信息管理在項目管理中的應(yīng)用分析

1、信息管理在項目管理中的應(yīng)用分析甘肅廣播電視大學(xué)畢業(yè)論文題目：信息管理在項目管理中的應(yīng)用分析 學(xué)生姓名： 劉彥鈺 學(xué)生學(xué)號： 1062001452336 專業(yè)層次：計算機信息管理 分校（教學(xué)點）： 白銀電大靖煤站 導(dǎo)師姓名、職稱： 論文寫作時間： 2012 年 4月至 2012 年 5 月 信息管理在項目管理中的應(yīng)用分析摘要隨著全球信息化程度的不斷提高，信息管理在各行各業(yè)中發(fā)揮的作用也開始受到重視。對于項目管理而言，項目實施的每個階段包含大量的相互關(guān)聯(lián)的信息，要通過信息的傳遞和處理把資源要素融合在一起，因此項目管理需要投入數(shù)量巨大、種類繁多的資源。因此，本文將以計算機技術(shù)為核心的信息處理系統(tǒng)運用

2、到項目管理系統(tǒng)中，這種系統(tǒng)化的項目信息管理對項目管理效率的提高和質(zhì)量的提升起到十分顯著的作用。關(guān)鍵詞：項目管理；信息管理；信息流；項目實施目 錄一、引言4二、項目管理的含義4三、項目管理中信息管理所承擔的任務(wù)5（一）項目管理中的信息5（二）項目管理中的信息流5（三）信息管理在項目管理中的任務(wù)6四、信息管理在項目管理中實現(xiàn)的問題分析7（一）工作目標的分解問題7（二）項目目標的管理問題8（三）信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)問題9五、項目管理中信息管理的工作剖析9（一）項目開始階段的信息管理10（二）項目計劃和實施階段的信息管理11（三）項目控制階段的信息管理12（四）項目收尾階段的信息管理13六、目前項目管理中信

3、息管理的運行模式14（一）項目管理中的信息管理應(yīng)遵循的原則14（二）信息管理組織結(jié)構(gòu)15七、結(jié)語18參考文獻18一、引言 在項目管理過程中，盡管可以通過項目的生命周期對項目管理的工作進行條塊分割，但是管理工作卻不能局限在生命周期的某個過程，而是要涉及超過兩個的項目階段，甚至要貫穿在項目的整個生命周期。在項目的實施過程中，如何對項目中的信息進行管理，及時有效地將信息對成員進行傳播和共享是非常關(guān)鍵的。因此，高效的項目信息管理系統(tǒng)是企業(yè)項目管理實施成功的基礎(chǔ)。二、項目管理的含義Paul Grace（美國項目管理專業(yè)資質(zhì)認證委員會主席）說過：在當今社會中，一切都是項目，一切也都將成為項目。項目無處不在

4、，對于個人、企業(yè)和社會都有非常重要的意義。通俗來講，項目管理就是在一個特定的時間為了完成一個確定的目標，建立一個特殊形式的臨時性組織運行機制，然后通過有效地計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制，充分利用既定的有限資源的一種系統(tǒng)管理辦法。項目管理作為當今世界發(fā)展最快的管理科學(xué)，能夠幫助企業(yè)進行產(chǎn)品生產(chǎn)周期的壓縮、提高客戶滿意度、增強競爭實力。但是項目管理又是一個持續(xù)的改進過程，需要企業(yè)在項目的開發(fā)實踐中不斷地積累經(jīng)驗，設(shè)計出適于企業(yè)運行的項目管理模式。20世紀中期，美國國防的大型軍工項目對信息處理的強大需求超刺激了電子計算機技術(shù)的發(fā)展，以計算機技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息處理系統(tǒng)開始在項目管理中使用。它要求企業(yè)在對項

5、目進行科學(xué)的計劃、組織、實施和控制的過程中，能夠系統(tǒng)的利用項目信息的軟硬件資源，運用信息技術(shù)的相關(guān)手段是想對項目信息的及時、有效、充分和準確的搜集、存儲、加工、傳輸和輸出，對項目的進度、預(yù)算、范圍和質(zhì)量的執(zhí)行進行有效的反饋，是項目成員能夠及時獲得所需信息，對項目的執(zhí)行過程進行控制，為項目目標的實現(xiàn)服務(wù)。項目管理中信息管理所承擔的任務(wù)（一）項目管理中的信息信息是項目管理的基礎(chǔ)，一個項目要包含很多信息，各種數(shù)據(jù)、報告、安排、計劃、會議和技術(shù)文件等等。一般項目中的信息可分為以下五個方面：1 項目基本情況的信息：主要在項目手冊、設(shè)計文件、各種合同和計劃文件中都有涉及。2 項目技術(shù)信息：主要包括項目的規(guī)

6、劃圖標、技術(shù)規(guī)格書、施工的作業(yè)圖紙和技術(shù)檢測分析報告等。3 實際工程信息：主要在項目的日報、月報和重大事件報告，設(shè)備、材料和勞動力使用報告以及質(zhì)量報告中涉及到的實際的工期、成本和質(zhì)量信息等，還應(yīng)該包括問題分析、計劃和實際對比及項目趨勢預(yù)測的相關(guān)性信息。4 項目的各項指令和決策方面的信息5 其他信息：包括與項目相關(guān)的各種市場情況、氣候和外匯的波動以及政策動態(tài)等信息（二）項目管理中的信息流項目的信息在項目的組內(nèi)內(nèi)部和外部環(huán)境之間的流動構(gòu)成了信息流，而根據(jù)信息流的方面和對象，可分為以下五類：1 自上而下的信息流。項目信息從項目高層管理者向中低層的項目管理人員甚至具體的工作隊進行流動，也就是信息源在上

7、方，而信息的接受者在下方。這種信息流具體是包括項目的管理、命令、辦法、規(guī)定、工作條例和相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)意見。2 自下而上的信息流。信息由下級向上級進行傳遞，也就是信息源在下方，而信息的接受者在上方。此類信息流都是對項目有關(guān)的進度、安全、消耗、效率和成本質(zhì)量等進行傳遞。3 橫向流動的信息流。主要是指項目的管理班子里同一個層次的工作部門或者是工作人員間相互交流和共享的信息。4 企業(yè)的綜合管理部門，例如以顧問或者經(jīng)理辦公室為主的集散中心發(fā)布的項目信息5 項目的管理層和環(huán)境之間進行的信息交流。主要包括項目的管理層和企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)計單位、建設(shè)單位、咨詢單位、供應(yīng)單位、質(zhì)量監(jiān)督單位和國家的有關(guān)管理部門進行的

8、信息交流。這種信息流不盡是為了滿足項目自身管理的需要，還要按照國家的有關(guān)規(guī)定或者協(xié)作的要求向外部環(huán)境提供信息。（三）信息管理在項目管理中的任務(wù)隨著全球經(jīng)濟一體化，國家和地區(qū)間的政治、經(jīng)濟和文化交流益發(fā)頻繁，企業(yè)組織與外部實體間的聯(lián)系也越來越頻繁。在進行管理的控制和決策中加快信息處理和傳播的速度，也要求了信息管理方法和技術(shù)的成熟和完善。信息管理在項目管理中的流程圖如下：項目實施的整體環(huán)境數(shù)據(jù)搜集決策數(shù)據(jù)處理分析和解釋原始數(shù)據(jù)資料指令、計劃、協(xié)調(diào)新結(jié)構(gòu)、新狀態(tài)數(shù)據(jù)圖1：項目信息管理系統(tǒng)模式圖1 項目信息的搜集。要進行信息管理，首先要進行信息源的開拓，并在明確信息搜集的目的和項目業(yè)務(wù)活動的性質(zhì)的基礎(chǔ)

9、上，采用適當?shù)姆椒ㄟM行有針對性的信息渠道的開拓和信息的搜集。企業(yè)信息管理部門不僅要對項目內(nèi)外部信息進行全面和系統(tǒng)的搜集，還要根據(jù)業(yè)務(wù)活動的性質(zhì)和企業(yè)的管理目標，圍繞項目的重點集中力量搜集某個方面的信息，可能包含以下情況：政治政策方面的信息，政府在一段時間內(nèi)所執(zhí)行的政治路線、方針和政策，以及政治環(huán)境的穩(wěn)定情況，政治體制、軍事實力和對外政策的動態(tài)；宏觀經(jīng)濟方面的信息，國家的經(jīng)濟發(fā)展水平、增長速度和規(guī)模，產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的變動趨勢，居民的消費水平、消費結(jié)構(gòu)的變動，以及國家的財政收支等金融情況；科學(xué)技術(shù)的信息；法律方面的信息等等。2 項目信息的傳遞。將信息快速、準確的傳遞到信息的需求者手中是進行項目信息管理的

10、重要內(nèi)容，這需要建立一套嚴謹?shù)男畔鬟f制度，是信息傳遞標準化。首先要有專門的人員進行專門的信息傳遞，對于制定的文件和日常資料，確定每種文件的修改、傳遞對象和傳遞時間，信息傳遞人員按照規(guī)定進行復(fù)印和派發(fā)。3 項目信息的加工和處理。項目的信息管理人員將搜集到的原始信息按照需要和要求，運用設(shè)備、手段和方法進行判斷、加工和整理，以提供可供參考或利用的真實信息。首先信息管理人員要對信息的真?zhèn)芜M行判斷，對于其中的虛假信息進行剔除。然后將搜集到的散亂的、雜亂無章的信息按照一定的標準進行分類整理。在通過一定的數(shù)理統(tǒng)計和運籌學(xué)方法對數(shù)據(jù)進行分析和計算，以獲得項目需要的數(shù)據(jù)。最后對加工處理后的信息進行儲存，以供項

11、目管理的調(diào)用，方便為管理者提供決策幫助。四、信息管理在項目管理中實現(xiàn)的問題分析因為項目管理是一個廣義的概念，它不僅僅是指基本建設(shè)工程，也包括一次性投入的非程序化社會類工程建設(shè)項目。進行信息管理和項目管理的融合不能只停留在項目管理軟件的使用層面上，還要通過具體的系統(tǒng)管理思想對特定的約束條件和建設(shè)目標進行管理，以達到項著目管理的優(yōu)化。筆者認為信息管理在項目管理中進行應(yīng)用首先要解決工作目標的分解、項目目標的管理和信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)三個方面的問題。（一）工作目標的分解問題 在實際的項目管理工作中，項目的特殊性決定了項目間的項目目標和約束條件的不一致性，這給項目信息管理軟件的應(yīng)用增加了很多的困難。信息管理軟

12、件所依賴的數(shù)據(jù)庫和軟件的設(shè)計都不能始終不變，管理的程序和優(yōu)化的手段也都不能完全相同。所以，信息管理的應(yīng)用應(yīng)該根據(jù)項目管理的實際需要進行開發(fā)，是信息管理的組織和工作目標與項目的實際情況保持一致。如果對項目管理進行整體的開發(fā)不僅增加了信息管理工作的難度，而且在實際操作中難免出現(xiàn)工作內(nèi)容的重復(fù)和遺漏，因此，可以通過對項目管理工作目標的分解，按照信息內(nèi)容劃分工作目標來進行管理。 如下圖所示，項目管理可以對可交付的成果，定義項目的范圍，對項目管理進行分組。按照實質(zhì)工作內(nèi)容和目標將一項大的項目分解成為幾個相互關(guān)聯(lián)的小項目，小項目包含若干工作任務(wù)和目標，每個任務(wù)又可進行任務(wù)細分，以此劃分直至最小工作單元。工

13、作目標分解的最終目的是通過工作的分解結(jié)構(gòu)對項目管理制定相應(yīng)的計劃和資源的分配，也在一定程度上可進行模式的參考和套用，達到提高項目管理效率的結(jié)果。項目范圍管理項目時間管理項目信息管理項目溝通管理項目人力資源管理項目風(fēng)險管理項目綜合管理項目采購管理項目質(zhì)量管理項目成本管理圖2：項目管理各項工作間的信息關(guān)聯(lián)（二）項目目標的管理問題在進行一項異常復(fù)雜的項目工程時，項目的管理人員不但在項目實施前對項目內(nèi)容進行統(tǒng)籌安排，對工作計劃精心制定，還要在項目實施過程中實施的的進行信息的反饋，以便隨時根據(jù)項目目標執(zhí)行的實際情況進行動態(tài)的調(diào)整，以追求最優(yōu)化的項目管理，達到預(yù)期的管理目標。隨著計算機技術(shù)的普遍，工期和成

14、本優(yōu)化等管理目標的餓是想可以通過軟件進行實施。比如project軟件就提供了多種進度計劃的管理方法，比如日歷圖、甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖等，通過利用這些方法，項目信息管理人員可以對分解后的工作任務(wù)建立相關(guān)性分析，自動的形成關(guān)鍵路徑，有利于決策者更有效的對計劃和成本進行管理。但是需要注意的是，相對于工業(yè)的生產(chǎn)管理，在實際工作中項目管理的環(huán)境變化波動更加頻繁，可能導(dǎo)致信息管理為項目管理制定的最優(yōu)途徑在實際管理中只是具有理論上的經(jīng)濟價值。而工作中管理的粗放型和過程的不確定性，對信息管理以精確計算為基礎(chǔ)的最優(yōu)結(jié)論有顛覆性的影響。這也是在實際項目管理過程中信息管理所存在的弊端之一。（三）信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)問題信息網(wǎng)絡(luò)

15、的建設(shè)是企業(yè)實施項目信息管理的基礎(chǔ)條件，也是從本世紀初項目管理的學(xué)者就開始關(guān)注和研究的問題，怎樣通過計算機網(wǎng)絡(luò)為項目的信息管理提供交換和共享的平臺，如何利用科學(xué)的方法對項目管理設(shè)計的信息進行收集、儲存、加工和處理。把項目設(shè)計的開發(fā)方、投資方、設(shè)計方、供應(yīng)方、施工方和運營方通過網(wǎng)絡(luò)連接在一起，對項目信息的管理應(yīng)用最先進的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。盡管項目涉及的每一個經(jīng)濟主體在實際工作中都可以通過信息網(wǎng)絡(luò)獲得效率的提高和經(jīng)營成本的降低，但是并不是所有的經(jīng)濟實體都能夠積極、充分的進行信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和管理，也不能完全對通過網(wǎng)絡(luò)進行信息的傳遞完全信任。在這種情況下，項目的信息管理部門不能完全得到所需信息，無法對項目

16、工作進行正確的指導(dǎo)和控制，信息管理也變成為一紙空談而已。五、項目管理中信息管理的工作剖析按照項目的生命周期原理，一個項目通常分為五個階段：即項目開始階段、項目計劃階段、項目實施階段、項目控制階段和項目收尾階段。項目在不同階段，項目管理的內(nèi)容不同，信息管理發(fā)揮的作用也不盡相同，其運行的模式也存在差異。在項目的開始階段因為要參與項目的招投標，必須要進行一些競爭情報的搜集工作；而在項目的計劃和實施階段主要是針對項目的計劃和實施進行一般性的信息管理工作；項目的控制階段則是通過對項目的信息進行深入的分析和挖掘，將信息及時反映給項目的管理層，對項目進行有效地控制，預(yù)防風(fēng)險的形成；而項目的收尾階段是對項目以

17、上過程所積累的文檔或非文檔信息進行管理，為以后的項目管理提供可供借鑒的經(jīng)驗。項目管理不同階段和信息管理活動圖如下：項目開始階段項目計劃與實施階段項目收尾階段競爭情報活動項目的內(nèi)部信息活動項目信息歸檔項目控制圖3：項目管理與信息管理的活動（一）項目開始階段的信息管理項目開始階段主要進行的是投標活動，這是企業(yè)進行項目管理的前提。這個過程本身就可以歸類為一個項目，信息管理人員需要通過多種渠道獲得競爭對手、客戶和評委的情報，并進行分析和整理，為管理決策提供有效的支持。投標活動的實質(zhì)就是企業(yè)根據(jù)客戶的目標和宗旨，對企業(yè)的內(nèi)部資源的優(yōu)勢和薄弱環(huán)節(jié)、競爭對手的優(yōu)勢和劣勢進行分析之后選擇恰當?shù)耐稑瞬呗?。這個過

18、程競爭情報是基礎(chǔ)，也是提高中標率的關(guān)鍵。在這個過程一般需要搜集四個方面的信息：1 客戶信息的搜集。在進行項目的投標前，項目的管理者或信息管理人員都要與客戶進行接觸，以便了解客戶的核心需求。當然也可能需要信息管理人員通過一系列社會活動間接獲得項目的有關(guān)信息，及時了解客戶的需求偏好。在交流中不但要挖掘客戶的實際需求，還要使客戶對于公司的產(chǎn)品或技術(shù)提前進行認識和了解，將客戶的需求吸引到本公司的產(chǎn)品或技術(shù)。2 企業(yè)內(nèi)部信息的搜集。每個項目的招標都需要一定的條件，這就要求公司要對自身的基本情況進行調(diào)查：包括財務(wù)的盈利能力、資金收益率；企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)；產(chǎn)品的市場占有率、功能和組合類型；企業(yè)人員的操作水平、

19、管理能力、勞資關(guān)系和激勵水平；企業(yè)在產(chǎn)品和服務(wù)方面的優(yōu)勢、企業(yè)形象和價格水平；市場營銷能力；設(shè)備狀況；研究與開發(fā)能力等有關(guān)自身投標實力的指標進行考核，避免做無用功。3 競爭對手信息的搜集。通過招標中心或者客戶確定競爭對手后，要及時的對競爭對手的相關(guān)信息進行了解。信息管理部門對競爭對手情況的了解和跟蹤時一項長期積累的過程，在企業(yè)參加投標的過程中，對競爭對手慣用的投標策略（低價、技術(shù)或者服務(wù)優(yōu)勢）進行搜集和記錄，并進行深入的分析和整理。根據(jù)可能搜集到的競爭對手的投標書和方案進行分析，以便提出相對比更具有新意、更能吸引用戶的投標方案。分析競爭對手的信息在很大程度上能彌補企業(yè)自身存在的劣勢，提高競爭力

20、。4 外部環(huán)境信息的搜集。外部環(huán)境對投標方案的確定和投標的結(jié)果有重要的影響。項目負責人必須對招標文件進行研究和分析，明確該項目的各種要求（如報價要求、技術(shù)標準和規(guī)范、投標保證金以及承包時間），保證投標策略和投標方案的準確性。其次還要對國內(nèi)外市場相應(yīng)的材料和設(shè)備、運輸費用、隨率的變動情況隨時掌握。信息管理部門可以根據(jù)長期的分析，確定相關(guān)的規(guī)律，隨時調(diào)整投標方案。在對客戶信息、公司內(nèi)部信息、競爭對手的信息以及外部環(huán)境的信息搜集匯總之后，信息管理部門就可以采用定性或定量的分析方法對信息進行加工、處理和分析，提煉出有效的情報，對公司的優(yōu)勢、劣勢、機遇和威脅進行歸納和總結(jié)，為公司投標策略的制定提供決策依

21、據(jù)。（二）項目計劃和實施階段的信息管理 在項目計劃和實施階段，會產(chǎn)生和運用大量以圖紙、表格、音像、文字等形式的數(shù)據(jù)，這個時期信息的交流、共享和分析對于項目的執(zhí)行時非常重要的。因此，頻繁的信息傳遞和交流過程會給項目的信息管理帶來很多困難：項目信息數(shù)量大且紛亂無章；信息傳遞的層次過多，導(dǎo)致信息會存在失真或者反饋滯后的現(xiàn)象；信息間有很強的相互共享和制約的關(guān)系。1 項目管理組織的信息。通過組織結(jié)構(gòu)圖了解項目管理各部門的職能、關(guān)鍵部門的管理層和成員；通過流程文件各部門間的業(yè)務(wù)關(guān)系和配合方式，尤其對項目涉及的采購部門、質(zhì)量部門和售后部門更要充分的了解和分析，以便有針對性的進行信息的搜集和傳遞。還要了解項目

22、的信息系統(tǒng)建設(shè)情況，利用信息系統(tǒng)進行信息管理能提高管理效率和保證信息的準確性。2 項目所涉及的市場信息。及時掌握行業(yè)的市場動態(tài)變化，新產(chǎn)品和技術(shù)的發(fā)明，競爭對手的信息以及客戶信息。分析行業(yè)和客戶的特殊性，吸取競爭對手的優(yōu)點，采取符合市場變化、項目特點和客戶需求的項目管理方式。3 歷史項目的信息。通過對項目歷史信息的了解，歷史項目在實施過程中遇到的問題和采用的解決辦法對項目計劃的制定和實施都有參考意義。很多公司都有專門的電子化數(shù)據(jù)庫，方便信息管理人員隨時進行查閱和參考。即使沒有數(shù)據(jù)庫，也可以通過相關(guān)的項目參與人了解歷史項目的實施情況。 信息管理部門要在了解足夠多的項目信息的基礎(chǔ)上，選擇合適、有效

23、地分析工具和模板對信息進行整理，為項目的管理和執(zhí)行提供決策支持；在項目實施過程中實時對項目信息進行控制和反饋，保證項目按照目標方面進行。（三）項目控制階段的信息管理項目的控制管理主要是貫穿在項目的整個進行過程，為了保證項目按照目標進行，深入挖掘和分析項目信息，及時反饋到項目的計劃和實施階段，預(yù)防項目風(fēng)險的產(chǎn)生。項目控制必須要對項目的整體運行情況進行不間斷的跟蹤和監(jiān)控，以項目進展的信息進行搜集和分析，對比項目的預(yù)期目標，在出現(xiàn)偏差和失誤進行及時的分析和糾正。其中最主要的三個方面是項目質(zhì)量的信息管理、項目成本的信息管理和項目進度的信息管理。1 項目質(zhì)量的信息管理。項目的質(zhì)量是項目執(zhí)行的最終目的。項

24、目作為針對的、目的性強烈的一次性活動，對質(zhì)量的要求很長高。項目的質(zhì)量信息都是以具體項目的質(zhì)量指標為中心，通常項目標準包括兩類：一是行業(yè)內(nèi)的全球質(zhì)量標準，另一個是公司或項目所執(zhí)行的特有的質(zhì)量標準。在項目的實施階段搜集的項目信息根據(jù)經(jīng)驗進行排列，并以數(shù)據(jù)的形式表現(xiàn)出來。在整個實施階段要定期將項目本身得到的項目信息和項目計劃的預(yù)計質(zhì)量信息對性對比，及時將偏差進行向上的反應(yīng)。信息管理部門在質(zhì)量信息出現(xiàn)偏差后傳遞給相關(guān)技術(shù)部門進行原因的分析，并制定解決方案和對策。最后將解決方案傳遞給實施基層進行項目的修正。2 項目成本的信息管理。對項目的成本信息進行管理的目的是為了資金的開源和截流。項目的成本信息主要包

25、括項目在運行過程中的開支和費用等信息的總和。與項目質(zhì)量信息管理類似的是，使用的都是運行過程信息和預(yù)計信息的對比來進行管理的考核。因為在項目的計劃中對項目實施的每個階段消耗的資源和費用都有詳盡的描述，將項目實施過程費用的開銷與預(yù)計信息對比后，對發(fā)生偏差的內(nèi)容進行分析后，擬定相關(guān)的調(diào)整方案，在領(lǐng)導(dǎo)審批后才可以由實施部門進行調(diào)整。但是成本的現(xiàn)金流分析所使用的數(shù)據(jù)都是通過估算和預(yù)測獲得的，存在不確定性，這也是我國目前在進行項目管理中比較敏感和弱勢的地方。3 項目進度的信息管理。盡管“按時、保質(zhì)的完成項目”是項目管理的最優(yōu)情況，但是工期拖延的情況卻頻繁發(fā)生。項目進度管理，也稱為項目時間管理，主要是為了保

26、證項目按時完成、發(fā)揮最佳的工作效率和資源的合理分配。項目改的進度管理主要有五個階段，項目的活動定義，項目活動排序、項目工期估算、項目安排進度表和項目的進度控制。這個過程信息管理的及時、準確性是進行進度嚴格管理的保證，對于項目活動都以文檔形式進行清單管理，以便其他成員或者過程進行使用和管理。（四）項目收尾階段的信息管理項目的收尾階段，主要是對項目的有關(guān)信息進行收集、整理、處理、存儲、傳遞和應(yīng)用等工作的總結(jié)，與傳統(tǒng)意義的文檔管理還是存在一定的區(qū)別，不但要對管理的紙質(zhì)介質(zhì)和電子介質(zhì)的信息進行管理，還要對項目成員間的口頭信息進行管理。盡管在項目信息管理的其他階段對項目有關(guān)信息也都進行了有序的管理，但是

27、企業(yè)由于存在大量的項目，不可避免會出現(xiàn)很多信息都分散在郵件、電腦或者文件服務(wù)器中，項目的信息管理人員要及時進行管理，將每個項目積累的經(jīng)驗和知識進行整理，形成電子數(shù)據(jù)庫，以供以后的項目進行參考。它主要是以項目管理中的文檔和資料為核心，建立專門的項目管理門戶，及時發(fā)布項目的有關(guān)信息，進行項目文檔資料的整理，對項目文檔資料進行權(quán)限管理，建立項目成員的協(xié)同的工作環(huán)境，方便文檔的共享，保證文檔的安全，更好的為企業(yè)的項目信息管理進行服務(wù)。六、目前項目管理中信息管理的運行模式（一）項目管理中的信息管理應(yīng)遵循的原則從項目管理的工作職能來看，為了保證信息管理在項目管理中有效地發(fā)揮作用，必須遵循以下幾個原則：1

28、項目信息管理的準確性。也就是說所進行管理的信息必須是真實的，能夠客觀的反應(yīng)項目管理的實際情況；虛假的、水分的信息會對組織的決策者產(chǎn)生錯誤的引導(dǎo)，使其判斷和決策失誤。2 項目信息管理的及時性。信息是具有時效性的，因此在信息的管理活動中，信息的檢索、加工和傳遞一定要迅速，這樣才是使管理者不會錯過對項目管理活動做出反應(yīng)和決策的時機。不能及時提供給項目管理人員和相關(guān)實施人員的信息，就不具備信息的支持決策作用，會給項目管理帶來損失。3 項目信息管理的適用性。在一個項目中存在很多工作性質(zhì)和工作范圍并不相同的管理職能部門，不同的部門對信息的種類、內(nèi)容和范圍的要求是不同的。因此，信息管理部門在進行信息的搜集和

29、加工一定有目的性和針對性，有計劃的進行相關(guān)工作。（二）信息管理組織結(jié)構(gòu)企業(yè)要在項目管理的過程中實施信息管理，就必須調(diào)整現(xiàn)行的項目組織架構(gòu)，基于以上原則，筆者對信息管理部門的組織架構(gòu)和項目管理的整體組織架構(gòu)進行了分析和整體，提出了信息管理在項目管理總應(yīng)用的基本機構(gòu)框架。1 項目管理的整體架構(gòu)調(diào)整目前國內(nèi)進行項目管理中多以傳統(tǒng)的職能式組織結(jié)構(gòu)為主，多是采用從上而下傳遞信息或者項目經(jīng)理負責傳遞信息（如下圖），存在很大的漏洞和缺陷。由于科學(xué)技術(shù)的進步和市場競爭的發(fā)展，在項目管理過程中對信息處理的質(zhì)和量都有更高的要求，因此要在項目組織中設(shè)置專門的信息結(jié)構(gòu)對項目所有組的信息進行傳遞和處理。C1nD12nD

30、122D121C12C11B1B2B3BnCnnCn2Cn1A圖4：傳統(tǒng)項目管理職能式組織結(jié)構(gòu) 信息部門就是獨立于傳統(tǒng)職能式組織結(jié)構(gòu)的專門為決策層進行服務(wù)的信息處理加工部門.如下圖所示，其與項目管理每個組織都是進行雙向的信息溝通，通過電話、網(wǎng)絡(luò)等方式對與項目部門進行了信息的鏈接。這樣不但沒有破壞傳統(tǒng)職能式結(jié)構(gòu)的臨近級信息溝通，也將原來的較長的信息傳遞鏈進行了簡化，縮短了項目信息進行傳遞的時間和層次。這樣對信息的反應(yīng)速度、傳遞的準確性和減少決策層的信息處理量都有很大的應(yīng)用價值。AB1B2B3BnC11C12C1n項目信息管理部 門Cn1Cn2Cnn圖5：信息部門與各部門的信息鏈如下圖所示，為每一

31、個部門高管理層都配置專門的信息辦公室（information office），信息辦公室的職責是接受和輔助處理來自下層的信息，將大量的、冗繁的信息進行處理，將其中與項目目標有關(guān)的項目關(guān)鍵信息（比如項目的三大目標，質(zhì)量、費用和進度）整理和分析后傳遞給管理層，從而減少了管理層處理信息的時間，提高了項目的整體運行效率。而且由于信息辦公室處理信息的專業(yè)性，能夠更加專業(yè)的對信息所反應(yīng)的實際工作進行分析，提高了高層信息處理和決策的準確度，是項目合理有序的向管理目標運行。AB1B5BnB4B3B2IO1圖6：信息辦公司輔助進行信息管理結(jié)構(gòu)圖信息結(jié)構(gòu)的組織通過細化形成每個子信息辦公室，IO1專門負責輔助A進行

32、信息管理，并且為A過濾來自B的信息。同樣可以設(shè)立從C到B的信息辦公室，輔助B來處理來自C的信息，從而也減少B層的信息處理量。但是在這個過程中，信息辦公司的設(shè)立要靈活，結(jié)合上下層間的聯(lián)系程度和信息量的多少來有效控制信息辦公室的設(shè)立，從而降低項目的運營成本。而且信息辦公室的人員配置也應(yīng)當按照所輔助層級的不同和信息量處理的多少進行區(qū)別設(shè)置。2 信息管理部門組織架構(gòu)。項目的信息管理部門需要具有靈活的組織、統(tǒng)一的管理、資源的共享和運作效率的高效。因此結(jié)合項目管理和信息管理的特點，筆者提出了以下模型進行參考：企業(yè)信息主管（CIO）資源管理設(shè)計開發(fā)運行維護項目管理總體規(guī)劃部門l 資源的統(tǒng)一調(diào)度、分配和管理l IT規(guī)劃l 信息化標準l 技術(shù)選型l 安全策略l 系統(tǒng)分析l 系統(tǒng)設(shè)計l 系統(tǒng)開發(fā)l 系統(tǒng)測試l 項目全過程管理l IT基礎(chǔ)設(shè)施l 應(yīng)用系統(tǒng)l 技術(shù)支持圖7：企業(yè)信息管理部門組織架構(gòu)參考模型 在實際運行中，該模型最上層的企業(yè)信息主管（CIO）主要負責對項目的信息管理結(jié)合企業(yè)的整體戰(zhàn)略進行整體管