秘書工作手冊(cè)：領(lǐng)導(dǎo)日程安排

1、秘書工作手冊(cè)：領(lǐng)導(dǎo)日程安排控制日程，意味著你與總經(jīng)理一起有序工作?！叭粘贪才拧笔侵笗r(shí)間排定的領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃，是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作成果的一 種反映，是時(shí)間管理藝術(shù)的集中體現(xiàn)。秘書的職責(zé)是當(dāng)好“管家”按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做 好各種必要的準(zhǔn)備，并提醒領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會(huì)議安 排、媒體采訪、大型活動(dòng)和突發(fā)來訪六部分加以詳細(xì)說明并提供文字模版，希望能給大 家的工作提供參考。日程是領(lǐng)導(dǎo)的工作質(zhì)量，工作效率，工作成果的一種體現(xiàn)，而規(guī)劃、安排領(lǐng) 導(dǎo)的工作日程是秘書的一項(xiàng)基本工作。這項(xiàng)工作看似簡(jiǎn)單，但卻十分重要，它是秘 書輔助總經(jīng)理工作的基礎(chǔ)，安排好總經(jīng)理的日程，意味著秘書將和總經(jīng)

2、理一起進(jìn)行 有序的工作。作為秘書一定要細(xì)心觀察領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和做事風(fēng)格，調(diào)整自己的工 作方法，主動(dòng)適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)拍。在沒有達(dá)成默契的情況下，最好在合作之初與 領(lǐng)導(dǎo)做一次深入溝通，準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)的要求、需求，并對(duì)可能會(huì)遇到的一些情況的 處理原則達(dá)成共識(shí)，為日后工作的順利開展做鋪墊。此外，勤于思考，多做總結(jié)對(duì) 于秘書日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、小技巧等做一 備忘錄，時(shí)常翻看，補(bǔ)己之短，揚(yáng)己所長這不僅提高了自己的工作水準(zhǔn)，同時(shí)也對(duì) 領(lǐng)導(dǎo)的工作效率起到了間接地促進(jìn)作用。一、總體日程安排領(lǐng)導(dǎo)的日常工作分為日常性工作，即事先有計(jì)劃的相對(duì)固定的工作（如會(huì)議、 出差、接待等）和突發(fā)性

3、工作（臨時(shí)安排的事情）兩類。而秘書的通常做法是將有 計(jì)劃的事情預(yù)先填入擬好的日程表中，同時(shí)細(xì)致靈活地安排好突發(fā)隨機(jī)事件。（一）總體原則：了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況，-優(yōu)化匚作方法，細(xì)心觀察總經(jīng)理的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動(dòng)適應(yīng)其J：作節(jié)拍；-了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是所服務(wù)總經(jīng)理的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，留意近期的工 作興奮點(diǎn)；對(duì)計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；及時(shí)整理日程表，以免安排沖突；明確事情的優(yōu)先級(jí)，在處理事務(wù)時(shí)注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處 理；定期與總經(jīng)理溝通，將雙方的要求、需求和可能會(huì)遇到情況的處理原則達(dá)成共識(shí), 以利工作開展；注意日程安排的時(shí)間松緊，適當(dāng)安排

4、；（二）經(jīng)驗(yàn)與技巧周一日程、出差前后一個(gè)工作日不要安排過多的事務(wù)；在兩個(gè)約會(huì)間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，防止會(huì)議延長引起時(shí)間沖突，并給總經(jīng)理留出整理 思路的時(shí)間；同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理日常事務(wù)；9根據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其他信息；對(duì)于總經(jīng)理的各項(xiàng)安排熟記于心，及時(shí)提醒已定下來的安排，防止沖突；每日安 排相對(duì)固定時(shí)間與總經(jīng)理核對(duì)日程，保證秘書與總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致；不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在總經(jīng)理的同意下針對(duì)其工作習(xí)慣和時(shí)間對(duì)各種預(yù)約酌情 處理；控制約會(huì)時(shí)間，適時(shí)打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；掌握近期要回避的人物；月/周計(jì)劃安排模版可使用NOTES日歷功能，填入相關(guān)安排，打印即可；也可按照總

5、經(jīng)理習(xí)慣，自行制作日程表；二、出差日程安排做為秘書，安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的一項(xiàng)工作，同時(shí)也是需要更加細(xì)致的一項(xiàng)工作。 通過秘書的計(jì)劃，把總經(jīng)理出差在外的工作安排得緊張而有序，愉快而圓滿，這是秘書 工作的目標(biāo)，也是工作價(jià)值的一個(gè)體現(xiàn)。（一）國內(nèi)出差出差前：確定出差目的和日期：確認(rèn)總經(jīng)理出差陪同人與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安 排、所到地地址、需要的路程時(shí)間、接待人員等信息。）確定行程，預(yù)定機(jī)票（注意選擇好航空公司、機(jī)型及班次）、酒店 （選擇總經(jīng)理習(xí)慣的酒店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接/送機(jī)人員（明確接送機(jī)人的 聯(lián)系方式）；完善細(xì)致周到的日程表（時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)方參會(huì)人

6、、議程等）（見 范例）。根據(jù)總經(jīng)理的習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品（見物品攜帶表）。擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出 郵件和復(fù)印件（財(cái)務(wù)部等）。（見范例）出差中在第一時(shí)間掌握總經(jīng)理到達(dá)后的聯(lián)系方式，必要時(shí)通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。根據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時(shí)通報(bào)公司及GM關(guān)心的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況； 配合總經(jīng)理授權(quán)人的工作，及時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。根據(jù)情況及時(shí)與相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通，及時(shí)調(diào)整日程安排：出差后及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展;出差資料整理（包括資料、名片、會(huì)談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔;向總經(jīng)理認(rèn)為有必要的合作方致感謝函。各種差旅費(fèi)用報(bào)銷；跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)

7、事宜：（二）國外出差出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下幾點(diǎn): 根據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況準(zhǔn)備PRESETATIOX （中/英文），與對(duì)方確認(rèn)演示設(shè)備， 必要時(shí)準(zhǔn)備彩色打印膠片和打印稿。機(jī)票購買時(shí)注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好的航空公司和服務(wù)，長途飛行選擇好的機(jī) 型；注意準(zhǔn)備好各種證件及邀請(qǐng)函，并提醒總經(jīng)理攜帶；根據(jù)客人的級(jí)別和國家風(fēng)俗習(xí)慣準(zhǔn)備禮物；準(zhǔn)備當(dāng)?shù)氐牡貓D及國家風(fēng)情資料；確認(rèn)對(duì)方還是我方提供翻譯服務(wù)；回國后向邀請(qǐng)方致謝。（三）陪同出差陪同總經(jīng)理出差無疑對(duì)秘書的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹 的注意事項(xiàng)外，在出差過程中，要求秘書注意以下事項(xiàng)：登機(jī)前，為總經(jīng)

8、理辦理機(jī)場(chǎng)建設(shè)費(fèi)購買、機(jī)票換票及各種登機(jī)手續(xù)；并再次確認(rèn) 接車人；到達(dá)后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號(hào)碼及電話，并將秘書房號(hào)電話及 時(shí)告知總經(jīng)理；每日及時(shí)核對(duì)本日及笫二天的日程安排；提前設(shè)置清晨叫醒，并安排早餐；根據(jù)當(dāng)天的日程安排落實(shí)車輛；及時(shí)提醒并事先落實(shí)各項(xiàng)安排；攜帶總經(jīng)理名片、必要的會(huì)議資料（報(bào)告稿件、會(huì)面?zhèn)渫?、采訪提綱）；注意建立各種客戶關(guān)系（包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者）著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止；出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項(xiàng)逐條落實(shí)、跟蹤，并及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷、資料整理附件一：出差物品攜帶表名片若干日程表證件（身份證、護(hù)照、港澳通行證、邊防 證等）筆記

9、本電腦和ppt （保存在桌 面）、ppt備份軟盤2張往返機(jī)票（將保險(xiǎn)費(fèi)保留在秘書手中）書面講話稿及素材2份活動(dòng)或會(huì)議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄準(zhǔn)備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準(zhǔn)備一支彩色筆禮品*包裝應(yīng)急藥及常用藥品附件二：授權(quán)書模版文件編號(hào)（O REF. ： LCS-DTB 60023-99發(fā)文日期DATE：2000. 6. 14文件類別CATEGORY:通知擬文人FX0M:審核VERIFI ED:/批準(zhǔn) APPROVED:收文人TO：全體人員收文部門如DEPT，：臺(tái)式電腦事業(yè)部、筆記本事業(yè)部、軟件事 業(yè)部、服務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部抄送CC:總裁室、企劃部秘書處、財(cái)務(wù)一-附件 ATTACH

10、XEXT:/傳閱CIRCULAR閱后存檔保密保密期限FILINGCONFIDENTIAL TEBX其他/ OTHERS由數(shù)XO. Of PAGES1授權(quán)通知電腦公司副總裁-一在2000年6月15日-16日期間因公外出，此期間將臺(tái)式電 腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營管理等相關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理一-，臺(tái)式電腦事業(yè)部其 他相關(guān)財(cái)務(wù)及文件審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理-,除臺(tái)式電腦事業(yè)部外其他事業(yè)部系 統(tǒng)相關(guān)財(cái)務(wù)簽字及文件審批委托副總裁-處理。特此通知2000. 6. 14附件三：國內(nèi)出差日程范例劉軍總經(jīng)理出差深圳日程安排(4月25-27 0 )時(shí)間日程地點(diǎn)備注4 月25 a17： 25北京一深圳 CA1305機(jī)場(chǎng)

11、接機(jī)人：1360入住新世紀(jì)酒店 該車在深圳期間隨行21： 30夜宵自行安排4 月 26 s11： 30嘉利會(huì)面及午 餐新世紀(jì)酒店上海餐 廳寧波廳嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、 鄧秉覺聯(lián)想：、議題：嘉利最新情況通報(bào)對(duì)方聯(lián)系人：鄧秉覺139方9975人13： 20出發(fā)前往EMC office.陪同前往14： 00EMC會(huì)面深圳沙頭角保稅區(qū) 21-23棟北座聯(lián)想?yún)⒓尤耍阂灰弧?一、一一、EMC參加人：總經(jīng)理余昭信副總經(jīng)理陸楊業(yè)管處經(jīng)理張界楊技術(shù)處協(xié)理郭宗欽研發(fā)部經(jīng)理張濱會(huì)面安排：14:00 15:00雙方公司介紹交流15:0016:00參觀工廠16:007:00產(chǎn)品研討（顯示器/電腦相 關(guān)產(chǎn)品）及未來

12、業(yè)務(wù)合作磋商17： 20返回新世紀(jì)，琛清陪同18： 00晚餐新世紀(jì)酒店餐廳美國國家半導(dǎo)體：李彬及隨行人員 聯(lián)想：、4 月 27 S14： 00東莞金和涂料 有限公司會(huì)面深圳長安鎮(zhèn)沙頭南 區(qū)（地圖附后）金和參加人：總經(jīng)理董合枝生產(chǎn)經(jīng)理董博霖 嘉利廠參加人：采購部主管黃寶球 工程總監(jiān)鄧秉覺聯(lián)想?yún)⒓尤耍?一、-一、一一議程安排：14： 00-14： 05雙方介紹14： 05-14： 25金和介紹（工廠歷史、油漆 種類、生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù)、發(fā) 展趨勢(shì)等）14： 25-14： 55雙方討論14： 55-15： 25參觀金和新廠15： 35瑞和塑膠五金 電子廠深圳長安鎮(zhèn)沙頭南 區(qū)15： 35-15

13、： 40聯(lián)想與瑞和人員互相介紹15： 40-16： 10參觀瑞和工廠16： 10-16： 25 機(jī)動(dòng)16： 25前往機(jī)場(chǎng)，車程約30分鐘17： 40CA1303 深圳一北京一-安排接機(jī)隨行及重要聯(lián)系電話：-一附件四：國外出差日程安排表 - T我行副總經(jīng)理訪問漢城行程表（99年7月14日至17日）訪問時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注7 月14日7月15日17： 5020： 4021： 0021: 308： 009： 009： 0012： 3012： 3013： 2013： 2014： 4014： 4016： 4016： 4018： 00北京漢城到達(dá)酒店辦理入住（因通訊不便,LG商事提供一部手機(jī)在 漢城期間使

14、用，號(hào)碼為：0192335098與 LG LCD 部 B.Kwon/V President 及 L G 商事 K.M. Ahn / Sr. MGR、J. S. Park 共進(jìn)早餐及會(huì)談前往LG位于龜尾的LCD廠與LG LCD負(fù)責(zé)人午餐參觀及會(huì)談（陪同及參加者:LG LCD廠 總經(jīng)理 Mr. K. S. Park/Exe. Director、L G 商事 K.M.Ann/Sr.MGR、J. S. Park）前往LG電子位于平澤的CD ROM廠參觀及會(huì)談（陪同及參加者：LG電子M r. M.凡 Park/Sr, Director Mr. J. IL Che ng/G. MGRLG 商事:K. M.

15、 Ahn/ Sr. MGR、J. S. Park）KIMPO Airpo rtHoliday inn SeoulHoliday innSeoul orLG Twin Tow ers龜尾LG 商事 Mr. J. S. PARK 等 在機(jī)場(chǎng)左邊出口舉牌接（Tel: 0193367896）下榻處：Holiday in Seoul （佳樂）Tel: 82027179441Fax：82027159441路程：3小時(shí)中餐主持人：Mr. K S, Park路程：3小時(shí)主持人：Mr. VL H. Park訪問時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注7月15日18： 0019： 3019： 3021： 00與LG電子人員共進(jìn)晚餐回

16、酒店平澤7月8： 009： 209： 3010： 0010： 3010： 5010： 5011： 2011： 2011： 5011： 5013： 0013： 0014： 00自酒店前往三星電子LCD工廠所在地高層領(lǐng)導(dǎo)見面（LCD Marketing W. H. Ho ng/Sr.MGR、崔敏洙先生等）作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)品的介紹 針對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行會(huì)談 參觀與會(huì)者共進(jìn)午餐乘車前往LG總部七星(Kiheun g)聯(lián)絡(luò)人：Mr. J. Y. ParkTel：8202750731316日14： 3017： 0017： 0017: 3019： 0021： 00會(huì)談(參加者：LG商事D.H.Kang/V.P

17、r esidentLG 電子 乩 H. Park/Exe. Direc tor 等)回酒店休息與LG商事人員共進(jìn)晚餐(D. H. Kang/V.President 、 K. M. Ahn/Sr. MGRY. H. Kim/Sr. MGR)LG總部Holiday inn Seoul聯(lián)絡(luò)人:LG商事Mr. J. S. Park主持人:Mr. D. H. Kang訪問時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注7月 17 日10： 0018: 0018： 0019： 0021： 4022： 40參觀韓國電子市場(chǎng)/漢城市區(qū)及近郊觀 光游覽酒店結(jié)帳、乘車前往金浦機(jī)場(chǎng)漢城一一北京漢城市區(qū)及 近郊陪同人：導(dǎo)游、LG 商事 Mr.

18、J. S. Park（17日為韓國國慶日）自酒店到機(jī)場(chǎng)約40分鐘路程三、會(huì)議安排召開和參加會(huì)議是總經(jīng)理的主要工作方式之。組織會(huì)議和處理與會(huì)議有關(guān)的事務(wù) 幾乎成為秘書的經(jīng)常工作，其重要性不言而喻。會(huì)務(wù)工作是秘書組織工作能力的綜合體 現(xiàn)，它將多種繁雜事務(wù)匯集一身。保證會(huì)議順利的舉行，需要多方面的準(zhǔn)備工作。這就 需要秘書是八面玲瓏的天才，同時(shí)善用平時(shí)培養(yǎng)出的細(xì)心與責(zé)任心，沉著應(yīng)對(duì)，以不變 應(yīng)萬變！以下分內(nèi)部會(huì)議與外部會(huì)議分別介紹。（-）內(nèi)部會(huì)議安排總經(jīng)理主持的會(huì)議會(huì)前準(zhǔn)冬（儀器調(diào)試）注意事項(xiàng)：會(huì)前與GM及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人明確會(huì)議內(nèi)容、議程和參加人；綜合考慮各種因素（如GM全天日程安排），安排會(huì)議地點(diǎn)及

19、時(shí)間；下發(fā)會(huì)議通知后，確認(rèn)參會(huì)人是否已收到通知，對(duì)特別重要的參會(huì)人，可 通過電話確認(rèn)；會(huì)中協(xié)助放映PPT,并時(shí)刻關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變；對(duì)會(huì)中達(dá)成的決議及時(shí)跟蹤，并反饋給GM：總經(jīng)理參加的會(huì)議10結(jié)束（二）外部會(huì)面安排總經(jīng)理主持的外部會(huì)面結(jié)束13接受會(huì)面請(qǐng)求婉拒或該詰他人注意：訓(xùn)明原NO因，以免對(duì)方誤解注意事項(xiàng)：綜合考慮各種因素，選擇合適的會(huì)面地點(diǎn)、預(yù)定會(huì)議室;注意準(zhǔn)備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；會(huì)前與對(duì)方溝通是否需準(zhǔn)備翻譯，如需要，提前確認(rèn)： 根據(jù)來訪公司的習(xí)慣及來訪者的級(jí)別準(zhǔn)備禮物：在與來訪公司溝通中確認(rèn)是否需安排車輛接送，如需要注 意把握接送時(shí)間，并通知對(duì)方確切的會(huì)面時(shí)間及地點(diǎn)；考慮是

20、否需要在會(huì)面時(shí)錄音或拍照，并提前準(zhǔn)備；如需安排參觀，提前與行政后勤部聯(lián)系，填寫參觀申請(qǐng)， 安排參觀陪同人；會(huì)前給總經(jīng)理提供相關(guān)背景材料，如需要請(qǐng)相關(guān)部門負(fù)責(zé) 人與總經(jīng)理溝通洽談事宜；在會(huì)前擬制meeting agenda （見模版）在制作PPT時(shí)根據(jù)各部門情況、來訪者的需求酌情修改添 加內(nèi)容，注意內(nèi)容的及時(shí)更新，并根據(jù)來訪者需求制作中/英文； 一初次會(huì)面PPT應(yīng)包括：聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹； 一再次會(huì)面應(yīng)注意：有針對(duì)性的業(yè)務(wù)回顧（可請(qǐng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供 資料）。幫總經(jīng)理準(zhǔn)備名片，并提醒會(huì)面時(shí)攜帶；提前30分鐘進(jìn)行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意 對(duì)待客人謙和有禮的態(tài)度；提醒總經(jīng)理參會(huì)，在

21、GM同意后陪同參會(huì)，參會(huì)中協(xié)助放映 PPt,并關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變，靈活處理各種情況；會(huì)面結(jié)束后，代總經(jīng)理或陪同送客人離去；之后整理筆記 本電腦等儀器設(shè)備；總經(jīng)理參加的外部會(huì)面總經(jīng)理參加其他部門組織、主持的會(huì)面，秘書的工作可能就不像前面介紹的那樣繁 多。但應(yīng)從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。并關(guān)注以下幾點(diǎn)：注意事項(xiàng)：會(huì)前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)的背景材料；會(huì)前了解會(huì)議的具體地點(diǎn)，如在不同辦公區(qū)，請(qǐng)注意把握出發(fā)參會(huì) 時(shí)間；對(duì)會(huì)中決議，總經(jīng)理希望詳細(xì)了解的，及時(shí)跟進(jìn)并反饋；外部會(huì)而會(huì)議備忘模版Guest Meeting TableGuests Company： AMDGuest s Name and Posit

22、ionLegend, s Participant and PositionMr. Hector de J. Ruiz cooMr. Raymond LeeV. P of Asia Sales & MarketingMr. Kelvin KwokSales Director of AsiaMr. Thomson ChanMarketing Director of AsiaMr. Perry ChanCountry Manager of ChinaMr. Jack LeeAssistant Sales ManagerMr.Vice President of Legend Compute r sys

23、temGeneral Manager of Desktop busin ess DivisionMr.Vice President of Legend Compute r systemGeneral Manager of Notebook busi ness DivisionMr.General Manager of Material Management Division of DTBMiss.Manager of Material Management D ivision of DTBMr.InterpreterAppointed Time Period: 15:00 pm-16:00 p

24、m, June 2, 2000Venue ： Phoenix hall at Erbiao building of Legend Computer Systems Limite dMeeting Agenda:15:00-15:05 Introduction15:05-15:10 AMD Introduction (Mr. Perry Chan)15:10-15:30 AMD update ( Mr. Raymond Lee)15:30-15:45 Legend update (Mr. )15:45-16:00 Discussion about cooperation between AMD

25、and Legend24采 訪 前星 期采 訪 前天結(jié)束1、接受采訪聯(lián)想電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團(tuán)采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安排：除此之外的采訪需求必須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理；對(duì)直接聯(lián)系的記者要特別禮貌，要向?qū)Ψ秸f明公司采訪規(guī)定，請(qǐng)對(duì)方理解：應(yīng)記下記者 的聯(lián)系方式，必要時(shí)可幫助對(duì)方聯(lián)系品推接口人：從品推得到采訪提綱：將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱，征求總經(jīng)理意見；對(duì)總經(jīng)理接受的采訪可根據(jù)日程進(jìn)行安排，適合安排在一起的采訪盡量安 排在一起；對(duì)總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其他人接受采訪，必要時(shí)可幫助品 推人員進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)。2、采訪準(zhǔn)備（采訪前一周）落實(shí)品推采訪陪同人

26、和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時(shí)可進(jìn)行聯(lián)系；配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時(shí)修改：對(duì)于常見問題的回答應(yīng)該有所備份并及時(shí)更新；了解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備：對(duì)于需要攝像或拍照的采訪對(duì)光線和電源會(huì)有要求，在預(yù)定采訪場(chǎng)地時(shí)應(yīng)該注意： 有些記者會(huì)要求得到公司、部門簡(jiǎn)介或總經(jīng)理的簡(jiǎn)歷和照片，可事先為記者提供： 對(duì)公司簡(jiǎn)介、部門介紹、總經(jīng)理簡(jiǎn)歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版：3、采訪準(zhǔn)備（采訪前一天）幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提綱和問題答案；對(duì)于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會(huì)議設(shè)備：如果采訪在公司外進(jìn)行要事先定車；如果采訪在公司

27、內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會(huì)議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源：4、采訪當(dāng)天采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實(shí)采訪時(shí)間；如果是電話采訪需要檢查會(huì)議設(shè)備；到采訪時(shí)間后接入記者打來的電話或幫助總經(jīng)理撥通記者電話；如果采訪在公司外應(yīng)該及時(shí)提醒總經(jīng)理出發(fā)： 如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場(chǎng)地；如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書先行接待，了解場(chǎng)地是否合適，對(duì)方是否需要其 它背景資料：安排停當(dāng)后請(qǐng)總經(jīng)理出而接受采訪；送記者離開，并了解播出或見報(bào)時(shí)間：5、采訪結(jié)束與記者溝通，及時(shí)了解播出或見報(bào)的確切時(shí)間； 通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報(bào)紙呈送總經(jīng)理；必要時(shí)可通知公司全體或部門員工收看。注意事項(xiàng)：對(duì)記者的界而要非常友好

28、。五、大型活動(dòng)（-）陪同總經(jīng)理參加的大型活動(dòng):、部 時(shí)）總經(jīng)理秘書總經(jīng)理陪同總經(jīng)理參加的大型活動(dòng)流程說明：1、 接受活動(dòng)邀請(qǐng)得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理意見；對(duì)于總經(jīng)理同意參加的活動(dòng)事先安排日程；2、 活動(dòng)前一天的準(zhǔn)備工作做好準(zhǔn)備工作，如預(yù)定車輛等；提醒總經(jīng)理應(yīng)該參與活動(dòng)的那幾項(xiàng)；3、 活動(dòng)當(dāng)天著大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；帶好活動(dòng)議程、名片等資料；活動(dòng)中關(guān)注總經(jīng)理的需要，注意保持在總經(jīng)理的視線內(nèi)，在必要 時(shí)為總經(jīng)理擋駕；4、 活動(dòng)后整理業(yè)務(wù)資料和名片。（二）參與支持的大型活動(dòng):參與支持的大型活動(dòng)流程說明：1、 接受活動(dòng)邀請(qǐng)得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理的意見；如果總經(jīng)理同意參加活動(dòng)，安排好日程；2、 活動(dòng)前三星期參加分工會(huì)，明確總經(jīng)理和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將總 經(jīng)理日程細(xì)化落實(shí)；如果講話稿、PPT是由秘書準(zhǔn)備的，要給自己留出修改時(shí)間；幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理審閱后修改定稿；定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會(huì)議組織者；參加彩