辦公室管理復(fù)習(xí)資料

1、辦公室管理復(fù)習(xí)資料一、單項(xiàng)選擇題1以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的( D應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能)。2文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的( C較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方 )。3以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的( A 錄音時(shí)需將監(jiān)聽(tīng)開(kāi)關(guān)至于“ON”位置)。4文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的(C 每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力)。5以下接打電話(huà)的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的( C應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系)。6以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的( A以電話(huà)方式?jīng)Q

2、定面談或開(kāi)會(huì)的重要預(yù)定計(jì)劃，不用再以書(shū)面形式確認(rèn))。7文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的( B代替上司制定約會(huì)計(jì)劃 )8以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的( D穿著短裙的下蹲姿勢(shì)，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰)。 9以下說(shuō)明宴會(huì)的種類(lèi)與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是正確的(工作餐是非正式宴請(qǐng)形式，早、午、晚舉行均可)。10上司決定參加某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)該( A只在便箋上寫(xiě)好會(huì)議名稱(chēng))。11在使用復(fù)印機(jī)的過(guò)程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)? A接通電源可立即復(fù)印操作)。 12，以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的(C.標(biāo)準(zhǔn)的零

3、用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名 )。13文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的( D.可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作 )。14文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的(A. 傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見(jiàn) )。15以下文員應(yīng)遵守的電話(huà)禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的( B打出電話(huà)，而對(duì)方無(wú)人接聽(tīng)，等鈴聲響了二、三下可掛電話(huà) )。16以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的( C未用完一道萊時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤(pán)了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi) )。17以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的( D不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書(shū)面形式的證明 )18文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用

4、考慮( D有無(wú)休息室)。19以下關(guān)于說(shuō)話(huà)的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜( B由過(guò)程先說(shuō))。20將同文多頁(yè)沿邊取齊后均勻錯(cuò)開(kāi)，從首頁(yè)到末頁(yè)，在頁(yè)邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁(yè)確實(shí)是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是( A騎邊章 )。21社交場(chǎng)合很講究次序禮儀，一般( B以右為尊) 22辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話(huà)題，哪些是屬于合適的話(huà)題?( A有共同利益的話(huà)題 )23郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個(gè)因素(D愛(ài)好 )24文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄寫(xiě)紙，以防遺失后備用 中(與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致) 25以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的?( C按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀 )26傳真機(jī)最好用

5、來(lái)傳送以下哪種郵件?( D感謝信)27以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)( B制造 )28文員在處理信訪(fǎng)工作時(shí)，由收信人(單位)復(fù)信的情況是以下哪一種(A初次寫(xiě)信，或有過(guò)激言行的 ）。29以下哪一種類(lèi)型適合自由談話(huà)，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議( C圓桌型 )30以本單位與外單位就某些問(wèn)題的往來(lái)文書(shū)為標(biāo)準(zhǔn)立卷如問(wèn)函與復(fù)函等用(D. 按文種特征立卷) 31.文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是(C. 姓名 、部門(mén)、地址、國(guó)名)32.有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會(huì)見(jiàn)或會(huì)談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)(B發(fā)表意見(jiàn))33. 以下說(shuō)明文秘人員工作方法以及應(yīng)給予注意的事項(xiàng)。從這些事項(xiàng)中，請(qǐng)選出你認(rèn)

6、為最不適當(dāng)?shù)摹＃―文秘人員應(yīng)該注意的事項(xiàng)之一，就是上司通常都希望文秘人員能夠守口如瓶，所以，為了不泄密，文秘人員最好是縮小交友范圍。）34. 電子公文的處理( C.可以印制成紙質(zhì)文件分發(fā)處理 )。35. 文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪些做法是錯(cuò)誤的(D如果上司出差，可以在他回來(lái)的當(dāng)天安排約會(huì)) 36.以下關(guān)于名片的使用方式，哪些是錯(cuò)誤的(D名片只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的 )37.文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書(shū)資料是(A下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等) 38.值班人員不應(yīng)該做以下哪類(lèi)事情( A.簽發(fā)文件 )39.接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是(D切勿感情用事) 40.以下哪些不是辦公室事

7、務(wù)管理的特征B 決策性)41在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有( B說(shuō)話(huà)的技巧)，了解要求約會(huì)者的心理。42在辦公室的布置方面，( A離入口最遠(yuǎn))的位置是上座。43在文員工作以及辦公環(huán)境等方面，下面選項(xiàng)中哪種行為不合適宜?( B較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方) 44為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”下列做法中，哪項(xiàng)工作應(yīng)該改進(jìn)(工作人員工作盡可能專(zhuān)門(mén)化、單一化)45電子公文的屬性是( C.具有規(guī)范格式 )。46在公務(wù)專(zhuān)用信件書(shū)寫(xiě)禮儀方面，一般在收函單位或個(gè)人稱(chēng)呼后習(xí)慣用( D “

8、臺(tái)安”、“鈞安”)。47按照美國(guó)人類(lèi)學(xué)家愛(ài)德華,霍爾博士對(duì)交往空間距離的劃分理論，45CM一120CM，應(yīng)該是( A個(gè)人區(qū)).48以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說(shuō)法，哪一個(gè)是不正確的?(把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做)49下列接受名片時(shí)唯一正確的做法是( A接受名片時(shí)要用雙手)。50上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)( A通知上司家人把衣服送達(dá))。51. 對(duì)新情況、新問(wèn)題，無(wú)章可循時(shí)，上司又沒(méi)有明確的指示，文員可參照有關(guān)政策，作出合乎情理的處理。這是采用的(C變通)方法。52.文員在為上司篩選電話(huà)時(shí)，以下做法不正確的是(來(lái)電者尋找你的上司，應(yīng)弄清對(duì)方的身份再通報(bào)上司)53.

9、辦公室，顧名思義，是辦公的場(chǎng)所。下列諸項(xiàng)中(B實(shí)驗(yàn)室)應(yīng)不屬于辦公室范疇。54. 請(qǐng)示是文員工作上有疑難，無(wú)法處理時(shí)，向上司請(qǐng)求指示，或無(wú)權(quán)處理時(shí)，向上司請(qǐng)求批準(zhǔn)。下面請(qǐng)示中( C越級(jí)請(qǐng)示)是不當(dāng)?shù)摹?5.以下關(guān)于辦公室職能的說(shuō)法，那一種是正確的( C. 辦公室管理具有集中性和整體性)56.文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí),不應(yīng)該做的是(會(huì)議場(chǎng)所的選擇,要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短、花費(fèi)多少作決定)57. 以下餐巾的使用方法正確的是(B用來(lái)擦嘴唇嘴角)58、文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，寄信人姓名、地址應(yīng)該打印在(B左上角)59. 文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該( A在信封上注明“誤拆”，寫(xiě)上自己姓名的縮寫(xiě)，

10、并把信重新封好并退回去)60. 文員遇到對(duì)方遞送的名片上有較罕見(jiàn)的字，應(yīng)該(D請(qǐng)教對(duì)方“可否請(qǐng)問(wèn)一下，這個(gè)字怎么念?” )61會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時(shí)文員應(yīng)(征求主持人意見(jiàn),停止筆錄,關(guān)錄音機(jī))62. “四分四注意”立卷方法不包括(D.分紙型)。63.文書(shū)立卷的歸檔制度包括三方面:歸檔范圍、( A. 歸檔時(shí)間 )和歸檔要求。 63. 在收文過(guò)程中,可以由辦公室人員啟封的信件是( D.公開(kāi)出版的雜志的贈(zèng)閱信件 )。64.以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征？（ B決策性 ）。65.辦公室布置要注意（ D各種溝通、保密）。66.以下關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的情況，哪一個(gè)是錯(cuò)誤的

11、？（ B 辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿(mǎn)一些）。67在辦理發(fā)文時(shí),經(jīng)復(fù)核,對(duì)于不符合要求的公文應(yīng)該( B.退交起草部門(mén)補(bǔ)充成修正 ) 。68傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的？（ B隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送）。69以下文員訂購(gòu)和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ B讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品）。70以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的？（ B文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力）。71文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的？（ B應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己）。72以下哪個(gè)接打電話(huà)的行為是不正確的？（A受到通話(huà)對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針?shù)h相對(duì)回?fù)簦?3

12、文員在接打電話(huà)時(shí)，正確的做法是（在電話(huà)機(jī)旁隨時(shí)放著電話(huà)記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來(lái)）。74文員在拆郵件時(shí)，不正確的做法是（ A拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開(kāi)）。 75郵件送到單位所租的信箱，由文員開(kāi)啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項(xiàng)事情與文員的工作要求不一致？（ D應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦）。76以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（ C雙方有很多人時(shí)，可以交叉握手）。77文員從事信訪(fǎng)工作，在處理顧客或其他人的來(lái)信時(shí)，不應(yīng)（C 處理信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦）。78在會(huì)議開(kāi)始前和進(jìn)行過(guò)程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)模浚ㄗ鲿?huì)議記錄時(shí)離開(kāi)會(huì)議

13、室接聽(tīng)電話(huà)）。79以下關(guān)于交互式電話(huà)會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的？（ A審查功能 ）。80文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下哪一種情況應(yīng)避免？（ D日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄）。81上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí)，以下哪一種做法不正確？（不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話(huà)予以確認(rèn)）。82照料上司身邊瑣事的說(shuō)法，哪一種是不正確的(應(yīng)酬需要更換衣服,這是上司個(gè)人的需要,不必給予協(xié)助)83以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中，哪一項(xiàng)是正確的？（D吃西餐時(shí)用左手把湯盤(pán)靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去）。84接受忠告的正確反應(yīng)是（ D切勿感情用事 ）。85文書(shū)立卷歸檔要求遵守一定的制度

14、，包括以下方面（ B歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔耍求 ）。86當(dāng)文員獲各婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)( D查證消息的可靠性)87文員必須管理好金錢(qián)，學(xué)會(huì)節(jié)約開(kāi)支，以下行為中哪一項(xiàng)是不恰當(dāng)?shù)? A最好到價(jià)格便宜的商店去購(gòu)買(mǎi)，質(zhì)量并不重要 )。88以下哪項(xiàng)不是辦公室事務(wù)管理的特征(B主動(dòng)性) 89意向書(shū)的特點(diǎn)不包括( C.的東性 )。90文員工作過(guò)程中，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的（B應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能表現(xiàn)的與眾不同）91文員在收取郵件時(shí)，不正確的做法是（ D為提高辦事效率，應(yīng)帶著郵件去辦理其他事情）。92文員接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，應(yīng)該（ C接到電話(huà)應(yīng)首先把己方的基本信息告知對(duì)方，如公司名稱(chēng)、本人身份等 ）

15、93文員打出業(yè)務(wù)電話(huà)時(shí)，下列哪項(xiàng)是正確的（A首先自報(bào)家門(mén) ）94傳真機(jī)傳送以下哪種文件尤其有優(yōu)勢(shì)？ （D手工制作的圖表和手工簽名的文本）95若上司拒絕接見(jiàn)來(lái)訪(fǎng)者，文秘人員在接待時(shí)，下列哪個(gè)做法欠妥（簡(jiǎn)潔明了地告訴對(duì)方上司不愿接見(jiàn)）96文秘人員在將信訪(fǎng)信件拆封時(shí)，應(yīng)該避免下列哪種做法（C拆開(kāi)信件后要將來(lái)信信紙裝訂起來(lái)，信封則可以丟棄 ）97以下關(guān)于文員在差旅預(yù)訂工作中的行為，哪一項(xiàng)是不適宜的 （D不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書(shū)面形式的證明 ）98文秘人員在差旅結(jié)束后，應(yīng)該（B整理好出差過(guò)程中的單據(jù)、憑證，及時(shí)辦理報(bào)銷(xiāo)、結(jié)算事宜 ）99一般而言，文秘人員是特定上司的直屬員工，其業(yè)務(wù)具有從屬

16、性，從屬性意味著（B文秘人員照料好上司，能夠使得上司專(zhuān)心工作，提高其工作效率 ）100文秘人員要關(guān)心上司的健康，如果上司生病初愈后，文員的行為中哪一項(xiàng)是恰當(dāng)?shù)模―注意安排好上司的飲食 ）101領(lǐng)導(dǎo)人簽名章是將領(lǐng)導(dǎo)人員的親筆簽名制成的印章，下列相關(guān)說(shuō)法錯(cuò)誤的是（B領(lǐng)導(dǎo)人簽名章一般由領(lǐng)導(dǎo)人隨身攜帶）102無(wú)紙化辦公過(guò)程中，應(yīng)該（A對(duì)電子文件采取嚴(yán)格的安保措施，保證其不被非正常改動(dòng)）103電子文檔存儲(chǔ)歸檔時(shí)，應(yīng)該（BTIFF、JPG格式圖片的電子文檔可以直接存儲(chǔ)，有特殊壓縮參數(shù)的需要備注說(shuō)明）104級(jí)別高的辦公室一般稱(chēng)為( B辦公廳 )105、中央機(jī)關(guān)風(fēng)別采用分理制和宗理制設(shè)置下屬機(jī)構(gòu)，其辦公廳屬于

17、分理制的是？（ D國(guó)務(wù)院 ）106、辦公室的核心功能是（ A 塑造出組織文化及價(jià)值觀(guān) ）107、辦公室的本質(zhì)屬性是（ C 服務(wù)性 ）108、辦公室工作的第一要義是 （ A服務(wù) ）109、常用辦公用品中屬于辦公文具的是 （ A中性筆 ）120、發(fā)主辦公用品的人員要求是 （ D發(fā)放人員要提醒使用部門(mén)和人員節(jié)約辦公用品 ）121、辦公用品庫(kù)存管理中的再訂貨量是指 （ C判定需要訂購(gòu)新的辦公用品的庫(kù)存余額 ）122、正確選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商不必考慮的因素是 （ B名牌和高檔 ）123、有權(quán)對(duì)政府采當(dāng)重同進(jìn)行監(jiān)督和管理的是(A. 國(guó)家級(jí)或省部級(jí)財(cái)政部門(mén) )124下面屬子文書(shū)的是( A.書(shū)信 )。

18、125.在公文行文中,下級(jí)向上級(jí)行文時(shí),錯(cuò)誤的是(C.抄送下級(jí)機(jī)美 )。126.公文寫(xiě)作的規(guī)范要求( C.異有規(guī)范體式,行合公文橋式標(biāo)準(zhǔn) )。127.向上級(jí)做請(qǐng)示時(shí),下面哪個(gè)做法不妥( C.地級(jí)市政府越過(guò)省政府直接向國(guó)務(wù)院行文請(qǐng)示 )。二、判斷題(正確打“”，錯(cuò)誤打“X”)。 1同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。2如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長(zhǎng)，你跟對(duì)方的文員說(shuō)完之后就應(yīng)該叫上司接過(guò)電話(huà)，告訴上司要找的人馬上就會(huì)來(lái)聽(tīng)電話(huà)，讓上司直接與對(duì)方通話(huà)。3。文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，因?yàn)楫?dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最后一刻行動(dòng) 因?yàn)樯纤菊鹋约恨D(zhuǎn)達(dá)口信的語(yǔ)氣也應(yīng)該變成上司的語(yǔ)氣

19、。X4當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí),就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)5文秘人員開(kāi)出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。X6面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。X7注辦是指文秘人員在文件處理單上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。 8即使客觀(guān)形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。X9女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個(gè)拳頭大小距離。10文秘人員對(duì)上司支票往來(lái)管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。X11文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務(wù)、私事方面的協(xié)助、財(cái)物管理及其他活動(dòng)。

20、 ( )12凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。 ( X )13值班人員要認(rèn)真填寫(xiě)值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問(wèn)題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門(mén)處理。 ( X )14檔案是指使用過(guò)的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書(shū)。 ( )15辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度，但沒(méi)有崗位責(zé)任制度。 X16.如果兩位來(lái)訪(fǎng)者均未預(yù)約，應(yīng)該按照先來(lái)后到的原則引見(jiàn)給上司。X17受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。 ( )18宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二

21、周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。 ( X )19無(wú)論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn),時(shí)間,形式。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無(wú)尾正式禮服。20拜訪(fǎng)長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。 ( ) 21.辦公室的燈光照明要避開(kāi)自然光，最好用人工燈光。(X )22.文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來(lái)分批進(jìn)行。() 23.文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。(X )24.如果會(huì)客室的門(mén)是推開(kāi)的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門(mén)。( )25. 文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。(X )26. 假如 司

22、不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。(X)27. 代表會(huì)議依法定期召開(kāi)，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)。( )28文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。(X )29交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過(guò)再來(lái)補(bǔ)救，不但無(wú)法表達(dá)誠(chéng)意，還會(huì)破壞彼此關(guān)系。( )30.不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣. ( )31。沒(méi)有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。( )32文員應(yīng)有效利用時(shí)間，可以把重要工作如寫(xiě)報(bào)告等與其他工作安排在一起去做。(X)33男女之間

23、，女士先伸手了，男士才能與之相握。(X)34要發(fā)問(wèn)或有意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)該等上司說(shuō)完話(huà)之后再發(fā)問(wèn)，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說(shuō)服上司。( X )35文員對(duì)于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報(bào)告上司。 ( X )36文書(shū)部門(mén)立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱(chēng)為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒(méi)有期限。( X )37辦公室工作人員對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的主要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。( X ) 38日常交往中的上下級(jí)角色關(guān)系不應(yīng)淡化。(X )39如果需要與來(lái)訪(fǎng)者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來(lái)訪(fǎng)者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來(lái)。( X )40列入保密范圍的公文

24、，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。( ) 41文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。( X )42無(wú)論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過(guò)傳真發(fā)送，因而文員傳遞信息應(yīng)首選傳真。( X )43當(dāng)與人擦肩而過(guò)，或越過(guò)長(zhǎng)輩、上司前面，或因事中途離坐時(shí)，都要招呼一聲。( )44受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。( ) 45即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂(lè)意地去協(xié)助。( ) 46如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表

25、示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。( )47. 辦公室桌、椅，特別是客人的椅子應(yīng)放在直對(duì)光源的地方。(X )48. 辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。( )49. 請(qǐng)示與報(bào)告可以合并使用， 如“關(guān)于XXXX問(wèn)題的請(qǐng)示報(bào)告”。(X)50. 小辦公室的配置， 打字、復(fù)印間應(yīng)離上司辦公室稍遠(yuǎn)一些。( )51. 文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理， 可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上， 其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。( )52. 上下級(jí)之間握手， 下級(jí)先伸手后， 上級(jí)才能相握。(X)53. 口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合唱對(duì)象的不同而有所不同， 對(duì)上司或長(zhǎng)者說(shuō)話(huà)， 應(yīng)文雅些; 對(duì)一般同事或顧客說(shuō)

26、話(huà)，就可通俗。 (X)54.辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了有利于保密工作。( )55.小辦公室的優(yōu)點(diǎn)是節(jié)省空間，空氣流通，聯(lián)系方便。( X )56.文員應(yīng)有效利用時(shí)間，可以把重要工作如寫(xiě)報(bào)告等與其他工作安排在一起去做。X 57. 對(duì)于緊急而重要的事，文員應(yīng)作書(shū)面請(qǐng)示，留檔備查。(X)58. 文員在接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，如果投訴者無(wú)端辱罵，可把他使用的字眼寫(xiě)下來(lái)，以做證據(jù)，再慢慢地向他解釋:“鄧先生，如果你一直說(shuō)臟話(huà)，我就沒(méi)有辦法再跟你談下去了?！?( )59.女性文員應(yīng)留短、薄式的發(fā)型，以免妨礙工作。( )60在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。( X )61善于合作指每一個(gè)文秘人員都要

27、謙虛、謹(jǐn)慎，對(duì)同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。( X )62文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話(huà)語(yǔ)加多或減少，以個(gè)人的口吻來(lái)轉(zhuǎn)達(dá)。( X )63文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)該去洗手間。( )64按英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來(lái)訪(fǎng)者，應(yīng)該站起來(lái)與來(lái)訪(fǎng)者講話(huà)。( X )65如果會(huì)客室的門(mén)是拉開(kāi)的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入。( X )66如果會(huì)客室的門(mén)是拉開(kāi)的，先讓來(lái)訪(fǎng)者進(jìn)入會(huì)客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門(mén)把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門(mén)。( )67介紹地位相同的人時(shí),應(yīng)按照到職的先后,先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職,就先介紹年紀(jì)較輕的人。68文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低

28、的人。( X )69文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開(kāi)始介紹。( )70如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文件夾，如果以后出現(xiàn)問(wèn)題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。( )71為來(lái)自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。( X )72假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。( X )73如果會(huì)議氣氛緊張，且對(duì)上司立場(chǎng)不利時(shí)，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。( )74會(huì)議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）

29、把所需用設(shè)備都送過(guò)來(lái)，并在會(huì)議開(kāi)始前有足夠的時(shí)間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。( X )75代表會(huì)議依法定期召開(kāi)，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)。( )76如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見(jiàn)面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。( )77如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。( X )78上司自己安排的約會(huì)忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會(huì)沖突，解決方法是讓上司先見(jiàn)他自己安排的那一位。(X)79文員因?yàn)橐呀?jīng)打過(guò)電話(huà)，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了?！白鲞^(guò)某項(xiàng)工作”和“完成某項(xiàng)工作”是

30、完全相同的。( X )80對(duì)于誤投郵件，文員可先拆開(kāi)看看，然后在信封上寫(xiě)上“該地址不對(duì)”，并把它退回去。( X )81假如對(duì)方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕，應(yīng)該問(wèn)明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必須取消原定約會(huì)的重要事情。( )82如果是沿著人行道走，兩個(gè)人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個(gè)人并行，則在中間。( )83文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線(xiàn)以?xún)?nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開(kāi)。( X )84宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒。( X )85用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。(

31、X )86雞尾酒會(huì)一般要安排好座次，在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的要求。( X )87合適的話(huà)題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話(huà)題、比較高雅的話(huà)題和夸耀自己的話(huà)題。( X )88監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。( X )89文秘人員或文書(shū)人員依照已經(jīng)編好的立卷類(lèi)目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類(lèi)目上的對(duì)應(yīng)條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。( X )90兩個(gè)電話(huà)鈴?fù)瑫r(shí)響起時(shí)，文員要同時(shí)對(duì)兩個(gè)電話(huà)講話(huà)。( X )91.任何辦公室,都是指的單位里的綜合辦事機(jī)構(gòu) 。( )92.省府的辦公廳比其他廳的行政級(jí)別要高 。( )93.信息調(diào)研是辦公室的一項(xiàng)具體職能。( )94.辦公室的工作具有綜合性特點(diǎn)

32、。( )95.辦公室管理要嚴(yán)格按既定條條框框辦事,不能引用彈性原理。( X )96.發(fā)放辦公用品的時(shí)候,不需要對(duì)用品庫(kù)存進(jìn)行記錄。( X )97.辦公電話(huà)應(yīng)定期檢查并核對(duì)電話(huà)賬單以控制開(kāi)銷(xiāo)。( )98.辦公用品的最大庫(kù)存量是指?jìng)}庫(kù)最多能容納的數(shù)量。( )99.辦公用品的庫(kù)存管理和監(jiān)督中,出貨卡即是申請(qǐng)領(lǐng)用單 。( )110辦公設(shè)備使用權(quán)的獲取只能是通過(guò)購(gòu)買(mǎi)。( X )111.狹義的文件即指公文。（ X ）112.公文行文時(shí)越級(jí)行文是普遍現(xiàn)象。（ X ）113.辦文能力就是指寫(xiě)文能力。（ ）114.意向書(shū)簡(jiǎn)單而言就是傳送意向的文書(shū)。（ ）115.協(xié)議書(shū)本身與合同的法律效力是一樣的。（ ）116.

33、上行發(fā)文的主送機(jī)關(guān)必須為上級(jí)機(jī)關(guān),而不是上組領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。（ ）117.收文時(shí)應(yīng)逐件清點(diǎn),并以簽字成蓋章的方式簽收。（ ）118.檔案保管期限就是對(duì)檔案劃定的存留年眼, 它與檔案本身的價(jià)值大小無(wú)美。（ X ）119. 檔案庫(kù)房要堅(jiān)固、安全、專(zhuān)用,適宣保管檔案,和閱覽室,辦公室實(shí)行三分開(kāi)。（ ）120.電子文檔不存在銷(xiāo)毀問(wèn)題,。（ X ）三、簡(jiǎn)答題1文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過(guò)一系列程序即為發(fā)文處理過(guò)程。請(qǐng)說(shuō)明這一系列過(guò)程。（簡(jiǎn)要復(fù)述發(fā)文處理過(guò)程）答：(1)擬稿。(2)核稿。是指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)。 (3)簽發(fā)。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出。(4)編號(hào)。已經(jīng)

34、簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。(5)繕印。對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印制。(6)校對(duì)，指將文件的謄寫(xiě)稿、打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正。(7)用印，是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。(8)登記。(9)分發(fā)。指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件：進(jìn)行分裝和發(fā)送。2文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)?決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么?答：(1)要獲得上司的許可；(2)如果用寫(xiě)信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話(huà)給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn) (3)要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式(早餐會(huì)、午餐會(huì)等)、所需要的時(shí)間等等；(4)約定好以后，一定要向上司匯報(bào)，并填寫(xiě)在日程安排計(jì)劃

35、表：。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料。(5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)；(6)對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì)；(?)公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)；(8)地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。3來(lái)信受訪(fǎng)的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么?答：(1)受理的范圍是：國(guó)家機(jī)關(guān)、主管部門(mén)或新聞單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。(2)及時(shí)拆封。拆封時(shí)，不要損壞郵票、郵戳和其他書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的地方。對(duì)急信、要信，或有過(guò)激言語(yǔ)的來(lái)信，要處理及時(shí)，報(bào)告上司，還要以有效方式通告有

36、關(guān)單位緊急處理。拆開(kāi)后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇?、信封在后，要一并裝訂。(3)認(rèn)真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn)，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。(4)逐項(xiàng)登記。用鋼筆將寫(xiě)信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫(xiě)信時(shí)間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位(人)以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦。(5)認(rèn)真處理。處理信伺：應(yīng)該按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。(6)及時(shí)復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對(duì)組織的信任。復(fù)信可采取收信人(單位)復(fù)信，或承辦人(單位)復(fù)信兩

37、種方式進(jìn)行。4文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求?答:（1）不要時(shí)區(qū)報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)，最好是在完成被指示工作之時(shí)，但也有時(shí)要在未完成前作期中報(bào)告；如果上司太忙，或報(bào)告時(shí)間長(zhǎng)，要預(yù)先約好時(shí)間。（2）不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序，要直接向指示工作的人報(bào)告，順序基本上是先說(shuō)結(jié)論，接著依照必要說(shuō)明理由及經(jīng)過(guò)，事先要把要說(shuō)的事及順序整理好，一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；復(fù)雜的報(bào)告，內(nèi)容要按5W2H的原則檢查是否有遺漏。5什么是受意?受意有幾種?辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法?答:受意：是指文員接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。一種：直接受意。另一種：間接受意。文員在受意過(guò)程中應(yīng)注意的事項(xiàng)：用心傾聽(tīng)、認(rèn)真記錄、弄清意圖、

38、及時(shí)實(shí)施。6公文的完全格式包括哪兒項(xiàng)?請(qǐng)寫(xiě)出這些項(xiàng)目。答：(1)版頭、發(fā)文字號(hào)、印刷順序號(hào)。(2)密級(jí)、緊急程度。(3)簽發(fā)人姓名。(4)公文標(biāo)題。(5)主送機(jī)關(guān)(6)正文、附件。(7)發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章。(8)注釋、閱讀(發(fā)送)范圍。(9)主題詞。(10)抄送單位、印發(fā)說(shuō)明7. 單位印章主要有哪些?印章的刻制和使用有哪些規(guī)定?答: (1)單位印章,套印章，鋼印,領(lǐng)導(dǎo)人簽名章,其他印章；（2）刻制公章有兩種情況:一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā)；另一種由法人代表申請(qǐng),經(jīng)主管部門(mén)批準(zhǔn),公安部門(mén)登記后由專(zhuān)門(mén)刻制廠(chǎng)刻制；公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用,其他印章也應(yīng)專(zhuān)人專(zhuān)用；加蓋公章,是哪一級(jí)

39、的公章,須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并審核簽名；將蓋用文件名稱(chēng),編號(hào),日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；功日蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整,不歪斜,更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文,信函等都必須加蓋單位公章方能有效。 8. 按照2000年國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有兒類(lèi)幾種?答：(1)命令(令); (2)決定; (3)公告;通告;(4)通知;通報(bào);(5)議案; (6)報(bào)告;（7)請(qǐng)示; (8) 批復(fù) ;意見(jiàn); (9)函; (10)會(huì)議紀(jì)要。9什么是文員的擋駕方法?主要的擋駕法有哪幾種?般應(yīng)怎樣做?答：對(duì)于上司不必要接見(jiàn)的來(lái)訪(fǎng)者，不必要參加的邀請(qǐng)性活

40、動(dòng)，不想接聽(tīng)的電話(huà)，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒(méi)有必要把真正原因告訴對(duì)方，只需要禮貌地、委婉地達(dá)到阻擋或拒絕的目的即可。(1)電話(huà)擋駕。上司不愿接的電話(huà)，文員要告訴對(duì)方，暫時(shí)不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話(huà)，要另約時(shí)間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。(2)來(lái)訪(fǎng)擋駕。先問(wèn)清來(lái)由，判斷有無(wú)必要引見(jiàn)給上司，或先作請(qǐng)示。(3)會(huì)議、活動(dòng)擋駕。對(duì)無(wú)必要的會(huì)議和活動(dòng)文員要替上司委婉地謝絕。10提高會(huì)議效率可以有哪些做法?答：遵循法律法規(guī),合理確定會(huì)議目標(biāo),確定必要的與會(huì)者,減少會(huì)議數(shù)量,縮小會(huì)議規(guī)模,簡(jiǎn)化會(huì)議程序,縮短會(huì)議時(shí)間, 控制會(huì)議經(jīng)費(fèi),分析會(huì)議成本, 11簡(jiǎn)要說(shuō)明會(huì)議紀(jì)要的概念，會(huì)議紀(jì)要有

41、什么作用?形式是怎樣的?答： 會(huì)議紀(jì)要是用來(lái)記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的一種正式公文。它是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上概括、提煉而成，擇要反映會(huì)議的精神和情況。會(huì)議紀(jì)要具有溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、指導(dǎo)工作的作用?？梢杂糜谙蛏霞?jí)匯報(bào)會(huì)議情況；也可以分發(fā)給平級(jí)或下屬單位，以傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，或要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行。有兩種形式：(1)議決性會(huì)議紀(jì)要。是與會(huì)者經(jīng)過(guò)商議，對(duì)某些問(wèn)題作出一致決定，需要共同遵守、執(zhí)行 時(shí)寫(xiě)下的文字依據(jù)。(2)周知性會(huì)議紀(jì)要。用于傳達(dá)會(huì)議情況，傳播信息、交流經(jīng)驗(yàn)而作的紀(jì)實(shí)性文件。12文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?應(yīng)注意什么?答：(1)進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出

42、意見(jiàn)、建議、批評(píng)或規(guī)勸；(2)參謀作用；補(bǔ)缺作用；增進(jìn)關(guān)系作用；(3)適事、適時(shí)、適地、適度。13. 文員在處理上司指派的工作時(shí)， 首先要仔細(xì)制定計(jì)劃， 簡(jiǎn)要說(shuō)明制定計(jì)劃時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)要點(diǎn)？答：(1)充分了解即將開(kāi)始的工作內(nèi)容; (2)思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳;(3)上司分派兩項(xiàng)以上工作日才， 必須為工作排定優(yōu)先順序。14. 文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)? 具體做法是怎樣的? 答:有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng),電子提示系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)置日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng)，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入信息。人工提示系統(tǒng)的做法:設(shè)置基本辦公日程表、固

43、定活動(dòng)日期一覽表.使用提示性備忘錄。準(zhǔn)備約會(huì)表,準(zhǔn)備特殊提示卡,準(zhǔn)備交往提示文件.15. 辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些?答：(1)清楚地知道在所說(shuō)服的事項(xiàng)中，最想說(shuō)什么，以邏輯分析自己的意向，并對(duì)目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點(diǎn); (2)說(shuō)服時(shí)，要盡量具體客觀(guān)，使對(duì)方產(chǎn)生了解的動(dòng)機(jī);(3)偶而也需要引用某些權(quán)威人士、專(zhuān)家的意見(jiàn)，或者用圖表、資料、經(jīng)驗(yàn)談等等; (4)要具體了解對(duì)方的立場(chǎng)和意向，先注意聆聽(tīng)對(duì)方所說(shuō)的話(huà)，切勿以自己主觀(guān)的方式進(jìn)行談話(huà)。要掌握對(duì)方不能了解的地方，努力加以說(shuō)服; (5)主動(dòng)發(fā)問(wèn)，了解對(duì)方的想法，對(duì)方有關(guān)信息的種類(lèi)和數(shù)量，以及背景如何等

44、等(明確了解對(duì)方的情況); (6) 以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言，不要使用令對(duì)方反感的言詞;(7)讓對(duì)方打開(kāi)心扉，使對(duì)方對(duì)自己的看法產(chǎn)生興趣(讓對(duì)方認(rèn)同自己); (8)不可傷害對(duì)方的自尊心。16.辦公室事務(wù)管理的服務(wù)性特征表現(xiàn)? 請(qǐng)簡(jiǎn)要說(shuō)明。答：一是為上司服務(wù);二是為組織服務(wù);三是為公眾服務(wù).17 文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)?答：(1)會(huì)議名稱(chēng)；(2)會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；(3)時(shí)間(開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間)； (4)會(huì)議地點(diǎn)；(5)議題； (6)主持人、主席； (7)出席者名單；(8)會(huì)議的經(jīng)過(guò)情形及結(jié)論； (9)相關(guān)的資料；(10)下次會(huì)議預(yù)定日期。18什么是文書(shū)的立卷特征?通

45、常可以按照哪幾種特征立卷？答: (1) 文秘或檔案人員把文書(shū)按照某些共同特征組合成案卷,稱(chēng)為"立卷特征"；(2)按問(wèn)題特征立卷；(3)按作者特征立卷；(4)按文種特征立卷；(5)按時(shí)間特征立卷；(6)按地區(qū)特征立卷；(7)按通訊者特征立卷；(8)在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí),需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。19文員處于社交場(chǎng)合時(shí)，引出的話(huà)題哪些是屬于合適的？哪些是不合適的？答：合適的話(huà)題包括：（1）談話(huà)雙方都感興趣的、有共同利益的話(huà)題；（2）一般人喜聞樂(lè)見(jiàn)的話(huà)題；（3）顯示地方或民族色彩的話(huà)題；（4）比較高雅的話(huà)題，如中外名著、展覽會(huì)等；（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話(huà)題

46、。風(fēng)趣、幽默的小故事，無(wú)傷大雅的笑話(huà)。不合適的話(huà)題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話(huà)題；（2）令人不快的話(huà)題。過(guò)于敏感的話(huà)題；（3）自己不甚熟悉的話(huà)題?？湟约旱脑?huà)題；（4）庸俗的、色情的話(huà)題；（5）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑?huà)題。20辦公用易耗品主要包括哪些？答：主要有：1信封、紙張；2軟盤(pán)、光盤(pán)等；3鉛筆；4圓珠筆；5簽字筆或鋼筆；6修正液或修正帶；7印盒；8各種小型機(jī)器，如訂書(shū)機(jī)（包括訂書(shū)針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線(xiàn)）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；9小刀；10日歷等；11其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。21簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟.

47、 答：文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。1計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開(kāi)始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。2實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。3檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)工作或別人做過(guò)的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。22從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打電話(huà)和接聽(tīng)電話(huà)的異同。答：同：（1）都應(yīng)先問(wèn)好，再傳達(dá)自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話(huà)結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。異：1打電話(huà)應(yīng)首先查清楚對(duì)方

48、的電話(huà)號(hào)碼；接電話(huà)應(yīng)等電話(huà)鈴響24聲就接聽(tīng)。2打電話(huà)應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話(huà)之前再確認(rèn)一遍；接電話(huà)則沒(méi)有這一步。23簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。答：（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門(mén)的名稱(chēng)分揀。本題在書(shū)上有明確的答案，得分率很高。24怎樣妥善處理上司拒絕接見(jiàn)的來(lái)訪(fǎng)者的來(lái)訪(fǎng)？答：(1)上司正在開(kāi)會(huì)時(shí)；(2)上司繁忙時(shí)；(3)上司即將外出時(shí)；(4)遠(yuǎn)道來(lái)訪(fǎng)或有重要事情的來(lái)訪(fǎng)時(shí)。25、簡(jiǎn)答辦公室的主要特點(diǎn)。答：(1)輔助性：辦公室區(qū)別于其他職能部門(mén)的第一個(gè)特點(diǎn)是它的輔助性。辦公室工作應(yīng)當(dāng)在服務(wù)和服從于領(lǐng)導(dǎo)工作的前提下，充分發(fā)揮自己的輔助管理職能，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助

49、手。(2)綜合性：辦公室是各種專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能相互交叉運(yùn)作的部門(mén)；辦公室工作也是一項(xiàng)綜合性的工作辦公室工作是多元化的。(3)服務(wù)性：服務(wù)性是辦公室工作的本質(zhì)屬性。辦公室的設(shè)立與工作的開(kāi)展，首先是為了適應(yīng)各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，為領(lǐng)導(dǎo)工作提供輔助性的服務(wù)，同時(shí)也要為各部門(mén)和基層提供服務(wù)。26、談?wù)勀銓?duì)辦公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。答：能夠正確理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，替領(lǐng)導(dǎo)過(guò)濾重要的事務(wù)；要“參”到點(diǎn)子上，“謀”到關(guān)鍵處，注重諫言技巧，學(xué)會(huì)把握職場(chǎng)環(huán)境的運(yùn)作方法，一是個(gè)性與共性協(xié)調(diào)統(tǒng)一，二是滕朧與含蓄的工作技巧相結(jié)合。27簡(jiǎn)述辦公室設(shè)備使用規(guī)范。答：(1)必須明確每臺(tái)設(shè)備的具體用途，熟悉掌

50、握其操作程序，嚴(yán)格按照使用說(shuō)明書(shū)的要求進(jìn)行操作。(2)必須明確專(zhuān)人專(zhuān)責(zé)的專(zhuān)管制度，嚴(yán)禁任何人隨意使用，除非是配置給個(gè)人專(zhuān)用或指定公用的辦公設(shè)備。(3)注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)。(4)未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)允準(zhǔn)，任何人嚴(yán)禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)(5)辦公設(shè)備的使用環(huán)境溫度為5至35，相對(duì)濕度為20至85%，溫度過(guò)低時(shí)需用加溫器，濕度過(guò)高時(shí)需用除濕器，并放在距辦公設(shè)備5米左右的有效影響距離內(nèi)。(6)如果辦公設(shè)備不處于工作狀態(tài)，應(yīng)及時(shí)切斷電源。(7)使用電腦時(shí)要做到；不要讓陽(yáng)光照射電腦，以免機(jī)殼老化，不要隨意放置茶水，以免碰翻杯子弄溫電腦，造成短路；不要在開(kāi)機(jī)狀態(tài)下插拔各種電纜

51、，以免燒壞接口；不要使用來(lái)歷不明的軟件，防止病毒浸入，并且要配備必要的殺毒軟件，定期或經(jīng)常地對(duì)電腦進(jìn)行保護(hù)性殺毒；不要在病毒入侵時(shí)使用電腦，除非有特殊的自我防護(hù)錯(cuò)施不要自己隨意處理電腦硬件故障不要將電腦交給非專(zhuān)業(yè)人士修理，如有必要應(yīng)全程監(jiān)督。28,簡(jiǎn)述在儲(chǔ)藏間存儲(chǔ)辦公用品時(shí)的注意事項(xiàng)。答：儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖，確保安全。儲(chǔ)藏間需要的面積取決于單位面積的大小。在儲(chǔ)藏間或物品拒放置物品時(shí)，必須清楚地加標(biāo)簽，以便迅速找到物品和標(biāo)明新物應(yīng)放置的地方；新物品置于舊物品的下面或后面；先來(lái)的物品先發(fā)出，體積大、分量重的物品放置在最下面，以減少危險(xiǎn)，小的物品、常用的物品應(yīng)放在前面，易于找尋和領(lǐng)取；辦公耗材和打

52、印機(jī)用品，必須保存在安全的地方，以便在需要時(shí)能輕松找到儲(chǔ)藏辦公用品的地方應(yīng)有良好的照明，以便于找到所需物品。辦公用品應(yīng)保存在干燥和通風(fēng)良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將有可能導(dǎo)致紙張不能正常地送入打印機(jī)或復(fù)印機(jī)中。訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。29、簡(jiǎn)要回答公文寫(xiě)作的五部曲。答：公文說(shuō)什么領(lǐng)悟核心思想內(nèi)容是在什么背景下產(chǎn)生的內(nèi)容是怎么表達(dá)的是否符合國(guó)家公文格式標(biāo)準(zhǔn)。(1)公文說(shuō)什么，領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖；要求準(zhǔn)確、全面地提煉領(lǐng)導(dǎo)意圖，增加“貼近度”。(2)領(lǐng)悟核心思想，站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問(wèn)題。(3)內(nèi)容是在什么背景下產(chǎn)生的，關(guān)鍵把握常用思維方法：模式化思維方法，對(duì)象化思維方法，辯證思維方法，散點(diǎn)思

53、維方法，求同存異思維方法。(4)內(nèi)容是怎么表達(dá)的，關(guān)鍵是牢記擬寫(xiě)公文的要素及要求：格式，公文的包裝；主題，公文的靈魂；材料，公文的血肉；結(jié)構(gòu)，公文的骨骼；語(yǔ)言，公文的細(xì)胞。目的明確，行文有據(jù)；主旨單一，內(nèi)容合法；文字表達(dá)準(zhǔn)確、鮮明、簡(jiǎn)練、得體。(5)符合國(guó)家公文格式標(biāo)準(zhǔn)黨政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T9704一2012）。  總之，找好角色定位與行文角度；清晰擬寫(xiě)公文是受領(lǐng)導(dǎo)之命，代機(jī) 關(guān)立言。代擬公文：要認(rèn)準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)的身份和職位特征；對(duì)外發(fā)文：要考慮收發(fā)文機(jī)關(guān)的地位特征，區(qū)別文稿應(yīng)用范圍，內(nèi)外、上下有別。30、簡(jiǎn)要回答起草請(qǐng)示的“五步棋”。答：起草請(qǐng)示的思維模式沿著以下“五步棋”思路走(1)

54、因?yàn)槭裁凑?qǐng)示對(duì)于原因、目的的說(shuō)明。(2)請(qǐng)示什么問(wèn)題提出請(qǐng)示的主題內(nèi)容。(3)怎樣解決問(wèn)題提出解決問(wèn)題的建議或方案。(4)請(qǐng)求上級(jí)回復(fù)結(jié)尾用語(yǔ)的使用。(5)有無(wú)附件需要說(shuō)明根據(jù)需要確定附件的使用與否。31、簡(jiǎn)述公文校對(duì)工作要求。答：校正.補(bǔ)充一切與定稿不符的文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、圖表、格式等：解決統(tǒng)行、倒版等排版方面的問(wèn)題和正文、注碼、與注文之間衍接以及頁(yè)碼編排問(wèn)題：進(jìn)一步審核定稿中的疏漏，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或撰稿人處理：需要使用標(biāo)準(zhǔn)校對(duì)符號(hào)：對(duì)于重要的或者大量印制的公文，應(yīng)實(shí)施三校、四校，以確保公文的正本不出差錯(cuò)。32簡(jiǎn)答電子公文處理過(guò)程的五個(gè)環(huán)節(jié)。答：電子公文處理過(guò)程可分為五個(gè)部分（電子

55、公文的生命周期）：(1)創(chuàng)建：根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文。(2)辦理：通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)電子公文進(jìn)行收發(fā)、批閱等相關(guān)操作。(3)交換；按始發(fā)者意圖進(jìn)行跨系統(tǒng)的公文傳遞。(4)歸檔：依據(jù)國(guó)家或本部門(mén)檔案管理規(guī)定對(duì)辦理完畢后的電子公文予以存儲(chǔ)。(5)銷(xiāo)毀：依據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從存儲(chǔ)介質(zhì)上物理刪除。33、簡(jiǎn)述公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素及其原則。答：(1)公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素包括：社會(huì)組織主體；公眾客體；傳播手段。(2)公共關(guān)系的原則：公眾利益至上，實(shí)事求是，互惠互利，雙向溝通，始終如一，開(kāi)拓創(chuàng)新，整體統(tǒng)一。34、提高會(huì)議質(zhì)量的主要方法和措施。答：(1)嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議審批制度，不合乎條件的會(huì)議一律不開(kāi)。(

56、2)建立健全并嚴(yán)格實(shí)施包括會(huì)議規(guī)則在內(nèi)的一整套會(huì)議制度。(3)科學(xué)、有效、充分地做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。(4)嚴(yán)格控制會(huì)議人數(shù)，不允許無(wú)關(guān)人員與會(huì)。(5)保證會(huì)場(chǎng)秩序，禁止無(wú)關(guān)人員隨意入場(chǎng)、與會(huì)人員中途退場(chǎng)。(6)議題應(yīng)集中，日程要緊湊，盡量縮短時(shí)問(wèn)，保證與會(huì)者精力集中。(7)充分運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段。電話(huà)、錄音、錄像、電腦等設(shè)備有助于提高信息傳遞的效率和質(zhì)量，能節(jié)約時(shí)間、縮短會(huì)期、提高會(huì)議效率。(8)提高會(huì)議主持人和與會(huì)者的開(kāi)會(huì)水平。(9)制定切實(shí)可行的制度和措施監(jiān)督會(huì)議決議的執(zhí)行過(guò)程，避免只開(kāi)會(huì)而不管效果的傾向，以保證會(huì)議的有效性。35、衡量會(huì)議質(zhì)量的會(huì)前基本標(biāo)準(zhǔn)有哪些？答：(1)會(huì)前：會(huì)議是否

57、確有召開(kāi)的客觀(guān)必要性；會(huì)議目的和會(huì)議風(fēng)氣是否端正；會(huì)議時(shí)機(jī)是否已經(jīng)成熟；會(huì)議的議題是否明確，會(huì)前的溝通是否到位各項(xiàng)準(zhǔn)備工作是否已經(jīng)準(zhǔn)備充分，包括軟件和硬件。(2)會(huì)中：會(huì)議規(guī)模和規(guī)格是否適度，絕不可小會(huì)大開(kāi)或大會(huì)小開(kāi)，隨意升格或降格；會(huì)議節(jié)奏是否緊湊，要盡可能化繁為簡(jiǎn)，絕不短會(huì)長(zhǎng)開(kāi)；會(huì)議是否守規(guī)守法，一切應(yīng)有條不紊地進(jìn)行，主持人和與會(huì)者是否掌握了科學(xué)的方式方法。(3)會(huì)后：評(píng)價(jià)會(huì)議的正面實(shí)際效益，包括社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益和學(xué)術(shù)效益36、簡(jiǎn)述會(huì)務(wù)管理的要求。答：(1)會(huì)務(wù)的含義：指有關(guān)會(huì)議議程安排的事務(wù)，有關(guān)某些團(tuán)體組織或會(huì)議的事務(wù)。會(huì)務(wù)工作包括秘書(shū)工作和行政事務(wù)工作兩部分，重要會(huì)議還包括安全保衛(wèi)工作等。(2)會(huì)務(wù)管理的含義：指有關(guān)會(huì)議議程安排事務(wù)的計(jì)劃、組織、控制等工作。(3)常見(jiàn)的會(huì)務(wù)管理：主要有針對(duì)代表會(huì)議、全局性會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議、辦公會(huì)議、座談會(huì)議