學(xué)校檔案管理的培訓(xùn)課件

1、規(guī)范檔案管理服務(wù)學(xué)校發(fā)展 檔案和資料（文件）的區(qū)別 學(xué)校檔案工作內(nèi)容和基本原則 檔案的收集和整理 檔案的立卷和歸檔 檔案的保管和利用 完善學(xué)校檔案工作 一、檔案和資料（一）什么是檔案 檔案檔案：國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位和個(gè)人在政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有使用價(jià)值的歷史記錄材料。反映社會(huì)的科學(xué)技術(shù)、生產(chǎn)建設(shè)和各項(xiàng)工作活動(dòng)、民俗活動(dòng)的歷史真實(shí)面貌。中國古代有甲骨、金文、石刻、竹簡、木牘、縑帛等的檔案?，F(xiàn)代檔案，按內(nèi)容和性質(zhì)，有文書檔案、科技檔案、人事檔案、藝術(shù)檔案和其他各類專門性檔案；按形式，有文件、電報(bào)、書信、手稿、報(bào)表、圖紙、照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等。

2、辭海 本法所稱的檔案檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 中華人民共和國檔案法 （二）什么是中小學(xué)校檔案 中小學(xué)校檔案中小學(xué)校檔案是指學(xué)校在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有現(xiàn)實(shí)查考使用價(jià)值和歷史研究價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 中小學(xué)校檔案中小學(xué)校檔案，包括文書檔案、教育教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、聲像檔案。 各門類檔案，包括文書檔案、教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、產(chǎn)品檔案、聲像檔案、榮譽(yù)檔案等。（三

3、）檔案與資料（文件）的區(qū)別1、同本單位實(shí)踐活動(dòng)關(guān)系不同。 凡是直接記敘和反映本單位活動(dòng)并經(jīng)歸檔保存的屬檔案；資料則多是未經(jīng)歸檔保存的，或?yàn)榱斯ぷ鲄⒖嫉哪康亩占①徺I來的材料。2、對(duì)本單位的發(fā)揮作用不同。 檔案是本單位活動(dòng)的直接記錄，因此具有歷史的查考作用和憑證作用；而資料則多是收集或利用各種手段搜集來的各種材料，對(duì)本單位的活動(dòng)不具有憑證作用。 檔案由文件轉(zhuǎn)化而來,文件辦理完畢，經(jīng)過鑒定、整理、歸檔后形成檔案。 文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。 二、學(xué)校檔案管理的工作內(nèi)容和基本原則（一）學(xué)校檔案管理的工作內(nèi)容 檔案工作包括：檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和提供利用。 檔案工作的主要環(huán)節(jié)

4、收集整理立卷歸檔保管利用（二） 檔案工作的基本原則 收集齊全 分類合理 立卷科學(xué) 歸檔及時(shí) 保管安全 使用方便 三、 檔案的收集和整理 （一）歸檔范圍是什么？ 按照國家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定，應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集收集齊全，并進(jìn)行整理整理、立卷立卷，定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理管理；任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。 凡是在學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存、查考、利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像材料，包括黨組織、行政、工會(huì)、團(tuán)隊(duì)（學(xué)生會(huì)）組織以及教育、教學(xué)、科技活動(dòng)、生產(chǎn)、基建、設(shè)備、人事、保衛(wèi)、會(huì)計(jì)等工作中形成的各種材料均屬于歸檔范圍。一、文書檔案；二

5、、教學(xué)檔案；三、會(huì)計(jì)檔案；四、科技檔案；五、聲像檔案。 “文書檔案文書檔案”的范圍的范圍 涉及學(xué)校以下七個(gè)部門黨支部 校長室（辦公室）教導(dǎo)處（教務(wù)處、政教處）總務(wù)處 工會(huì)團(tuán)隊(duì)（學(xué)生會(huì)、教工團(tuán)支部） “教學(xué)檔案教學(xué)檔案”的范圍：的范圍：涉及學(xué)校工作的十個(gè)方面教學(xué)管理綜合類 招生工作類教材類 課堂教學(xué)類 實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)類學(xué)籍管理類 體育保健類 畢業(yè)分配類 教師隊(duì)伍建設(shè)類 教師業(yè)務(wù)檔案 中、小學(xué)檔案案卷類目及保管期限表一、文書檔案一、文書檔案 1、黨支部、黨支部 1-1 上級(jí)黨委下發(fā)的關(guān)于學(xué)校開展黨支部工作情況的通知、規(guī)定 長期 1-2 本校黨支部年度（或?qū)W年度）工作計(jì)劃、總結(jié)和重要工作報(bào)告、 匯報(bào) 永久

6、 1-3 本校支委會(huì)會(huì)議記錄 永久 1-4 本校黨支部大會(huì)會(huì)議記錄 長期 1-5 本校黨員名冊(cè)、黨員、黨組織統(tǒng)計(jì)年報(bào)表 永久 1-6 本校黨支部改選工作意見及改選結(jié)果，上級(jí)黨委批復(fù) 永久 1-7 本校黨員教育，民主評(píng)議材料 重要的 長期 一般的 短期 1-8 黨組織發(fā)展黨員工作的意見、報(bào)告，上級(jí)對(duì)發(fā)展黨員 的預(yù)審、批復(fù)、轉(zhuǎn)正通知 重要的 永久 一般的 短期 1-9 本校黨組織和黨員評(píng)先創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)材料 市級(jí)以上市級(jí)以上 永久 區(qū)縣級(jí)以下區(qū)縣級(jí)以下 長期 1-10 本校黨員違紀(jì)處分報(bào)告和上級(jí)黨委或本機(jī)關(guān)批準(zhǔn) 的批復(fù) 永久 1-11本校教職工復(fù)查，改正結(jié)論報(bào)告的上級(jí)黨委批復(fù) 永久 1-12 黨的紀(jì)檢工

7、作意見、報(bào)告及有關(guān)材料 長期 1-13 本校黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)移介紹信、存根 長期 1-14 本校黨費(fèi)收、繳、支出憑證材料 短期2、校長室（辦公室）、校長室（辦公室） 2-1 本校編制年鑒、大事記 永久 2-2 本校校務(wù)日記 長期 2-3 本校校史、組織機(jī)構(gòu)沿革 永久 2-4 本校學(xué)年度工作計(jì)劃、總結(jié)和重要的工作報(bào)告 永久 2-5 本校行政會(huì)議或校務(wù)會(huì)議記錄 永久 2-6 本校制定的管理制度、條例、崗位責(zé)任制等材料 長期 2-7 本校重大活動(dòng)材料（校慶、校友會(huì)、校運(yùn)會(huì)、校藝術(shù)節(jié)等） 永久 2-8 本校慶祝教師節(jié)活動(dòng)形成材料 重要的 長期 一般的 短期 2-9 市、區(qū)（縣）教育局有關(guān)人事、工資、福利

8、問題的規(guī)定、辦法、通知 重要的 長期 一般的 短期 2-10 本校向上級(jí)的報(bào)告、請(qǐng)示及批復(fù) 重要的 永久 一般的 短期2-11 本校專項(xiàng)工作的調(diào)查、檢查、普查材料 重要的 永久 一般的 長期2-12 本校外事接待工作形成的有關(guān)材料 重要的 長期 一般的 短期2-13 各類報(bào)刊登載有關(guān)本校情況的通訊報(bào)道和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本校的重要題詞 重要的 永久 一般的 長期2-14 本校關(guān)于機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人員編制、干部任免、啟用 印信等請(qǐng)示、批復(fù)和報(bào)告 永久2-15 本校教職工名冊(cè)、履歷表及勞動(dòng)工資年報(bào)表 永久2-16 本校中層干部、年級(jí)組長、教研組長名冊(cè) 長期2-17 本校評(píng)選各種先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人

9、材料 市級(jí)以上市級(jí)以上 永久 區(qū)縣級(jí)以下區(qū)縣級(jí)以下 長期2-18 反映本校成績的榮譽(yù)證書、有紀(jì)念憑證作用的實(shí)物、校刊資料 市級(jí)以上市級(jí)以上 永久 區(qū)縣級(jí)以下區(qū)縣級(jí)以下 長期2-19 本校教職工犯錯(cuò)誤處分材料 長期2-20 本校發(fā)生各種事故報(bào)告和有關(guān)材料 重要的 永久 一般的 長期2-21 本校教師工作情況登記表、記錄冊(cè)、考核表 長期2-22 本校教職工工資調(diào)整和評(píng)定工資計(jì)劃、總結(jié)、審批表、統(tǒng)計(jì)表及新教師轉(zhuǎn)正、定級(jí)有關(guān)材料 長期2-23 本校教職工調(diào)動(dòng)介紹信、存根及有關(guān)審批表 長期2-24 本校教職工離退休名冊(cè)和改變待遇審批表 長期2-25 本校教職工三十年教齡榮譽(yù)證書名冊(cè) 長期2-26 本校教

10、職工申請(qǐng)出國、出境材料 長期2-27 本校教職工申請(qǐng)離職、辭職材料 長期2-28 本校教師支援外省市及郊縣等有關(guān)材料 短期2-29 本校職改領(lǐng)導(dǎo)小組、評(píng)審小組建立請(qǐng)示、批復(fù)、評(píng)審會(huì)議記錄、計(jì)劃、總結(jié)等 長期2-30 本校教職工職稱申請(qǐng)表 長期2-31 各系列專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審結(jié)果的批復(fù)、名冊(cè) 永久2-32 發(fā)放專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書名冊(cè)、聘任名冊(cè) 長期2-33 有關(guān)職改工作中形成的有查考、利用價(jià)值的文件材料 長期2-34 本校有關(guān)安全、保衛(wèi)工作材料 短期2-35 本校聘用退休工人、代課教師審批表及有關(guān)材料 短期2-36 本校教職工困難補(bǔ)助材料 短期2-37 本校教職工考勤記錄 短期2-38 本校教

11、職工住房情況及分房記錄 短期2-39 本校教職工獻(xiàn)血名單 短期2-40 本校教職工獨(dú)生子女名單 長期2-41 本校死亡人員撫恤記錄 短期2-42 本校關(guān)于處理人民來信來訪材料重要的一般的長期 短期2-43 本校關(guān)于人代會(huì)代表推薦材料 長期2-44 本校各民主黨派、少數(shù)民族名冊(cè)、統(tǒng)計(jì)表及港、澳、臺(tái)、國外親屬名冊(cè) 長期二、教學(xué)檔案二、教學(xué)檔案 1、教學(xué)管理綜合類、教學(xué)管理綜合類 1-1 市、區(qū)（縣）教育局頒發(fā)的有關(guān)教育、教學(xué)工作的文件 長期 1-2 本校關(guān)于督導(dǎo)工作的自評(píng)報(bào)告和上級(jí)對(duì)本校督導(dǎo)評(píng)估意見 永久 1-3 本校關(guān)于督導(dǎo)工作形成的其它材料 長期 1-4 本校教學(xué)管理、教育教學(xué)研究、教育教學(xué)改

12、革工作，班主任工作 形成的方案、調(diào)查報(bào)告、典型材料等 重要的 永久 一般的 長期 1-5 本校教學(xué)考核、學(xué)期課程總表、教師任課一覽表、教職工工作量 等材料 長期 1-6 本校制訂的教育常規(guī)、紀(jì)律制度 長期 建議：建議： 在不違背文件精神的前提下，學(xué)?？梢詳M定一份學(xué)校（幼兒園）檔案案卷類目及保管期限表 學(xué)校應(yīng)建立、健全檔案工作各項(xiàng)管理制度，包括歸檔、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定銷毀、庫房管理等制度，各類文件材料(包括文書、教學(xué)、科研、教師業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)、基建、設(shè)備、產(chǎn)品、聲像、榮譽(yù)等)的歸檔范圍和保管期限表。（二）做好預(yù)立卷工作 學(xué)校各部門應(yīng)負(fù)責(zé)本部門形成的各種文件材料的收集、整理，按規(guī)定時(shí)間向?qū)W校檔案室

13、移交，并將此工作列入各部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位職責(zé)，定期進(jìn)行檢查、總結(jié)、考評(píng)。學(xué)校工作人員要增強(qiáng)檔案意識(shí)，樹立檔案工作人人有責(zé)的觀念，自覺做好與本崗位工作有關(guān)的檔案工作。 學(xué)校應(yīng)推行預(yù)立卷制度，各部門兼職檔案干部根據(jù)本部門預(yù)立卷類目，做好平時(shí)歸卷工作。 預(yù)立卷工作預(yù)立卷工作是各類文件材料隨時(shí)收集、積累的有效形式，它是指項(xiàng)目責(zé)任者或業(yè)務(wù)部門立卷人員，隨時(shí)將有關(guān)活動(dòng)實(shí)施前和實(shí)施中辦理完畢的文件材料按照所編的歸卷?xiàng)l款，歸入相應(yīng)的卷盒，預(yù)見性做好平時(shí)文件材料暫存管理的工作。 要做好預(yù)立卷工作，應(yīng)做到如下幾點(diǎn)：要做好預(yù)立卷工作，應(yīng)做到如下幾點(diǎn)： （1 1）擬定指導(dǎo)性文件 （2 2）明確部門負(fù)責(zé)人

14、（3 3）設(shè)置預(yù)立卷盒（袋） （4 4）及時(shí)歸檔 預(yù)立卷工作的要點(diǎn)是：分類明確，材料齊全。分類明確，材料齊全。 檔案法： “國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔?！保ǖ谑畻l） 機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是：機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是： （一）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等； 機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是：機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是： （二）（二）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄

15、，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料； 機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是：機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是： （三）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料； （四）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。四、檔案的立卷和歸檔 學(xué)校應(yīng)歸檔的各種材料，要收集齊全完整，并進(jìn)行分類立卷。案卷應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，要求做到分類合理，保管期限劃分準(zhǔn)確，標(biāo)題簡明確切，裝訂結(jié)實(shí)，編制目錄清晰，檔案裝具整齊劃一，便于保管和利用。（一）檔案整理的基本方法 1 1、

16、以件為單位整理。 2 2、以案卷為單位整理。 （二）檔案文本的要求 歸檔的文件材料力求做到字跡清楚，書寫工整，簽署完備，禁用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復(fù)寫紙等不規(guī)范的書寫材料，以利于延長檔案壽命。 檔案要素檔案要素 題名（標(biāo)題）； 文件的責(zé)任者（部門或人員）； 文件制定的日期； 頁碼； 簽署完備。 檔案文本行文的規(guī)范性檔案文本行文的規(guī)范性 標(biāo)題中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的用法 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的用法 （三）檔案文本的裝訂 保管期限劃分準(zhǔn)確 標(biāo)題簡明確切 裝訂結(jié)實(shí) 編頁碼 關(guān)于“檔案封面”的填寫自自 年年 月月 至至 年年 月月保管期限保管期限本本 卷卷 共共 件件 頁頁歸歸 檔檔 號(hào)號(hào) 區(qū) 幼 兒 園工 會(huì)

17、五屆六次教代會(huì) 20062006 4 4 20062006 7 7 永久 16 4816 48全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào) 165 001 【注】目錄號(hào) “165” 1：文書檔案； 6：工會(huì)； 5：教代會(huì) 案卷號(hào) “001” 流水號(hào)關(guān)于“卷內(nèi)文件目錄”的填寫 卷 內(nèi) 文 件 目 錄 1 工會(huì) 關(guān)于召開教代會(huì)的 2006-04 1 報(bào)告和批復(fù) 2 工會(huì) 教代會(huì)代表名單 2006-04 2 6 園長室 發(fā)展規(guī)劃 決議稿 2006-07 8順序號(hào)文號(hào)責(zé)任者題 名日期頁號(hào)備注關(guān)于“卷內(nèi)備考表”的填寫卷 內(nèi) 備 考 表 填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的檔案管理人

18、員填寫并簽名、標(biāo)注時(shí)間。 本卷情況說明： 立 卷 人 ： 檢 查 人 ： 立卷時(shí)間： 歸檔號(hào)歸檔號(hào)檔案號(hào)檔案號(hào)責(zé)任者責(zé)任者案案 卷卷 題題 名名保管期限保管期限備注備注 歸檔號(hào)（序號(hào)）：歸檔號(hào)（序號(hào)）：年年 份流水號(hào)份流水號(hào)（如（如 06-001；X06-001） 檔案號(hào)（檔號(hào)）檔案號(hào)（檔號(hào)）：目錄號(hào)案卷號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào) （如（如 165-01）學(xué)校檔案總目錄（學(xué)校檔案總目錄（2006 年度）年度）（四）各類材料歸檔的時(shí)間（四）各類材料歸檔的時(shí)間 文書檔案按年度進(jìn)行整理立卷，在次年的六月份以前完成。 教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案按學(xué)年度整理立卷，在次學(xué)年的寒假前歸檔。 五、檔案的保管和利用（一）檔案的

19、保管（一）檔案的保管 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 中華人民共和國檔案法檔案的保管工作主要是指： 歸檔、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定銷毀、庫房管理等。1上上 架架檔案的上架，要做好“分類”。 機(jī)構(gòu)（問題） 保管期限 年度（學(xué)年度） 年度（學(xué)年度） 機(jī)構(gòu)（問題） 保管期限 保管期限 年度（學(xué)年度） 機(jī)構(gòu)（問題） 年度（學(xué)年度） 保管期限 保管期限 年度（學(xué)年度） 2移移 交交 區(qū)、縣檔案局指定向檔案館移交檔案的學(xué)校，應(yīng)按規(guī)定向檔案館移交。3鑒定銷毀鑒定銷毀 檔案干部應(yīng)根據(jù)檔案法和檔案保管期限表，定期做好檔案的

20、鑒定工作，對(duì)超過保管期限而失去保管價(jià)值的檔案提出銷毀意見，編制銷毀清冊(cè)，報(bào)校長批準(zhǔn)后(會(huì)計(jì)檔案還需報(bào)主管單位財(cái)務(wù)部門核準(zhǔn)、蓋章)，送指定的保密廠銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，任何人不得擅自銷毀檔案。（二）檔案的利用（二）檔案的利用 檔案法所稱檔案的利用 ，是指對(duì)檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄。 中華人民共和國公民和組織，持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的檔案。 利用檔案時(shí)，任何人不得涂改、偽造、損毀、丟失檔案。六、完善學(xué)校檔案工作 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展。中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法 各級(jí)各類檔案館，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對(duì)檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。 中華人民共和國檔案法 （一）軟件建設(shè) 1組織建設(shè) 領(lǐng)導(dǎo)重視 檔案人員的配備 學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理， 應(yīng)確定一名校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，并明確落實(shí)檔案工作的部門（一般隸屬校長室或?qū)W校辦公室）。 中小學(xué)校的檔案工作由各級(jí)教育行政主管部門和檔案業(yè)務(wù)部門共同負(fù)責(zé)進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查