時間管理的技巧

1、時間管理的技巧 時間管理方法就是用技巧、技術和工具幫助我們完成工作，時間管理方法就是用技巧、技術和工具幫助我們完成工作，實現(xiàn)目標。時間管理方法并不是要把所有事情做完，而是更有實現(xiàn)目標。時間管理方法并不是要把所有事情做完，而是更有效的運用時間。時間管理方法的目的除了要決定你該做些什么效的運用時間。時間管理方法的目的除了要決定你該做些什么事情之外，另一個很重要的目的也是決定什么事情應該做，什事情之外，另一個很重要的目的也是決定什么事情應該做，什么事情不應該做；時間管理方法不是么事情不應該做；時間管理方法不是完全的掌控，而是降低變動性。時間管理完全的掌控，而是降低變動性。時間管理方法最重要的功能是透

2、過事先的規(guī)劃，做方法最重要的功能是透過事先的規(guī)劃，做為一種提醒與指引。為一種提醒與指引。時時 間間 管管 理理11、供給毫無彈性：、供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是會增加、也不會減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。小時，所以我們無法開源。2、無法積蓄：、無法積蓄：時間不像人力、財力、物力和技術那樣被積蓄儲藏。時間不像人力、財力、物力和技術那樣被積蓄儲藏。無論愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節(jié)流。無論愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節(jié)流。3、無法取代：、無法取代：任何一項活動都有賴

3、于時間的堆砌，這就是說，時任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源，因此，時間是無法取代的。間是任何活動所不可缺少的基本資源，因此，時間是無法取代的。4、無法失而復得：、無法失而復得：時間無法像失物一樣失而復得。它一旦喪失，時間無法像失物一樣失而復得。它一旦喪失，則會永遠喪失?；ㄙM了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都則會永遠喪失。花費了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。無力挽回。時間的四項獨特性時間的四項獨特性2以下是你必須要知道的真相以下是你必須要知道的真相1、平均每八分鐘會受到一次打擾、平均每八分鐘會受到一次打擾2、平均每次打擾

4、用時大約是五分鐘，總共大約四小時。、平均每次打擾用時大約是五分鐘，總共大約四小時。3、如果你讓自己一天做一件事情，你會花一整天去做；、如果你讓自己一天做一件事情，你會花一整天去做；4、如果你讓自己一天做二十件事情，則會完成七至八件甚至更多。、如果你讓自己一天做二十件事情，則會完成七至八件甚至更多。5、一年之中，你真正在做有價值的事情的時間不會超過九十天。、一年之中，你真正在做有價值的事情的時間不會超過九十天。6、三年內(nèi)，如果你好好的規(guī)劃一下你的人生和時間，你能夠取得是之、三年內(nèi)，如果你好好的規(guī)劃一下你的人生和時間，你能夠取得是之 前的三到五倍。前的三到五倍。 浪費時間的原因有主觀和客觀兩大方面

5、。這里，我們來分析一下浪費浪費時間的原因有主觀和客觀兩大方面。這里，我們來分析一下浪費時間的主觀原因，因為，這是一切的根源。時間的主觀原因，因為，這是一切的根源。3時間流時間流逝逝+主觀原因主觀原因41 1、觀念不對、觀念不對進取心不足進取心不足缺乏時間意識缺乏時間意識態(tài)度消極悲觀態(tài)度消極悲觀2 2、目標不明、目標不明缺乏計劃缺乏計劃抓不住重點抓不住重點分不清主次分不清主次3 3、技巧不夠、技巧不夠缺乏優(yōu)先順序缺乏優(yōu)先順序做事有頭無尾做事有頭無尾不會拒絕別人的請求不會拒絕別人的請求4 4、習慣不好、習慣不好5S5S整理整頓不足整理整頓不足工作作風拖拉工作作風拖拉行為懶散不主動行為懶散不主動5、

6、組織不當組織不當工作流程不暢工作流程不暢標準不明確需返工標準不明確需返工相互配合銜接不當相互配合銜接不當+如何有效率的利用時間呢？如何有效率的利用時間呢？5 人的一生兩個最大的財富是：你的才華和你的時間。才華人的一生兩個最大的財富是：你的才華和你的時間。才華越來越多，但是時間越來越少，我們的一生可以說是用時間來越來越多，但是時間越來越少，我們的一生可以說是用時間來換取才華。如果一天天過去了，我們的時間少了，而才華沒有換取才華。如果一天天過去了，我們的時間少了，而才華沒有增加，那就是虛度了時光。所以，我們必須節(jié)省時間，有效率增加，那就是虛度了時光。所以，我們必須節(jié)省時間，有效率的使用時間。如何有

7、效率地利用時間呢？的使用時間。如何有效率地利用時間呢？+明確目標明確目標6 在人生的旅途上，沒有目標就好像走在黑漆漆的路上，不知往何在人生的旅途上，沒有目標就好像走在黑漆漆的路上，不知往何處去。美國的一份統(tǒng)計結果顯示，一個人退休后，特別是那些獨居老處去。美國的一份統(tǒng)計結果顯示，一個人退休后，特別是那些獨居老人，假設生活沒有任何目標，每天只是刻板的吃飯和睡覺，雖然生活人，假設生活沒有任何目標，每天只是刻板的吃飯和睡覺，雖然生活無憂，但他們后來的壽命一般不會超過七年。無憂，但他們后來的壽命一般不會超過七年。 有目標才有結果，目標能激發(fā)人的潛能，那么我們究竟如何選擇有目標才有結果，目標能激發(fā)人的潛能

8、，那么我們究竟如何選擇或是制定正確的目標呢？我們認為在選擇或制定目標時應考慮兩個方或是制定正確的目標呢？我們認為在選擇或制定目標時應考慮兩個方面：一是目標要符合自己的價值觀，二是要了解自己目前的狀況。面：一是目標要符合自己的價值觀，二是要了解自己目前的狀況。+SMARTSMART原則原則7一個目標應該具備以下五個特征才可以說是完整的：一個目標應該具備以下五個特征才可以說是完整的：1 1、具體的（、具體的（）：）：有人說有人說“我要做一個偉大的人我要做一個偉大的人”。這就是個不具體的目標。這就是個不具體的目標。目標一定是要具體的，比如說你想把英文學好，那么你就訂一個目標：每天一定要背目標一定是要

9、具體的，比如說你想把英文學好，那么你就訂一個目標：每天一定要背十個單詞、抄一篇文章。十個單詞、抄一篇文章。2 2、可衡量的（、可衡量的（）：）：任何一個目標都應有可以用來衡量目標完成情況的標準，任何一個目標都應有可以用來衡量目標完成情況的標準，你的目標越明確，就能提供給你越多的指引。比如你要蓋一套房子，先要在心里有個你的目標越明確，就能提供給你越多的指引。比如你要蓋一套房子，先要在心里有個底。房子要多大？是幾層樓？需要幾個臥室？有了這些明確的標準，你才會有計劃的底。房子要多大？是幾層樓？需要幾個臥室？有了這些明確的標準，你才會有計劃的去實施。去實施。3 3、可達到的（、可達到的（）：）：不能達

10、到的目標只能說是幻想，太輕易達到的又沒有挑不能達到的目標只能說是幻想，太輕易達到的又沒有挑戰(zhàn)性，應該經(jīng)常不斷的去設定具挑戰(zhàn)性但做得到的目標。戰(zhàn)性，應該經(jīng)常不斷的去設定具挑戰(zhàn)性但做得到的目標。4 4、相關的（、相關的（）：）：目標的制定應考慮和自己的生活、工作有一定的相關性，目標的制定應考慮和自己的生活、工作有一定的相關性，比如一個公司的員工，整天考慮的不是怎么樣去把工作做好，卻一心想去做明星，又比如一個公司的員工，整天考慮的不是怎么樣去把工作做好，卻一心想去做明星，又不肯努力奮斗，在一天天的消耗中喪失學習、工作能力。不思進取，不努力提高工作不肯努力奮斗，在一天天的消耗中喪失學習、工作能力。不思

11、進取，不努力提高工作能力，最終會被公司、社會所遺棄。能力，最終會被公司、社會所遺棄。5 5、基于時間的（、基于時間的（）：）：任何一個目標的設定都應該考慮時間限定，比如你說：任何一個目標的設定都應該考慮時間限定，比如你說：“我一定要拿到律師證書我一定要拿到律師證書”。目標是很明確了，只是不知道是在一年內(nèi)完成，還是十。目標是很明確了，只是不知道是在一年內(nèi)完成，還是十年后才完成？年后才完成？+有計劃、有組織的進行工作有計劃、有組織的進行工作8 所謂有計劃、有組織的進行工作，就是把目標正確的分解成工作所謂有計劃、有組織的進行工作，就是把目標正確的分解成工作計劃，通過采取適當?shù)牟襟E和方法，最終達成有效

12、的結果。通常體現(xiàn)計劃，通過采取適當?shù)牟襟E和方法，最終達成有效的結果。通常體現(xiàn)在以下五個方面：在以下五個方面：1 1、將有聯(lián)系的工作進行分類整理、將有聯(lián)系的工作進行分類整理2 2、將整理好的各類事務按流程或輕重緩急加以排列、將整理好的各類事務按流程或輕重緩急加以排列3 3、按排列順序進行處理、按排列順序進行處理4 4、學會說、學會說“不不”，一旦確定哪些事情是重要的，對那些不重要的事情，一旦確定哪些事情是重要的，對那些不重要的事情 就應當說就應當說“不不”5 5、勞動的價值不在于花費時間的多與少，而在于取得的成果。不要過、勞動的價值不在于花費時間的多與少，而在于取得的成果。不要過 于追求完美，而

13、要追求辦事效果。于追求完美，而要追求辦事效果。+有計劃、有組織的進行工作有計劃、有組織的進行工作9有了計劃，就必須有行動。行動是一件了不起的事，我們請大家記住：有了計劃，就必須有行動。行動是一件了不起的事，我們請大家記?。? 1、切實實行你的計劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價值，不管主意有多好，除非真、切實實行你的計劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價值，不管主意有多好，除非真正身體力行，否則永遠沒有收獲。正身體力行，否則永遠沒有收獲。2 2、實行時心理要平靜，估計困難、做好準備、及時調(diào)整。、實行時心理要平靜，估計困難、做好準備、及時調(diào)整。 美國的成功學家格林演講時常對觀眾開玩笑說，美國最大的快遞公司美國的成功學

14、家格林演講時常對觀眾開玩笑說，美國最大的快遞公司- -聯(lián)聯(lián)邦快遞，其實是他發(fā)明的。他不說假話，他的確有過這個主意，可能世界上還邦快遞，其實是他發(fā)明的。他不說假話，他的確有過這個主意，可能世界上還有一萬個和他有同樣想法的人。有一萬個和他有同樣想法的人。6060年代，格林在工作中經(jīng)常會將文件從美國的年代，格林在工作中經(jīng)常會將文件從美國的一端送到另外一端，當時他就想，如果有人能夠開辦一個能將重要文件在一端送到另外一端，當時他就想，如果有人能夠開辦一個能將重要文件在2424小小時之內(nèi)送到任何目的地的服務，該有多好！這個想法在他腦海中駐留了好幾年，時之內(nèi)送到任何目的地的服務，該有多好！這個想法在他腦海中

15、駐留了好幾年，直到有一個名叫弗列德直到有一個名叫弗列德史密斯的家伙真的把這個主意轉化為實際行動。史密斯的家伙真的把這個主意轉化為實際行動。 這個故事的教訓是：成功將一個好主意付諸實施，比在家空想出一千個好這個故事的教訓是：成功將一個好主意付諸實施，比在家空想出一千個好主意要有價值的多。主意要有價值的多。+分清工作的緩急輕重分清工作的緩急輕重10緊急緊急客戶的投訴客戶的投訴緊急的問題緊急的問題即將到期的任務、會議即將到期的任務、會議準備事項準備事項長期的規(guī)劃長期的規(guī)劃問題的發(fā)掘與預防問題的發(fā)掘與預防建立人際關系建立人際關系自我充電自我充電外界干擾、一些電話外界干擾、一些電話一些信件、一些信件、

16、報告報告臨時性緊急事情臨時性緊急事情許多湊熱鬧的活動許多湊熱鬧的活動工作無關的電話、信件工作無關的電話、信件娛樂、辦公室閑談娛樂、辦公室閑談 閱讀令人上癮的小說閱讀令人上癮的小說毫無內(nèi)容的電視節(jié)目毫無內(nèi)容的電視節(jié)目不緊急不緊急重重要要不不重重要要+分清工作的緩急輕重分清工作的緩急輕重11 現(xiàn)在不妨回顧下上周的工作和生活，你在哪個象限花費的時間最多？現(xiàn)在不妨回顧下上周的工作和生活，你在哪個象限花費的時間最多？請注意，在劃分第一象限和第三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤請注意，在劃分第一象限和第三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認為重要的事，其實二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要

17、的認為重要的事，其實二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標，如果答案是否定的，應該歸入第三象限。目標，如果答案是否定的，應該歸入第三象限。 那你是否知道在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對個人生活和工作那你是否知道在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對個人生活和工作會有極大的幫助？會有極大的幫助？ 這個問題曾經(jīng)調(diào)查過數(shù)萬人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可以歸類如下：這個問題曾經(jīng)調(diào)查過數(shù)萬人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可以歸類如下：1 1、改善人際關系、改善人際關系 2 2、改善事先準備工作、改善事先準備工作 3 3、更周詳?shù)囊?guī)劃與組織、更周詳?shù)囊?guī)劃與組織4 4、保持積極的心態(tài)、保持積極的心態(tài) 5 5、充實自我

18、、充實自我 6 6、不斷增加個人能力、不斷增加個人能力 這些都是屬于第二象限的，因此也都是重要的事，如果你的答案也屬這些都是屬于第二象限的，因此也都是重要的事，如果你的答案也屬于這六項，為什么不身體力行呢？于這六項，為什么不身體力行呢？+合理的安排時間合理的安排時間12 穆爾于穆爾于1939年大學畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務員的工作，當年大學畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務員的工作，當時的月薪是時的月薪是160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個月薪美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個月薪1000美元的美元的目標。當穆爾逐漸對工作感到得心應手后，他立即拿出客戶資料以及銷售目標。當穆爾逐漸對

19、工作感到得心應手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認大部分的業(yè)績來自哪些客戶，他發(fā)現(xiàn)，圖表，以確認大部分的業(yè)績來自哪些客戶，他發(fā)現(xiàn)，80%的業(yè)績都來自于的業(yè)績都來自于20%的客戶中，同時，不管客戶購買量的大小，他花在每個客戶身上的時的客戶中，同時，不管客戶購買量的大小，他花在每個客戶身上的時間都是一樣的。于是，穆爾的下一步就是將其中購買量最小的間都是一樣的。于是，穆爾的下一步就是將其中購買量最小的36個客戶退個客戶退回了公司，然后全力服務其余回了公司，然后全力服務其余20%的客戶。的客戶。 結果如何？第一年，他就實現(xiàn)了月薪結果如何？第一年，他就實現(xiàn)了月薪1000美元的目標，第二年便輕易美

20、元的目標，第二年便輕易超越了這個目標，而成為美國西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。最后還當上超越了這個目標，而成為美國西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。最后還當上了凱利穆爾油漆公司的董事長。了凱利穆爾油漆公司的董事長。 這個故事告訴了我們樹立正確目標的重要性，還體現(xiàn)了帕累托法則這個故事告訴了我們樹立正確目標的重要性，還體現(xiàn)了帕累托法則（也稱二八定律）：總結果的（也稱二八定律）：總結果的80%是由總消耗時間中的是由總消耗時間中的20%所形成的。所形成的。+二八定律二八定律13 二八定律又名二八定律又名80/20定律、帕累托法則（定律）、最省力的法則等，被廣泛應用于定律、帕累托法則（定律）、最省力的法則等，被

21、廣泛應用于社會學及企業(yè)管理學。社會學及企業(yè)管理學。管理學：管理學：20%的產(chǎn)品或的產(chǎn)品或20%的客戶，為企業(yè)賺得約的客戶，為企業(yè)賺得約80%的銷售額；的銷售額；經(jīng)濟學：經(jīng)濟學：20%的人手里掌握著的人手里掌握著80%的財富。的財富。日常生活中的日常生活中的“二八法則二八法則”：以下是二八定律在生活中的體現(xiàn)：以下是二八定律在生活中的體現(xiàn)：20%的人正面思考的人正面思考-80%的人負面思考的人負面思考20%的人我要怎么做才有錢的人我要怎么做才有錢-80%的人我要有錢我就怎么做的人我要有錢我就怎么做20%的人愛投資的人愛投資-80%的人愛購物的人愛購物20%的人有目標的人有目標-80%的人愛瞎想的人

22、愛瞎想20%的人做簡單的事情的人做簡單的事情-80%的人不愿意做簡單的事情的人不愿意做簡單的事情20%的人如何能辦到的人如何能辦到-80%的人不可能辦到的人不可能辦到20%的人記筆記的人記筆記-80%的人忘性好的人忘性好20%的人相信自己會成功的人相信自己會成功-80%的人不愿改變自己的人不愿改變自己20%的人永遠贊美、鼓勵的人永遠贊美、鼓勵-80%的人永遠漫罵、批評的人永遠漫罵、批評20%的人會堅持的人會堅持-80%的人會放棄的人會放棄20%的人敢于面對困難的人敢于面對困難-80%的人逃避現(xiàn)實的人逃避現(xiàn)實20%-symptom80%-Hidden causes+與別人的時間取得協(xié)作與別人的時

23、間取得協(xié)作14 任何人類的組織，不論大小，都具有周而復始的節(jié)奏性、周期性；而任何人類的組織，不論大小，都具有周而復始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社會或是團體組織中的一員，毫無疑問的要與周邊部門或人發(fā)生我們作為社會或是團體組織中的一員，毫無疑問的要與周邊部門或人發(fā)生必然的聯(lián)系。在這種情況下，我們需要互相尊重對方的時間安排，也就是必然的聯(lián)系。在這種情況下，我們需要互相尊重對方的時間安排，也就是說要與別人的時間取得協(xié)作。說要與別人的時間取得協(xié)作。 同樣的，當我們需要到某個部門去參觀學習，也需要提前與該部門人同樣的，當我們需要到某個部門去參觀學習，也需要提前與該部門人員進行預約，雙方共同達成一個有關時

24、間、地點、人員安排等等的約定。員進行預約，雙方共同達成一個有關時間、地點、人員安排等等的約定。否則，突如其來的打擾會令對方措手不及，甚至有可能將你拒之門外！否則，突如其來的打擾會令對方措手不及，甚至有可能將你拒之門外！ 大家想想，我們是不是也在經(jīng)常抱怨外部的打擾（電話、來訪等）、大家想想，我們是不是也在經(jīng)常抱怨外部的打擾（電話、來訪等）、突發(fā)事件！既然如此，我們是不是也應該站在對方的角度考慮問題，嚴格突發(fā)事件！既然如此，我們是不是也應該站在對方的角度考慮問題，嚴格要求自己，提前做好計劃與安排，與他人的時間取得協(xié)作，少一份慌亂，要求自己，提前做好計劃與安排，與他人的時間取得協(xié)作，少一份慌亂，多一

25、份從容！多一份從容！+3030秒電梯理論秒電梯理論15 麥肯錫公司曾經(jīng)得到過一次沉痛的教訓：該公司曾經(jīng)為一家重要麥肯錫公司曾經(jīng)得到過一次沉痛的教訓：該公司曾經(jīng)為一家重要的大客戶做咨詢。咨詢結束的時候，麥肯錫的項目負責人在電梯間里的大客戶做咨詢。咨詢結束的時候，麥肯錫的項目負責人在電梯間里遇見了對方的董事長，該董事長問麥肯錫的項目負責人：遇見了對方的董事長，該董事長問麥肯錫的項目負責人：“你能不能你能不能說一下現(xiàn)在的結果呢？說一下現(xiàn)在的結果呢？”由于該項目負責人沒有準備，而且即使有準由于該項目負責人沒有準備，而且即使有準備，也無法在電梯從備，也無法在電梯從30層到層到1層的層的30秒鐘內(nèi)把結果說

26、清楚。最終，麥秒鐘內(nèi)把結果說清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要客戶。從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短肯錫失去了這一重要客戶。從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時間內(nèi)把結果表達清楚，凡事要直奔主題、直奔結果。麥肯錫認為，的時間內(nèi)把結果表達清楚，凡事要直奔主題、直奔結果。麥肯錫認為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要歸納一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要歸納在在3條以內(nèi)。這就是如今在商界流傳甚廣的條以內(nèi)。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒鐘電梯理論秒鐘電梯理論”或稱或稱“電梯演講電梯演講”。+制定規(guī)則、遵守紀律制定規(guī)則、遵守紀律16 有的年輕人會說

27、自己有的年輕人會說自己“沒有時間學習沒有時間學習”，其實，換個說法就是，其實，換個說法就是“學習學習沒有被排上優(yōu)先級次序沒有被排上優(yōu)先級次序”。曾經(jīng)有一個教學生做時間管理的老師，他上課。曾經(jīng)有一個教學生做時間管理的老師，他上課時帶來兩個大玻璃缸和一堆大小不一的石頭。他做了一個實驗，在其中一時帶來兩個大玻璃缸和一堆大小不一的石頭。他做了一個實驗，在其中一個玻璃缸中先把小石、砂倒進去，最后大石頭就放不下了。而另一個玻璃個玻璃缸中先把小石、砂倒進去，最后大石頭就放不下了。而另一個玻璃缸中先放大石頭，其它小石和砂卻可以慢慢滲入。他以此為比喻說：缸中先放大石頭，其它小石和砂卻可以慢慢滲入。他以此為比喻說

28、：“時時間管理就是要找到自己的優(yōu)先級，若顛倒順序，一堆瑣事占滿了時間，重間管理就是要找到自己的優(yōu)先級，若顛倒順序，一堆瑣事占滿了時間，重要的事情就沒有空位了。要的事情就沒有空位了?！币虼?，我們說，制定規(guī)則，遵守紀律的核心主要體現(xiàn)在以下三個方面：因此，我們說，制定規(guī)則，遵守紀律的核心主要體現(xiàn)在以下三個方面：1、在進行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應于何時截止。、在進行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應于何時截止。2、即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標。、即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標。3、由于不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關部門取得聯(lián)系，、由于不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。將影響縮小在最小范圍內(nèi)。+大石頭理論大石頭理論17 如果把你一星期的時間看作是七個桶的容量，你在沒有