辦公室信息化項(xiàng)目需求調(diào)研報(bào)告

1、第 PAGE7 頁(yè) 共 NUMPAGES7 頁(yè)辦公室信息化項(xiàng)目需求調(diào)研報(bào)告_ 辦公室 需求調(diào)研報(bào)告 本文檔內(nèi)容包括調(diào)研階段收集、了解的該職能機(jī)構(gòu)組織人員情況，管理業(yè)務(wù)現(xiàn)狀、存在問題以及信息化需求分析p 的內(nèi)容。企業(yè)管理信息化應(yīng)用范圍的確定，應(yīng)該遵循“突出重點(diǎn)”原則，需要考慮管理投入與管理效益產(chǎn)出的平衡點(diǎn)，不是所有的業(yè)務(wù)都必須進(jìn)入信息化管理范圍內(nèi)，所以需要明確信息化實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)范圍。信息化軟件是企業(yè)管理的工具，不是所有企業(yè)存在的問題都能夠通過信息化軟件來(lái)解決，需要從加強(qiáng)企業(yè)管理、提升執(zhí)行力等角度，對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的管理制度、流程等進(jìn)行優(yōu)化建議，并且需要在實(shí)施該類內(nèi)容前進(jìn)行明確。本文 檔簽字確認(rèn)后，將作為

2、后期解決方案提出的依據(jù)性文件，需要明確本文檔的嚴(yán)肅性。_ _ 項(xiàng)目組 _ _ 集團(tuán)項(xiàng)目組 簽發(fā) 簽收 時(shí)間 時(shí)間 審核時(shí)間要求一、 基本情況 1.1 機(jī)構(gòu)定位 公司組織結(jié)構(gòu)圖集團(tuán)公司董事會(huì)房產(chǎn)開發(fā)公司物業(yè)管理公司振華集團(tuán) （ 昆山 ） 建設(shè)工程有限公司小額貸款公司能科技公司財(cái)務(wù)部 經(jīng)營(yíng)部 施工管理部技術(shù)科 安保科 質(zhì)量科 預(yù)算科物資供應(yīng)公司 設(shè)備科土建一公司土建二公司土建三公司土建五公司 （ 暫無(wú) ）水電一公司水電二公司樁基公司市政公司裝潢公司鋼構(gòu)公司鋼管租賃站防水隊(duì)總工室 辦公室 辦公室主要業(yè)務(wù)范圍包括：1、 負(fù)責(zé)公司部分文件、通知起草及發(fā)放，外來(lái)文件的登記及發(fā)放； 2、 企業(yè)或個(gè)人榮譽(yù)申報(bào)

3、，企業(yè)各類資質(zhì)申報(bào)等； 3、 企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照等年檢及證書管理，安全生產(chǎn)許可證、三個(gè)體系申報(bào)等； 4、 文書檔案管理：公司各類文件、企業(yè)資質(zhì)資料等保管和借閱工作； 5、 公司各類印章保管及使用工作； 6、 辦公用品采購(gòu)及領(lǐng)用； 7、 車輛管理：車輛調(diào)配、車輛費(fèi)用報(bào)銷； 8、 員工注冊(cè)類證書培訓(xùn)、取證等； 9、 食堂管理：食堂物資采購(gòu)、收發(fā)及食堂接待工作等。10、 公司來(lái)客來(lái)訪接待工作。11、 公司各部門之間的工作聯(lián)系、配合和協(xié)調(diào)工作。12、 行業(yè)協(xié)會(huì)資料的上報(bào)工作。13、 協(xié)助做好公司各類教育培訓(xùn)的組織和落實(shí)工作。1.2 業(yè)務(wù)流程 1.2.1 日常辦公 1.2.1.1 公告平臺(tái) 辦公室將公司的新聞

4、動(dòng)態(tài)、各類通知等在公告平臺(tái)上發(fā)布。由辦公室負(fù)責(zé)起草，總經(jīng)理審批。1.2.1.2 印章管理 工作表單 部門使用人提出申請(qǐng)蓋章 分管領(lǐng)導(dǎo)審核分公司使用人提出申請(qǐng)審核 蓋章用印申請(qǐng)單 活動(dòng)一 用章申請(qǐng) 1、部門用章：使用人提出申請(qǐng)，條線分管領(lǐng)導(dǎo)審核，辦公室蓋章。2、分公司用章：分公司使用人提出申請(qǐng)，分公司經(jīng)理審核，分管副總審核，辦公室蓋章。1.2.1.3 會(huì)議管理 活動(dòng)一 會(huì)議通知 1、行政類會(huì)議：辦公室起草會(huì)議通知，通知到各部門科室，并組織相關(guān)會(huì)議。2、其他條線會(huì)議：由會(huì)議發(fā)起部門起草會(huì)議通知，通知相關(guān)與會(huì)人員，并組織會(huì)議?；顒?dòng)二 會(huì)議室 由使用部門提出使用申請(qǐng)，辦公室審批。活動(dòng)三 會(huì)議紀(jì)要 由會(huì)

5、議發(fā)起部門負(fù)責(zé)起草會(huì)議紀(jì)要，并發(fā)放與會(huì)人員。1.2.1.4 企業(yè)證書管理 活動(dòng)一 證書管理 負(fù)責(zé)公司證書的登記、實(shí)物保管工作，證書主要包含：企業(yè)榮譽(yù)證書、工程獲獎(jiǎng)證書、個(gè)人榮譽(yù)證書、企業(yè)資質(zhì)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。需年檢的證書提前一個(gè)月預(yù)警提醒?；顒?dòng)二 證書借閱 證書借用后，辦公室登記相關(guān)證書借用信息。1.2.1.5 辦公用品管理 工作表單 審批 使用提出申請(qǐng) 審核 采購(gòu)辦公用品申請(qǐng)單 活動(dòng)一 辦公用品申請(qǐng) 1、常用辦公用品：辦公室定期購(gòu)買日常辦公用品，各部門根據(jù)需要到辦公室領(lǐng)用并登記，如遇辦公用品數(shù)量不足時(shí)，辦公室采購(gòu)后通知部門領(lǐng)用。2、對(duì)于超過一定金額的辦公用品（如電腦），需申請(qǐng)

6、人提出申請(qǐng)，部門或分公司負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理審批，辦公室進(jìn)行采購(gòu)，申請(qǐng)人領(lǐng)用并登記。1.2.1.6 車輛管理 活動(dòng)一 車輛調(diào)配 辦公室負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)配工作，并登記車輛的使用情況 活動(dòng)二 車輛費(fèi)用 報(bào)銷 辦公室負(fù)責(zé)公司車輛的費(fèi)用報(bào)銷，報(bào)銷費(fèi)用控制在每個(gè)人的年度總額度內(nèi)，報(bào)銷的費(fèi)用包括：油費(fèi)、保養(yǎng)費(fèi)用、維修費(fèi)用及其他相關(guān)費(fèi)用等。1.2.2 公文 管理 工作表單 接收并簽字?jǐn)M稿 審核繕印、分發(fā)歸檔 活動(dòng)一 發(fā)文管理 辦公室擬稿，經(jīng)總經(jīng)理審批后，辦公室繕印分發(fā)，部門或分公司收到文件后簽字確認(rèn)，辦公室歸檔。工作表單 接收并簽字接收上級(jí)文件 審閱分發(fā)歸檔 活動(dòng)一 收文管理 辦公室收到上級(jí)來(lái)文，總經(jīng)理審閱，

7、若需轉(zhuǎn)發(fā)其他部門或分公司，由辦公室進(jìn)行分發(fā)，部門或分公司收到文件后簽字確認(rèn)，辦公室歸檔。1.2.3 檔案管理 活動(dòng)一 檔案歸檔 辦公室負(fù)責(zé)各類文書檔案的歸檔、公司各類證書歸檔以及公司行政類合同的歸檔。活動(dòng)二 檔案借閱 檔案借閱人借用檔案時(shí)填寫檔案借閱登記表。1.2.4 其他 活動(dòng)一 企業(yè) 創(chuàng)優(yōu)申報(bào) 辦公室負(fù)責(zé)各類資質(zhì)、執(zhí)照、創(chuàng)優(yōu)、各類優(yōu)秀企業(yè)家、項(xiàng)目經(jīng)理申報(bào)工作，辦公室編寫申報(bào)材料，并將資料提交至相關(guān)部門，申報(bào)成功后，榮譽(yù)證書歸檔。活動(dòng)二 注冊(cè)類證書的培訓(xùn)等1、辦公室負(fù)責(zé)公司 A、B、C 三類人員的申報(bào)、培訓(xùn)、延期工作； 2、負(fù)責(zé)建造師、小型管理師培訓(xùn)、取證、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出工作。1.3 該職能機(jī)構(gòu)提出的管理建議或期望