如何進(jìn)行有效的項(xiàng)目管理

1、博格管理咨詢公司博格管理咨詢公司 熊偉熊偉20142014年年1010月月1515日日如何進(jìn)行有效的項(xiàng)目管理如何進(jìn)行有效的項(xiàng)目管理 在當(dāng)今社會中，一切都是項(xiàng)目，一切都將成為項(xiàng)目。項(xiàng)目管理是目前企業(yè)運(yùn)作中最常用的運(yùn)作方式，不懂項(xiàng)目管理將在未來的企業(yè)中無法生存！ Paul Grace 美國項(xiàng)目管理專業(yè)資質(zhì)認(rèn)證委員會主席項(xiàng)目無處不在. 生活中搞一次大型Party舉辦一場婚禮籌辦一次校友聚會組織一次旅游活動裝修一套房子 工作中產(chǎn)品問題攻關(guān)組織一次活動開發(fā)一門課程組織一次國際認(rèn)證某產(chǎn)品市場調(diào)研年度客戶滿意度調(diào)查許多跨國公司都認(rèn)為，企業(yè)的許多跨國公司都認(rèn)為，企業(yè)的成功在于有效地推行項(xiàng)目管理。成功在于有效地

2、推行項(xiàng)目管理。IBM公司指出：掌握和使用項(xiàng)公司指出：掌握和使用項(xiàng)目管理是對其未來發(fā)展起關(guān)鍵目管理是對其未來發(fā)展起關(guān)鍵作用的因素，它計(jì)劃在未來五作用的因素，它計(jì)劃在未來五年內(nèi)，將整個企業(yè)的運(yùn)作管理年內(nèi)，將整個企業(yè)的運(yùn)作管理變成基于項(xiàng)目的管理變成基于項(xiàng)目的管理有專家指出，人類有專家指出，人類的活動有的活動有1/2是通過是通過項(xiàng)目的形式來開展項(xiàng)目的形式來開展的的項(xiàng)目管理是公認(rèn)普遍有效的一門管理技術(shù)縮短項(xiàng)目周期：一般都能夠縮短10%以上降低成本，大約可以降低10%20%以上減少風(fēng)險、增加價值提高企業(yè)的應(yīng)變能力項(xiàng)目管理可以做到.一、項(xiàng)目的定義 1、 項(xiàng)目是指一系列獨(dú)特的、復(fù)雜的并相互關(guān)聯(lián)的活動，這些活動

3、有著一個明確的目標(biāo)或目的，必須在特定的時間、預(yù)算、資源限定內(nèi)，依據(jù)規(guī)范完成。 2、項(xiàng)目是為創(chuàng)造獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果而進(jìn)行的臨時性工作。 美國項(xiàng)目管理協(xié)會 下面哪些是項(xiàng)目？1、開發(fā)一個新產(chǎn)品2、管理一個IT企業(yè)3、實(shí)施一個新的信息系統(tǒng)4、邀請客戶考察公司5、生產(chǎn)一瓶可口可樂6、主辦一場生日宴會7、舉辦一次技術(shù)交流會8、癌癥研究9、APOLLO登月10、學(xué)習(xí)如何開車11、拜訪客戶12、韓國旅游臨時性臨時性逐步逐步完善完善獨(dú)特性獨(dú)特性標(biāo)題二、項(xiàng)目的特點(diǎn)二、項(xiàng)目的特點(diǎn)一次性一次性與復(fù)雜與復(fù)雜性性三、項(xiàng)目管理來源： (project management pm)是美利堅(jiān)合眾國最早的曼哈頓計(jì)劃開始的名稱

4、。后由華羅庚教授50年代引進(jìn)中國(由于歷史原因叫統(tǒng)籌法和優(yōu)選法)，臺灣叫項(xiàng)目專案。定義： 項(xiàng)目管理是基于已被廣泛接受管理原則的一套技術(shù)方法，進(jìn)行計(jì)劃、評估、控制工作活動，以按時、按預(yù)算、依據(jù)規(guī)范達(dá)到理想的最終目標(biāo)。項(xiàng)目管理成功的標(biāo)準(zhǔn)范圍范圍（Scope）成本（成本（Cost，Budget）時間（時間（Time，Schedule）質(zhì)量（質(zhì)量（Quality）風(fēng)險（風(fēng)險（Risk）多、快、好、省、安項(xiàng)目管理過程組織第一步：啟動項(xiàng)目 包括發(fā)起項(xiàng)目，授權(quán)啟動項(xiàng)目，任命項(xiàng)目經(jīng)理，組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，確定項(xiàng)目利益相關(guān)者。 第二步：規(guī)劃項(xiàng)目 包括制定項(xiàng)目計(jì)劃，確定項(xiàng)目范圍，配置項(xiàng)目人力資源，制定項(xiàng)目風(fēng)險管理計(jì)劃，

5、編制項(xiàng)目預(yù)算表，確定項(xiàng)目預(yù)算表，制定項(xiàng)目質(zhì)量保證計(jì)劃，確定項(xiàng)目溝通計(jì)劃，制定采購計(jì)劃。 第三步：實(shí)施、執(zhí)行包括實(shí)施項(xiàng)目第四步：跟蹤、監(jiān)控 跟蹤項(xiàng)目，控制項(xiàng)目，避免偏差 第五步：項(xiàng)目收尾 包括項(xiàng)目移交評審，項(xiàng)目合同收尾，項(xiàng)目行政收尾項(xiàng)目管理的九個知識領(lǐng)域合同收尾合同管理詢價賣方選擇采購規(guī)劃發(fā)包規(guī)劃采購管理采購管理(6)風(fēng)險監(jiān)控風(fēng)險管理計(jì)劃風(fēng)險識別定性風(fēng)險分析定量風(fēng)險分析風(fēng)險應(yīng)對規(guī)劃風(fēng)險管理風(fēng)險管理(6)績效報(bào)告利害關(guān)系者管理信息發(fā)布溝通規(guī)劃溝通管理溝通管理(4)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)人力資源規(guī)劃人力資源管理人力資源管理(4)實(shí)施質(zhì)量控制實(shí)施質(zhì)量保證質(zhì)量規(guī)劃質(zhì)量管理質(zhì)量管理(3)費(fèi)用

6、控制費(fèi)用估算費(fèi)用預(yù)算費(fèi)用管理費(fèi)用管理(3)進(jìn)度控制活動定義活動排序活動資源估算活動持續(xù)時間估算制定進(jìn)度表時間管理時間管理(6)范圍核實(shí)范圍控制范圍規(guī)劃范圍定義制作工作分解結(jié)構(gòu)范圍管理范圍管理(5)項(xiàng)目收尾監(jiān)控項(xiàng)目工作整體變更控制指導(dǎo)與管理項(xiàng)目執(zhí)行制定項(xiàng)目管理計(jì)劃制定項(xiàng)目章程制定項(xiàng)目初步范圍說明書綜合綜合管理管理(7)收尾收尾(2)監(jiān)控監(jiān)控(12)執(zhí)行執(zhí)行(7)規(guī)劃規(guī)劃(21)啟動啟動(2)PMBOK2004PMBOK2004九九 大大 知知 識識 領(lǐng)領(lǐng) 域域五五 大大 過過 程程 組組四、組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)010203項(xiàng)目發(fā)起人：在最高層次負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)項(xiàng)目項(xiàng)目經(jīng)理：具體管理、實(shí)施、匯報(bào)項(xiàng)目成員：執(zhí)行、

7、支持、溝通有效項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的特征綜合能力一個清晰的共同目標(biāo)。對共同目標(biāo)承擔(dān)義務(wù)。團(tuán)隊(duì)成員能力互補(bǔ)，互相支撐。建立一個每一個人都作出貢獻(xiàn)和每一個人都能獲益的環(huán)境。形成一個支持項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)（問題解決機(jī)制）項(xiàng)目目標(biāo)與組織目標(biāo)一致。團(tuán)隊(duì)組建和任務(wù)分工各位的作業(yè)是關(guān)于針對農(nóng)村空巢家庭，小孩子經(jīng)常容易出意外的情況，準(zhǔn)備 （1）進(jìn)行市場調(diào)研，形成調(diào)研報(bào)告，明確是否可以拓寬產(chǎn)品線 （2）并根據(jù)調(diào)研報(bào)告， 制定中郵人壽公司*保險產(chǎn)品年度專項(xiàng)營銷計(jì)劃 （3）設(shè)計(jì)一個年度營銷推廣的項(xiàng)目執(zhí)行和管理計(jì)劃 任務(wù)： 請各組按照項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組成，形成一個項(xiàng)目發(fā)起人，項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目成員的安排名單?？梢栽O(shè)置總項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，和分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，

8、也可以設(shè)置項(xiàng)目副經(jīng)理。注意適當(dāng)按照團(tuán)隊(duì)成員的能力，形成這個名單。 五、項(xiàng)目管理的方法與工具1 1、工作分解結(jié)構(gòu)（WBSWBS）WBS(Work Breakdown Structure)主要是將一個項(xiàng)目分解成易于管理的幾個部分或幾個細(xì)目，以便確保找出完成項(xiàng)目工作范圍所需的所有工作要素。結(jié)構(gòu)層次越往下層則項(xiàng)目組成部分的定義越詳細(xì)，WBS最后構(gòu)成一份層次清晰，可以具體作為組織項(xiàng)目實(shí)施的工作依據(jù)。WBSWBS的例子工作分解結(jié)構(gòu)（WBSWBS）的方法借鑒經(jīng)驗(yàn)法系統(tǒng)思考法自上而下發(fā)散歸納法WBSWBS的內(nèi)容結(jié)構(gòu)1、項(xiàng)目計(jì)劃的內(nèi)容：根據(jù)情況，做成多級目錄2、子項(xiàng)目經(jīng)理3、人力資源配置4、資金預(yù)算（沒有就空著

9、）5、階段目標(biāo)6、完成情況7、節(jié)點(diǎn)評價如何進(jìn)行工作分解結(jié)構(gòu)（WBSWBS）1. 明確得到項(xiàng)目范圍說明或項(xiàng)目工作說明。2. 召集有關(guān)人員，集體討論所有主要項(xiàng)目工作，確定項(xiàng)目工作分解的方式。3. 分解項(xiàng)目工作。如果有現(xiàn)成的模板，應(yīng)該盡量利用。4. 畫出WBS的層次結(jié)構(gòu)圖。5. 將主要項(xiàng)目可交付成果細(xì)分為更小的、易于管理的組分或工作包。工作包必須詳細(xì)到可以對該工作包進(jìn)行估算(成本和時間)、安排進(jìn)度、做出預(yù) 算、分配負(fù)責(zé)人員或組織單位。6. 驗(yàn)證上述分解的正確性。如果發(fā)現(xiàn)較低層次的項(xiàng)沒有必要，則修改組成成分。7. 如果有必要，建立一個編號系統(tǒng)。8. 隨著其他計(jì)劃活動的進(jìn)行，不斷地對WBS更新或修正，直

10、到覆蓋所有工作。檢驗(yàn)WBSWBS是否完全的標(biāo)準(zhǔn)每個任務(wù)的狀態(tài)和完成情況是可以量化的。每個任務(wù)都有一個可交付成果。工期易于估算且在可接受期限內(nèi)。容易估算成本。各項(xiàng)任務(wù)是獨(dú)立的每項(xiàng)任務(wù)只有一個人擔(dān)任項(xiàng)目負(fù)責(zé)人！各項(xiàng)任務(wù)已經(jīng)是最小單元，不能再分解！WBSWBS操作實(shí)施 各組演練： 假設(shè)現(xiàn)在要在全省舉行一次送文化下鄉(xiāng)的活動，結(jié)合保險理念宣傳和中郵人壽品牌宣傳，你們小組負(fù)責(zé)A縣的這項(xiàng)工作，時間是1個月。請各小組做出項(xiàng)目實(shí)施的WBS1、按照WBS的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容進(jìn)行2、內(nèi)容和形式在范圍內(nèi)不受限制，可以各組自己計(jì)劃2、甘特、甘特圖圖 又叫橫道圖、條狀圖(Bar chart)。甘特圖內(nèi)在思想簡單，基本是一條線條圖

11、，橫軸表示時間，縱軸表示活動(項(xiàng)目)，線條表示在整個期間上計(jì)劃和實(shí)際的活動完成情況。它直觀地表明任務(wù)計(jì)劃在什么時候進(jìn)行，及實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃要求的對比。 它是在第一次世界大戰(zhàn)時期發(fā)明的，以亨利L甘特先生的名字命名。 甘特圖的優(yōu)缺點(diǎn)分析甘特圖的優(yōu)點(diǎn)甘特圖的優(yōu)點(diǎn)圖形化概要，通用技術(shù)，易于理解； 甘特圖的局限甘特圖的局限甘特圖事實(shí)上僅僅部分地反映了項(xiàng)目管理的三重約束（時間、成本和范圍），因?yàn)樗饕P(guān)注進(jìn)程管理（時間）； 甘特圖的例子用用ProjectProject進(jìn)行項(xiàng)目輔助管理進(jìn)行項(xiàng)目輔助管理Microsoft Project（或MSP）是由微軟開發(fā)銷售的項(xiàng)目管理軟件程序。軟件設(shè)計(jì)目的在于協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理

12、發(fā)展計(jì)劃、為任務(wù)分配資源、跟蹤進(jìn)度、管理預(yù)算和分析工作量。3 3、關(guān)鍵路徑法項(xiàng)目工期總和最長的一條路徑稱為關(guān)鍵路徑，它是完成該項(xiàng)目所需的最短時間。關(guān)鍵路徑上的每一項(xiàng)任務(wù)都是關(guān)鍵任務(wù)，這些任務(wù)的完成時間一有延遲，就會影響項(xiàng)目或階段的完成時間。 如果你穿越回秦朝，秦始皇把你抓為俘虜，聽說你是工程管理人員，要求你為他的阿房宮加三個新宮殿而做一個計(jì)劃。 1、星星宮很難設(shè)計(jì)（最快要12周），但是容易建成（1周）；2、月亮宮要設(shè)計(jì)（5周），施工（6周）3、太陽宮容易設(shè)計(jì)（1周），但是很難建造（9周）。 你只有一個設(shè)計(jì)師和一個建筑師，你的設(shè)計(jì)師不會建造而建筑師不會設(shè)計(jì)。最大的危險是，秦始皇很可能受不了你的工

13、期太長，就把你咔嚓了。怎么辦？給秦始皇的宮殿增加三個新宮殿的最短工期是多少？穿越原來也是很辛苦的規(guī)劃時不同的方案方案1設(shè)計(jì)建造宮殿設(shè)計(jì)建造星星宮設(shè)計(jì)建造設(shè)計(jì)建造月亮宮設(shè)計(jì)建造設(shè)計(jì)建造太陽宮設(shè)計(jì)建造方案2設(shè)計(jì)建造宮殿設(shè)計(jì)星星宮月亮宮太陽宮建造星星宮月亮宮太陽宮可行的方案151296102468101214161820設(shè)計(jì)連續(xù)進(jìn)行建設(shè)見縫插針六、項(xiàng)目成功的因素項(xiàng)目的目標(biāo)、范圍是否明確是否獲得領(lǐng)導(dǎo)的積極支持項(xiàng)目的組織是否健全、穩(wěn)定是否建立了有序的，有效的、良好的溝通渠道是否具有有效、全面的項(xiàng)目管理，嚴(yán)格的變更控制是否建立了良好的、積極的、團(tuán)隊(duì)合作的工作氛圍項(xiàng)目經(jīng)理的經(jīng)驗(yàn)是否豐富當(dāng)然，還有一點(diǎn)非常重要如果每個項(xiàng)目沒有嚴(yán)格的監(jiān)控和考核激勵作為支撐，也是難以保證效果的！項(xiàng)目的考核激勵可以不與正式的薪酬掛鉤，而是采用靈活多樣的形式。思考：陳勝吳廣為什么會揭竿而起？項(xiàng)目管理的知識要轉(zhuǎn)變成技能，就需要經(jīng)常的練習(xí)，才能變成習(xí)慣掌握了項(xiàng)目管理的精華，將其應(yīng)用到你的生活和工作中，則項(xiàng)目管理一定會幫助你更加成功 ！期