行政部工作手冊(cè)-整理

1、行政部工作手冊(cè) 河北晟德?lián)Ｓ邢薰拘姓慷凰哪暌辉履?錄第一章、企業(yè)行政概述一、行政管理的概念和意義3二、行政管理內(nèi)容3第二章、行政部部門(mén)職責(zé)與權(quán)力 一、部門(mén)職責(zé)5 二、部門(mén)權(quán)利5第三章、行政部組織架構(gòu) 一、行政部門(mén)經(jīng)理.6二、行政主管6三、行政內(nèi)勤8四、行政外勤.8五、行政前臺(tái).9第一章、企業(yè)行政管理概述一、企業(yè)行政管理的概念和意義企業(yè)行政管理廣義上包括行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理、人力資源管理、財(cái)產(chǎn)會(huì)計(jì)管理四個(gè)方面；狹義上指以行政部為主，負(fù)責(zé)行政事務(wù)和辦公事務(wù)。具體包括相關(guān)制度的制定和執(zhí)行推動(dòng)、日常辦公事務(wù)管理、辦公物品管理、文書(shū)資料管理、會(huì)議管理、涉外事務(wù)管理，還涉及到出差、財(cái)產(chǎn)設(shè)備、

2、生活福利、車(chē)輛、安全衛(wèi)生等。所有工作的最終目標(biāo)是通過(guò)各種規(guī)章制度和人為努力使部門(mén)之間或者關(guān)系企業(yè)之間形成密切配合的關(guān)系，使整個(gè)公司在運(yùn)作過(guò)程中成為一個(gè)高速并且穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的整體；用合理的成本換來(lái)員工最高的工作積極性，以提高工作效率完成公司目標(biāo)發(fā)展任務(wù)。二、行政管理的內(nèi)容1、會(huì)議、活動(dòng)組織：負(fù)責(zé)公司活動(dòng)的組織、宣傳、安排工作；負(fù)責(zé)公司各類(lèi)會(huì)議的組織、安排、服務(wù)工作。2、物品管理：負(fù)責(zé)公司辦公用品、低值易耗品、辦公設(shè)備的采購(gòu)、登記、核查管理工作；制定辦公用品計(jì)劃，報(bào)主任審批；做好每月的分發(fā)、調(diào)配、保管工作，建全登記制度，做到帳物相符。3、環(huán)境衛(wèi)生：負(fù)責(zé)公司環(huán)境衛(wèi)生的監(jiān)督管理工作。4、安全保衛(wèi)：負(fù)責(zé)公司

3、的安全保衛(wèi)工作。制定安全防火制度，負(fù)責(zé)公司防火、防盜等安全保衛(wèi)工作；安排節(jié)假日各部門(mén)員工的值班。5、員工就餐：負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)食堂的監(jiān)督管理工作。6、證照年檢：負(fù)責(zé)辦理公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照年檢、組織代碼證年檢。7、事務(wù)工作：負(fù)責(zé)交納電費(fèi)、電話費(fèi)、物業(yè)費(fèi)，保證公司各部室飲用水供應(yīng)。8、完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù) 第二章、行政部部門(mén)職責(zé)與權(quán)力一、部門(mén)職責(zé)(一)、日常行政事務(wù)處理：1、接聽(tīng)電話接待來(lái)訪：接聽(tīng)電話要使用文明用語(yǔ)，語(yǔ)言應(yīng)親切簡(jiǎn)練、禮貌、和氣，公話嚴(yán)禁私用，一律不得撥打信息臺(tái)；對(duì)來(lái)訪者要使用文明用語(yǔ)，熱情接待，要認(rèn)真傾聽(tīng)來(lái)訪者的敘述。如未能及時(shí)有效地解決，應(yīng)做好相應(yīng)的記錄并跟進(jìn)落實(shí)。2、文件制發(fā)及檔案管理：文

4、件制發(fā)后應(yīng)將文件內(nèi)容傳達(dá)到應(yīng)周知的相關(guān)部門(mén)和人員，并督導(dǎo)落實(shí)。文件制發(fā)后，應(yīng)先分類(lèi)整理再按要求進(jìn)行歸檔，公司內(nèi)部綜合類(lèi)檔案原則上以半年為周期進(jìn)行建檔。公司檔案管理的基本原則是：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分類(lèi)管理；維護(hù)檔案的完整與安全；便于公司和社會(huì)對(duì)檔案的有效利用。3、會(huì)議組織與紀(jì)要：公司會(huì)議組織、記錄及記錄歸檔工作。按要求安排好人員的發(fā)言順序，發(fā)言要短小精悍，有效地利用時(shí)間，討論實(shí)質(zhì)性的問(wèn)題。與會(huì)人員均應(yīng)將手機(jī)設(shè)置為會(huì)議狀態(tài)。4、車(chē)輛使用及管理：提高汽車(chē)使用率，合理使用，降低能耗。公務(wù)用車(chē)，公司領(lǐng)導(dǎo)人員在市內(nèi)參加各種業(yè)務(wù)活動(dòng)，派車(chē)接送；到外地出差，送到火車(chē)站或機(jī)場(chǎng)。公司其他員工遇有緊急、重要公務(wù)或因路遠(yuǎn)等必

5、需用車(chē)的情況時(shí)可酌情批準(zhǔn)派車(chē)。公司組織集體活動(dòng)，酌情安排用車(chē)。5、日常制度監(jiān)管：在現(xiàn)有的管理模式中，加大行政督導(dǎo)的執(zhí)行力度，有效地實(shí)施行政制度及監(jiān)管，及時(shí)調(diào)整管理方式、方法，建立和諧的工作氛圍與高效運(yùn)作的工作效率。(二)、行政管理工作：1、制度建立與完善：根據(jù)公司發(fā)展的實(shí)際情況，制定出合乎企業(yè)現(xiàn)狀的規(guī)章制度，知會(huì)各部門(mén)及人員，收集合理化建議，并在企業(yè)發(fā)展中及時(shí)調(diào)整和完善，使制度更加規(guī)范和合理，提高制度的可執(zhí)行性和有效性，切實(shí)可行地提高員工工作主動(dòng)性和規(guī)范性。2、部門(mén)溝通與人員協(xié)調(diào)：了解近期的工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)要點(diǎn)及管理方面的思想。準(zhǔn)確理解公司領(lǐng)導(dǎo)意圖、做好上情下達(dá)的工作。以主動(dòng)謙虛的態(tài)度與其他部門(mén)

6、人員充分溝通，盡可能及時(shí)了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，并將信息及時(shí)整理反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)，有效地協(xié)助上級(jí)推進(jìn)工作。在日常的工作中，注意與其它部門(mén)和同事的協(xié)作，協(xié)調(diào)與各部門(mén)之間的關(guān)系，提高服務(wù)意識(shí)。3、績(jī)效考核：全面了解，評(píng)估員工工作績(jī)效，發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才，提高公司工作效率，考核范圍為公司全體員工?？己嗽瓌t是通過(guò)考核全面評(píng)價(jià)員工的各項(xiàng)工作表現(xiàn)，使員工了解自己的工作表現(xiàn)與取得報(bào)酬、待遇的關(guān)系，獲得努力向上、改善工作的動(dòng)力。使員工有機(jī)會(huì)參與公司管理程序，發(fā)表自己的意見(jiàn)?？己四康?、考核對(duì)象、考核時(shí)間、考核指標(biāo)體系、考核形式應(yīng)相匹配。以崗位職責(zé)為主要依據(jù)，堅(jiān)持上下結(jié)合，左右結(jié)合，定性與定量考核相結(jié)合?？己丝刹扇∩霞?jí)評(píng)

7、議、同級(jí)同事評(píng)議、自我鑒定、下級(jí)評(píng)議、外部客戶評(píng)議等。4、福利管理（1）員工福利制度的制定，并經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施；（2）福利制度的研究、修訂、改進(jìn)等事項(xiàng)；（3）福利事項(xiàng)的辦理；（4）福利工作總結(jié)、分析和改進(jìn)；（5）員工福利的發(fā)放；(三)、外部溝通1、政府職能部門(mén)溝通：作為公司與政府部門(mén)溝通的窗口，我們應(yīng)以熱忱態(tài)度與政府部門(mén)建立起真誠(chéng)信任的關(guān)系，端正自己的位置，靈活處理。2、合作伙伴（客戶）溝通：要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準(zhǔn)確理解對(duì)方的意圖、幫助進(jìn)行有效的溝通與傳達(dá)，但在處理事務(wù)時(shí)注意以公司利益為重。3、注重禮尚往來(lái)：節(jié)日禮品、賀卡等，在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作伙伴客戶

8、的公司紀(jì)念日等），應(yīng)在征求總經(jīng)理意見(jiàn)之后，以禮品或賀信及時(shí)致意，維護(hù)與合作伙伴（客戶）的友好關(guān)系。在業(yè)務(wù)合作中，適時(shí)提醒經(jīng)理并根據(jù)經(jīng)理要求為其安排與合作伙伴的定期溝通活動(dòng)或輕松的就餐，與合作伙伴（客戶）建立經(jīng)常性的溝通。以促進(jìn)彼此的了解與進(jìn)一步的合作。(四)、企業(yè)文化建設(shè)：包括核心價(jià)值觀、企業(yè)精神、企業(yè)道德、經(jīng)營(yíng)理念、企業(yè)VI設(shè)計(jì)（章程、簡(jiǎn)介、統(tǒng)一標(biāo)識(shí)）、公司大事記、員工行為準(zhǔn)則/員工手冊(cè)、員工活動(dòng)組織、節(jié)日福利物資組織與發(fā)放等。(五)、外聯(lián)工作1、證照年檢及資質(zhì)審核2、外部事務(wù)辦理(六)、行政后勤工作1、物資采購(gòu)與預(yù)算2、物資管理及發(fā)放3、管理成本控制(七)、突發(fā)事務(wù)處理二、部門(mén)權(quán)力1、參與

9、制定企業(yè)規(guī)章制度，并對(duì)執(zhí)行督導(dǎo)和監(jiān)管； 2、督導(dǎo)各部門(mén)所需物資的預(yù)算和統(tǒng)一采購(gòu)并配發(fā)；3、公司固定資產(chǎn)的盤(pán)點(diǎn)與清查；4、企業(yè)相關(guān)會(huì)議的組織和協(xié)調(diào)； 5、配合人事部進(jìn)行績(jī)效考核和福利發(fā)放； 6、車(chē)輛的使用與管理；7、公司資質(zhì)的審核與年檢； 8、北部員工的管理與解聘。一、部門(mén)職責(zé)1、各職能部門(mén)的關(guān)系協(xié)調(diào)； 2、建立各項(xiàng)規(guī)章制度并檢查實(shí)施情況，促進(jìn)各項(xiàng)工作規(guī)范化管理；3、負(fù)責(zé)公司資料、信息等管理，以及宣傳報(bào)道工作，溝通內(nèi)外聯(lián)系和上下聯(lián)系；4、公司會(huì)議組織、記錄及記錄歸檔工作； 5、公司資質(zhì)電子版管理；6、業(yè)務(wù)開(kāi)展所需的公司資質(zhì)的配備；7、公司各類(lèi)檔案的整理、歸

10、檔、保管等8、公司宣傳資料的制作。 9、福利管理（1）員工福利制度的制定，并經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施；（2）福利制度的研究、修訂、改進(jìn)等事項(xiàng)；（3）福利事項(xiàng)的辦理；（4）福利工作總結(jié)、分析和改進(jìn)；（5）員工福利的發(fā)放；10、文件控制（1）發(fā)文制度及行文程序的擬定和實(shí)施；（2）公司文件發(fā)放；（3）文件與資料登記、編號(hào) 、發(fā)行、保管、維護(hù)等；（4）過(guò)期文件的處理；（5）文件匯編；（6）文件與資料的有效性控制。11、行政開(kāi)支預(yù)算的編制；12、行政開(kāi)支成本控制；13、其他相關(guān)職責(zé)。二、部門(mén)權(quán)力1、依照制度，對(duì)稽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題實(shí)施處罰的權(quán)力；2、依照制度，按規(guī)定程序，實(shí)施其他單位提請(qǐng)的處罰建議；3、部門(mén)內(nèi)部員工考核

11、的權(quán)力；4、部門(mén)內(nèi)部員工聘任、解聘的建議權(quán)；5、部門(mén)內(nèi)部工作開(kāi)展的自主權(quán)；6、要求相關(guān)部門(mén)配合相關(guān)工作的權(quán)力；7其他相關(guān)權(quán)力。  第三章、行政部組織架構(gòu)行政總監(jiān)行政經(jīng)理前臺(tái)接待行政內(nèi)勤行政外聯(lián)一、崗位：行政部門(mén)總監(jiān)直接上級(jí)總裁CEO直接下級(jí)行政經(jīng)理崗位職責(zé)1、參與制定公司經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略規(guī)劃，參加總裁會(huì)議商討公司決議。2、根據(jù)各部門(mén)的營(yíng)銷(xiāo)發(fā)展目標(biāo)、計(jì)劃和年度營(yíng)銷(xiāo)預(yù)案等，做出相應(yīng)物資預(yù)算，便于各部門(mén)工作開(kāi)展。3、負(fù)責(zé)日常管理工作，按時(shí)完成總裁下達(dá)的各項(xiàng)工作任務(wù)。4、負(fù)責(zé)檔案管理工作,建立和完善公司人事、行政、文件、儲(chǔ)備、培訓(xùn)等檔案的立卷、維護(hù)、管理、調(diào)閱，做好各種資料的收集、整理和立

12、卷歸檔；負(fù)責(zé)各類(lèi)銷(xiāo)售原始資料的歸類(lèi)、整理、收集、存檔的管理工作，及時(shí)編制銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析報(bào)告。 5、負(fù)責(zé)各部門(mén)所需物資的采購(gòu)、保管、發(fā)放，協(xié)調(diào)各部門(mén)物資材料的使用和管理及監(jiān)督。6、負(fù)責(zé)員工住房安排，生活衛(wèi)生保健、膳食供應(yīng)及生活區(qū)防疫工作。負(fù)責(zé)員工生活區(qū)的管理和安全保衛(wèi)工作。7、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、安排、組織相關(guān)會(huì)務(wù)及內(nèi)部活動(dòng)。8、負(fù)責(zé)對(duì)安全保衛(wèi)系統(tǒng)進(jìn)行不定期的監(jiān)控、檢查。定期或不定期對(duì)企業(yè)內(nèi)部安全情況組織消防演練。9、負(fù)責(zé)對(duì)出現(xiàn)的事故及時(shí)上報(bào)協(xié)助進(jìn)行處理。10、負(fù)責(zé)公司內(nèi)上傳下達(dá)工作，確保流程化、制度化、規(guī)范化辦理。二、崗位：行政主管直接上級(jí)行政部門(mén)經(jīng)理直接下級(jí)行政內(nèi)勤、行政外勤、行政前臺(tái)崗位職責(zé)1、

13、負(fù)責(zé)主持本部的全面工作組織并督促部門(mén)人員全面完成本部職責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作任務(wù)；2、貫徹落實(shí)本部崗位責(zé)任制和工作標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)作配合；3、負(fù)責(zé)組織行政后勤、保衛(wèi)工作管理制度的擬訂、檢查、監(jiān)督和執(zhí)行；4、負(fù)責(zé)組織行政年、季、月度行政后勤、保衛(wèi)工作計(jì)劃。本著合理節(jié)約的原則，編制后勤用款計(jì)劃，搞好行政后勤預(yù)算工作；5、做好公司生活用房及財(cái)產(chǎn)管理工作。建立生活用房屋固定資產(chǎn)帳冊(cè)、員工宿舍等用于行政后勤生活服務(wù)的財(cái)產(chǎn)帳冊(cè)；6、負(fù)責(zé)公司內(nèi)部治安管理工作。維護(hù)內(nèi)部治安秩序，搞好治安綜合治理，預(yù)防犯罪和治安災(zāi)害事故的發(fā)生；7、負(fù)責(zé)做好公司用水、電的管理工作。認(rèn)真抓好水、電的計(jì)量基礎(chǔ)管理工作，定期檢查和維

14、修計(jì)量器具，搞好電器設(shè)備和線路的保養(yǎng)維修工作；8、負(fù)責(zé)組織部門(mén)人員的培訓(xùn)教育工作。協(xié)同人事部做好各項(xiàng)工作，定期開(kāi)展崗位優(yōu)質(zhì)服務(wù)和業(yè)務(wù)競(jìng)賽評(píng)比活動(dòng)；9、有權(quán)向主管領(lǐng)導(dǎo)提議下屬人選，并對(duì)其工作考核評(píng)價(jià)；10、按時(shí)完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦其他工作任務(wù)三、崗位：行政內(nèi)勤直接上級(jí)行政主管直接下級(jí)無(wú)崗位職責(zé)1、 負(fù)責(zé)做好計(jì)算機(jī)打字、復(fù)印等行政工作；2、 負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備的管理，計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、簽字長(zhǎng)途電話、復(fù)印機(jī)的具體使用和登記，名片印制等工作；3、 負(fù)責(zé)低值易耗辦公用品的發(fā)放、使用登記和離職時(shí)的繳回；4、 負(fù)責(zé)各類(lèi)辦公用品倉(cāng)庫(kù)保管，每月清點(diǎn)，年終盤(pán)存統(tǒng)計(jì)，做到入庫(kù)有驗(yàn)收、出庫(kù)有手續(xù)，保證帳實(shí) 相符；5、 負(fù)責(zé)文件的管理和存檔工作；6、 安排公司的公共衛(wèi)生、員工就餐工作；7、 及時(shí)更新通訊錄、值日表；8、 公司電話費(fèi)、水電費(fèi)、物業(yè)費(fèi)的繳納工作；9、 保管公司旗下車(chē)輛手續(xù)；10、配合其他部門(mén)，完成直屬上司交辦的臨時(shí)性工作；四、崗位：行政外勤直接上級(jí)行政主管直接下級(jí)無(wú)崗位職責(zé)1、 參與公司會(huì)銷(xiāo)活動(dòng)的組織、執(zhí)行；2、 負(fù)責(zé)公司接待安排及會(huì)議訂餐、酒店預(yù)訂等；3、 負(fù)責(zé)公司辦公場(chǎng)所租賃、租金繳納及相關(guān)管理；4、 負(fù)責(zé)