中國煤炭進出口公司進口煤業(yè)務(wù)手冊

1、 北大縱橫管理咨詢公司中國煤炭進出口公司進口煤業(yè)務(wù)手冊北大縱橫管理咨詢公司2002年10月 目 錄1§1手冊概述 113></a>.1 適用范圍 11.2 目的 11.3 涉及的主要名詞解釋及范圍界定 2§2 進口煤業(yè)務(wù)圖文概述 22.1 進口煤業(yè)務(wù)概述 32.2 進口煤炭業(yè)務(wù)流程圖 42.3 進口煤炭業(yè)務(wù)資金流說明表 5§3 進口煤業(yè)務(wù)流程詳細說明 53.1 采集信息（F1） 53.1.1 工作步驟 53.1.1.1 采集信息 63.1.1.2 處理信息 73.1.1.3 呈報信息 73.1.2 工作結(jié)果 73.1.2.1 內(nèi)容 83.1.2.

2、2 格式 83.2 制訂進口煤營銷計劃/方案（F2） 83.2.1 制訂年度進口煤營銷計劃 83.2.1.1 工作步驟 93.2.1.2 工作結(jié)果 93.2.2 制訂進口煤項目營銷計劃 93.2.2.1 工作步驟 93.2.2.2 工作結(jié)果 103.3 簽訂合同（F3） 103.3.1 工作步驟 103.3.1.1 詢盤 113.3.1.2 接受報盤、還盤磋商 113.3.1.3 接受簽約 123.3.2 工作結(jié)果 123.3.2.1 內(nèi)容 133.3.2.2 格式 133.4 制訂進口煤業(yè)務(wù)年度經(jīng)營計劃（F4） 143.4.1 工作步驟 143.4.1.1 匯總合同，確定進口煤銷售目標 14

3、3.4.1.2 編制、修改部門進口煤年度經(jīng)營計劃（含預(yù)算） 143.4.1.3 上報部門年度進口煤經(jīng)營計劃 143.4.1.4 年度經(jīng)營計劃審核 143.4.1.5 審批 143.4.1.6 下達執(zhí)行 153.4.2 工作結(jié)果 153.4.2.1 內(nèi)容 153.4.2.2 格式 153.5 制定進口煤月度經(jīng)營計劃（含資金計劃）（F5） 153.5.1 工作步驟 153.5.1.1 確定用戶次月進口煤進煤計劃 153.5.1.3 編制次月進口煤經(jīng)營計劃 163.5.1.4 審批次月經(jīng)營計劃 163.5.1.5 下達次月經(jīng)營計劃 163.5.2 工作結(jié)果 163.5.2.1 內(nèi)容 163.5.2.

4、2 格式 163.6 研讀合同（F6） 173.6.1 工作步驟 173.6.2 工作結(jié)果 173.7 確定船期（F7） 173.7.1 工作步驟 173.7.1.1 接受用戶所報船舶抵達卸港船期安排 173.7.1.2 船方報船 183.7.1.3 向供貨商報船 183.7.1.4 向用戶報船，協(xié)調(diào)確定船期 183.7.2 工作結(jié)果 183.7.2.1 內(nèi)容 193.7.2.2 格式 193.8 跟蹤受載船舶的運行動態(tài)（F8） 193.8.1 工作步驟 193.8.1.1 跟蹤受載船舶抵裝港和裝船情況 203.8.1.2 安排海運投保 203.8.1.3 發(fā)催款通知 203.8.1.4 單據(jù)

5、的轉(zhuǎn)遞 213.8.2 工作結(jié)果 213.9 報驗、報關(guān)（F9） 213.9.1 工作步驟 213.9.1.1 安排商檢報關(guān)事宜 223.9.1.2 商檢報關(guān)費用支付 223.9.2 工作結(jié)果 223.10 商檢、卸港接船（F10） 223.10.1 工作步驟 223.10.1.1 質(zhì)檢及重檢 233.10.1.2 業(yè)務(wù)中相關(guān)費用支付 233.10.1.3 掌握卸港情況 233.10.2 工作結(jié)果 233.11 過駁、駁運（F11） 233.11.1 工作步驟 233.11.1.1 過駁、駁運 243.11.1.2 駁運費的支付 243.11.2 工作結(jié)果 243.12 收取貨款，與用戶進行結(jié)

6、算（F12） 243.12.1 工作步驟 243.12.1.1 制作結(jié)算通知單 243.12.1.2 審批和開發(fā)票 253.12.1.3 向用戶催款結(jié)算 253.12.2 工作結(jié)果 253.13 支付進口煤貨款（F13） 253.13.1 工作步驟 253.13.1.1 獲取卸港單據(jù) 263.13.1.2 審核卸港單據(jù) 263.13.1.3 爭議解決 263.13.1.4 起草付款申請，提交財務(wù)部門 263.13.1.5 繕制境外匯款申請書，對外付款 273.13.2 工作結(jié)果 273.14 結(jié)算滯速費（F14） 273.14.1 工作步驟 273.14.1.1 計算滯速費 273.14.1.

7、2 確認滯速費 273.14.1.3 結(jié)算滯速費 283.14.2 工作結(jié)果 283.15 收取傭金（F15） 283.15.1 工作步驟 283.15.1.1 計算傭金 283.15.1.2 確認并收取傭金 283.15.2 工作結(jié)果 283.16 航次卷宗整理（F16） 283.16.1 工作步驟 283.16.1.1 單據(jù)整理 293.16.1.2 單據(jù)歸卷 293.16.2 工作結(jié)果 293.17 提供售后服務(wù)（F17） 293.17.1 工作步驟 293.17.1.1 收集客戶反饋信息 293.17.1.2 分析客戶信息 303.17.1.3 上報客戶信息 303.17.1.4 提供

8、售后服務(wù) 303.17.1.5 總結(jié)售后服務(wù)效果： 303.17.1.6 提出售后服務(wù)改進建議 303.17.2 工作結(jié)果 303.18 分析月度執(zhí)行情況（F18） 313.18.1 工作步驟 313.18.1.1 匯總月度相關(guān)信息 313.18.1.2 分析月度相關(guān)信息 313.18.2 工作結(jié)果 32附 錄 32一、營銷部分： 33二、銷售部分： §1手冊概述1.1 適用范圍本手冊適用于華北儲運有限公司（以下簡稱“中煤進出口公司”）進口煤業(yè)務(wù)的操作指導(dǎo)和管理，適用人員為與進口煤業(yè)務(wù)相關(guān)的中煤進出口公司員工。1.2 目的通過制定本手冊，規(guī)范中煤進出口公司進口煤業(yè)務(wù)操作。通過制定本手

9、冊，明確業(yè)務(wù)流程相關(guān)環(huán)節(jié)的責任和義務(wù)，有效提升進口煤業(yè)務(wù)的運作績效。1.3 涉及的主要名詞解釋及范圍界定進口煤業(yè)務(wù)流程：是指中煤進出口公司進口煤業(yè)務(wù)所涉及到的一系列連續(xù)的、以規(guī)定方式進行的、達到一定結(jié)果的工作步驟組合。節(jié)點：是流程的基本組成元素，是一系列的連續(xù)的動作組合；同時節(jié)點也是公司安排崗位職責的基本依據(jù)之一。 §2 進口煤業(yè)務(wù)圖文概述2.1 進口煤業(yè)務(wù)概述進口煤業(yè)務(wù)是中煤進出口公司的煤炭業(yè)務(wù)重要組成部分，進口煤業(yè)務(wù)流程是進口煤業(yè)務(wù)的現(xiàn)實執(zhí)行過程。進口煤業(yè)務(wù)流程總體而言，包括以下16個環(huán)節(jié)：采集信息、制定營銷計劃/方案、簽訂合同、制定年度經(jīng)營計劃、制定月度經(jīng)營計劃、研讀合同、確定

10、船期、跟蹤受載船舶運行動態(tài)、報驗、報關(guān)、商檢及卸港接船、過駁及駁運、收取進口煤貨款、支付進口煤貨款、支付銀行手續(xù)費、結(jié)算滯速費、收取傭金、整理航次卷宗、提供售后服務(wù)、分析本月執(zhí)行情況。2.2 進口煤炭業(yè)務(wù)流程圖 2.3 進口煤炭業(yè)務(wù)資金流說明表職能環(huán)節(jié)事由支付時間付款方收款方采購商品煤支付商品煤貨款根據(jù)合同規(guī)定執(zhí)行，如貨到后30日內(nèi)支付等，方式一般有T.T或LC等其它方式需方供方支付銀行手續(xù)費匯款當日匯款人銀行海運支付運費根據(jù)合同規(guī)定執(zhí)行，如提單日后7個工作日等租船方船東海運保險支付保費根據(jù)合同規(guī)定執(zhí)行，如貨到后10天內(nèi)等被保險人承保人報驗支付商檢費（重檢、質(zhì)檢）報驗后3天報驗人國家商檢局報關(guān)

11、支付關(guān)稅保證金、（關(guān)稅、增值稅）根據(jù)國家海關(guān)規(guī)定執(zhí)行，如貨到卸港前3天等委托方受托方卸船支付港口包干費（卸貨、港口堆存、裝車或裝船等）卸船完畢后支付委托人港務(wù)作業(yè)公司駁運支付駁運費根據(jù)合同規(guī)定執(zhí)行，如與進口煤貨款同時支付等委托人駁運公司航道支付航道養(yǎng)護費卸船完畢后支付委托人航道局商品煤銷售收取貨款根據(jù)合同規(guī)定執(zhí)行，如貨到后35天之內(nèi)等需方供方傭金收取傭金根據(jù)合同規(guī)定執(zhí)行，如貨款付出后一周內(nèi)等賣出方買受方 §3 進口煤業(yè)務(wù)流程詳細說明3.1 采集信息（F1） 采集信息是指工作人員通過各種渠道采集與煤炭業(yè)務(wù)相關(guān)的市場信息和客戶信息，然后對所收集的進行處理，得到公司所需的各種市場分析報告、

12、專題報告、客戶信息資料表格等的過程。3.1.1 工作步驟3.1.1.1 采集信息A信息采集的渠道：專業(yè)報刊或經(jīng)濟類報刊：列舉報紙及刊物名稱；煤炭行業(yè)互聯(lián)網(wǎng)站：列舉網(wǎng)站名稱；各種煤炭研究報告：列舉煤炭研究機構(gòu)名稱；煤炭或能源統(tǒng)計資料：列舉統(tǒng)計資料的名稱；公司內(nèi)部提供的信息（煤炭業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等）；日常業(yè)務(wù)聯(lián)系；業(yè)務(wù)相關(guān)公司和員工B信息采集的內(nèi)容：市場信息：國家與進口煤相關(guān)的政策和管理辦法；國際煤炭供求信息，國際能源市場信息；中煤進出口公司進口煤目標市場（如浙江電力系統(tǒng)、廣東電力系統(tǒng)、湄洲灣電廠等）的煤炭進口信息；客戶信息：用戶信息；國外供貨商信息；國際煤炭海運公司信息；國際煤炭港口及國內(nèi)目的

13、港信息；報關(guān)行信息及居間商信息等C. 信息采集的頻度：日常：專業(yè)報紙及經(jīng)濟類報紙、專業(yè)互聯(lián)網(wǎng)站、日常業(yè)務(wù)聯(lián)系、公司內(nèi)部信息；月度：專業(yè)雜志、期刊；年度：行業(yè)研究資料、統(tǒng)計資料3.1.1.2 處理信息對信息進行整理、歸類，填寫相關(guān)的表格：填寫客戶信息表格，建立客戶信息檔案：客戶聯(lián)系表；關(guān)鍵人物的個人資料；客戶概要信息記錄；客戶信息表；填寫客戶信用信息表格，建立客戶信用信息檔案：客戶信用信息管理卡； 建立市場信息資料庫，包括競爭對手資料表等根據(jù)整理后的信息對信息進行加工：對客戶信用進行評價：成立客戶信用評價小組；整理客戶信用信息，并進行信用分析閱讀客戶信用信息，建立或修改客戶信用打分評價標準；客戶

14、信用評價小組對客戶信用進行打分，填寫客戶信用評價表；對客戶信用評價表進行統(tǒng)計整理，按打分結(jié)果對客戶信用進行分類，填寫客戶信用等級分類表；編寫煤炭信息簡報；撰寫市場分析報告，專題報告，公司領(lǐng)導(dǎo)需要的各種市場營銷報告等3.1.1.3 呈報信息呈報過程：撰寫初稿；上報直接上級審核；定稿，打印，向上呈報；存檔3.1.2 工作結(jié)果3.1.2.1 內(nèi)容煤炭信息簡報，必須包括以下內(nèi)容：近期中煤進出口公司進口煤業(yè)務(wù)銷售動態(tài)，近期公司目標市場用戶進口煤需求動態(tài)，近期國際市場煤炭供求狀況，近期煤炭價格波動情況，近期國家進口煤政策信息等市場分析報告必須包括以下內(nèi)容：市場分析報告概述；市場變化信息；市場變化信息分析；

15、公司針對變化應(yīng)采取的對策建議；市場分析報告總結(jié)等客戶信息記錄必須包括以下內(nèi)容：客戶聯(lián)系表；關(guān)鍵人物的個人資料；客戶概要信息記錄；客戶信息表客戶信用記錄必須包括以下內(nèi)容：客戶信用信息管理卡；客戶信用評價表；客戶信用等級分類表競爭對手信息記錄必須包括以下內(nèi)容：競爭對手資料表專題報告必須包括以下內(nèi)容： 專題報告的目的；報告概述；資料分析；結(jié)論和建議等其它需要呈報的報告：根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)具體要求撰寫。3.1.2.2 格式 參見附件：客戶信息記錄表格：附件M2B01：客戶聯(lián)系表；附件M2B02：關(guān)鍵人物的個人資料；附件M2B03：客戶概要信息記錄；附件M2B04：客戶信息表；客戶信用記錄表格：附件M2B05

16、：客戶信用信息管理卡；附件M2B06：客戶信用評價表；附件M2B6></a><B style='color:white;background-color:#00aa00'>07：客戶信用等級分類表；附件M2B08：競爭對手資料表；附件M2Y01：第XX期煤炭信息簡報；附件M2Y02：XXX市場分析報告；附件M2Y03：XXX專題報告3.2 制訂進口煤營銷計劃/方案（F2）制訂進口煤營銷計劃是指公司為了規(guī)范和指導(dǎo)進口煤營銷行為和營銷活動而進行的計劃制訂工作和進口煤營銷方案制訂工作等，它包括制訂年度進口煤營銷計劃、制訂進口煤項目營銷方案等兩大項工作。年

17、度進口煤營銷計劃是公司制訂的指導(dǎo)全年度進口煤營銷工作的工作計劃，主要包括年度進口煤營銷目標、營銷策略、項目營銷安排等；進口煤項目營銷方案是指為了完成某一單項市場營銷目標而制訂的進口煤市場營銷方案。3.2.1 制訂年度進口煤營銷計劃3.2.1.1 工作步驟本年度進口煤營銷工作總結(jié)分析；收集進口煤市場信息，研究市場分析報告；走訪客戶，洽談年度進口煤供應(yīng)設(shè)想，聽取客戶建議；確定進口貨源配置，提出年度市場目標；制訂年度進口煤市場營銷計劃；提報審批。3.2.1.2 工作結(jié)果內(nèi)容本年度各進口煤市場營銷方案執(zhí)行的總體時間安排、費用預(yù)計；本年度進口煤合同價格方案；本年度進口煤銷售策略；本年度進口煤市場營銷目標

18、等。格式 參見附件M2Y04：XXXX年度營銷計劃；3.2.2 制訂進口煤項目營銷計劃3.2.2.1 工作步驟確定項目營銷計劃的目的；根據(jù)營銷計劃的目的收集資料和信息；結(jié)合年度進口煤市場營銷策略，對資料和信息進行整理分析；提出項目營銷建議；制訂行動計劃和營銷計劃的費用預(yù)計；細化營銷行動計劃，落實相關(guān)責任人等。3.2.2.2 工作結(jié)果內(nèi)容進口煤的價格方案；進口煤貨源配置方案；營銷策略；銷售目標；營銷活動的時間、地點、參與人、組織者、負責人；營銷活動的具體日程安排，活動內(nèi)容，注意事項；營銷活動的費用預(yù)計等。格式參見附件M2Y05：XXXX營銷方案；3.3 簽訂合同（F3） 簽訂合同是指進口煤業(yè)務(wù)人

19、員與公司進口煤業(yè)務(wù)相關(guān)單位簽訂進口煤業(yè)務(wù)執(zhí)行所需的各種合同、協(xié)議等法律文件的過程?？傮w而言包括詢盤、接受報盤、還盤磋商、接受簽約四個步驟，合同的形式有進口煤銷售合同、進口煤采購合同、進口煤運輸合同、進口煤運輸保險合同、進口煤委托代理合同、居間合同等。3.3.1 工作步驟3.3.1.1 詢盤詢盤的過程：確定本次詢盤的目的；收集相關(guān)的業(yè)務(wù)資料，并進行整理分析；閱讀公司內(nèi)部的市場分析報告，掌握公司的市場營銷策略；確定本次詢盤的條款；聯(lián)系業(yè)務(wù)對象，對外詢盤；詢盤的方式：通過電話進行；通過傳真進行；通過進口煤業(yè)務(wù)專業(yè)媒體發(fā)布；通過參與各種業(yè)務(wù)洽談會進行；通過走訪用戶等進行詢盤的內(nèi)容 交易的煤炭品種、質(zhì)量

20、、數(shù)量、交貨期、價格、支付條款等詢盤的格式：進口煤采購合同詢盤格式：參見附件M2Y063.3.1.2 接受報盤、還盤磋商報盤、還盤磋商的過程研究對方報盤條款；根據(jù)公司進口煤營銷策略，制訂還盤對策，修改還盤條款；進行還盤磋商，洽談合約主要條款；確定合約主要條款；磋商合約附屬條款；確定附屬條款；就所有合約條款達成一致意見還盤磋商的方式合同談判、業(yè)務(wù)洽談、電話還盤、傳真還盤等還盤磋商的內(nèi)容包括煤炭的品種、質(zhì)量、數(shù)量、價格、交貨方式、運輸條款、交貨期、付款方式、付款時間、違約條款等。3.3.1.3 接受簽約接受簽約的過程： 繕制合同文本：合同條款確定之后，合同繕制人員必須盡快繕制合同文本，并保證沒有文

21、字錯誤。法律顧問審核：合同文本繕制之后，必須經(jīng)過公司法律顧問審核，并由法律顧問出據(jù)法律意見書（內(nèi)容包括：合同條款審核法律意見、法律顧問簽章等，具體內(nèi)容詳見附件：法律意見書），公司內(nèi)部審批：并按公司規(guī)定完成公司內(nèi)部合同審批程序：合同在部門負責人審核后，以“合同審核簽署單”形式上報，并附上合同信息摘要表；其后，由煤炭業(yè)務(wù)負責人審核，簽署審核意見并簽名，其后由公司財務(wù)負責人審核，簽署審核意見并簽名，最后呈報公司負責人審閱、簽署。（參見中煤進出口公司合同審批程序）外部單位審批：在合同完成公司內(nèi)部的審批過程之后，應(yīng)盡快組織、協(xié)調(diào)合同相關(guān)單位（主要包括用戶、供貨商、運輸單位、保險公司以及合同中所涉及的必須

22、簽章的單位和部門）完成合同在相關(guān)單位的審批過程合同生效。接受簽約的方式： 簽訂合同或協(xié)議等有法律效力的文件3.3.2 工作結(jié)果3.3.2.1 內(nèi)容一般而言，進口煤業(yè)務(wù)合同應(yīng)包括煤炭的品種、質(zhì)量、數(shù)量、價格、交貨方式、運輸條款、交貨期、付款方式、付款時間、違約條款等。進口煤銷售合同：煤炭品種條款；數(shù)量條款；質(zhì)量條款；質(zhì)量檢驗條款；價格條款；運輸條款；相應(yīng)的時間條款；款項支付條款；違約責任條款；爭議處理條款等進口煤采購合同： 煤炭品種條款；數(shù)量條款；質(zhì)量條款；質(zhì)量檢驗條款；價格條款；運輸條款；相應(yīng)的時間條款；款項支付條款；違約責任條款；爭議處理條款等進口煤運輸合同：運輸時間條款、裝卸率條款、滯速費

23、計算條款、運輸費用計算條款、運輸保險責任條款、費用支付等進口煤貨物運輸保險合同： 保險物條款；保險時間條款；保險責任確認條款；保險賠償條款；款項支付條款等進口煤居間合同： 居間業(yè)務(wù)條款（如代理商檢、報關(guān)等），居間責任條款；費用計算條款，費用結(jié)算條款；款項支付條款等3.3.2.2 格式法律意見合同書，參見附件M2Y<B style='color:white;background-color:#00aa00'>07；合同/協(xié)議書/備忘錄簽署申請單，參見附件M2Y08合同信息摘要表，參見附件M2B09；進口煤銷售合同格式（價格條款不同，合同條款會有所不同）：參見附件M2Y

24、09；進口煤采購合同格式（價格條款不同，合同條款會有所不同）：參見附件M2Y10；進口煤運輸合同格式：參見附件M2Y11；進口煤海運保險合同式：參見附件M2Y12；進口煤居間合同格式（居間服務(wù)內(nèi)容不同，格式會有所不同）：參見附件M2Y13；3.4 制訂進口煤業(yè)務(wù)年度經(jīng)營計劃（F4） 制訂進口煤業(yè)務(wù)年度經(jīng)營計劃是指公司為了規(guī)劃下一年度進口煤業(yè)務(wù)管理而制訂指導(dǎo)下一年度進口煤業(yè)務(wù)運作計劃的過程。3.4.1 工作步驟3.4.1.1 匯總合同，確定進口煤銷售目標匯總已經(jīng)簽署了的進口煤炭銷售合同和采購合同，確定各品種進口煤銷售的數(shù)量、質(zhì)量和銷售時間安排等；然后根據(jù)預(yù)測，提出年度進口煤銷售目標，上報公司；最

25、后，公司根據(jù)年度經(jīng)營目標，確定年度進口煤銷售目標，內(nèi)容包括各品種進口煤銷售的數(shù)量、質(zhì)量和銷售時間安排等；3.4.1.2 編制、修改部門進口煤年度經(jīng)營計劃（含預(yù)算）各進口煤業(yè)務(wù)部門及下屬單位編制、修改本部門或本單位的進口煤業(yè)務(wù)工作計劃和預(yù)算計劃書；工作計劃主要包括本部門或本單位的上年度進口煤業(yè)務(wù)工作總結(jié)、分析，上年度存在的問題分析，本年度工作重點及對策等；預(yù)算計劃書則包括本年度預(yù)算基本數(shù)據(jù)、經(jīng)營活動收支、籌資活動收支、費用預(yù)算以及年度損益預(yù)算、現(xiàn)金流量預(yù)算等內(nèi)容。3.4.1.3 上報部門年度進口煤經(jīng)營計劃各進口煤業(yè)務(wù)部門上報其年度進口煤經(jīng)營計劃和預(yù)算計劃書；3.4.1.4 年度經(jīng)營計劃審核公司年

26、度經(jīng)營計劃部門對年度工作計劃核預(yù)算計劃進行審核，在全公司內(nèi)進行平衡，指出調(diào)整、修改意見；3.4.1.5 審批召開年度經(jīng)營計劃會，對制訂的年度進口煤經(jīng)營計劃進行審批；3.4.1.6 下達執(zhí)行下發(fā)審批后的年度進口煤經(jīng)營計劃，各部門具體執(zhí)行。3.4.2 工作結(jié)果3.4.2.1 內(nèi)容進口煤經(jīng)營計劃編制的原則；公司進口煤業(yè)務(wù)內(nèi)外部環(huán)境分析；公司進口煤業(yè)務(wù)年度經(jīng)營目標及預(yù)算安排；公司進口煤業(yè)務(wù)年度經(jīng)營計劃考核方案；公司進口煤業(yè)務(wù)內(nèi)部管理計劃；進口煤業(yè)務(wù)需要提請公司解決的問題等3.4.2.2 格式 參見附件M2Y14：XXXX年進口煤年度經(jīng)營計劃；3.5 制定進口煤月度經(jīng)營計劃（含資金計劃）（F5）進口煤月

27、度經(jīng)營計劃是次月進口煤業(yè)務(wù)工作的綜合安排，它涉及到進口煤采購、海運、報關(guān)及報驗安排、銷售、資金計劃等方面，是次月進口煤工作的具體指導(dǎo)，其重點在于資金計劃的制定。3.5.1 工作步驟3.5.1.1 確定用戶次月進口煤進煤計劃在月度經(jīng)營例會之前與用戶溝通，確定用戶次月進口煤進煤計劃，然后據(jù)此制訂出次月進口煤銷售計劃。3.5.1.3 編制次月進口煤經(jīng)營計劃綜合年度進口煤經(jīng)營計劃、次月進口煤銷售計劃，在月度經(jīng)營例會之前編制出次月進口煤經(jīng)營計劃，其內(nèi)容包括進口煤采購、海運、商檢報關(guān)安排、銷售、資金計劃等。進口煤由于涉及的資金量較大，貨源貨款的支付先于貨款回收，因而，在制訂進口煤月經(jīng)營計劃時必須重點考慮資

28、金計劃的制定。3.5.1.4 審批次月經(jīng)營計劃每月25日召開月度經(jīng)營例會，對次月的經(jīng)營計劃進行審批，確定次月最終的經(jīng)營計劃。3.5.1.5 下達次月經(jīng)營計劃每月26日及時將確定后的經(jīng)營計劃下發(fā)給相關(guān)部門。3.5.2 工作結(jié)果3.5.2.1 內(nèi)容進口煤業(yè)務(wù)次月銷售計劃表；進口煤業(yè)務(wù)次月采購計劃表；進口煤業(yè)務(wù)次月運輸計劃表；進口煤業(yè)務(wù)次月資金計劃表；次月進口煤工作重點3.5.2.2 格式參見附件M2Y15：XXXX年XX月資金計劃；參見附件M2Y16：XXXX年XX月采購計劃參見附件M2Y17：XXXX年XX月運輸計劃參見附件M2Y18：XXXX年XX月傭金計劃3.6 研讀合同（F6）研讀合同是指

29、業(yè)務(wù)人員在執(zhí)行合同之前，對業(yè)務(wù)合同條款進行仔細研究、閱讀的過程。其目的是掌握合同的主要條款和了解合同執(zhí)行過程中需要注意的事項。3.6.1 工作步驟接受營銷部門轉(zhuǎn)遞的業(yè)務(wù)合同，包括進口煤對外、對內(nèi)，貿(mào)易合同、協(xié)議、相關(guān)的租船合同、貨物運輸保險合同以及報關(guān)、商檢、居間合同等。研讀業(yè)務(wù)合同，掌握、熟記合同的主要條款，了解合同執(zhí)行過程中需要注意的事項。3.6.2 工作結(jié)果熟記合同主要條款，掌握合同執(zhí)行的關(guān)鍵點。3.7 確定船期（F7）確定船期是指進口煤業(yè)務(wù)人員接受用戶傳報的到卸港船期安排，然后與船方聯(lián)系，并協(xié)調(diào)國外煤炭供貨商、國內(nèi)用戶，確定海運船期的過程。它包括接受用戶所報船舶抵達卸港船期安排、船方報

30、船、協(xié)調(diào)確定船期三個步驟。3.7.1 工作步驟3.7.1.1 接受用戶所報船舶抵達卸港船期安排每月下旬，進口煤業(yè)務(wù)人員與用戶電話或傳真聯(lián)系，取得用戶次月進口煤到卸港船期安排。3.7.1.2 船方報船進口煤業(yè)務(wù)人員將用戶次月進口煤到卸港船期安排通知船方，要求船方按用戶到貨船期尋找適合的受載船舶并報該受載船舶，確定一個初步的派船計劃。船方所報受載船舶應(yīng)包括如下資料：船名、船旗、船齡；船舶滿載吃水；船舶滿載吃水時的載重噸；船舶總長；型寬；首艙前沿到末艙后沿之間的距離（注：有時不需要）；艙容受載期(LAYCAN)3.7.1.3 向供貨商報船 收到船方所報受載船舶后，進口煤業(yè)務(wù)人員首先應(yīng)根據(jù)用戶的船期安

31、排及裝卸港碼頭的有關(guān)要求，判斷該受載船舶是否合適；如符合要求，則將船方所報受載船舶資料傳真給供貨商，要求其及時書面確認；如所報船舶未被供貨商指定的交貨港口接受，應(yīng)及時以書面形式通知船方要求船方及時補報替代船舶，直至船方所報受載船舶獲得裝港港口書面接受。3.7.1.4 向用戶報船，協(xié)調(diào)確定船期進口煤業(yè)務(wù)人員在供貨商接受船方所報船舶后，應(yīng)及時與用戶聯(lián)系，將受載船舶中文資料傳真用戶，向用戶報船，要求書面確認接受；如受載船舶資料不能達到有關(guān)的條件，應(yīng)以書面形式向船方提出并要求船方及時補報替代船舶，直至所報受載船舶獲得用戶的書面接受，同時業(yè)務(wù)人員還必須及時以書面形式向船方確認接受。3.7.2 工作結(jié)果3

32、.7.2.1 內(nèi)容A：單航次租船合同;B：確定的船期安排：船名、裝運數(shù)量、商品煤的品種與質(zhì)量、到達裝運港時間、達到目的港大致時間等3.7.2.2 格式 參見附件：單航次租船合同， 參見附件M2Y19；船舶確認通知，參見附件M2Y20；3.8 跟蹤受載船舶的運行動態(tài)（F8）跟蹤受載船舶的運行動態(tài)是指確定船期之后，進口煤業(yè)務(wù)人員跟蹤船方派船運貨到達用戶目的港的全過程；它包括跟蹤備貨裝運、安排海運投保、支付運費、發(fā)催款通知書、單據(jù)的轉(zhuǎn)遞四個步驟。3.8.1 工作步驟3.8.1.1 跟蹤受載船舶抵裝港和裝船情況進口煤業(yè)務(wù)人員在協(xié)調(diào)確定船期之后，與船方、供貨商保持聯(lián)系，了解、掌握受載船舶的航行、到裝港情

33、況；要求船方按10/7/5/3/2/1天的時間間隔提供受載船舶預(yù)抵裝港報，并將上述船舶動態(tài)及時傳真給信息需求方（用戶或供貨商等）。受載船舶到達裝港之后，由供貨商負責備貨裝船：如果用戶要求裝船之前進行煤炭分析報告，則要求供貨商按合同要求在受載船舶抵達裝港之前提供煤炭分析報告，并將其中文稿傳真給用戶，在用戶無異議的情況下，可通知供貨商裝船；否則，應(yīng)要求供貨商重新組織貨源直至煤炭分析報告達到用戶要求為止并應(yīng)由供貨商承擔由此產(chǎn)生的一切后果。在裝船期間，進口煤業(yè)務(wù)人員應(yīng)與供貨商保持聯(lián)系，索要受載船舶動態(tài)和商品煤的裝船情況，并把此信息傳達給用戶；在裝船完成之后，應(yīng)及時向供貨商索要裝港信息：要求供貨商在裝貨

34、完畢后48小時之內(nèi)提供開船電，其內(nèi)容包括：船名、提單重量、開航日期、預(yù)抵卸港日期等。 3.8.1.2 安排海運投保進口煤業(yè)務(wù)人員在裝船完畢之后，及時安排進口煤炭貨物海運投保，確保在不晚于提單日后一個工作日內(nèi)完成。3.8.1.3 發(fā)催款通知收到開船電后，進口煤業(yè)務(wù)人員應(yīng)將其翻譯成中文提供給用戶，并根據(jù)提單重量核算貨款、代理費及關(guān)稅、增值稅等款項，然后以中煤進出口公司財務(wù)部門的名義向用戶財務(wù)部門發(fā)催款通知書（蓋公司財務(wù)專用章并由財務(wù)部門負責人以上領(lǐng)導(dǎo)簽署），提請用戶按合同要求及時支付所有款項。代理方式的關(guān)稅、增值稅支付由用戶直接交付，催款通知不包含關(guān)稅和增值稅。自營方式的關(guān)稅、增值稅由中煤支付，催

35、款通知應(yīng)包含關(guān)稅和增值稅。3.8.1.4 單據(jù)的轉(zhuǎn)遞要求供貨商在提單日后5個工作日內(nèi)傳真如下單據(jù)：提單商業(yè)發(fā)票裝港質(zhì)量證書裝港重量證書原產(chǎn)地證書保險證書（報價為CIF時無保險證書）進口煤業(yè)務(wù)人員應(yīng)對上述單據(jù)進行審核，如發(fā)現(xiàn)單據(jù)與合同不符或單單不符，應(yīng)及時要求供貨商盡快修改有關(guān)單據(jù)，而后將已審核正確的單據(jù)傳真給有關(guān)方。要求供貨商根據(jù)合同要求在受載船舶抵達卸港前3天如數(shù)提供如下正本單據(jù)，：提單（N1個正本，N2個副本）商業(yè)發(fā)票（N3個正本）裝港質(zhì)量證書（N4個正本，N5個副本）裝港重量證書（N6個正本，N7個副本）原產(chǎn)地證書（N8個正本）保險證書（N8個正本）（應(yīng)根據(jù)情況，要求供貨商將1份正本提單

36、和1份正本商業(yè)發(fā)票直接快遞給負責報關(guān)的單位）3.8.2 工作結(jié)果煤炭分析報告，參見附件M2Y21；提單，參見附件M2Y22；商業(yè)發(fā)票，參見附件M2Y23；裝港質(zhì)量證書，參見附件M2Y24；裝港重量證書，參見附件M2Y25；原產(chǎn)地證書，參見附件M2Y26；保險證書，參見附件M2Y273.9 報驗、報關(guān)（F9）報驗、報關(guān)是指船方的載貨船只到達目的港，進入中國海關(guān)時向中國海關(guān)報驗貨物、申報通關(guān)的過程。它包括安排商檢、報關(guān)事宜和商檢報關(guān)費用支付兩個步驟。3.9.1 工作步驟3.9.1.1 安排商檢報關(guān)事宜受載船舶抵卸港前，要求供貨商按10/7/5/3/2/1天的時間間隔向業(yè)務(wù)人員提供受載船舶抵卸港報，

37、并將上述船舶動態(tài)及時傳真給用戶和負責商檢報關(guān)的業(yè)務(wù)單位，請他們分別做好煤炭進口的報驗、報關(guān)和接卸船工作。敦促負責商檢報關(guān)的業(yè)務(wù)單位做好煤炭進口的報驗、報關(guān)。聯(lián)系卸港代理、用戶、船方做好船舶靠泊、卸貨等的準備工作。督促負責商檢報關(guān)的業(yè)務(wù)單位向相關(guān)部門索取代墊費用的發(fā)票，并將發(fā)票正本快遞至中煤進出口公司。3.9.1.2 商檢報關(guān)費用支付業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時向負責商檢報關(guān)的業(yè)務(wù)單位索要支付關(guān)稅、增值稅的單據(jù)；然后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)船舶抵達卸港前35個工作日安排關(guān)稅保證金，及時以書面的形式做向公司財務(wù)部門提出付款申請，敦促財務(wù)部門將款項電匯至指定的帳戶。在每月末，業(yè)務(wù)人員還應(yīng)及時與公司財務(wù)部門聯(lián)系，敦促財務(wù)部門進

38、行關(guān)稅保證金尾款核對工作。3.9.2 工作結(jié)果關(guān)稅、增值稅支付通知，參見附件M2Y28 ；關(guān)稅、增值稅付款申請單，參見附件M2Y29；3.10 商檢、卸港接船（F10）商檢、卸港接船是指載貨船只在報驗、報關(guān)之后，中國海關(guān)對所載貨物進行重檢、質(zhì)檢，然后港務(wù)作業(yè)公司把煤炭卸至港口堆場的過程。它包括質(zhì)檢及重檢、業(yè)務(wù)中相關(guān)費用支付、掌握卸港情況三個步驟。3.10.1 工作步驟3.10.1.1 質(zhì)檢及重檢提請負責商檢的業(yè)務(wù)單位，請他們協(xié)助出入境檢疫局完成采樣及制樣等項工作。提請、敦促負責商檢的業(yè)務(wù)單位協(xié)助出入境檢疫局進行水尺測重。提請負責商檢的業(yè)務(wù)單位按出入境檢疫局規(guī)定的時間領(lǐng)取重量證書和質(zhì)量證書，并將

39、卸港質(zhì)量證書和重量證書提交相應(yīng)的海關(guān)。若卸港重量超出提單重量，則辦理溢卸貨物補繳關(guān)稅手續(xù)。3.10.1.2 業(yè)務(wù)中相關(guān)費用支付受載船舶到達目的港之后，進口煤業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時向公司財務(wù)部門以書面形式做出運保費付款申請，并敦促財務(wù)部門最遲在提單日后10個工作日內(nèi)向船公司及保險公司支付運保費。3.10.1.3 掌握卸港情況提請、敦促負責卸港的業(yè)務(wù)單位及時協(xié)調(diào)解決卸港中的各種問題。業(yè)務(wù)人員對于受載船舶在目的港的卸港情況應(yīng)予以掌握，其內(nèi)容包括卸港的滯期、速遣等情況。3.10.2 工作結(jié)果卸港質(zhì)量證書，參見附件M2Y30；卸港重量證書，參見附件M2Y31；運保費付款申請單，參見附件M2Y32；3.11 過駁

40、、駁運（F11）過駁、駁運是指載貨船只由于航道等原因不能順利卸港，需要駁運公司協(xié)助把受載船只所載貨物卸至港口堆場的過程。它包括過駁、駁運和駁運費支付兩個環(huán)節(jié)。3.11.1 工作步驟3.11.1.1 過駁、駁運當載貨船只由于航道等原因不能順利卸港時，提請負責卸港的業(yè)務(wù)單位，請他們聯(lián)系駁運公司做好過駁、駁運的準備工作。提請、敦促負責卸港的業(yè)務(wù)單位協(xié)助駁運公司解決過駁、駁運中的各種問題。業(yè)務(wù)人員對于受載船舶在目的港的過駁、駁運的情況應(yīng)予以掌握，其內(nèi)容包括過駁、駁運的具體執(zhí)行情況、過駁費的支付情況、航道費的支付情況等。3.11.1.2 駁運費的支付駁運費的支付隨同運保費的支付一起進行。3.11.2 工

41、作結(jié)果過駁、駁運申請單，參見附件M2Y33駁運費支付單，參見附件M2Y34；航道費支付單，參見附件M2Y35；3.12 收取貨款，與用戶進行結(jié)算（F12）收取進口煤貨款是指中煤進出口公司在進口煤卸港完畢之后，向用戶收取貨款、運費、保險費、關(guān)稅、增值稅、商檢費、代理費等的過程。它包括制作結(jié)算單、審批和開發(fā)票、向用戶催款結(jié)算三個步驟。3.12.1 工作步驟3.12.1.1 制作結(jié)算通知單業(yè)務(wù)人員最遲于船舶抵錨卸港30天內(nèi)做出結(jié)算通知單。結(jié)算通知單款項包括：貨款、運費、保險費、關(guān)稅、增值稅、商檢費、代理費等。3.12.1.2 審批和開發(fā)票業(yè)務(wù)人員完成結(jié)算通知單后應(yīng)上報部門負責人審核，然后交公司財務(wù)部

42、門開具增值稅發(fā)票。代理方式只開具代理費發(fā)票，不開具增值稅發(fā)票。單結(jié)算通知單中也含有進口煤貨款。自營方式（買賣方式）開具增值稅發(fā)票。3.12.1.3 向用戶催款結(jié)算結(jié)算通知書審核完成后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)把增值稅發(fā)票與結(jié)算通知書一起用快件寄送給用戶，向用戶催收貨款；在規(guī)定的貨款支付日期臨近時，以電話督促用戶按時支付貨款。經(jīng)常與財務(wù)部門聯(lián)系，關(guān)注款項列帳情況。經(jīng)與財務(wù)部確認貨款已列帳后，方可確定該船用戶催款結(jié)算工作完成。貨款列帳時間以財務(wù)部門記錄為準。如在合同規(guī)定的時間內(nèi)貨款未付出，要及時向用戶了解遲付情況。必要時（超出規(guī)定時間15天后；或遲付原因較嚴重），向上級主管匯報，請示解決辦法。3.12.2 工作

43、結(jié)果結(jié)算通知單，參見附件M2Y36；增值稅發(fā)票，參見附件M2Y37；催款通知書，參見附件M2Y38；3.13 支付進口煤貨款（F13）支付進口煤貨款是指中煤進出口公司按照合同要求，依照商業(yè)發(fā)票據(jù)支付進口煤貨款的過程。它包括獲取卸港單據(jù)、審核卸港單據(jù)、爭議解決、起草付款申請，提交財務(wù)部門，繕制境外匯款申請書，對外付款5個步驟。3.13.1 工作步驟3.13.1.1 獲取卸港單據(jù)要求負責商檢報關(guān)的業(yè)務(wù)單位傳真如下單據(jù)并將正本快遞：卸港質(zhì)量證書、卸港重量證書、關(guān)單。3.13.1.2 審核卸港單據(jù)業(yè)務(wù)人員在收到卸港質(zhì)量檢測結(jié)果之后，應(yīng)與合同的要求進行對比，看檢測指標是否與合同相符。3.13.1.3 爭

44、議解決如果發(fā)現(xiàn)卸港質(zhì)量檢測指標與合同不符，則應(yīng)及時將該結(jié)果通告用戶，并要求供貨商將該航次裝港預(yù)留的仲裁樣品和卸港仲裁樣品一并送有關(guān)各方認可的檢驗機構(gòu)進行仲裁檢驗，其檢測結(jié)果具有終局性，對有關(guān)各方具有約束力。然后有關(guān)各方就質(zhì)量問題進行協(xié)商，達成共識。3.13.1.4 起草付款申請，提交財務(wù)部門在卸港質(zhì)量檢測結(jié)果各項煤炭指標符合合同要求或就質(zhì)量問題達成共識之后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)起草貨款付款申請，提交公司財務(wù)部門。付款申請應(yīng)附如下單據(jù)：正本合同、正本提單、正本商業(yè)發(fā)票、正本報關(guān)單。3.13.1.5 繕制境外匯款申請書，對外付款業(yè)務(wù)人員根據(jù)財務(wù)部門的指示，繕制銀行付款申請單，提交財務(wù)部門對外付款。在貨款支付

45、過程中，如發(fā)生各種非我方原因（如國家調(diào)整有關(guān)的外匯政策）造成的貨款遲付問題時，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時將有關(guān)情況通報供貨商，以取得供貨商的諒解并應(yīng)盡量縮短遲付時間。最后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)將如下單據(jù)轉(zhuǎn)公司財務(wù)部門，以便財務(wù)部門對該航次做最終的結(jié)算：進出口商品檢驗收費收據(jù)（數(shù)重收費）；進出口商品檢驗收費收據(jù)（品質(zhì)收費）；國際貨物運輸代理業(yè)專用發(fā)票（包括：服務(wù)費、商檢取樣交通費包干、輸單費、衛(wèi)檢費）；海關(guān)進口關(guān)稅專用繳款書；海關(guān)代征增值稅專用繳款書3.13.2 工作結(jié)果報關(guān)單，參見附件M2Y39；貨款支付申請單，參見附件M2Y40；進出口商品檢驗收費收據(jù)（品質(zhì)收費），參見附件M2Y41；進出口商品檢驗收費收據(jù)（數(shù)重

46、收費），參見附件M2Y42；國際貨物運輸代理業(yè)專用發(fā)票（包括：服務(wù)費、商檢取樣交通費包干、輸單費、衛(wèi)檢費），參見附件M2Y43；海關(guān)進口關(guān)稅專用繳款書，參見附件M2Y44；海關(guān)代征增值稅專用繳款書，參見附件M2Y453.14 結(jié)算滯速費（F14）3.14.1 工作步驟3.14.1.1 計算滯速費業(yè)務(wù)人員在取得裝卸港事實記錄及裝卸準備就緒通知書后，應(yīng)根據(jù)合同的裝卸船條款，計算滯速費，填寫滯速費結(jié)算單。3.14.1.2 確認滯速費在完成滯速費計算后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)將滯速費金額傳真給供貨商、船方、用戶確認。3.14.1.3 結(jié)算滯速費 供貨商和船方確認滯速費金額后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)按該金額與供貨商、船方、用戶

47、結(jié)算滯速費。滯速費的結(jié)算應(yīng)在卸船完畢后45天之內(nèi)完成。3.14.2 工作結(jié)果裝卸港事實記錄，參見附件M2Y46；裝卸準備就緒通知書，參見附件M2Y47；滯速費結(jié)算單，參見附件M2Y48；3.15 收取傭金（F15）3.15.1 工作步驟3.15.1.1 計算傭金業(yè)務(wù)人員在貨款支付完成之后2天內(nèi)，應(yīng)根據(jù)有關(guān)傭金協(xié)議，計算應(yīng)收取的傭金金額，填寫傭金結(jié)算單。3.15.1.2 確認并收取傭金完成傭金計算后，應(yīng)與供貨商進行確認，并敦促供貨商在我方付出相關(guān)貨款后10工作日內(nèi)將傭金匯入我方指定的帳戶。3.15.2 工作結(jié)果傭金匯入我方指定帳戶；傭金收取通知單，參見附件M2Y49傭金結(jié)算單，參見附件M2Y50

48、；3.16 航次卷宗整理（F16）3.16.1 工作步驟3.16.1.1 單據(jù)整理每一航次執(zhí)行完畢后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)整理如下單據(jù)：商業(yè)發(fā)票；提單；裝港質(zhì)量證裝港重量證原產(chǎn)地證保險單卸港質(zhì)量證卸港重量證報關(guān)單同時業(yè)務(wù)人員應(yīng)妥善保管航次往來傳真以備查。3.16.1.2 單據(jù)歸卷制作航次封面，并將整理好的單據(jù)歸卷。3.16.2 工作結(jié)果航次卷宗，參見附件M2Y51；3.17 提供售后服務(wù)（F17）售后服務(wù)是指煤炭銷售工作完成之后進行的，為維護商務(wù)關(guān)系或解決質(zhì)量糾紛、處理質(zhì)量事故或處理客戶反饋意見等的工作事項。3.17.1 工作步驟3.17.1.1 收集客戶反饋信息必須及時收集客戶的反饋信息，并經(jīng)相關(guān)信息

49、歸類整理，錄入數(shù)據(jù)庫相關(guān)文件。3.17.1.2 分析客戶信息定期分析收集到的客戶信息，并做出客戶信息分析報告。3.17.1.3 上報客戶信息 將客戶信息分析報告及時呈報上級，請示售后服務(wù)的方式、方法。3.17.1.4 提供售后服務(wù)依據(jù)請示后的售后服務(wù)方式及時為客戶提供服務(wù)，必須盡最大努力保證客戶滿意。3.17.1.5 總結(jié)售后服務(wù)效果：在每次售后服務(wù)之后，要及時進行客戶滿意度調(diào)查，并要求客戶填寫客戶滿意度調(diào)查表。3.17.1.6 提出售后服務(wù)改進建議根據(jù)售后服務(wù)效果，提出切實可行的售后服務(wù)改進建議，撰寫售后服務(wù)改進建議報告。3.17.2 工作結(jié)果A. 客戶信息數(shù)據(jù)庫，參見附件M2Y52；B. 客戶信息分析報告，參見附件M2Y53C. 售后服務(wù)申請，參見附件M2Y54；D. 客