課題四信息工作

1、 秘書實(shí)務(wù) 課題四 信息工作一、幽默一、幽默+ +機(jī)智機(jī)智也嚇你一下 張作霖有一天逛街時(shí)，突然被身后一聲吆喝嚇了一哆嗦，回頭一看，原來是個(gè)賣豆腐腦兒的在叫賣。 張作霖大怒道： “給我抓起來！”小販莫名其妙地就被抓跪在地上。 “就地槍決！”張作霖話音剛落，就聽“砰”的一聲槍響。小販癱倒在地。不一會(huì)兒，只見小販又爬了起來，毫毛未傷。這時(shí)，張作霖得意地笑著對(duì)小販道：“咱們倆都被嚇了個(gè)半死?！?張作霖手黑張作霖手黑 寸土不讓寸土不讓 有一次, 張作霖出席名流集會(huì)席上不乏文人墨客和附庸風(fēng)雅之人, 而張作霖則正襟危坐, 很少說話席間, 有幾位日本浪人突然聲稱, 久聞張大帥文武雙全, 請(qǐng)即席賞幅字畫張作霖明

2、知這是故意刁難, 但在大庭廣眾之下, ”盛情”難卻, 就滿口應(yīng)允, 吩咐筆墨侍候這時(shí), 席上的目光全都集中在張作霖身上, 幾個(gè)日本浪人更是掩飾不住譏諷的笑容, 只見張作霖瀟灑地踱到桌案前, 在滿幅宣紙上, 大筆揮寫了一個(gè)”虎”字, 左右端詳了一下, 倒也勻稱, 然后得意地落款”張作霖手黑”, 躊躇滿志地?cái)S筆而起 那見個(gè)日本浪人面對(duì)題字, 一時(shí)丈二和尚摸不著頭腦, 不由得面面相覷其他在場的人也是莫名其妙, 不知何意 二、避虛就實(shí)二、避虛就實(shí) 問題一：如果你知道一個(gè)女人懷孕了，問題一：如果你知道一個(gè)女人懷孕了，她已經(jīng)生了她已經(jīng)生了8個(gè)小孩子了，其中有個(gè)小孩子了，其中有3個(gè)耳個(gè)耳朵聾，朵聾，2個(gè)眼睛

3、瞎，一個(gè)智能不足，而這個(gè)眼睛瞎，一個(gè)智能不足，而這個(gè)女人自己又有梅毒，請(qǐng)問，你會(huì)建議個(gè)女人自己又有梅毒，請(qǐng)問，你會(huì)建議她墮胎嗎？她墮胎嗎？ 你殺了貝多芬，她是貝多芬你殺了貝多芬，她是貝多芬的母親。的母親。問題二：現(xiàn)在要選舉一名領(lǐng)袖，問題二：現(xiàn)在要選舉一名領(lǐng)袖，而你這一票很關(guān)鍵，下面是關(guān)于而你這一票很關(guān)鍵，下面是關(guān)于3個(gè)候選人的的一些事實(shí)個(gè)候選人的的一些事實(shí) 候選人候選人A：跟一些不誠實(shí)的政客有往來，而且會(huì)星象：跟一些不誠實(shí)的政客有往來，而且會(huì)星象占卜學(xué)。他有婚外情，是一個(gè)老煙槍，每天喝占卜學(xué)。他有婚外情，是一個(gè)老煙槍，每天喝8到到10杯杯的馬丁尼。的馬丁尼。 候選人候選人B：他過去有過：他過去

4、有過2次被解雇的記錄，睡覺睡到次被解雇的記錄，睡覺睡到中午才起來，大學(xué)時(shí)吸鴉片，而且每天傍晚會(huì)喝一大中午才起來，大學(xué)時(shí)吸鴉片，而且每天傍晚會(huì)喝一大夸特威士忌?？涮赝考?。 候選人候選人C：他是一位受勛的戰(zhàn)爭英雄，素食主義者，：他是一位受勛的戰(zhàn)爭英雄，素食主義者，不抽煙，只偶爾喝一點(diǎn)啤酒。從沒有發(fā)生婚外情。不抽煙，只偶爾喝一點(diǎn)啤酒。從沒有發(fā)生婚外情。候選人A是富蘭克林羅斯福候選人B是溫斯頓丘吉爾候選人C是亞道夫希特勒 1941年1月27日，剛開完會(huì)的丘吉爾來到唐寧街10號(hào)的一個(gè)小隔間拍攝照片。然而，抽著雪茄的丘吉爾顯得過于輕松，跟攝影師卡特所設(shè)想的領(lǐng)導(dǎo)神韻不符，于是卡特走上前去，把雪茄從這位領(lǐng)袖

5、的嘴里拿開。丘吉爾吃了一驚，他被卡特的舉動(dòng)激怒了。就在他怒視卡特的一剎那，卡特按下了快門。這張照片在世界廣為流傳，成為丘吉爾照片中最著名的一張。 最后的總結(jié)是：最后的總結(jié)是：不要用既定的價(jià)值觀不要用既定的價(jià)值觀來思考事物！來思考事物！ 秘書實(shí)務(wù)課題四 信息工作相關(guān)知識(shí) （一）信息整理 1，信息分類： 字母；地區(qū)；主題；數(shù)字；時(shí)間。 2，信息篩選： 看來源；看標(biāo)題；看正文；決定取舍。 3，信息校核： 溯源；比較；核對(duì)；邏輯；調(diào)查；數(shù)理統(tǒng)計(jì)。 （二）信息工作程序： 收集整理傳遞存儲(chǔ)利用 （三）信息傳遞 1，基本形式：信件；備忘錄；通知或告示；傳閱單；企事業(yè)內(nèi)部刊物；新聞稿；新聞發(fā)布會(huì)；聲明；直接郵

6、件等。 2，方法：語言；文字（文本；表格；圖表；框圖）；電訊（電話；傳真；電子郵件；可視化輔助物；） 3，方向：內(nèi)向和外向； 4，要素：信源、信道、信宿。 （四）信息存儲(chǔ) 1，步驟：登記；編碼；排列；保管。 2，方式：手工；計(jì)算機(jī)；電子化；縮微膠片。 3，工具：文件夾；文件盒；文件袋；文件柜、架。 （五）信息保密 1，注意事項(xiàng)：主要是注意在以下一些場合和環(huán)節(jié)中強(qiáng)調(diào)保密。 （1）口頭信息：交談；電話；來訪；會(huì)議。 （2）書面信息：登記；簽收；傳遞；封存；整理；送交；復(fù)??；傳真；縮微；粉碎。 （3）電子信息：電腦；打?。缓藢?duì)；密碼；殺毒；備份；高官講話不避保姆釀大禍高官講話不避保姆釀大禍 最近，國

7、家某權(quán)威刊物刊登了一個(gè)著名的案例，這就是被稱為中國保姆泄密第一案的案件。事發(fā)于1981年8月，A國某報(bào)在1個(gè)月內(nèi)連續(xù)在重要版面刊登了我國領(lǐng)導(dǎo)人鄧小平前往某地視察行程和工作內(nèi)容以及中國軍隊(duì)演習(xí)的消息。此系嚴(yán)重泄露國家重要政治、軍事秘密案。經(jīng)過一個(gè)多月的偵查，目標(biāo)放在了一個(gè)叫詹玉紅的在我黨某重要干部家當(dāng)保姆的婦女身上。據(jù)詹交待，她有一個(gè)親戚在A國居住，年前，該親戚介紹了A國某報(bào)駐京特派記者C君給她認(rèn)識(shí)，并告訴她此人可以幫她出國留學(xué)。為博C君歡心，詹玉紅經(jīng)常將在雇主家中聽到的談話告訴C君，后來發(fā)展到向其提供國內(nèi)的資料，并直接帶其到雇主家中從保險(xiǎn)柜取機(jī)密文件觀看的地步，以致大量機(jī)密泄露，最終案發(fā)。 2

8、，保密范圍 （1）文件；（2）會(huì)議；（3）科技。 （4）特定信息：人事、財(cái)務(wù)、產(chǎn)品、客戶。 秘書辦公室： 陳紀(jì)：王俐，聽說公司要在外地設(shè)分部，是在哪里設(shè)，都派誰去??？ 王俐：你的消息真靈??！這事還早呢，李總還在考慮，還沒調(diào)查論證呢！哎，正好，我這里有我正在做的一份調(diào)查表，你想辦法把這些數(shù)據(jù)落實(shí)一下，我還要趕著給李總寫一份調(diào)查報(bào)告呢，快點(diǎn)??！三天后陳紀(jì)交上的調(diào)查結(jié)果 合肥地區(qū)旅游市場消費(fèi)專項(xiàng)調(diào)查 4月份，風(fēng)光公司在合肥地區(qū)進(jìn)行此項(xiàng)調(diào)查，共發(fā)出1000份問卷，回收有效問卷875份，有效率為87.5。本次調(diào)查采用電話訪問、散發(fā)問卷、街頭采訪等方法進(jìn)行。被調(diào)查者的背景資料 1，文化程度文 化 程 度

9、碩 士 及以上 本 科大專高中初中小 學(xué)及下比 例 1.7 42.01 3 .432.8 8.4 1.72,月入月入5000以上5 0 0 0 -30003 0 0 0 -10001 0 0 0 以下比例3.310.946.739.13,消費(fèi)者每年在旅游方面的支出調(diào)查表月支出500元以下201000-500元2000-10002500-20002500元以上比例152025154,消費(fèi)者對(duì)旅游價(jià)格的看法調(diào)查表對(duì)價(jià)格的看法昂貴一般不昂貴不清楚比例37.045.31.716.0消費(fèi)者對(duì)旅游廣告的意見1,信任程度可信程度可信不可信不清楚比例62.811.525.72,接觸方式接觸途徑報(bào)刊廣告電視廣告

10、公司宣傳公司上門推銷戶外推廣活動(dòng)其它比例69.824.658.89.29.20.8消費(fèi)者在自身權(quán)益受到侵害時(shí)解決途徑調(diào)查表解決途徑找公司找導(dǎo)游向消委會(huì)投訴向新聞單位投訴自認(rèn)倒霉比例27.34.545.513.622.7 秘書實(shí)務(wù)（中） 信息工作 總經(jīng)理辦公室： 李總：“小王，你到市場部去把公司在國內(nèi)外的地接公司的所有資料找來，作個(gè)整理，第一，這些公司的性質(zhì)；第二，各個(gè)公司接團(tuán)的分成比；第三，服務(wù)質(zhì)量?！?王俐抱回一大堆資料，仔細(xì)研究起來。風(fēng)光公司可是個(gè)大公司，國內(nèi)外都有業(yè)務(wù)，資料很多，如何整理？她自有辦法：先把資料歸類，分為國內(nèi)和國外；接著按項(xiàng)找，公司的性質(zhì)就是國有、集體、私營、三資等。再一一

11、翻看這些公司的具體資料，主要是看與風(fēng)光公司的分成比和有無投訴等質(zhì)量問題。 王俐找了半天資料，得出以下一些基本數(shù)字：王俐找了半天資料，得出以下一些基本數(shù)字： 風(fēng)光公司在國內(nèi)合作的地接公司有風(fēng)光公司在國內(nèi)合作的地接公司有30家。其中家。其中國營的國營的10家，集體的有家，集體的有5家，私營的有家，私營的有10家，三家，三資的有資的有5家；國外合作的地接公司有家；國外合作的地接公司有15家，都是家，都是私營性質(zhì)的；私營性質(zhì)的； 分成比參差不齊。分成比參差不齊。45家中，五五的有家中，五五的有15家，四家，四六（你四我六）的有六（你四我六）的有10家，六四（你六我四）家，六四（你六我四）的有的有10家

12、，三七（你三我七）的有家，三七（你三我七）的有5家；七三家；七三（你七我三）的有（你七我三）的有5家。家。 服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)質(zhì)量。45家中，沒有被投訴過的只有家中，沒有被投訴過的只有5家，家，投訴過投訴過5次以上的有次以上的有10家，投訴過家，投訴過3次以上的有次以上的有20家，投訴過家，投訴過1次以上的次以上的10家。家。 王俐初步得出這些數(shù)字，但目前還是凌亂不清王俐初步得出這些數(shù)字，但目前還是凌亂不清的，請(qǐng)代她用表格的形式反映出來，以便她能的，請(qǐng)代她用表格的形式反映出來，以便她能及時(shí)交給李總。及時(shí)交給李總。信息的加工和提供 信息的加工 充實(shí)與綜合 提煉與摘要 歸納與分析 秘書如何提供信息 適

13、事 適時(shí) 適度信息的傳遞、儲(chǔ)存和檢索 信息的傳遞 迅速、準(zhǔn)確、保密 信息的儲(chǔ)存 原件儲(chǔ)存 目錄、索引儲(chǔ)存 軟件儲(chǔ)存 有專用的柜、櫥或保險(xiǎn)箱，能防盜、防火防潮、防蟲 科學(xué)地存放排列 信息的檢索秘書綜合信息的方法秘書綜合信息的方法 調(diào)查法 線索追蹤法 一是從初級(jí)信息分析中發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的信息線索，確定追蹤的課題，返回到實(shí)踐中去，充實(shí)新的內(nèi)容，形成高層次的信息； 二是從領(lǐng)導(dǎo)、上司的講話及調(diào)查研究成果中，尋找線索，確定選題后進(jìn)行有針對(duì)性的收集； 三是通過對(duì)某些信息的收集，觸類旁通，發(fā)現(xiàn)新線索，從而不斷擴(kuò)充信息量。 借助外腦法 交換法 建立數(shù)據(jù)庫怎樣給領(lǐng)導(dǎo)提建議（一） 小王小張?jiān)峭昂糜?，又是兩個(gè)單位任秘

14、書。小王對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)較滿意，小張卻認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)沒把他放在眼里，有一件事他向領(lǐng)導(dǎo)提了七八次意見，不僅不管用，還使他太幼稚。 小王說：“我看你確實(shí)是幼稚，缺乏自知之明”小張：“你怎么一點(diǎn)不同情我？” 小王：“你總是希望別人理解你同情你，可你理解不理解領(lǐng)導(dǎo)，同情不同情領(lǐng)導(dǎo)。你以為自己什么都行，凡事都想說上幾句，當(dāng)然，說得對(duì)的，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)采納，但有時(shí)說得對(duì)的，領(lǐng)導(dǎo)也不一定采納。因?yàn)閭€(gè)人看問題的方法、角度不同。領(lǐng)導(dǎo)需要站在全局考慮。你的意見對(duì)，但在全局看不一定行得通。領(lǐng)導(dǎo)不采納是正常的。” 小張：“那我今后不提什么意見和建議了。”怎樣給領(lǐng)導(dǎo)提建議（二） 小王：“那倒也不是。我的方法是：只要不是大是大非問題原則問題

15、，一個(gè)意見最多提三次即可。提了三次領(lǐng)導(dǎo)不采納，說明領(lǐng)導(dǎo)有自己的考慮，即便某個(gè)問題處理不妥。領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)負(fù)責(zé)的。自己提了三次也盡職了?！?小張按小王的方法試了一段時(shí)間，果然有效。兩人又見面時(shí)小王說：“我們都是給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀的，既然是參與謀劃，所提意見就有采納和不采納兩種可能 ，不能光想著自己行，不采納就不高興，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)是這樣，同事之間也應(yīng)是這樣?！?問題：小張和小王對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的感覺為何完全不同？ 秘書應(yīng)如何想領(lǐng)導(dǎo)提建議？如何為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策（一） A和B同時(shí)分配做秘書，一年后，領(lǐng)導(dǎo)遇到問題總愛和A 商量，B 很納悶，請(qǐng)A分析原因。 A：“我看你主要是提意見多，提建議少，提了一大堆問題，卻很少提辦法”。B：“我認(rèn)為提意見是下屬的事，拿主意是領(lǐng)導(dǎo)的事。”A ：“領(lǐng)導(dǎo)也不是神，事事都有主意。我接到上級(jí)的通知或下級(jí)單位的報(bào)告，都要認(rèn)真想一想，提出處理意見，不管領(lǐng)導(dǎo)采用