工作分析之觀察法

1、版權所有 嚴禁翻印吳國勇士吳國勇士 精益經營？我看行！精益經營？我看行！提高工作效率本次跟蹤的主要對象：XXXXXX公司的中高層管理者公司的中高層管理者跟蹤目的跟蹤目的 ：了解了解xxxxxx公司中高層管理人員在本崗公司中高層管理人員在本崗位日常工作的情況，梳理出公司日常運營管理中位日常工作的情況，梳理出公司日常運營管理中存在的問題點，讓管理人員了解和掌握工作職業(yè)存在的問題點，讓管理人員了解和掌握工作職業(yè)化的工具和方法，為化的工具和方法，為“精益經營精益經營”之之“三大塊十三大塊十大步大步”標準建立及實施做好前期基礎工作。標準建立及實施做好前期基礎工作。通過此次跟蹤，華雋將完成對通過此次跟蹤，

2、華雋將完成對XXXXXX公司相關人員針對工作分析公司相關人員針對工作分析所之觀察法需知識、工具表單轉移及技能提升所之觀察法需知識、工具表單轉移及技能提升前 言了解工作內容吳國勇士吳國勇士 精益經營？我看行！精益經營？我看行！3跟蹤觀察項目實施流程什么是觀察法2 跟蹤前的準備工作3 跟蹤工作實施4 資料匯總分析階段5 排演練習6工作分析概述1吳國勇士吳國勇士 精益經營？我看行！精益經營？我看行！4一、什么是工作分析一、什么是工作分析 通俗的理解，工作分析就是分工，要先在農田里種莊稼，如何選土壤、如何找種子、如何種耕、如何澆水、誰來做、多長時間做一次、達到什么要求，在種植過程中，不但要分工明確，還

3、要有一個量化的過程。只有這樣做，整個運作與管理才會更加清晰。 工作分析又稱職務分析，指全面了解獲取與工作有關的詳細信息的過程，是對組織中某個特定職務的工作內容和職務規(guī)范的描述和研究過程，即制定職務的說明和職務規(guī)范的系統(tǒng)過程。 工作分析包括兩部分活動，一是對組織內各職位所要從事的工作內容和承擔的工作職責進行清晰的界定；二是確定個職位所要的任職資格，如學歷、專業(yè)、年齡、技能、工作經驗、工作能力以及工作態(tài)度等。工作分析的結果一般體現(xiàn)為職位說明書。吳國勇士吳國勇士 精益經營？我看行！精益經營？我看行！5二、工作分析在人力資源管理中的位置二、工作分析在人力資源管理中的位置 人力資源規(guī)劃人力資源規(guī)劃人員培

4、訓與發(fā)展人員培訓與發(fā)展 人員選聘人員選聘 人員錄用人員錄用 薪酬與福利薪酬與福利 績效評估績效評估 工作分析工作分析 工作描述工作描述吳國勇士吳國勇士 精益經營？我看行！精益經營？我看行！2、觀察法：是一種傳統(tǒng)的職務分析方法是一種傳統(tǒng)的職務分析方法3、問卷調查法：是工作分析中最常用的一是工作分析中最常用的一種方法種方法 4、工作日志法：又稱工作寫實法，指任職者按時又稱工作寫實法，指任職者按時間順序詳細記錄自己的工作內容與工作過程后分析間順序詳細記錄自己的工作內容與工作過程后分析三、工作分析的八種方法1、訪談法：又稱為面談法，是一種應用最又稱為面談法，是一種應用最為廣泛的職務分析方法。為廣泛的職

5、務分析方法。 吳國勇士吳國勇士 精益經營？我看行！精益經營？我看行！6、任務調查法：通過發(fā)放任務調查表獲得的與通過發(fā)放任務調查表獲得的與工作相關的數(shù)據(jù)和信息進行分析的方法。工作相關的數(shù)據(jù)和信息進行分析的方法。 7、關鍵事件法：關鍵事件是使工作成功或失敗的關鍵事件是使工作成功或失敗的行為特征或事件，如成功與失敗、盈利或與虧損等行為特征或事件，如成功與失敗、盈利或與虧損等 8、工作實踐法：分析人員親自從事所要分析的分析人員親自從事所要分析的工作，并根據(jù)其所掌握的第一手資料進行分析工作，并根據(jù)其所掌握的第一手資料進行分析三、工作分析的八種方法5、資料分析法：為降低工作分析的成本，應當為降低工作分析的

6、成本，應當盡量利用原有資料，例如責任制人本等人事文件盡量利用原有資料，例如責任制人本等人事文件 吳國勇士吳國勇士 精益經營？我看行！精益經營？我看行！8四、工作分析的作用四、工作分析的作用 （1 1）人人有事做，事事有人做）人人有事做，事事有人做 在企業(yè)中，我們經常會發(fā)出這樣的疑惑：為什么有人工作量很大，做也做不完?為什么有人沒活干，整天喝茶看報紙?為什么有的員工不知道自己該干什么?這就導致了不少員工的心理不平衡。 工作分析可以明晰各崗位的工作職責，將企業(yè)的各項工作內容分配落實到各相應崗位上，令各工作崗位都具備相應的工作內容，工作量亦得到合理的分配，把人的性格特征、個性優(yōu)勢發(fā)揮到極致，每個人的

7、價值做到最大化。 （2 2）責任到崗）責任到崗 很多時候，我們不僅困惑于工作量的分配，還會有這樣的困惑：為什么有些工作相互重疊，有功勞大家爭?有責任沒人擔?為什么會有工作沒人去做，貽誤戰(zhàn)機?為什么掙錢的工作大家都干，不掙錢的工作就沒人干?工作分析能清晰的顯示哪項工作內容為哪個崗位負責，即責任人是誰，由誰承擔，則一旦該項工作內容出現(xiàn)問題，則由該崗位從業(yè)人員承擔。吳國勇士吳國勇士 精益經營？我看行！精益經營？我看行！9四、工作分析的作用四、工作分析的作用（3 3）權責匹配）權責匹配 很多企業(yè)的中層干部手上沒權，權利都在老板手上，招人沒有決定權、定薪酬沒有說話權、考核也沒有獎懲權，這樣無權的中層干部

8、是無法去管理手下員工的，就難以要求他去實現(xiàn)相應的職責。 權利太小，責任太大，這是很多民營企業(yè)的通病，作為企業(yè)老板要學會授權，學會用系統(tǒng)去管理。只有將繁雜的事務剝離，企業(yè)老板才有精力去思考戰(zhàn)略、去規(guī)劃未來。 一家企業(yè)中，老板永遠是向前看的，中層是執(zhí)行和著眼現(xiàn)在的。老板永遠是向前看的，中層是執(zhí)行和著眼現(xiàn)在的。（4 4）對崗不對人）對崗不對人 民營企業(yè)，在招聘時容易犯的一個毛病就是看到一個優(yōu)秀的人才，就想著根據(jù)他的情況度身定制一個崗位，而不是根據(jù)崗位的需求尋覓合適的人才。 人力資源管理的標準是，因崗定人，先設定崗位，再找到人因崗定人，先設定崗位，再找到人。所有的工作分析、薪酬標準設定都必須是基于崗位

9、的，只能說根據(jù)這個人的能力素質高低在現(xiàn)有的標準中選取高檔標準或低檔標準，甚至做特區(qū)處理，而不能根據(jù)人來設定崗位。吳國勇士吳國勇士 精益經營？我看行！精益經營？我看行！10跟蹤觀察項目實施流程什么是觀察法2 跟蹤前的準備工作3 跟蹤工作實施4 資料匯總分析階段5 演練練習6工作分析概述1吳國勇士吳國勇士 精益經營？我看行！精益經營？我看行！111、什么是觀察法、什么是觀察法 觀察法是一種傳統(tǒng)的職務分析方法，指的是工作分析人員直接觀察法是一種傳統(tǒng)的職務分析方法，指的是工作分析人員直接到工作現(xiàn)場，針對特定對象（一個或多個任職者）的作業(yè)活動進到工作現(xiàn)場，針對特定對象（一個或多個任職者）的作業(yè)活動進行觀

10、察，收集、記錄有關工作的內容、工作間的相互關系、人與行觀察，收集、記錄有關工作的內容、工作間的相互關系、人與工作的關系以及工作環(huán)境、條件等信息，并用文字或圖標形式記工作的關系以及工作環(huán)境、條件等信息，并用文字或圖標形式記錄下來，然后進行分析與歸納總結的方法。錄下來，然后進行分析與歸納總結的方法。 優(yōu)點：優(yōu)點：操作較靈活、簡單易行；直觀、真實，能給崗位分析人員直接的感操作較靈活、簡單易行；直觀、真實，能給崗位分析人員直接的感受，因而所獲得的信息資料也較準確；可以了解廣泛的信息，如工作活動內容、受，因而所獲得的信息資料也較準確；可以了解廣泛的信息，如工作活動內容、工作中的正式行為和非正式行為，工作

11、人員的士氣等。工作中的正式行為和非正式行為，工作人員的士氣等。 缺點：缺點：適用范圍較小。耗時長，容易對員工工作產生干擾。適用范圍較小。耗時長，容易對員工工作產生干擾。吳國勇士吳國勇士 精益經營？我看行！精益經營？我看行！122、觀察法的作用、觀察法的作用 觀察是及時獲取反饋信息、驗證假說的必要手段。觀察是及時獲取反饋信息、驗證假說的必要手段。借助觀察法能及時了行為變化情況，能及時地獲得借助觀察法能及時了行為變化情況，能及時地獲得管理人員工作情況，所以，善于運用觀察法是保證管理人員工作情況，所以，善于運用觀察法是保證工作高效所必不可少的工作高效所必不可少的。 首先首先 科學的觀察是獲得并積累感

12、性材料的重要渠道科學的觀察是獲得并積累感性材料的重要渠道。觀察所直接獲得的第一手材料，是理性方法所賴。觀察所直接獲得的第一手材料，是理性方法所賴以進行的基礎與依據(jù)以進行的基礎與依據(jù)。其次其次吳國勇士吳國勇士 精益經營？我看行！精益經營？我看行！133、觀察者的角色、觀察者的角色 在觀察活動中，根據(jù)是否透露身份和參與程度，觀察者扮演著四種不同類型的角色，即完全參與者、觀察的參與者、參與觀察者和完全觀察者。完全參與者、觀察的參與者、參與觀察者和完全觀察者。（1 1）完全參與者）完全參與者 指觀察者不向被觀察者透露自己是研究者的身份，卻積極參與觀察對象活動并進行觀察的觀察者。（2 2）參與觀察者）參

13、與觀察者 指觀察者向被觀察者透露自己的身份，并與被觀察者共同參與活動全過程，在互相交往活動中進行觀察的觀察者。（3 3）觀察的參與者）觀察的參與者 指觀察者向被觀察者透露自己是研究者的身份，并通過參加活動過程進行觀察的觀察者。（4 4）完全觀察者）完全觀察者 指觀察者與被觀察者無關，對被觀察者的行為與事件的發(fā)展不施加任何影響，也不參與任何活動。吳國勇士吳國勇士 精益經營？我看行！精益經營？我看行！14跟蹤觀察項目實施流程什么是觀察法2 跟蹤前的準備工作3 跟蹤工作實施4 資料匯總分析階段5 演練練習6工作分析概述1吳國勇士吳國勇士 精益經營？我看行！精益經營？我看行！151、制定跟蹤計劃、制定

14、跟蹤計劃示例示例（1）跟蹤前與）跟蹤前與XXX公司的確定被跟蹤對象，同時在不影響公司的確定被跟蹤對象，同時在不影響XXX公司日常運轉公司日常運轉 的情況下，根據(jù)人員在崗及工作性質情況進行初步確定一周跟蹤計劃；的情況下，根據(jù)人員在崗及工作性質情況進行初步確定一周跟蹤計劃；（2）制定跟蹤計劃時要留有調整的空間，隨著跟蹤計劃的推進根據(jù)需要可適當）制定跟蹤計劃時要留有調整的空間，隨著跟蹤計劃的推進根據(jù)需要可適當 進行調整進行調整（3）跟蹤前一天雙方需再次確認跟蹤人員在崗信息是否準確，以及被跟蹤人）跟蹤前一天雙方需再次確認跟蹤人員在崗信息是否準確，以及被跟蹤人 所在的位置所在的位置吳國勇士吳國勇士 精益

15、經營？我看行！精益經營？我看行！162、跟蹤記錄表的準備、跟蹤記錄表的準備吳國勇士吳國勇士 精益經營？我看行！精益經營？我看行！173、跟蹤實施前的培訓工作、跟蹤實施前的培訓工作（1 1）跟蹤流程培訓）跟蹤流程培訓 明確被跟蹤人 明確碰頭時間、地點 知曉被跟蹤人一天的大致工作內容（是否外出） 取得聯(lián)系方式 休息和午餐的安排示例示例吳國勇士吳國勇士 精益經營？我看行！精益經營？我看行！18（2）跟蹤要求）跟蹤要求 第一第一 記錄要詳細記錄要詳細 打電話要記錄聽到的內容，例如打電話溝通XXXX事，用時多長時間； 對被跟蹤人的工作要詳細記錄，不放過細節(jié)，客觀記錄，只描述事實，過程中如發(fā)現(xiàn)某些問題，也

16、可及時記錄下來（如果能明確知道被跟蹤人在某時間段做什么事情，記錄時先記錄總的工作，然后將做整體工作下面的各細節(jié)工作逐一進行記錄），比如：工作內容工作內容時間段時間段發(fā)現(xiàn)的問題發(fā)現(xiàn)的問題一、上班前準備8:30-9:001、取清潔衛(wèi)生工具8:30-8:322、打掃地面衛(wèi)生8:32-8:403、整理辦公桌衛(wèi)生8:40-8:504、整理相關文件8:50-8:555、請領導檢查衛(wèi)生8:55-9:00對工作內容的分析可以總結時再填寫，保證跟蹤時記錄內容的及時性；時間節(jié)點要填寫準確，同時計算出時間差，以便一目了然知道時長；吳國勇士吳國勇士 精益經營？我看行！精益經營？我看行！19 第二第二 態(tài)度要認真態(tài)度要

17、認真 緊緊 張：張： 時刻集中注意力，跟蹤過程中不得開小差；時刻集中注意力，跟蹤過程中不得開小差； 面面 善：善： 表情要隨和，有親切感；表情要隨和，有親切感； 職業(yè)化：職業(yè)化：言行舉止要嚴謹，站立、坐、走路等不能隨意；言行舉止要嚴謹，站立、坐、走路等不能隨意； 慎慎 言：言： 在跟蹤過程中不要過多與被跟蹤人交流，在跟蹤過程中不要過多與被跟蹤人交流， 也不要因為言語而影響他人工作；也不要因為言語而影響他人工作； 及時性：及時性：按照不同的時間段及時記錄，不要延誤，按照不同的時間段及時記錄，不要延誤， 否則就造成相關內容記錄失真。否則就造成相關內容記錄失真。吳國勇士吳國勇士 精益經營？我看行！精

18、益經營？我看行！20跟蹤觀察項目實施流程什么是觀察法2 跟蹤前的準備工作3 跟蹤工作實施4 資料匯總分析階段5 演練練習6工作分析概述1吳國勇士吳國勇士 精益經營？我看行！精益經營？我看行！高層管理者中層管理者 一、確定跟蹤對象對象：對象： 董事會、部門負責人董事會、部門負責人方式：方式： 觀察記錄觀察記錄地點：地點： 公司總部公司總部對象：對象： 各工廠負責人各工廠負責人方式：方式： 觀察記錄觀察記錄+ +不定點訪談不定點訪談地點地點： 一線生產現(xiàn)場一線生產現(xiàn)場吳國勇士吳國勇士 精益經營？我看行！精益經營？我看行！二、明確跟蹤流程找對人感謝被跟蹤對象并到指定辦公地點集合被跟蹤人下班說明情況不

19、在約定地點在約定地點電話聯(lián)系開始跟蹤記錄到指定跟蹤時間回公司將跟蹤資料形成電子稿開早會當日跟蹤工作總結吳國勇士吳國勇士 精益經營？我看行！精益經營？我看行！23 不得遲到，跟蹤人需在規(guī)定時間內到崗，不能讓被跟蹤人等候耽誤時間 強調跟蹤分工及跟蹤紀律情況； 結束時告知小組長并到集合地點第一步：第一步： 開早會開早會 跟蹤觀察過程中，對被跟蹤人工作有把握的進行記錄，沒有把握的應詢問后在記 錄，確保實事求是；同時在跟蹤過程中不要過多與被跟蹤人交流，也不要因為跟蹤而影響他人工作； 對被跟蹤人提出的問題不做回答，不能以主觀意識發(fā)表個人看法或觀點； 跟蹤人如有緊急事情處理或去衛(wèi)生間，需向被跟蹤人說明情況；

20、 不允許跟蹤人將跟蹤記錄出示給被跟蹤人查看；第二步：第二步： 開始跟蹤開始跟蹤第三步：第三步： 跟蹤結束跟蹤結束跟蹤工作結束后，由小組長組織跟蹤人員進行工作總結并 做好與企業(yè)方及時溝通聯(lián)系，將次日跟蹤計劃安排落實好；吳國勇士吳國勇士 精益經營？我看行！精益經營？我看行！24第三步：第三步： 跟蹤結束跟蹤結束 由組長組織帶領大家進行全天跟蹤工作的總結，主要包括以下幾個方面： 1、遇到困難或突發(fā)事情； 2、對跟蹤工作有更好的方式方法； 3、簡述每個被跟蹤人的特點及跟蹤細節(jié)要點分享； 4、有必要的情況下將一天的跟蹤情況向對方負責人進行簡要總結（視情況而定）第四步：第四步： 總結會議總結會議第五步：第五步： 形成文檔并初步分析形成文檔并初步分析跟蹤工作結束后，由小組長組織跟蹤人員進行工作總結并 做好與企業(yè)方及時溝通聯(lián)系，將次日跟蹤計劃安排落實好； 1、將手寫