加強企業(yè)項目檔案收集和整理工作存在問題及對策建議思考

1、第 PAGE7 頁 共 NUMPAGES7 頁加強企業(yè)項目檔案收集和整理工作存在問題及對策建議思考加強企業(yè)項目檔案收集和整理工作存在 的問題及對策建議思考 文章通過對企業(yè)中項目檔案收集整理過程中出現(xiàn)的不規(guī)范情況做簡要概述，與檔案同仁探討項目檔案歸檔過程中存在的不足及如何解決這些問題。為以后的企業(yè)檔案的歸檔工作提供服務(wù)，推進項目檔案的進步。項目檔案指的是一個項目從立項、設(shè)計、施工、采購到運行管理過程中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，有建設(shè)單位提交的前期資料，設(shè)備單位隨箱文件與圖紙，施工單位管理與質(zhì)量保證文件，監(jiān)理單位監(jiān)督檢查文件等。建設(shè)項目檔案，真實地記錄了項目從開工到建成的過程。近年來

2、，基層企業(yè)的固定資產(chǎn)投資項目越來越多，而且投資規(guī)模達幾十億。同時，國家檔案部門及上級主管部門對固定資產(chǎn)投資項目檔案（以下簡稱“項目檔案”）專項驗收越來越嚴格，國家檔案局文件明文規(guī)定未通過項目檔案驗收的項目不得進行項目竣工驗收。因此基層企業(yè)規(guī)范項目檔案管理迫在眉睫。這也給建設(shè)項目檔案管理工作帶來了巨大的機遇和挑戰(zhàn)。一、企業(yè)項目檔案收集和整理工作的現(xiàn)狀問題 項目檔案包含建設(shè)單位收集整理的前期文件、施工單位收集整理的項目文件、設(shè)備單位收集整理的設(shè)備隨機文件、監(jiān)理單位收集整理的監(jiān)理文件等等。施工現(xiàn)場單位繁雜，資料繁多，不免讓人眼花繚亂。如何正確收集整理檔案成為檔案工作人員的課題。在項目檔案收集整理中存

3、在以下問題：（一）歸檔項目文件“三性”方面的不規(guī)范 “三性”指的是檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。其表現(xiàn)在項目上，一是工程合法性證明文件的缺失。立項批復(fù)手續(xù)沒有、可行性報告、 安全評價及規(guī)劃證未辦理等等。二是合同文件的不完整。合同文件應(yīng)該由請示文件、投標文件、評標文件和合同文件組成。但經(jīng)常缺少評標會議簽字表和合同會簽單、價格澄清書等等；三是竣工文件的缺少。施工單位竣工質(zhì)量保證文件、記錄或隱蔽工程的記錄的缺失。（二）歸檔文件法律有效性方面存在的不規(guī)范 一是簽字手續(xù)不完備。合同只有一方簽字或忘記加蓋單位印章或合同上沒有簽字時間；二是項目中間隱蔽工程完成，其驗收記錄沒有監(jiān)理工程師（建設(shè)單位工程師）的簽

4、字；三是設(shè)計變更編號不連續(xù)。竣工圖蓋章手續(xù)不完善。（三）歸檔文件的原始真實性方面存在的不規(guī)范 竣工圖紙未正確蓋章簽字。有圖紙不蓋竣工章、檔號章、出圖章，或者監(jiān)理工程師的簽字筆跡不一致，還有的竣工圖修改不到位，與設(shè)計變更對不上，未跟隨相關(guān)專業(yè)在圖紙上標明、備注、對應(yīng)相關(guān)圖號。還有的原材料出廠合格證、質(zhì)量證明文件模糊不清，檢驗報告的日期晚于復(fù)檢日期。（四）案卷質(zhì)量方面的不規(guī)范 紙質(zhì)版案卷組卷方法的不統(tǒng)一，裝訂為膠裝，案卷內(nèi)含有金屬裝飾物，頁碼沒有編頁，卷內(nèi)格式與備考表格式不符合檔案要求；案卷題名過于簡單，不能揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容。（五）其他方面的不規(guī)范 照片整理方面的問題。一般建設(shè)項目需要10-20張

5、建設(shè)項目照片，反映施工過程（隱蔽工程，關(guān)鍵工序、管道工藝、重要結(jié)構(gòu)、安全措施）。照片格式符合要求，每張照片編寫六要素：時間，地點，人物，事由（或反映的事件），背景，攝影者。同時注明照片號、互見號。編寫卷內(nèi)目錄等。電子版常見不規(guī)范有：導入格式不符合檔案室要求。隨意更改，不能導入案卷目錄與卷內(nèi)目錄。二、項目檔案不規(guī)范存在的原因 一是我國施工現(xiàn)場管理滯后于建筑市場的發(fā)展，在當前的市場過渡期間，我國建筑市場存在的轉(zhuǎn)包、違法分包和借用資質(zhì)等違法行為充斥著市場。同時，建筑市場的施工人員眾多，招有農(nóng)民工、臨時工，從負責工程項目的領(lǐng)導到資料整理人員檔案意識薄弱，沒有認識到檔案保存的價值。這應(yīng)該引起我們相關(guān)部門

6、的高度重視，采取有針對性的切實有效的措施提高全員的檔案意識。二是施工單位、設(shè)備單位不重視過程資料的同步收集、整理工作。相關(guān)主體沒有按照施工的流程來產(chǎn)生資料，隨時整理保存。往往是工程施工收尾階段，施工單位才從社會上找?guī)讉€人突擊竣工資料，使得檔案資料的真實性大打折扣。三是建設(shè)單位項目單元技術(shù)人員、監(jiān)理單位監(jiān)理工程師及質(zhì)量監(jiān)督站管理人員未認真制定并執(zhí)行項目管理制度。項目前期，建設(shè)單位應(yīng)及時收集可行性研究報告、安全環(huán)境評估報告等文件；項目中，建設(shè)單位和監(jiān)理單位督促施工單位施工資料及圖紙進行整理、保存。項目后期，嚴格執(zhí)行項目檔案規(guī)范與制度，嚴格把關(guān)，致使工程項目結(jié)束后檔案資料及時歸檔。四是建設(shè)單位項目檔

7、案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。檔案員對國家相關(guān)項目檔案管理制度研究不多，不能很好地指導相關(guān)單位項目檔案的歸檔工作，造成收集的項目檔案不齊全，不完整，不規(guī)范等，嚴重影響了檔案質(zhì)量。三、項目檔案加強和改進的措施（一）提高服務(wù)意識，爭取領(lǐng)導支持 對于一項工作來說，只有在領(lǐng)導的大力支持下開展工作，才能取得良好的效果。具體到項目檔案工作來說，項目伊始，建設(shè)單位負責人就應(yīng)該高度項目檔案工作。建設(shè)單位一定要結(jié)合實際，制定符合現(xiàn)場操作的項目檔案管理制度。同時，各單位嚴格執(zhí)行國家檔案“四參加”要求。檔案管理機構(gòu)派員參加項目前期專家論證會；檔案管理機構(gòu)派員參加基礎(chǔ)工程招標會，檔案管理機構(gòu)派員參加基礎(chǔ)工程竣工驗收會；檔案

8、管理機構(gòu)派員參加設(shè)備儀器開箱驗收會。建設(shè)單位負責人、檔案管理人員同時定期定點去施工現(xiàn)場巡檢及收集資料，尤其是設(shè)備隨機資料。最后，建設(shè)單位項目檔案管理人員從施工開工期到竣工移交檔案期間，定期培訓檔案知識，指導相關(guān)單位正確地完成項目檔案移交工作。（二）加大制度建設(shè)，指導檔案收集 建立健全工程管理制度中檔案歸檔的要求，如材料設(shè)備進廠管理制度、竣工驗收制度、安全文明施工管理制度等加入檔案的歸檔，制度具有高度可執(zhí)行操作性，在工程流程中將檔案收集工作融入其中進行。同時，項目招標過程中，要求各相關(guān)單位結(jié)合現(xiàn)場實際，制定歸檔制度，從頭保證文件能收集齊全。第三，加強施工程序化管理：建立健全各種程序中檔案歸檔手續(xù)

9、，如工程款支付程序、沒有移交檔案資料，禁止辦理結(jié)算手續(xù)。設(shè)計變更審批程序，設(shè)計變更資料必須移交檔案室才是閉環(huán)流程。最后，采取適當?shù)莫劻P激勵措施：如對工程質(zhì)量、檔案、進度進行同期性考核評比及獎罰，及充分利用監(jiān)理的作用，保障工程檔案按時按質(zhì)地向建設(shè)單位的移交。（三）抓好業(yè)務(wù)隊伍建設(shè)，注重檔案資開發(fā) 一般來講，檔案管理人員的素質(zhì)直接決定了檔案管理工作的質(zhì)量。在項目檔案管理中，一是提高檔案管理人員專業(yè)水平與專業(yè)技能。招聘時對施工資料員要有學歷要求，施工時大力開展培訓、討論、甚至自學等各種方式，使得人員熟悉項目檔案的各個環(huán)節(jié)和基本要求。二是適當運用計算機軟件系統(tǒng)，使檔案工作與計算機系統(tǒng)化、一體化。按照現(xiàn)

10、代化信息管理的理念，檔案工作人員一方面對紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描掛接，保證紙質(zhì)資料在計算機中留存并能發(fā)揮其憑證參考的作用，其中，施工單位協(xié)助建設(shè)單位檔案管理人員把合同文件、竣工管理文件和竣工圖紙逐張掃描，格式和大小符合國家電子檔案掃描要求，并進行檔案系統(tǒng)上傳、掛接；另一方面檔案員將計算機辦公環(huán)境下產(chǎn)生的電子公文通過接口轉(zhuǎn)換產(chǎn)生電子檔案，保證電子文件的原始記錄性這一檔案的本質(zhì)屬性。（四）加強項目檔案過程管理，保證檔案真實性與完整性 項目檔案文件完整性、齊全性、有效性、真實性、準確性，需要監(jiān)理單位、建設(shè)單位、施工單位對文件的內(nèi)容和形成過程認真審核把關(guān)。要充分提高各自業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強檔案資料的把關(guān)。施工單位資料員經(jīng)過系統(tǒng)培訓，同步整理好施工管理資料，質(zhì)量保證資料，安全文件等等。質(zhì)量監(jiān)督部門和監(jiān)理、建設(shè)單位依據(jù)相關(guān)規(guī)范制度對歸檔檔案的完整性、齊全性和真實性檢查并承擔相應(yīng)責任。最后，項目檔案管理人員指導組卷、填寫卷內(nèi)目錄、備考表，黏貼脊背和案卷。案卷題名簡單高效，揭示文件的內(nèi)容和成分。檔案的收集貫穿建設(shè)全周期，涉及單位多，專業(yè)性強，提高對檔案工作重要性的認識，掌握好工作方法，嚴收項目檔案工作流程，加強檔案過程管理，開展檔案交底，中間檢查及整改閉環(huán)，確保項目建設(shè)與檔案工作同步進行。要強