Excel電子表格的使用技巧

1、Excel的使用技巧的使用技巧 1. 快速填入相同的內容快速填入相同的內容2. 快速復制上一單元格快速復制上一單元格3. 求字符串中某字符出現的次數求字符串中某字符出現的次數4. 如何在如何在EXCEL中設置單元格編輯權限（保護部分單元格）中設置單元格編輯權限（保護部分單元格）5. Excel中當某一單元格符合特定條件，如何在另一單元格顯中當某一單元格符合特定條件，如何在另一單元格顯示特定的顏色示特定的顏色6. EXCEL中如何控制每列數據的長度并避免重復錄入中如何控制每列數據的長度并避免重復錄入7. 去掉默認的表格線去掉默認的表格線8. 增加工作簿的頁數增加工作簿的頁數9. 相對地址、絕對地

2、址、混合地址相對地址、絕對地址、混合地址10.數據的輸入數據的輸入11.輸入相同數據的兩種情況輸入相同數據的兩種情況12.數據的行列對調數據的行列對調13.跨表操作數據跨表操作數據14.兩次選定單元格兩次選定單元格15.兩列數據巧合并兩列數據巧合并16.用快捷鍵設置單元格文本用快捷鍵設置單元格文本17.自動調整為合適的列寬自動調整為合適的列寬18.繪制斜線表頭繪制斜線表頭19.Excel做成績表時自動實現同分同名次做成績表時自動實現同分同名次 20.按按Shift鍵鍵 把把Excel單元格區(qū)域轉換為圖片單元格區(qū)域轉換為圖片21.制作漂亮的工資條制作漂亮的工資條22.圖表編輯操作圖表編輯操作 1

3、. 快速填入相同內容快速填入相同內容 選中多個單元格后，輸入字符，然后按選中多個單元格后，輸入字符，然后按Ctrl+Enter組組合鍵，即可在選中的每個單元格中填入上述相同的字符。合鍵，即可在選中的每個單元格中填入上述相同的字符。 2. 快速復制上一單元格快速復制上一單元格 選中下面的單元格，按選中下面的單元格，按Ctrl+ （為西文的單引號）為西文的單引號）組合鍵，即可將上一單元格的內容快速復制下來。組合鍵，即可將上一單元格的內容快速復制下來。 3. 求字符串中某字符出現的次數求字符串中某字符出現的次數例如：求例如：求A1單元格中字符單元格中字符“a”出現的次數：出現的次數：=LEN(A1)

4、-LEN(SUBSTITUTE(A1,“a” ,“ ”)LEN(text)：返回文本字符串的個數：返回文本字符串的個數SUBSTITUTE（text,old_text,new_text,instance_num）:將字符串中的部分字符串以新字符串替換。將字符串中的部分字符串以新字符串替換。4. 如何在如何在EXCELEXCEL中設置單元格編輯權限中設置單元格編輯權限（保護部分單元格）（保護部分單元格）1. 先選定所有單元格，點先選定所有單元格，點“格式格式”“單元格單元格”“保護保護”，取消取消“鎖定鎖定”前面的前面的“”。2. 再選定你要保護的單元格，點再選定你要保護的單元格，點“格式格式”

5、“單元單元格格”“保護保護”，在，在“鎖定鎖定”前面打上前面打上“”。3. 點點“工具工具”“保護保護”“保護工作表保護工作表”，輸入兩次密碼，輸入兩次密碼，點兩次點兩次“確定確定”即可。即可。5. Excel中當某一單元格符合特定條件，如中當某一單元格符合特定條件，如何在另一單元格顯示特定的顏色何在另一單元格顯示特定的顏色比如：比如： A11時，時，C1顯示紅色顯示紅色 0A11時，時，C1顯示綠色顯示綠色 A11 點點“格式格式” “字體字體”“顏色顏色”，點擊紅色后點，點擊紅色后點“確定確定”。 2. 條件條件2設為：公式設為：公式=AND（A10,A11） 點點“格式格式” “字體字體

6、”“顏色顏色”，點擊綠色后點，點擊綠色后點“確定確定”。3. 條件條件3設為：公式設為：公式=A11”,點點“格式格式”一一“字體字體”一一“顏色顏色”，選定紅色后點兩次，選定紅色后點兩次“確定確定”。COUNTIF(range,criteria)：計算某個區(qū)域中滿足給定條件的單元：計算某個區(qū)域中滿足給定條件的單元格數目。格數目。 這樣設定好后，輸入數據如果長度不對會有提示，如這樣設定好后，輸入數據如果長度不對會有提示，如果數據重復字體將會變成紅色。果數據重復字體將會變成紅色。7. 去掉默認的表格線去掉默認的表格線 單擊單擊“工具工具”菜單中的菜單中的“選項選項”，再單擊對話框中的，再單擊對話

7、框中的“視圖視圖”，找到，找到“網格線網格線”，使之失效（將左邊的，使之失效（將左邊的“”去掉）。去掉）。8. 增加工作簿的頁數增加工作簿的頁數單擊單擊“插入插入”菜單下的菜單下的“工作表工作表”，即可在底部看到一個新，即可在底部看到一個新名稱名稱的工作表。一個工作簿最多可以有的工作表。一個工作簿最多可以有255張工作表。張工作表。9. 相對地址、絕對地址、混合地址相對地址、絕對地址、混合地址 相對地址的形式是地址直接用列號行號組成。相對地址的形式是地址直接用列號行號組成。 絕對地址的形式為：絕對地址的形式為：$A$1,$B$1。 有些公式引用單元格是用混合型地址。有些公式引用單元格是用混合型

8、地址。10. 數據的輸入數據的輸入日期和時間的輸入日期和時間的輸入當前系統(tǒng)日期的輸入：當前系統(tǒng)日期的輸入：ctrl + ；當前系統(tǒng)時間的輸入：當前系統(tǒng)時間的輸入：ctrl + shift +；12小時制輸入時間，在時間數字后空一格，并鍵入小時制輸入時間，在時間數字后空一格，并鍵入字母字母a或或p，例如，例如，8：00 a改變日期格式在改變日期格式在“格式格式-單元格單元格”中修改中修改Word 里：里：Alt+Shift+D：當前日期：當前日期 Alt+Shift+T：當前時間：當前時間數值的輸入數值的輸入負數輸入：直接輸入負號和數字，或用圓括號輸入。負數輸入：直接輸入負號和數字，或用圓括號輸

9、入。分數輸入：先輸入分數輸入：先輸入0和一個空格，再輸入分數。直接輸入分數和一個空格，再輸入分數。直接輸入分數則認為是日期。則認為是日期。輸入據用自動設置小數點或尾隨零的數字。在輸入據用自動設置小數點或尾隨零的數字。在“工具一選項工具一選項一一編輯編輯”選項卡中設置自動小數點選項卡中設置自動小數點公式的輸入公式的輸入 公式以等號公式以等號“=”開頭，開頭，Excel有很多可利用的公式。如有很多可利用的公式。如果想在工作簿中看到的是公式，而不是具體的值，則在果想在工作簿中看到的是公式，而不是具體的值，則在“工具一選項一視圖工具一選項一視圖”選項卡中，選中選項卡中，選中“窗口選項窗口選項”下的下的

10、“公式公式”復選框。注意，這樣在打印的時候打印的也是公復選框。注意，這樣在打印的時候打印的也是公式。式。11. 輸入相同數據的兩種情況輸入相同數據的兩種情況同時在多個單元格中輸入相同的數據。同時在多個單元格中輸入相同的數據。方法：選擇要輸入數據的單元格，如果不連續(xù)可以使用方法：選擇要輸入數據的單元格，如果不連續(xù)可以使用Ctrl鍵鍵進行選擇，然后輸入數據，再按下進行選擇，然后輸入數據，再按下Ctrl+Enter鍵就可以了。鍵就可以了。同時在多張工作表中輸入或編輯相同的數據選中多個工作表后同時在多張工作表中輸入或編輯相同的數據選中多個工作表后后在相應單元格中輸入數據，選擇多個工作表的方法也是使用后

11、在相應單元格中輸入數據，選擇多個工作表的方法也是使用Ctrl或或Shift鍵。鍵。12. 數據的行列對調數據的行列對調選取要對調的數據范圍，復制。選取要對調的數據范圍，復制。在目的單元格上單擊鼠標右鍵，選擇在目的單元格上單擊鼠標右鍵，選擇“選擇性粘貼選擇性粘貼”，在對，在對話話框中選擇框中選擇“轉置轉置”，確定。，確定。13. 跨表操作數據跨表操作數據 設有名稱為設有名稱為sheet1、sheet2和和sheet3的三張工作表，現要的三張工作表，現要用用sheet1的的D8單元格的內容乘以單元格的內容乘以40%，再加上，再加上sheet2的的B8單單元格內容乘以元格內容乘以60%作為作為she

12、et3的的A8單元格的內容。則應該在單元格的內容。則應該在sheet3的的A8單元格輸入以下算式：單元格輸入以下算式：=sheet1！D8*40%+sheet2！B8*60%。14. 兩次選定單元格兩次選定單元格 有時，我們需要在某個單元格內連續(xù)輸入多個測試值，有時，我們需要在某個單元格內連續(xù)輸入多個測試值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個值后按個值后按Enter鍵，活動單元格默認下移一個單元格，非常鍵，活動單元格默認下移一個單元格，非常不便。單擊鼠標選定單元格，然后按住不便。單擊鼠標選定單元格，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠

13、標鍵再次單擊鼠標選定此單元格（此時，單元格周圍將出現實線框）。選定此單元格（此時，單元格周圍將出現實線框）。15. 兩列數據巧合并兩列數據巧合并 在在EXCEL表格中，如果有兩列數據需要合并起來，如表格中，如果有兩列數據需要合并起來，如果是數字的話，一般情況下可以使用四則運算的方法進行計果是數字的話，一般情況下可以使用四則運算的方法進行計算；但是如果有一列是文字，另一列是數字（或者文字），算；但是如果有一列是文字，另一列是數字（或者文字），那么可以先在這兩列后面的一個空列中單擊，并輸入那么可以先在這兩列后面的一個空列中單擊，并輸入=號，號，然后輸入第一列的第一個單元格的相對引用名，輸入然后輸入

14、第一列的第一個單元格的相對引用名，輸入&號，號，然后再輸入第二個列單元格的相對引用名，最后按一下回車然后再輸入第二個列單元格的相對引用名，最后按一下回車鍵即可。然后，鼠標移動到這個單元格的拖動柄上，向下拖鍵即可。然后，鼠標移動到這個單元格的拖動柄上，向下拖動知道需要合并的數據最后一行。動知道需要合并的數據最后一行。16. 用快捷鍵設置單元格文本用快捷鍵設置單元格文本 在在Excel中，熟練使用快捷鍵可以幫助我們設置單元格文中，熟練使用快捷鍵可以幫助我們設置單元格文本。在選擇好要設置格式的單元格后，如果要設置為粗體，可本。在選擇好要設置格式的單元格后，如果要設置為粗體，可以按以按Ctrl

15、 + B；如果要設置為斜體，可以按；如果要設置為斜體，可以按Ctrl + I；如果要設；如果要設置為下劃線，可以按置為下劃線，可以按Ctrl + U。17. 自動調整為合適的列寬自動調整為合適的列寬 在在Excel中，如果一個單元格中文字內容過長，就無法為系統(tǒng)全部顯中，如果一個單元格中文字內容過長，就無法為系統(tǒng)全部顯示出來，手工調整又很麻煩。這時可以將鼠標移動到該列的列標與下一列示出來，手工調整又很麻煩。這時可以將鼠標移動到該列的列標與下一列的交界處，當鼠標指針變?yōu)閮蓚€方面的箭頭時，雙擊，這時系統(tǒng)就會把列的交界處，當鼠標指針變?yōu)閮蓚€方面的箭頭時，雙擊，這時系統(tǒng)就會把列寬設置為該列中最寬的那個單

16、元格的寬度。寬設置為該列中最寬的那個單元格的寬度。 18. 繪制斜線表頭繪制斜線表頭 在在Excel經常需要繪制斜線表頭，簡單的兩分式的表頭可以先把表經常需要繪制斜線表頭，簡單的兩分式的表頭可以先把表格繪制好，并在需要繪制表頭的單元格中單擊，然后單擊格式菜單下格繪制好，并在需要繪制表頭的單元格中單擊，然后單擊格式菜單下的單元格命令項，在單元格格式對話框中點開邊框選項卡，然后根據的單元格命令項，在單元格格式對話框中點開邊框選項卡，然后根據繪制的需要單擊外邊框和下面的邊框線。繪制的需要單擊外邊框和下面的邊框線。19. Excel做成績表時自動實現同分同名次做成績表時自動實現同分同名次 在用在用Ex

17、celExcel統(tǒng)計成績時，我們一般會根據成績高低進行統(tǒng)計成績時，我們一般會根據成績高低進行排序，然后按序列自動填充出名次。這種方法得出的名次與總排序，然后按序列自動填充出名次。這種方法得出的名次與總分沒有關聯，即使成績相同，也會填充出不同的名次。如果數分沒有關聯，即使成績相同，也會填充出不同的名次。如果數據較少，我們可以采用手動的方法將成績相同的人員改成相同據較少，我們可以采用手動的方法將成績相同的人員改成相同的名次，但數據較多時就很麻煩了。的名次，但數據較多時就很麻煩了。 經過實踐，以下三種方法可以自動實現同分同名次的操經過實踐，以下三種方法可以自動實現同分同名次的操作。假設有作。假設有1

18、000名考生，字段位置如下圖所示。名考生，字段位置如下圖所示。成績相同，名次不同成績相同，名次不同1. 使用排位函數使用排位函數RANK 在在L2單元格中輸入函數單元格中輸入函數“=RANK(K2,K$2:K$1001,0)”，回車后回車后L2單元格中會出現名次單元格中會出現名次“1”，然后選定，然后選定L2，拖動其，拖動其填充柄向下填充即可自動實現。填充柄向下填充即可自動實現。 該函數的功能是返回一個數字該函數的功能是返回一個數字(上述函數中的上述函數中的K2，此處采，此處采用相對應用，填充時隨行的變化而變化用相對應用，填充時隨行的變化而變化)在數字列表在數字列表(上述函數上述函數中的中的K

19、$2:K$1001，此處采用絕對引用，填充時不發(fā)生變化，此處采用絕對引用，填充時不發(fā)生變化)中中的排位。的排位。 數字的排位是其大小與列表中其他值的比值。該函數在使用時，即數字的排位是其大小與列表中其他值的比值。該函數在使用時，即使總分沒有排序，它也可以直接求出所對應總分的名次使總分沒有排序，它也可以直接求出所對應總分的名次;如果總分已排過如果總分已排過序，則數字的排位就是它當前的位置。上述函數中最后的序，則數字的排位就是它當前的位置。上述函數中最后的“0”指明排位指明排位的方式，當其為的方式，當其為 0或省略時，或省略時，Excel 對數字的排位是按照降序排列的。對數字的排位是按照降序排列的

20、。 如如果不為零，果不為零， Excel 對數字的排位則是按照升序排列的。該函數對重復數對數字的排位則是按照升序排列的。該函數對重復數的排位相同，而下一名次則將前面的重復數計算在內。的排位相同，而下一名次則將前面的重復數計算在內。2. 使用計數函數使用計數函數COUNTIF在在L2單元格中輸入函數單元格中輸入函數 “=COUNTIF(K$2:K$1001,“”&K2)+1”， 然后向下自動填充即可實現該操作。然后向下自動填充即可實現該操作。 該函數的功能是計算區(qū)域中滿足給定條件的單元格個數。上述函該函數的功能是計算區(qū)域中滿足給定條件的單元格個數。上述函數中采用絕對引用指定計算區(qū)域數中采

21、用絕對引用指定計算區(qū)域K$2:K$1001，名次所對應的單元格，名次所對應的單元格K2采用相對引用。即求出在采用相對引用。即求出在K2:K1001區(qū)域中大于名次所對應總分的單元區(qū)域中大于名次所對應總分的單元格的個數，然后加上格的個數，然后加上1就可以得出該單元格中數值的名次。該操作不管就可以得出該單元格中數值的名次。該操作不管有幾個重復的，大于它的個數卻是固定的，所以重復數據的名次也就有幾個重復的，大于它的個數卻是固定的，所以重復數據的名次也就是相同的了。同是相同的了。同RANK函數一樣，該函數不管是否已經按總分進行排函數一樣，該函數不管是否已經按總分進行排序均可進行上述操作。序均可進行上述操

22、作。3. 采用采用IF語句加語句加COUNT函數函數 該操作與上述兩種方法不同，必須先將總分按照降序該操作與上述兩種方法不同，必須先將總分按照降序排列。然后將第一名的名次排列。然后將第一名的名次“1”輸入，再在輸入，再在L3單元格中輸單元格中輸入函數入函數“=IF(K3=K2,L2,COUNT($K$2:K3)”，確定后向，確定后向下自動填充也可實現同分同名次的操作。下自動填充也可實現同分同名次的操作。 COUNT函數的功能是返回指定區(qū)域中數字單元格函數的功能是返回指定區(qū)域中數字單元格的個數。因為的個數。因為K列全是數字單元格，所以該總分處在第列全是數字單元格，所以該總分處在第幾位上名次就是幾

23、。上述語句的意思就是如果當前總分幾位上名次就是幾。上述語句的意思就是如果當前總分和上一個總分相同，則輸入上一個總分的名次，否則執(zhí)和上一個總分相同，則輸入上一個總分的名次，否則執(zhí)行行COUNT語句，統(tǒng)計個數。語句，統(tǒng)計個數。20. 按按Shift鍵鍵 把把Excel單元格區(qū)域轉換為圖片單元格區(qū)域轉換為圖片 Shift Shift鍵在鍵在ExcelExcel里有這樣的妙處：在按下里有這樣的妙處：在按下ShiftShift鍵的鍵的同時點擊同時點擊“編輯編輯”菜單，原來的復制和粘貼選項就會變菜單，原來的復制和粘貼選項就會變成成“復制圖片復制圖片”和和“粘貼圖片粘貼圖片”。利用這一功能，我們。利用這一功

24、能，我們就能把選定的單元格區(qū)域方便地轉換為圖片。就能把選定的單元格區(qū)域方便地轉換為圖片。 具體操作方法如下：具體操作方法如下： 首先選中需要復制成圖片的單元格區(qū)域，然后按住首先選中需要復制成圖片的單元格區(qū)域，然后按住ShiftShift鍵，依次選擇鍵，依次選擇“編輯編輯復制圖片復制圖片”命令，接著彈出命令，接著彈出“復制圖片復制圖片”窗口，選擇窗口，選擇“圖片圖片”單選項后點擊單選項后點擊“確定確定”按鈕。這時選定的表格區(qū)域就已經被復制成圖片按鈕。這時選定的表格區(qū)域就已經被復制成圖片了。了。再到需要使用這張圖片的地方選擇再到需要使用這張圖片的地方選擇“粘貼粘貼”命令即可命令即可(或者或者按按S

25、hift鍵再選擇鍵再選擇“編輯編輯粘貼圖片粘貼圖片”命令命令)，比如將其在，比如將其在Word中粘貼。中粘貼。 另外，如果選擇另外，如果選擇“如打印效果如打印效果”單選項，那么被轉換單選項，那么被轉換為圖片的數據區(qū)域是按照打印效果來處理的，比如設置有為圖片的數據區(qū)域是按照打印效果來處理的，比如設置有粗邊框，那么粘貼出來的圖片上就會有粗邊框。粗邊框，那么粘貼出來的圖片上就會有粗邊框。21. 制作漂亮的工資條制作漂亮的工資條 新建一新建一Excel文件，在文件，在sheet1中存放工資表的原始中存放工資表的原始數據，假設有數據，假設有O列。第一行是工資項目，從第二行開列。第一行是工資項目，從第二行

26、開始是每個人的工資始是每個人的工資。 在在sheet2中我們來設置工資條。根據實際情況，工資條中我們來設置工資條。根據實際情況，工資條由三行構成，一行對應工資項目，一行對應一個人的工資數由三行構成，一行對應工資項目，一行對應一個人的工資數據，然后是一個空行用來方便切割。這樣三行構成一個工資據，然后是一個空行用來方便切割。這樣三行構成一個工資條。工資項目處在行號除以條。工資項目處在行號除以3余數為余數為1的行上；空行處在行號的行上；空行處在行號能整除能整除3的行上。以上兩行不難設置，關鍵是工資數據行，牽的行上。以上兩行不難設置，關鍵是工資數據行，牽扯到扯到sheet1與與 sheet2中數據的對

27、應，經分析不難看出中數據的對應，經分析不難看出“sheet1中的數據行中的數據行=INT(sheet2中的數據行中的數據行+4)/3)”。 這樣我們在這樣我們在sheet2的的A1單元格中輸入公式單元格中輸入公式“=IF(MOD(ROW(),3)=0,”“,IF(MOD(ROW(),3)=1,Sheet1!A$1,INDEX(Sheet1!$A:$N,INT(ROW()+4)/3),COLUMN()”。確認后選擇確認后選擇A1單元格，把鼠標放在單元格，把鼠標放在A1單元格的右下角，鼠單元格的右下角，鼠標變成標變成“+”時，向右拖動鼠標自動填充至時，向右拖動鼠標自動填充至O列，這樣工資條列，這樣

28、工資條中的第一行就出來了。選定中的第一行就出來了。選定A1：O1，把鼠標放在，把鼠標放在O1單元格單元格的右下角，鼠標再次變成的右下角，鼠標再次變成“+”時，向下拖動鼠標自動填充到時，向下拖動鼠標自動填充到數據的最后一行，工資條就全部制作完成了。數據的最后一行，工資條就全部制作完成了。 IF(logical_test,value_if_ture,value_if_false)：判斷一個條件是否滿足，如果滿：判斷一個條件是否滿足，如果滿足返回一個值，如果不滿足則返回另一個值。足返回一個值，如果不滿足則返回另一個值。MOD(number,divisor): 返回兩數相除的余數。返回兩數相除的余數。

29、INDEX(arraym,row_num,column_num):在給定的單元格區(qū)域中，返回特定行在給定的單元格區(qū)域中，返回特定行列交叉處單元格的值或引用。列交叉處單元格的值或引用。Array：單元格區(qū)域或數組常量；：單元格區(qū)域或數組常量；row_num：數：數組或引用中要返回值的行序號。如果忽略，則必須有組或引用中要返回值的行序號。如果忽略，則必須有column_num參數；參數；column_num：數組或引用中要返回值的列序號。如果忽略，則必須有：數組或引用中要返回值的列序號。如果忽略，則必須有row_num參數。參數。INT(number)：將數值向下取整數為最接近的整數。：將數值向下

30、取整數為最接近的整數。 該公式運用該公式運用IF函數，對函數，對MOD函數所取的引用行號與函數所取的引用行號與3的余數進行判斷。如果余數為的余數進行判斷。如果余數為0，則產生一個空行；如果余，則產生一個空行；如果余數為數為1，則固定取，則固定取sheet1中第一行的內容；否則運用中第一行的內容；否則運用INDEX函數和函數和INT函數來取函數來取Sheet1對應行上的數。對應行上的數。 最后來設置一下格式，選定最后來設置一下格式，選定A1：O2設上表格線，空設上表格線，空行不設。然后選定行不設。然后選定A1：O3，拖動，拖動N3的填充柄向下自動填的填充柄向下自動填充，這樣有數據的有表格線，沒有數據的沒有表格線。最充，這樣有數據的有表格線，沒有數據的沒有表格線。最后調整一下頁邊距，千萬別把一個工資條打在兩頁上。怎后調整一下頁邊距，千萬別把一個工資條打在兩頁上。怎么樣，還滿意吧么樣，還滿意吧?22. 圖表編輯操作圖表編輯操作1.創(chuàng)建圖表創(chuàng)建圖表2.編輯圖