水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)定和要求

1、水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)定和要求湖北省交通運(yùn)輸廳湖北省交通運(yùn)輸廳戚媛戚媛檔案的定義 檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、 經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料是指自項(xiàng)目立項(xiàng)審批（核準(zhǔn)備案）至竣工驗(yàn)收過(guò)程中直接產(chǎn)生的，對(duì)建成后的工程管理、維護(hù)及改建和擴(kuò)建具有保存、查考利用價(jià)值的各種不同載體形式的歷史記錄。依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)1、組織管理：港口建設(shè)管理規(guī)定航道建設(shè)管理規(guī)定交通檔案管理辦法檔案法檔案實(shí)施細(xì)則水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件立卷歸檔管理辦法2、收集范圍： 交通運(yùn)輸部關(guān)于印發(fā)水

2、運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法（交辦發(fā)2009225號(hào)）附件1水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料收集歸檔范圍3、分類整理：科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 （GB/T11822-2008版）國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T28-2002）湖北省交通建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法（鄂交辦2005450號(hào)電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB2002）CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求（GB1999）紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA2005）組織管理原則 要進(jìn)一步明確各級(jí)交通運(yùn)輸主管部門(mén)管理職責(zé)，體現(xiàn)了水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)”的行業(yè)管理模式。明確項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制。項(xiàng)目法人應(yīng)做好

3、自身形成的項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔工作，并加強(qiáng)對(duì)各參建單位文件材料收集歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導(dǎo)明確項(xiàng)目檔案工作納入合同管理，實(shí)行“誰(shuí)形成誰(shuí)負(fù)責(zé)”的管理體制，由項(xiàng)目文件材料的形成單位或部門(mén)負(fù)責(zé)。明確監(jiān)理對(duì)施工單位竣工文件材料收集歸檔工作的監(jiān)管責(zé)任明確各參建單位有關(guān)崗位和人員項(xiàng)目文件材料收集歸檔責(zé)任，對(duì)從事項(xiàng)目檔案管理工作的人員任職條件做了相應(yīng)規(guī)定同步管理立卷歸檔工作與工程同步進(jìn)行各承包單位應(yīng)在合同段交工驗(yàn)收前，完成項(xiàng)目檔案的收集整理和歸檔工作。歸檔范圍詳見(jiàn)關(guān)于印發(fā)水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法（交辦發(fā)2009225號(hào)附件1）凡是在工程建設(shè)過(guò)程中圍繞項(xiàng)目立項(xiàng)審批、設(shè)計(jì)、準(zhǔn)備、施

4、工管理、竣工驗(yàn)收活動(dòng)產(chǎn)生的、對(duì)工程管理養(yǎng)護(hù)及明確責(zé)任具有查考利用價(jià)值的各類不同載體文件材料，都應(yīng)收集齊全，歸入工程建設(shè)項(xiàng)目成套檔案。立項(xiàng)階段立項(xiàng)階段項(xiàng)目建議書(shū)及審批文件可行性研究報(bào)告的審批環(huán)境影響報(bào)告書(shū)、水土保持方案及審批文件 岸線審批文件 通航、防洪等部門(mén)的評(píng)估及審核意見(jiàn)設(shè)計(jì)階段設(shè)計(jì)階段 目前水運(yùn)建設(shè)一般采取兩階段設(shè)計(jì)方式，即初步設(shè)計(jì)及施工圖設(shè)計(jì)及相關(guān)審批文件，設(shè)計(jì)文件主要產(chǎn)生于這兩個(gè)階段。另外在施工過(guò)程中經(jīng)常會(huì)發(fā)生設(shè)計(jì)變更的情況，應(yīng)特別注意這方面文件的收集。工程準(zhǔn)備階段工程準(zhǔn)備階段用地申請(qǐng)及批準(zhǔn)文件、紅線圖及土地使用證海域使用權(quán)證書(shū)建設(shè)用地申請(qǐng)及批復(fù)征地拆遷及移民有關(guān)文件疏浚泥土處置方案及

5、海洋傾倒許可證疏浚泥土棄置堆放用地審批文件占用漁業(yè)水域補(bǔ)償及海洋生態(tài)損失補(bǔ)償協(xié)議供電、供水、通訊、排水等協(xié)議開(kāi)工備案文件水上水下施工許可證質(zhì)量監(jiān)督通知書(shū)建設(shè)前原始地形、地貌狀況圖、照片施工階段施工階段竣工圖科研、新技術(shù)運(yùn)用施工過(guò)程中各方圍繞質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用控制方面產(chǎn)生的管理性文件（會(huì)議紀(jì)要、各項(xiàng)指令等）竣工驗(yàn)收階段竣工驗(yàn)收階段竣工驗(yàn)收工作文件及竣工驗(yàn)收鑒定證書(shū)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理工作總結(jié)項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)定文件各類專項(xiàng)驗(yàn)收文件項(xiàng)目評(píng)優(yōu)審批文件歸檔要求文件材料的原始憑證性原件歸檔問(wèn)題：由主管單位負(fù)責(zé)上報(bào)的相關(guān)審批文件，項(xiàng)目法人單位保存復(fù)印件；供貨商提供的原材料及產(chǎn)品質(zhì)保文件可收集復(fù)印件。（須在復(fù)印件上加蓋銷(xiāo)

6、售單位印章并注明原件存放處后歸檔保存）原始記錄：應(yīng)是現(xiàn)場(chǎng)原始記錄。（收集歸檔的項(xiàng)目文件材料應(yīng)能全面、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)的實(shí)際過(guò)程?？辈旒皽y(cè)量基礎(chǔ)資料、施工記錄須是現(xiàn)場(chǎng)原始記錄，如需清稿，須將原始記錄與清稿后的記錄文件一并歸檔保存）照片、電子文件及紙質(zhì)文件數(shù)字化數(shù)碼照片應(yīng)刻錄在不可擦寫(xiě)光盤(pán)上保存，同時(shí)沖印出6英寸紙質(zhì)照片。電子文件及紙質(zhì)文件數(shù)字化的形成應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。竣工圖的編制要求明確竣工圖編制責(zé)任?？⒐D編制的準(zhǔn)確性要求竣工圖編制說(shuō)明變更設(shè)計(jì)與竣工圖對(duì)照一覽表收集責(zé)任分工竣工圖的編制要求明確竣工圖編制責(zé)任。（一）竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制。（編制完成的竣工圖應(yīng)由編制單位逐張加蓋竣工圖章并簽

7、署，經(jīng)監(jiān)理審核簽字認(rèn)可；如項(xiàng)目法人指定由設(shè)計(jì)單位編制或施工單位委托設(shè)計(jì)單位編制的，應(yīng)明確施工單位和監(jiān)理單位的審核及簽字認(rèn)可責(zé)任。）工程總平面布置圖及綜合管線竣工圖由項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)或委托有關(guān)單位編制。 竣工圖編制的準(zhǔn)確性要求。（竣工圖應(yīng)能全面、準(zhǔn)確、清晰地反映項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況?？⒐D編制說(shuō)明應(yīng)能充分體現(xiàn)已完工項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程和完工時(shí)的實(shí)際情況，包括主要建設(shè)內(nèi)容、完成工程量、執(zhí)行的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、主要施工方案、采用的新技術(shù)新工藝新材料、特殊問(wèn)題的處理、施工圖的版本、變更情況以及修改完善情況、完工時(shí)間等。） 竣工圖編制說(shuō)明（一般性變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上修改，要注明修改依據(jù)，并加蓋竣工圖

8、章作為竣工圖；凡結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等重大變更及圖面變更面積超過(guò)10%的，須重新繪制竣工圖；重新繪制竣工圖的圖簽如能全面反映施工和監(jiān)理單位簽署情況的，可不另加蓋竣工圖章。重繪竣工圖紙?jiān)谠┕D號(hào)前加“竣”字。） 變更設(shè)計(jì)與竣工圖對(duì)照一覽表。（同一構(gòu)筑物、建筑物重復(fù)使用的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應(yīng)在圖紙目錄中列出圖號(hào)，指明該圖所在位置并在編制說(shuō)明中注明；不同構(gòu)筑物、建筑物應(yīng)分別編制。）設(shè)計(jì)單位：設(shè)計(jì)單位： 負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)階段（包括初步設(shè)計(jì)及施工圖設(shè)計(jì)）形成工程勘察設(shè)計(jì)文件材料的收集和整理歸檔工作；施工和監(jiān)理單位： 負(fù)責(zé)施工階段各自承包范圍施工過(guò)程中形成竣工文件材料的收集整理和歸檔工作原材料質(zhì)

9、量保證文件如屬共用的，則按單位工程整理組卷，如屬專用，則按分部工程分別整理組卷；各項(xiàng)施工原始文件除各單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定表及匯總文件可按合同段集中整理組卷外，其余文件材料均應(yīng)按照單位、分部、分項(xiàng)工程，結(jié)合施工工序，歸入相應(yīng)部分，分別整理組卷；設(shè)備文件材料按專業(yè)及用途分別整理組卷；竣工圖按照專業(yè)或單位工程結(jié)合圖號(hào)分別整理組卷，并編制設(shè)計(jì)變更一覽表。施工原始文件，包括就工序施工質(zhì)量控制問(wèn)題印發(fā)的整改指令性文件及相關(guān)整改報(bào)告等，均應(yīng)按照分項(xiàng)（分部、單位）工程，結(jié)合施工工序，歸入相應(yīng)部分分別整理組卷。竣工圖按照專業(yè)、圖號(hào)分別整理組卷。監(jiān)理管理文件以監(jiān)理合同段為單位，按照依據(jù)性文件、合同管理文件

10、、工程質(zhì)量控制文件、安全管理文件、計(jì)劃進(jìn)度控制文件、費(fèi)用控制文件等分別整理組卷。旁站監(jiān)理記錄按施工合同段整理組卷。監(jiān)理日志按照監(jiān)理機(jī)構(gòu)和形成時(shí)間整理組卷監(jiān)理管理文件以監(jiān)理合同段為單位，按照依據(jù)性文件、合同管理文件、工程質(zhì)量控制文件、安全管理文件、計(jì)劃進(jìn)度控制文件、費(fèi)用控制文件等分別整理組卷。工程試運(yùn)行及竣工驗(yàn)收文件材料按照觀測(cè)檢測(cè)記錄及報(bào)告、各專業(yè)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收工作內(nèi)容分別整理組卷。旁站監(jiān)理記錄按施工合同段整理組卷。監(jiān)理日志按照監(jiān)理機(jī)構(gòu)和形成時(shí)間整理組卷。卷內(nèi)文件材料系統(tǒng)化排列：卷內(nèi)文件材料系統(tǒng)化排列：立項(xiàng)審批文件按照批復(fù)、請(qǐng)示、相關(guān)審查及專家評(píng)審文件材料的順序依次排列。設(shè)計(jì)審批文件按照批復(fù)、

11、請(qǐng)示、相關(guān)審查及專家評(píng)審文件材料的順序依次排列。工程準(zhǔn)備階段文件材料按照審批及相關(guān)手續(xù)辦理程序依次進(jìn)行排列。項(xiàng)目法人及監(jiān)理就質(zhì)量控制、計(jì)劃進(jìn)度控制、費(fèi)用控制及安全管理等問(wèn)題普發(fā)的文件材料，按照文件材料所反映問(wèn)題的有機(jī)聯(lián)系，結(jié)合重要程度依次進(jìn)行排列。施工文件材料:原材料質(zhì)量保證文件按照原材料類別依次進(jìn)行排列。變更文件按照變更文件的文號(hào)順序依次進(jìn)行排列。各單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定表及匯總文件按照匯總及各單位、分部、分項(xiàng)工程評(píng)定工作程序依次進(jìn)行排列。按照分項(xiàng)（分部、單位）工程分別整理組卷的文件材料，依照分項(xiàng)（分部、單位）工程施工進(jìn)程，結(jié)合施工工序順序依次進(jìn)行排列。合同段交工驗(yàn)收文件按照交工驗(yàn)收證

12、書(shū)、交工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)出具的交工驗(yàn)收質(zhì)量檢測(cè)意見(jiàn)、各項(xiàng)工程總結(jié)依次進(jìn)行排列。竣工圖按照專業(yè)結(jié)合圖號(hào)依次進(jìn)行排列。設(shè)備安裝及調(diào)試文件按照依據(jù)性、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、設(shè)備安裝及調(diào)試、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)、隨機(jī)文件等順序依次進(jìn)行排列。監(jiān)理文件：監(jiān)理管理文件按照文件材料所反映問(wèn)題的有機(jī)聯(lián)系，結(jié)合重要程度依次進(jìn)行排列。旁站監(jiān)理記錄和平行試驗(yàn)及獨(dú)立抽檢文件材料按照單位、分部、分項(xiàng)工程依次進(jìn)行排列。監(jiān)理日志按照監(jiān)機(jī)構(gòu)和日志形成時(shí)間依次進(jìn)行排列。計(jì)量支付文件與附件及計(jì)劃進(jìn)度報(bào)表以合同段為單位，按時(shí)間依次進(jìn)行排列。試運(yùn)行及竣工驗(yàn)收工作文件材料按照檢測(cè)觀測(cè)記錄、車(chē)輛通行情況、缺陷整改落實(shí)情況及各專項(xiàng)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收工作程

13、序依次進(jìn)行排列。一般行政文件與工程管理文件區(qū)分公路工程管理文件材料是在公路工程建設(shè)活動(dòng)中產(chǎn)生、全面記錄和反映工程立項(xiàng)審批、工程準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工過(guò)程質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用控制和安全管理控制及竣工驗(yàn)收工作內(nèi)容、對(duì)建成后的工程項(xiàng)目進(jìn)行管理、養(yǎng)護(hù)及改擴(kuò)建具有重要查考價(jià)值的各種不同載體形式文件材料的總稱，這些文件材料需由有關(guān)參建單位，按項(xiàng)目檔案整理規(guī)范進(jìn)行系統(tǒng)化整理，并經(jīng)建設(shè)單位向有關(guān)單位移交。一般行政文件是指在工程建設(shè)過(guò)程中反映各參建單位在日程行政和黨務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料，這些文件按文書(shū)檔案整理要求進(jìn)行整理，不需要向建設(shè)單位及運(yùn)營(yíng)管理單位移交。如是業(yè)主在其管理活動(dòng)中形成的行政文件，應(yīng)按文書(shū)檔案收集整理要求

14、歸入文書(shū)檔案，不應(yīng)與公路工程檔案一并歸檔。重復(fù)歸檔問(wèn)題監(jiān)理與施工單位同時(shí)形成的同一內(nèi)容的重份文件，以施工單位歸檔為主。 （開(kāi)工令、施工單位就監(jiān)理下達(dá)的有關(guān)指令作出的具體答復(fù)及整改情況報(bào)告、申請(qǐng)檢驗(yàn)報(bào)批文件等)建設(shè)單位圍繞質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、費(fèi)用控制和安全生產(chǎn)管理的普發(fā)性文件（即主送單位為各有關(guān)單位），以業(yè)主自己歸檔為主，其他單位不需向建設(shè)單位移交此類文件。計(jì)劃進(jìn)度表由項(xiàng)目法人單位歸檔。各承包單位與業(yè)主簽訂的合同文件不需向業(yè)主移交。招投標(biāo)、計(jì)量支付及計(jì)劃進(jìn)度的歸檔招投標(biāo)及合同管理文件、計(jì)量支付文件和計(jì)劃進(jìn)度文件應(yīng)單獨(dú)收集整理編目和歸檔。水運(yùn)工程文件材料收集要求原始性 項(xiàng)目法人單位在工程竣工的時(shí)候

15、應(yīng)收集一套完整的反映工程建設(shè)過(guò)程的原始記錄文件，一般情況下應(yīng)是原件。完整性 收集齊全，記錄全面，記錄內(nèi)容和數(shù)據(jù)應(yīng)能反映抽查頻率和質(zhì)量指標(biāo)真實(shí)性現(xiàn)場(chǎng)記錄，同步進(jìn)行。準(zhǔn)確性施工原始記錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，竣工圖編制規(guī)范， 圖物相符。規(guī)范性實(shí)驗(yàn)檢測(cè)表格填寫(xiě)應(yīng)按規(guī)范進(jìn)行，自檢意見(jiàn)、監(jiān)理意見(jiàn)應(yīng)明確，簽署手續(xù)完備，字跡清晰， 復(fù)印清楚，字跡材料應(yīng)能滿足長(zhǎng)期保存需要。收集方法工程開(kāi)工時(shí)，同時(shí)建立文件材料收集歸檔制度并定期進(jìn)行檢查；明確各承辦部門(mén)及人員文件材料收集歸檔責(zé)任同步開(kāi)展同步開(kāi)展每一工序和每項(xiàng)工作完成后，承辦人員應(yīng)及時(shí)將有關(guān)材料向資料管理人員歸檔，以便于開(kāi)展預(yù)立卷工作。平時(shí)預(yù)立卷制度與收集工作同步開(kāi)展預(yù)立卷工作

16、預(yù)立卷工作應(yīng)保持其連續(xù)性按照文件材料形成的自然過(guò)程確定預(yù)立卷類目結(jié)合案卷整理工作開(kāi)展預(yù)立卷工作施工文件材料收集及預(yù)立卷施工準(zhǔn)備階段 按其工作內(nèi)容分別開(kāi)展施工階段 按分項(xiàng)工程分別建立預(yù)立卷類目交工及缺陷責(zé)任期施工階段文件的系統(tǒng)收集及預(yù)立卷分清單位分部分項(xiàng)工程內(nèi)容依據(jù)分項(xiàng)（分部、單位）工程劃分情況，建立施工階段竣工文件材料平時(shí)收集的類目，并據(jù)此確定相應(yīng)文件夾，將同一類目下施工過(guò)程產(chǎn)生的文件材料歸入相應(yīng)文件夾內(nèi)，一般情況下，不同分項(xiàng)的文件不能交叉。施工階段其他竣工文件的預(yù)立卷綜合性文件的收集要求 變更文件、施工日志可以合同段為單位按問(wèn)題集中收集。原材料及產(chǎn)品合格證明文件如是同一單位工程共用的，可按單

17、位工程集中收集；如果是某一分部工程專用的，應(yīng)歸入相應(yīng)分部工程。施工階段其他竣工文件的預(yù)立卷該合同段單位、分部及分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定表及分項(xiàng)工程統(tǒng)計(jì)表可集中收集整理組卷。標(biāo)準(zhǔn)試驗(yàn)及工藝試驗(yàn)可按單位工程集中整理組卷；抽樣試驗(yàn)如土方及其他填筑施工密實(shí)度、混凝土、砂漿配合比、混凝土及瀝青混凝土的強(qiáng)度試驗(yàn)等，應(yīng)按分項(xiàng)（分部）分別收集整理組卷。施工單位與業(yè)主、監(jiān)理的往來(lái)文件應(yīng)按問(wèn)題所針對(duì)的相關(guān)單位、分部和分項(xiàng)工程分別歸檔。整理基本原則在平時(shí)預(yù)立卷的基礎(chǔ)上，遵循公路工程文件材料的自然形成過(guò)程和成套性的原則，分類科學(xué)，收集系統(tǒng)，編目規(guī)范，便于保管和利用。項(xiàng)目檔案整理要求遵循文件材料的自然形成滿足項(xiàng)目基本建設(shè)程序符

18、合工程施工流程 分類科學(xué):應(yīng)按工程文件材料的自然形成過(guò)程進(jìn)行分類.首先是要按照項(xiàng)目基本建設(shè)程序的不同階段,其次按照工程的自然進(jìn)展過(guò)程,最后是結(jié)合文件材料自身的實(shí)際情況。項(xiàng)目檔案整理要求組卷系統(tǒng)：應(yīng)保持歸入同一案卷的文件材料間的有機(jī)聯(lián)系（案卷厚度按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行）卷內(nèi)文件材料的排列要系統(tǒng)案卷排列要系統(tǒng)項(xiàng)目檔案整理要求編目規(guī)范卷內(nèi)文件標(biāo)題擬寫(xiě)及編寫(xiě)案卷題名擬寫(xiě)及目錄方便保管和利用卷內(nèi)文件系統(tǒng)化排列卷內(nèi)文件系統(tǒng)化排列基本要求： 依據(jù)卷內(nèi)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，結(jié)合問(wèn)題的重要程度進(jìn)行排列 竣工圖可按設(shè)計(jì)圖紙目錄確定的順序進(jìn)行排列。頁(yè)號(hào)：在右下腳用阿拉伯?dāng)?shù)字依次編寫(xiě)封面及裝訂案卷由案卷卷盒、內(nèi)封面、卷內(nèi)目

19、錄、卷內(nèi)文件材料及備考表（封底）組成，其格式均應(yīng)符合科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T11822-2008）。卷盒正面及卷脊可只填寫(xiě)案卷的檔號(hào)和立卷單位。（卷盒內(nèi)裝有若干卷案卷的，卷盒正面及卷脊應(yīng)填寫(xiě)盒內(nèi)案卷的起止檔號(hào)。）內(nèi)封面由下列內(nèi)容構(gòu)成：案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級(jí)及檔號(hào)。封面樣式及尺寸按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。裝訂。三孔一線裝訂，藍(lán)圖及成冊(cè)材料可不裝訂，逐張逐份加蓋檔號(hào)章。案卷題名擬寫(xiě)包括項(xiàng)目名稱、階段或單位（分部、分項(xiàng)）工程名稱及文件名稱。 以上述分部工程形成的案卷為例：引江濟(jì)漢通航工程W5-4標(biāo)段K7+900三紅一橋及接線工程施工文件項(xiàng)目案卷的系統(tǒng)化排列由項(xiàng)目法人單位負(fù)

20、責(zé)按照立項(xiàng)審批、設(shè)計(jì)、工程準(zhǔn)備、施工和竣工的建設(shè)基本程序順序進(jìn)行系統(tǒng)化排列。其中施工階段的案卷依路線進(jìn)行方向。水運(yùn)工程文件卷內(nèi)排列管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。（此類文件應(yīng)是項(xiàng)目檔案的一個(gè)類目，它的整理方法與工程項(xiàng)目檔案是一致的，但有的項(xiàng)目上將管理性文件用文書(shū)檔案整理方法，這是不對(duì)的）施工文件按管理、依據(jù)、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列。設(shè)備文件按依據(jù)性、開(kāi)箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列?？⒐D按專業(yè)、圖號(hào)排列。如果一個(gè)項(xiàng)目形成的同類型文件數(shù)量不多，可以組成為一個(gè)案卷。如果圖紙、文字性文件分別組卷時(shí)，圖紙的排列可按圖紙目錄的順序進(jìn)行，文字性文件則應(yīng)遵循反映同一問(wèn)題，同一結(jié)

21、構(gòu)的文件排列在一起的原則。同案卷中有若干個(gè)問(wèn)題時(shí)，按問(wèn)題的時(shí)間順序或重要程度排列。卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。檔號(hào)簡(jiǎn)單明了。由項(xiàng)目法人單位或檔案接收單位編制。應(yīng)簡(jiǎn)單、清晰。施工、監(jiān)理資料需注意的問(wèn)題1、在施工現(xiàn)場(chǎng)的內(nèi)業(yè)資料必須要及時(shí)性和真實(shí)性,要求施工過(guò)程中的內(nèi)業(yè)資料滿足交工驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)。2、監(jiān)理資料必須依據(jù)監(jiān)理工程師獨(dú)立抽檢的數(shù)據(jù)，由監(jiān)理工程師獨(dú)立填寫(xiě)產(chǎn)生，嚴(yán)禁任何形式的編造、嚴(yán)禁任何形式的代做。3、監(jiān)理記錄（巡檢記錄、旁站記錄、監(jiān)理日志）和施工日志是內(nèi)業(yè)資料的重要原始文件，其內(nèi)容必須真實(shí)、規(guī)范、詳盡和完整，使之具有很強(qiáng)的查找利用

22、價(jià)值。監(jiān)理記錄和施工日志應(yīng)寫(xiě)完一本歸檔一本，調(diào)離本項(xiàng)目工地人員必須將相關(guān)記錄本交給資料員登記管理，填寫(xiě)監(jiān)理記錄的人員必須與監(jiān)理月報(bào)和計(jì)量考勤表一致。4、高監(jiān)理、駐地辦和項(xiàng)目部的專職資料員必須建立資料臺(tái)帳，便于隨時(shí)掌握相關(guān)資料與工程進(jìn)度的同步情況，也便于對(duì)全部歸檔資料的檢索與檢查。5、各高監(jiān)辦應(yīng)不定期組織資料管理員（含施工單位）互相檢查內(nèi)業(yè)資料的真實(shí)性、規(guī)范性、完整性和合法性，同時(shí)進(jìn)行資料工作中的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。6、監(jiān)理工程師必須在施工現(xiàn)場(chǎng)對(duì)承包人填寫(xiě)的單張工程用表及時(shí)簽字確認(rèn)，對(duì)檢驗(yàn)申請(qǐng)批復(fù)單的簽認(rèn)也要求不影響中間交工計(jì)量。7、各類工程用表必須填寫(xiě)完整而不漏項(xiàng)，無(wú)內(nèi)容可填的某些空項(xiàng)可填寫(xiě)“無(wú)”

23、、“可不檢測(cè)”或結(jié)合實(shí)際的其他文字符號(hào)。8、必須重視工程用表中各項(xiàng)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和相關(guān)數(shù)據(jù)、檢測(cè)頻率、檢測(cè)方法的可追塑性。9、工程用表中相關(guān)人員必須親自手寫(xiě)簽名，嚴(yán)禁弄虛作假。10、應(yīng)將相應(yīng)檢驗(yàn)評(píng)定得分匯總至分項(xiàng)工程、評(píng)定至子分部工程，并歸入施工工序資料組卷，而其他分部工程評(píng)定表和單位工程評(píng)定表參與全合同段評(píng)定體系得分匯總組卷。11、屬于工程變更性質(zhì)的監(jiān)理文件（含抽檢資料和試驗(yàn)資料），其原件歸入施工文件組卷，蓋章后的復(fù)印件歸入監(jiān)理文件組卷。12、承包人必須向廠家索取相關(guān)商品購(gòu)件的生產(chǎn)許可證以便歸檔。13、各項(xiàng)目部申報(bào)中間交工計(jì)量時(shí)除提供計(jì)量臺(tái)帳、中間交工證書(shū)外，必須提供計(jì)量項(xiàng)目的相關(guān)歸檔資料。聲

24、像檔案收集及整理1、聲像檔案收集范圍反映某單位主要職能活動(dòng)和工作成果的照片檔案。領(lǐng)導(dǎo)及著名人物參加與某單位、某地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片檔案。反映各合同段在施工過(guò)程中的主要職能活動(dòng)（各關(guān)鍵工序、隱蔽工程、技術(shù)管理等）和工作成果（中間交工、交工驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收等）的照片檔案。記錄工程重大事件、重大事故、自然災(zāi)害和異?，F(xiàn)象的照片檔案。其他具有保存價(jià)值的照片檔案。2、文字說(shuō)明的成份和編寫(xiě)要求：文字說(shuō)明的成份包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。a、事由：照片所反映事件、事物的情由；b、時(shí)間：事件發(fā)生或事物變化產(chǎn)生的時(shí)間和拍攝時(shí)間；c、地點(diǎn)：被攝物所在的具體地點(diǎn)；d、人物：照片上主要人物

25、的姓名、單位、身份；e、背景：對(duì)揭示照片主題具有一定作用的背景；f、攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。 文字說(shuō)明的編寫(xiě)要求：a、綜合上述六個(gè)要素，概括地揭示照片影像所反映的全部信息；b、文字簡(jiǎn)短、完整、明燎、語(yǔ)言通順，一般不超過(guò)200字；c、阿拉伯?dāng)?shù)字表示時(shí)間，年、月、日用“表示。3）照片的整理方法：照片的分類：一般工程照片按年代-結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類，其他類照片按年代-問(wèn)題進(jìn)行分類；分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動(dòng)。卷內(nèi)目錄：以照片的自然張或有分組（類）說(shuō)明的若干張為單元填寫(xiě)卷內(nèi)目錄；照片題名：在盡量保證基本要素內(nèi)容完整的前提下，將文字說(shuō)明改寫(xiě)成照片題名，照片題名不應(yīng)超過(guò)50字。卷內(nèi)備考表：應(yīng)收在案卷

26、的最后一頁(yè)，要標(biāo)明案卷內(nèi)照片檔案的張數(shù)、頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。4）照片的整理要求：a、照片要組成案卷。b、案卷題名應(yīng)概括案卷內(nèi)全部照片的基本主題。c、檔號(hào)規(guī)范、準(zhǔn)確、清晰，不能出現(xiàn)重編、漏編及空號(hào)現(xiàn)象。d、說(shuō)明格式正確、項(xiàng)目齊全、能準(zhǔn)確揭示照片內(nèi)容，反映管理情況。e、案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。5）錄音、錄像檔案的整理要求：凡是歸檔的聲像檔案，必須圖像清晰、聲音清楚，并附以必要的文字說(shuō)明，聲像檔案必須是原版、原件。錄音、錄像檔案以自然盒（盤(pán)）為一卷，每盒（盤(pán)）的外套上要貼有標(biāo)簽，注明其內(nèi)容、主要人物、形成日期、編號(hào)、型號(hào)和保管期限等，并填案卷目錄。6）光盤(pán)

27、檔案的整理要求：按照建設(shè)單位的要求，將已歸檔的紙質(zhì)文件、圖紙輸入光盤(pán)，由各施工單位負(fù)責(zé)整理、編輯。歸檔光盤(pán)文件應(yīng)使用不可擦除型光盤(pán)。存儲(chǔ)歸檔的光盤(pán)文件，應(yīng)附有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫(xiě)編號(hào)、套別、名稱、密級(jí)、保管期限和軟、硬平臺(tái)等。（各單位歸檔的照片、磁盤(pán)、光盤(pán)等一定要注明內(nèi)容，檔案人員是無(wú)法判斷的，如襄白河航道工程整治項(xiàng)目，各單位歸檔的照片不少，但未寫(xiě)內(nèi)容，使檔案人員無(wú)法整理）幾點(diǎn)要求 1、加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的平時(shí)管理，提高文件資料的形成質(zhì)量 工程建設(shè)事關(guān)百年大計(jì)，質(zhì)量問(wèn)題至關(guān)重要，且質(zhì)量的文字表述全部記錄在檔案資料中。工程檔案來(lái)源于工程建設(shè)職能活動(dòng)，從文件資料的產(chǎn)生到歸檔整理要經(jīng)歷較長(zhǎng)時(shí)間，中間經(jīng)過(guò)多種

28、環(huán)節(jié)，每一環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量都會(huì)直接影響其形成質(zhì)量、完整性、齊全性和準(zhǔn)確性。 建設(shè)單位在工程建設(shè)中對(duì)工程質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)的同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工程參建單位的檔案管理指導(dǎo)、督促和協(xié)調(diào)作用，應(yīng)編制工程建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制及檔案整理辦法,編好水運(yùn)工程項(xiàng)目竣工文件,對(duì)總結(jié)設(shè)計(jì)、施工經(jīng)驗(yàn)和提高公路建設(shè)監(jiān)理，管理水平具有重要意義，并將為今后的養(yǎng)護(hù)、維修、改選和擴(kuò)建提供資料與依據(jù)。項(xiàng)目監(jiān)理應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)工程監(jiān)理過(guò)程中形成的文件資料的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性及隱蔽工程和竣工圖的質(zhì)量控制。2、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo) 交通檔案是記錄和反映我省交通事業(yè)發(fā)展與歷史變化進(jìn)程的原始記錄材料，是我省交通事業(yè)建設(shè)與發(fā)展歷史真貌的再現(xiàn)。它既是研究我省交通事業(yè)發(fā)展歷史與發(fā)展規(guī)律的寶貴史料，也是指導(dǎo)我省交通事業(yè)今后繼續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)與參考。 各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要明確有一位單位領(lǐng)導(dǎo)人分管檔案工作。各施工、監(jiān)理單位還應(yīng)同時(shí)指定一位總工程師或技術(shù)負(fù)責(zé)人兼