第6章 應(yīng)用樣式與模板

1、電腦辦公第6章 應(yīng)用樣式與模板學(xué)習(xí)目標(biāo)使用樣式，不僅可以節(jié)約時(shí)間，還可以確保文本格式的一致性，并且使文本格式的改動(dòng)更加方便容易，只需要修改樣式，就可以更改所有相同樣式的文本。 知識(shí)要點(diǎn) 創(chuàng)建和使用模板 制作產(chǎn)品說(shuō)明書(shū) 樣式的創(chuàng)建與使用 創(chuàng)建目錄6.1 樣式的創(chuàng)建與使用樣式規(guī)定了文檔中標(biāo)題、題注以及正文等各個(gè)文本元素的形式，使用樣式可以使文本格式統(tǒng)一。通過(guò)簡(jiǎn)單的操作即可將樣式應(yīng)用于整個(gè)文檔或段落，從而可以極大地提高工作效率。6.1.1 樣式類型根據(jù)作用范圍，Word 2010文檔可分為幾種不同的樣式：段落樣式、字符樣式、鏈接段落和表格樣式等。它們應(yīng)用特性如下：字符樣式：以字符為最小套用單位的樣式

2、。換而言之，它可以方便的套用與選取的任意文字之上。段落樣式：以段落為最小套用單位的樣式。即使選取段落內(nèi)一部分文字，套用時(shí)該樣式也會(huì)自動(dòng)套用至整個(gè)段落。表格樣式：只有選取表格內(nèi)容時(shí)，才能創(chuàng)建該類樣式。創(chuàng)建后，此類樣式不會(huì)顯示至樣式表，而顯示在“表格工具”“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡“表樣樣式”的列表框中。列表樣式：只有選取的內(nèi)容包含列表設(shè)置時(shí)，該選項(xiàng)才會(huì)可選。創(chuàng)建后，此樣式同樣不顯示樣式列表，而顯示于設(shè)置列表的選項(xiàng)中。6.1.2 快速應(yīng)用樣式用戶可以通過(guò)“快速樣式”下拉列表或“樣式”任務(wù)窗格來(lái)設(shè)置需要的格式樣式，具體的操作方法如下。1. 在“快速樣式”下拉列表中設(shè)置01打開(kāi)“談讀書(shū)”文檔，選中第1行的標(biāo)題文本

3、，單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡，單擊“樣式”組中列表框里的“標(biāo)題1”選項(xiàng)。如圖6-1所示。02此時(shí)可以看到為標(biāo)題文本應(yīng)用默認(rèn)的“標(biāo)題1”樣式后的效果。如圖6-2所示。圖6-1圖6-22. 通過(guò)“樣式”任務(wù)窗格01選中要設(shè)置樣式的文本，單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡，單擊“樣式”組右下角的“對(duì)話框啟動(dòng)器”按鈕。如圖6-3所示。02彈出“樣式”窗口，在樣式列表框中單擊選擇要應(yīng)用的樣式名稱。如圖6-4所示。 圖6-3圖6-403例如單擊“明顯參考”樣式，此時(shí)可以看到為選中文本設(shè)置所選樣式后的效果。如圖6-5所示。圖6-56.1.3 更改樣式如果對(duì)“樣式”任務(wù)窗格中的樣式不滿意，可以根據(jù)自己的喜好對(duì)其進(jìn)行修改，操作方法如下

4、：01將光標(biāo)定位在標(biāo)題文本右側(cè)，單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡，單擊“樣式”組右下角的“對(duì)話框啟動(dòng)器”按鈕。如圖6-6所示。02彈出“樣式”窗口，選中需要修改的樣式名稱并右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“修改”命令。如圖6-7所示。圖6-6圖6-703彈出“修改樣式”對(duì)話框，修改字體、字號(hào)和字體顏色，然后單擊“確定”按鈕。如圖6-8所示。03返回到文檔，單擊“樣式”窗口中修改后的“標(biāo)題1”樣式名稱，即可看到標(biāo)題文本應(yīng)用上了修改后的樣式。如圖6-9所示。 圖6-8圖6-96.1.4 新建樣式除了可以使用系統(tǒng)中自帶的樣式外，用戶還可以自定義新樣式，操作方法如下：01選中需要應(yīng)用新樣式的文本，單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡，單

5、擊“樣式”組右下角的“對(duì)話框啟動(dòng)器”按鈕。如圖6-10所示。02彈出“樣式”窗口，單擊左下角的“新建樣式”按鈕。如圖6-11所示。圖6-10圖6-1103彈出“根據(jù)格式設(shè)置創(chuàng)建新樣式”對(duì)話框，輸入樣式的名稱，設(shè)置字體、字號(hào)，然后單擊“確定”按鈕完成創(chuàng)建。如圖6-12所示。04返回到文檔，單擊“樣式”窗口中新創(chuàng)建的樣式名稱，即可為選中的文本應(yīng)用上新創(chuàng)建的樣式。如圖6-13所示。 圖6-12圖6-136.1.5 清除樣式在自定義樣式中，如果有操作錯(cuò)誤，可以清除樣式。當(dāng)有些樣式不再需要時(shí)，可以將其刪除掉，具體的操作方法如下：01選中需要清除格式的文本，單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡，單擊“樣式”列表框右下角的“

6、其他”樣式下拉按鈕，在展開(kāi)的列表中選擇“清除格式”命令。如圖6-14所示。02此時(shí)，選中的文本已經(jīng)被清除了格式。如圖6-15所示。 圖6-14圖6-1503若想刪除樣式，則單擊“樣式”組右下角的“對(duì)話框啟動(dòng)器”按鈕。如圖6-16所示。04打開(kāi)“樣式”窗口，選中要?jiǎng)h除的樣式，單擊“管理樣式”按鈕。如圖6-17所示。圖6-16圖6-1705彈出“管理樣式”對(duì)話框，單擊“刪除”按鈕。如圖6-18所示。06彈出提示對(duì)話框，單擊“是”按鈕。如圖6-19所示。 圖6-18圖6-19 07返回到“管理樣式”對(duì)話框，單擊“確定”按鈕。如圖6-20所示。08此時(shí)可以看到選中的樣式已經(jīng)從“樣式”窗口中刪除掉了。如

7、圖6-21所示。圖6-20圖6-216.2創(chuàng)建和使用模板樣式針對(duì)的是文檔中一段文本或字符的一組格式，而模板卻是針對(duì)一篇文檔中所有段落或字符的格式設(shè)置。與樣式相比，模板的內(nèi)容更加豐富，使用模板是作文檔將更加快捷。6.2.1 創(chuàng)建模板Word 2010為用戶提供了許多預(yù)先設(shè)計(jì)的模板，若這些模板無(wú)法滿足用戶的需求，用戶可以根據(jù)需要自行創(chuàng)建新模板。創(chuàng)建模板的方法有兩種，下面分別進(jìn)行介紹。1. 利用文檔創(chuàng)建模板利用文檔創(chuàng)建模板是指打開(kāi)一個(gè)已有的與需要?jiǎng)?chuàng)建的模板格式相近的Word文檔，在對(duì)其進(jìn)行編輯修改后，將其另存為一個(gè)模板文件。01打開(kāi)一個(gè)已有的公司會(huì)議紀(jì)要文檔，對(duì)其進(jìn)行格式設(shè)置。如圖6-22所示。02

8、單擊“文件”按鈕，在展開(kāi)的列表中選擇“另存為”命令。如圖6-23所示。 圖6-22圖6-2303彈出“另存為”對(duì)話框，輸入模板的名稱，在“保存類型”下拉列表中選擇“Word模板”命令，然后單擊“保存”按鈕即可。如圖6-24所示。 圖6-242. 利用現(xiàn)存模板創(chuàng)建新模板利用現(xiàn)存模板創(chuàng)建新模板是指根據(jù)一個(gè)已有模板新建一個(gè)模板文件，在對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的修改后，將其保存，操作方法如下：01在任意文檔中單擊“文件”按鈕，在展開(kāi)的列表中選擇“新建”命令。如圖6-25所示。02在右側(cè)出現(xiàn)“可用模板”欄中單擊選擇要基于的模板選項(xiàng)，例如選擇“書(shū)法字帖”。單擊“文件”按鈕，在展開(kāi)的列表中選擇“另存為”命令。如圖6-2

9、6所示。圖6-25圖6-2603單擊右下角的“創(chuàng)建”按鈕。如圖6-27所示。04此時(shí)，即會(huì)創(chuàng)建一個(gè)書(shū)法字帖的文檔，在其中對(duì)格式進(jìn)行修改，再將其保存為模板文件即可。如圖6-28所示。 圖6-27圖6-286.2.2 修改模板樣式針對(duì)于文檔中局部格式進(jìn)行快速修改，模板針對(duì)于文檔整體的內(nèi)容及布局。直接將模板文件打開(kāi)，在對(duì)其中的格式進(jìn)行修改后保存，即可完成對(duì)模板的修改。修改模板后，會(huì)影響根據(jù)該模板創(chuàng)建的新文檔，但不影響基于此模板的原有文檔。6.2.3 截取電腦屏幕套用模板創(chuàng)建文檔有兩種情況，即套用Word中自帶的模板創(chuàng)建和套用自定義模板創(chuàng)建。套用Word中自帶模板創(chuàng)建文檔的方法很簡(jiǎn)單，只需要在創(chuàng)建文檔

10、時(shí)選擇要套用的模板即可。套用用戶在Word中定義的模板創(chuàng)建文檔時(shí)，還需要進(jìn)行相應(yīng)的選擇，操作方法如下：在任意文檔中單擊“文件”按鈕，在展開(kāi)的列表中選擇“新建”命令，然后單擊右側(cè)“我的模板”選項(xiàng)。如圖6-29所示。02彈出“新建”對(duì)話框，單擊選擇自創(chuàng)的模板選項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕。如圖6-30所示。圖6-29圖6-306.3 創(chuàng)建目錄一般的書(shū)籍、論文等長(zhǎng)文檔在正文開(kāi)始之前都有目錄，讀者可以通過(guò)目錄來(lái)了解正文的主題和主要內(nèi)容，并且可以快速定位到某個(gè)標(biāo)題。下面將詳細(xì)介紹如何在Word 2010中快速創(chuàng)建目錄。6.3.1添加手動(dòng)目錄Word 2010為使用者提供了一定的目錄格式，用戶可以套用該格式手

11、動(dòng)添加目錄，操作方法如下：01將光標(biāo)定位在要插入目錄的位置，單擊“引用”選項(xiàng)卡，單擊“目錄”組中的“目錄”下拉按鈕，在展開(kāi)的列表中選擇“手動(dòng)目錄”命令。如圖6-31所示。02此時(shí)頁(yè)面中出現(xiàn)目錄的基本格式，用戶需要將章節(jié)標(biāo)題填寫(xiě)完整即可。如圖6-32所示。 圖6-31圖6-326.3.2 自動(dòng)生成目錄用戶可以通過(guò)操作使Word文檔自動(dòng)生成目錄，如果文檔內(nèi)容發(fā)生改變，用戶只需要更新目錄即可，操作方法如下：01打開(kāi)“買(mǎi)賣(mài)合同”文檔，為各級(jí)標(biāo)題設(shè)置標(biāo)題樣式。將光標(biāo)定位到標(biāo)題下方。如圖6-33所示。02單擊“引用”選項(xiàng)卡，單擊“目錄”組中的“目錄”下拉按鈕。如圖6-34所示。圖6-33圖6-3403在彈出的下拉列表中選擇“插入目錄”命令。如圖6-35所示。04彈出“目錄”對(duì)話框，在“常規(guī)”選項(xiàng)區(qū)中將“顯示級(jí)別”設(shè)置為“2”，即目錄中只顯示兩級(jí)標(biāo)題，單擊“確定”按鈕。如圖6-36所示。圖6-35圖6-3605此時(shí)，即可在光標(biāo)定位處插入自動(dòng)生成的二級(jí)目錄。如圖6-37所示。06選中目錄文本，可以為其設(shè)置字體格式。如圖6-38所示。 圖6-37圖6-386.3.3 更新目錄如果文章中的標(biāo)題發(fā)生變化，自動(dòng)生成的目錄需要進(jìn)行更新，以保持與文字標(biāo)題一致，更新目錄的操作方法如下：01單擊“引用”選項(xiàng)卡，