公文寫作習(xí)題集答案11-13

1、第十一章公文辦理程序第一節(jié)公文辦理程序概述（1）公文辦理程序：就是指公文在機關(guān)內(nèi)部形成到運轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。（2）公文辦理示意圖：略。P305第二節(jié)收文辦理程序收文：是指機關(guān)文書部門收進行外文單位發(fā)來的文件材料。收文辦理：是指文書部門收到文件材料后，在機關(guān)內(nèi)部及時運轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全過程。組成這一過程的一系列相互銜接的環(huán)節(jié)稱之為收文辦理程序。過程包括：簽收、拆封與登記；分發(fā)與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。分述如下：（1）簽收、拆封和登記1）簽收。是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運轉(zhuǎn)的安全可靠。機關(guān)的收文主要有三個

2、一是機要交通送來的機要件；二是郵局送來的掛號函件和電報；三是外機關(guān)和部門直接送來的文件材料。對照公文投遞單或送文登記簿認真清點，做到四查清：1.查清信封或封筒上的收文機關(guān)名稱，是否確屬本機關(guān)的收文，以防錯投、錯收；2.查清文件號碼與遞送人在簽收登記上所登的號碼是否一致；3.查清文件封口是否破損，包裝是否牢固，如發(fā)現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆等情況，應(yīng)及時追查原因；4.查清文件的登記件數(shù)與實有件數(shù)是否相符。2）拆封。1.對于寫明某某領(lǐng)“親收”、“親啟”的封件，則由領(lǐng)導(dǎo)人本人拆封或由其委托的人代拆。2.密件則應(yīng)交機要文書或機要室拆封。3）登記。就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的、去向

3、，經(jīng)保正文件的收受和處理。公文登記的作用主要有：1.便于管理和保護文件，防止積壓和丟失；2.便于檢查和檢索文件；3.便于文件的統(tǒng)計和催辦工作；4.作為核對與交接文件的憑據(jù)。公文登記的具體范圍：1.上下級機關(guān)文件。包括指導(dǎo)性、參閱性和需要辦理的文件；2.下級機關(guān)文件。包括請示、報告性文件；3.重要的帶有密級的刊物、資料；4.其他機關(guān)商洽問題和需要答復(fù)的文件；5.上級機關(guān)召開會議印發(fā)的會議文件材料。不必登記的材料和文件：1.各種公開的和內(nèi)部不保密的出版物；2.一般的公開信和不應(yīng)拆的私人信件；3.已被綜合性文件包括的文件材料；4.行政事務(wù)性的通知、便函、介紹信和請柬等；5.領(lǐng)導(dǎo)“親收”、“親啟”件，

4、這類信件應(yīng)由收件人本人或其委托人收閱后，認為須交機關(guān)存查或處理的，再行登記，并交有關(guān)部門處理。外收發(fā)文登記項目包括：收到文件的流水順號、收到日期、來文機關(guān)、來文封皮號、密級、分送部門、簽收、備注等。（外收發(fā)使用的收文登記簿P308）內(nèi)收發(fā)的收文登記主要項目應(yīng)包括：收文順序號、收到日期、來文機關(guān)、來文字號、標(biāo)題或摘由、密級、份數(shù)、承辦單位、簽收人、復(fù)文號、歸入卷號、備注等。收文登記的形式：薄冊式、聯(lián)單式、卡片式.（具體參見：P309-313）（2）分發(fā)和傳閱1.分發(fā)。亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時、準(zhǔn)確地將收來文件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員

5、閱辦。分發(fā)的原則和具體要求是：5點。略。P3142.傳閱。是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機關(guān)各們領(lǐng)導(dǎo)人和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。屬于傳閱件之列的主要包括：1.上級機關(guān)的指導(dǎo)性文件或重要會議文件；2.需要幾位領(lǐng)導(dǎo)共同批辦的文件，包括上級機關(guān)和有關(guān)部門的專項業(yè)務(wù)文憑，下級機關(guān)的請示，以及本機關(guān)制發(fā)的需要會簽的文件等；3.機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在文件上有重要批示，需其他領(lǐng)導(dǎo)同志和部門閱知閱辦的文件。傳閱文件應(yīng)當(dāng)注意的問題：1.傳閱的順序，一般應(yīng)先送給機關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)、主管負責(zé)人和主管業(yè)務(wù)部門閱讀，然后送其他有關(guān)需要閱知的對象；2.傳閱文件應(yīng)以文書人員為中心進行傳遞，

6、這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳閱”；3.在傳閱過程中或傳閱完畢后，文書人員要及時對文件進行檢查，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示時，要按批示意見進行處理；4.每份傳閱文件，都應(yīng)由文書部門在文件首頁附上文件傳閱單。文件閱畢后，閱讀人員要在文件傳閱單上簽注姓名和日期。（文件傳閱單和閱讀通知見P316）（3）擬辦、批辦與承辦1）擬辦。是指對來文的處理提出初步的意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時參考。做好擬辦工作，要做到以下幾點：1.擬辦之前，要認真研究公文的內(nèi)容和發(fā)文機關(guān)的要求，弄清來文的背景，查明問題的癥結(jié)所在，便有針對性的提出切實可行的擬辦意見。2.要清楚地掌握有關(guān)政策和規(guī)定，力求使擬辦意見既符合實際情況，又符合政策規(guī)定。3

7、.要熟悉業(yè)務(wù)。4.擬辦意見要周到，要綜合考慮各方面的因素和影響。5.擬辦意見不是具體的承辦計劃或方案，文字要簡明扼要。2）批辦。是指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對送批的文件如何處理所作的批示。批辦的主要內(nèi)容包括：1.提出處理該份文件所述問題的原則和方法。2.提出并指明負責(zé)承辦該文件的單位或者承辦人，規(guī)定承辦的時限。3.凡是需要兩個單位或者人員共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執(zhí)行。4.名項批辦意見，均應(yīng)鄭重地填寫在公文處理清單的“批辦意見”欄目內(nèi)，并簽署批辦人姓名日期。3）承辦。是指機關(guān)有關(guān)部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復(fù)文。公文承辦有兩方面的意思：一是從業(yè)務(wù)部門來說，

8、承辦是指對具體工作問題的執(zhí)行和處理，如上級的有關(guān)政策、規(guī)定，要組織學(xué)習(xí)和貫徹落實；平級機關(guān)來函商辦的業(yè)務(wù)問題，要進行調(diào)查和辦理。二是從公文處理工作來說，主要是批指根據(jù)擬辦和批辦的意見辦理復(fù)文（指那些必須回復(fù)的來文）承辦部門或承辦人員在辦理來文過程中要注意幾點：1.對有領(lǐng)導(dǎo)具體批示的意見的公文，一定要認真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖辦理復(fù)文。2.對沒有領(lǐng)導(dǎo)簽署批辦的意見的公文，即一般性文件，應(yīng)根據(jù)有關(guān)的文件精神、按照規(guī)定或按以前的慣例，酌情辦理。3.對領(lǐng)導(dǎo)批辦要求本部門牽頭與其他部門或單位聯(lián)合辦理的公文，本部門要先擬出復(fù)文稿請有關(guān)部門或單位會商，并由本部門和有關(guān)部門負責(zé)人簽名后，再報請機關(guān)

9、領(lǐng)導(dǎo)審批。4.來文內(nèi)容涉及到以前的收文或其他有關(guān)材料時，承辦人要查找或調(diào)閱有關(guān)文件材料作為承辦復(fù)文的參考，不能憑記憶辦事，以防出錯。（4）催辦、查辦與注辦1）催辦。是指那些必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。催辦的目的：是為了避免辦理拖沓，文件積壓，克服官僚主義，加速文件運轉(zhuǎn)，提高機關(guān)辦事效率的重要措施。催辦工作一般有兩種情況：一是對內(nèi)催辦。主要內(nèi)容是：上級機關(guān)發(fā)來本機關(guān)的文件，特別是要及時回復(fù)的文件的催辦；平行或不相隸屬的機關(guān)單位向本機關(guān)聯(lián)系商洽工作的文件的催辦；下屬單位主送本機關(guān)的請示性文件的催辦；本機關(guān)下發(fā)所屬單位需要回復(fù)文件的催辦。二是對外催辦

10、。主要是指本機關(guān)上行或平行需要對方回復(fù)的文件的催辦。催辦工作應(yīng)當(dāng)注意做到的幾點：1.要明確催辦范圍。2要明確催辦落實。3.要建立和加強公文催辦工作的組織機構(gòu)。催辦的形式：口頭催辦、電話催辦和書面催辦等。選用形式的方法：1.在機關(guān)內(nèi)部，盡可能由催辦人員上門當(dāng)面催詢，了解有關(guān)公文的承辦情況，也可以利用分送文件給領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)人員的機會進行口頭催辦。2.對外機關(guān)，可由催辦人向承辦單位或者承辦人用電話進行催詢，或用發(fā)便函、催辦單等方式進行催辦。3.如果為了便于掌握情況，由負責(zé)內(nèi)收發(fā)的文書工作人員兼管公文催辦工作時，就可以利用收文登記薄將必須催辦的文件登記，注明承辦時間，在辦理答復(fù)以后，立限即填上復(fù)文

11、號，然后經(jīng)常檢查登記簿來掌握文件催辦的進展情況。2）查辦。是指文書工作人員協(xié)組機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檢查各項方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實，以及對某些問題進行查處，解決的一項承辦性工作。一般在縣以上的黨委辦公廳（室）內(nèi)部都設(shè)有專門機構(gòu)，其任務(wù)是督促檢查并協(xié)助辦理下列問題：1.淀領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)各項方針政策、決議的貫徹落實情況；2.各種會議的決辦事項；3.文件、電報的擬辦、擬復(fù)事項；4.對需要解決的重大問題提出查辦意見，報請領(lǐng)導(dǎo)批示；5.領(lǐng)導(dǎo)批示或交辦的事項。查辦與催辦的異同：相同：都是對公文的承辦情況進行督促檢查或催詢。區(qū)別：1.查辦主要是對大政方針的貫徹落實情況進行督促檢查，可辦的事項要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示或授權(quán)后才能

12、進行；而催辦則是文書部門的一項例行性工作，凡應(yīng)催辦的公文。文書部門應(yīng)按承辦時限的要求主動進行催辦。2.查辦的實質(zhì)是督促檢查，限期落實，是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)同官僚主義作風(fēng)作斗爭的一種手段，查辦的重點在于查證落實；而催辦作為收文處的一道程序，一般只是限于了解是否已經(jīng)辦理，對如何辦理及辦理結(jié)果是不大過問的。查辦工作一般按以下程序進行：1.閱讀有關(guān)材料，搞清查辦的問題。2.查辦立項。這是法定程序。立項內(nèi)空包括五要素：A.確定查辦的事由；B.明確辦理要求；C.指明承辦單位或承辦人；D.規(guī)定完成時限；E.提出辦結(jié)后的反饋要求。3.查辦的辦理。分兩種情況：一種是轉(zhuǎn)出交辦；一種是由查辦人員直接承辦。4.查辦的結(jié)果與反饋

13、。（結(jié)果的幾種情況：A.肯定的。即反映問題屬實，按規(guī)定作了處理；B.否定的。即反映問題失實，向批示人、當(dāng)事人說明了情況；C.部分肯定，部分否定。D.事件的范圍有所擴大，即由一個問題涉及一片，或一個人的問題牽涉到同類事、同類人的問題。）5.立卷歸檔。3）注辦。是指對公文承辦結(jié)束后，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡要說明。注辦一般包括以下內(nèi)容：1.一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書人員應(yīng)注明閱畢的日期。2.需要辦理復(fù)文的文件，辦理后要注明“已復(fù)文”，并注上復(fù)日的日期和文號。3.用口頭或電話答復(fù)的要注明時間、地點、接談或接電話有、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字。4.不需復(fù)文的文件要注明“已閱”、“

14、已辦”、“已摘記”等字樣。第三節(jié)發(fā)文辦理程序發(fā)文：是指機關(guān)文書部門根據(jù)機關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料，包括本機關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復(fù)印的文件材料等。發(fā)文辦理：就是指文件從擬稿到印制發(fā)出的整個運轉(zhuǎn)過程。發(fā)文辦理程序由擬稿、審核與簽發(fā)；核發(fā)、繕印與校對；用印、登記與分發(fā)等環(huán)節(jié)組成。（1）擬稿、審核與簽發(fā)1）擬稿。公文擬稿是公文承辦人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)交擬或批辦的意見草擬文稿的過程。公文擬稿必須注意的問題：7點。略。P3262）審核。是指公文的草稿在送交機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)以前，對公文的內(nèi)容、體式進行的全面審核和檢查。公文的審核要做到“六查”：1.查是否需要行文，以什么名義行文。2.查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政

15、策以及上級有關(guān)規(guī)定是否一致，與平行機關(guān)和部門已有的規(guī)定是否矛盾。3.查要求和措施是否明確具體，切實可行。4.查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽。5.查文字表述是否正確、簡練、條理清楚，標(biāo)點使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范。6.查公文格式是否符合規(guī)定。關(guān)于上面第4條目前沒有切實把好關(guān)的主要有幾個問題：略。P328）公文格式的審核主要包括：1.查文種的使用是否恰當(dāng)。2.查公文標(biāo)題是否能正確體現(xiàn)文件內(nèi)容；3.查公文格式安排是否得當(dāng)。3）簽發(fā)。是指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審批。需要注意的幾個問題：1.機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在簽發(fā)公文時，必須確認是自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)公文才有權(quán)簽發(fā)，不可越級簽發(fā)公文

16、。2.以機關(guān)內(nèi)某個部門名義的發(fā)文，可由部門負責(zé)人簽發(fā)。3.簽發(fā)人在簽發(fā)文件時，必須對文件的內(nèi)容和文字作嚴格的審閱修改對其所簽發(fā)的公文內(nèi)容和文字表達的正確性應(yīng)負完全責(zé)任。4.文件經(jīng)簽發(fā)人審批同意發(fā)出時，簽發(fā)有應(yīng)在送簽的發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)明確寫上“發(fā)”、“印發(fā)”、“急發(fā)”等字樣，并簽署全名，注明年月日。5.幾個相關(guān)或部門的聯(lián)合發(fā)文，一般應(yīng)由主辦該公文的單位負責(zé)，送請有關(guān)聯(lián)署機關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人會簽。（2）核發(fā)、繕印與校對1）核發(fā)。是指在公文正式印發(fā)之前，對經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿進行復(fù)核并確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)的一項工作。核發(fā)的內(nèi)容與要求：1.文稿是否按規(guī)定程序報請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批，審批手續(xù)是否完

17、備，及審批意見是否明確，審批人是否簽署全名及時間等。2.文稿中的人名、地名、時間、數(shù)字、引文和文字表述、密級、印發(fā)（傳達）范圍、主題詞是否正確、恰當(dāng)，標(biāo)點符號、計量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合規(guī)定。3.編排發(fā)文字號。4.對需要標(biāo)明密級、緊急程度有公文進行標(biāo)注。5.確定分送單位和印制份數(shù)。2）繕印。是指對已簽發(fā)的公文定稿進行印制?？樣」囊⒁獾膯栴}：5點。略。P3313）校對。是指將公文的謄寫稿、打印稿清樣與經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的原稿核對校正，以修改和稍除書寫、排字上的錯誤。公文校對的兩種方法：一是由印制單位先校對一次或者兩次，然后再次由承辦人校對一次；另一種方法是完全由承辦人員負責(zé)校對

18、。校對公文必須注意以下幾點：4點。略。P332（3）用印、登記與封發(fā)1）用印。是指在印好的文件上加蓋機關(guān)印章。公文用印要注意幾個問題：5點。略P3332）發(fā)文登記。一切發(fā)出的文件，均應(yīng)進行登記。發(fā)文登記一般采用薄冊式形式。三種形式見P308-3133）封發(fā)。是指對準(zhǔn)備發(fā)出的文件進行分裝和發(fā)送。封發(fā)文件應(yīng)注意幾點：5點。略。P334第十二章公文立卷工作第一節(jié)公文立卷概述（1）公文立卷與案卷公文立卷，是指機關(guān)文書部門將已辦理完畢的，具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。案卷：是指有關(guān)某一問題或某項工作活動的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件材料組合體。是文書檔案的基

19、本保管單位。從四個方面來理解這兩個概念：1.公文立卷，是將已辦理完畢的文件組合成案卷。必須是辦理完畢的文件。辦理完畢指的是在公文處理程序上已經(jīng)辦理完畢。而非事情已辦理完畢。2.公文立卷，是將有一定查考利用價值的文件組合成案卷。必須是有一定查考利用價值的文件。3.公文立卷，是按文件在形成過程中的內(nèi)在聯(lián)系和一定的規(guī)律組合成案卷。必須按照文件在自然形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組卷。4.通過公文立卷所組成的案卷是文書檔案的基本保管單位和統(tǒng)計單位。機關(guān)公文處理部門在確定各類不同文件的歸卷時間上，應(yīng)掌握的幾點：4點。略。P342（2）公文立卷的意義1.公文立卷能夠保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于文件的查找利用

20、。2.公文立卷可以維護文件的完整與安全，便于文件的保管。3.公文立卷，為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。第二節(jié)公文立卷工作的組織（1）建立和健全文書部門立卷制度文書部門立卷制度：是指由機關(guān)的承辦和處理公文的部門負責(zé)進行立卷的制度。1.）文書部門立卷制度的確立與推行。（發(fā)展過程p347）2）文書部門立卷制度的優(yōu)越性：1.堅持文書部門立卷，可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本職業(yè)務(wù)和文書處理過程的長處，便于提高案卷質(zhì)量和立卷工作的效率。2.堅持文書部門立卷，可以有效地避免和防止文件的散失，有利于文件材料的齊全完整，以及保守黨和國家的秘密。3.堅持文書部門立卷，文書部門就可以暫時保存當(dāng)年的文件材料，有關(guān)承辦人員查閱文件就

21、比較方便。4.堅持文書部門立卷，按年度集中歸檔，并且確保案卷質(zhì)量，從而促進機關(guān)檔案室工作，提高檔案管理水平，更好的為機關(guān)工作服務(wù)。（2）正確選擇立卷地點立卷地點的選擇，亦即選擇立卷環(huán)節(jié)，是指文書立卷工作究竟放在機關(guān)的哪一層，或者機關(guān)的哪些機構(gòu)、單位，由誰來負責(zé)立卷的問題。1）選擇機關(guān)公文立卷的地點應(yīng)考慮的相關(guān)因素：1.被確定為立卷地點的文書部門要直接經(jīng)手文件的處理。2.對立卷地點所經(jīng)手處理文件的數(shù)量有一定要求。3.確定立卷地點時，還要考慮機關(guān)辦公地點的分布情況。2）各類機關(guān)單位對公文立卷地點的正確選擇：1.對一些比較小的機關(guān)或基層單位來說，可以考慮由機關(guān)的辦公室或者秘書室來負責(zé)集中進行立卷的工

22、作。2.對于一些中等機關(guān)或者大機來說，如駐地比較分散，文件數(shù)量又較多，則可以考慮各自確定立卷地點；如駐地比較集中，文件數(shù)量不算多，則可以考慮集中在秘書部門進行立卷。3.對于財會、人事、信訪、保衛(wèi)等業(yè)務(wù)性質(zhì)具的特殊的組織機構(gòu)來說，就可以考慮由他們自己來單獨進行立卷。4要恰當(dāng)?shù)剡x擇和確定立卷人員。（3）明確公文立卷的范圍文書立卷的范圍：就是確定機關(guān)工作活動中形成并處理完的文件材料哪些應(yīng)該立卷，哪些不該立卷。1）應(yīng)該立卷的文件材料范圍，歸納為：1.上級機關(guān)的文件材料：4點。P3542.本機關(guān)的文件材料：10點。P3543.同級機關(guān)非隸屬機關(guān)的文件材料；2點。P3554.下級機關(guān)的文件材料：2點。P3

23、55.2）不需要立卷歸檔的文件材料范圍：7點。P355.3）公文立卷的分工。是指哪一級的文件由哪幾個機關(guān)或部門立卷。其作用是：是了避免各黨政機關(guān)或部門之間在立卷時發(fā)生不必要的重復(fù)或遺漏。四種立卷分工情況：P355.1.上級黨政機關(guān)的來文。2.本機關(guān)的文件。3.下級機關(guān)的文件。4.會議文件。第三節(jié)公文立卷的原則和方法（1）公文立卷的原則和要求1）原則：保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)公保存價值，便于保管和利用。2）三方面要求：1.公文立卷必須保持文件之間的歷史聯(lián)系。即文件材料在形成和處理過程中的內(nèi)部相互間的關(guān)系。2.公文立卷應(yīng)當(dāng)區(qū)公文件材料的保存價值。3.公文立卷應(yīng)當(dāng)使立成的案卷便于保管和利用。（2）

24、公文立卷的基本方法基本方法：遵循公文立卷的原則與要求?？茖W(xué)地選用公文中某些特征作為立卷標(biāo)準(zhǔn)，把文件組合成案卷。1）根據(jù)文件特征組卷。將有共同特征和聯(lián)系密切的文件組合在一起立卷；將不同特征和聯(lián)系不密切的文件分開立卷。公文立卷“六個特征”：問題特征、時間特征、文種特征、作者特征、地區(qū)特征和通訊特征。1.問題特征。是指文件材料的內(nèi)容所反映的問題、事物、事件、工作性質(zhì)等具有的共同特點。按問題特征立卷就是將有關(guān)同一人物、同一事物、同一問題或同一工作性質(zhì)等形成的文件材料，組合在一起進行立卷的方法。4點P364.2.時間特征。是指文件形成的時間和文件內(nèi)容所針對的時間。按時間特征立卷，就是將形成于同一時間的文

25、件或內(nèi)容針對同一時間的文件組合在一起的立卷方法。10點。P3663.名稱特征。是指公文文種的名稱。按名稱特征立卷，就是把相同文種名稱的文件組合在一起進行立卷的方法。P3684.作者特征。是指制發(fā)文件的機關(guān)、單位或個人。按作者特征立卷，就是將反映同一作者制發(fā)的文件組合在一起立卷的方法。注意問題：2點。P368.5.地區(qū)特征。又稱地理特征，是指文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)，又指文件作者所在的地區(qū)。按地區(qū)特征立卷就是將內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組合在一起的立方法。6.通訊者特征。是指文件的收發(fā)或問答雙方。按通訊特征立卷，就是將針對一個或幾個問題雙方機關(guān)的問復(fù)往來的文件組合在一起進行立卷的方法。2）“六個特征”在

26、組卷時的靈活運用。一個案卷內(nèi)結(jié)合使用多個特征立卷是比較科學(xué)的方法。3）適當(dāng)照顧文件的保存價值組卷，劃分文件的保管期限。1.列為永久保存。是指那些反映機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的文件材料。主要包括兩部份：A.本機制定的屬于法規(guī)政策性文件，處理重要問題形成的文件材料，召開重要會議的主要材料，重要的請示、報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表，以及有關(guān)機構(gòu)演變、機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料等；B.直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料，以及非直屬上級機關(guān)針對本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料。2.列為長期保存。是指那些反映本機關(guān)一般工作活

27、動，在較長時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的文件材料。期限為16-50年左右。主要包括兩部份：A.本機關(guān)一般工作問題的文件材料，一般會議的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，下級機關(guān)報送這的重要總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。B.直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料，下級機關(guān)報送的重要總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。3.列為短期保存。是指那些只在較短時間內(nèi)對本機關(guān)有參考利用價值的文件材料。期限為15年以下。主要兩部份：A.本機關(guān)一般事務(wù)性材料。如月份工作計劃，有參考價值的事務(wù)性文件材料，與有關(guān)機關(guān)協(xié)商工作的一般往來文書。2.上級機關(guān)和同級機關(guān)頒發(fā)的非本機關(guān)

28、主管業(yè)務(wù)但要貫徹的文件材料，下級機關(guān)報送的一般工作總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。第四節(jié)公文立卷的準(zhǔn)備工作公文立卷工作不能等到一年終了才開始動手，而應(yīng)該在當(dāng)年工作進行的過程中，隨時為立卷做好必要準(zhǔn)備：一事先編制好立卷類目；二堅持做好平時歸卷工作。（1）預(yù)編立卷類目立卷類目也稱歸卷類目、案卷類目。編制立卷類目，是指機關(guān)文書部門在一年的實際文件沒有形成以前，根據(jù)本機關(guān)工作活動的規(guī)律，預(yù)測該年可能形成的文件，按照立卷的原則要求和方法，事先擬制出來的歸卷條目。立卷類目大體上可分兩種：一種是綜合的立卷類目，它是指編制一個綜合的包括機關(guān)各個內(nèi)部組織機構(gòu)在內(nèi)共同使用的立卷類目；另一種是分編的立卷類目，是指針

29、對機關(guān)各個內(nèi)部組織機構(gòu)形成文件的不同特點而分別編制的立卷類目。編制立卷類目由誰來負責(zé)進行？一般地說，立卷類目應(yīng)該由各機關(guān)文書處理部門會同秘書部門、機關(guān)檔案室共同研究進行編制或者修訂，并經(jīng)機關(guān)秘書部門負責(zé)人最后審閱和定稿。在編制立卷類目之前，應(yīng)當(dāng)注意和研究的幾個問題：4點。P374立卷類目的結(jié)構(gòu)主要由類名和條款兩部分組成：1.類名。即類別，是綜合概括歸卷文件材料的類屬名稱。文件材料的類別劃分有兩種方法：一是按工作性質(zhì)分類，如組織類、宣傳類、文教類等。二是按組織機構(gòu)分類，直接用各機關(guān)或部門的名稱作類別名，如宣傳部文件、組織部文件等。2.條示。即條目，是類名之下按照立卷要求和方法概括出來的一組文件的

30、總標(biāo)題。擬制條款應(yīng)當(dāng)注意兩個問題：A.應(yīng)該按照立卷特征來擬制的關(guān)條款。B.應(yīng)當(dāng)照顧到文件的不同保存價值。條款的順序號：又稱文書處理號，或簡稱條款號。編號的兩種方法：一種是按大流水編號，即把一本類目的條款統(tǒng)一編號排序；另一種是采用分類流水編號，即分開類別，每類給一個代號。如第一類為“1-1".立卷類目的類別和條款的排列呈表格式，故也叫立卷類目表。（2）平時歸卷工作平時的歸卷工作：是指機關(guān)的公文立卷人員根據(jù)已編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的有關(guān)條款歸入卷內(nèi)。做好平時歸卷工作的作用：一是便于文書人員對辦理完畢的文件材料，根據(jù)其來龍去脈及時進行收集整理，保證其完整、齊全，

31、使之管理有條不紊，避平時文件分散、零亂，長期堆積和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，以充分發(fā)揮文書部門立卷的優(yōu)越性。二是便于機關(guān)、單位的辦文部門隨時利用，使承辦人員樂于將辦完文件及時清退給立卷人員，為年終整理歸檔文件材料打下良好的基礎(chǔ)。文件的平時歸卷，主要有以下幾個方面：5點。P378.第十三章案卷整理與歸檔案卷整理與歸檔：或稱正式立卷與移交歸檔，是機關(guān)文書部門在平時歸卷的基礎(chǔ)上，對案卷進一步系統(tǒng)整理編目，最終完成立卷工作，然后移交給機關(guān)檔案部門。它包括：組合案卷、編目成卷和移交歸檔等。第一節(jié)案卷的組合案卷的組合，簡稱組卷，指機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門在終或第二上半年對歸卷的各個條款內(nèi)的文件材料進行調(diào)整立卷、

32、卷內(nèi)文件排列和編號以及擬寫案卷標(biāo)題等一系列工作。（1）調(diào)整定卷，是指在平時歸卷的基礎(chǔ)上，詳細檢查每一條款中所積累的文件材料，進行適應(yīng)的調(diào)整，并且最后確定組合案卷的一項工作。1）調(diào)整定卷的必要性。從三個方面來分析比較。1.歸卷與立卷。歸卷不等于立卷。（詳見P380）2.卷夾與案卷。卷夾不等于案卷。3.條款名稱與案卷標(biāo)題。條款名稱不等于案卷標(biāo)題。2）調(diào)整定卷應(yīng)注意的問題：1.要檢查卷內(nèi)文件的成份。2.要檢查卷內(nèi)文件的聯(lián)系。3.要檢查卷內(nèi)文件材料的數(shù)量。4.要檢查卷內(nèi)文件材料的保存價值。（2）卷內(nèi)文件排列和編號1）卷內(nèi)文件排列。是指將每個案卷內(nèi)的文件按照一定的規(guī)律和順序進行系統(tǒng)化排列，保持文件之間的

33、有機聯(lián)系和條理性，使每一份文件在案卷內(nèi)都有一個回定的位置。卷內(nèi)文件的排列方法：可以按時間、問題、重要程度、文號、作者、地區(qū)、通訊者、文種名稱、人名的姓氏筆畫或拼音字母等順序進行排列。具體排列方法有幾種：1.按時間先后排列。2.按作者時間排列。3.按問題時間排列。4.按地區(qū)時間排列。5.按通訊者時間排列。6.按姓氏筆畫或拼音字母2）卷內(nèi)文件的編號。用阿拉伯?dāng)?shù)字給卷內(nèi)文件編頁號，以固定它們的排列順序，這樣就便于統(tǒng)計和保護文件。編號時，需要注意的幾點：3點。P383頁。1.凡是裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每一頁文件材料的正面右上角，背面的左上角填寫頁號。2.卷內(nèi)文件編號的范圍只限于卷內(nèi)有文字的文件材

34、料。3.編號應(yīng)當(dāng)先用鉛筆，經(jīng)檢查準(zhǔn)確無誤后，再用打號機打號。（“頁號”與“張?zhí)枴辈煌?，就以“頁”為單位。）?）擬寫案卷標(biāo)題案卷標(biāo)題：是案卷的名稱，也稱案卷題名，是對卷內(nèi)全部文件內(nèi)容的總概述。1）案卷標(biāo)題的結(jié)構(gòu)及標(biāo)法。通常應(yīng)當(dāng)標(biāo)明卷內(nèi)文件作者、問題、名稱三個基本部分。有些案卷標(biāo)題還需要標(biāo)明時間、地區(qū)、或通訊者，若標(biāo)通訊者，則取代作者位置。文種名稱則使用泛稱代之。排列順序通常是：（時間、地區(qū)）作者（時間、地區(qū)）問題名稱（通訊者）（泛稱）案卷標(biāo)題各項的一般標(biāo)法：1.標(biāo)明卷內(nèi)文件作者。是為了說明該卷內(nèi)的文件由誰形成，即指文件法定的作者，而不是指擬稿人或簽發(fā)人。2.標(biāo)明卷內(nèi)文件的問題。是案件標(biāo)題的核心

35、，必須使問題概括得全面、準(zhǔn)確、簡練。3.標(biāo)明卷內(nèi)文件的名稱。是反映文件的性質(zhì)和利用價值，一般寫在案卷標(biāo)題的末尾。4.標(biāo)明卷內(nèi)文件時間。這里所說的“時間”，是指標(biāo)明文件內(nèi)容針對的時間，而不是文件形成的時間。5.標(biāo)明卷內(nèi)文件通訊者。由往來文件組成的案卷應(yīng)標(biāo)明通訊者雙方，如果通訊者又不止一對時，可將問題要素插入通訊者此方與彼方之間，并將同一性質(zhì)的機關(guān)概括為總稱。6.標(biāo)明卷內(nèi)文件涉及的地區(qū)。當(dāng)案卷涉及到某某地區(qū)時，案卷標(biāo)題要標(biāo)明地區(qū)的名稱。2）案卷標(biāo)題的擬寫要注意的幾個問題：1.要注意政治上的正確性。2.要注意文字表述簡練通順、概括準(zhǔn)確。3.要注意案卷標(biāo)題的基本結(jié)構(gòu)要力要完整，合乎語法，標(biāo)點正確。第二

36、節(jié)編目成卷工作編目成卷工作，是指在組案卷的基礎(chǔ)上，對卷內(nèi)文件進行編目、裝訂、以及案卷的排列、編號等一系列工作。（1）案卷的編目案卷的編目，是指在卷內(nèi)文件排列編號的基礎(chǔ)上，填寫卷內(nèi)文件件目錄、備考表和案卷封皮等工作。1）填寫卷內(nèi)文件目錄。主要項目有：順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等。（表及詳見P390）2）填寫卷內(nèi)備考表。是用以注明卷內(nèi)文件材料需要說明的情況的表格，以備案卷移交檔案部門后管理人員和查檔人員對此卷有一概括了解。備考表置于案卷末尾，項目有：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名。（表及詳見P392）3）填寫案案

37、封皮。是指用以保護卷內(nèi)文件、標(biāo)注案卷內(nèi)容的卷皮，用牢固厚實的牛皮紙統(tǒng)一制作，使用毛筆正楷字填寫，起醒目作用，并便于長期保存。案卷封皮項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管理期限、件數(shù)、頁數(shù)、歸檔號等。（表及詳見P394）檔號：封面檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。由檔案部門填寫。全宗號是檔案館指定給立檔單位的編號，在一個檔案館內(nèi)全宗號不能重復(fù)；目錄號是全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在一個全宗內(nèi)案卷目錄不能重復(fù)；案卷號目錄內(nèi)案卷的順序編號，在一個案卷目錄內(nèi)案卷號不能重復(fù)。（2）案卷的裝訂與裝盒案卷的裝訂，是為了固定文件之間的排列順序，保護文件不受損壞和防止散失，便于保管和利用。案卷裝訂的

38、要求：整齊、牢固，不影響閱讀。裝訂、裝盒的案卷，應(yīng)根據(jù)不同情況，區(qū)別對待。一般來說帶底稿的文件為正卷，應(yīng)裝訂。第二套卷，即重份文件卷，應(yīng)裝盒。對永久、長期保存的案卷應(yīng)使用質(zhì)量較好的卷皮裝訂。短期保存的案卷則可采用簡易的卷皮裝訂。“散裝卷”的具體步驟和做法：1.對本單位每年應(yīng)該立卷歸檔的文件按照保管期限，劃分為永久、長期、短期三個部分；同在一保管期限的文件中，按內(nèi)容相近程度分為若干類，拆除文件上的金屬物，編頁號、填寫卷內(nèi)目錄。2.使用軟皮卷并用細線訂住每份文件，內(nèi)容緊密聯(lián)系的相關(guān)文件訂在一起，如正本與定稿、正件與附件、批復(fù)與請示、原件與批轉(zhuǎn)件等。軟卷皮封面印案卷封面項目，封二印卷內(nèi)文件目錄項目，封三印卷內(nèi)備考表項目，填寫要求與方法與硬卷皮相同。3.將每份訂好的文件裝入卷盒。卷盒外形尺寸采用300mX200mm（長X寬），其中根據(jù)需要分別設(shè)置30、40或50mm的規(guī)格。在盒蓋翻口外中部要設(shè)置繩帶，使盒蓋能緊扣住卷盒。卷盒封面為空白面，卷盒脊背項目包括全宗號名稱、目錄號、年度、起止卷。4.按照不同的保管期限對卷盒進行系統(tǒng)排列，編寫檔號、編制案目錄。卷脊項目的填寫方法同硬卷皮格