重慶龍湖合同管理辦法

1、重慶龍湖合同管理辦法07版 為了加強(qiáng)合同管理，提高工作效率，促進(jìn)公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展，防范公司經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范合同起草、會(huì)簽、審批、簽章、執(zhí)行、變更、糾紛處理及檔案管理的過(guò)程，特制定本辦法。 1適用范圍： 凡涉及金額在5000元人民幣以上的經(jīng)濟(jì)事務(wù)（不包括行政稅費(fèi)），必須簽署相關(guān)合同、協(xié)議或其它書(shū)面文本。 2管理辦法： 3.1崗位職責(zé).綜合管理崗位：計(jì)劃財(cái)務(wù)部合同管理員. 計(jì)劃財(cái)務(wù)部：.1負(fù)責(zé)審核價(jià)格、付款條件、違約責(zé)任是否清楚、明確、有效； 負(fù)責(zé)對(duì)合同會(huì)簽過(guò)程進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督管理； 負(fù)責(zé)起草、修訂、解釋本管理辦法及附件文檔。 3.1.3. 行政部：.1.負(fù)責(zé)法律顧問(wèn)事務(wù)所的選擇、監(jiān)督、評(píng)價(jià)和日常

2、組織協(xié)調(diào)工作；.2.負(fù)責(zé)處理法院、仲裁事務(wù)；.3.負(fù)責(zé)合同用印、存檔、查閱工作。. 集團(tuán)信息中心：負(fù)責(zé)根據(jù)本辦法及附件文檔將合同類型及模版、崗位審批權(quán)限等在OA系統(tǒng)及運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)中進(jìn)行設(shè)置及固化。 3.1.5. 合同承辦部門(mén)：.1.負(fù)責(zé)本部門(mén)合同起草、會(huì)簽、校稿、審核、批準(zhǔn)、生效的全過(guò)程管理；3.1.5.2.負(fù)責(zé)審核合同內(nèi)容的合理性、合法性、嚴(yán)密性及有效性，包括但不限于合同要素及條款是否齊備，當(dāng)事人雙方的權(quán)責(zé)和義務(wù)是否明確，合同文字及數(shù)字的表述是否準(zhǔn)確規(guī)范； .3.負(fù)責(zé)建立和管理部門(mén)各類合同的示范模板；.4.負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)員工進(jìn)行合同管理辦法及應(yīng)用的培訓(xùn)；. 合同會(huì)簽部門(mén)：負(fù)責(zé)從本部門(mén)工作需求和

3、專業(yè)角度提出會(huì)簽意見(jiàn)。 3.2合同基本內(nèi)容和格式：基本內(nèi)容： 包括標(biāo)的物（施工、采購(gòu)、服務(wù)等），數(shù)量和質(zhì)量，價(jià)款，付款節(jié)點(diǎn)和相應(yīng)的支付條件、履行的期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任，維保服務(wù)等主要條款。 合同名稱 命名原則：必須包括“公司發(fā)布的項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)名稱+事項(xiàng)”； 適用范圍：合同名稱、合同中的附件名稱、以及合同正文中的名稱，上述三類合同名稱必須規(guī)范、統(tǒng)一； 3.3合同起首部分：寫(xiě)明甲乙雙方（供需雙方）的全稱，且必須與公司印章名稱保持一致； 一般情況下一份合同一個(gè)合同主體，若一份合同多個(gè)合同主體需要說(shuō)明不同主體對(duì)應(yīng)的標(biāo)的物及金額（目的是滿足運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)和辦理承兌的需要）； 3.4合同正文部分：基本信息

4、應(yīng)包括但不限于：產(chǎn)品名稱、牌號(hào)、商標(biāo)、廠家、型號(hào)、規(guī)格、等級(jí)、花色、是否成套產(chǎn)品等；質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、供方對(duì)質(zhì)量負(fù)責(zé)的條件和期限，必須符合國(guó)家行業(yè)相關(guān)政策規(guī)范；計(jì)量單位、計(jì)量方法、自然損耗率等；運(yùn)輸方式及運(yùn)費(fèi)承擔(dān)責(zé)任；交（提）貨期限、地點(diǎn)及驗(yàn)收方法； 合同必須有違約責(zé)任，違約責(zé)任應(yīng)明確約定違約金數(shù)額、比例及計(jì)算方法，以及合同解除的條件，具體內(nèi)容由合同承辦部門(mén)確定： 各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，總結(jié)一些本部門(mén)常見(jiàn)的違約責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)條款，如“未能按期交貨或者付款，每延期一天，由違約方向?qū)Ψ絻敻段绰男胁糠挚铐?xiàng)總值每日千分之五的違約金；任何一方如單方面中途撤消或無(wú)故不履行合同者，應(yīng)由違約方償付對(duì)方未履

5、行部分款項(xiàng)總值20%的違約金”； 一般情況下，任何合同都不能缺乏違約條件，應(yīng)杜絕“乙方是長(zhǎng)期合作單位，不會(huì)出意外，不必考慮違約條款”的觀念，“甲方有權(quán)保留追溯損失的權(quán)利”之類的說(shuō)法不能代替具體的違約條款； 合同違約責(zé)任應(yīng)在合法、合理的范圍，應(yīng)避免由于甲方違約責(zé)任過(guò)重導(dǎo)致乙方產(chǎn)生惡意的條款，例如“延期付款甲方每日支付3%違約金，延期付款5天以上乙方有權(quán)解除合同，甲方應(yīng)支付10%違約金”。 一般情況下，合同必須有質(zhì)保金、質(zhì)保期及維保服務(wù)方式，以保證合同后期服務(wù)的正常進(jìn)行； 一般情況下，合同爭(zhēng)議處理的機(jī)構(gòu)應(yīng)為甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院或仲裁委員會(huì)； 合同應(yīng)有明確的起止時(shí)間及簽約地點(diǎn)； 3.5合同結(jié)

6、尾部分：.雙方都必須使用合法的印章（公章或合同專用章），不得使用財(cái)務(wù)章或業(yè)務(wù)章等不合法印章； 3.5.2.落款應(yīng)包含簽訂時(shí)間、法定代理人及委托代理人、開(kāi)戶銀行及帳號(hào)、聯(lián)系人及電話。 3.6格式化的合同：包括國(guó)家規(guī)定的格式合同和某些壟斷機(jī)構(gòu)的格式合同，由經(jīng)辦人按要求填寫(xiě)，在合同中應(yīng)盡量通過(guò)其它說(shuō)明事項(xiàng)或補(bǔ)充條款等方式為甲方爭(zhēng)取公平的權(quán)益，同時(shí)，經(jīng)辦人員應(yīng)在審批的合同摘要中對(duì)格式合同予以明示； 3.7境外合同：必須明確約定稅費(fèi)的承擔(dān)人，稅費(fèi)交納手續(xù)的辦理人、國(guó)內(nèi)段工作涉及的合同金額或比例； 鑒于稅務(wù)局有權(quán)質(zhì)疑合同約定的國(guó)內(nèi)段、國(guó)外段的金額分?jǐn)偙壤?，故合同?yīng)約定“最終稅費(fèi)以稅務(wù)局認(rèn)可金額為準(zhǔn)”； 鑒

7、于境外合同付款周期的特殊性，故合同約定的付款時(shí)間應(yīng)考慮充分，如在收到發(fā)票后20個(gè)工作日，并應(yīng)強(qiáng)調(diào)付款遇中華人民共和國(guó)法定節(jié)假日順延。 與代理方所簽合同中應(yīng)包括對(duì)代理方票據(jù)的要求，例如“代理公司提供之海關(guān)代征增值稅及關(guān)稅發(fā)票抬頭須為購(gòu)買(mǎi)公司及代理公司雙抬頭,且發(fā)票之含稅金額需與賣(mài)方公司相關(guān)材料價(jià)款一致.；代理公司交付買(mǎi)方之所有發(fā)票均須為原件,相關(guān)發(fā)票抬頭,除海關(guān)代征增值稅及關(guān)稅發(fā)票為購(gòu)買(mǎi)公司及代理公司雙抬頭外,其余一切代理費(fèi)及相關(guān)中間費(fèi)用等,均須為買(mǎi)方公司名稱抬頭”； 凡涉及境外付款的合同需添加計(jì)劃財(cái)務(wù)部稅務(wù)專員會(huì)簽。 3.8合同流轉(zhuǎn)流程：基本流程： 起草會(huì)簽校稿審核批準(zhǔn)用印存檔/抄送 起草：

8、合同承辦人對(duì)合同簽訂的及時(shí)性、合理性、合法性、規(guī)范性、完整性和正確性承擔(dān)主要責(zé)任，即第一責(zé)任； 合同承辦人在會(huì)簽過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按合同會(huì)簽權(quán)限添加相關(guān)人員參與會(huì)簽，不得隨意添加合同會(huì)簽權(quán)限以外的人員參與會(huì)簽（目的是提高合同會(huì)簽效率、明確分工和責(zé)任、控制合同流傳范圍）； 若發(fā)生多版本情況，應(yīng)說(shuō)明版本之間的差異，明確修訂的內(nèi)容（目的是提高會(huì)簽效率，保證版本的有效性）； 合同承辦人不得未經(jīng)規(guī)定會(huì)簽人員會(huì)簽完成就直接校稿，如有特殊情況，必須在辦理說(shuō)明中明示。 當(dāng)合同承辦人不能找到合適的合同類別時(shí)，首先應(yīng)與計(jì)劃財(cái)務(wù)部合同管理員確認(rèn)，如屬于尚未建立適用的合同類別，則承辦部門(mén)應(yīng)通過(guò)工作聯(lián)系單向計(jì)劃財(cái)務(wù)部合同管理

9、員提出增加合同類別的要求，必須杜絕“隨意”選擇一個(gè)合同類別的做法（工作聯(lián)系單由合同管理員參加會(huì)簽，部門(mén)經(jīng)理審批，抄送財(cái)務(wù)部經(jīng)理。 會(huì)簽： 會(huì)簽人對(duì)合同內(nèi)容提出本部門(mén)工作需求和專業(yè)意見(jiàn)，承擔(dān)相關(guān)專業(yè)責(zé)任，負(fù)責(zé)提供專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范或技術(shù)要求條款給合同起草人； 合同承辦人必須逐條明確回復(fù)會(huì)簽人意見(jiàn)、直到意見(jiàn)達(dá)成一致（嚴(yán)禁合同承辦人含糊簡(jiǎn)單的以“OK、同意”等字詞接受會(huì)簽意見(jiàn)、其實(shí)沒(méi)有充分溝通、甚至根本就沒(méi)有接受會(huì)簽意見(jiàn)就送審批的情況）； 涉外合同：合同承辦人必須自行添加會(huì)計(jì)組主管參加會(huì)簽（是否涉外合同以乙方是否境外單位為判斷標(biāo)準(zhǔn)，不以是否外幣付款為標(biāo)準(zhǔn)）； 審核： 合同審核人負(fù)責(zé)對(duì)校稿版本的合理性、合法

10、性、規(guī)范性、完整性和正確性進(jìn)行全面審核，承擔(dān)合同簽定的第二責(zé)任（審核人必須全面檢查會(huì)簽意見(jiàn)并確認(rèn)合同承辦人已經(jīng)與會(huì)簽人達(dá)成一致意見(jiàn)）； 根據(jù)各個(gè)部門(mén)的情況，可設(shè)定多級(jí)審核； 合同審核人必須檢查會(huì)簽記錄，起草和會(huì)簽流程是否正確； 批準(zhǔn)： 批準(zhǔn)人在審核的基礎(chǔ)上批準(zhǔn)該合同的執(zhí)行，對(duì)簽訂合同承擔(dān)決策責(zé)任，不承擔(dān)因合同的及時(shí)性、合理性、合法性、規(guī)范性、完整性和正確性等具體條款所涉及的相關(guān)責(zé)任； 審批： 審批人同時(shí)兼任審核和批準(zhǔn)，承擔(dān)第二責(zé)任和決策責(zé)任。 3.9合同的變更、解除：對(duì)合同條款中明確約定了最終的付款結(jié)算依據(jù)（價(jià)格及價(jià)格浮動(dòng)范圍，數(shù)量及數(shù)量浮動(dòng)范圍等），并且付款時(shí)遵照該結(jié)算依據(jù)進(jìn)行結(jié)算的付款，可

11、能出現(xiàn)結(jié)算金額超過(guò)或低于原合同暫估金額，可在成本系統(tǒng)“合同管理”中通過(guò)“合同變更”進(jìn)行。 除3.9.1之外的其他合同變更，必須采用書(shū)面形式進(jìn)行約定，并通過(guò)行政部檔案管理員在OA系統(tǒng)上作出處理； （1）凡涉及金額在5000元人民幣以上的變更適用于公司通用性合同簽定原則，必須簽訂補(bǔ)充協(xié)議或重新簽定合同協(xié)議； （2）凡5000元以下的變更，業(yè)務(wù)部門(mén)可根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生的性質(zhì)和情況確定甲乙雙方約定的形式（如當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等）。 解除經(jīng)濟(jì)合同，甲乙雙方必須采用書(shū)面形式（包括當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳、終止合同協(xié)議等），并通過(guò)行政部檔案管理員在OA系統(tǒng)上作出處理； 合同轉(zhuǎn)讓原則上必須有三方協(xié)

12、議； 因變更、解除合同而使公司利益遭受損失的，除法律允許免責(zé)的以外，均應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)責(zé)任，并在變更、解除合同的協(xié)議書(shū)中予以明確； 變更、解除經(jīng)濟(jì)合同，需同樣按合同審批流程辦理手續(xù)。 3.10 合同類別及權(quán)限表：公司對(duì)合同進(jìn)行分類管理，不同類別的合同對(duì)應(yīng)不同的起草人、會(huì)簽人、審核人、審批人和抄送人，詳見(jiàn)重慶龍湖合同類別及權(quán)限表（2007版）； 3.11 合同示范模板：合同示范模板是各部門(mén)業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)的積累，是各部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)的重要工具，由合同承辦部門(mén)負(fù)責(zé)建立和管理本部門(mén)合同的示范模板； 3.11.2確定合同示范模板的基本流程： 途徑：工作聯(lián)系單模塊合同范本類*部門(mén)合同范本 流程：計(jì)劃財(cái)務(wù)部合同

13、管理員參加會(huì)簽，承辦部門(mén)經(jīng)理審批，抄送集團(tuán)信息中心系統(tǒng)管理員； 應(yīng)用：系統(tǒng)管理員將其對(duì)應(yīng)設(shè)置到每一個(gè)合同類別下； 合同示范模板的內(nèi)容和格式：各部門(mén)自行確定，但必須符合本辦法規(guī)定之相關(guān)內(nèi)容和格式，且易于使用，能有效提高合同辦理的效率。 3.12 合同付款詳見(jiàn)重慶龍湖運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)付款審批管理辦法（2007版）、重慶龍湖運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)付款審核審批權(quán)限及流程表（2007版） 3.12.1先做事情后補(bǔ)合同屬特例管理，合同承辦人在提交該類合同時(shí)必須自行申明屬于先做事情后補(bǔ)合同的情況，同時(shí)說(shuō)明補(bǔ)辦合同的原因以及部門(mén)經(jīng)理及相關(guān)人員對(duì)補(bǔ)辦合同的意見(jiàn)； 3.12.2會(huì)簽部門(mén)（特別是計(jì)劃財(cái)務(wù)部）與承辦部門(mén)不能達(dá)成一致意見(jiàn)的，由總經(jīng)理審批； 3.12.3商運(yùn)公司合同按重慶龍湖合同類別及權(quán)限表（2007版）的要求確定是否屬于地產(chǎn)公司OA系統(tǒng)管控的內(nèi)容，凡重慶龍湖合同類別及權(quán)限表（2007版）要求的，必須提交到地產(chǎn)公司OA系統(tǒng)。 4責(zé)任 4.1凡因越權(quán)處理合同事宜、未及時(shí)匯報(bào)情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的，追究其經(jīng)濟(jì)和行政責(zé)任；4.2故意或重大過(guò)失而給公司造成重大損失的，移送有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)追究其法律責(zé)任；4.3各部門(mén)自行負(fù)責(zé)本部門(mén)合同承辦人員承辦合同的資格審查，對(duì)多次出現(xiàn)低級(jí)錯(cuò)誤的合同承辦人，應(yīng)取消其承辦