某某某公司合同會(huì)簽管理制度

1、某某某公司合同會(huì)簽管理制度1 目的1.1 理順合同管理程序 ,明確合同管理職責(zé) , 規(guī)范合同內(nèi)容，防范經(jīng) 營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提高管理水平。1.2 依法維護(hù)本企業(yè)的合法權(quán)益和經(jīng)濟(jì)利益。2 適用范圍2.1 廠所轄各職能部門(mén)代表本廠對(duì)外購(gòu)銷(xiāo)、建設(shè)工程、加工承攬、 運(yùn)輸、供熱、財(cái)產(chǎn)租賃、 借款、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)、技術(shù)開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、勞務(wù)、 聯(lián)合經(jīng)營(yíng)及涉及到與對(duì)方產(chǎn)生權(quán)利義務(wù)的經(jīng)濟(jì)往來(lái)， 都必須簽訂書(shū) 面合同或協(xié)議。2.2 在對(duì)外簽訂各項(xiàng)合同（包括物資采購(gòu)、燃料采購(gòu)、大修、基建 工程需招投標(biāo)的合同） 時(shí)，一律憑法定代表人身份證明及法定代表 授權(quán)委托書(shū)才能簽訂經(jīng)濟(jì)合同， 同時(shí)實(shí)行會(huì)簽管理， 即由廠長(zhǎng)授權(quán) 部門(mén)會(huì)簽審核。3 合同

2、會(huì)簽管理規(guī)定3.1 合同會(huì)簽管理實(shí)行承辦部門(mén)負(fù)責(zé)制與審查會(huì)簽部門(mén)責(zé)任制相 結(jié)合。3.2 合同承辦部門(mén)對(duì)合同訂立、履行和執(zhí)行的全過(guò)程全面負(fù)責(zé) ,合同承辦人為直接責(zé)任人。3.3 審查會(huì)簽部門(mén)根據(jù)本部門(mén)職責(zé)及本制度的規(guī)定 ,對(duì)合同項(xiàng)目中應(yīng)當(dāng)提出相關(guān)意見(jiàn)而未提出的 ,應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.4 合同承辦部門(mén)和合同歸口管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)分別建立合同臺(tái)帳 ,實(shí)行履約跟蹤統(tǒng)計(jì)報(bào)告責(zé)任制。4 會(huì)簽程序及要求4.1 立項(xiàng)4.1.1 各職能部門(mén)對(duì)外簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí)，必須事先到辦公室（監(jiān)察 審計(jì)室）辦理“法人授權(quán)委托書(shū)。4.1.2 由承辦部門(mén)填寫(xiě)經(jīng)濟(jì)合同會(huì)簽單， 注明立項(xiàng)依據(jù)及資金來(lái)源。4.1.3 意向接觸確定合作主要條件

3、及運(yùn)作方式，開(kāi)展相關(guān)合作條件 或價(jià)格方面的咨詢(xún)。是否4.1.4 資信調(diào)查， 確定合作主體是否符合簽約要求、 具備履行合同的能力，范圍包括：且真實(shí)4.1.4.1 具有經(jīng)年檢的營(yíng)業(yè)執(zhí)照及其他證明文件， 有效。涉及專(zhuān)營(yíng)許可的，具備相應(yīng)的許可證明文件； 及資質(zhì)要求的，具備相應(yīng)的資質(zhì)（等級(jí)）證書(shū)。4.1.4.2 經(jīng)營(yíng)范圍能夠充分滿(mǎn)足合同項(xiàng)目的需要。4.1.4.3 具有履約能力，必要時(shí)應(yīng)索取其經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào) 表、資金證明、注冊(cè)會(huì)計(jì)師簽署的驗(yàn)資報(bào)告等相關(guān)文件。4.1.4.4 具有履約信用：過(guò)去三年重合同、守信用，無(wú)嚴(yán) 重違約事實(shí)；在簽署本合同時(shí)，未涉及可能影響本合同 履行的重大經(jīng)濟(jì)糾紛或重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件。4

4、.1.4.5 在簽署本合同時(shí)， 不存在任何司法機(jī)關(guān)、 沖裁機(jī) 構(gòu)或行政機(jī)關(guān)作出的任何對(duì)履行本合同產(chǎn)生重大不利影 響的判決、裁定、裁決或具體行政行為或其他法律程序。4.1.4.6 其他與合同簽訂、履行相關(guān)的事項(xiàng)。4.1.5 對(duì)不符合前款規(guī)定的當(dāng)事人， 如果必須與其簽訂合 同時(shí)，應(yīng)由其提供合法、真實(shí)、有效的擔(dān)保。4.2 合同文本凡國(guó)家、行業(yè)或分公司有標(biāo)準(zhǔn)或示范文本，應(yīng)結(jié)合 實(shí)際適用或借鑒。4.2.1 合同必備條款按照 合同法 第十二條的規(guī)定和實(shí) 際情況確定。4.2.2 合同有效期限應(yīng)至合同所有權(quán)利義務(wù)履行完畢之 日止。4.2.3 合同文本份數(shù)按實(shí)際需要確定， 但我方至少保證承辦部門(mén)存檔、財(cái)務(wù)付款手

5、續(xù)留存、歸口管理部門(mén)備案各 一份。4.3 談判根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況，需要組織進(jìn)行談判的，應(yīng)由 承辦部門(mén)組織成立談判小組同對(duì)方進(jìn)行談判，一般應(yīng)有 財(cái)務(wù)、法律、審計(jì)、監(jiān)察及與合同內(nèi)容相關(guān)的其他部門(mén) 人員參加，承辦部門(mén)負(fù)責(zé)組織和確定具體人員范圍。4.3.1 承辦部門(mén)統(tǒng)一部署談判工作，包括召開(kāi)準(zhǔn)備會(huì)議， 明確談判事項(xiàng)，確定談判原則、策略、重點(diǎn)及主談人員。4.3.2 承辦部門(mén)對(duì)談判中遇到的重大問(wèn)題， 應(yīng)及時(shí)向本部 門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示。4.3.3 談判結(jié)束后， 承辦人制作談判會(huì)議紀(jì)要， 并經(jīng)我方 全體參加人員簽字確認(rèn)。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)記載會(huì)議時(shí)間、地 點(diǎn)、參加人員；談判內(nèi)容；談判情況，包括進(jìn)展情況； 取得的結(jié)論；雙方

6、存在的主要分歧；保留意見(jiàn)，法律意 見(jiàn)和建議；需要請(qǐng)示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的事項(xiàng)等。4.4 審查會(huì)簽4.4.1 對(duì)符合本制度規(guī)定的程序和要求 , 所附資料齊全 的合同,由辦公室（監(jiān)察審計(jì)室）初審 , 統(tǒng)一編號(hào)；對(duì)未 按本制度規(guī)定履行相應(yīng)程序、所付資料不全的合同，由 辦公室（監(jiān)察審計(jì)室）提出補(bǔ)正意見(jiàn)，由承辦部門(mén)整改。4.4.2 辦公室（監(jiān)察審計(jì)室）初審后 , 牽頭組織財(cái)務(wù)部、 生產(chǎn)技術(shù)與工程部、及合同承辦部門(mén)人員會(huì)簽，由承辦 人將合同草案及相關(guān)資料送財(cái)務(wù)總監(jiān) （伍萬(wàn)元以上 ）審批, 主管副廠長(zhǎng)審批，報(bào)廠長(zhǎng)審批。4.4.3 法定代表人簽署后，送辦公室（監(jiān)察審計(jì)室）統(tǒng)一 加蓋“某某某公司合同專(zhuān)用章”，無(wú)此印章合同

7、無(wú)效， 財(cái)務(wù)及有關(guān)部門(mén)不得受理。4.4.4 辦公室（監(jiān)察審計(jì)室）負(fù)責(zé)將合同文稿、合同正本 及會(huì)簽單登記存檔。重大經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)將合同文稿正本及 會(huì)簽單歸檔永久保存。4.4.5 對(duì)外重大合同的簽訂， 必須由廠長(zhǎng)召開(kāi)有關(guān)部門(mén)參 加的會(huì)簽會(huì)議，決定后方可簽約。并向市公證部門(mén)辦理 經(jīng)濟(jì)合同公證手續(xù)。4.4.6 對(duì)外簽訂的各項(xiàng)合同，必須遵守國(guó)家法律、法規(guī)、 政策，符合上級(jí)主管部門(mén)及廠各項(xiàng)計(jì)劃的要求，避免簽 約的非法性、盲目性和隨意性。4.5 履行程序4.5.1 合同經(jīng)簽字、蓋章，且約定的生效條件成就時(shí)方 可全面實(shí)際履行。合同生效之前，不得實(shí)際履行。4.5.2 承辦人按合同約定，承擔(dān)通知義務(wù)，組織合同的 履行

8、， 辦理相關(guān)事項(xiàng)，并及時(shí)填寫(xiě)合同履行情況統(tǒng)計(jì)表 ，按 年度報(bào)歸口管理部門(mén)備案。如有付款事項(xiàng)，承辦人應(yīng)向 財(cái)務(wù)部門(mén)提供合同原件。4.5.3 承辦部門(mén)實(shí)施履約跟蹤統(tǒng)計(jì)，掌握實(shí)際履行情況。 對(duì)出現(xiàn)的各種問(wèn)題，及時(shí)獲取證據(jù)和協(xié)調(diào)處理，并向歸 口管理等相關(guān)部門(mén)報(bào)告。重大事項(xiàng)，必須及時(shí)向合同簽 署人報(bào)告。4.6 變更或解除程序4.6.1 合同需要變更或解除時(shí)， 合同承辦部門(mén)應(yīng)同合同歸 口管理等部門(mén)溝通情況后，以書(shū)面形式通知他方，說(shuō)明 變更或解除合同的原因和答復(fù)的期限。變更或解除合同 的協(xié)議草案一經(jīng)達(dá)成，需按本辦法 4.4 的相關(guān)規(guī)定辦理。4.6.2 合同承辦部門(mén)收到合同他方要求變更、解除合同 的文書(shū)、電報(bào)

9、、電話(huà)、信函、圖表、數(shù)據(jù)電文，應(yīng)及時(shí) 與歸口管理等部門(mén)溝通情況、請(qǐng)示合同簽署人后，應(yīng)當(dāng) 在法定或約定的期限內(nèi)書(shū)面答復(fù)對(duì)方。如果必須變更或 解除，應(yīng)與他方達(dá)成變更或解除合同的書(shū)面協(xié)議草案， 確定索賠條件，并按本辦法 4.4 的相關(guān)規(guī)定辦理。4.6.3 對(duì)不可抗力或國(guó)家宏觀政策調(diào)整原因而使合同不 能履行或延期履行的，應(yīng)及時(shí)書(shū)面通知對(duì)方或者及時(shí)取 得對(duì)方 4.6.2 中情況的證明材料，主動(dòng)與合同有關(guān)各方 協(xié)商處理。4.6.4 有擔(dān)保條款的合同變更， 應(yīng)征得原擔(dān)保單位的同意 并在變更協(xié)議上加蓋擔(dān)保單位公章或者合同專(zhuān)用章。4.6.5 需經(jīng)有關(guān)行政部門(mén)批準(zhǔn)的合同， 變更或解除合同應(yīng) 報(bào)原批準(zhǔn)部門(mén)批準(zhǔn)。4.

10、6.6 經(jīng)公證、鑒證的合同， 所達(dá)成的變更或解除合同的 協(xié)議需報(bào)原公證、鑒證機(jī)關(guān)備案。4.6.7 涉外合同的變更或解除， 法律有特殊規(guī)定的應(yīng)按規(guī) 定辦理。4.7 糾紛處理程序4.7.1 合同他方當(dāng)事人違反約定或提出履行異議的， 承辦 部門(mén)必須在法定或約定的時(shí)間內(nèi)以法定或約定的方式答 復(fù)。4.7.2 出現(xiàn)糾紛，承辦部門(mén)應(yīng)立即向合同簽署人和歸口管 理部門(mén)報(bào)告，并收集整理處理合同爭(zhēng)議的文件和證據(jù)資 料。4.7.3 合同糾紛協(xié)商、調(diào)解 , 應(yīng)由合同承辦部門(mén)與歸口 管理部門(mén)共同進(jìn)行。協(xié)商或調(diào)解達(dá)成一致時(shí)，應(yīng)依合同 簽訂程序簽訂書(shū)面協(xié)議。協(xié)商或調(diào)解不能達(dá)成一致時(shí)， 應(yīng)在法律規(guī)定的時(shí)效期間內(nèi)，可按合同約定選

11、擇仲裁或 訴訟方式解決糾紛，承辦部門(mén)應(yīng)與歸口管理部門(mén)協(xié)商確 定代理人、應(yīng)對(duì)方案等，并向法定代表人請(qǐng)示。4.8 檔案管理與使用程序4.8.1 歸口管理部門(mén)依據(jù)合同審核情況， 建立適時(shí)動(dòng)態(tài)統(tǒng) 計(jì)臺(tái)賬。4.8.2 合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后， 由承辦人 整理、保管合同檔案，并按某某某公司有關(guān)檔案管理的 規(guī)定及時(shí)歸檔。具體范圍包括：4.8.2.1合同正式文本及附件。4.8.2.24.8.2.3合同會(huì)簽單。 與合同簽署有關(guān)的基礎(chǔ)、背景資料。4.8.2.4合同他方當(dāng)事人資信證明材料。4.8.2.5雙方或有的法定代表人身份證明、授權(quán)委托書(shū)、代理人身份證明。4.8.2.6 合同履行中或有的電傳、信函、

12、電報(bào)、圖表等。4.8.2.7 或有的有關(guān)變更或解除合同的協(xié)議及一切相關(guān) 文字信息、音像資料等。4.8.2.8 或有的有關(guān)糾紛處理的協(xié)議書(shū)、調(diào)解書(shū)、裁決 書(shū)、判決書(shū)等。4.8.2.9 其它應(yīng)當(dāng)存檔的相關(guān)資料。4.8.3 檔案的使用， 按某某某公司檔案及商業(yè)秘密管理的 有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5 簽訂合同必須具備以下基本條款5.1目、5.25.3標(biāo)的（指雙方當(dāng)事人權(quán)利和義務(wù)所指對(duì)象 , 即工程項(xiàng) 貨物、勞務(wù)等）。數(shù)量與質(zhì)量（數(shù)量要準(zhǔn)確、質(zhì)量要具體）。 價(jià)款、酬金及結(jié)算辦法。5.45.5履行的期限、地點(diǎn)、交接方式。違約責(zé)任。5.6 解決爭(zhēng)議的方法（訴訟或仲裁）。5.7 除以上基本條款外， 承辦單位還要根據(jù)實(shí)際

13、情況， 經(jīng) 雙方協(xié)商一致訂立其它條款。每一條款內(nèi)容要具體，責(zé) 任要分明，用語(yǔ)要確切，使合同完備無(wú)異。5.8 簽訂合同時(shí)， 承辦人要認(rèn)真了解對(duì)方單位情況。 要求 雙方當(dāng)事人提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照或營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件， 必要時(shí)去工商行政部門(mén)查檔。嚴(yán)禁與不具備法人資格、 沒(méi)在其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)或不具備生產(chǎn)技術(shù)條件及產(chǎn)品質(zhì) 次價(jià)高的法人、其它組織簽訂經(jīng)濟(jì)合同，凡利用合同營(yíng) 私舞弊、中飽私囊、牟取非法收入者要給予行政處罰， 對(duì)觸犯刑律者還要依法追究刑事責(zé)任。5.9 簽訂合同有規(guī)定的示范合同文本的， 使用規(guī)范的合同 文本。5.10 合同簽訂后， 因某種原因需要中止、 變更或解除時(shí)， 承辦單位必須及時(shí)報(bào)告主管副廠長(zhǎng)、會(huì)簽單

14、位，并說(shuō)明 原因和理由。未經(jīng)主管副廠長(zhǎng)同意，承辦單位不得自行 決定中止、變更或解除合同。合同履行完畢后，承辦單 位要及時(shí)通知辦公室（監(jiān)察審計(jì)室），以檢查合同履行 情況。5.11 凡對(duì)外簽訂各項(xiàng)合同，都必須依照國(guó)家稅法交納相 應(yīng)的稅費(fèi)。5.12 禁止各部門(mén)以本廠法人名義為其它單位代訂合同或 以廠法人名義為其它單位作擔(dān)保，否則出現(xiàn)一切后果自 負(fù)，并追究各部門(mén)的主管主任及其責(zé)任人員的法律責(zé)任。5.13 凡土建、安裝等工程合同必須附有工程概（預(yù)）算。 物資采購(gòu)合同必須有三個(gè)以上廠家的報(bào)價(jià)單，否則不予 會(huì)簽，財(cái)務(wù)不予支付預(yù)付款和工程進(jìn)度款。6 職能與責(zé)任6.1 基建工程合同， 由相關(guān)部門(mén)按 建筑工程勘察

15、設(shè)計(jì)合 同與建筑工程承包合同草擬合同底稿，申報(bào)會(huì)簽。6.2 更改、大修工程合同，由生產(chǎn)技術(shù)與工程部參照合 同法草擬合同底稿，申報(bào)會(huì)簽。6.3 有關(guān)技術(shù)開(kāi)發(fā)、 轉(zhuǎn)讓、咨詢(xún)服務(wù)合同，由生產(chǎn)技術(shù)與 工程部或辦公室（監(jiān)察審計(jì)室）按技術(shù)開(kāi)發(fā)（轉(zhuǎn)讓、 咨詢(xún)、服務(wù)）合同草擬合同底稿，申報(bào)會(huì)簽。6.4 有關(guān)勞務(wù)合同， 由人事勞動(dòng)部按經(jīng)濟(jì)合同法和勞 動(dòng)法有關(guān)規(guī)定草擬合同底稿，申報(bào)會(huì)簽。6.5 購(gòu)銷(xiāo)材料合同，由計(jì)劃與市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部按 經(jīng)濟(jì)合同法 并結(jié)合合同法 相關(guān)條例規(guī)定草擬合同書(shū)， 同時(shí)按某 某某公司招投標(biāo)（競(jìng)標(biāo)）實(shí)施辦法申報(bào)會(huì)簽。6.6 供熱合同由供熱管理部按 城市供用熱力合同 和赤 峰市供熱管理辦法有關(guān)規(guī)定草擬

16、合同底稿，申報(bào)會(huì)簽。6.7 燃料供應(yīng)合同由燃料管理部按 合同法 和上級(jí)主管 部門(mén)的有關(guān)規(guī)定草擬合同底稿，申報(bào)會(huì)簽。6.8 特殊主體的合同， 需由廠長(zhǎng)特別授權(quán)委托業(yè)務(wù)部門(mén)草 擬合同底稿，申報(bào)會(huì)簽。7 會(huì)簽部門(mén)及其職責(zé)7.1 會(huì)簽單位由辦公室（監(jiān)察審計(jì)室）、財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)技 術(shù)與工程部、相關(guān)部門(mén)及廠長(zhǎng)依據(jù)合同內(nèi)所涉及有關(guān)業(yè) 務(wù)特別授權(quán)會(huì)簽單位負(fù)責(zé)人組成，辦公室（監(jiān)察審計(jì)室） 為牽頭單位。7.2 會(huì)簽部門(mén)職責(zé)7.2.1 歸口管理部門(mén)職責(zé) 歸口管理部門(mén)是對(duì)合同的主體、內(nèi)容、形式的合法性、嚴(yán)密性、可行性進(jìn)行審查及備案管理的部門(mén)。某某某公 司辦公室是合同管理的歸口管理部門(mén)。7.2.1.1 建立健全本廠合同管

17、理制度 , 監(jiān)督、檢查考核各 部門(mén)合同管理情況。7.2.1.2 負(fù)責(zé)審核合同的主體、內(nèi)容、形式的合法性、嚴(yán) 密性、可行性。7.2.1.3 貫徹執(zhí)行合同管理的法律、法規(guī)和規(guī)章制度 , 為 合同承辦部門(mén)提供法律服務(wù)。7.2.1.4 負(fù)責(zé)對(duì)審查會(huì)簽合格的合同加蓋合同專(zhuān)用章。7.2.1.5 負(fù)責(zé)合同備案文本的管理 , 執(zhí)行合同登記、統(tǒng)計(jì) 制度。7.2.1.6 參與重大合同的論證、談判、起草、審查、簽訂 及合同糾紛的處理。7.2.1.7 辦理合同公證、鑒證事宜，管理合同專(zhuān)用章。7.2.1.6 其他相關(guān)管理工作。7.2.2 合同承辦部門(mén)職責(zé)7.2.2.1 負(fù)責(zé)合同立項(xiàng) , 指定合同承辦人 , 進(jìn)行可行性論

18、 證, 意向接觸 , 資信調(diào)查。7.2.2.2組織合同的談判。7.2.2.3起草合同文本，并負(fù)責(zé)合同文本審查會(huì)簽的流轉(zhuǎn)。7.2.2.4組織合同的簽訂 , 辦理所需的法定代表人授權(quán)委托書(shū)。7.2.2.5負(fù)責(zé)合同的履行、變更、解除及糾紛處理。收集本辦法的執(zhí)行情況信息，提出修改意見(jiàn)。 建立合同臺(tái)帳，實(shí)行履約跟蹤統(tǒng)計(jì)報(bào)告責(zé)任制。 合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后 , 由承 辦人整理合同檔案 , 按年度報(bào)辦公室（監(jiān)察審計(jì)室）備案, 辦公室（監(jiān)察審計(jì)室）按廠內(nèi)有關(guān)檔案管理的規(guī)定及時(shí) 歸檔。7.2.2.67.2.2.77.2.2.87.3 合同審查會(huì)簽部門(mén)職責(zé)7.3.1 生產(chǎn)技術(shù)與工程部主要對(duì)設(shè)備的狀況、

19、 工程的質(zhì)量 及資金來(lái)源等方面嚴(yán)格把關(guān)。7.3.2 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)合同的價(jià)款、 支付方式的合理性、 可 行性, 資金預(yù)算及來(lái)源的可靠性 , 財(cái)務(wù)手續(xù)的合法性、合 規(guī)性進(jìn)行審查 , 對(duì)合同的訂立、變更或解除的經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行 評(píng)估。7.3.3 監(jiān)察審計(jì)室負(fù)責(zé)對(duì)合同涉及的資金來(lái)源、使用及 資產(chǎn)所有權(quán)、動(dòng)用審批手續(xù)的合法性以及合同價(jià)款、酬 金和結(jié)算的合理、合法性進(jìn)行審查 ; 負(fù)責(zé)對(duì)合同辦理的程序及相關(guān)當(dāng)事人行為的合法性、合規(guī)性、真實(shí)性進(jìn)行 監(jiān)督檢查 , 對(duì)合同管理中出現(xiàn)的違法、違紀(jì)、違規(guī)問(wèn)題進(jìn) 行監(jiān)督、檢查、調(diào)查 , 提出監(jiān)察建議或做出監(jiān)察決定 , 并 可根據(jù)需要進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)效能監(jiān)察。7.3.4 相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)按本部門(mén)職責(zé) , 負(fù)責(zé)對(duì)合同所涉及 本部門(mén)業(yè)務(wù)范圍的相關(guān)條款的合法性、可靠性、可行性、 安全性, 是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及政府文件規(guī)定等問(wèn)題進(jìn)行 審查。7.4 合同承辦人職責(zé)承辦人應(yīng)對(duì)合同自商約時(shí)起至履行完畢止的全過(guò)程負(fù)責(zé), 對(duì)期間出現(xiàn)的任何與合同有關(guān)的問(wèn)題 ,按國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及本制