新形勢下高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新

1、新形勢下高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新新形勢下高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新教學(xué)檔案是指高校在教學(xué)活動中直接形成的具有保存價值的各種文字圖表聲像等不同載體的文件、資料，是記述和反映學(xué)校教學(xué)工作的具有保存價值的材料，是衡量學(xué)校教學(xué)管理程度和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，也是高校檔案工作的重要組成部分。根據(jù)?國家中長期教育改革和開展規(guī)劃綱要?的要求，新時期我國的高等教育要勇于創(chuàng)始新場面，創(chuàng)造新輝煌，促進(jìn)質(zhì)量提升，強(qiáng)調(diào)要把改革創(chuàng)新作為開展動力，對高校的教學(xué)管理工作提出了新的更高要求。高校教學(xué)管理領(lǐng)域只有不斷創(chuàng)新，才能跟上時代的步伐。教學(xué)檔案管理是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理程度的重要標(biāo)準(zhǔn)，它是教學(xué)管理工作的重要組成部分。如何在

2、原有的根底上做好教學(xué)檔案管理創(chuàng)新，是新形勢下高校教學(xué)檔案開展的必然趨勢，也是教學(xué)管理工作者需要不斷考慮的問題。一、新形勢下高校教學(xué)檔案管理呈現(xiàn)的新特點(diǎn)隨著高等教育體制改革的迅速開展與辦學(xué)規(guī)模的逐步擴(kuò)大，高校管理機(jī)制和范圍都發(fā)生了根本性的變化，文件資料的產(chǎn)生與日俱增，高校教學(xué)檔案管理面臨著新形勢，產(chǎn)生了一些新特點(diǎn)。1.教學(xué)檔案管理的開放性更強(qiáng)隨著信息技術(shù)的飛速開展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)越來越成熟，國家之間、組織之間、個人之間的交流將更加方便，非涉密檔案的封閉性被打破，最終成為公眾資源。2.教學(xué)檔案管理趨向虛擬化信息化條件下，高校教學(xué)管理的虛擬化主要表現(xiàn)為教學(xué)管理主體和管理客體的虛擬化、教學(xué)管理環(huán)境的虛擬化

3、和教學(xué)資源的虛擬化。3.教學(xué)檔案管理的交互性更強(qiáng)信息化條件下校園網(wǎng)的管理平臺的交互性更強(qiáng)，從而使高校教學(xué)檔案管理主客體之間的交互性更強(qiáng)，交互方式更多，本文由論文聯(lián)盟搜集整理且主要以非同步交互為主。4.教學(xué)檔案管理矛盾突出高校教學(xué)檔案管理軟硬件程度與新形勢下教學(xué)管理要求間存在的矛盾日益突出。二、高校教學(xué)檔案管理開展的障礙性分析教學(xué)檔案是在高校的教學(xué)活動中形成的，它反映了教學(xué)研究、教學(xué)理論、教學(xué)管理的全過程，是高校教學(xué)管理工作的重要組成部分。收好、管好、用好教學(xué)檔案，無疑是高校檔案工作的重要內(nèi)容之一。不可否認(rèn)，目前不少高等院校在教學(xué)檔案管理方面有了進(jìn)步，但多數(shù)高校的教學(xué)檔案管理仍存在許多缺乏之處，

4、如有些文件材料搜集不全面、內(nèi)容填寫有遺漏、書寫不符合要求，等等。同時，高校的教學(xué)檔案管理面臨新的形勢，出現(xiàn)新的特點(diǎn)，有些新出現(xiàn)的問題可稱為雪上加霜，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案管理的質(zhì)量，主要受以下主客觀因素的制約。1.主觀制約因素1檔案意識薄弱。一是學(xué)生不重視自己的個人檔案，不理解學(xué)籍表與自身的關(guān)系，不愿意認(rèn)真填寫自己的個人信息，使得學(xué)籍表不能表達(dá)學(xué)生的真實(shí)情況，影響檔案的真實(shí)性，也降低了保存價值；二是學(xué)校指導(dǎo)缺乏檔案意識，對檔案管理工作不夠重視，沒有在政策上、經(jīng)費(fèi)上給予保證，也沒有把教學(xué)檔案管理工作作為重點(diǎn)工程來對待，只是疲于應(yīng)付檢查；三是各部門詳細(xì)負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員對工作缺乏正確的認(rèn)識，對檔案

5、不夠重視。2高校教學(xué)檔案管理人員存在不穩(wěn)定性，沒有足夠的專業(yè)知識?？紤]到各方面原因，很多高校的教學(xué)檔案管理人員并非經(jīng)過嚴(yán)格招聘而來，大多數(shù)都沒能承受檔案管理的正規(guī)教育，不具備相應(yīng)的檔案管理理論與實(shí)際操作技能。部分高校的二級學(xué)院也沒能裝備具有專業(yè)素質(zhì)的教學(xué)檔案管理人員，根本上都是由教務(wù)教學(xué)管理人員兼任教學(xué)檔案管理一職，且變動非常頻繁，正是因?yàn)樯砑鏀?shù)職，才給教學(xué)檔案管理帶來了更多不利場面。3現(xiàn)代化管理手段落后，不能與時俱進(jìn)地表達(dá)教學(xué)檔案的系統(tǒng)性、完好性和科學(xué)性。當(dāng)今社會已經(jīng)進(jìn)入信息化管理的時代，教學(xué)檔案的管理也必將隨著這一劃時代的歷史進(jìn)程而發(fā)生宏大的變化，走出傳統(tǒng)的思維和工作形式。但大多數(shù)高等的檔

6、案信息管理和開發(fā)還處于相對滯后的狀態(tài)，尤其是教學(xué)檔案的管理，不管是管理手段，還是效勞方式，都非常陳舊老套，不能與時俱進(jìn)。4規(guī)章制度難以落到實(shí)處。目前，高校制定的某些規(guī)章制度和工作職責(zé)看似很周詳，條條框框很多，但不夠務(wù)實(shí)。在實(shí)際操作過程中，往往會出現(xiàn)職責(zé)不清、分工不明的現(xiàn)象，很多工作執(zhí)行起來很困難，往往難以落到實(shí)處。教學(xué)檔案管理工作方面也存在同樣的問題，如主管部門對檔案管理工作缺乏常規(guī)性的檢查和監(jiān)視，也沒有相關(guān)部門給予經(jīng)常性、專業(yè)性的指導(dǎo)，使得檔案管理工作程度難以得到持久、有效的進(jìn)步。2.客觀制約因素1經(jīng)費(fèi)投入缺乏，軟硬件設(shè)施落后。由于長期以來對教學(xué)檔案管理工作的無視，缺少對該項工作的經(jīng)費(fèi)投入，

7、由此造成檔案管理軟硬件設(shè)施很落后。沒有獨(dú)立的辦公場所、良好的辦公環(huán)境和現(xiàn)代化的信息檢測系統(tǒng)，檢索手段非常原始。器重，一部分完全靠大腦的記憶，一旦忘記，檢索起來很困難；另一部分，那么是靠手工制定一個簡單的只有自己知道的檢索目錄來檢索。這些，都使得教學(xué)檔案的信息資源優(yōu)勢得不到充分發(fā)揮。2搜集的教學(xué)檔案系統(tǒng)性不強(qiáng)，材料不標(biāo)準(zhǔn)。高校教學(xué)檔案的內(nèi)部是一個非常復(fù)雜的構(gòu)造。教學(xué)管理過程中，由于沒有形成一定的管理標(biāo)準(zhǔn)，缺少制度保障，這一過程中形成的原始材料不齊全，不完好；并且，教學(xué)安排統(tǒng)計表格格式混亂，與檔案內(nèi)容無法對應(yīng)。三、加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理創(chuàng)新的對策1.創(chuàng)新管理觀念，強(qiáng)化管理意識，建立教學(xué)檔案創(chuàng)新管理觀

8、念，就是要求檔案人員轉(zhuǎn)變固有的管理思想觀念，通過各種宣傳手段，加強(qiáng)相關(guān)文件和規(guī)定的學(xué)習(xí)，使全體師生員工充分理解教學(xué)檔案的內(nèi)涵，認(rèn)識到加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的重要性和必要性，認(rèn)識到教學(xué)檔案管理是學(xué)校教學(xué)管理工作中的一項必不可少的根底性管理工作；強(qiáng)化管理意識，特別是指導(dǎo)要強(qiáng)化檔案管理指導(dǎo)意識，從學(xué)校長遠(yuǎn)開展和人才培養(yǎng)的高度，加強(qiáng)對學(xué)校檔案工作的指導(dǎo)，把教學(xué)檔案管理工作列入重要工作議事日程，在人財物方面予以支持，并積極引導(dǎo)廣闊師生重視教學(xué)檔案，用好教學(xué)檔案，把檔案的保管與收藏轉(zhuǎn)變成檔案的開發(fā)和利用。另外，改革舊的管理形式，加強(qiáng)檔案信息的雙向溝通與交流，實(shí)行開放型的科學(xué)管理，也可以以此強(qiáng)化檔案管理的意識

9、，確保建立高質(zhì)量的教學(xué)檔案。2.創(chuàng)新管理制度，健全管理體制，完善管理體系創(chuàng)新、健全和完善有效的管理制度是做好檔案管理工作的根底，是搞好教學(xué)檔案管理工作的保證。一方面，學(xué)校教學(xué)檔案管理需要校指導(dǎo)層繼續(xù)制定具有前瞻性的管理制度進(jìn)展標(biāo)準(zhǔn)管理；另一方面，學(xué)校教學(xué)檔案管理更需要建立健全符合自身特色的制度作保證，主要是在人、財、物的保障上，以及檢查與獎懲制度上，建立行之有效的管理制度。在此根底上，建立起由分管指導(dǎo)、教學(xué)部門負(fù)責(zé)人、教學(xué)部門專職教學(xué)秘書等組成的教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確崗位責(zé)任制，實(shí)行定期檢查制度，成立校綜合檔案室，負(fù)責(zé)全校檔案的綜合管理。各院、處室應(yīng)明確一名兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案的搜集整理和

10、移交工作，形成一個以檔案室為中心的強(qiáng)有力的管理網(wǎng)絡(luò)體系。3.創(chuàng)新人才培養(yǎng)，充實(shí)管理人員，加強(qiáng)隊伍建立檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能程度是教學(xué)檔案現(xiàn)代化建立的最重要的主觀條件，引進(jìn)管理人才與加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，理應(yīng)成為當(dāng)前檔案管理的重中之重。首先，高校要引進(jìn)專業(yè)管理人才，爭取安排專人負(fù)責(zé)教學(xué)檔案管理工作，不能安排專人的那么要保持兼職管理人員的相對穩(wěn)定，注重充實(shí)管理人員；其次，學(xué)校檔案管理工作指導(dǎo)小組應(yīng)該有方案、有步驟、有針對性地組織檔案專業(yè)性工作人員進(jìn)展多種形式的教育培訓(xùn)，促使他們系統(tǒng)學(xué)習(xí)和掌握檔案業(yè)務(wù)的知識規(guī)律和方法，加強(qiáng)人才的培養(yǎng)。同時，要通過建立和完善有效的培訓(xùn)機(jī)制和考核機(jī)制，為檔案

11、管理程度的不斷進(jìn)步提供人力資源上的有力保證，以保證各級檔案的整體性及系統(tǒng)性；最后，要不斷進(jìn)步專兼職檔案管理人員的職稱和待遇，努力改善其辦公條件和環(huán)境。只有管理人員心安了，業(yè)務(wù)素質(zhì)進(jìn)步了，管理隊伍壯大了，教學(xué)檔案管理才能持續(xù)安康開展。4.創(chuàng)新管理設(shè)備，改善管理條件，進(jìn)步管理程度目前，高校中或因不夠重視，或因經(jīng)費(fèi)缺乏，或因用房緊張，往往未能按照檔案管理要求設(shè)立專用教學(xué)檔案管理庫房，這對教學(xué)檔案的管理是極為不利的。從長遠(yuǎn)來看，需要學(xué)校投入經(jīng)費(fèi)，為各個學(xué)院建立檔案分室，標(biāo)準(zhǔn)檔案管理。但就學(xué)校財力和各學(xué)院實(shí)際情況而言，可能還無暇顧及因此，權(quán)宜之計是學(xué)院為兼管教學(xué)檔案的教學(xué)秘書安排專門辦公室，對教學(xué)檔案進(jìn)展集中管理，既方便利用，又可減少因進(jìn)出辦公室人員雜亂帶來的干擾。與此同時，學(xué)院要逐年投入經(jīng)費(fèi)，購置存放教學(xué)檔案的檔案柜、檔案盒，裝備管理檔案的專用計算機(jī)和挪動存儲設(shè)備，等等，更新管理設(shè)備，努力改善檔案管理條件，進(jìn)步管理程度。5.創(chuàng)新管理手段，豐富管理方式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理現(xiàn)代化管理手段可以進(jìn)步檔案搜集、整理、保管及利用的工作質(zhì)量和效率，這就要請教學(xué)檔案管理人員在采用傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)管理手段的根底上，依托計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，利用學(xué)校已有的檔案管理軟件，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理，創(chuàng)始紙質(zhì)檔案與電子檔