新員工培訓之行政管理培訓

1、行政管理制度行政管理制度行政管理涵蓋內容行政管理涵蓋內容禮儀接待辦公紀律考勤管理通訊管理差旅管理固定資產辦公用品后勤保障證照印章行政公文禮儀接待 儀容儀表儀容儀表 工裝工牌工裝工牌 禮儀禮貌禮儀禮貌 文明接待文明接待禮儀接待儀容儀表要求：儀容儀表要求：員工面貌：積極上進、團結協(xié)作、做事嚴謹、待人熱情。員工儀容：所有員工著裝得體，清爽整潔，搭配適宜，不留怪異發(fā)式，指甲長度適宜，男員工不留長發(fā)，女員工頭發(fā)保持整潔，著職業(yè)淡妝，宜使用清新、淡雅的香水。工作期間規(guī)范著裝，按公司要求著職業(yè)工裝，并佩戴公司工牌。禮儀接待工裝工牌要求：工裝工牌要求：工裝分冬裝和夏裝，具體換季時間以公司通知為準。男員工工裝含

2、職業(yè)套裝、白色襯衫、深色領帶；女員工工裝含職業(yè)套裝、白色襯衫。新入職員工按公司工裝要求配置服裝。工作期間要佩戴工牌，違者處于20元/次經濟處罰。周一至周五，員工上班必須著工裝，周六可適當調整為自由著裝，但是應保持職業(yè)化要求，不能穿奇裝異服。禮儀接待禮儀禮貌要求：禮儀禮貌要求：所有員工文明禮讓，態(tài)度謙和。規(guī)范稱謂，一般使用“姓氏+職務”，同事間可直呼姓名，杜絕親屬類稱謂。在接打電話、商務洽談、與人溝通、引領接待、工作咨詢、解釋答疑過程中，所有員工要使用文明用語，為人處事親切、和諧、積極、團結，符合職業(yè)禮儀要求，體現(xiàn)企業(yè)“和”文化的真正內涵。禮儀接待文明接待要求：文明接待要求：接待人員使用文明用語

3、，按公司禮儀要求和商務禮儀標準接待來訪人員。重要領導參觀考察，引導接待人員要保持音聲甜潤，解說準確，用詞得體，儀態(tài)大方，同時做好周密計劃，科學合理的做好接待日程安排。接待工作進行中，其他員工要保持日常的工作秩序，遇見客人禮讓先行，客人提問要熱情解答，要體現(xiàn)公司員工良好的職業(yè)形象。辦公紀律 6S6S管理管理 紀律要求紀律要求辦公紀律6S6S管理要求：管理要求：整理：對辦公區(qū)域現(xiàn)有物品、資料進行區(qū)分，與工作無關的所有東西都要進行清理。整頓：所有物品、資料劃定固定區(qū)域，規(guī)范擺放或存儲，便于查找。清掃：保持清潔衛(wèi)生，整潔有序，改善整體辦公環(huán)境。辦公紀律6S6S管理要求：管理要求：清潔：建立相關制度，維

4、持整理、整頓的結果，勤于清掃，維持良好的工作狀態(tài)。素養(yǎng)：培養(yǎng)員工良好的工作習慣和衛(wèi)生習慣，遵守公司規(guī)章制度要求，不斷提高員工的整體職業(yè)素養(yǎng)。安全：強化員工安全意識，注重職業(yè)衛(wèi)生安全，全員參與，重在預防，減少安全隱患。辦公紀律紀律要求：紀律要求：按時上下班，不得遲到、早退；辦公區(qū)域不得大聲喧嘩、不得嬉笑打鬧，不得打架斗毆，影響正常工作秩序。工作期間使用文明用語和規(guī)范用語，嚴禁言語粗俗、行為輕浮、舉止夸張。工作期間員工嚴禁吃零食、聽音樂、看電影、玩游戲，嚴禁看與工作無關的書籍和雜志，嚴禁瀏覽與工作無關的網頁，嚴禁用公司座機打私人電話。在場區(qū)內靠右行走，雙人成行，三人成排。考勤管理 管理要求管理要求

5、 打卡制度打卡制度 考勤核對考勤核對考勤管理管理要求：管理要求：工作時間：每天八小時，上午8：00-12：00，下午13：00-17：00，周一至周六為工作日，周日休息。節(jié)假日：元旦、春節(jié)、婦女節(jié)、清明節(jié)、勞動節(jié)、端午節(jié)、中秋節(jié)、國慶節(jié)等法定節(jié)假日依照國家及當地政府有關規(guī)定執(zhí)行；婦女節(jié)給予女員工半日（下午）假期。根據國家規(guī)定或因特殊情況，公司可對作息時間進行適當調整。員工請假填寫請假條，出差填寫出差申請單，經部門領導簽字后，報行政管理部備查。考勤管理打卡制度：打卡制度：集團公司員工每天上下班進行指紋簽到、簽退，每天四次，如未打卡，也沒有請假或出差記錄，則按曠工處理。新員工入職時在行政管理部辦理

6、指紋錄入手續(xù)。區(qū)域分子公司由行政部負責員工考勤管理工作，監(jiān)督員工上下班情況，并有權對違反考勤管理要求的員工進行警告或處罰?？记诠芾硪笕缬姓{整，以行政管理部下發(fā)的通知為準。考勤管理考勤核對：考勤核對：集團公司行政管理部每月1號統(tǒng)計考勤，每月2號各部門員工核實考勤，無誤后簽字。區(qū)域分子公司由行政部負責本區(qū)域員工考勤核對工作，經員工簽字和區(qū)域總經理簽字后，報總公司行政管理部?？记谝唤浐藢崳辉试S修改，并以此作為核算工資的重要依據留存。行政管理部把集團公司員工考勤與區(qū)域分子公司考勤匯總后，轉交人力資源部核算工資。差旅管理差旅管理：差旅管理：員工因公出差要填寫出差申請單，經部門負責人簽字后，行政管理部

7、負責人審核。區(qū)域分子公司由行政部進行管理，申請單由行政部進行留存。員工出差期間按差旅管理制度中住宿、餐飲、交通標準進行消費，保存好相關票據。因特殊原因未填寫出差申請的員工，在回到公司后當天內將申請單交行政管理部，否則按曠工進行處理。員工報銷差旅費用時，要確保票據有效，并依照實報實銷原則，經部門經理、財務經理簽字后方可報銷。行政公文行政公文：行政公文：行政管理部為行政公文的歸口管理部門，集團公司、總公司范圍內的行政公文、通知等，由行政管理部統(tǒng)一編號下發(fā)。公文管理遵守行政公文管理制度相關要求執(zhí)行，各部門、各分子公司遵照執(zhí)行。集團公司各部門如需下發(fā)涉及其他部門的通知等，需起草完畢報行政管理部簽批后下

8、發(fā)。各系統(tǒng)內業(yè)務指導、交流意見、工作溝通、考核獎懲等，可根據公文要求起草，自行下發(fā)，并做好存檔工作。證照印章 證照管理證照管理 印章管理印章管理證照印章證照管理：證照管理：證照收集：公司組建分子公司，或者購買車輛，證照辦理完畢，統(tǒng)一交檔案室歸檔管理。檔案室做好相關記錄，確保證照安全完整。證照借用：如因工作需要借用相關證照的，要填寫申請單，經相關人員審批后進行借用或領取復印件，使用完畢要按期歸還，確保證照安全完整。證照年檢：督促集團公司及各分子公司證照年檢工作，根據時間節(jié)點，做好提醒，并隨時跟進年檢進度情況，避免因個人原因遺漏導致證照過期。證照印章印章管理：印章管理：印章申購：集團公司、各分子公

9、司或各部門，因業(yè)務需要，申請刻制公司或部門印章，需由用章部門提出書面申請，提供印章圖樣，經直屬領導、董事長或授權領導簽批后，由行政管理部統(tǒng)一在刻制單位定制。采購后行政管理部進行登記備案，用章部門填寫領用記錄領取。印章管理：總公司印章、業(yè)務公章由行政管理部統(tǒng)一管理，財務印章由財務部負責管理。所有公章由專人專管，使用公章要進行申請、登記。證照印章印章管理：印章管理：印章借用：其他分子公司或部門因業(yè)務關系要借用公章，需填寫借用申請單，經部門負責人、行政部經理簽字后方可借用，特殊情況下公章管理員要與章同行，監(jiān)督用章情況。印章回收：因公司組織調整或其他原因造成公章暫停使用，行政管理部要將停用公章收回，由

10、用章部門與行政管理部進行公章交接，做好交接登記，并將回收的公章妥善管理。印章銷毀：因公司原因印章作廢，由行政管理部對作廢印章進行銷毀登記后集中銷毀。通訊管理 通訊錄管理通訊錄管理 通訊費用管理通訊費用管理 信件管理信件管理 傳真管理傳真管理 郵箱管理郵箱管理 QQQQ管理管理通訊管理通訊管理：通訊管理：通訊錄：各分子公司、各部門每月1號上報本公司、本部門的通訊錄，行政管理部前臺進行匯總，5號下發(fā)。通訊費用管理：所有員工按職務級別和業(yè)務量大小劃分手機話費報銷標準，每月進行費用報銷；部門座機有相應部門負責管理，費用由公司統(tǒng)一支付，不允許用座機打私人電話。區(qū)域分子公司座機費用由區(qū)域公司承擔。信件管理

11、：集團公司往來信件由行政辦公室前臺負責收發(fā)，進行收發(fā)記錄，并確保信件郵寄和發(fā)放安全、及時。區(qū)域分子公司由區(qū)域行政部管理。通訊管理通訊管理：通訊管理：傳真：集團公司由行政管理部負責傳真的接收和傳遞，確保及時；各部門自行發(fā)送自己業(yè)務范圍內的傳真，但不能傳遞與工作無關的個人資料。各分子公司傳真機由區(qū)域行政部管理。企業(yè)個人郵箱：所有員工在入職時開通企業(yè)個人郵箱，每天進行登錄，及時查收相關郵件。企業(yè)個人郵箱只用于工作范圍，不得傳遞與工作無關的其他郵件。員工要確保郵箱和信息安全，不得隨意泄露郵箱賬號和密碼。QQ管理：工作期間嚴禁QQ聊天，如因業(yè)務關系需要交流或者傳輸文件，要在工作完成后及時關閉。固定資產

12、固定資產申請固定資產申請 固定資產管理固定資產管理固定資產固定資產申請：固定資產申請：固定資產由資產管理部主責管理，行政管理部配合管理。固定資產清單由雙方確定后執(zhí)行。各部門、各分子公司如需購置固定資產，需使用部門提出書面申請，經部門負責人（分子公司要經過區(qū)域總經理簽批）、行政管理部、財務部審批后方可購置。申請簽批通過后，集團公司由采購部進行采買，區(qū)域分子公司自行購置，購置清單及時上報行政管理部登記留存。固定資產固定資產管理：固定資產管理：行政管理部負責固定資產的調撥調配，并及時調整臺賬，與資產管理部做好工作對接。每月進行盤點，集團公司由資產管理部與行政管理部共同盤點，確保賬實相符。區(qū)域分子公司

13、由行政部與財務部進行盤點，臺賬及時報總公司備查。所有員工在資產使用過稱中，要妥善管理，以勤儉節(jié)約為原則，不得人為進行損壞。辦公用品 辦公用品申請辦公用品申請 辦公用品采購與驗收辦公用品采購與驗收 辦公用品發(fā)放及管理辦公用品發(fā)放及管理辦公用品辦公用品申請：辦公用品申請：集團公司辦公用品由行政管理部負責，實行全面預算管理，各部門每月25日提報下月度的辦公用品需求，經匯總后形成辦公用品月度需求計劃，經行政管理部、行政總監(jiān)批準后生效。各分子公司由區(qū)域行政部負責，根據各部門需要匯總辦公費用月度需求計劃，經行政負責人、區(qū)域總經理簽批后生效。辦公用品明細由行政管理部確定，報財務部備存。辦公用品辦公用品采購與

14、驗收：辦公用品采購與驗收：集團公司辦公用品由招標采購部統(tǒng)一采買，通過選定的供應商進行供貨，并提供正式發(fā)票。招標采購部開具入庫單，經行政管理部核對驗收。各分子公司由區(qū)域行政部負責采買，按指定的供應商供貨，并提供正式發(fā)票。區(qū)域財務部配合驗收。所有辦公用品采購費用報銷時，需提供采購清單和正式發(fā)票，集團公司將此費用納入預算控制范圍，各分子公司將此費用納入區(qū)域辦公費。辦公用品辦公用品發(fā)放與管理：辦公用品發(fā)放與管理：每月5號前，各部門到行政管理部領取本月的辦公用品，行政管理部開具出庫單，領取人簽字確認后，轉財務部結轉部門費用預算。各分子公司由區(qū)域行政部進行發(fā)放，各部門領取簽字，并計入部門費用。所有員工在辦公用品使用過程中，要勤儉節(jié)約，杜絕浪費。后勤保障 飯卡充值飯卡充值 宿舍管理宿舍管理 公務車輛公務車輛 網絡維護網絡維護 安全警衛(wèi)安