商務(wù)管理培訓(xùn)

1、2011貨物管理培訓(xùn)貨物管理培訓(xùn)王娟王娟 2011.9.26貨物管理涉及的制度 合同管理辦法合同管理辦法 訂單管理辦法訂單管理辦法 銷售發(fā)票管理辦法銷售發(fā)票管理辦法 返單管理辦法返單管理辦法 市場貨物管理辦法市場貨物管理辦法 訂單信息（名稱、品規(guī)、價格、發(fā)運(yùn)信息等）返單有效簽收資信評估表合同發(fā)票開具郵寄簽收入賬貨物流向、庫存、等管理一、合同管理辦法一、合同管理辦法此頁為內(nèi)頁背景，在母版編輯視圖下，雙擊白色區(qū)域選擇填充圖片，填入背景圖（1024*768）LOGO合同管理辦法合同管理辦法1、合同簽訂的前提條件：提供意向客戶評估表、合同簽訂的前提條件：提供意向客戶評估表2、合同的分類：、合同的分類：

2、商業(yè)購銷協(xié)議商業(yè)購銷協(xié)議、代理銷代理銷售協(xié)議售協(xié)議、用藥協(xié)議用藥協(xié)議、現(xiàn)款協(xié)議現(xiàn)款協(xié)議、醫(yī)院小協(xié)議樣本醫(yī)院小協(xié)議樣本五類。五類。3、合同簽訂時間期限：商業(yè)合同一年、醫(yī)院合、合同簽訂時間期限：商業(yè)合同一年、醫(yī)院合同不限同不限4、回款期限：商業(yè)不超過、回款期限：商業(yè)不超過60天，醫(yī)院不超天，醫(yī)院不超90天天此頁為內(nèi)頁背景，在母版編輯視圖下，雙擊白色區(qū)域選擇填充圖片，填入背景圖（1024*768）LOGO合同管理辦法合同管理辦法5、合同的其他規(guī)定：、合同的其他規(guī)定： 必須使用公司同一版本，特殊情況與商務(wù)部專人必須使用公司同一版本，特殊情況與商務(wù)部專人溝通溝通 返單的簽收需要嚴(yán)格執(zhí)行合同約定的簽收章、

3、人返單的簽收需要嚴(yán)格執(zhí)行合同約定的簽收章、人員。員。 遇國家政策及招標(biāo)影響現(xiàn)有合同價格遇國家政策及招標(biāo)影響現(xiàn)有合同價格 ，中心填中心填寫定價函，客戶需蓋章確認(rèn)寫定價函，客戶需蓋章確認(rèn)此頁為內(nèi)頁背景，在母版編輯視圖下，雙擊白色區(qū)域選擇填充圖片，填入背景圖（1024*768）LOGO一、訂單管理辦法一、訂單管理辦法 訂單管理辦法的內(nèi)容：訂單管理辦法的內(nèi)容： 1 1、訂單的接收、訂單的接收 前期：紙質(zhì)訂單前期：紙質(zhì)訂單 目前：紙質(zhì)目前：紙質(zhì)+ERP+ERP 目標(biāo)：目標(biāo)：ERPERP 2 2、訂單的審核、訂單的審核 訂單種類的審核：賒銷客戶、現(xiàn)款客戶訂單種類的審核：賒銷客戶、現(xiàn)款客戶 訂單內(nèi)容的審核：

4、品種、規(guī)格、價格、數(shù)量訂單內(nèi)容的審核：品種、規(guī)格、價格、數(shù)量 3 3、訂單的執(zhí)行、訂單的執(zhí)行 訂單的時間化管理訂單的時間化管理 訂單的區(qū)域化管理訂單的區(qū)域化管理 訂單的數(shù)量化管理訂單的數(shù)量化管理 超資信客戶的管理超資信客戶的管理訂單管理辦法訂單管理辦法-訂單的接收訂單的接收 1、紙質(zhì)訂單： 商務(wù)部專收訂單 2、ERP訂單： 有條件的中心、辦事處需依照ERP操作規(guī)程同時網(wǎng)上制作訂單 訂單管理辦法訂單管理辦法-訂單的審核訂單的審核 1、訂單的種類審核： 賒銷客戶： 資信評估表、合同 要嚴(yán)格執(zhí)行合同內(nèi)容，主要是開票名稱、品規(guī)、價格、收貨地址、收貨人、發(fā)運(yùn)信息、回款周期訂

5、單管理辦法訂單管理辦法-訂單的審核訂單的審核 1、訂單的種類審核： 現(xiàn)款客戶： 前提:款到發(fā)貨 新客戶：中心填寫定價函，依次審批 老客戶：收到電匯單后要和以前的發(fā)貨記錄核對，無誤后再發(fā)貨訂單管理辦法訂單管理辦法-訂單的審核訂單的審核 訂單的內(nèi)容審核： 1.賒銷客戶訂單必須要有開票單位蓋章 2.客戶收貨地址、聯(lián)系人、電話缺一不可，要與合同一致。 3.訂單的品種、規(guī)格、價格與合同一致， 4.重點(diǎn)是品規(guī)的審核，遇到50ml、1000ml、糖鹽、10糖及一些不常用的品規(guī)要格外注意，核實(shí)后才能發(fā)貨；突然該品規(guī)增量占到20%，也要與中心或者客戶核實(shí)后，才能發(fā)貨；核實(shí)無菌裝、普通裝。 5.訂單的備注信息：包

6、括到貨時間、所帶物品（輸液貼、補(bǔ)漏等），如商務(wù)反饋在客戶要求的到貨時間內(nèi)不能到貨的，要第一時間通知客戶，與客戶溝通后，再次確認(rèn)到貨時間，并通知商務(wù)部 6.遇到緊缺的品規(guī)，要在第一時間和客戶溝通再次確認(rèn)最低發(fā)貨量 7、下單人員-50元，商務(wù)經(jīng)理-100，直接責(zé)任人承擔(dān)運(yùn)費(fèi)訂單管理辦法訂單管理辦法-訂單審核的注意問題訂單審核的注意問題 1、為及時搶占賒銷客戶，營銷副總暫批的、為及時搶占賒銷客戶，營銷副總暫批的訂貨單，要在客戶客戶第二次訂貨之前必訂貨單，要在客戶客戶第二次訂貨之前必須將簽訂的合同寄回公司須將簽訂的合同寄回公司 2、新客戶或新品規(guī)空運(yùn)的費(fèi)用由中心承擔(dān)，、新客戶或新品規(guī)空運(yùn)的費(fèi)用由中心承

7、擔(dān)，老客戶或者老品規(guī)發(fā)空運(yùn)的，運(yùn)費(fèi)由中心老客戶或者老品規(guī)發(fā)空運(yùn)的，運(yùn)費(fèi)由中心經(jīng)理承擔(dān)。經(jīng)理承擔(dān)。 3、不能及時簽章的賒銷訂單，須中心經(jīng)理、不能及時簽章的賒銷訂單，須中心經(jīng)理及經(jīng)辦人共同簽字有效，并在下次發(fā)貨前及經(jīng)辦人共同簽字有效，并在下次發(fā)貨前補(bǔ)簽補(bǔ)簽訂單管理辦法訂單管理辦法-訂單的執(zhí)行訂單的執(zhí)行 1、訂單的時間化管理、訂單的時間化管理 2、訂單的區(qū)域化管理、訂單的區(qū)域化管理 3、訂單的數(shù)量化管理、訂單的數(shù)量化管理 4、超資信客戶處理、超資信客戶處理訂單管理辦法訂單管理辦法-訂單的執(zhí)行訂單的執(zhí)行 1、訂單的時間化管理、訂單的時間化管理 山東省外的訂單至少要提前兩天下達(dá)，山山東省外的訂單至少要提

8、前兩天下達(dá)，山東省內(nèi)除青島市立、青醫(yī)西、婦兒、中心東省內(nèi)除青島市立、青醫(yī)西、婦兒、中心醫(yī)院外需提前一天下達(dá)。醫(yī)院外需提前一天下達(dá)。訂單管理辦法訂單管理辦法-訂單的執(zhí)行訂單的執(zhí)行 2、訂單的區(qū)域化管理、訂單的區(qū)域化管理 在同一中心、同一區(qū)域的客戶要安排在同在同一中心、同一區(qū)域的客戶要安排在同一時間發(fā)貨一時間發(fā)貨 后期目標(biāo)是不同中心、同一區(qū)域客戶要同后期目標(biāo)是不同中心、同一區(qū)域客戶要同一時間發(fā)貨。一時間發(fā)貨。訂單管理辦法訂單管理辦法-訂單的執(zhí)行訂單的執(zhí)行 3、訂單的數(shù)量化管理、訂單的數(shù)量化管理 商業(yè)公司商業(yè)公司100件起送貨件起送貨訂單管理辦法訂單管理辦法-訂單的執(zhí)行訂單的執(zhí)行4、超資信客戶處理、

9、超資信客戶處理首先回款首先回款其次落實(shí)回款計(jì)劃，并跟蹤其次落實(shí)回款計(jì)劃，并跟蹤訂單管理辦法訂單管理辦法-訂單的執(zhí)行訂單的執(zhí)行其他問題的處理：其他問題的處理： 首次進(jìn)藥客戶只提供平面送貨服務(wù)，如有首次進(jìn)藥客戶只提供平面送貨服務(wù)，如有特殊要求需銷售中心提報申請，注明是否特殊要求需銷售中心提報申請，注明是否 需裝卸服務(wù)、需裝卸服務(wù)、 是否需要擺庫、上下樓或送是否需要擺庫、上下樓或送科室。科室。 是否要帶墊裝卸費(fèi)，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)是多少是否要帶墊裝卸費(fèi)，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)是多少 有無禁行路線、多大車能通過、周六周日有無禁行路線、多大車能通過、周六周日是否能夠收貨。是否能夠收貨。 賒銷客戶通過合同來約定事項(xiàng)賒銷客戶通過合

10、同來約定事項(xiàng)二、二、ERP訂單的制作過程訂單的制作過程ERP訂單的制作過程一、審核訂單一、審核訂單二、制作訂單二、制作訂單ERP訂單的制作過程一、審核訂單一、審核訂單 中心訂單人員收到客戶訂單后，檢查訂單中心訂單人員收到客戶訂單后，檢查訂單的開票名稱、地址電話、收貨人、品規(guī)、的開票名稱、地址電話、收貨人、品規(guī)、數(shù)量、單價、訂貨章是否合格。不合格訂數(shù)量、單價、訂貨章是否合格。不合格訂單退回客戶重新填寫，合格訂單按照操作單退回客戶重新填寫，合格訂單按照操作規(guī)程錄入系統(tǒng)。規(guī)程錄入系統(tǒng)。ERP訂單的制作過程二、制作訂單二、制作訂單 1、使用個人用戶名密碼進(jìn)入浪潮營銷協(xié)同網(wǎng)、使用個人用戶名密碼進(jìn)入浪潮營

11、銷協(xié)同網(wǎng) 2、點(diǎn)擊訂單制單進(jìn)入制單界面、點(diǎn)擊訂單制單進(jìn)入制單界面 3、在售達(dá)客戶處選取對應(yīng)客戶名稱、在售達(dá)客戶處選取對應(yīng)客戶名稱 4、無此客戶需詢問是否新增戶，現(xiàn)款客戶提報定價函，、無此客戶需詢問是否新增戶，現(xiàn)款客戶提報定價函， 賒銷客戶需簽訂合同、資信評估表賒銷客戶需簽訂合同、資信評估表 5、選擇對應(yīng)產(chǎn)品規(guī)格、選擇對應(yīng)產(chǎn)品規(guī)格 6、檢查含稅單價是否正確、檢查含稅單價是否正確 7、若無單價，詢問是否新增品規(guī)，現(xiàn)款客戶提報定價函，、若無單價，詢問是否新增品規(guī)，現(xiàn)款客戶提報定價函，賒銷客戶簽訂補(bǔ)充協(xié)議賒銷客戶簽訂補(bǔ)充協(xié)議 8、檢查合計(jì)金額、品規(guī)無異、檢查合計(jì)金額、品規(guī)無異 9、點(diǎn)擊保存單據(jù)、提交審

12、批、點(diǎn)擊保存單據(jù)、提交審批三、三、 銷售發(fā)票管理辦法銷售發(fā)票管理辦法 銷售發(fā)票管理辦法1、開具發(fā)票需提供的信息、開具發(fā)票需提供的信息2、發(fā)票的開具及簽收、發(fā)票的開具及簽收3、特殊業(yè)務(wù)發(fā)票的處理辦法、特殊業(yè)務(wù)發(fā)票的處理辦法4、發(fā)票的作廢和丟失、發(fā)票的作廢和丟失 銷售發(fā)票管理辦法1、開票發(fā)票需提供的信息、開票發(fā)票需提供的信息 客戶名稱客戶名稱 納稅人識別號（醫(yī)院為組織機(jī)構(gòu)代碼）納稅人識別號（醫(yī)院為組織機(jī)構(gòu)代碼） 開票電話開票電話 開票地址開票地址 開戶銀行開戶銀行 開戶賬號開戶賬號 備注：郵寄發(fā)票地址、收票人、開票形式（票隨備注：郵寄發(fā)票地址、收票人、開票形式（票隨貨走、按流向開、綜合月開、單品規(guī)

13、開、單批號貨走、按流向開、綜合月開、單品規(guī)開、單批號開）開） 開票資料變更開票資料變更 銷售發(fā)票管理辦法2、發(fā)票的開具及簽收、發(fā)票的開具及簽收開票時間：開票時間：票隨貨走：即時開具票隨貨走：即時開具郵寄發(fā)票：發(fā)貨兩個工作日內(nèi)郵寄發(fā)票：發(fā)貨兩個工作日內(nèi)按流向開票：中心提供數(shù)量、品規(guī)、批號、按流向開票：中心提供數(shù)量、品規(guī)、批號、 單價、合計(jì)金額，一般采用提貨單的形式單價、合計(jì)金額，一般采用提貨單的形式 銷售發(fā)票管理辦法2、發(fā)票的開具及簽收、發(fā)票的開具及簽收 發(fā)票的簽收：發(fā)票的簽收： 蓋章或簽字，正楷填寫、字跡清晰、工整蓋章或簽字，正楷填寫、字跡清晰、工整商務(wù)部錄入系統(tǒng)商務(wù)部錄入系統(tǒng) 每月每月3號商

14、務(wù)部下發(fā)確認(rèn)函，號商務(wù)部下發(fā)確認(rèn)函，7號前中心與號前中心與客戶確認(rèn)入賬事宜，并簽字回傳。客戶確認(rèn)入賬事宜，并簽字回傳。 銷售發(fā)票管理辦法3、特殊業(yè)務(wù)發(fā)票的處理措施、特殊業(yè)務(wù)發(fā)票的處理措施 當(dāng)月退票當(dāng)月退票 （僅商業(yè)）（僅商業(yè)） 補(bǔ)貨；補(bǔ)貨； 發(fā)票在下次發(fā)貨沖減發(fā)票在下次發(fā)貨沖減 開票之日起開票之日起 90天內(nèi)客戶提供拒收證明天內(nèi)客戶提供拒收證明 ，發(fā)票，發(fā)票退回紅沖處理退回紅沖處理 開票之日起開票之日起 90天外客戶，稅務(wù)機(jī)關(guān)提供的天外客戶，稅務(wù)機(jī)關(guān)提供的開開具紅字發(fā)票申請單具紅字發(fā)票申請單 ，商務(wù)部開具負(fù)票，商務(wù)部開具負(fù)票 以上發(fā)票處理措施需在退調(diào)換貨申請表中注明以上發(fā)票處理措施需在退調(diào)換貨

15、申請表中注明 銷售發(fā)票管理辦法4、發(fā)票的作廢與丟失、發(fā)票的作廢與丟失 作廢：由于客戶或銷售人員原因，發(fā)票在作廢：由于客戶或銷售人員原因，發(fā)票在 90天內(nèi)天內(nèi)未認(rèn)證或未配合我公司辦理開具紅票導(dǎo)致發(fā)票作未認(rèn)證或未配合我公司辦理開具紅票導(dǎo)致發(fā)票作廢的，相應(yīng)稅金由客戶承擔(dān)，客戶不承擔(dān)的由直廢的，相應(yīng)稅金由客戶承擔(dān)，客戶不承擔(dān)的由直接責(zé)任人承擔(dān)，中心商務(wù)經(jīng)理（中心經(jīng)理或辦事接責(zé)任人承擔(dān)，中心商務(wù)經(jīng)理（中心經(jīng)理或辦事處經(jīng)理處經(jīng)理 ）負(fù)激勵）負(fù)激勵50元元/次。次。 丟失：由于客戶或銷售人員原因?qū)е掳l(fā)票丟失的，丟失：由于客戶或銷售人員原因?qū)е掳l(fā)票丟失的，稅金由客戶承擔(dān)，客戶不承擔(dān)的由直接責(zé)任人承稅金由客戶承

16、擔(dān)，客戶不承擔(dān)的由直接責(zé)任人承擔(dān)，中心商務(wù)經(jīng)理（中心經(jīng)理或辦事處經(jīng)理擔(dān)，中心商務(wù)經(jīng)理（中心經(jīng)理或辦事處經(jīng)理 ）負(fù)）負(fù)激勵激勵100元元/次。次。 四、四、 返單管理辦法返單管理辦法 返單管理辦法 返單簽收的標(biāo)準(zhǔn) 合格的返單是蓋客戶開票章，或者是合同、委托書約定的收貨公司章或收貨人。 返單管理辦法 返單簽收章（人）的確認(rèn) 1、首選合同約定的開票單位章 2、其次合同約定的簽收公司 3、合同、委托書約定的簽收人。 返單管理辦法 返單簽收的流程 1、商務(wù)專員即時將新增的合同簽收公司或收貨人錄入系統(tǒng)。 2、物流部每月25號前將返單返給商務(wù)部后，商務(wù)部將上月的提貨單號全部導(dǎo)出，將物流部提供的返單逐一審核登

17、記。不符合合同約定的、沒有蓋客戶開票章或者收貨客戶章的30號前列出明細(xì)，返給物流部重新簽收。重新簽收的返單與下月25號的返單一起按時返回。 返單管理辦法 調(diào)貨返單的處理： 按照調(diào)貨要求調(diào)貨后，跟蹤調(diào)貨返單，當(dāng)月寄回 外庫返單的處理： 按照客戶實(shí)際要貨明細(xì)制作手工發(fā)貨憑證，每月底郵寄至商務(wù)部。 返單管理辦法 無返單客戶（不符合規(guī)定）的處理 每季度列出客戶名單，交財(cái)務(wù)部出具詢證函。 五、五、 市場貨物管理辦法市場貨物管理辦法 市場貨物管理辦法 目的 為避免不良庫存發(fā)生，杜絕形成過期產(chǎn)品，降低物流運(yùn)輸費(fèi)用，提高公司營運(yùn)效率，特制定此規(guī)定 市場貨物管理辦法一、客戶庫存管理 經(jīng)銷商庫存管理+醫(yī)院庫存管理

18、二、調(diào)、退、換貨物的處理三、責(zé)任處罰 市場貨物管理辦法-客戶庫存管理 客戶庫存管理總則客戶庫存管理總則 銷售人員發(fā)現(xiàn)銷售不暢，需采取的措施：銷售人員發(fā)現(xiàn)銷售不暢，需采取的措施： 促銷手段，提升銷量促銷手段，提升銷量 辦理調(diào)貨手續(xù)辦理調(diào)貨手續(xù) 控制客戶訂貨量控制客戶訂貨量 市場貨物管理辦法-客戶庫存管理 1、經(jīng)銷商流向及庫存管理、經(jīng)銷商流向及庫存管理 中心人員每月中心人員每月5號前將月均用量在號前將月均用量在400件以件以上的賒銷客戶流向按照統(tǒng)一格式發(fā)至商務(wù)上的賒銷客戶流向按照統(tǒng)一格式發(fā)至商務(wù)部部 商務(wù)部將流向?qū)胂到y(tǒng)，以便數(shù)據(jù)分析商務(wù)部將流向?qū)胂到y(tǒng)，以便數(shù)據(jù)分析 銷售人員要定期查看庫存，做到

19、先進(jìn)先出，銷售人員要定期查看庫存，做到先進(jìn)先出，了解掌握客戶庫存貨物的增減變化，有較了解掌握客戶庫存貨物的增減變化，有較大的異動時要查明原因并及時通報商務(wù)部，大的異動時要查明原因并及時通報商務(wù)部，并在需求計(jì)劃中進(jìn)行調(diào)整。并在需求計(jì)劃中進(jìn)行調(diào)整。 市場貨物管理辦法-客戶庫存管理 2、醫(yī)院庫存管理、醫(yī)院庫存管理 服務(wù)人員定期到醫(yī)院科室、倉庫查看庫存，服務(wù)人員定期到醫(yī)院科室、倉庫查看庫存，做到貨物的先進(jìn)先出做到貨物的先進(jìn)先出 服務(wù)人員發(fā)現(xiàn)醫(yī)院開始使用新品規(guī)或者原服務(wù)人員發(fā)現(xiàn)醫(yī)院開始使用新品規(guī)或者原品規(guī)用量增大至品規(guī)用量增大至120%，要隨時將增量的品，要隨時將增量的品規(guī)明細(xì)及原因報告客服部及商務(wù)部規(guī)

20、明細(xì)及原因報告客服部及商務(wù)部 服務(wù)人員通過每周的維護(hù)周報及時上報各服務(wù)人員通過每周的維護(hù)周報及時上報各醫(yī)院實(shí)際使用情況醫(yī)院實(shí)際使用情況 Eg：濰坊人民 市場貨物管理辦法-調(diào)、退、換貨物的處理調(diào)、退、換貨物的處理 1、調(diào)貨處理、調(diào)貨處理 填寫調(diào)貨申請表（注明發(fā)票處理措施）填寫調(diào)貨申請表（注明發(fā)票處理措施） 商務(wù)部審批商務(wù)部審批 反饋各中心、辦事處反饋各中心、辦事處 商務(wù)部調(diào)整賬目商務(wù)部調(diào)整賬目 定期追蹤返單定期追蹤返單市場貨物管理辦法-調(diào)、退、換貨物的處理調(diào)、退、換貨物的處理 2、退貨處理、退貨處理 辦理退換貨申請表，商務(wù)部批復(fù)（發(fā)票處辦理退換貨申請表，商務(wù)部批復(fù)（發(fā)票處理措施）理措施） 有效期

21、在有效期在12個月以上的個月以上的 ，直接責(zé)任人全額，直接責(zé)任人全額承擔(dān)運(yùn)費(fèi)承擔(dān)運(yùn)費(fèi) 有效期在有效期在612個月個月 ，貨值，貨值10%由退回貨由退回貨物中心的商務(wù)經(jīng)理承擔(dān)物中心的商務(wù)經(jīng)理承擔(dān) ；40%直接責(zé)任人直接責(zé)任人承擔(dān)承擔(dān) ，退回后，退回后30天內(nèi)仍沒有銷售完畢天內(nèi)仍沒有銷售完畢 ，剩，剩余貨值余貨值10% 中心經(jīng)理承擔(dān)中心經(jīng)理承擔(dān) ； 10%由商務(wù)經(jīng)由商務(wù)經(jīng)理承擔(dān)理承擔(dān) ；80%直接責(zé)任人承擔(dān)直接責(zé)任人承擔(dān) 市場貨物管理辦法-調(diào)、退、換貨物的處理調(diào)、退、換貨物的處理 2、退貨處理、退貨處理 有效期在有效期在16個月之間的（包含過期產(chǎn)個月之間的（包含過期產(chǎn)品），貨值品），貨值10% 中心經(jīng)理承擔(dān)中心經(jīng)理承擔(dān) ； 10%由商由商務(wù)經(jīng)理承擔(dān)務(wù)經(jīng)理承擔(dān) ；80%直接責(zé)任人承擔(dān)直接責(zé)任人承擔(dān) 運(yùn)費(fèi)由客戶或者直接責(zé)任人承擔(dān)運(yùn)費(fèi)由客戶或者直接責(zé)任人承擔(dān) 其他中心直接責(zé)任人使用完畢效期在其他中心直接責(zé)任人使用完畢效期在12個個月以內(nèi)的退貨，獎勵月以內(nèi)的退貨，獎勵0.5元元/袋袋.市場貨物管理辦法-調(diào)、退、換貨物的處理調(diào)、退、換貨物的處理 3、