公司公文辦公一體化協(xié)同平臺OA系統(tǒng)管理辦法(暫行)

1、公司OA系統(tǒng)管理辦法(試行)第一章 總 則第一條 為加強公司辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）管理，保證其高效、安全運行，充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的作用，特制定本辦法。第二條 OA系統(tǒng)內(nèi)容包括協(xié)同辦公、公文管理、電子郵件、文檔管理、公共信息、個人設(shè)置、綜合辦公、關(guān)聯(lián)系統(tǒng)、常用工具等功能，旨在實現(xiàn)公文無紙化傳輸、信息共享和交流，規(guī)范管理流程，提高辦公效率和降低管理成本。第三條 本辦法適用于市公司直屬各部門、各縣(市)區(qū)分公司。第二章 管理機構(gòu)第四條 綜合部負責辦公OA系統(tǒng)的管理、規(guī)劃、審批、實施、培訓和檢查考核工作; 其主要職責:（一）辦理系統(tǒng)使用單位的注冊、名稱變更、撤銷等相關(guān)手續(xù)的審核工作；（二）制

2、定電子公文與信息流轉(zhuǎn)的具體工作規(guī)范和制度；（三）制定OA系統(tǒng)公文種類流程的修改及修訂工作。（四）征詢各使用單位的意見和建議，協(xié)調(diào)解決各使用單位在使用過程中出現(xiàn)的新情況、新問題；（五）培訓各使用單位系統(tǒng)管理人員和使用人員；（六）做好其他相關(guān)工作。第五條 市公司市場經(jīng)營部業(yè)務(wù)支撐中心負責OA系統(tǒng)的開發(fā)、維護與升級等工作。其主要職責：(一)負責全公司管理辦公自動化系統(tǒng)資源（軟、硬件）的配置、升級。(二)負責日常的OA網(wǎng)絡(luò)運行維護，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備故障處理。(三)負責OA系統(tǒng)的安全技術(shù)防范，定期就公司所有計算機設(shè)備及運行系統(tǒng)進行嚴格檢查。（四）負責全區(qū)辦公終端安全策略管理系統(tǒng)的安裝。第六條 使用單位必須明確一

3、名領(lǐng)導分管OA系統(tǒng)工作，同時確定一名分級系統(tǒng)管理人員負責日常管理。各分級系統(tǒng)管理人員的職責是：（一）負責本單位辦公自動化的日常管理；（二）指導和監(jiān)督該系統(tǒng)在本單位的運行；（三）負責與綜合部的銜接工作。第三章公文流轉(zhuǎn)要求第七條為使公文流轉(zhuǎn)真正地落到實處，并能提高員工對“企業(yè)信息化“的認識，OA使用人必須啟動短信提醒功能，同時必須隨時隨地、及時地打開OA系統(tǒng)，處理當天的文件，如遇出差、事假請啟用外出代辦功能。第八條各部門在發(fā)文或部門與部門之間需協(xié)調(diào)某些事宜時必須通過OA系統(tǒng)，不允許出現(xiàn)紙質(zhì)文件。第九條 各部門領(lǐng)導及員工在處理文件填寫意見時必須將意見寫清楚，交給誰辦理，如何辦理，此文件是如何落實的，

4、將落實意見一并寫上返回綜合辦歸檔。第四章 使用規(guī)范第十條 員工身份認證。系統(tǒng)通過用戶名和密碼進行身份管理和認證。用戶名是每個員工的唯一標識，個人的密碼是安全的保證。OA系統(tǒng)提供了用戶自我更換密碼的功能，用戶應自己定期更換密碼，不得泄露給他人，防止他人非法使用。由于密碼泄漏造成的損失由本人負責。每位OA系統(tǒng)使用人都要熟練掌握OA系統(tǒng)的使用方法，使用OA 系統(tǒng)進行單位內(nèi)部的各項日常辦公。第十一條 OA系統(tǒng)使用人員的賬號密碼（口令）必須設(shè)6位以上字符（含字母、數(shù)字、符號等），并需經(jīng)常修改，不得與其他使用人員名（賬號）相同。使用人員取得初始密碼后應在OA系統(tǒng)的個人設(shè)置里面，須對自己的登陸密碼進行修改，

5、避免他人使用。第十二條 每位OA用戶要保證通過OA系統(tǒng)發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的內(nèi)容完整、準確、規(guī)范，并對所發(fā)布的內(nèi)容和審批的內(nèi)容負責。在OA系統(tǒng)中的意見和審批與原書名簽署具有同等效力和權(quán)威，相應人員應予以執(zhí)行和遵守。第十三條 為保證各類電子文件的及時收發(fā)，公司領(lǐng)導、部門經(jīng)理、主管原則上應該全天在線，其他人員至少每天登陸四次OA系統(tǒng)（8:00、11:30、13:30、17:00），接收各類文件，處理待辦事項。有重要文件需要領(lǐng)導審批，如果單位領(lǐng)導有事沒有使用OA系統(tǒng)，工作人員可通過微信、QQ發(fā)消息或者發(fā)送手機短信提醒。第十四條 工作人員要保證文件處理的響應時間，所有網(wǎng)上公文處理流程涉及到的工作人員

6、處理時間應與公文流轉(zhuǎn)時間相同。如有外出、請假等特殊原因，必須委托相關(guān)人員代為辦理。 第十五條 因個人原因未登陸和使用OA系統(tǒng)，不能及時處理相關(guān)工作，造成的責任由自己負責。第十六條 OA系統(tǒng)使用人員應自覺遵守系統(tǒng)運行的規(guī)章制度，按照工作權(quán)限，認真完成本人在系統(tǒng)中所承擔的工作任務(wù)。第十七條 個人信息的完善在OA系統(tǒng)的個人設(shè)置里面，必須對自己的個人信息進行添加，如聯(lián)系方式等，以便同事之間聯(lián)系時查找方便。第十八條 OA系統(tǒng)流程模板涵蓋范圍內(nèi)的辦公流程，涉及的相關(guān)單位（部門）應按照系統(tǒng)模板使用說明實行網(wǎng)上辦公，流程定制發(fā)起的單位（部門）應督促系統(tǒng)模板的使用。第五章 電子郵箱的管理第十九條電子郵箱是公司員

7、工的工作、生活、學習的信息交流平臺。對每封電子郵件的附件設(shè)為20M，電子郵箱中的郵件及時進行刪除備份，郵箱超過容量后不可收發(fā)任何郵件。第十七條不可在互聯(lián)網(wǎng)上用公司電子郵箱地址注冊用戶。第六章 信息安全保障第二十條各單位使用人員對各自的登錄密碼、印章密碼嚴格保管。必須在第一次登錄系統(tǒng)后立即修改個人密碼，不得再使用初始密碼，離開辦公室時應退出辦公系統(tǒng)，防止他人進行非法操作，密碼泄漏所造成的損失自負。第二十一條 系統(tǒng)管理員應定期檢查、維護計算機網(wǎng)絡(luò)，發(fā)現(xiàn)問題應及時排除，無法排除的，應立即與業(yè)務(wù)支撐中心聯(lián)系，確保系統(tǒng)正常運行；不得亂設(shè)、私設(shè)系統(tǒng)的使用人員。文檔管理員應對文件資料的保密性、正確性、完整性

8、、發(fā)布范圍負責，不得將涉密信息、帶病毒文檔錄入系統(tǒng)。 第二十二條 使用系統(tǒng)時，所有涉密信息不得利用電子郵箱轉(zhuǎn)發(fā)至無關(guān)人員，公文流轉(zhuǎn)嚴格按范圍進行流轉(zhuǎn)，嚴禁擴大范圍，也不得存儲在與該系統(tǒng)相連的介質(zhì)內(nèi)。第二十三條 嚴禁公司員工利用任務(wù)手段偵測、盜用他人OA賬號和密碼，刺探網(wǎng)絡(luò)配置、服務(wù)器配置和數(shù)據(jù)庫信息。第二十四條 每臺辦公電腦必須使用安全策略管理系統(tǒng)，使用人不得隨意刪除或更改。第二十五條 禁止安裝趨勢外的其它殺毒軟件、游戲、與工作無關(guān)的網(wǎng)絡(luò)軟件，禁止安裝搜狗、搜狐等快捷搜索欄等網(wǎng)絡(luò)輔助工具。第二十六條 嚴禁外來公司人員未經(jīng)允許連接我公司辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，若有違反而導致病毒向公司內(nèi)部傳播或公司商業(yè)秘密

9、向外部傳播而造成公司損失的，將根據(jù)公司規(guī)定給予相關(guān)責任人進行處理。第二十七條 在起草各類文件時嚴格按照企業(yè)商業(yè)秘密目錄執(zhí)行。第七章辦公終端機房的管理第二十八條辦公終端機房的管理應遵守以下規(guī)定：1、機房為維護重地，外來人員未經(jīng)批準不得擅自入內(nèi)。外來人員來機房參觀、工作，必須持有本公司領(lǐng)導的書面授權(quán)，同時由機房人員陪同、確認。非工作需要不得在機房內(nèi)任意逗留，不得動用機房設(shè)備、終端作其他與工作無關(guān)的用處。2、 保持機房環(huán)境衛(wèi)生，本部門人員要求換穿自備室內(nèi)鞋或鞋套。外來人員必須換穿鞋套或室內(nèi)鞋。3、任何人員不得將食品、飲料帶入機房，同時，雜志等與工作無關(guān)資料也不得帶入機房，保持機房衛(wèi)生，做到環(huán)境整潔明亮。4、維護用資料、工具、備板、備件等使用后及時放回相應的位置，不得隨意擺放。5、 進入機房的鑰匙或門卡的持有人要設(shè)專職人員。第八章 罰 則第二十九條 OA辦公是非常嚴肅的事情，對處理延誤造成工作積壓的3次以內(nèi)每次考核責任人100元，三次以上的每次考核300元（延誤是指以系統(tǒng)的記錄時間計超過公文處理時限仍未處理待辦事宜）。第三十條 對長期不使用OA系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求提供共享數(shù)據(jù)；網(wǎng)上辦公數(shù)據(jù)不準確，隨意刪除安全策略系統(tǒng)，對工作造成不良影響的，視狀況處以50-500元罰款。第三十一條 偵測、盜用他人賬號和密碼，刺探網(wǎng)絡(luò)配置、服務(wù)器配置和數(shù)據(jù)庫信息，造成公司保密文件泄密的對責任