泛微協(xié)同管理平臺文件管理流程ppt課件

1、泛微協(xié)同文件流程管理引見Introduction to weaver e-cology高 效 源 于 協(xié) 同Contents of the presentation第一部分:概訴 描畫泛微對文件管理流程及信息化的了解第二部分:泛微協(xié)同管理平臺(e-cology)整體引見 整體框架/中心模型/第三部分:泛微協(xié)同管理平臺(e-cology)各模塊引見第四部分:力神需務(wù)虛現(xiàn)引見第五部分:泛微協(xié)同管理平臺(e-cology)總結(jié) 等待協(xié)作勝利1、任務(wù)流程管理模塊(e-Workflow) 2、知識文檔管理模塊(e-Document)演示目錄1、ISO9000質(zhì)量環(huán)境體系文件管理引見 2、質(zhì)量技術(shù)文件管理

2、及審批管理引見必需關(guān)懷的問題:第一部份 概訴 About the evolution of IT in Company概訴：非常贊賞歸公司給我們這次時機，置信貴公司并不是僅僅需求這個功能，這個功能只是對我們廠商的最根本的要求，由于僅這個需求是非常容易實現(xiàn)的，僅僅實現(xiàn)貴公司目前所描畫的對檔案和文件的電子文件管理，就不用破費這么大的人力和財力來做這個事情了，甚至在網(wǎng)上免費下載一個軟件都可以實現(xiàn)。我們作為專業(yè)公司，根據(jù)我們多年對企業(yè)信息化實施的閱歷，這樣的軟件必需協(xié)助每個人提高效率，帶來方便，提供真正的價值，協(xié)助管理者提升管理，才干使這個任務(wù)真正有效的推行下去，這樣才不會變成可有可無的產(chǎn)品，不會變成

3、任務(wù)的妨礙，假設(shè)這個軟件沒有在管理的角度來協(xié)助企業(yè)，那注定是先天缺乏，產(chǎn)生大量的信息孤島，當(dāng)貴公司真正利用這種信息化的工具來協(xié)助管理的時候，您的真正需求才會展現(xiàn)出來，假設(shè)在做信息化的時候沒有整體規(guī)劃分步實施，未來能夠想改換產(chǎn)品來處理都不太能夠了。即使經(jīng)過改換產(chǎn)品來處理也要付出很大的代價。您目前的需求我們?nèi)慷寄芴幚?，沒有任何問題，即使有偏向，我們也可以對您的需求隨時做調(diào)整。 必需關(guān)懷的問題:第二部份 協(xié)同管理平臺整體引見 About the evolution of IT in Company企業(yè)信息化進程圖 局域網(wǎng)OA客戶管理文檔管理人事管理協(xié)同辦公+ ERP電子化企業(yè)生態(tài)體系通訊面運用部門

4、級運用企業(yè)級運用協(xié)同的企業(yè)電子生態(tài)體系Weavers Suggestions for You泛微提供的協(xié)同管理整體方案整體規(guī)劃，分步實施系統(tǒng)本質(zhì):數(shù)據(jù)必需關(guān)聯(lián),不同人員可以協(xié)同運作;建立以人和流程為中心運用的系統(tǒng)架構(gòu);BI為整個系統(tǒng)效力;在需求的時候添加其它運用:CRM,PM,KM;The Matrix Model of e-cology泛微協(xié)同管理平臺模型一:協(xié)同矩陣模型E-cology采用協(xié)同矩陣模擬企業(yè)真實的運作,任何一個企業(yè)內(nèi)部都是網(wǎng)狀構(gòu)造并協(xié)同運作.功能模塊間的高度協(xié)同，從恣意一個信息節(jié)點提取一切相關(guān)信息的企業(yè)信息網(wǎng)狀管理，真正實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同管理和協(xié)同任務(wù)。e-Document

5、Case Apply當(dāng)找到一個文檔的時候與這個文檔相關(guān)的客戶/財務(wù)/工程/資產(chǎn)/方案/流程/文檔/人員都能被展現(xiàn):協(xié)同性!The Gear Linkage Model of e-cology泛微協(xié)同管理平臺模型二:齒輪聯(lián)動模型一個模塊的運轉(zhuǎn)可以帶動其它六個模塊的運轉(zhuǎn),大大加強該模塊的功能,同時提高系統(tǒng)的集成性;例如:在系統(tǒng)中運轉(zhuǎn)CRM模塊:那么其它模塊如HRM模塊為CRM提供對人的管理,PROJECT為其提供市場活動的管理,DOCUMENT為其提供知識文檔的管理,WORKFLOW為其提供流程審批的功能,FINANCIALS為其提供財務(wù)分析功能;Introduction to e-cology第

6、三部份 協(xié)同管理平臺相關(guān)模塊Introduction to e-cologys ModulesIntroduction to e-Workflow任務(wù)流程管理e-Workflow:For Request ManagementIntroduction to e-Workflow 任務(wù)流程管理模塊概述電子化各種任務(wù)流程，提高事務(wù)處置的效率規(guī)范化任務(wù)流程，保證一切的懇求都是基于企業(yè)政策和規(guī)那么流轉(zhuǎn)強大的流程設(shè)計器:自定義任務(wù)流程以支持企業(yè)業(yè)務(wù)調(diào)整強大的流程報表自定義器:提供對任務(wù)流的統(tǒng)計和報告協(xié)同性:找到某個流程,就能找到與這個流程相關(guān)的一切信息(客戶/財務(wù)/工程/資產(chǎn)/方案/流程/文檔/人員)In

7、troduction to e-Workflowe-Workflow Structure電子化各種任務(wù)流程，無紙辦公規(guī)范化任務(wù)流程;強大的流程設(shè)計器;強大的流程報表自定義器協(xié)同性:找到某個流程,就能找到與這個流程相關(guān)的一切信息(客戶/財務(wù)/工程/資產(chǎn)/方案/流程/文檔/人員)e-Workflow Case ApplyIntroduction to e-Workflow任務(wù)流程管理模塊小結(jié)按照您的要求：自動定義各種流程，統(tǒng)計和分析流程中各種數(shù)據(jù)；經(jīng)過任務(wù)流程搭建電子化運作企業(yè)管理方式。公司一切的流程都可以在必要的監(jiān)控下運轉(zhuǎn)！Introduction to e-Document知識文檔管理e-Do

8、cument:For Information And Knowledge ManagementIntroduction to e-Document知識文檔管理模塊概述 創(chuàng)建、存儲和管理一切類型的知識文檔,搭建中心知識庫;在Intranet/Internet上共享知識文檔;創(chuàng)建及維護內(nèi)部/外部網(wǎng)站;動態(tài)知識管理:讓隱形知識變?yōu)轱@性知識(各類知識從各個模塊自動導(dǎo)入);模擬點對點、點對面、面對面的交流方式，維護討論區(qū);創(chuàng)建適宜各種運用的知識地圖/專家地圖/崗位地圖/競爭地圖/行業(yè)地圖;提供知識文檔相關(guān)的統(tǒng)計和分析報告;協(xié)同性:找到某個文檔,就能找到與這個文檔相關(guān)的一切信息(客戶/財務(wù)/工程/資產(chǎn)/方

9、案/流程/文檔/人員)Introduction to e-Documente-Document Structure 人力資源部行政管理部財務(wù)管理部技術(shù)研發(fā)部協(xié)作同伴門戶 客戶門戶PDFSCANHtmlWord審零售布EXCEL 權(quán)限設(shè)置 搜索引擎 文檔目錄 用戶日志 報表權(quán)限設(shè)置個性化定義目的市場修正維護 知識文檔庫存檔網(wǎng)站首頁門戶 新聞，論壇，圖書館DirectText目的選擇上載 &下載人員關(guān)聯(lián)資產(chǎn)關(guān)聯(lián)客戶關(guān)聯(lián)票據(jù)合同信件知識文檔模塊構(gòu)造圖Structure of e-Document工程關(guān)聯(lián)產(chǎn)品關(guān)聯(lián)流程關(guān)聯(lián)e-Document Case Apply當(dāng)找到一個文檔的時候與這個文檔相關(guān)的客戶

10、/財務(wù)/工程/資產(chǎn)/方案/流程/文檔/人員都能被展現(xiàn):協(xié)同性!Introduction to e-Document核心競爭力準確管理正確行動提升效率自動行動指點決策知識崗位技藝知識企業(yè)規(guī)范知識企業(yè)文化知識指點決策才干員工任務(wù)技藝員工任務(wù)規(guī)范員工任務(wù)熱情知識管理的目的：穩(wěn)定組織生長，提升創(chuàng)新才干Introduction to e-Document知識文檔管理模塊總結(jié) 完成知識: 積累共享利用創(chuàng)新全程管理,變隱形知識為顯性知識！ 必需關(guān)懷的問題:第四部份 力神需務(wù)虛現(xiàn)引見 1、ISO9000質(zhì)量環(huán)境體系文件管理引見需求: 是一個技術(shù)圖紙例如模擬過程：1：當(dāng)user1 進入系統(tǒng)，對公司文件閱讀，可以

11、看到一切文件目錄，并可進展模糊、準確查找文件，對于沒有權(quán)限查看的文件只能看到文件稱號無權(quán)翻開閱讀。 2：找到文件v1.0，正文用IE閱讀器翻開，顯示效果如附件。從上至下依次為：標題，關(guān)鍵描畫，正文，相關(guān)文件可鏈接，相關(guān)記錄附件，版本信息歷史修訂記錄，修訂內(nèi)容描畫，最好也能鏈接，有權(quán)限控制，審批、會簽記錄。3：user1 對v1.0進展部分修正，提交審核。這份文件需user2審核，user3會簽，最后生成v2.0版本由user4歸檔、設(shè)置可以查看的人員并發(fā)布。4：在審核過程中請參與user3審核未經(jīng)過，文件被退回到user1，user1重新修正后提交審核進入流轉(zhuǎn)過程。我們不要求顯示效果完全一樣，

12、但功能模塊必需實現(xiàn)，這是下一次展現(xiàn)前的必備要求。當(dāng)user1 進入系統(tǒng)，對公司文件閱讀，可以看到一切文件目錄，并可進展模糊、準確查找文件，對于沒有權(quán)限查看的文件只能看到文件稱號無權(quán)翻開閱讀。找到文件v1.0，正文用IE閱讀器翻開，顯示效果如附件。從上至下依次為：標題，關(guān)鍵描畫，正文，相關(guān)文件可鏈接，相關(guān)記錄附件，版本信息歷史修訂記錄，修訂內(nèi)容描畫，最好也能鏈接，有權(quán)限控制，審批、會簽記錄。找到文件v1.0，正文用IE閱讀器翻開，顯示效果如附件。從上至下依次為：標題，關(guān)鍵描畫，正文，相關(guān)文件可鏈接，相關(guān)記錄附件，版本信息歷史修訂記錄，修訂內(nèi)容描畫，最好也能鏈接，有權(quán)限控制，審批、會簽記錄。找到文

13、件v1.0，正文用IE閱讀器翻開，顯示效果如附件。從上至下依次為：標題，關(guān)鍵描畫，正文，相關(guān)文件可鏈接，相關(guān)記錄附件，版本信息歷史修訂記錄，修訂內(nèi)容描畫，最好也能鏈接，有權(quán)限控制，審批、會簽記錄。找到文件v1.0，正文用IE閱讀器翻開，顯示效果如附件。從上至下依次為：標題，關(guān)鍵描畫，正文，相關(guān)文件可鏈接，相關(guān)記錄附件，版本信息歷史修訂記錄，修訂內(nèi)容描畫，最好也能鏈接，有權(quán)限控制，審批、會簽記錄。user1 對v1.0進展部分修正，提交審核。這份文件需user2審核，user3會簽，最后生成v2.0版本由user4歸檔、設(shè)置可以查看的人員并發(fā)布。 4：在審核過程中請參與user3審核未經(jīng)過，文件

14、被退回到user1，user1重新修正后提交審核進入流轉(zhuǎn)過程。user1 對v1.0進展部分修正，提交審核。這份文件需user2審核，user3會簽，最后生成v2.0版本由user4歸檔、設(shè)置可以查看的人員并發(fā)布。 4：在審核過程中請參與user3審核未經(jīng)過，文件被退回到user1，user1重新修正后提交審核進入流轉(zhuǎn)過程。2、ISO9000質(zhì)量環(huán)境體系文件管理引見需求: 檔案室希望協(xié)同辦公系統(tǒng)可以完成公司ISO9000質(zhì)量環(huán)境體系文件的文檔電子化，其中包括可以實現(xiàn)公司電子文檔的審批、歸檔、查詢等功能。一、文件審批1、檔案室希望協(xié)同辦公系統(tǒng)可以有一個文件的審批流程模塊可以完成下面的文件審批流程

15、。 2、由于公司的組織機構(gòu)及指點和員工的職責(zé)變卦極其頻繁，所以這個文件的審批流程涉及的每一個人都不能固定設(shè)置，而是在文件的起草人完成擬制后，針對每一份文件，由文件擬制人設(shè)定文件的每一步流轉(zhuǎn)程序，如審核人員、相關(guān)的一個或幾個會簽人員、規(guī)范化人員及文件的最后同意人，然后再進展文件的上傳。2、ISO9000質(zhì)量環(huán)境體系文件管理引見需求: 在文件的流轉(zhuǎn)過程中，系統(tǒng)有功能可以實現(xiàn)每到一個步驟系統(tǒng)都可以經(jīng)過各種方式如經(jīng)過內(nèi)部郵件、手機短信或系統(tǒng)提示提示當(dāng)事人完成其所需求進展的任務(wù)。4、文件在流轉(zhuǎn)過程中，舉例：如在審核過程中獲得經(jīng)過，那么系統(tǒng)有功能可以實現(xiàn)電子簽名或其它方式以示經(jīng)過，進展下一個會簽步驟并提示

16、當(dāng)事人。5、文件在流轉(zhuǎn)的過程中，如在某一步驟未獲得經(jīng)過，那么系統(tǒng)有功能可以實現(xiàn)文件的退回，并提示當(dāng)事人。二、文件歸檔1、檔案室希望協(xié)同辦公系統(tǒng)可以有一個數(shù)據(jù)平臺可以存放公司歸檔的各類全部文件。2、文件經(jīng)同意后，系統(tǒng)有功能可以實現(xiàn)文件的自動歸檔或文件擬制人在設(shè)置文件流轉(zhuǎn)程序中設(shè)定文件經(jīng)同意后自動歸檔。3、文件歸檔后，系統(tǒng)可以提示系統(tǒng)管理員，將文件存放到數(shù)據(jù)平臺上。4、假設(shè)文件是改版后的文件，希望系統(tǒng)可以在覆蓋新文件的同進保管原文件的痕跡，將原文件保管到另外的一個數(shù)據(jù)庫中以備查。2、ISO9000質(zhì)量環(huán)境體系文件管理引見需求: 三、文件查詢1、由于公司的文件數(shù)目龐大，為方便查詢，檔案室希望協(xié)同辦公

17、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)平臺上的文件可以進展分類，各個類別可由系統(tǒng)管理員進展添加、刪除或更改。2、由于公司的工藝文件具有嚴密性質(zhì)，每一份文件可由系統(tǒng)管理員進展文件查詢的權(quán)限設(shè)置，那么每一位員工由于權(quán)限設(shè)置不同，在數(shù)據(jù)平臺上可以查詢的文件各有不同，如某一位員工由于設(shè)置的權(quán)限比較低，其在數(shù)據(jù)平臺上雖然可以閱讀到公司全部文件的目錄，但只能翻開其權(quán)限之內(nèi)的文件。3、公司的工藝文件可由系統(tǒng)管理員根據(jù)員工的不同權(quán)限設(shè)置不同的查詢功能如：閱讀、轉(zhuǎn)發(fā)、打印、復(fù)制、修正等。4、如某位員工因任務(wù)需求想要閱讀其權(quán)限之外的文件，可針對其需求的文件進展查詢或其它功能的懇求，經(jīng)過審批贊同后系統(tǒng)審批，系統(tǒng)可自動提示系統(tǒng)管理員對其權(quán)限進展

18、修正。 檔案室希望協(xié)同辦公系統(tǒng)可以有一個文件的審批流程模塊可以完成下面的文件審批流程。泛微的任務(wù)流程管理可以定義恣意復(fù)雜的審批流程。由于公司的組織機構(gòu)及指點和員工的職責(zé)變卦極其頻繁，所以這個文件的審批流程涉及的每一個人都不能固定設(shè)置，而是在文件的起草人完成擬制后，針對每一份文件，由文件擬制人設(shè)定文件的每一步流轉(zhuǎn)程序，如審核人員、相關(guān)的一個或幾個會簽人員、規(guī)范化人員及文件的最后同意人，然后再進展文件的上傳。由于公司的組織機構(gòu)及指點和員工的職責(zé)變卦極其頻繁，所以這個文件的審批流程涉及的每一個人都不能固定設(shè)置，而是在文件的起草人完成擬制后，針對每一份文件，由文件擬制人設(shè)定文件的每一步流轉(zhuǎn)程序，如審核

19、人員、相關(guān)的一個或幾個會簽人員、規(guī)范化人員及文件的最后同意人，然后再進展文件的上傳。在文件的流轉(zhuǎn)過程中，系統(tǒng)有功能可以實現(xiàn)每到一個步驟系統(tǒng)都可以經(jīng)過各種方式如經(jīng)過內(nèi)部郵件、手機短信或系統(tǒng)提示提示當(dāng)事人完成其所需求進展的任務(wù)。在文件的流轉(zhuǎn)過程中，系統(tǒng)有功能可以實現(xiàn)每到一個步驟系統(tǒng)都可以經(jīng)過各種方式如經(jīng)過內(nèi)部郵件、手機短信或系統(tǒng)提示提示當(dāng)事人完成其所需求進展的任務(wù)。 文件在流轉(zhuǎn)過程中，舉例：如在審核過程中獲得經(jīng)過，那么系統(tǒng)有功能可以實現(xiàn)電子簽名或其它方式以示經(jīng)過，進展下一個會簽步驟并提示當(dāng)事人。文件在流轉(zhuǎn)的過程中，如在某一步驟未獲得經(jīng)過，那么系統(tǒng)有功能可以實現(xiàn)文件的退回，并提示當(dāng)事人。二、文件歸檔

20、1、檔案室希望協(xié)同辦公系統(tǒng)可以有一個數(shù)據(jù)平臺可以存放公司歸檔的各類全部文件。 。2、文件經(jīng)同意后，系統(tǒng)有功能可以實現(xiàn)文件的自動歸檔或文件擬制人在設(shè)置文件流轉(zhuǎn)程序中設(shè)定文件經(jīng)同意后自動歸檔。 3、文件歸檔后，系統(tǒng)可以提示系統(tǒng)管理員，將文件存放到數(shù)據(jù)平臺上。4、假設(shè)文件是改版后的文件，希望系統(tǒng)可以在覆蓋新文件的同進保管原文件的痕跡，將原文件保管到另外的一個數(shù)據(jù)庫中以備查。三、文件查詢1、由于公司的文件數(shù)目龐大，為方便查詢，檔案室希望協(xié)同辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)平臺上的文件可以進展分類，各個類別可由系統(tǒng)管理員進展添加、刪除或更改。三、文件查詢1、由于公司的文件數(shù)目龐大，為方便查詢，檔案室希望協(xié)同辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)平臺上的文件可以進展分類，各個類別可由系統(tǒng)管理員進展添加、刪除或更改。2、由于公司的工藝文件具有嚴密性質(zhì)，每一份文件可由系統(tǒng)管理員