案卷宗交叉混存，檔案名目字體不