辦公室信息化項目需求調研報告

1、第 PAGE7 頁 共 NUMPAGES7 頁辦公室信息化項目需求調研報告_ 辦公室 需求調研報告 本文檔內容包括調研階段收集、了解的該職能機構組織人員情況，管理業(yè)務現狀、存在問題以及信息化需求分析p 的內容。企業(yè)管理信息化應用范圍的確定，應該遵循“突出重點”原則，需要考慮管理投入與管理效益產出的平衡點，不是所有的業(yè)務都必須進入信息化管理范圍內，所以需要明確信息化實現的業(yè)務范圍。信息化軟件是企業(yè)管理的工具，不是所有企業(yè)存在的問題都能夠通過信息化軟件來解決，需要從加強企業(yè)管理、提升執(zhí)行力等角度，對企業(yè)現有的管理制度、流程等進行優(yōu)化建議，并且需要在實施該類內容前進行明確。本文 檔簽字確認后，將作為

2、后期解決方案提出的依據性文件，需要明確本文檔的嚴肅性。_ _ 項目組 _ _ 集團項目組 簽發(fā) 簽收 時間 時間 審核時間要求一、 基本情況 1.1 機構定位 公司組織結構圖集團公司董事會房產開發(fā)公司物業(yè)管理公司振華集團 （ 昆山 ） 建設工程有限公司小額貸款公司能科技公司財務部 經營部 施工管理部技術科 安?？?質量科 預算科物資供應公司 設備科土建一公司土建二公司土建三公司土建五公司 （ 暫無 ）水電一公司水電二公司樁基公司市政公司裝潢公司鋼構公司鋼管租賃站防水隊總工室 辦公室 辦公室主要業(yè)務范圍包括：1、 負責公司部分文件、通知起草及發(fā)放，外來文件的登記及發(fā)放； 2、 企業(yè)或個人榮譽申報

3、，企業(yè)各類資質申報等； 3、 企業(yè)營業(yè)執(zhí)照等年檢及證書管理，安全生產許可證、三個體系申報等； 4、 文書檔案管理：公司各類文件、企業(yè)資質資料等保管和借閱工作； 5、 公司各類印章保管及使用工作； 6、 辦公用品采購及領用； 7、 車輛管理：車輛調配、車輛費用報銷； 8、 員工注冊類證書培訓、取證等； 9、 食堂管理：食堂物資采購、收發(fā)及食堂接待工作等。10、 公司來客來訪接待工作。11、 公司各部門之間的工作聯系、配合和協(xié)調工作。12、 行業(yè)協(xié)會資料的上報工作。13、 協(xié)助做好公司各類教育培訓的組織和落實工作。1.2 業(yè)務流程 1.2.1 日常辦公 1.2.1.1 公告平臺 辦公室將公司的新聞

4、動態(tài)、各類通知等在公告平臺上發(fā)布。由辦公室負責起草，總經理審批。1.2.1.2 印章管理 工作表單 部門使用人提出申請蓋章 分管領導審核分公司使用人提出申請審核 蓋章用印申請單 活動一 用章申請 1、部門用章：使用人提出申請，條線分管領導審核，辦公室蓋章。2、分公司用章：分公司使用人提出申請，分公司經理審核，分管副總審核，辦公室蓋章。1.2.1.3 會議管理 活動一 會議通知 1、行政類會議：辦公室起草會議通知，通知到各部門科室，并組織相關會議。2、其他條線會議：由會議發(fā)起部門起草會議通知，通知相關與會人員，并組織會議?；顒佣?會議室 由使用部門提出使用申請，辦公室審批。活動三 會議紀要 由會

5、議發(fā)起部門負責起草會議紀要，并發(fā)放與會人員。1.2.1.4 企業(yè)證書管理 活動一 證書管理 負責公司證書的登記、實物保管工作，證書主要包含：企業(yè)榮譽證書、工程獲獎證書、個人榮譽證書、企業(yè)資質證書、營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證等。需年檢的證書提前一個月預警提醒。活動二 證書借閱 證書借用后，辦公室登記相關證書借用信息。1.2.1.5 辦公用品管理 工作表單 審批 使用提出申請 審核 采購辦公用品申請單 活動一 辦公用品申請 1、常用辦公用品：辦公室定期購買日常辦公用品，各部門根據需要到辦公室領用并登記，如遇辦公用品數量不足時，辦公室采購后通知部門領用。2、對于超過一定金額的辦公用品（如電腦），需申請

6、人提出申請，部門或分公司負責人審核，總經理審批，辦公室進行采購，申請人領用并登記。1.2.1.6 車輛管理 活動一 車輛調配 辦公室負責公司車輛的調配工作，并登記車輛的使用情況 活動二 車輛費用 報銷 辦公室負責公司車輛的費用報銷，報銷費用控制在每個人的年度總額度內，報銷的費用包括：油費、保養(yǎng)費用、維修費用及其他相關費用等。1.2.2 公文 管理 工作表單 接收并簽字擬稿 審核繕印、分發(fā)歸檔 活動一 發(fā)文管理 辦公室擬稿，經總經理審批后，辦公室繕印分發(fā)，部門或分公司收到文件后簽字確認，辦公室歸檔。工作表單 接收并簽字接收上級文件 審閱分發(fā)歸檔 活動一 收文管理 辦公室收到上級來文，總經理審閱，

7、若需轉發(fā)其他部門或分公司，由辦公室進行分發(fā)，部門或分公司收到文件后簽字確認，辦公室歸檔。1.2.3 檔案管理 活動一 檔案歸檔 辦公室負責各類文書檔案的歸檔、公司各類證書歸檔以及公司行政類合同的歸檔?；顒佣?檔案借閱 檔案借閱人借用檔案時填寫檔案借閱登記表。1.2.4 其他 活動一 企業(yè) 創(chuàng)優(yōu)申報 辦公室負責各類資質、執(zhí)照、創(chuàng)優(yōu)、各類優(yōu)秀企業(yè)家、項目經理申報工作，辦公室編寫申報材料，并將資料提交至相關部門，申報成功后，榮譽證書歸檔。活動二 注冊類證書的培訓等1、辦公室負責公司 A、B、C 三類人員的申報、培訓、延期工作； 2、負責建造師、小型管理師培訓、取證、轉入轉出工作。1.3 該職能機構提出的管理建議或期望