公司文件管理規(guī)定流程及相關(guān)表格(共13頁(yè))

1、公司文件(wnjin)管理規(guī)定(gudng)流程一、目的(md)加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。術(shù)語(yǔ)和定義 檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。職責(zé)行政中心：負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)

2、督促指導(dǎo)部門檔案管理。建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作。提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。其他各部門相關(guān)人員：1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政中心；2）向行政中心移交合同或文件資料(zlio)原件或復(fù)印件；3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管(bogun)、利用、歸檔；4）財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國(guó)家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管(b

3、ogun)財(cái)務(wù)檔案資料；各部門主管人員1）批準(zhǔn)對(duì)自己部門資料或合同復(fù)印件的處置。各中心總監(jiān)/副總1）負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告的審批。工作程序檔案資料的收集1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門文件（合同）管理記錄目錄。2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制移交目錄每季度向行政中心移交。歸檔范圍及移交時(shí)間檔案資料的標(biāo)識(shí)行政中心及各部門對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。檔案資料的日常管理：電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或 制作專門光盤進(jìn)行編號(hào)保存。文件、合同資料要登

4、記詳細(xì)信息，并編制文件（合同）管理記錄目錄，以便檢索利用。文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件檔案柜中。檔案(dng n)借閱借閱檔案要履行(lxng)借閱手續(xù)，填寫檔案借閱審批單。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱(chyu)的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，

5、不得轉(zhuǎn)借或損壞；檔案銷毀對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請(qǐng)銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政中心人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。檔案管理細(xì)則1）檔案資料的歸檔范圍公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文等；公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；本公司與其他單位來(lái)往的文書及權(quán)益文書等；公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、

6、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)；本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；本公司發(fā)布(fb)的各類廣告、宣傳材料；本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片(zhopin)、錄音、錄像等；外出公務(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究(ynji)、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料；財(cái)務(wù)檔案資料；各種實(shí)物檔案；其他具有利用

7、和保存價(jià)值的文件資料。3、檔案資料的歸檔要求歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存 檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政中心以影印本歸檔。聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈(zèng)品

8、等）必須原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。4、檔案資料的歸檔時(shí)間即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：公司規(guī)定的密級(jí)文件；重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；合同、協(xié)議書等正本及過程資料；公司干部任免(rnmin)的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料；其他(qt)認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。定期(dngq)歸檔部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政中心；部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政中心；電子聲像檔案的歸檔重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤脫機(jī)保管。每年3月

9、底前必須向行政中心移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政中心核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。5、檔案交接部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫檔案移交清單，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，行政中心見證。6、檔案移交公司的流程經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；行政中心根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對(duì)；檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；7、檔案保管檔案編號(hào)檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后

10、，應(yīng)參照檔案分類編號(hào)表，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政中心結(jié)合工作和部門要求，組織(zzh)實(shí)施修訂。任何部門和個(gè)人不得隨意修改。建立檔案(dng n)目錄存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。8、附則：本辦法由公司(n s)行政中心制定并負(fù)責(zé)解釋。公司圖書資料管理制度（備用）1、工具資料書籍的購(gòu)買，由員工提出，經(jīng)部門經(jīng)理匯總后報(bào)總經(jīng)理審批，然后由行政中心統(tǒng)一訂購(gòu)。2、期刊、雜志等的訂閱，由行政中心匯總各部門征定清單，報(bào)總經(jīng)理審批后向有關(guān)發(fā)行部門訂購(gòu)。購(gòu)回的圖書等資

11、料由行政中心專人負(fù)責(zé)登記、蓋章、分類編號(hào)，統(tǒng)一保管。凡需借用圖書資料的員工須辦理借閱手續(xù)。期刊、雜志等圖書資料由行政中心安排專人管理，用完收存。員工離開本公司時(shí)，應(yīng)歸還所借用的圖書資料。相關(guān)記錄文件（合同）管理記錄目錄 文件檔案移交目錄檔案移交清單表 檔案借閱審批單檔案分類編號(hào)表受控文件清單表 檔案目錄文件（合同）管理(gunl)記錄目錄記錄編號(hào)(bin ho): 日期：序號(hào)文件（合同）編號(hào)標(biāo) 題需抄送的相關(guān)部門接 收部 門原/復(fù)接收人備 注 移交(yjio)目錄記錄(jl)編號(hào): 日期：序號(hào)文件（合同）編號(hào)標(biāo) 題 名 稱頁(yè)數(shù)原/復(fù)備 注移交單位 移交人 日期收件單位 日期注：本表一式貳份，移

12、交(yjio)人、收件人各執(zhí)一份。檔案(dng n)移交清單表記錄編號(hào)(bin ho): 日期：移交性質(zhì) 離職 調(diào)崗 歸檔檔案所屬 年 度 檔案類別保管期限數(shù)量永久長(zhǎng)期短期 合 計(jì) 移交說(shuō)明 移交人：接收意見 接收人： 移交人（部門） 經(jīng)辦人： 移交日期： 年 月 日接收人（部門） 經(jīng)辦人： 接收日期： 年 月 日 見證人： 日期： 年 月 日注：本表一式貳份，移交(yjio)人、收件人各執(zhí)一份。檔案(dng n)借閱審批單記錄(jl)編號(hào): 日期(rq)：借閱部門借閱人借閱部門經(jīng)理總經(jīng)理副總行政中心部門經(jīng)理使用目的序 號(hào)借 閱 內(nèi) 容復(fù)印借閱歸還日期備注檔 案 目 錄卷宗號(hào)：目錄號(hào)：部門：

13、日期：案卷順序號(hào)立卷類目號(hào)案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注檔案(dng n)分類編號(hào)表FLS+部門(bmn)+類別+年份+編號(hào)文件(wnjin)部門類別市場(chǎng)部SC行政XZ財(cái)務(wù)CW貨品HP直營(yíng)ZY電子商務(wù)DS營(yíng)銷中心華北HB東南DN大北DB外發(fā)公文WFXZWFZYWF收到公文SDXZSDZYSD會(huì)議資料HYSCHYXZHYCWHYHPHYZYHYDSHYHBHYDNHYDBHY發(fā)展計(jì)劃JHSCJHXZJHCWJHHPJHZYJHDSHYHBJHDNJHDBJH加盟合同JMHBJMDNJMDBJM加盟合同范例：FLSHBJM-HN(河南)001，立卷標(biāo)題詳細(xì)標(biāo)明信息任免考核RKXZRK企劃資料QHSCQH財(cái)務(wù)檔案CW+賬目名稱前兩個(gè)字手寫字母編寫：例如成本CWCB檔案管理流程：相關(guān)部門/部門負(fù)責(zé)人行政中心分管副總/總經(jīng)理配合完成監(jiān)督檢查工作對(duì)不符合項(xiàng)進(jìn)行整改立卷歸檔整理編目鑒定執(zhí)行相關(guān)檔案管理制度收集資料監(jiān)督檢查完成檢查報(bào)告否是審核驗(yàn)收nshou 保管利用建立、完善檔案管理制度是否