農(nóng)商銀行公文處理制度

1、某某農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司公文處理制度（草案）第一章總則第一條為使本行公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布（國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法）的通知（國(guó)發(fā)200023號(hào)）、中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例（中辦發(fā)199614號(hào)）和陜西省農(nóng)村信用社公文處理規(guī)范（陜信聯(lián)發(fā)2006101號(hào)），結(jié)合某某農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱“本行”）實(shí)際，制定本制度。第二條公文是本系統(tǒng)在日常工作中普遍使用的具有行政約束力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法經(jīng)營(yíng)和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。各網(wǎng)點(diǎn)、各部門(mén)（以下簡(jiǎn)稱各單位）的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。第三條公文

2、處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理包括收文處理和發(fā)文處理兩部分內(nèi)容。公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。第四條在公文處理工作中，必須嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，保守黨和國(guó)家秘密及本系統(tǒng)秘密。第五條行政綜合部是本行公文處理的管理者，主管本行的公文處理工作，同時(shí)有對(duì)各單位公文處理的指導(dǎo)職責(zé)。行政綜合部應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好有關(guān)公文處理的各項(xiàng)工作，確保公文處理的質(zhì)量與效率。第二章 智能辦公自動(dòng)化公文處理系統(tǒng)規(guī)程第六條 為進(jìn)一步提高工作效率，有效降低和節(jié)約辦公成本，加快辦公自動(dòng)化建設(shè)，使本行公文處理工作規(guī)范化、

3、制度化，從2014年6月起正式啟用辦公自動(dòng)化公文處理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱OA）。今后本行所有下發(fā)的各種公文一律通過(guò)智能辦公自動(dòng)化處理系統(tǒng)發(fā)送。第七條 各單位要建立健全電子公文辦理制度，加強(qiáng)管理。管理人員要有高度責(zé)任感，認(rèn)真負(fù)責(zé)，切實(shí)做到不錯(cuò)不漏、不遲不誤，確保電子公文及時(shí)傳輸和辦理。第八條 各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的起草，擬稿人在處理電子公文時(shí)須套用符合規(guī)范的文件格式模板。行政綜合部負(fù)責(zé)文件的編號(hào)、蓋章以及紙質(zhì)文件的存檔和電子公文的下發(fā)。第九條 信息管理部負(fù)責(zé)系統(tǒng)操作培訓(xùn)，運(yùn)行設(shè)備的維護(hù)、管理。信息管理部應(yīng)定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行殺毒，建立防火墻，防止黑客侵入，確保系統(tǒng)安全。第十條 行政綜合部、信息管理部對(duì)系

4、統(tǒng)電子公文每年整理一次，備份至移動(dòng)存儲(chǔ)器，存入檔案室。第十一條 所有系統(tǒng)用戶應(yīng)保管好用戶密碼口令，不得隨意泄露給無(wú)關(guān)人員。第十二條 正式文件及其他需要簽發(fā)的公文，嚴(yán)格按照OA辦公流程提交、審核、簽發(fā)。一般性的公文從擬稿人提交，分發(fā)到收文單位不得超過(guò)兩個(gè)工作日。電子文件發(fā)送后，各單位工作人員應(yīng)根據(jù)公文的緩急程度對(duì)所發(fā)公文的接收情況進(jìn)行檢查、催辦、督辦，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與綜合部或相關(guān)部室聯(lián)系。第十三條 所有OA用戶在每日工作時(shí)間都必須及時(shí)登錄OA系統(tǒng)查看文件，并始終使OA系統(tǒng)處于“在線”狀態(tài)，確保信息和聯(lián)絡(luò)暢通，有緊急公文時(shí)綜合部將及時(shí)通知單位負(fù)責(zé)人，如因出差休假，須指定授權(quán)的公文代辦人代辦。如有貽誤

5、將追究相關(guān)人員的責(zé)任。第十四條 OA用戶根據(jù)權(quán)限和要求批閱處理文件，如電子簽名前無(wú)任何批示內(nèi)容的，視為同意。第十五條 各單位在電子公文傳輸工作中要嚴(yán)格遵守國(guó)家保密制度，凡涉密和依有關(guān)規(guī)定不予公開(kāi)的文件不得在網(wǎng)上傳輸。第三章公文種類(lèi)第十六條適用公文的主要種類(lèi)：（一）決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重要活動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（二）決議適用于董事會(huì)、股東大會(huì)、監(jiān)事會(huì)就行使職權(quán)表決有關(guān)事項(xiàng)。（三）通告適用于向社會(huì)各有關(guān)方面公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。（四）通知適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要有關(guān)單位周知

6、或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用干部。（五）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。（六）報(bào)告適用于向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)單位的詢問(wèn)。（七）請(qǐng)示適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)。（八）批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。（九）意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。（十）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題；請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（十一）會(huì)議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況或議定事項(xiàng)。第四章公文格式第十七條公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)

7、單位和印發(fā)日期等部分組成。（一）涉及國(guó)家秘密和本行業(yè)商業(yè)機(jī)密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，其中，“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（三）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（四）公文標(biāo)題包括發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、文件主要內(nèi)容、文件種類(lèi)。公文標(biāo)題文字應(yīng)力求扼要簡(jiǎn)短，除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。標(biāo)題置于紅色橫線下空行，用小標(biāo)宋體字，居中排列。如有回行，應(yīng)做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。（五）主送單位指公文的主要受

8、理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。主送機(jī)關(guān)置于標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格用號(hào)仿宋字體標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格。最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)后標(biāo)全角冒號(hào)。（六）公文正文。主送機(jī)關(guān)名稱下行，每自然段左空字，回行頂格。用號(hào)仿宋字體，數(shù)字、年份不能回行。（七）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。如屬轉(zhuǎn)發(fā)文件，被轉(zhuǎn)發(fā)的文件不作為附件標(biāo)注。在正文下行左空字用號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：、”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件左上角第一行項(xiàng)格標(biāo)識(shí)；“附件”有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。（八）公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出

9、的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章，聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)加蓋印章。加蓋印章應(yīng)上距正文，端正、居中下壓成文時(shí)間，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。（九）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫(xiě)為“”。成文時(shí)間右空個(gè)字；（十）公文如有附注（需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)，如“此件不公開(kāi)報(bào)道”等），用號(hào)仿宋體字，居左空字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。（十一）特殊情況說(shuō)明。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以

10、解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。（十二）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。在主題詞下行，用號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間頓號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊。（十三）本單位發(fā)送。在抄送欄下標(biāo)識(shí)發(fā)送單位。字體、字號(hào)、樣式與抄送項(xiàng)目相同。（十四）聯(lián)系人。在本單位發(fā)送欄下標(biāo)注聯(lián)系人姓名及聯(lián)系電話。用號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)。（十六）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間。位于聯(lián)系人及校對(duì)條目之下，占行位置，用號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)。用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。第五章 發(fā)文種類(lèi)及使用說(shuō)明第十八條 我行發(fā)文種類(lèi)（一）

11、黨委系列本行黨委用文，文種主要用通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、通報(bào)、決定、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。（二）行政系列1.鎮(zhèn)坪農(nóng)商行發(fā)：文種主要用于下行文。如通知、決定、通報(bào)、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要、稽核處理決定等。2.鎮(zhèn)坪農(nóng)商行字：文種主要用于上行文，如報(bào)告、請(qǐng)示。3.鎮(zhèn)坪農(nóng)商行傳字：內(nèi)部傳真專(zhuān)用，文種可用通知、意見(jiàn)、決定、函。4.鎮(zhèn)坪農(nóng)商行工會(huì)字：工會(huì)用文，文種可用通知、決定、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通報(bào)、函、會(huì)議紀(jì)要。第六章行文規(guī)則第十九條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)行文。因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送越過(guò)的單位。第二十條向上級(jí)單位的請(qǐng)示不得同時(shí)抄送下級(jí)單位。向下級(jí)單位的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)

12、抄送直接上級(jí)單位。第二十一條“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一事一文，“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，“請(qǐng)示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)人。第二十二條向上級(jí)單位的行文一般只寫(xiě)一個(gè)主送單位。如需同時(shí)送其他單位，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)單位。第二十三條各單位可以和同級(jí)政府機(jī)關(guān)聯(lián)合行文。聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前，并使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。如聯(lián)合行文，機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證行文首頁(yè)顯示正文。第七章發(fā)文辦理程序第二十四條本行發(fā)文（含黨委，下同）的辦理程序一般是：主辦部室擬稿人擬稿主辦部室負(fù)責(zé)人審核綜合部綜合秘書(shū)核稿綜合部負(fù)責(zé)人核簽送分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（如須送董事長(zhǎng)、行長(zhǎng)簽發(fā)的，由綜合部按分管領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)送簽）綜

13、合部編號(hào)、蓋章、分發(fā)（存檔）。第八章公文起草第二十五條起草公文要做到：（一）符合黨和政府的方針、政策，符合國(guó)家的法律、法規(guī)及有關(guān)部門(mén)的規(guī)定。（二）全面、準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文單位的意圖，提出的措施切實(shí)可行。（三）觀點(diǎn)明確，條理清楚，內(nèi)容充實(shí)，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。文字精煉，表述準(zhǔn)確，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅簡(jiǎn)短。（四）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。（五）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。（六）人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確，日期應(yīng)寫(xiě)具體的年、月、日。（七）必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位。（八）公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)

14、和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修飾辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其余應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（九）引用公文應(yīng)注明發(fā)文機(jī)關(guān)、原文件標(biāo)題及原發(fā)文字號(hào)。引用順序是：先引發(fā)文機(jī)關(guān)，后引文件標(biāo)題，發(fā)文序號(hào)在文件標(biāo)題后并用括號(hào)括起來(lái)。（十）在使用專(zhuān)用名詞的簡(jiǎn)稱時(shí)，應(yīng)使用規(guī)范化的簡(jiǎn)稱或約定俗成的簡(jiǎn)稱。否則，要先用全稱，再用簡(jiǎn)稱，并加以注明。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫(xiě)形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)，注明準(zhǔn)確的中文譯名。（十一）行文結(jié)構(gòu)序數(shù)第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“”，第四層為“（）”。（十二）“制度”、“辦法”等文件的結(jié)構(gòu)一般是，第一層為“章”，第二層為“條”（“條”內(nèi)結(jié)構(gòu)順序一般為

15、“（一）”、“”、“（）”）。第二十六條 擬稿人在系統(tǒng)中除正文外，需將發(fā)文起草單內(nèi)容填寫(xiě)清楚。如發(fā)文種類(lèi)、聯(lián)系電話、文件標(biāo)題、主題詞、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、行內(nèi)發(fā)送、附件等。第九章公文簽發(fā)第二十六條本行發(fā)公文，由本行領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。上行文和報(bào)送外單位發(fā)文，一律由董事長(zhǎng)簽發(fā)；其他發(fā)文，按照分工負(fù)責(zé)原則，由主管領(lǐng)導(dǎo)審核后送行長(zhǎng)簽發(fā)；重要的或涉及面廣的發(fā)文，由分管領(lǐng)導(dǎo)審核后送董事長(zhǎng)簽發(fā)。簡(jiǎn)訊、簡(jiǎn)報(bào)或信息由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件，不得隨意變更，如需變更，要經(jīng)原簽發(fā)人同意。第二十七條主辦部門(mén)一般應(yīng)指定擬稿人為該公文聯(lián)系人，并在文件版記中注明姓名及聯(lián)系電話，以便下級(jí)在處理公文中與之聯(lián)系。印發(fā)的文件由主辦

16、部門(mén)負(fù)責(zé)校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)對(duì)所有要素負(fù)責(zé)。第二十八條已簽批的本行發(fā)文件，在蓋章分發(fā)之前，行政綜合部要做好最后把關(guān)，檢查隨文的附件是否齊全，確認(rèn)符合規(guī)定后，加蓋公章，進(jìn)行發(fā)文登記，然后按文件要求發(fā)送。第十章收文的辦理第二十九條收文的辦理，包括簽收、登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦、催辦、存檔等程序。由行政綜合部負(fù)責(zé)。（一）簽收收到有關(guān)公文并以簽字或蓋章的方式給發(fā)文方以憑據(jù)。簽收公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢，并采取相應(yīng)的處理措施，急件中應(yīng)注明簽收的具體時(shí)間。（二）登記公文辦理過(guò)程中就公文特征和辦理情況進(jìn)行記載。登記應(yīng)當(dāng)將公文標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號(hào)、成文日期、主送機(jī)關(guān)、份數(shù)、收

17、文日期及辦理情況逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚。（三）擬辦行政綜合部對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核是否應(yīng)由本單位辦理，是否符合行文規(guī)則，文件是否完整。同時(shí)提交領(lǐng)導(dǎo)批示。緊急公文應(yīng)當(dāng)提出辦理時(shí)限。（四）批辦商行領(lǐng)導(dǎo)將文件批注有關(guān)部門(mén)辦理。（五）傳閱行政綜合部根據(jù)有關(guān)規(guī)定或領(lǐng)導(dǎo)批示，按照規(guī)定程序?qū)⒐乃陀嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)閱示辦理。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。（六）承辦承辦部門(mén)收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的；應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明，對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦的部門(mén)并說(shuō)明理由。（七）催辦行政綜合部對(duì)公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查。對(duì)緊急或者重要公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)催辦，對(duì)一般公文應(yīng)當(dāng)定期催辦，并隨時(shí)或者定期向領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理情況。第十一章 公文的歸檔與銷(xiāo)毀第三十條公文辦完后，行政綜合部綜合崗人員要根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法和省聯(lián)社檔案管理等規(guī)定，及時(shí)將公文原稿、附件和有關(guān)材料收集、整理、歸檔，OA系統(tǒng)公文除打印紙質(zhì)文件歸檔外，需定時(shí)備份電子檔案，切實(shí)做好平時(shí)歸檔工作。第三十一條公文歸檔應(yīng)根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保管期限分別整理，正確反映本行主要工作情況，便于保管、檢索和使用。