會議活動的要素與優(yōu)化2

1、杭州伍方會議服務(wù)有限公司會議活動的要素與優(yōu)化二會議活動客體會議時空環(huán)境 1會議活動客體 包括會議主題、會議文收和會議結(jié)果3個部分 杭州伍方會議服務(wù)有限公司2會議主題 正式會議必須有一個恰當而確切的名稱。俗話說，名不正則言不順。會議名稱要求能概括并能顯示會議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對象、主辦單位或組織、時間、屆次、地點或地區(qū)、范圍、規(guī)模等等。會議名稱必須用確切、規(guī)范的文字表達。會議名稱既可用于會前的“會議通知”，使會議代表心中有數(shù)，作好議事準備，又可用于會后的宣傳，以便擴大會議的效果，更可用于會議過程中，使會議代表產(chǎn)生凝聚力和威嚴感。大中型會議的會議名稱常被制作成橫幅大標語，置于會議主席臺的上方或后方

2、，作為某一會議的標志，簡稱“會標”。會標必須使用全稱，不能隨意省略文字，以免語句不通，使人產(chǎn)生誤會，造成不良影響。會義主題由會議名稱、會議議題構(gòu)成。 1 會議名稱 杭州伍方會議服務(wù)有限公司32 會議議題 會議議題是會議所要講座的題目、所要研究的課題、或者會議所要解決的問題。會議議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。會議圍繞這樣的議題，展開講座進行研究，才容易取得共識或最后表決通過。因此，每次會議的議題應(yīng)該盡可能集中、單一，不宜過多，更不宜太分散。尤其是不宜把許多互不相干的問題放在同一個會議上講座以免使會議議事主體的注意力分散，不利于解決問題。會議議題的產(chǎn)生通常有兩種情況：一種是

3、由領(lǐng)導者根據(jù)工作需要指定的；另一種是秘書進行調(diào)查研究、綜合信息后提出，再經(jīng)領(lǐng)導審定的。有些重大的代表會議或代表大會，先由代表提出“提案”，由秘書或秘書處匯總，再提交主席團或?qū)ｉT的“提案審查委員會”審議通過，才能成為列入會議議程的正式議題。因此，這種會議議題還必須具有合法性。許多會議往往是先定會議名稱再定會議議題，但有時也會倒過來，即先定會議議題再確定會議名稱。不管兩者確定的先后如何，會議名稱必須與會議議題相匹配。 杭州伍方會議服務(wù)有限公司4會議文書 會議規(guī)則是一種重要而特殊的會議文書。會議規(guī)則又稱會議的組織規(guī)則，是會議組織管理活動的指導原則、行為規(guī)范。它規(guī)定了會議的召開（誰，何時）、組成、議事

4、程序等方面的準則。會議規(guī)則是為保證特定會議的正常進行和有效性，在會議過程中必須遵守的規(guī)定。會議規(guī)則是為具體的會議而制定的。它所反映的是對會議活動的更深入、更具體的認識。要想成功地組織一個會議，每一個會議組織者和會議領(lǐng)導者，都要從如下10個方面，經(jīng)過一定的合法程序，對本會議作出明確而具體的規(guī)定：（1）會議的性質(zhì)與職能；（2）會議的組成人員；（3）會議主持人的產(chǎn)生辦法；（4）與會者的權(quán)利與義務(wù)；（5）會議主持人的權(quán)利與義務(wù)；（6）會議的形式與內(nèi)容；（7）會議的法定人數(shù)；（8）會議議事和做出決定的程序；（9）會議決定生效的辦法；（10）會議遇到特殊情況的應(yīng)變措施等。會議規(guī)則的制定要廣泛地發(fā)揚民主，集

5、思廣益，使會議規(guī)則成為高質(zhì)量的會議組織管理準則，為提高會議成效服務(wù)。有人把會議召開方式也列入會議活動基本要素或核心要素中，其實會議規(guī)則中往往已經(jīng)明確規(guī)定了召開會議的方式。有時，會議名稱與會議議題中也大致確定或規(guī)范了會議的召開方式。因此，會議召開方式?jīng)]有必要單獨列為會議構(gòu)成要素的一個大類。會議文書是指會議中使用的各類會議文件。大中型的會議中所使用的會議文件較多。這些會議文書工作能否做好，直接影響到會議的成敗及會議作用的發(fā)揮。 1會議規(guī)則 杭州伍方會議服務(wù)有限公司52會議議程 會議議程是一種重要的會議文書，它是會議議事的程序，或者說是會議所要講座的諸多事項的順序安排。會議議程一般都是事先印制好，在

6、會議代表報到時即發(fā)放，以便出席會議人員事先做好醞釀，正式開會時能提出自己的見解，提高會議議事成效。會議議程多用于大中型會議中。因為大中型會議的議題多，有了會議議程既方便出席會議人員，又方便會議主掛人按議程來主持會議。 3會議其他文書 會議其他文書的種類繁多。如在會議開始前，要發(fā)會議通知等；在會議期間，一般要有開幕詞、會議工作報告、會議提案、會議記錄、會議紀要、會議簡報、會議總結(jié)講話、閉幕詞等。如果是黨和國家的領(lǐng)導機關(guān)或社團組織召開的重大會議，會議結(jié)束后，按例應(yīng)發(fā)會議會報。一般來說，小型會議的會議文書很少，大型會議的會議文書較多。但總的來說，應(yīng)盡量精簡會議文書， 便提高會議成效，節(jié)省會議成本。

7、杭州伍方會議服務(wù)有限公司6會議結(jié)果 會議結(jié)果是會議議題選擇與會議議程安排、會議組織方式、會議組織管理人員的努力與會議時空環(huán)境等因素綜合作用的產(chǎn)物，它是衡量會議活動成效高低的主要標準。由于會議活動受到諸多因素的影響，因此會議結(jié)果可能與會議預(yù)期的目的、目標一致（會議效果好），也可能部分一致（會議有一定的成效），有的甚至同最初的會議目的、目標完全背道而馳（會議無成效甚至出現(xiàn)負面影響）。會議結(jié)果通常用會議文書（文件）作為載體記錄下來，它可以歸檔保存，也可以公布、傳達等。會義結(jié)果即會議結(jié)束時實現(xiàn)會議預(yù)期目的、目標的程序（也可稱為會議效果）。 杭州伍方會議服務(wù)有限公司7會議時空環(huán)境 包括會議時間、會議地點

8、和會議設(shè)施3個部分 杭州伍方會議服務(wù)有限公司8會議時間 某個會議什么時間召開最合適？要考慮多種因素：首先是需要。如一年一度的職工代表會議，宜于在年初召開，既利于總結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于講座部署新一年的工作、生產(chǎn)計劃，通過各種預(yù)算等。有些會議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學校教育等領(lǐng)域的會議本身就有很強的季節(jié)性或季度性。其次是可能。即最好是安排在每位與會者都能來參加會議的時間。再次是適宜。即要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會因素的影響。 會議時間有3種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數(shù)即會期；三是指每一次會議的時間限度。 1 會議召開的時間 杭州伍方會議服務(wù)有限公司92整個會議需要

9、的時間 可長可短，盡量緊縮。少則幾分鐘、幾十分鐘；多則幾天、十幾天甚至長達2-3個月。會議組織者應(yīng)盡可能準確地預(yù)計會議需要的時間，并在會議通知中寫明，便于與會者有計劃地安排好工作。 3會議時間限度每一次會議時間連續(xù)最好不超過1小時。如果會議需要更長時間，應(yīng)該安排中間休息。筆者曾參加過許多邊疆時間超過1個小時、2個小時甚至3個小時都不安排中間休息的會議。這種會議可能是考慮到會議內(nèi)容多，要趕時間，但實踐證明這種疲勞式開會的會議效果并不好，因為它違反了人們的生理規(guī)律與有效會議周期律。 杭州伍方會議服務(wù)有限公司10會議地點 國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟、文化等大方面的因素，一般選擇在首都北京或

10、其他中心城市，如上海、廣州、武漢、西安等地召開。專業(yè)性會議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結(jié)合現(xiàn)場考察。小型的、經(jīng)常性的會議常常就安排在單位的會議室。選擇會址，還要考慮會場設(shè)施、交通條件、安全保衛(wèi)、氣候與環(huán)境條件等因素。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代會議的手段也日新月異，會議的地點也就可以分成若干個分會場。會議也不一定要設(shè)在單位里或賓館里，家庭和交通工具上，只要有電話機、電視機和計算機、視頻等通訊終端，就都可以成為分會場。這就使會議活動的舉行，更為靈活自由，更加方便快捷，從而大大提高會議的效率。會議地點，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)所在地，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預(yù)期效果，選擇最佳會議會址，也得考慮多種因素 。 杭州伍方會議服務(wù)有限公司11會議設(shè)施 會場設(shè)施是室內(nèi)會議活動所必需的各類設(shè)備與空間環(huán)境的總稱 。 會場設(shè)施主要有會場面積與空間大小、音響設(shè)備、燈光設(shè)備、視聽設(shè)備、同聲翻譯設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、多媒體設(shè)備、桌椅等。會場