時間管理和個人成效

1、1一、課程導(dǎo)入一、課程導(dǎo)入二、時間是什么二、時間是什么三、什么是時間管理三、什么是時間管理四、時間管理的重要性四、時間管理的重要性五、如何做好時間管理五、如何做好時間管理六、個人成效六、個人成效23人生的每一剎那都是唯一的人生的每一剎那都是唯一的時間對盼望的人來說“實在太短”；時間對恐懼的人來說“實在太長”；時間對痛苦的人來說“實在太慢”；時間對快樂的人來說“實在太快”；時間對有愛心的人來說是永恒。朝菌朝生暮死；寒蟬春生復(fù)死；海龜生存500年；松柏樹、黃楊樹活數(shù)千年4 天底下每種事物都有其季節(jié)性，而每個時刻也都有其存在的目的，生命誕生的時刻；生命枯萎的時刻；播種的時刻；收成的時刻以及保持緘默的

2、時刻，挺身講話的時刻。舊約圣經(jīng)之傳道書 我們是每分鐘的主人，否則便是每分鐘的奴隸，我們利用時間，否則時間利用我們。5“不能管理時間，便什么都不能管理不能管理時間，便什么都不能管理” （美）杜拉克（美）杜拉克“管理”時間是不對的，“時間管理”就是“自我”管理什么是時間管理時間管理就是管理時間？6下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，你只需回答“Yes” Or “ No”.1 你通常工作很長時間嗎？2 你通常把工作帶回家嗎？3 你感到很少花時間去做你想做的事嗎？4 如果沒有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？5 即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問題或危機，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6 你的案頭有許多并不重要

3、但長時間未處理的文件？7 你經(jīng)常在做重要工作時被打斷嗎？8 你經(jīng)常占用用餐時間工作嗎？9 在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？10 你時常把工作推到最后一分鐘，然后很努力的去做完它們？11 你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12 你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13 當(dāng)你長休了一段時間，你是否有負(fù)罪感？14 你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15 你是否太忙于一些瑣碎的事而沒有去做與目標(biāo)一致的大事？16 你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？ 測測你的時間安排是否合理7 總結(jié)你的時間掌控總結(jié)你的時間掌控1216 “yes” 救命救命！你在時間管理上需改進812“yes”

4、48 “yes”04“yes”當(dāng)心！當(dāng)心！你需要重新審視你的時間行動指南可以可以！方向正確，但需要提高沖勁恭喜！恭喜！堅持并保留你的方法8案例：老王的故事延 誤原 因1、沒有以第一時間把報告做好拖延，沒有界定緩急先后2、打算做報告的當(dāng)天 下屬生病，代出席會議 上司緊急命令 一些電話 突發(fā)事件 緊急事件 被打擾3、下班回家交通堵塞 4 、看電視 不能自我約束5、放棄工作不能自我約束6、賴床不能自我約束7、沒有帶一些文件回家 善忘8、上班交通堵塞9平均平均8080歲壽命歲壽命1-20、60-80忽略不計，余40 1年為1寸 睡眠 8小時 13.3年 26.7一日三餐 2.5小時 4.2年 22.5

5、交通 1.5小時 2.5年 20電話 1小時 1.7年 18.3看電視、上網(wǎng) 3小時 5年 13.3看報、聊天 3小時 5年 8.3刷牙、洗臉、洗澡 1小時 1.7年 6.6休假、白日夢 鬧情緒、身體不適2小時 3.3年 3.33.310大石頭大石頭小沙子小沙子水水11課 程 目 標(biāo)知道什么是重要的知道什么是重要的做計劃做計劃實踐實踐 重要、計劃、實踐12時間的秩序時間的秩序時間箭頭將過去和未來區(qū)別開來,使時間有方向 面包的比喻面包的比喻錯誤：3成時間緬懷過去、3成時間夢想將來、 3成時間應(yīng)付目前的一切正確：8成時間應(yīng)付今天、1成時間借古今用作為參考 1成時間計劃未來13時間管理學(xué)的演變時間管

6、理學(xué)的演變記事便條做一些計劃、規(guī)劃分出優(yōu)先順序挖掘人的資源、重視人14I+重要性MIMIIMIIIMIVU+緊迫性I+ U+I+ UI U+I U工具：區(qū)分時間的重要性和緊迫性工具：區(qū)分時間的重要性和緊迫性重要的事：對個人工作生活會產(chǎn)生重大影響的事情。緊迫的事：此刻不做就會給我們帶麻煩的事情。緊迫的事情不一定是重要的事情。15緊急緊急 重要重要 不重要不重要 防患未然 改進產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機會 規(guī)劃、休閑 繁瑣的工作 某些信件 某些電話 浪費時間之事 有趣的活動重要重要與與緊要緊要之區(qū)別之區(qū)別從容人無用人 危機 急迫的問題 有期限壓力的計劃壓力人 不速之客 某些電話 某些信件與報告

7、某些會議 必要而不重要的事 受歡迎的活動無聊人不緊急不緊急16 偏重第一類事務(wù)，結(jié)果 壓力 精疲力竭 危機處理 忙于收拾殘局17 偏重第二類事務(wù)，結(jié)果偏重第二類事務(wù)，結(jié)果 有遠見，有理想有遠見，有理想 平衡平衡 紀(jì)律紀(jì)律 自制自制 少有危機少有危機18 偏重第三類事務(wù)，結(jié)果偏重第三類事務(wù)，結(jié)果 短視近利短視近利 危機處理危機處理 被視為巧言令色被視為巧言令色 輕視目標(biāo)與計劃輕視目標(biāo)與計劃 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂人際關(guān)系浮泛，甚至破裂 19偏重第四類事務(wù)，結(jié)果偏重第四類事務(wù)，結(jié)果 全無責(zé)任感全無責(zé)任感 工作不保工作不保 依賴他人或社會機構(gòu)維生依賴他人或社

8、會機構(gòu)維生20Diarize（定出做的時間） 變?yōu)镈o it latter（呆會做）4D原則Do it now！（馬上就做）Dont do it。（別去做了）重 要 緊 迫Delegate授權(quán)別人去做21高MIMIIIMIIMIV大第一重點第二重點第三重點非重點客戶規(guī)劃、重點優(yōu)先工具：客戶規(guī)劃、重點優(yōu)先工具：低小市場吸引力成功可能性22 時間自然法則總結(jié)時間自然法則總結(jié)Parkingsons Law 帕金森原則時間象一根彈筋：設(shè)立期限時間象一根彈筋：設(shè)立期限Paretos Principle 帕雷托原則80%80%的結(jié)果來源的結(jié)果來源20%20%的努力的努力Concentration Enig

9、mas 注意力之謎 注意力需要及時恢復(fù)注意力需要及時恢復(fù)Internal Energy Levels 內(nèi)在能量水平有效地利用你的生物鐘有效地利用你的生物鐘Efficacy Efficiency 效能與效率 做正確之事，做好它做正確之事，做好它2324訂定每日工作計劃訂定每日工作計劃 詳細地計劃今天下午或是明天早上的工作。工作計劃-為每天的2-3件事項留出完整的時間25避免分散注意力避免分散注意力 你所花費的努力中，通常有百分之二十已決定了最后的結(jié)果。因此，專心在少數(shù)能影響結(jié)果的事務(wù)上，將有助于在短時間內(nèi)達到要的成果。26辦事處與總公司的協(xié)作辦事處與總公司的協(xié)作 某辦事處已成立了兩年，現(xiàn)有10位

10、銷售人員，負(fù)責(zé)銷售工作。該辦事處業(yè)績一般，但面對競爭激烈的市場局面，總公司為了要全面推廣工作站產(chǎn)品，最近派了小李過去以便能打開工作站市場。 小李除了工作站之外，對其它產(chǎn)品如服務(wù)器、多媒體電腦等更是熟悉。辦事處經(jīng)理王先生因此經(jīng)常要求小李幫忙兼賣其他產(chǎn)品。半年后小李始終無法打開工作站市場，他訴說王經(jīng)理常常要求他去完成其它產(chǎn)品的銷售任務(wù)，所以實在沒法抽出充分的時間去開發(fā)工作站市場。思考題：1、假設(shè)小李繼續(xù)兼賣其他產(chǎn)品的話，那會造成什么后果？2、王經(jīng)理其實應(yīng)該怎么做？案例學(xué)習(xí)案例學(xué)習(xí)27銷售和管理的重要不同點銷售和管理的重要不同點Critical difference between selling

11、and managingSalespersonSales Manager主要任務(wù)Primary responsibility開發(fā)客戶Develop accounts開發(fā)人Develop peoople工作關(guān)系Working relationship獨立Alone通過他人Through others角色Role操作員Player教練和操作員Coach and player管理員一層Part of mngmt不是No是Yes不同的責(zé)任Diversity ofResponsibilities訪問、銷售和服務(wù)Make calls sell andservice開發(fā)人、招聘、選擇、培訓(xùn)、激發(fā)、補償、運作

12、分部，經(jīng)理也必須會見主要客戶，與客戶交流、協(xié)調(diào)和其他部門的關(guān)系Develop people, recruit, select,train, motivate, compensate, runbranch office, see key accounts,correspond, work with otherdepartments28時間是串起過去、現(xiàn)在及未來無數(shù)事件的連續(xù)線時間是串起過去、現(xiàn)在及未來無數(shù)事件的連續(xù)線時間管理的基本單位是事件時間管理的關(guān)鍵在掌握事件事件經(jīng)由選擇選擇以價值為基礎(chǔ)29順習(xí)慣做事會有越來越多的抱怨Proactive（制變）Reactive（應(yīng)變）思考一下再去做知道什么是

13、重要的，并按重要的原則去選擇二者的區(qū)別就是選擇，有選擇比沒有意識去選擇好30確定優(yōu)先順序確定優(yōu)先順序基本任務(wù)基本任務(wù)如果不去做，就無法有效發(fā)揮你的 作用的任務(wù)。你應(yīng)當(dāng)完成的任務(wù)你應(yīng)當(dāng)完成的任務(wù)一般指應(yīng)最先完成的任務(wù)。你喜歡做的任務(wù)你喜歡做的任務(wù)在事先安排時間時，通常從 不會去做的事。不甚重要的任務(wù)不甚重要的任務(wù)容易而有趣，通常首先會去做。31 優(yōu)先管理的核心優(yōu)先管理的核心1、Make a list of things to do today 把每天要做的事情列一份清單2、Set priority and work on the most important確定優(yōu)先次序，從最重要的開始做3、Do

14、 it every day!每天這么做！每日計劃： Plan the next d b you l the office.在你 辦公室 前，計劃 天的工作。32To-Do ListTo-Do List待處理事項待處理事項Delegate to授權(quán)A/BTo-Do 事項Time 需Required 時Delegation 授權(quán)跟進Ref參見Name姓名Return 返還Time 時間Ref參見Notes 備注33 Clear the Desk 清理桌面1、Create 3 files 建三個文件檔案2、Organize all items according to the 4Ds 根據(jù)4D原則整

15、理好所有東西3、Work through “Do”pile 把“立即做”檔案里的工作一件件處理完 Time Activate 給活動定下時間 Use Holding Files 使用活頁文件4、Clear the desk each day. 每日清理桌面34A.M. P.M. 6 7 8 9101112Daily Expenses 每日支出 1 2 3 4 5 6 7 8 910AppointmentsAppointments日程日程35Monthly PlanMonthly Plan月度計劃月度計劃 Month Year 年 月Projects/GoalsProjects/Goals本月項

16、目本月項目/ /目標(biāo)目標(biāo)A/B Business A/B Business 工工 作作 開始日開始日 Personal Personal 個人生活個人生活 36意識意識潛意識潛意識內(nèi)存內(nèi)存硬盤硬盤37產(chǎn)品說明書了解產(chǎn)品印刷售后服務(wù)圖片題綱初稿規(guī)格注意事項維修點打印美工公司簡介拍照大腦圖38個人成效effectiveefficient明確于結(jié)果：快、好高效A nice manager A good manager An effective manager脾氣好工作愉快、有結(jié)果一個有成效的經(jīng)理人39Specific 具體的Measurable 可衡量的Achievable 可實現(xiàn)的Relevant

17、 與價值相關(guān)的Tractable 可跟進的SMART40What I am here for ?對我的崗位來說，最重要的職責(zé)是什么？Make a list. 分清主動工作和被動工作內(nèi)容。主動性（建設(shè)性）工作：幫助達到目標(biāo)的工作被動性工作：日?，嵥榈氖虑?1放棄喜歡做的事放棄怕失去控制的心理授權(quán)把任務(wù)交給人，培訓(xùn)他們并通知相關(guān)人員隨時準(zhǔn)備提供建議并進行解答組織下屬42Productivity Challenges 對生產(chǎn)率的挑戰(zhàn)對生產(chǎn)率的挑戰(zhàn)1、Shifting priorities/crisis management 優(yōu)先順序不明確/危機管理2、Telephone interruptions

18、電話打擾3、Lack of Priorities/objectives 缺乏優(yōu)先/目標(biāo)4、Attempting too much 貪多嚼不爛5、Drop-in visitors 不速之客6、Ineffective delegation 無效授權(quán)7、Cluttered desk/losing things 桌面雜亂無章/找不到東西8、Lack of self-discipline/procrastination 缺乏自律/拖延9、Inability to say “No” 不會說“不”10、Meetings 會議43學(xué)習(xí)分配工作學(xué)習(xí)分配工作 學(xué)習(xí)將不同的工作授權(quán)給不同的單位執(zhí)行，分工合作才能在最短時間內(nèi)以有效的方式達成目標(biāo)。44今日事今日畢今日事今日畢拖延決定或行事緩慢是非常危險的習(xí)慣。應(yīng)付拖延的招數(shù)： 訂定完成期限 建立回饋制度 安排人監(jiān)督你 趁早解決 把工作劃分為幾個小部分 現(xiàn)在就去做45將阻礙減到最低將阻礙減到最低通常造成時間浪費的環(huán)境因素有： 電話 信件 會議 等候 訪客 緊急事件46培養(yǎng)說培養(yǎng)說“不不”的能的能力力 如果你從來不懂得拒絕工作，導(dǎo)致工作量超出負(fù)荷時，