會計檔案管理規(guī)范(new)教材

1、青島市財政預算單位會計檔案管理規(guī)范青島市檔案局監(jiān)督指導一處2013.5主要內容n1.適用范圍和基本要求 ；n2.會計檔案的收集、整理與歸檔；n3.會計檔案的移交；n4.會計檔案的保管和統(tǒng)計 ；n5.會計檔案的利用 ；n6.會計檔案的鑒定銷毀 。第一章 適用范圍和基本要求n1.規(guī)范的主要內容：本規(guī)范規(guī)定了在會計核算工作中形成的會計核算專業(yè)材料收集、整理、歸檔和會計檔案移交、保管、利用、鑒定銷毀的基本原則和方法。n2.2.適用范圍：青島市市級黨政機關、社會團體、事業(yè)單位等有關預算單位。n3.會計檔案管理要求：會計檔案是國家檔案的重要組成部分，各單位應加強對會計檔案工作的領導，建立會計檔案立卷、歸檔

2、、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。任何部門和個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。第二章 會計檔案的收集、整理與歸檔 一、會計檔案歸檔范圍（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。（二）會計賬簿類：現(xiàn)金日記賬，銀行存款日記賬，總賬，明細賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。（三）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及說明文字，其他財務報告。（四）其它類：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案保管清冊，會計檔案移交清冊，會計檔案銷毀清冊。第二章 會計檔案的收集

3、、整理與歸檔 二、二、會計檔案整理 （一）會計憑證整理 各種記賬憑證連同所附原始憑證按月進行整理，原始憑證數(shù)量較多時，可以單獨裝訂，應在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。記賬憑證應折疊整齊，每月訂成一冊或數(shù)冊，每冊厚度在1.5-2CM。會計憑證附加統(tǒng)一規(guī)定的憑證封面（見附表1）在左上角采用兩孔裝訂，加貼密封紙后由裝訂人在憑證封面簽名或蓋章。會計憑證應一冊作為一個案卷。第二章 會計檔案的收集、整理與歸檔（二）會計賬簿整理 會計賬簿整理原則應保持原貌，一本賬簿應作為一個案卷。打印成冊的會計賬簿裝訂時應附加統(tǒng)一規(guī)定的賬簿封面（見附表2），采用三

4、孔一線或不銹鋼裝訂針左側兩釘裝訂。 （三）會計報告整理 會計報告應在年度決算之后將年報和季報、月報分別立卷。裝訂成卷的會計報表應附加統(tǒng)一規(guī)定的報表封面（見附表3），采用三孔一線或不銹鋼裝訂針左側兩釘裝訂。年報應歸入各單位文書檔案保存。第二章 會計檔案的收集、整理與歸檔（四）銀行存款余額調節(jié)表和銀行對賬單，參照會計賬簿整理方法。（五）會計檔案移交清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案保管清冊裝訂成冊歸入各單位全宗卷保存。第二章 會計檔案的收集、整理與歸檔三、三、會計檔案保管期限 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，從會計年度終了后的第一天算起，具體按財政部、國家檔案局會計檔案管理辦法“行政單位、事業(yè)

5、單位會計檔案保管期限表”執(zhí)行。第二章 會計檔案的收集、整理與歸檔n四、四、分類方案 （一）類別年度保管期限分類法 即將本單位的會計檔案分為報表、賬簿、憑證三類，同一類別的會計核算材料按年度順序排列，同一年度再按照保管期限排列案卷。每類分別從“1”編制案卷號，某類案卷號到“999”后自動終止，三個類別同時分別從“1”另編案卷號。（二）年度保管期限分類法 即將本單位的會計檔案按照年度分開，同一年度再按保管期限由高到低進行排列，從“1”編制案卷號，第二年重新從“1”另編案卷號。第二章 會計檔案的收集、整理與歸檔n五、五、編號方法 歸檔的會計報表、會計賬簿、會計憑證應依分類方案在封面的右上角用阿拉伯數(shù)

6、字逐卷編號 第二章 會計檔案的收集、整理與歸檔n六、六、會計檔案現(xiàn)代化管理n各單位應使用檔案行政管理部門認可的檔案管理系統(tǒng)，將會計檔案案卷目錄輸入計算機管理，并打印一套紙質案卷目錄。第二章 會計檔案的收集、整理與歸檔n七、裝具要求和項目標注 會計檔案應裝入專用檔案盒保存，專用檔案盒應編制檔號標簽、目錄標簽。 （一）檔號標簽內容如下： 1.全宗號：暫空。 2.目錄號：暫空。 3.起止案卷號：盒內排列最前和最后的案卷的 順序號，其間用“”號連接，如“1121”。 第二章 會計檔案的收集、整理與歸檔（二）目錄標簽內容如下： 1.案卷類別：填寫會計檔案種類，如“會計報表”、“會計賬簿”、“會計憑證”等

7、。 2.盒號：暫空。 3.年度：填寫案卷所屬的年度，如：2006。 4.月份：填寫案卷所屬的月份或起止月份，如：13。 5.冊、本數(shù)：填寫每個月份形成的數(shù)量。第二章 會計檔案的收集、整理與歸檔 6.備注：填寫案卷的情況說明，如會計賬簿，應填寫賬簿的種類名稱。 7.立檔單位：填寫會計檔案形成單位的全稱或通用簡稱。 8.保管期限：填寫案卷的保管期限。 9.立卷人：填寫立卷人的姓名。 10.審核人：填寫財務負責人的姓名。第二章 會計檔案的收集、整理與歸檔n八、八、財務電算化數(shù)據(jù)管理n實行財務工作電算化的單位應保存打印出的紙質會計檔案，并建立財務電算化數(shù)據(jù)備份制度。電算化數(shù)據(jù)應使用只讀光盤一式兩套存儲

8、，一套封存保管，一套供查閱使用，套別用符號表示分別為：A、B。一個會計年度的電算化數(shù)據(jù)應使用一張或多張光盤存儲，幾個會計年度的電算化數(shù)據(jù)不應存儲在一張光盤中?？缒甓仁褂玫墓潭ㄙY產賬等應在使用完畢年進行存儲。 第二章 會計檔案的收集、整理與歸檔n存儲財務電算化數(shù)據(jù)的每張光盤根目錄下應有說明文件、歸檔財務電算化數(shù)據(jù)子目錄。n1.說明文件（文件名為README.TXT）用于保存與該光盤內容相關的各種信息。包括全宗號、全宗名稱、歸檔年度、盤號、套別、制作人、檢查人、制作時間。說明文件為字符文件。每行的左邊為標題，右邊為說明內容，中間用中文冒號分開。n2.財務電算化數(shù)據(jù)子目錄（目錄名為DATA）用于保存

9、通過財務電算化系統(tǒng)形成的各類電算化備份數(shù)據(jù)。第二章 會計檔案的收集、整理與歸檔n光盤及光盤裝具標注 存儲財務電算化數(shù)據(jù)的光盤背面應使用光盤標記筆注明全宗號、歸檔年度、盤號和套別，格式為“全宗號歸檔年度盤號套別”，全宗號、歸檔年度、盤號使用阿拉伯數(shù)字。光盤裝具上應制作光盤封面。 第三章 會計檔案的移交n一、一、當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計部門保管一年，期滿之后，應由會計部門編制移交清冊移交本單位檔案部門保管。n二、二、檔案人員應對歸檔的會計檔案案卷質量進行檢查，對符合標準的予以接收。檔案部門整理會計檔案時，原則上應保持原案卷的封裝，個別需要拆封重新整理的，檔案部門應當會

10、同會計部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。第三章 會計檔案的移交n三、三、單位因撤銷、合并或其他原因終止的，其會計檔案按照財政部、國家檔案局會計檔案管理辦法第十三、十四、十五、十七條規(guī)定處理。n會計檔案管理辦法第十三、十四、十五、十七條條目原文如下：n第十三條 單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業(yè)務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。第三章 會計檔案的移交n第十四條 單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案；單位

11、分立后原單位解散的，其會計檔案應當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。n單位因業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業(yè)務單位可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。n第十五條 單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應由原各單位保管。第三章 會計檔案的

12、移交n第十七條 單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。n移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。n交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。第四章 會計檔案的保管和統(tǒng)計n一、一、會計檔案原則上應由本單位檔案部門集中統(tǒng)一管理，確因工作需要，可以實行分室管理，會計部門應按年度向檔案部門報送會計檔案紙質或電子目錄。n二、二、會計檔案管理人員調動工作時，應在離

13、職前辦好交接手續(xù)。第五章 會計檔案的利用n一、一、各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。n二、二、各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。n三、三、各單位查閱或者復制保存在青島市財務統(tǒng)一結算部門屬于本單位所有的會計憑證時，須持有本單位負責人簽字的行政介紹信，介紹信上應注明“查閱”、“復制”等字樣 第六章 會計檔案的鑒定銷毀n一、一、會計檔案保管期滿后，應由本單位會計部門提出初步存毀意見，會同檔案部門共同鑒定，編制會計檔案銷毀清冊。未結清的債權債務和其他未了結事項的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出立卷，在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中注明，保管到未了事項完結時為止。n二、二、單位負責人在會計檔案銷毀清