合同管理辦法

1、*公司制度編號：制度頁數(shù)：共頁合同管理辦法編制人：審核人：批準人：主辦單位：發(fā)布日期：2016年月日生效日期：2016年月日第一章 總則第一條 為了加強公司合同管理，建立和完善企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險管理體系，維護企業(yè)合法權(quán)益，根據(jù)中華人民共和國合同法、中華人民共和國公司法等法律、法規(guī)，結(jié)合公司實際經(jīng)營情況，制定本辦法。第二條 本辦法適用于*企業(yè)集團有限公司（以下簡稱公司）。第三條 本辦法所稱合同、協(xié)議（以下簡稱合同）是指*企業(yè)集團有限公司與平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，具體包括建設(shè)工程合同、委托合同、采購合同、銷售合同、租賃合同以及其它各類民事合同等。有關(guān)身

2、份關(guān)系的合同（勞動合同、實習(xí)協(xié)議）除外。第四條 實行分部門管理，分工負責(zé)的管理體制。合同管理必須遵循依法辦事，預(yù)防為主，層層把關(guān)，跟蹤監(jiān)督，及時調(diào)處，維護企業(yè)合法權(quán)益的原則。簽訂、履行、變更、解除合同，必須遵守中華人民共和國合同法及有關(guān)法律、法規(guī)。第二章 職責(zé)劃分第五條 行政企管處1、制定、完善本公司的合同管理辦法和合同評審流程，監(jiān)督、檢查各部門合同管理；2、制定、完善合同模板，以適應(yīng)業(yè)務(wù)部門實際需要；3、審查合同，對送審合同文本進行合法性審查，防止違法、風(fēng)險合同出現(xiàn)，提出相應(yīng)修改建議或風(fēng)險提示；4、配合、跟進律師、業(yè)務(wù)部門糾紛處理工作。第六條 合同經(jīng)辦部門 1、制定并執(zhí)行供銷商管理制度，對供

3、銷商的資質(zhì)、供貨質(zhì)量、企業(yè)信用、合同履行情況等進行評價，作好記錄；2、負責(zé)與所有供應(yīng)商、銷售商簽訂反商業(yè)賄賂承諾書（附件一）；3、負責(zé)合同項目談判、合同文書的草擬工作；4、充分理解合同內(nèi)容，內(nèi)容符合相關(guān)法律要求，遵循合同評審流程，嚴格把關(guān)合同簽訂；5、負責(zé)將本部門擬簽訂的合同交由法務(wù)、財務(wù)進行審查。英文合同還應(yīng)提交相應(yīng)譯本。經(jīng)辦部門應(yīng)統(tǒng)籌安排合同評審、擬簽時間，留出修改時間以免耽誤合同簽訂；6、負責(zé)對交給法務(wù)、財務(wù)審核的合同內(nèi)容進行解釋和說明；7、指定合同管理人，具體負責(zé)以下工作：（1）負責(zé)對于已簽訂合同，整理成冊，妥善保管，建立完整有效的合同臺賬、合同履行情況匯總記錄?？杉磿r查閱合同的訂立、

4、履行、糾紛處理情況，為合理評價供應(yīng)商或客戶信譽提供基礎(chǔ)資料；（2）負責(zé)對本部門經(jīng)辦的合同歸檔整理，對標的類別、標的名稱、雙方當事人全稱、標的金額和數(shù)量、交付期限、談判記錄、執(zhí)行記錄、欠交數(shù)量等情況進行登記。第七條 財務(wù)處1、加強與有關(guān)業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系，及時溝通合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付情況；2、按照印章管理辦法使用合同專用印章，妥善保管合同文本、相關(guān)文件、重要數(shù)據(jù)及證據(jù)材料。做好與合同有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款項的統(tǒng)計、分析、妥善保管收、付憑證；3、參與合同評審，對合同進行財務(wù)層面的審查，并提出修改意見；4、審核對合同是否符合公司、國家財經(jīng)紀律進行審核。包括：資金、資產(chǎn)的合法性；價款、酬金和結(jié)算的合理、合法；索

5、賠條款的合法性等內(nèi)容。第三章 合同的擬定第八條 經(jīng)辦部門有擬定前資質(zhì)審核的規(guī)定，按照各自部門規(guī)定執(zhí)行，沒有的執(zhí)行本辦法第九條。第九條 合同擬定前的準備工作1、首次合作的合同相對人是企業(yè)的，應(yīng)審查下列資質(zhì)：（1）通過年檢的營業(yè)執(zhí)照，且登載的內(nèi)容與實際相符；（2）與合同內(nèi)容相符的經(jīng)營范圍、許可、資質(zhì)、等級證書；（3）具有合同履行能力；（4）法定代表人的身份證明或有效授權(quán)委托書。2、各經(jīng)辦部門必須審查首次合作的企業(yè)、個人以上資信條件，對交易政策、風(fēng)險進行綜合分析。凡不具備以上資信條件的，不與其訂立合同。以上資信材料在原件與復(fù)印件核對無誤后，將復(fù)印件作為合同檔案歸檔保存。3、審核對方代理人的身份和代理

6、資格，應(yīng)提供合法、完備的代理資格證明。第十條 合同的草擬1、各業(yè)務(wù)部門經(jīng)過調(diào)研、洽談確立合作意向，擬定有關(guān)書面合同，優(yōu)先選用公司合同范本或國家、行業(yè)部門的示范合同文本；2、合同編號應(yīng)經(jīng)過EPS系統(tǒng)自動生成，無法經(jīng)過自動生成的，按各自部門規(guī)定編寫合同編碼； 3、各職能部門擬定的合同應(yīng)做到：條款齊全、責(zé)任明確、邏輯性強、文字表達清楚。合同應(yīng)包括的基本內(nèi)容及應(yīng)注意的問題如下：（1）首部包括：合同名稱、合同當事人的名稱、地址、法定代表人、聯(lián)系電話、聯(lián)系人、開戶銀行、賬號、稅號等基本資料；（2）正文應(yīng)包括合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格或酬金、履行期限、地點、方式、爭議解決及違約責(zé)任。還應(yīng)包括法律規(guī)定或按合同

7、性質(zhì)必須具備的條款。對于違約責(zé)任條款應(yīng)在合同中具體寫明違約具體情形和約定的違約金額或計算方法；（3）結(jié)尾和附則包括合同正本及副本的份數(shù)，合同有效期限，簽約地點和日期，并須有雙方代表簽名及蓋章。合同的附件作為合同的組成部分，具有與合同同樣的法律效力。第四章 合同的評審第十一條合同評審是指合同在簽訂前由業(yè)務(wù)員發(fā)起項目合同評審，經(jīng)法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)部門主管、領(lǐng)導(dǎo)及各高層領(lǐng)導(dǎo)對合同內(nèi)容、簽訂與否等進行評定的過程。第十二條 重大合同指以下合同：、標的額在×萬以上的買賣、建設(shè)工程、設(shè)計、委托加工合同；、涉及并購、資產(chǎn)置換、合資合作等合同；、涉外合同；、為其它公司提供擔(dān)保的合同；第十三條對重大合同應(yīng)

8、嚴格評審，并向財務(wù)部門送審。合同內(nèi)容技術(shù)性較強的可以送審相關(guān)技術(shù)部門，相關(guān)技術(shù)部門應(yīng)積極配合。第十四條各部門應(yīng)及時送審，禁止積壓、扎堆送審，必須給財務(wù)、法務(wù)及相關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)留出合同評審時間，以保證審核質(zhì)量。財務(wù)、技術(shù)、法務(wù)等都需要審核的，同時進行。一般合同評審時間為一個工作日；合同內(nèi)容較多，法律關(guān)系較復(fù)雜的合同，審核時間不超過三個工作日；法律關(guān)系特別復(fù)雜的合同，審核時間不超過五個工作日。第十五條 由公司法務(wù)審核的合同，業(yè)務(wù)員草擬合同文本后通過OA同時發(fā)送給法務(wù)和該業(yè)務(wù)員上級部門主管。法務(wù)審核后將建議或風(fēng)險提示通過OA同時發(fā)送給業(yè)務(wù)員和該業(yè)務(wù)員上級部門主管。業(yè)務(wù)員綜合建議、合同相對人和領(lǐng)導(dǎo)意見回

9、復(fù)該風(fēng)險是否能夠承擔(dān)，是否需要修改。不需要修改的，繼續(xù)合同評審；需要修改的，業(yè)務(wù)員撤回OA，修改合同文本后，重新進行合同評審，發(fā)送時簡要說明修改內(nèi)容及相關(guān)情況。第十六條 特殊情況下，經(jīng)業(yè)務(wù)員作出解釋，上級部門主管同意，合同評審可以跳過法務(wù)。第十七條 審核內(nèi)容1、經(jīng)辦部門審核內(nèi)容（業(yè)務(wù)層面）：（1）審查合同相對人主體資格、不得超越營業(yè)執(zhí)照或其他證照規(guī)定的經(jīng)營范圍等情況進行審查；（2）合同項目符合法律、行政法規(guī)、政策及有關(guān)政府部門的批準文件。技術(shù)條款是否符合國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準及規(guī)程、規(guī)范；（）具備合同基本條款和按合同性質(zhì)必須具備的條款。2、法務(wù)審核內(nèi)容（法律層面）：（1）合同內(nèi)容的審查。

10、必須合法、條款完備、權(quán)利義務(wù)明確、違約責(zé)任清楚，具備爭議處理條款等；（2）合同效力。合同主體適格，意思真實，目的合法，不含有無效條款，不損害社會公共利益，不違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定；（）合同文字的審查。合同用語規(guī)范、文字表達準確。3、財務(wù)部門審核內(nèi)容（財務(wù)層面）：（1）合同結(jié)算方式是否符合國家和公司相關(guān)財稅制度以及風(fēng)險承擔(dān)情況；（）合同項目是否符合本公司年度財務(wù)計劃。第五章 合同的訂立第十八條 各業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)范圍經(jīng)辦相關(guān)的合同事宜，包括談判、草擬合同、合同簽訂、履行、變更、解除等。合同的委托代理人為具體合同經(jīng)辦人，無委托代理人的由部門主管指定經(jīng)辦人，社會臨時借、聘人員、正式退休再聘人員

11、以及在試用期內(nèi)的單位員工不得擔(dān)任合同委托代理人、經(jīng)辦人。第十九條 各部門未經(jīng)公司法定代表人的授權(quán)，任何部門一律不得以本公司名義對外訂立合同。第二十條 以傳真方式簽署的合同，應(yīng)當在條款中明確傳真件與原件具有同等法律效力。合同文本超過兩頁的，應(yīng)加蓋騎縫章。第二十一條 經(jīng)評審流程上規(guī)定的合同評審人在OA上同意后，合同可以正式簽訂。OA的評審單應(yīng)留存歸檔。第六章 合同的履行、變更和解除第二十二條 合同履行1、 合同履行過程中，經(jīng)辦人應(yīng)跟蹤合同履行情況，提示有關(guān)部門按照合同約定的日期履行合同義務(wù)或主張權(quán)利。2、合同的履行應(yīng)當在書面合同簽訂后履行，不得先履行或履行完畢后再簽訂書面合同。3、合同經(jīng)辦部門和人

12、員密切監(jiān)控其訂立合同的履行。合同因我方原因不履行或不全面、不適當履行合同時，經(jīng)辦部門應(yīng)在一個工作日內(nèi)向部門領(lǐng)導(dǎo)說明情況，因?qū)Ψ皆颍€應(yīng)向?qū)Ψ教岢霎愖h。相關(guān)法律問題與法務(wù)溝通，有必要的，由法務(wù)征詢顧問律師后，采取非訴訟或訴訟方式解決。4、在合同履行過程中，如需書面通知對方，應(yīng)由對方代表簽字，或以特快專遞的形式送達對方，如果對方拒收，退回的快件不得拆封，回執(zhí)單據(jù)及未拆封快件、往來信件由檔案管理員歸入合同檔案。、各部門應(yīng)對合同履行情況做詳細記錄、評價，定期匯總并向部門領(lǐng)導(dǎo)報告；第二十三條 合同的變更和解除、終止1、 合同相對人作為款物接收人而要求變更接收人時，必須有書面變更協(xié)議。嚴禁未取得對方當事

13、人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發(fā)貨或付款，相關(guān)變更材料應(yīng)注意保存、歸檔。2、 發(fā)生特殊情況我方或?qū)Ψ讲荒苋媛男袝r，應(yīng)及時與對方協(xié)商變更或解除合同。合同變更或解除的評審程序，與合同簽訂評審程序一致。合同履行完畢終止不需要評審。合同的變更、解除履行必須采用書面形式（見附件二），寫明變更、解除的原合同號碼、合同主體及合同大致內(nèi)容，其份數(shù)應(yīng)與原合同份數(shù)一致，簽訂后送達有關(guān)執(zhí)行、財務(wù)等部門并交合同管理員存檔。未提交該記錄給公司造成損失的，承擔(dān)第八章的相關(guān)責(zé)任。第七章 合同檔案的管理第二十四條 合同簽訂后或者根據(jù)合同履行情況，資料有所增加，應(yīng)當在文件簽訂后三個工作日內(nèi)，委托代理人負責(zé)將存檔資料

14、整理完畢交部門檔案管理員存檔，管理員負責(zé)審查合同檔案資料是否完備。第二十五條 合同存檔應(yīng)包括紙質(zhì)存檔和電子存檔，合同檔案范圍：1、 合同正文文本及附件；2、 資信調(diào)查資料；3、項目合同評審表；4、與合同有關(guān)的往來傳真、文書、函件、圖表等；5、合同履行、變更、解除及爭議解決情況的說明（如果有）；6、清單。首次合作的必須有資信調(diào)查資料，非首次合作的可以省略并在清單中說明。第二十六條 合同檔案管理員對檔案嚴格管理，檔案資料出借嚴格走審批和登記程序，經(jīng)部門主管批準后，在合同管理人處進行登記，并填寫清單。第二十七條 嚴禁涂改、毀損合同及合同相關(guān)資料。第8章 獎懲第二十八條 以下情況視情節(jié)輕重予以50-5

15、00元罰款處罰：1、不按照合同評審流程申請審核，經(jīng)教育后仍不改正的；2、在合同簽訂、履行過程中失職、瀆職尚未造成后果的；3、遺失合同、合同相關(guān)資料尚未造成后果的。第二十九條 以下情況公司追究責(zé)任人的民事責(zé)任，構(gòu)成犯罪的，移交司法機關(guān)依法追究刑事責(zé)任：1、未經(jīng)授權(quán)或超越授權(quán)范圍以公司名義對外簽訂合同的；2、違反合同評審程序?qū)ν夂炗喓贤模?、對合同必備或重要條款故意未約定、約定不清或在簽訂合同時漏填重要內(nèi)容，給公司造成嚴重后果的；4、在合同簽訂履行過程中以權(quán)謀私、泄露商業(yè)秘密或玩忽職守的。第三十條 任何部門和個人均有權(quán)檢舉、揭發(fā)利用合同進行違法犯罪或損害公司利益的行為。對檢舉揭發(fā)有功人員，公司依

16、照有關(guān)規(guī)定給予獎勵并保密。第九章 附則第三十一條 本辦法由行政企管處負責(zé)制定和解釋。第三十二條 本辦法自*年*月*日起執(zhí)行。附件一 反商業(yè)賄賂承諾書附件二 變更、解除履行評審單 附件一：反 商 業(yè) 賄 賂 承 諾 書甲方：*集團企業(yè)有限公司乙方： 為共同制止商業(yè)賄賂行為、維護雙方共同的合法權(quán)益，經(jīng)甲乙雙方友好協(xié)商，乙方自愿做出以下承諾：不主動或被動向甲方業(yè)務(wù)人員等與業(yè)務(wù)履行相關(guān)的人員贈與、借與現(xiàn)金、購物卡、打折卡、汽車、住房等有價證券或?qū)嵨?。不提供娛樂消費、旅游、國內(nèi)或國外考察等活動。 被索賄的予以拒絕，并在第一時間向甲方通報，甲方承諾不會影響雙方合作。以下行為不為商業(yè)賄賂： 基于商業(yè)禮儀，贈送市場價為200元以下的小禮品、地方特產(chǎn)。工作需要的樣品、夾具、設(shè)備、等輔助類工具。提供工