便利店商品訂貨、收貨、退貨業(yè)務(wù)培訓(xùn)課件

1、便利店商品訂貨、收貨、退貨業(yè)務(wù)培訓(xùn)寧夏銷售商品物資采購(gòu)配送部 二 一 年 十一月1中油寧夏銷售公司商品物資采購(gòu)配送部 第一章 加油站便利店訂貨管理第二章 加油站便利店收貨管理第三章 加油站便利店退貨管理第四章 潤(rùn)滑油業(yè)務(wù)管理2 第一章加油站便利店訂貨管理 中油寧夏銷售公司商品物資采購(gòu)配送部3第一節(jié) 加油站管理系統(tǒng)中非油商品訂貨存在的問題一、未按便利店商品目錄訂貨 第一章 加油站便利店訂貨管理4第一章 加油站便利店訂貨管理5第一章 加油站便利店訂貨管理6第一章 加油站便利店訂貨管理10月14日各分公司未按商品目錄要貨7第一章 加油站便利店訂貨管理10月14日各分公司未按商品目錄要貨8第一章 加油

2、站便利店訂貨管理9第一章 加油站便利店訂貨管理10月14日各分公司未按商品目錄要貨10二、未按規(guī)定時(shí)間上報(bào)訂貨計(jì)劃第一章 加油站便利店訂貨管理11三、緊急訂貨未按規(guī)定上報(bào) 緊急訂貨要嚴(yán)格執(zhí)行中國(guó)石油寧夏銷售公司非油品商品計(jì)劃、采購(gòu)、配送管理辦法（試行）（寧銷字201089號(hào)）文件規(guī)定，訂貨金額須達(dá)到萬(wàn)元以上方可提報(bào)訂貨單，并通過FTP上報(bào)訂貨單號(hào)，同時(shí)電話通知商品物資采購(gòu)配送部采購(gòu)科（聯(lián)系電話：）。 否則根據(jù)辦法規(guī)定不予受理。第一章 加油站便利店訂貨管理12第二節(jié) 加油站管理系統(tǒng)中非油商品訂貨的正確方法 一、如何保證訂貨數(shù)據(jù)準(zhǔn)確 1.由便利店根據(jù)實(shí)際銷量、季節(jié)變化和安全庫(kù)存等因素制定訂貨計(jì)劃；

3、要對(duì)近期單品銷售數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，準(zhǔn)確計(jì)算訂貨數(shù)量，訂貨量至少要保證一個(gè)訂貨周期銷售的庫(kù)存。 訂貨公式：建議訂貨量 = 日均銷量（訂貨周期+最小庫(kù)存天數(shù)）當(dāng)前庫(kù)存在途庫(kù)存實(shí)際訂貨 = 建議訂貨量+調(diào)整數(shù)量第一章 加油站便利店訂貨管理13 2. 加強(qiáng)訂貨計(jì)劃管理，落實(shí)責(zé)任、嚴(yán)格審核 （1） 加油站現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)理必須對(duì)上報(bào)的訂貨計(jì)劃商品的品種、數(shù)量進(jìn)行嚴(yán)格的審核、把關(guān)。 （2） 關(guān)鍵用戶必須對(duì)各加油站上報(bào)的訂貨計(jì)劃，對(duì)照每周更新下發(fā)的商品目錄，認(rèn)真核對(duì)商品信息，進(jìn)行嚴(yán)格審核、把關(guān)，整理匯總分公司本期訂貨訂單號(hào)，以FTP形式上報(bào)商品物資采購(gòu)配送部。第一章 加油站便利店訂貨管理14（4）是否在一張訂單中重復(fù)

4、出現(xiàn)同一商品編碼（3）訂單中的商品編碼是否與商品目錄中的一致（同時(shí)須看清備注欄內(nèi)容）（5）是否在一張訂單中出現(xiàn)兩個(gè)便利店名稱（1）審核數(shù)量，查看是否存在異常訂貨數(shù)據(jù)，并及時(shí)與加油站核實(shí)確認(rèn)審核內(nèi)容第一章 加油站便利店訂貨管理（2）是否一站一單15 二、如何保證商品名稱、編碼、規(guī)格、口味填寫正確 1.凡由商品物資采購(gòu)配送部采購(gòu)配送的商品，必須要從商品物資采購(gòu)配送部近期下發(fā)的便利店商品目錄中選擇商品。 注：為什么不能在站級(jí)系統(tǒng)商品目錄中選擇商品？站級(jí)系統(tǒng)在初次維護(hù)時(shí)，錯(cuò)誤商品信息較多，集團(tuán)公司總部還沒有完全修正完善。 2.在目錄中選擇商品還必須細(xì)心、認(rèn)真，操作規(guī)范。第一章 加油站便利店訂貨管理16

5、 三、如何避免上報(bào)已停產(chǎn)（下市）商品 1. 必須要從商品物資采購(gòu)配送部每周一更新下發(fā)的便利店商品目錄中選擇商品，確保商品訂貨的準(zhǔn)確性。 2. 選擇商品時(shí)要注意“備注欄”，如有“停產(chǎn)”、“下市”、“滯銷”、“日期不好”等字樣的，不能再選該類商品。第一章 加油站便利店訂貨管理17四、如何確保及時(shí)、規(guī)范上報(bào)訂貨計(jì)劃 1. 要嚴(yán)格執(zhí)行中國(guó)石油寧夏銷售公司非油品商品計(jì)劃、采購(gòu)、配送管理辦法（試行）（寧銷字201089號(hào)）文件規(guī)定，各加油站要及時(shí)、規(guī)范向分公司上報(bào)訂貨計(jì)劃。 2.各分公司要及時(shí)督促各站按時(shí)上報(bào)訂貨計(jì)劃，并及時(shí)（每周四上午10：00前）匯總后向商品物資采購(gòu)配送部上報(bào)訂貨計(jì)劃。 3. 加油站必

6、須規(guī)范填制訂貨計(jì)劃模板，分公司關(guān)鍵用戶收集匯總并通過SAP系統(tǒng)創(chuàng)建配送單（具體操作由項(xiàng)目組講解），關(guān)鍵用戶將所屬加油站便利店上報(bào)的配送單號(hào)通過FTP上傳至商品物資采購(gòu)配送部，確保上報(bào)訂單號(hào)的準(zhǔn)確性。第一章 加油站便利店訂貨管理181.加油站訂貨計(jì)劃模板第一章 加油站便利店訂貨管理五、規(guī)范操作的具體方法192. 便利店訂貨流程簡(jiǎn)圖第一章 加油站便利店訂貨管理注：嚴(yán)格按照周訂貨、半月訂貨和片區(qū)訂貨的原則執(zhí)行。20 3. 注意事項(xiàng) （1）上傳時(shí)關(guān)鍵用戶應(yīng)注明訂貨訂單號(hào)與退貨訂單號(hào)； （2）訂貨訂單號(hào)與退貨訂單號(hào)要分別以FTP形式上報(bào)商品物資采購(gòu)配送部； 第一章 加油站便利店訂貨管理21中油寧夏銷售公

7、司商品物資采購(gòu)配送部第二章加油站便利店收貨管理22第一節(jié) 加油站管理系統(tǒng)中非油商品收貨存在的問題 一、訂貨單商品編碼與配送單商品編碼一致，但條碼、數(shù)量與配送單中商品條碼、數(shù)量不一致時(shí)，加油站不收貨。 二、配送車輛到站后，加油站不能及時(shí)收貨，造成押車時(shí)間較長(zhǎng)，部分油站整夜押車。 三、主動(dòng)配送商品不接收的問題。 四、票據(jù)簽收不規(guī)范的問題。第二章 加油站便利店收貨管理23 第二節(jié) 正確處理加油站管理系統(tǒng)中非油商品 收貨存在的問題 一、當(dāng)訂貨單商品編碼與配送單商品編碼一致，條碼、數(shù)量不一致時(shí)，以配送單顯示內(nèi)容為依據(jù)，在系統(tǒng)內(nèi)收貨。（具體收貨操作方法由項(xiàng)目組講解） 二、當(dāng)訂貨單商品編碼與配送單商品編碼不

8、一致時(shí)，加油站應(yīng)先接卸商品，并及時(shí)通知商品物資采購(gòu)配送部配送科修改配送單中錯(cuò)誤編碼，電話通知后可做系統(tǒng)內(nèi)收貨。（聯(lián)系電話：）第二章 加油站便利店收貨管理24三、各分公司加油站要及時(shí)做好非油商品接卸工作，加油站在接到配送車輛出車通知后，需及時(shí)做好收貨準(zhǔn)備，準(zhǔn)備工作包括： （1）安排好接貨人員； （2）整理出便利店貨架； （3）清理倉(cāng)庫(kù)以備入貨； （4）清點(diǎn)商品時(shí)，應(yīng)按單找貨、逐一清點(diǎn)； （5）若加油站未做好收貨準(zhǔn)備而出現(xiàn)押車，由各分公司負(fù)責(zé)，并納入月度考核。第二章 加油站便利店收貨管理25 四、對(duì)公司安排的促銷品、新品等主動(dòng)配送商品，各加油站要及時(shí)接卸，如不及時(shí)接卸納入公司月度考核。 五、票據(jù)簽

9、收要規(guī)范 1.若遇到配送單商品數(shù)量與所收實(shí)物數(shù)量不一致，實(shí)物少于單據(jù)數(shù)量，則由配送責(zé)任人負(fù)責(zé)向加油站按售價(jià)賠償。實(shí)物多于單據(jù)數(shù)量，則由配送責(zé)任人負(fù)責(zé)退回中央倉(cāng)。配送單不得隨意涂改。 2.配送單票據(jù)要及時(shí)傳遞給所屬分公司財(cái)務(wù)科。第二章 加油站便利店收貨管理26 六、 卸貨操作流程 1. 接貨人員應(yīng)指引送貨車安全進(jìn)入卸貨區(qū)內(nèi)； 2. 接貨人員與送貨人員共同卸貨： 按配送單卸貨； 按商品分類卸貨； 點(diǎn)清商品數(shù)量； 便利店主管認(rèn)真簽署配送單； 完成與配送員的交接； 在系統(tǒng)內(nèi)按收貨后的配送單據(jù)做商品入庫(kù)（具體操作由項(xiàng)目組講解）第二章 加油站便利店收貨管理27中油寧夏銷售公司商品物資采購(gòu)配送部第三章加油站

10、便利店退貨管理28一、退貨原則 1.便利店商品的退貨工作由現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)理負(fù)責(zé)。 2.凡因便利店工作失職，致使商品過期、破損、受潮霉變等質(zhì)量問題由本加油站自行承擔(dān)，商品物資采購(gòu)配送部不予退貨。第三章 加油站便利店退貨管理29 3.退貨標(biāo)準(zhǔn)： （1）國(guó)內(nèi)商品為余保質(zhì)期的四分之一； （2）康師傅系列商品（含康面系列和康水系列）不予退貨； （3）進(jìn)口商品為余保質(zhì)期的三分之一； （4）保質(zhì)期半年以下（含半年）的商品應(yīng)提前保質(zhì)期的三分之一提出退貨申請(qǐng)（見表2）； 第三章 加油站便利店退貨管理30表2 到期商品上報(bào)時(shí)間表第三章 加油站便利店退貨管理31 （5）單站退貨率不得超過銷售單位的百分之二。 （6）連續(xù)三個(gè)

11、月未銷售的商品應(yīng)向商品物資采購(gòu)配送部及非油品業(yè)務(wù)中心同時(shí)提出退貨申請(qǐng)； （7）退貨時(shí)間為：每月1日20日 說明：超過商品規(guī)定退貨期限的，不予進(jìn)行退貨處理，責(zé)任自負(fù)；第三章 加油站便利店退貨管理32 二、注意事項(xiàng) （1）要盡量避免退貨，申請(qǐng)訂貨時(shí)，做好所訂商品數(shù)量計(jì)劃。 （2）對(duì)臨期商品，退貨申請(qǐng)一定要及時(shí)。 （3）各加油站便利店應(yīng)計(jì)算好配送周期，做好退貨準(zhǔn)。 第三章 加油站便利店退貨管理33 （4）需退回中央倉(cāng)的商品（符合條件的），要在送貨時(shí)或中央倉(cāng)派人收貨時(shí)及時(shí)按規(guī)定條件審核后，將商品打包交與責(zé)任人。 （5）退貨工作不能影響月末對(duì)賬盤點(diǎn)，影響盤點(diǎn)對(duì)賬的將予以通報(bào)批評(píng)，并按規(guī)定進(jìn)行考核。第三章

12、 加油站便利店退貨管理34三、退貨操作1. 清理收集臨期商品 加油站非油商品管理員 （1）要及時(shí)查看各類商品的保質(zhì)期： （2）整理歸類符合退貨條件的商品。第三章 加油站便利店退貨管理35 2. 臨期（破損）商品的退貨工作 （1）將臨期（破損）商品分類，破損商品是指在保質(zhì)期內(nèi)出現(xiàn)包裝破損、脹袋、商標(biāo)脫落、破罐的商品； （2）經(jīng)商品物資采購(gòu)配送部配送人員驗(yàn)收確認(rèn)（驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)退貨原則）； （3）填寫退貨清單（表3）； （4）共同清點(diǎn)貨品后封箱； （5）現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)理和商品物資采購(gòu)配送部配送人員雙方在退貨清單上簽字確認(rèn)。第三章 加油站便利店退貨管理36第三章 加油站便利店退貨管理37 3. 補(bǔ)做系統(tǒng)內(nèi)退貨

13、申請(qǐng) （1）實(shí)物交接完畢后，便利店主管依據(jù)簽字確認(rèn)的退貨清單及時(shí)在系統(tǒng)內(nèi)做退貨申請(qǐng)（由項(xiàng)目組講解）并上報(bào)分公司； （2）由分公司關(guān)鍵用戶依據(jù)加油站退貨申請(qǐng)制作退貨訂單并匯總單據(jù)號(hào)； （3）關(guān)鍵用戶以FTP形式將訂單號(hào)上傳商品物資采購(gòu)配送部（注明為退貨單號(hào)）； 第三章 加油站便利店退貨管理38 （4）商品物資采購(gòu)配送部退貨責(zé)任人做好退貨訂單的審核，并將審核后形成的退貨配送單送至加油站簽字確認(rèn)； （5）加油站便利店主管在系統(tǒng)內(nèi)審核退貨配送單，以便及時(shí)減去商品庫(kù)存。第三章 加油站便利店退貨管理39 四.流程簡(jiǎn)圖第三章 加油站便利店退貨管理40 第四章潤(rùn)滑油業(yè)務(wù)管理 中油寧夏銷售公司商品物資采購(gòu)配送部

14、41 一、潤(rùn)滑油上零管系統(tǒng)前準(zhǔn)備工作（一）上線范圍： 1.小包裝潤(rùn)滑油：小于等于18公斤以下的潤(rùn)滑油 2.不包括小包裝脂類潤(rùn)滑油和大桶裝散油（二）盤點(diǎn)時(shí)間：2010年11月 日盤點(diǎn)（三）上線時(shí)間：2010年11月 日上線第四章 潤(rùn)滑油業(yè)務(wù)管理42（四）系統(tǒng)內(nèi)設(shè)立分倉(cāng)： 為便于加油站做好小包裝潤(rùn)滑油銷售，結(jié)合目前潤(rùn)滑油管理實(shí)際情況，經(jīng)公司決定在各分公司設(shè)立潤(rùn)滑油分倉(cāng)。 1. 高速公路分公司不設(shè)分倉(cāng)，訂貨計(jì)劃以站上報(bào)本公司關(guān)鍵用戶，關(guān)鍵用戶制成訂貨申請(qǐng)單，訂貨單號(hào)以FTP上報(bào)商品物資采購(gòu)配送部。 2. 其他分公司均設(shè)立分倉(cāng)，訂貨申請(qǐng)以分倉(cāng)形式由關(guān)鍵用戶制作訂貨申請(qǐng)單，訂貨單號(hào)以FTP上報(bào)商品物資采

15、購(gòu)配送部。第四章 潤(rùn)滑油業(yè)務(wù)管理43 二、訂貨方式 1. 從商品物資采購(gòu)配送部下發(fā)的便利店商品訂貨目錄潤(rùn)滑油類中選擇所需潤(rùn)滑油品種。 2. 各分公司于當(dāng)月8日前匯總次月潤(rùn)滑油訂貨計(jì)劃，并由關(guān)鍵用戶通過FTP向商品物資采購(gòu)配送部上報(bào)。 3.各分公司分倉(cāng)管理員必須規(guī)范填制訂貨計(jì)劃模板，然后由分公司關(guān)鍵用戶收集匯總并通過SAP系統(tǒng)創(chuàng)建分倉(cāng)潤(rùn)滑油訂單（具體操作由項(xiàng)目組講解，包括分倉(cāng)與加油站之間的操作），關(guān)鍵用戶將所屬分倉(cāng)訂單號(hào)通過FTP上傳至商品物資采購(gòu)配送部。第四章 潤(rùn)滑油業(yè)務(wù)管理44 三、配送方式： 1.高速公路分公司由商品物資采購(gòu)配送部配送到各服務(wù)區(qū)； 2.設(shè)有分倉(cāng)的分公司，商品物資采購(gòu)配送部負(fù)責(zé)配送到各潤(rùn)滑油分倉(cāng)； 3.可結(jié)合各分公司需求實(shí)際，實(shí)行潤(rùn)滑油自提的方式。 4. 由于潤(rùn)滑油庫(kù)房在銀川油庫(kù)，現(xiàn)場(chǎng)無系統(tǒng)設(shè)備，凡是在潤(rùn)滑油庫(kù)房提貨的配送車輛（包括自提的分公司），裝車后司機(jī)需拿手工出庫(kù)單到商品物資采購(gòu)配送部換取系統(tǒng)內(nèi)潤(rùn)滑油配送單，簽字蓋章后方可發(fā)車。第四章 潤(rùn)滑油業(yè)務(wù)管理45 四、 注意事項(xiàng) （1）潤(rùn)滑油的訂貨、配送只針對(duì)各分倉(cāng)。各分倉(cāng)根據(jù)訂貨計(jì)劃負(fù)責(zé)收貨工作。 （2）潤(rùn)滑油訂貨單與商品訂貨單需