《Access數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)用教程》第三章課件(121頁(yè)P(yáng)PT)

1、第3章 表的建立和管理 第1頁(yè)，共121頁(yè)。3.1 表的創(chuàng)建 表的創(chuàng)建是對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)操作及錄入數(shù)據(jù)的必要步驟，要用表來(lái)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)首先是創(chuàng)建一個(gè)表，本節(jié)將主要講解如何創(chuàng)建一個(gè)表以及創(chuàng)建表后的基本操作。 第2頁(yè)，共121頁(yè)。3.1.1 Access 數(shù)據(jù)類型 第3頁(yè)，共121頁(yè)。第4頁(yè)，共121頁(yè)。3.1.2 創(chuàng)建表結(jié)構(gòu) Access中表有結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)兩部分構(gòu)成，所以從結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)兩方面考慮主要有3種方法創(chuàng)建表：利用向?qū)?chuàng)建表、利用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建表、利用數(shù)據(jù)表視圖直接創(chuàng)建表。 第5頁(yè)，共121頁(yè)。1利用向?qū)?chuàng)建表 利用向?qū)?chuàng)建表可以從Access預(yù)先定義的表中選擇字段，然后再根據(jù)向?qū)崾局鸩酵瓿杀淼膭?chuàng)建，這是

2、快速建表的一種方式。第6頁(yè)，共121頁(yè)。（1）啟動(dòng)Access2003應(yīng)用程序，打開要?jiǎng)?chuàng)建表的數(shù)據(jù)庫(kù)“學(xué)生管理”。（2）在“學(xué)生管理”數(shù)據(jù)庫(kù)窗口的“對(duì)象”欄中單擊“表”選項(xiàng)，然后單擊數(shù)據(jù)庫(kù)工具欄上的“新建”按鈕。（3）彈出“新建表”對(duì)話框，在右側(cè)列表中顯示了各種類型的表，并且在選中某種類型的表時(shí)，在對(duì)話的左側(cè)顯示所選類型的在單擊“表向?qū)А边x項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕，如圖3-3所示。第7頁(yè)，共121頁(yè)。第8頁(yè)，共121頁(yè)。（4）彈出“表向?qū)А睂?duì)話框，在“商務(wù)”和“個(gè)人”單選框中選擇需要的類型，本例選中“個(gè)人”單選框。 在右側(cè)的“示例表”中顯示了各種類型的表，用戶可以根據(jù)需要進(jìn)行選擇。 在選中某種

3、類型的表時(shí)，在對(duì)話框中間的“示例字段”列表中顯示了和所選表相關(guān)的字段。本例選擇“示例表”中的“地址”選項(xiàng)，則在“示例字段”列表中顯示了“地址ID”、“名字”、“姓氏”等相關(guān)的字段。 根據(jù)需要進(jìn)行字段的選擇，然后單擊最上面的向左按鈕，則該字段添加到“新表中的字段”列表框中，如圖3-4所示。第9頁(yè)，共121頁(yè)。第10頁(yè)，共121頁(yè)。（5）按（4）中步驟進(jìn)行操作，將需要的字段依次添加到“新表中的字段”列表框中。將需要重命名的所有字段都重命名后，然后單擊“下一步”按鈕。 （6）彈出“表向?qū)А睂?duì)話框，在“指定表的名稱”文本框中輸入建立的表的名稱，此處輸入“學(xué)生檔案”，在“請(qǐng)確定是否用向?qū)гO(shè)置主鍵”欄中按

4、需要選中單選框，此處選中“是，幫我設(shè)置一個(gè)主鍵”單選框，如圖3-7所示。然后單擊“下一步”按鈕。第11頁(yè)，共121頁(yè)。第12頁(yè)，共121頁(yè)。（7）彈出“請(qǐng)選擇向?qū)?chuàng)建完表之后的動(dòng)作”的“表向?qū)А睂?duì)話框，根據(jù)需要進(jìn)行選擇，此處選中“直接向表中輸入數(shù)據(jù)”單選框，如圖3-9所示，然后單擊“完成”按鈕。第13頁(yè)，共121頁(yè)。（8）彈出創(chuàng)建的數(shù)據(jù)表“學(xué)生檔案”，在其中顯示了設(shè)置的字段，直接向表中輸入數(shù)據(jù)，或直接創(chuàng)建空的數(shù)據(jù)表，以后再向里輸入數(shù)據(jù)。 然后單擊菜單欄上的“文件”“保存”選項(xiàng)，或直接單擊工具欄上的“保存”按鈕，將表進(jìn)行保存，此時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)“學(xué)生管理”窗口中顯示了已創(chuàng)建的表“學(xué)生檔案”，如圖3-11

5、所示。 第14頁(yè)，共121頁(yè)。第15頁(yè)，共121頁(yè)。2利用表設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表（1）啟動(dòng)Access2003應(yīng)用程序，打開要?jiǎng)?chuàng)建表的數(shù)據(jù)庫(kù)“學(xué)生管理”。（2）在數(shù)據(jù)庫(kù)“學(xué)生管理”窗口的“對(duì)象”欄中單擊“表”選項(xiàng)，單擊數(shù)據(jù)庫(kù)工具欄上的“新建”按鈕，在彈出的“新建表”對(duì)話框中單擊“設(shè)計(jì)”視圖選項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕，或單擊“使用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表”標(biāo)簽，然后單擊工具欄上“設(shè)計(jì)”或“打開”按鈕，也可以直接雙擊“使用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表”。 第16頁(yè)，共121頁(yè)。（3）彈出表設(shè)計(jì)器，如圖3-14所示，在“字段名稱”下面的單元格中輸入字段名稱，并在“數(shù)據(jù)類型”欄中進(jìn)行類型的設(shè)定，在“說(shuō)明”欄中輸入信息進(jìn)行字段的注釋。第1

6、7頁(yè)，共121頁(yè)。（4）在輸入完字段名稱和類型后選中其中的一個(gè)字段，然后單擊工具欄上的數(shù)值主鍵按鈕，將該字段設(shè)置為主鍵。每個(gè)表都應(yīng)該有一個(gè)主鍵。（5）在表設(shè)計(jì)器中輸入字段并設(shè)置數(shù)據(jù)類型后，單擊工具欄上的“保存”按鈕，彈出“另存為”對(duì)話框，在“表名稱”文本框中輸入要?jiǎng)?chuàng)建的表名稱“學(xué)生檔案”，然后單擊“確定”按鈕。第18頁(yè)，共121頁(yè)。3使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表 （1）啟動(dòng)Access2003應(yīng)用程序，打開要?jiǎng)?chuàng)建表的數(shù)據(jù)庫(kù)“學(xué)生管理”。（2）在數(shù)據(jù)庫(kù)“學(xué)生管理”窗口的“對(duì)象”欄中單擊“表”選項(xiàng)，單擊右側(cè)列表框中的“通過(guò)輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表”選項(xiàng)，然后單擊工具欄上的“打開”按鈕或直接雙擊“通過(guò)輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表”

7、，也可以單擊工具欄上的“新建”按鈕，在彈出的“新建表”對(duì)話框中選擇“數(shù)據(jù)表視圖”選項(xiàng)，單擊確定按鈕。第19頁(yè)，共121頁(yè)。（3）彈出數(shù)據(jù)表，字段名稱一行分別顯示“字段1”、“字段2”等，這時(shí)可以重命名字段。 右擊要重命名的字段，彈出的下拉菜單，如圖3-18所示，單擊“重命名列”選項(xiàng)，這時(shí)就可以輸入要重命名后的名稱，依次對(duì)字段重命名后再向其中輸入數(shù)據(jù)，也可以直接雙擊字段名，然后直接輸入重命名的文字。 然后單擊菜單欄上的“文件”“保存”選項(xiàng)，或單擊工具欄上的“保存”按鈕，將創(chuàng)建的數(shù)據(jù)表進(jìn)行保存，以后操作類似利用表設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表時(shí)的操作。第20頁(yè)，共121頁(yè)。第21頁(yè)，共121頁(yè)。3.1.3 設(shè)置字段

8、屬性 字段屬性包括 “常規(guī)”和“查詢”兩類，常用的屬性主要是“常規(guī)”中的字段大小、格式、輸入掩碼、標(biāo)題、默認(rèn)值等。第22頁(yè)，共121頁(yè)。1字段大小 文本、數(shù)字，自動(dòng)編號(hào)等類型的字段可以指定字段大小、字符個(gè)數(shù)或數(shù)值范圍。對(duì)于文本類型的字段，最大值為255個(gè)字符，默認(rèn)設(shè)置為50個(gè)字符。用戶可以在表設(shè)計(jì)視圖下面的“字段屬性”欄中“字段大小”右邊的下拉菜單中進(jìn)行設(shè)置，如圖3-19所示。 第23頁(yè)，共121頁(yè)。說(shuō)明：在設(shè)定“字段大小”屬性時(shí)，為使處理速度越快，占用內(nèi)存越小，盡量使用小的類型。對(duì)于已有數(shù)據(jù)的文本字段，減小字段大小可能會(huì)丟失數(shù)據(jù)，因?yàn)锳ccess會(huì)截去炒出新限制的字符。 第24頁(yè)，共121頁(yè)

9、。2格式 “格式”屬性可以指定字段數(shù)據(jù)的顯示或輸入格式，在窗體中顯示的數(shù)據(jù)可以和輸入的數(shù)據(jù)形式不同，格式的設(shè)置只改變數(shù)據(jù)的顯示，而不影響數(shù)據(jù)的輸入和存儲(chǔ)，不同類型的數(shù)據(jù)格式也不同。 第25頁(yè)，共121頁(yè)。第26頁(yè)，共121頁(yè)。第27頁(yè)，共121頁(yè)。第28頁(yè)，共121頁(yè)。3輸入掩碼 “輸入掩碼”也叫“輸入模板”，用于設(shè)置字段、文本框、以及組合框的數(shù)據(jù)格式，并對(duì)允許輸入的數(shù)據(jù)類型進(jìn)行控制，從而可以保證輸入數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)的一致，同時(shí)能檢查輸入時(shí)的錯(cuò)誤。 可以使用的掩碼字符及說(shuō)明參見表3-6。 第29頁(yè)，共121頁(yè)。第30頁(yè)，共121頁(yè)。4標(biāo)題 字段的“標(biāo)題”屬性是設(shè)置在窗體或報(bào)表中顯示的用于描述字段的

10、標(biāo)簽，最多為255個(gè)字符，若沒(méi)有設(shè)置標(biāo)題則以字段名稱為標(biāo)簽，所以字段名稱應(yīng)簡(jiǎn)單明了，直接在“標(biāo)題”右側(cè)的文本框中輸入就可以進(jìn)行設(shè)置。 第31頁(yè)，共121頁(yè)。5默認(rèn)值 字段的“默認(rèn)值”是指在在表格中增加新紀(jì)錄時(shí)，Access自動(dòng)顯示的值字段，它可以是與字段數(shù)據(jù)類型相匹配的任何值，用戶可在數(shù)據(jù)輸入時(shí)修改默認(rèn)值，默認(rèn)值可以是常量或表達(dá)式，可以直接輸入“默認(rèn)值”也可以通過(guò)向?qū)瓿伞澳J(rèn)值”的設(shè)定。 第32頁(yè)，共121頁(yè)。6有效性規(guī)則 字段的“有效性規(guī)則”就是輸入數(shù)據(jù)時(shí)必須遵守的規(guī)則，防止錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)輸入，從而提高數(shù)據(jù)輸入的有效性。 可以使用有效性規(guī)則控制數(shù)據(jù)在字段中的輸入方式。有效性規(guī)則的形式及設(shè)置目的

11、根據(jù)字段的數(shù)據(jù)類型不同而不同，除“自動(dòng)編號(hào)”和“OLE對(duì)象”類型外，其他類型的字段都有此屬性。 有效性規(guī)則有算術(shù)運(yùn)算符、邏輯運(yùn)算符、比較運(yùn)算符和數(shù)據(jù)組成等。 第33頁(yè)，共121頁(yè)。7有效性文本 字段的“有效性文本”屬性是指當(dāng)輸入數(shù)據(jù)不滿足有效性規(guī)則時(shí)給用戶的提示信息。設(shè)置“有效性文本”屬性時(shí)可以使用戶對(duì)輸入的數(shù)據(jù)更加清楚。 第34頁(yè)，共121頁(yè)。8索引 如果字段設(shè)置了“索引”屬性，則可對(duì)字段建立索引，從而能夠迅速對(duì)字段進(jìn)行查詢，同時(shí)還能加速排序和分組操作。索引有三個(gè)取值：無(wú)索引、有索引（有重復(fù)）、有索引（無(wú)重復(fù)）。 9必填字段 字段的“必填字段”屬性是指指定該字段的值是否必須要填寫，除了“自動(dòng)

12、編號(hào)”和“查閱向?qū)А眱蓚€(gè)類型的字段外，其他類型的字段都有此屬性。此屬性有“是”、“否”兩個(gè)取值， 第35頁(yè)，共121頁(yè)。3.1.4 向表中輸入數(shù)據(jù) 1直接向表中輸入 “自動(dòng)編號(hào)”類型的字段在添加新記錄時(shí)自動(dòng)完成?！拔谋尽?、“數(shù)字”、“日期/時(shí)間”、“貨幣”、“備注”及“是/否”等數(shù)據(jù)類型的記錄數(shù)據(jù)可以直接在數(shù)據(jù)表中輸入。“OLE對(duì)象”類型的記錄數(shù)據(jù)輸入方法比較特殊。第36頁(yè)，共121頁(yè)。（1）在數(shù)據(jù)庫(kù)窗口的左邊單擊“表”對(duì)象，然后在左邊的數(shù)據(jù)庫(kù)表的列表中雙擊“學(xué)生檔案”表，打開數(shù)據(jù)表視圖。（2）從第一個(gè)記錄開始按照字段名稱一個(gè)個(gè)輸入數(shù)據(jù)，每輸入完一個(gè)字段按Enter鍵或按Tab鍵轉(zhuǎn)至下一個(gè)字段

13、。（3）向“照片”字段中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，首先將鼠標(biāo)定位到要輸入數(shù)據(jù)的單元格，然后單擊菜單欄上“插入”“對(duì)象”選項(xiàng)，如圖3-33所示，或單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入對(duì)象”命令。 第37頁(yè)，共121頁(yè)。第38頁(yè)，共121頁(yè)。（4）彈出“Microsoft Office Access”對(duì)話框，在其中可選擇創(chuàng)建新的OLE對(duì)象或由原來(lái)磁盤中存的文件創(chuàng)建OLE對(duì)象。 若選中“新建”單選按鈕，則在“對(duì)象類型”列表框中單擊選中需要?jiǎng)?chuàng)建的OLE對(duì)象，然后單擊“確定”按鈕，此時(shí)會(huì)打開所選類型的程序來(lái)創(chuàng)建對(duì)象。 若選中“有文件創(chuàng)建”單選按鈕，則單擊“瀏覽”按鈕，選擇對(duì)象所在的位置，然后單擊“確定”按鈕，這

14、樣對(duì)象就插入到表中了。第39頁(yè)，共121頁(yè)。2通過(guò)窗體輸入（1）打開要輸入數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表“學(xué)生檔案”，單擊工具欄上的“自動(dòng)窗體”組合按鈕，在下拉菜單中單擊“自動(dòng)窗體”選項(xiàng)，如圖3-36所示。第40頁(yè)，共121頁(yè)。（2）彈出“Microsoft Office Access”提示對(duì)話框，提示對(duì)表是否進(jìn)行保存，單擊“是”按鈕。（3）彈出“自動(dòng)窗體”窗口，如圖3-38所示，里面顯示了設(shè)置的字段，對(duì)窗口中的數(shù)據(jù)按設(shè)定的字段由前到后進(jìn)行填寫和修改。 第41頁(yè)，共121頁(yè)。（4）對(duì)窗口中的數(shù)據(jù)按設(shè)定的字段由前到后進(jìn)行填寫和修改完后，按“Enter”鍵或“Tab”鍵，或單擊窗體底欄上的按鈕，則可以自動(dòng)切換到下一

15、條記錄，然后對(duì)新記錄進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸入。（5）所有數(shù)據(jù)輸入完畢后，單擊工具欄上的“保存”按鈕，然后關(guān)閉窗體，彈出“Microsoft Office Access”提示對(duì)話框，由于僅僅是輸入數(shù)據(jù)而對(duì)窗體的外觀沒(méi)有更改，所以單擊“否”按鈕，這樣就完成了數(shù)據(jù)輸入并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行了保存。 第42頁(yè)，共121頁(yè)。3通過(guò)導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)輸入如果在創(chuàng)建數(shù)據(jù)表時(shí)，所需要的表已經(jīng)由其他如Excel等工具創(chuàng)建完成，那么只需要將其導(dǎo)入即可。這樣既可以簡(jiǎn)化操作、節(jié)省時(shí)間，又可以充分利用已有資源，并防止再次輸入時(shí)產(chǎn)生錯(cuò)誤。 第43頁(yè)，共121頁(yè)。（1）打開數(shù)據(jù)庫(kù)窗口，在菜單欄上執(zhí)行“文件”“獲取外部數(shù)據(jù)”“導(dǎo)入”命令，如圖3-40

16、所示。第44頁(yè)，共121頁(yè)。（2）在彈出的“導(dǎo)入”對(duì)話框中的“文件類型”組合框中選擇“Micrsoft Excel(*.xls)”文件類型，在“查找范圍”框中找到要導(dǎo)入文件的位置。 （3）單擊“導(dǎo)入”按鈕，彈出“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡牡谝粋€(gè)對(duì)話框，如圖3-42所示。在這個(gè)對(duì)話框中列出了所要導(dǎo)入表的內(nèi)容。第45頁(yè)，共121頁(yè)。（4）單擊“下一步”按鈕，彈出“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡牡诙€(gè)對(duì)話框，此時(shí)應(yīng)選中“第一行包含列標(biāo)題”選項(xiàng)，如圖3-43所示。 第46頁(yè)，共121頁(yè)。（5）單擊“下一步”按鈕，彈出“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡牡谌齻€(gè)對(duì)話框，在這個(gè)對(duì)話框中可以選擇將該Excel數(shù)據(jù)表導(dǎo)入到哪個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)表中。如果要將

17、其放到一個(gè)新表中，單擊“新表中”選項(xiàng)；如果要將其導(dǎo)入到當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)的已存在的表中，則單擊“現(xiàn)有的表中”選項(xiàng)，然后在后面的組合框中選擇將該表導(dǎo)入到哪個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)表中。這里選擇“新表中”選項(xiàng)，如圖3-44所示。 第47頁(yè)，共121頁(yè)。第48頁(yè)，共121頁(yè)。（6）單擊“下一步”按鈕，彈出“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡牡谒膫€(gè)對(duì)話框，如圖3-45所示，在該對(duì)話框中可以選中字段并對(duì)其進(jìn)行一些必要的修改。第49頁(yè)，共121頁(yè)。（7）單擊“下一步”按鈕，彈出“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡牡谖鍌€(gè)對(duì)話框，在這里可以設(shè)置表的主鍵。 單擊“讓Access添加主鍵”選項(xiàng)，則會(huì)由Access添加一個(gè)自動(dòng)編號(hào)的字段作為主關(guān)鍵字；單擊“自行選擇主鍵”

18、選項(xiàng)可以在右側(cè)的組合框中選擇一個(gè)字段作為主關(guān)鍵字；如果不設(shè)置主關(guān)鍵字，可以單擊“不要主鍵”選項(xiàng)。 這里選擇“我自己選擇主鍵”選項(xiàng)，然后將“學(xué)號(hào)”設(shè)為主鍵，如圖3-46所示。 第50頁(yè)，共121頁(yè)。第51頁(yè)，共121頁(yè)。（8）單擊“下一步”按鈕，在彈出的對(duì)話框的“導(dǎo)入到表”文本框中設(shè)置導(dǎo)入表的名稱，這里設(shè)置為“導(dǎo)入的學(xué)生檔案”，如圖3-47所示。第52頁(yè)，共121頁(yè)。（9）單擊“完成”按鈕，彈出一個(gè)提示框表示數(shù)據(jù)導(dǎo)入已經(jīng)完成，如圖3-48所示，單擊“確定”按鈕完成數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入工作。 第53頁(yè)，共121頁(yè)。3.1.5 建立表間關(guān)系 在Access中，每個(gè)表都是數(shù)據(jù)庫(kù)中的一個(gè)獨(dú)立的部分，具有各自的功

19、能，但它們又不是完全獨(dú)立的，表與表之間可能存在著聯(lián)系。通過(guò)匹配兩個(gè)數(shù)據(jù)表之間的公共字段中的數(shù)據(jù)，可以創(chuàng)建表之間的關(guān)系。 第54頁(yè)，共121頁(yè)。1創(chuàng)建“一對(duì)一關(guān)系”（1）打開要建立表間關(guān)系的數(shù)據(jù)庫(kù)“學(xué)生管理”，單擊“工具”“關(guān)系”選項(xiàng)，如圖3-49所示，也可以直接單擊工具欄上的“關(guān)系”按鈕。第55頁(yè)，共121頁(yè)。（2）彈出空白的“關(guān)系”窗口及“顯示表”對(duì)話框，若沒(méi)有彈出“顯示表”對(duì)話框，則在窗口空白處右擊，如圖3-50所示，在彈出的快捷菜單中單擊“顯示表”選項(xiàng)。 第56頁(yè)，共121頁(yè)。（3）彈出的“顯示表”對(duì)話框如圖3-51所示，其中有3個(gè)選項(xiàng)卡：“表”、“查詢”和“兩者都有”，在表選項(xiàng)卡下選擇

20、要添加到“關(guān)系”窗口中的表名稱，然后單擊“添加”按鈕，則選中的表被添加到“關(guān)系”窗口中，依次進(jìn)行這樣的操作把需要建立關(guān)系的表全部添加到“關(guān)系”窗口中。第57頁(yè)，共121頁(yè)。（4）此時(shí)“學(xué)生成績(jī)”和“學(xué)生選課”兩個(gè)表出現(xiàn)在“關(guān)系”窗口中，如圖3-52所示，其中表中加粗的字段“課程編號(hào)”是表“學(xué)生成績(jī)”和“學(xué)生選課”的主鍵字段。第58頁(yè)，共121頁(yè)。（5）在“學(xué)生選課”表的主鍵字段“課程編號(hào)”處按住鼠標(biāo)將其拖至“學(xué)生成績(jī)”表的“課程編號(hào)”主鍵字段，如圖3-53所示。第59頁(yè)，共121頁(yè)。（6）彈出“編輯關(guān)系”對(duì)話框，其中顯示了創(chuàng)建關(guān)系的兩個(gè)表的名稱和主鍵字段的名稱，并且在對(duì)話框下方的“關(guān)系類型”欄

21、中顯示了要?jiǎng)?chuàng)建的表間關(guān)系為“一對(duì)一”，如圖3-54所示，然后單擊“創(chuàng)建”按鈕。第60頁(yè)，共121頁(yè)。（7）此時(shí)可以看到“關(guān)系”窗口中兩個(gè)表之間多了一條連接線，如圖3-56所示，關(guān)閉“關(guān)系”窗口，彈出“是否保存對(duì)關(guān)系布局的更改？”提示對(duì)話框，由于未對(duì)布局作更改所以單擊“是”或“否”按鈕均可。此時(shí)兩表之間的“一對(duì)一關(guān)系”已創(chuàng)建完成。第61頁(yè)，共121頁(yè)。此時(shí)可以查看建立關(guān)系的表，打開數(shù)據(jù)表“學(xué)生成績(jī)”，看到表的最左邊多了一列加號(hào)“+”，單擊“+”則會(huì)彈出“學(xué)生選課”中和此課程相關(guān)的信息如圖3-58所示。第62頁(yè)，共121頁(yè)。2創(chuàng)建“一對(duì)多關(guān)系” 當(dāng)兩個(gè)表中的相關(guān)字段只有一個(gè)是主鍵或惟一索引時(shí)，則創(chuàng)

22、建“一對(duì)多關(guān)系”，這是數(shù)據(jù)庫(kù)中最常見的一種關(guān)系。 創(chuàng)建時(shí)，前面操作與創(chuàng)建“一對(duì)一關(guān)系”時(shí)的操作相同，只是（4）中將“學(xué)生檔案”表中的主鍵字段“學(xué)號(hào)”拖至“學(xué)生成績(jī)”表的相關(guān)字段“學(xué)號(hào)”，此時(shí)注意兩字段的數(shù)據(jù)類型是否相同。關(guān)系創(chuàng)建完成后，打開“學(xué)生成績(jī)”表如圖3-59所示效果。 第63頁(yè)，共121頁(yè)。第64頁(yè)，共121頁(yè)。3創(chuàng)建“多對(duì)多關(guān)系”如果表1和表2都能與一個(gè)中間表表3建立一對(duì)多關(guān)系，表3的主鍵包含兩個(gè)字段，這兩個(gè)字段來(lái)源于表1和表2的外部關(guān)鍵字，則創(chuàng)建“多對(duì)多關(guān)系”。創(chuàng)建過(guò)程與創(chuàng)建“一對(duì)多關(guān)系”大致相同，只是添加了一個(gè)表，多了一次創(chuàng)建“一對(duì)多關(guān)系”的操作。第65頁(yè)，共121頁(yè)。3.2 表

23、的維護(hù) 在創(chuàng)建了數(shù)據(jù)表后，由于種種原因，表的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)可能不符合要求，或內(nèi)容不能滿足實(shí)際需要。這時(shí)，為了更好的應(yīng)用數(shù)據(jù)表，還要對(duì)數(shù)據(jù)表進(jìn)行基本的維護(hù)，包括修改表結(jié)構(gòu)、編輯表內(nèi)容、調(diào)整表格式等。第66頁(yè)，共121頁(yè)。3.2.1 打開和關(guān)閉表 1打開數(shù)據(jù)表 Access主要提供了3種方式打開表：以“數(shù)據(jù)表視圖”打開、以“設(shè)計(jì)”視圖打開、以“自動(dòng)窗體視圖”打開。第67頁(yè)，共121頁(yè)。1）以“數(shù)據(jù)表視圖”打開 （1）打開“學(xué)生管理”數(shù)據(jù)庫(kù)，單擊“對(duì)象”欄上的“表”選項(xiàng)。 （2）在右側(cè)列表框中單擊要打開的“學(xué)生檔案”數(shù)據(jù)表，然后單擊數(shù)據(jù)庫(kù)工具欄上的“打開”按鈕，或右擊，在彈出的下拉菜單中單擊“打開”選項(xiàng)，

24、或直接雙擊“學(xué)生檔案”數(shù)據(jù)表，均可以數(shù)據(jù)視圖打開表。第68頁(yè)，共121頁(yè)。2）以“設(shè)計(jì)”視圖打開 （1）打開“學(xué)生管理”數(shù)據(jù)庫(kù)，單擊“對(duì)象”欄上的“表”選項(xiàng)。 （2）在右側(cè)列表框中單擊要打開的“學(xué)生檔案”數(shù)據(jù)表，然后單擊數(shù)據(jù)庫(kù)工具欄上的“設(shè)計(jì)”按鈕，或右擊，在彈出的下拉菜單中單擊“設(shè)計(jì)”視圖選項(xiàng)，均可以設(shè)計(jì)視圖打開表。第69頁(yè)，共121頁(yè)。3）以“自動(dòng)窗體視圖”打開 （1）打開“學(xué)生管理”數(shù)據(jù)庫(kù)，單擊“對(duì)象”欄上的“表”選項(xiàng)。 （2）在右側(cè)列表框中單擊要打開的“學(xué)生檔案”數(shù)據(jù)表，然后單擊Access工具欄上的“自動(dòng)窗體”按鈕組中的“自動(dòng)窗體”按鈕，即可以自動(dòng)窗體視圖打開表。第70頁(yè)，共121頁(yè)

25、。2關(guān)閉數(shù)據(jù)表不論表是以什么方式打開的，都可以按下面的2種方法進(jìn)行關(guān)閉。 （1）單擊已打開的數(shù)據(jù)表右上角的“關(guān)閉”按鈕進(jìn)行關(guān)閉，此方法最為簡(jiǎn)單。 （2）單擊已打開的數(shù)據(jù)表左上角的Office圖標(biāo)，在彈出的下拉菜單中單擊“關(guān)閉”選項(xiàng)即可關(guān)閉。第71頁(yè)，共121頁(yè)。3.2.2 修改表結(jié)構(gòu)修改表結(jié)構(gòu)是指修改字段名稱、數(shù)據(jù)類型、字段屬性以及重新設(shè)置主鍵等。修改表結(jié)構(gòu)只能在“設(shè)計(jì)”視圖下完成。 第72頁(yè)，共121頁(yè)。1復(fù)制字段（1）以設(shè)計(jì)視圖打開“學(xué)生檔案”數(shù)據(jù)表。（2）在“學(xué)生檔案”數(shù)據(jù)表的設(shè)計(jì)視圖下將鼠標(biāo)指針定位在要復(fù)制的字段的行選定器位置，鼠標(biāo)指針變?yōu)橛壹^時(shí)單擊鼠標(biāo)，則此行已選中，如圖3-65所

26、示。 第73頁(yè)，共121頁(yè)。（3）單擊菜單欄中的“編輯”“復(fù)制”選項(xiàng)，或右擊在彈出的下拉菜單中單擊“復(fù)制”選項(xiàng)，也可使用Ctrl+C組合鍵或單擊工具欄上的“復(fù)制”按鈕。（4）將鼠標(biāo)指針移至要復(fù)制的位置，此處選擇最后一行，單擊菜單欄中的“編輯”“粘貼”選項(xiàng)，或右擊在彈出的下拉菜單中單擊“粘貼”選項(xiàng)，也可使用Ctrl+V組合鍵或單擊工具欄上的“粘貼”按鈕。此時(shí)復(fù)制的字段已出現(xiàn)在粘貼的位置，如圖3-66所示。 第74頁(yè)，共121頁(yè)。第75頁(yè)，共121頁(yè)。2移動(dòng)字段以設(shè)計(jì)視圖打開數(shù)據(jù)表，選中要移動(dòng)的“年齡”字段，拖動(dòng)鼠標(biāo)至要移動(dòng)后的位置字段的后面，然后釋放鼠標(biāo)，此時(shí)移動(dòng)的字段已出現(xiàn)在相應(yīng)的位置。 第7

27、6頁(yè)，共121頁(yè)。3插入字段（1）以“設(shè)計(jì)”視圖打開數(shù)據(jù)表，選中要插入字段位置的后面的字段，如要在“年齡”字段前面插入的新字段，則選中“年齡”字段。（2）單擊菜單欄上的“插入”“行”選項(xiàng)，或右擊在彈出的下拉菜單中單擊“插入行”選項(xiàng)，也可單擊工具欄上的“插入行”按鈕，此時(shí)在“年齡”字段前面出現(xiàn)一個(gè)空的字段，用戶可根據(jù)需要輸入字段名稱及屬性。第77頁(yè)，共121頁(yè)。4刪除字段（1）以“設(shè)計(jì)”視圖方式打開數(shù)據(jù)表，選中要?jiǎng)h除的字段。（2）單擊菜單欄上的“編輯”“刪除”選項(xiàng)，或右擊在彈出的下拉菜單中單擊“刪除行”選項(xiàng)，也可單擊工具欄上的“刪除行”按鈕或直接按“Delete”鍵。（3）彈出提示框，單擊“是”

28、按鈕，刪除所選字段。第78頁(yè)，共121頁(yè)。上述步驟只能刪除一個(gè)字段，而在表“設(shè)計(jì)”視圖中可一次刪除多個(gè)字段，操作步驟如下：（1）在“設(shè)計(jì)”視圖窗口中單擊選中要?jiǎng)h除的字段選定器，然后按下Ctrl鍵不放，再用鼠標(biāo)單擊選中其他需要?jiǎng)h除字段的字段選定器。（2）單擊工具欄上的“刪除行”按鈕，彈出提示框，同樣單擊“是”按鈕即可刪除所選定的字段。第79頁(yè)，共121頁(yè)。5重新設(shè)置逐漸如果原先定義的主鍵不符合要求，可以重新設(shè)置。具體操作步驟如下：（1）用“設(shè)計(jì)”視圖的方式打開要重新設(shè)置主鍵的數(shù)據(jù)表。（2）單擊主關(guān)鍵字的字段選擇定器，然后單擊工具欄上的“主關(guān)鍵字”按鈕，取消原先設(shè)定的主關(guān)鍵字。（3）單擊要設(shè)為主關(guān)

29、鍵字的字段選定器，然后單擊工具欄上的“主關(guān)鍵字”按鈕，這時(shí)該字段的字段選定器上顯示一個(gè)“主關(guān)鍵字”圖標(biāo)，表明該字段已經(jīng)被設(shè)定為主關(guān)鍵字。第80頁(yè)，共121頁(yè)。3.2.3 編輯表內(nèi)容 對(duì)數(shù)據(jù)表輸入數(shù)據(jù)后還要對(duì)其中的內(nèi)容進(jìn)行編輯，編輯表內(nèi)容包括定位記錄、選擇記錄、添加記錄、修改記錄和復(fù)制記錄等操作。一般情況是在表的數(shù)據(jù)視圖下編輯表內(nèi)容。第81頁(yè)，共121頁(yè)。1定位記錄 對(duì)表中記錄的定位通常有2種方法，分別是使用記錄號(hào)定位和利用快捷鍵定位。 1）使用記錄號(hào)定位 以數(shù)據(jù)視圖打開“學(xué)生檔案”數(shù)據(jù)表，在數(shù)據(jù)表下面的“記錄”編號(hào)框中輸入要定為的字段的行號(hào)，然后按“Enter”鍵，則可以看到所選字段的字段選定

30、器上有一個(gè)黑色的三角，表示該字段被選中。第82頁(yè)，共121頁(yè)。2）利用快捷鍵定位 使用快捷鍵定位的優(yōu)點(diǎn)是快速定位，缺點(diǎn)是只能定位特殊位置，即與鼠標(biāo)當(dāng)前所在位置有關(guān)的位置，如相鄰、同行等，常用的快捷鍵參見表3-5。 第83頁(yè)，共121頁(yè)。第84頁(yè)，共121頁(yè)。2選擇記錄在數(shù)據(jù)表視圖下對(duì)記錄的選擇有2種方法，分別是使用鼠標(biāo)和使用鍵盤。一般常用的是使用鼠標(biāo)，下面根據(jù)不同情況分別介紹使用鼠標(biāo)選擇記錄的方法： 選擇一條記錄，單擊該字段行選定器 選擇一列記錄，單擊該列的字段選定器即單擊字段名 選擇多條相鄰記錄，單擊待選擇的第一個(gè)記錄的行選定器，然后按住鼠標(biāo)移動(dòng)到最后一條記錄處釋放鼠標(biāo)即可。 選擇單字段中部

31、分?jǐn)?shù)據(jù)，單擊字段開始處，拖動(dòng)鼠標(biāo)至結(jié)尾處，釋放鼠標(biāo)即可。第85頁(yè)，共121頁(yè)。3添加記錄（1）以數(shù)據(jù)視圖打開“學(xué)生檔案”數(shù)據(jù)表。（2）單擊Access工具欄上的“新記錄”按鈕，或數(shù)據(jù)表下面“記錄”欄中的“添加新記錄”按鈕，此時(shí)光標(biāo)移至最后一行，用戶向里輸入數(shù)據(jù)即可。第86頁(yè)，共121頁(yè)。4刪除記錄（1）以數(shù)據(jù)視圖打開“學(xué)生檔案”數(shù)據(jù)表。（2）單擊要?jiǎng)h除的記錄的行選定器，然后單擊Access菜單欄上的“編輯”“刪除”選項(xiàng)，或直接按“Delete”鍵。（3）彈出“您正準(zhǔn)備刪除1條記錄”提示對(duì)話框，單擊“是”按鈕，此時(shí)該記錄已從數(shù)據(jù)表中刪除。第87頁(yè)，共121頁(yè)。5修改及復(fù)制數(shù)據(jù) 修改數(shù)據(jù)時(shí)可以將光

32、標(biāo)移至需要修改數(shù)據(jù)的位置直接修改，即刪除原來(lái)數(shù)據(jù)，輸入新數(shù)據(jù)即可，可以修改整個(gè)數(shù)據(jù)也可以修改部分?jǐn)?shù)據(jù)。 當(dāng)數(shù)據(jù)重復(fù)出現(xiàn)或相似的多次出現(xiàn)時(shí)，采用復(fù)制方式可以大大提高工作效率。具體操作與復(fù)制記錄操作相似。第88頁(yè)，共121頁(yè)。3.2.4 調(diào)整表格式 1設(shè)置字體 設(shè)置字體包括設(shè)置字體、字形、字號(hào)、顏色等 （1）以數(shù)據(jù)視圖打開要設(shè)置字體的“學(xué)生檔案”數(shù)據(jù)表，單擊菜單欄上的“格式”“字體”選項(xiàng)。（2）彈出“字體”對(duì)話框如圖3-72所示，根據(jù)需要進(jìn)行選擇，此處在“字體”列表框中選擇“宋體”，在“字形”列表框中選擇“粗體”，在“字號(hào)”列表框中選擇“小五”，在“顏色”下拉列表框中選擇“黑色”。第89頁(yè)，共12

33、1頁(yè)。第90頁(yè)，共121頁(yè)。（3）單擊“確定”按鈕，此時(shí)“學(xué)生檔案”數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)以設(shè)置的字體顯示，如圖3-73所示。 第91頁(yè)，共121頁(yè)。2調(diào)整表的行高和列寬 調(diào)整表的行高和列寬均有2種方法：使用鼠標(biāo)調(diào)整和使用菜單命令調(diào)整。1）使用鼠標(biāo)調(diào)整 將鼠標(biāo)放在表中要調(diào)整列寬的字段選定器之間，待鼠標(biāo)變?yōu)殡p箭頭后按住鼠標(biāo)左右移動(dòng)鼠標(biāo)進(jìn)行調(diào)整，例如“性別”字段列中均是一個(gè)字可以使列寬變窄點(diǎn)，只需將鼠標(biāo)放在“性別”和“年齡”字段選定器之間，待鼠標(biāo)變?yōu)殡p箭頭后按住鼠標(biāo)向左移動(dòng)鼠標(biāo)進(jìn)行調(diào)整。 第92頁(yè)，共121頁(yè)。2）使用菜單命令調(diào)整（1）以數(shù)據(jù)表視圖打開 “學(xué)生檔案”數(shù)據(jù)表，單擊要調(diào)整列寬的“性別”字段列中

34、的任一單元格，然后單擊菜單欄上的“格式”“列寬”選項(xiàng)，或選中整個(gè)“性別”字段列，然后右擊在彈出的下拉菜單中單擊“列寬”選項(xiàng)。（2）彈出“列寬”對(duì)話框，在“列寬”文本框中輸入想要的列寬值，或可以選中“標(biāo)準(zhǔn)列寬”復(fù)選框，也可以單擊“最佳匹配”按鈕，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)此列的內(nèi)容設(shè)置最佳匹配列寬。（3）單擊“確定”按鈕。此處選擇最佳匹配列寬，設(shè)置后的表如圖3-76所示，可以看到“性別”字段列寬明顯變小。 第93頁(yè)，共121頁(yè)。3隱藏和顯示字段（1）以數(shù)據(jù)表視圖打開“學(xué)生檔案”數(shù)據(jù)表，將光標(biāo)放在要隱藏的字段列“年齡”的任一單元格。 （2）單擊菜單欄上的“格式”“隱藏列”選項(xiàng)，或選中整個(gè)“年齡”字段列，然后右擊在

35、彈出的下拉菜單中單擊“隱藏列”選項(xiàng)，如圖3-77所示。第94頁(yè)，共121頁(yè)。如果需要將已經(jīng)被隱藏的“年齡”字段列顯示出來(lái)，執(zhí)行以下操作：（1）單擊菜單欄上的“格式”“取消隱藏列”選項(xiàng)，或右擊數(shù)據(jù)表標(biāo)題欄，在彈出的菜單中單擊“取消隱藏列”選項(xiàng)，如圖3-79所示。 第95頁(yè)，共121頁(yè)。（2）彈出“取消隱藏列”對(duì)話框，如圖3-80所示，在“列”列表框中選中“年齡”復(fù)選框，然后單擊“關(guān)閉”按鈕，或單擊菜單欄右邊的關(guān)閉按鈕圖標(biāo)。此時(shí)“年齡”字段列在數(shù)據(jù)表中顯示出來(lái)。第96頁(yè)，共121頁(yè)。4凍結(jié)字段當(dāng)數(shù)據(jù)表中存儲(chǔ)了大量數(shù)據(jù)時(shí)，有一部分?jǐn)?shù)據(jù)需要經(jīng)常使用，為使用方便這時(shí)可通過(guò)凍結(jié)字段將這部分經(jīng)常使用的字段凍

36、結(jié)，即使其始終顯示在窗口中。 （1）以數(shù)據(jù)表視圖打開“學(xué)生檔案”數(shù)據(jù)表，當(dāng)拖動(dòng)窗口下面的滾動(dòng)條向右，由于窗口不夠大，“學(xué)號(hào)”字段不能顯示。 （2）將鼠標(biāo)放在“學(xué)號(hào)”字段列的任一單元格，然后單擊菜單欄上的“格式”“凍結(jié)列”選項(xiàng)，或選中“學(xué)號(hào)”字段列，右擊，在彈出的菜單中單擊“凍結(jié)列”選項(xiàng)。此時(shí)“學(xué)號(hào)”列已經(jīng)被凍結(jié)起來(lái)。（3）再次拖動(dòng)窗口下面的滾動(dòng)條，“學(xué)號(hào)”字段始終在窗口中顯示 第97頁(yè)，共121頁(yè)。如果需要取消已經(jīng)被凍結(jié)的“學(xué)號(hào)”字段列，只需單擊菜單欄上的“格式”“取消對(duì)所有列的凍結(jié)”選項(xiàng)，或選中“學(xué)號(hào)”字段列，右擊，在彈出的菜單中單擊“取消對(duì)所有列的凍結(jié)”選項(xiàng)即可。第98頁(yè)，共121頁(yè)。5調(diào)

37、整字段次序數(shù)據(jù)表中字段的次序默認(rèn)與數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)輸入的次序相同，但有時(shí)需要移動(dòng)某些字段來(lái)滿足查看數(shù)據(jù)的要求。 第99頁(yè)，共121頁(yè)。（1）以數(shù)據(jù)表視圖打開“學(xué)生檔案”數(shù)據(jù)表，選中“政治面貌”字段列。（2）按住鼠標(biāo)將該字段拖動(dòng)至“出生日期”字段的前面，然后釋放鼠標(biāo)，此時(shí)“政治面貌”字段列已經(jīng)移至“出生日期”字段列前。第100頁(yè)，共121頁(yè)。6設(shè)置數(shù)據(jù)表格式在表的數(shù)據(jù)表視圖下，Access提供了豐富的數(shù)據(jù)表格式，通過(guò)設(shè)置數(shù)據(jù)表的格式可以更改表的背景顏色、網(wǎng)格顯示及邊框和線條樣式等。具體操作步驟如下。（1）以數(shù)據(jù)表視圖打開數(shù)據(jù)表，單擊菜單欄上的“格式”“數(shù)據(jù)表”選項(xiàng)，或右擊數(shù)據(jù)表標(biāo)題欄，在彈出的菜單中

38、單擊“數(shù)據(jù)表”選項(xiàng)。（2）彈出“設(shè)置數(shù)據(jù)表格式”對(duì)話框，其中顯示了“單元格效果”、“網(wǎng)格線顯示方式”、“背景色”、“網(wǎng)格線顏色”等，用戶可根據(jù)需要在對(duì)話框中進(jìn)行設(shè)置，如圖3-84所示。第101頁(yè)，共121頁(yè)。第102頁(yè)，共121頁(yè)。（3）單擊“確定”按鈕，此時(shí)數(shù)據(jù)表已經(jīng)按設(shè)置的表格式顯示，效果圖如圖3-85所示。（4）單擊“文件”“保存”或單擊工具欄上的“保存”按鈕，數(shù)據(jù)表按上面的格式設(shè)置進(jìn)行保存。 第103頁(yè)，共121頁(yè)。3.3 表的管理 在創(chuàng)建完表并且向其中輸入數(shù)據(jù)后，為更好地對(duì)表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，還需要對(duì)表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行、替換、排序、篩選等操作。 第104頁(yè)，共121頁(yè)。3.3.1 查找和

39、替換數(shù)據(jù) 1查找數(shù)據(jù)查找特定內(nèi)容的方法比較簡(jiǎn)單，具體操作步驟如下。（1）以數(shù)據(jù)表視圖打開要查找數(shù)據(jù)的“學(xué)生檔案”數(shù)據(jù)表，單擊要查找數(shù)據(jù)的字段列，然后單擊菜單欄上的“編輯”“查找”選項(xiàng)，或單擊工具欄上的“查找”按鈕。（2）彈出“查找和替換”對(duì)話框，在“查找內(nèi)容”文本框中輸入需要查找的內(nèi)容。然后單擊“查找下一個(gè)”按鈕。 （3）此時(shí)數(shù)據(jù)表中顯示第一個(gè)查找的內(nèi)容，然后再單擊“查找下一個(gè)”按鈕，逐個(gè)顯示要查找的內(nèi)容。 （4）單擊“取消”按鈕，結(jié)束查找。第105頁(yè)，共121頁(yè)。2替換數(shù)據(jù)替換操作也是一個(gè)比較常用的操作，因?yàn)樵跀?shù)據(jù)表中可能有一個(gè)多次出現(xiàn)的內(nèi)容需要替換成另一個(gè)相同的內(nèi)容，此時(shí)一個(gè)個(gè)進(jìn)行修改比較

40、麻煩，而且容易出現(xiàn)遺漏，而使用替換功能則可以準(zhǔn)確迅速地解決問(wèn)題。具體操作步驟如下。（1）以數(shù)據(jù)表視圖打開要替換數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表，單擊要替換數(shù)據(jù)的字段列，然后單擊菜單欄上的“編輯”“替換”選項(xiàng)，或單擊工具欄上的查找按鈕，然后在彈出“查找和替換”對(duì)話框中單擊“替換”選項(xiàng)卡。第106頁(yè)，共121頁(yè)。（2）在彈出對(duì)話框的“替換”選項(xiàng)卡的“查找內(nèi)容”文本框中輸入需要替換的數(shù)據(jù)，在“替換為”文本框中輸入替換后的數(shù)據(jù)，在“查找范圍”下拉列表框中選擇查找的字段。然后單擊對(duì)話框右側(cè)的“替換”按鈕。（3）此時(shí)第一個(gè)“優(yōu)秀”已被替換為“良好”，然后依次單擊“查找下一個(gè)”按鈕再單擊“替換”按鈕，則替換內(nèi)容“優(yōu)秀”依次被替換為“良好” ，然后關(guān)閉“查找和替換”對(duì)話框。第107頁(yè)，共121頁(yè)。3.3.2 排序數(shù)據(jù)1通過(guò)單個(gè)字段排序（1）以數(shù)據(jù)表視圖打開數(shù)據(jù)表，選中要進(jìn)行排序的字段列，如需要按成績(jī)進(jìn)行排序，則選中“成績(jī)”列。（2）單擊菜單欄上的“記錄”“排序”“降序排列”選項(xiàng)，如圖3