企業(yè)新晉員工職業(yè)化訓(xùn)練教程 第04講 如何完成您的工作

1、第四講 如何完成您的工作 一、 接受命令的三個(gè)步驟步驟1 主管呼叫您的名字時(shí) 步驟2 記下主管交辦事項(xiàng)的重點(diǎn)步驟3 理解命令的內(nèi)容和含義步驟1 主管呼叫您的名字時(shí) 注意點(diǎn)1 用有朝氣的聲音立刻回答。注意點(diǎn)2 不要悶聲不響地走向主管。注意點(diǎn)3 不要用“做什么”“什么事”等同輩的用語(yǔ)回答。注意點(diǎn)4 帶著您的記事本，以便隨時(shí)記下主管的指示。步驟2 記下主管交辦事項(xiàng)的重點(diǎn)1 具有核對(duì)的功能，當(dāng)主管指示完后，您可參考您的記錄重復(fù)指示的重點(diǎn)，以核對(duì)您聽(tīng)到的和主管有無(wú)差距。2 日后工作進(jìn)行中，可根據(jù)備忘錄檢查您的工作狀況是否正確。3 可避免日后如“有沒(méi)有交待”“有沒(méi)有聽(tīng)到”之類的糾紛。步驟3 理解命令的內(nèi)容

2、和含義注意點(diǎn)1 不清楚的地方，詢問(wèn)清楚為止。這一步叫確認(rèn)。注意點(diǎn)2 盡量以具體化方式，向主管確認(rèn)命令的內(nèi)容。這一步叫檢驗(yàn)理解。注意點(diǎn)3 要讓主管把話說(shuō)完后，再提出意見(jiàn)或疑問(wèn)?？茖W(xué)的記錄方法6W3H WHAT指要做的是什么及描述達(dá)成命令事項(xiàng)后的狀態(tài) WHEN指全部工作完成的時(shí)間及各步驟完成的時(shí)間 WHERE泛指各項(xiàng)活動(dòng)發(fā)生的場(chǎng)所 WHO指與命令有關(guān)聯(lián)的對(duì)象 WHY指理由、目的、根據(jù) WHICH根據(jù)前面5個(gè)W，做出各種備選方案 HOW指方法、手段，也就是如何做 HOW MANY指需要多大、多少，以計(jì)量的方式讓事情更具體化 HOW MUCH指預(yù)算、費(fèi)用 解決問(wèn)題的九個(gè)步驟 期望目標(biāo) 實(shí)際情況 差距

3、所謂“問(wèn)題”是指“期望目標(biāo)”與“實(shí)際情況”間的差距 步驟1界定問(wèn)題。首先要找出真正的問(wèn)題及原因。在決策之前須診斷，清楚界定問(wèn)題是否存在。問(wèn)題的原因何在，不應(yīng)只注重應(yīng)付問(wèn)題的表面癥狀，而忽略了問(wèn)題的真正所在。 步驟2分析問(wèn)題并搜集有關(guān)資料。 掌握到問(wèn)題的真正所在后，便可著手搜集資料，妥善地分析，整理數(shù)據(jù)。這里給大家介紹一種科學(xué)的分析工具：因果圖（或叫魚骨圖、石川圖） 因果圖使用步驟 1：集合有關(guān)人員。2：掛一張大白紙，準(zhǔn)備23支色筆。3：由集合的人員就影響問(wèn)題的要因發(fā)言，發(fā)言內(nèi)容記入圖上，中途不可批評(píng)或質(zhì)問(wèn)。4：時(shí)間大約1小時(shí)，搜集2030個(gè)原因則可結(jié)束。5：就所搜集的原因，何者影響最大，再由大

4、家輪流發(fā)言，經(jīng)大家磋商后，認(rèn)為影響較大的予圈上紅色圈。6：與步驟5一樣，針對(duì)已圈上一個(gè)紅圈的若認(rèn)為最重要的可以再圈上兩圈、三圈。7：重新畫一張要因圖，未上圈的予去除，圈數(shù)愈多的列為最優(yōu)先處理。范例：施樂(lè)公司客戶不滿意的因果圖 機(jī)械人力客戶不 滿其他方法材料電話信息未經(jīng)處理 非專業(yè)管理 報(bào)告不令人滿意 未回電話 故障頻繁 塞紙 復(fù)印質(zhì)量 供應(yīng)不足 延期交貨 定貨問(wèn)題 帳單錯(cuò)誤 發(fā)票問(wèn)題 信用延誤 電話服務(wù)問(wèn)題 交貨太慢 沒(méi)有修理 步驟3列舉可作選擇的解決辦法 在了解了問(wèn)題的原因及搜集足夠的資料后，必須列舉所有可供選擇的解決辦法。 一種有效的尋找解決方法的方法：“腦力激蕩”法（又叫頭腦風(fēng)暴法）（B

5、rain Storming）?！澳X力激蕩”法四原則 （1）與會(huì)者有意識(shí)注意的應(yīng)是大量的觀點(diǎn)，而不是觀點(diǎn)的質(zhì)量 （2）不能批評(píng)別人的設(shè)想，以防止阻礙創(chuàng)造性設(shè)想的出現(xiàn) （3）自由發(fā)言，暢所欲言，主意越新、越怪越好，因?yàn)樗鼈円欢軌蛲茖?dǎo)出好的觀點(diǎn) （4）不要過(guò)分強(qiáng)調(diào)個(gè)人的成績(jī)，應(yīng)以小組的整體利益為重，注意和理解其他小組成員的貢獻(xiàn)，這樣在民主的環(huán)境里激發(fā)出更多更好的主意 解決問(wèn)題的九個(gè)步驟（續(xù)）步驟4比較各項(xiàng)備選辦法的優(yōu)劣。步驟5選出最佳解決問(wèn)題的辦法。步驟6計(jì)劃如何實(shí)行。步驟7付諸行動(dòng)。步驟8評(píng)估整個(gè)解決問(wèn)題的過(guò)程。步驟9下一步?？偨Y(jié)：解決問(wèn)題的九個(gè)步驟界定問(wèn)題分析問(wèn)題并搜集有關(guān)資料列舉可作選擇的解決辦法比較各備選辦法的優(yōu)劣選出最佳解決問(wèn)題的辦法計(jì)劃如何實(shí)行付諸行動(dòng)評(píng)估整個(gè)解決問(wèn)題的過(guò)程下一步企業(yè)新人工作的基本守則 守則1 永遠(yuǎn)比上司期待的工作成果做得更好。守則2 懂得提升工作效果和效率的方法。守則3 一定在指定的期限完成工作。守則4