招投標項目檔案資料管理系統(tǒng)

1、-. z.招標工程檔案資料管理一、檔案資料招標過程中所有的文字資料含電子資料、視頻資料都是檔案資料的組成局部，在工程完成后都必須整理歸檔。公司設立檔案室和檔案管理員，公司所有工程含分公司工程都必須統(tǒng)一歸檔，分公司工程除未中標人投標文件在分公司就地保管外，其余檔案必須由總公司統(tǒng)一歸檔管理。分公司撤銷時，未到期的未中標投標文件必須統(tǒng)一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷手續(xù)。各分公司應對自行保管的檔案參照總公司的要求妥善保管，總公司將不定期的對各分公司保管的檔案進展抽查。二、歸檔及備案時間總公司工程，在工程分成前必須完成檔案資料的歸檔。分公司工程在簽發(fā)中標通知書前必須完成除中標通知書外的所有檔案資料的歸

2、檔，在下個工程資料歸檔前將該工程的中標通知書歸檔。有總公司外派人員的分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，分公司檔案管理員應催促分公司及時將應由總公司統(tǒng)一管理的檔案包括電子資料及時交回總公司。監(jiān)管機構資料備案時間：序號工程類型監(jiān)管機構最遲備案時間備注三、檔案資料的整理1、電子資料電子資料文件夾格式為工程編號+工程名稱如：HNZK-11368*省耒宜高速公路管理處職工之家房建工程施工招標，所有與本工程有關的電子資料包括但不限于公告、資格預審文件、招標文件、補充文件、資格審查報告、評標報告、中標候選人公示、中標通知書 、投標文件等都拷貝到該文件夾下，在資料歸檔前上傳到公司FTP操作方法詳見公司電

3、子檔案歸檔指南，正式歸檔前由檔案管理員查看后才能辦理歸檔手續(xù)。中央投資工程，資料應上傳中央投資工程管理，經(jīng)公司資質管理人員審核確認后才能辦理歸檔手續(xù)。2、除未中標人投標文件外的所有檔案資料，資料整理時應注意按過程順序整理，特別是招標過程比擬復雜的工程。2.1檔案盒：除未中標人投標文件外的所有檔案資料必須裝入專用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應的標簽，保存期限為15年。實施時間11.06HNZK11111招標人名稱工程名稱1/1保存期至：2.2*省政府采購工程檔案資料檔案盒內應設盒內目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設冊目錄，標注冊內編碼用機編碼，檔案盒內資料一般包括如下資料：2.2.1盒內目錄2.

4、2.2備案資料2.2.3招標文件2.2.4投標文件正本2.2.5中標通知書2.2.6資料移交登記表2.2.7客戶反應意見表2.2.8其它資料成冊的資料要求膠裝中標通知書、資料移交登記表、客戶反應意見表不裝訂。公開招標采購歸檔盒內目錄招標編號：HNZK- 工程名稱：序號公開招標采購歸檔內容份數(shù)保存位置頁碼備 注1采購方案申報表2采購需求表3委托代理協(xié)議或合同4進口產(chǎn)品采購申請及論證5招標文件論證資料6采購人對招標文件確實認資料7招標文件可另冊裝訂8招標公告附打印的網(wǎng)頁9招標文件出售資料10澄清修改資料11評審專家抽取記錄12投標文件遞交登記表13開標唱標記錄表14評標委員會簽到表及有關工作人員簽

5、到表15評審專家評審承諾書16評標實施細則17評審報告18評審專家評審工作情況記錄表19投標人投標文件正本可另冊裝訂20采購人對評審結果確實認資料21中標公告附打印的網(wǎng)頁22中標通知書23質疑投訴處理文件24采購合同25政府采購合同驗收報告單26廢標情況記錄27資料移交登記表28客戶反應意見表29其他有關的重要文件工程負責人： 日期：邀請招標采購歸檔盒內目錄招標編號：HNZK- 工程名稱：序號邀請招標采購歸檔內容份數(shù)保存位置頁碼備 注1采購方案申報表2采購需求表3委托代理協(xié)議或合同4變更采購方式申請及審批文件5采購人對招標文件確實認資料6資格預審公告附打印網(wǎng)頁7選擇被邀請參與投標供給商的方式及

6、8進口產(chǎn)品采購申請及論證9招標文件可另冊裝訂10招標公告11招標文件論證資料12招標文件出售資料13澄清修改資料14評審專家抽取記錄15投標文件遞交登記表16開標唱標記錄表17評審委員會簽到表及有關工作人員簽到表18評審專家評審承諾書19評標實施細則20評審報告21評審專家評審工作情況記錄表22投標人投標文件正本可另冊裝訂23采購人對評審記結果確實認資料24中標公告附打印的網(wǎng)頁25中標通知書26質疑投訴處理文件27采購合同28政府采購合同驗收報告單29廢標情況27資料移交登記表30客戶反應意見表31其他有關的重要文件工程負責人： 日期：競爭性談判采購歸檔盒內目錄招標編號：HNZK- 工程名稱：

7、序號競爭性談判采購歸檔內容份數(shù)保存位置頁碼備 注1采購方案申報表2采購需求表3委托代理協(xié)議4采購方式申請審批文件5談判小組成員組建資料6采購人對談判文件確實認資料7談判小組對談判文件確實認資料8談判文件可另冊裝訂9談判采購信息公告附打印的網(wǎng)頁10談判文件的出售資料11澄清修改資料12談判文件遞交登記表13談判記錄及報價文件14談判小組成員簽到表及有關工作人員簽到表15談判小組成員評審承諾書16談判小組評審報告17談判小組評審專家評審情況記錄表18供給商談判響應文件正本可另冊裝訂19采購人對談判結果確實認資料20成交公告附打印的網(wǎng)頁21成交通知書22質疑投訴處理文件23采購合同24政府采購合同驗

8、收報告單25資料移交登記表26客戶反應意見表27其他有關的重要文件工程負責人： 日期：詢價采購歸檔盒內目錄招標編號：HNZK- 工程名稱：序號詢價采購歸檔內容份數(shù)保存位置頁碼備 注1采購方案申報表2采購需求表3委托代理協(xié)議4采購方式申請審批文件5詢價小組成員組建資料6采購人對詢價文件確實認資料7詢價小組對詢價文件確實認資料8詢價文件可另冊裝訂9詢價采購信息公告附打印的網(wǎng)頁10詢價文件出售資料11澄清修改資料12詢價文件遞交登記表13詢價小組成員簽到表及有關工作人員簽到表14詢價小組成員評審承諾書15詢價小組評審報告16詢價小組評審專家評審工作情況記錄表17供給商報價文件正本可另冊裝訂18采購人

9、對詢價采購結果確實認資料19成交公告附打印的網(wǎng)頁20成交通知書21質疑投訴處理文件22采購合同23政府采購合同驗收報告單24資料移交登記表25客戶反應意見表26其他有關的重要文件工程負責人： 日期：單一來源采購歸檔盒內目錄招標編號：HNZK- 工程名稱：序號單一來源采購歸檔內容份數(shù)保存位置頁碼備 注1采購方案申報表2采購需求表3委托代理協(xié)議4單一來源采購論證資料5單一來源采購批復文件6單一來源談判文件7單一來源采購公告附打印的網(wǎng)頁8談判小組成員簽到表及有關工作人員簽到表9談判小組成員評審承諾書10單一來源談判報告11談判小組評審專家評審情況記錄表12供給商談判文件正本可另冊裝訂13成交公告14

10、成交通知書15質疑投訴處理文件16采購合同17政府采購合同驗收報告單18資料移交登記表19客戶反應意見表20其他有關的重要文件工程負責人： 日期：2.3*省建立工程類工程檔案資料檔案盒內應設盒內目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設冊目錄，標注冊內編碼用機編碼，檔案盒內資料一般包括如下資料：2.3.1盒內目錄2.3.2招標投標情況報告2.3.3備案資料2.3.4招標文件、招標控制價或合理價及相關資料含工程量清單2.3.5中標人投標文件2.3.6中標通知書2.3.7資料移交登記表2.3.8客戶反應意見表2.3.9其它資料其中：招標投標情況報告一般包括招標投標情況報告說明、評標報告及附件；備案資料一

11、般包括歸檔盒內目錄中除招標投標情況報告及單獨裝訂的資料、中標通知書、資料移交登記表、客戶反應意見表外的所有資料，招標投標情況報告也可和備案資料合為一冊，要求膠裝中標通知書、資料移交登記表、客戶反應意見表不裝訂。*省建立工程招標投標歸檔盒內目錄招標編號：HNZK- 工程名稱：序號資 料 容份數(shù)保存位置頁碼備 注1招標條件1發(fā)改委招標方案批復復印件2建立工程規(guī)劃許可復印件3初步設計審查批復復印件4施工圖審查備案表復印件5建立方銀行資金到位證明復印件2委托代理合同3招標代理中標通知書4招標方案書5招標方案6資格審查文件另冊7招標文件邀請招標附投標人購置招標文件情況登記表另冊8招標公告含兩報兩網(wǎng)之一發(fā)

12、布的9資格審查評審報告10投標邀請函邀請招標11答疑紀要及補充通知12招標控制價或合理價及相關資料含工程量清單13招標投標情況報告14中標候選人公示含兩報兩網(wǎng)之一發(fā)布的15中標通知書16資格審查申請文件另冊17中標投標文件另冊18未中標投標文件標注存放地點19招標人評委資料20其他法律、法規(guī)、文件應提交的資料21資料移交登記表22客戶意見反應表必需有，不裝訂工程負責人： 日期：2.4*市本級各區(qū)縣政府采購工程檔案資料檔案盒內應設盒內目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設冊目錄，標注冊內編碼用機編碼，檔案盒內資料一般包括如下資料：2.4.1盒內目錄參考*市政府采購歸檔表2.4.2備案資料2.4.3

13、招標文件2.4.4中標人投標文件2.4.5中標通知書2.4.6資料移交登記表2.3.7客戶反應意見表2.4.8其它資料成冊的資料要求膠裝資料移交登記表、客戶反應意見表不裝訂。政府采購一般工程歸檔盒內目錄類 別編 號歸檔編號2010一、根本情況合同編號、申報表編號采購辦填寫，其他由代理機構填寫工程名稱工程編號政府采購編號：代理機構編號：原采購方式變更采購方式合同情況標段標段簡稱合同編號申報表編號預算額中標額中標人簡稱二、工程歸檔資料代理機構填寫序工程資料是否提交頁碼序工程資料是否提交頁碼一工程前期19投標人授權代表簽到表1政府采購申報審批表20評委監(jiān)委采購人簽到表2非公開方式審批表21開標會情況

14、記錄表3工程委托通知單22評委承諾書二進口產(chǎn)品審批23資格性符合性審查表4進口產(chǎn)品申請表24變更采購方式的通知5行業(yè)主管部門意見25更改談判文件實質性條款的通知6專家組論證意見26詢標答疑記錄表7專家組成員27競爭性談判投標報價匯總表8專家論證意見公示28評分統(tǒng)分表三工程專家論證29評委意見書9政府采購隨機抽取表30評標結論書10專家組個人論證意見六定標上網(wǎng)公告11專家組綜合論證意見31工程定標備案登記表*12論證意見采納說明32中標廢標公告四工程上網(wǎng)公告33中標人投標書副本13工程公告?zhèn)浒傅怯洷?34中標結果變更公告14委托代理協(xié)議七合同備案15采購公告35工程合同備案登記表*16采購文件3

15、6中標通知書17工程變更公告37政府采購合同五開評標會資料38超預算單位來函18政府采購隨機抽取表說明：1、表示提交，表示未提交。2、凡公示公告均要求為打印版。3、采用簡單詢價方式的，提交所有投標書正本。4、標記的，由采購辦經(jīng)辦人提交。5、標記*的，要求緊隨本表裝訂。代理機構經(jīng)辦人簽名：提交日期： 年 月 日采購辦監(jiān)管一科經(jīng)辦人簽名：審核日期： 年 月 日采購辦方案核算科經(jīng)辦人簽名：備案日期： 年 月 日三、公司要求的資料序工程資料份數(shù)保存位置備注1未中標人投標文件2資料移交登記表3客戶意見反應表必需有，不裝訂2.5*市市本級各區(qū)縣建立工程類工程檔案資料檔案盒內應設盒內目錄不裝訂，單獨裝訂成冊

16、的資料首頁設冊目錄，標注冊內編碼用機編碼，檔案盒內資料一般包括如下資料：2.5.1盒內目錄2.5.2招標投標情況報告2.5.3備案資料2.5.4招標文件、招標控制價或合理價及相關資料含工程量清單2.5.5中標人投標文件2.5.6中標通知書2.5.7資料移交登記表2.5.8客戶反應意見表2.3.9其它資料其中：招標投標情況報告一般包括招標投標情況報告說明、評標報告及附件；備案資料一般包括歸檔目錄中除招標投標情況報告及單獨裝訂的資料、客戶反應意見表外的所有資料，招標投標情況報告也可和備案資料合為一冊，要求膠裝資料移交登記表、客戶反應意見表不裝訂。*市建立工程招標投標歸檔盒內目錄招標編號：HNZK-

17、 工程名稱：序號資 料 容份數(shù)保存位置頁碼備 注1招標條件1發(fā)改委招標方案批復復印件2規(guī)劃局工作聯(lián)系單復印件3初步設計審查批復復印件4建立方銀行資金到位證明復印件2委托代理合同3招標申請書4招標文件邀請招標附投標人購置招標文件情況登記表另冊5招標公告含兩報兩網(wǎng)之一發(fā)布的和交易中心發(fā)布的6資格審查資料7投標邀請函8答疑紀要及補充通知9標底或上限值及相關資料10評標報告11中標候選人公示含兩報兩網(wǎng)之一發(fā)布的和交易中心發(fā)布的12中標通知書13投標文件未中標投標文件標注存放地點另冊14工程負責人招標備案資料15勞務分包招標備案資料16其他法律、法規(guī)、文件應提交的資料171招標方法人代表證復印件或授權委

18、托書原件182建立方工程款支付承諾書3投標文件電子光盤另冊4招標人評委資料5評委承諾詞19工程招標投標分段征求意見表20資料移交登記表21客戶意見反應表必需有，不裝訂工程負責人： 日期：2.6公路交通建立工程類工程檔案資料檔案盒內應設盒內目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設冊目錄，標注冊內編碼用機編碼，檔案盒內資料一般包括如下資料：2.6.1盒內目錄2.6.2招標投標情況報告2.6.3備案資料2.6.4招標文件、招標控制價或合理價及相關資料含工程量清單2.6.5中標人投標文件2.6.6中標通知書2.6.7資料移交登記表2.6.8客戶反應意見表2.6.9其它資料其中：招標投標情況報告一般包括招標

19、投標情況報告說明、評標報告及附件；備案資料一般包括歸檔目錄中除招標投標情況報告及單獨裝訂的資料、客戶反應意見表外的所有資料，招標投標情況報告也可和備案資料合為一冊，要求膠裝中標通知書、資料移交登記表、客戶反應意見表不裝訂。公路工程招標投標歸檔盒內目錄招標編號：HNZK- 工程名稱：序號資 料 容份數(shù)保存位置頁碼備 注1招標條件1發(fā)改委立項批復2發(fā)改委招標方式核準3施工圖設計審查批復交通主管部門2委托代理合同3資格預審公告或招標公告*省招標投標監(jiān)管網(wǎng)和*日報4資格預審文件另冊5答疑及補充通知6資格預審報告7資格預審申請文件另冊8招標文件、工程量清單或合理定價清單另冊9答疑紀要及補充通知10評標報

20、告11中標候選人公示*省招標投標監(jiān)管網(wǎng)和*日報或*省交通運輸廳12中標通知書13中標投標文件另冊14未中標投標文件標注存放地點15資料移交登記表16客戶意見反應表必需有，不裝訂工程負責人： 日期：2.7土地整理工程招標投標檔案資料檔案盒內應設盒內目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設冊目錄，標注冊內編碼用機編碼，檔案盒內資料一般包括如下資料：2.7.1盒內目錄2.7.2招標投標情況報告2.7.3備案資料2.7.4招標文件、招標控制價或合理價及相關資料含工程量清單2.7.5中標人投標文件2.7.6中標通知書2.7.7資料移交登記表2.7.8客戶反應意見表2.7.9其它資料其中：招標投標情況報告一般

21、包括招標投標情況報告說明、評標報告及附件；備案資料一般包括歸檔目錄中除招標投標情況報告及單獨裝訂的資料、客戶反應意見表外的所有資料，招標投標情況報告也可和備案資料合為一冊，要求膠裝中標通知書、資料移交登記表、客戶反應意見表不裝訂。土地整理招標投標歸檔盒內目錄招標編號：HNZK- 工程名稱：序號資 料 容份數(shù)保存位置頁碼備 注1招標條件發(fā)改委招標方式核準2委托代理合同3資格預審公告或招標公告*省招標投標監(jiān)管網(wǎng)4資格預審文件另冊5答疑及補充通知6資格預審報告省部級投資工程除外7資格預審申請文件另冊8招標文件、工程量清單或合理定價清單另冊9答疑紀要及補充通知10評標報告11中標候選人公示*省招標投標

22、監(jiān)管網(wǎng)12中標通知書13中標投標文件另冊14未中標投標文件標注存放地點15資料移交登記表16客戶意見反應表必需有，不裝訂工程負責人： 日期：2.8貨物設備招標投標檔案資料檔案盒內應設盒內目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設冊目錄，標注冊內編碼用機編碼，檔案盒內資料一般包括如下資料：2.8.1盒內目錄2.8.2招標投標情況報告2.8.3備案資料2.8.4招標文件2.8.5中標人投標文件2.8.6中標通知書2.8.7資料移交登記表2.8.8客戶反應意見表2.8.9其它資料其中：招標投標情況報告一般包括招標投標情況報告說明、評標報告及附件；備案資料一般包括歸檔目錄中除招標投標情況報告及單獨裝訂的資料

23、、客戶反應意見表外的所有資料，招標投標情況報告也可和備案資料合為一冊，要求膠裝中標通知書、資料移交登記表、客戶反應意見表不裝訂。貨物設備招標投標歸檔盒內目錄招標編號：HNZK- 工程名稱：序號資 料 容份數(shù)保存位置頁碼備 注1招標委托協(xié)議2立項批復如有的話3招標人技術及商務要求4招標文件評審專家意見5招標人反應意見表如有的話6招標文件審批表7招標文件8招標文件送審函機電辦9招標文件購置記錄表10招標文件補充文件及投標人回執(zhí)11投標保證金登記表12評標報告含全套開標、評標資料13中標通知書14投標人投標文件正本15招標過程中的其他重要資料和文件16資料移交登記表17客戶意見反應表必需有，不裝訂1

24、8對殘缺資料的情況說明工程負責人： 日期：2.9*省外分公司檔案資料的要求*省外分公司工程如果當?shù)乇O(jiān)管機構對檔案管理有要求的，將相關要求報送總公司備案后按當?shù)匾筮M展整理。如果沒有具體要求的統(tǒng)一按*省工程的要求進展整理。3、未中標投標文件未中標人投標文件應先用纖維繩捆扎牢靠，后用牛皮紙打包。側面貼上歸檔標簽，一般工程未中標投標文件保存期限為5年，重點工程的未中標投標文件保存期限另行確定。實施時間11.06HNZK11111招標人名稱工程名稱1/3保存期至：正面貼上歸檔目錄，當投標人多需分包時，需在備注欄內用標注本包內所包含的投標文件。未中標投標文件目錄招標編號：HNZK- 工程名稱：序號投標人

25、名稱商務標書技術標書其他文件備 注1填寫份數(shù)填寫份數(shù)填寫份數(shù)工程負責人： 日期：4、資料移交向委托人招標人、監(jiān)管機構移交資料時應當面清點，填寫資料移交登記表，資料移交登記表應進入檔案盒。資料移交登記表招標編號：HNZK- 工程名稱：序號資料名稱份數(shù)備 注1招投標情況報告2備案資料3評標報告4中標通知書5招標文件投標文件序號投標人名稱商務標書技術標書其他文件備 注1234移交人： 簽收人： 移交時間：特別說明： 移交人： 簽收人： 時 間：說明：1、本表格資料如果不是一次性移交，請在對應資料備注欄注明具體移交時間，資料簽收人。2、投標文件填寫按中標人-未中標人的順序填寫，同時在中標人序號上加以示

26、區(qū)別。3、如有特別事項如*工程委托人需要將所有相關資料帶回保存等請在特別說明中注明，以備查。4、本表格作為歸檔資料保存在工程檔案中。5、客戶意見反應表省招標辦、*市招標辦執(zhí)業(yè)手冊填寫的需復印后歸檔省管工程及*市工程建立類工程客戶反應意見表按*省招標辦、*市招標辦執(zhí)業(yè)手冊上的表格樣式，建立工程類工程參照*省招標辦、*市招標辦執(zhí)業(yè)手冊上的表格樣式，非建立工程類工程的客戶意見反應表均按下表，所有需注明的地方均應按標注?？蛻粢庖姺磻碜鹁吹目蛻簦褐孕牡母兄x您對我司的信任和支持！為不斷提高我們的效勞質量，完善我們的工作，為向您和其他客戶提供更優(yōu)質的效勞，在致以我們誠摯問候的同時，請您在百忙之中填寫以下意

27、見反應表。并期盼您對我們的工作提出珍貴的意見和建議，我們將不勝感謝，謝謝！ 客 戶 信 息客戶名稱聯(lián) 系 人客戶地址聯(lián)系工程信息工程名稱效勞*圍工程施工材料采購設備采購效勞采購其它評價圍評價內容評價結果從業(yè)規(guī)*是否簽訂招標代理委托合同是 否招標*圍是否符合國家法律法規(guī)是 否是否按國家法律法規(guī)發(fā)布招標信息是 否是否按核準備的招標方式進展招標是 否招標程序及評標方法是否符合國家法律法規(guī)是 否質疑投訴處理是否有投訴、質疑以及行政主管機關最終認定結果效勞質量是否按委托合同規(guī)定的效勞*圍和標準提供效勞是 否是否按規(guī)定時間組織采購人與中標人簽訂采購合同是 否評價結論及建議 反應單位蓋章： 20 年 月 日

28、為能及時收到您的反應意見及建議，并確保反應意見的公正性，請不要將此表直接交給我司工作人員，在填寫完畢后 至我公司， 為00，再次感謝您的支持！*中科工程管理*6、冊內目錄每本單獨裝訂成冊的資料均應有編寫冊內目錄，主要資料均應在目錄中列明，注明頁碼，方便查找。頁碼編碼及可以用自動機打碼，目錄頁碼可以手工填寫。自動打碼機目錄示*具體內容根據(jù)歸檔資料結合盒內目錄的要求進展編列：目 錄1.招標委托協(xié)議012.立項批復如有的話033.招標人技術及商務要求074.招標文件評審專家意見105.招標人反應意見表136.招標文件審批表17四、檔案資料的歸檔程序 檔案資料到達歸檔要求后，操作人員按上述要求整理電子

29、資料和紙質歸檔資料，將電子資料上傳到公司FTP，中央投資工程到達規(guī)模應上傳中央投資工程管理的應將相應資料上傳，并經(jīng)集團資質管理員確認，檔案管理員根據(jù)本文件所列目錄查閱電子資料和紙質歸檔資料，符合要求的準予歸檔。 招標業(yè)務資料含中標人投標文件檔案收藏于八樓檔案室，檔案管理員做好相應的記錄。未中標投標文件打包后收藏于其他檔案室，按實施年份堆垛，檔案管理員做好相應的記錄。檔案登記臺賬序號工程編號工程名稱資料名稱份數(shù)是否完整電子檔歸檔時間歸檔人存放地點接收人備注五、檔案資料的借閱 所有歸檔檔案實行借閱審批登記制度。 1、*資料除非董事長或其授權人可以直接查閱之外，其它均需經(jīng)董事長批準前方可借閱；2、集團直屬部門、子公司負責人含副職借閱非資料可以直接到資料管理員處辦理借閱手續(xù)；3、其他工作人員借閱資料需由其所在部門公司的主管領導審批前方可借閱；4、借閱資料的要求：保護檔案，保持整潔，嚴禁涂改；注意平安*，嚴禁轉借或遺失；5、招標人或行政監(jiān)視部門因需要調用已存檔資料應經(jīng)董事長批準前方可借閱。檔案管理員應有資料借閱登記臺賬，注明借閱人、借閱緣由、借