關(guān)于對(duì)辦公室公文精益化管理的思考

1、關(guān)于對(duì)辦公室公文精益化管理的思考【摘要】在公文精益化管理理念逐漸普及的大環(huán)境下，辦公室中公文管理水平得到了一定的提升。本文通過(guò)對(duì)常見(jiàn)的辦公室公文管理問(wèn)題進(jìn)行深刻剖析，研究改進(jìn)思路、提出解決措施，積極將辦公室的公文運(yùn)作處理能力發(fā)揮到最佳狀態(tài)，圍繞安全、準(zhǔn)確、及時(shí)、保密的原則，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)辦公室公文管理的精益化?！娟P(guān)鍵詞】辦公室精益化管理公文處理公文又稱(chēng)文件，指的是公文文書(shū)。在國(guó)家政府機(jī)關(guān)、企業(yè)、社會(huì)組織的工作和管理中制定的文書(shū)。由于辦公室的工作復(fù)雜瑣碎，稍微馬虎就會(huì)導(dǎo)致一些問(wèn)題的出現(xiàn)。雖然當(dāng)今辦公室公文管理水平已經(jīng)逐漸提升，但其中仍然存在著些許不足。因此，要求工作人員積極改進(jìn)工作思路，促進(jìn)公文管理

2、的精益化與規(guī)范化。一、辦公室公文管理中存在的問(wèn)題首先，文件接收登記分類(lèi)模糊。文件接收是指按時(shí)接收外部送到公司或者機(jī)單位的公務(wù)文件，其中包含資料、文件、信函、電報(bào)等。辦公室在接收涉密公文、一般公文時(shí)沒(méi)有按照類(lèi)型和文件的重要程度進(jìn)行細(xì)致化分類(lèi)，這為之后的管理工作造成阻礙。其次，缺乏公文的傳閱管理。公文的傳閱是企業(yè)或者單位文秘部依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批的傳閱意見(jiàn)，第一時(shí)間將接收到的公文或者其他資料提供給相關(guān)部門(mén)工作人員和負(fù)責(zé)人進(jìn)行查閱辦理工作。公文的傳閱記錄缺失會(huì)使公文的行蹤不明、閱覽速度受限，出現(xiàn)公文積壓、丟失文件等問(wèn)題。最后，公文的交接過(guò)程不清晰。在公文歸檔工作中，不需歸檔與應(yīng)歸檔公文的區(qū)別不夠清晰，致使工

3、作效率下降。二、辦公室公文管理的精益化管理策略（一）規(guī)范文件接收登記管理按照部門(mén)辦公室的職責(zé)，進(jìn)行清晰分類(lèi)精益化管理。第一，對(duì)于政府類(lèi)涉密公文，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)的分類(lèi)登記保存。同時(shí)，涉密文件的登記、接受工作需要依照國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法、中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例等法律規(guī)章進(jìn)行。對(duì)于涉密文件需要及時(shí)進(jìn)行單獨(dú)登記，依照文件之間的關(guān)系、保存價(jià)值、特征分類(lèi)登記，確保涉密公文信息的完整性、安全性。比如，省局的公文需要區(qū)別于一般的涉密公文和一般公文，單獨(dú)收發(fā)、登記、保存。第二，紙質(zhì)類(lèi)型的公文需要單獨(dú)存放。同時(shí)需要依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單位或者公司紙質(zhì)文件的編號(hào)、登記、蓋章、發(fā)送、保管操作。紙質(zhì)公文登記應(yīng)依照登記表

4、做到詳細(xì)記錄，確保文件的科學(xué)分類(lèi)與合理保存。其三，對(duì)外來(lái)郵件的登記。辦公室在收到外來(lái)郵件時(shí)，應(yīng)立即拆封，按照具體標(biāo)準(zhǔn)在登記表中記載編號(hào)、名稱(chēng)。其中涉密類(lèi)文件要單獨(dú)存放，將該文件提送至部門(mén)主管進(jìn)行擬辦，供領(lǐng)導(dǎo)批示，依照領(lǐng)導(dǎo)的指示意見(jiàn)送到相應(yīng)的部門(mén)辦理，同時(shí)在公文登記表中詳細(xì)記錄。注意應(yīng)及時(shí)收回傳閱的文件，并仔細(xì)存放。（二）創(chuàng)建文件傳閱登記表公文傳閱登記表可以有助于對(duì)公文的實(shí)時(shí)登記追蹤，以免出現(xiàn)公文積壓或者丟失的現(xiàn)象。辦公室需要依照流程對(duì)各種類(lèi)型的文件進(jìn)行登記。比如，利用傳閱登記表，對(duì)登記文件的編號(hào)、接收人、送閱單位、接受時(shí)間、備注、退回時(shí)間等數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的跟蹤登記，避免造成公文的積壓、泄密、丟失

5、等問(wèn)題，還可以在問(wèn)題出現(xiàn)之后利用傳閱登記表找尋責(zé)任承擔(dān)人。另外，辦公室人員需要具有文件保密意識(shí)，以及警惕心理。比如，在公文的歸檔、保存、調(diào)取、登記、查閱等流程中，嚴(yán)格按照相關(guān)管理制度執(zhí)行操作，確保涉密公文的安全。（三）強(qiáng)化公文交接登記管理其一，需要將不歸檔與歸檔的案卷詳細(xì)區(qū)分，將歸檔的文件交由檔案管理員處理。其二，交接的文件名稱(chēng)目錄需要一式三份，檔案盒中放置一份，接受部門(mén)和移交部門(mén)手里各一份，另附移交備考表，其中將移交人、交接時(shí)間、接收人等信息詳細(xì)記錄。其三，目前先進(jìn)的檔案管理軟件可以幫助工作人員提升檔案的管理效率，是辦公室中普遍應(yīng)用的管理方法。在文件的交接中，雙方需要仔細(xì)檢查文件的情況、案卷

6、中文件的數(shù)量，判斷是否與移交目錄中文件的數(shù)量相一致。其四，公文交接工作需要嚴(yán)格辦理，符合條件的文件在辦理移交時(shí)，雙方各執(zhí)移交目錄一份，在檢查核實(shí)無(wú)誤之后方可登記簽字，其中辦公室的公文交接需要半年之內(nèi)做到紙質(zhì)公文與OA公文交接一次。（四）升級(jí)公文流轉(zhuǎn)監(jiān)督管理工作人員需要強(qiáng)化公文流轉(zhuǎn)的督查辦理能力，提升辦公的效率。比如，一般要求重要公文流轉(zhuǎn)時(shí)限為1日、復(fù)雜公文或者多部門(mén)相關(guān)的公文做到3日之內(nèi)完成。同時(shí)需要將公文信息及時(shí)記錄，依照要求在處理表上注明處理的期限。同時(shí)公文的管理單位應(yīng)當(dāng)按照公文辦理要求的重要程度，加以詢(xún)問(wèn)處理，積極監(jiān)督有關(guān)部門(mén)及時(shí)進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)操作。防止因職責(zé)不清晰造成無(wú)人管理的現(xiàn)象。另外

7、，需要履行督辦職責(zé)。比如，創(chuàng)建公文催辦制度，在一般情況下15個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行一次，遇到重大事項(xiàng)需要立即督辦通報(bào)，從而提升公文的流轉(zhuǎn)速率，改進(jìn)工作效率，提升管理水平。（五）做好文件歸檔管理工作人員在接受發(fā)送文件時(shí)注意做好文件的歸檔、保密工作。辦公司管理人員需要及時(shí)將傳閱后和完成辦理的企業(yè)、政府文件，進(jìn)行分類(lèi)、整理、歸檔。其中涉密文件需要獨(dú)立存至文件保險(xiǎn)柜內(nèi)，以保障文件的安全性和完整性，還可以于次年的3月末之前將文件移送至檔案室。三、結(jié)論在現(xiàn)代社會(huì)職位分工的不斷精細(xì)和專(zhuān)業(yè)條件下，精益化管理的工作方式已經(jīng)來(lái)臨。因此，要求工作人員需要充分將精益化管理理念與辦公室公文管理相結(jié)合，積極將辦公室由粗放化管理轉(zhuǎn)為精益化管理，將公文處理做到精益求精