秘書人員職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)途徑

1、10/101.前言秘書人員的活動，滲透在各行各業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)管理活動的各個環(huán)節(jié)，它不僅參與著方針、政策的制定和實施，而且影響著國家、社會的發(fā)展和進(jìn)步。作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的參謀和助手，他承擔(dān)著為領(lǐng)導(dǎo)出主意、想辦法、提預(yù)案、收集信息、提供材料的職能。只有廣泛、與時、全面的獲得準(zhǔn)確的信息、資料，領(lǐng)導(dǎo)者才能作出正確的、戰(zhàn)略的決策。本文主要從秘書人員的職業(yè)道德、秘書人員的綜合能力以與秘書人員的情商三個方面論述一個當(dāng)代秘書人員所需要具備的職業(yè)素養(yǎng)以與培養(yǎng)途徑。2.秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)2.1 秘書人員的職業(yè)道德素養(yǎng)秘書人員的特殊地位以與秘書工作的特殊性，要求秘書人員具有較高的職業(yè)道德修養(yǎng)。秘書人員具有較高的職業(yè)道德，不僅

2、要作到恪盡職守，還要在當(dāng)今物欲橫流的社會中，具有較強的抗腐蝕性，始終保持高度的警惕性和自潔性，避免利用工作之便為自己或他人謀好處，時刻注意思想品德的修養(yǎng)。同時要求秘書人員還應(yīng)擺正自己的位置，對上不可卑躬屈膝、阿諛逢迎，對下不可頤指氣使，盛氣凌人，做到平易近人，時刻注意形象問題。 隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和成熟，社會對秘書職業(yè)道德建設(shè)提出了更高的要求，秘書人員只有不斷學(xué)習(xí)、不斷磨練，在秘書活動實踐中不斷提高與豐富，才能成為一名品德高尚、高素質(zhì)的秘書人才。因此，忠于職守、崇德敬業(yè)是對一名秘書人員最基本的要求，具有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)，是一名合格的秘書人員的首要條件。2.2 秘書人員的綜合業(yè)務(wù)素養(yǎng)作為一名合

3、格的秘書人員要具備較高的綜合文化素質(zhì)。秘書人員作為全面輔佐領(lǐng)導(dǎo)的“通用型”人才，其掌握的知識必須廣泛。作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的輔助人員，既是信息庫，又是資料庫，因此要掌握一定的文化理論、法律知識、哲學(xué)知識的同時，還要有一定的經(jīng)濟(jì)學(xué)知識、軟科學(xué)知識，因為領(lǐng)導(dǎo)在制定方針和決策時需要大量的信息和資料，這樣決策才能全面、有針對性、有實用價值。秘書人員還應(yīng)具有一定的社會交往知識與心理學(xué)知識。秘書機構(gòu)溝通上下，在一定程度上，不僅代表著領(lǐng)導(dǎo)形象，也關(guān)系著部門、機關(guān)工作的榮辱、成敗。良好的社會關(guān)系不僅為秘書人員獲取資料提供方便，使秘書工作順利開展。同時，更便利于決策的反饋，信息的獲得，從而提高工作效率。另外，秘書結(jié)構(gòu)作

4、為部門、機關(guān)對外的窗口，規(guī)范典雅的禮貌禮儀，不僅能樹立領(lǐng)導(dǎo)形象。試想寒風(fēng)中氣沖而來的上訪者，一杯開水、一個微笑，也許起到緩解矛盾的作用。2.3 秘書人員的情商素養(yǎng)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，正在改變著世界的面貌和人們生產(chǎn)和生活方式，以科學(xué)為推動力的市場經(jīng)濟(jì)競爭也越來越激烈，市場經(jīng)濟(jì)條件下，物質(zhì)利益為首要利益的客觀現(xiàn)實沖撞著現(xiàn)代人傳統(tǒng)的守舊觀念，直接影響著人們的思想道德、人生價值觀念以與人際關(guān)系的變化與重組。因此要求秘書人員不僅具有高尚的品質(zhì)、綜合的素質(zhì)、較強的能力還應(yīng)具有較高的情商。能否始終對變化著的環(huán)境保持良好的心境，是否在生活和社會變故中保持持久的耐受力，是否能夠理性地控制自己的情緒、情感思維意識

5、水平是否穩(wěn)定增強，是否能不斷拓展人際關(guān)系，心理康復(fù)能力如何，道德意識是否正確，是變換的社會環(huán)境對新時期秘書工作更高的要求。秘書人員活動的輔助性質(zhì)和地位，要求秘書人員具有獨特的氣質(zhì)和個性，即要突出性格特點，又要正視秘書的工作位置，的確具有一定的突破性。因此要求秘書人員不斷實踐、不斷提煉，在秘書活動中發(fā)揮更大作用。人都是有感情的高級動物，秘書工作的特殊性，為秘書人員提供了方便的交流感情機遇。因此，利用這個優(yōu)勢，變命令為感化，變被迫為推進(jìn)，為秘書工作順利進(jìn)行提供了便捷之門，因此秘書人員應(yīng)有效地駕馭情感。秘書人員應(yīng)不斷注重情商的培養(yǎng)，樹立正確的人生觀，確定適度的抱負(fù)水平，創(chuàng)造良好的人際環(huán)境，與時有效調(diào)

6、整不良心理。積極參加一些健康有意的活動在自我教育中達(dá)到自我完善的目的。 3.秘書人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)途徑3.1秘書人員職業(yè)道德素養(yǎng)的培養(yǎng)秘書人員工作接觸面廣，在實際工作中，涉與到上下之間、單位與單位之間、人與人之間的各種縱橫交錯的關(guān)系，起著承上啟下，上傳下達(dá)，左右溝通的重要作用。秘書人員工作者必須深化職業(yè)意識，忠于職業(yè)崗位，具有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)才有可能順利開展工作，圓滿完成任務(wù)。3.1.1誠懇待人，作風(fēng)正派對領(lǐng)導(dǎo)、對同志，都必須以誠相待。時刻注意自己的言談舉止，做到誠懇、謙虛、持重、自控；要虛懷若谷，心胸寬廣，嚴(yán)于律己，寬以待人。對上尊重，對下謙和，平等待人，忠于職守。不媚上欺下，不左右逢迎，

7、不拉幫結(jié)派立山頭，也不做“風(fēng)吹兩面倒”的墻頭草。3.1.2勇于堅持真理，敢于承擔(dān)責(zé)任在工作中，執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示，要確切領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。如果對領(lǐng)導(dǎo)意圖沒有弄清楚或是理解不深時，要當(dāng)即請示領(lǐng)導(dǎo)，直至心領(lǐng)神會為止；當(dāng)自己有不同意見時，不要唯唯諾諾，隨聲附和，要出于公心，敢于堅持真理，勇于承擔(dān)責(zé)任，反映情況，處理問題，有喜報喜，有憂報憂。3.1.3要有堅強的組織紀(jì)律性，嚴(yán)格保守黨和國家的機密秘書人員經(jīng)常從公文的收發(fā)中獲悉較多的信息，也可以在與領(lǐng)導(dǎo)干部的接觸中較早較多地知道一些事情，因此，要自覺遵守組織紀(jì)律，認(rèn)真執(zhí)行黨和國家關(guān)于保密工作的規(guī)定和指示，養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣，守口如瓶，萬無一失。承辦公文，必須嚴(yán)格手

8、續(xù)，在傳閱、轉(zhuǎn)辦、交換公文的各個環(huán)節(jié)上，都要仔細(xì)、慎重、嚴(yán)格簽字制度，不私自翻印、復(fù)印文電，不攜帶秘密文件到無關(guān)場所。對已辦的文件要妥善保管，保證不丟失。要把公文處理工作的與時、準(zhǔn)確、安全地運行，作為檢驗文秘人員事業(yè)心、責(zé)任心與保密觀念的重要依據(jù)。3.2 秘書人員綜合業(yè)務(wù)素養(yǎng)的培養(yǎng)秘書人員的綜合能力，是指秘書人員在實踐中高效地完成秘書活動的本領(lǐng)。秘書人員活動的紛繁復(fù)雜，決定了秘書人員具有多種多樣的綜合能力。3.2.1表達(dá)能力首先，文字與口頭表達(dá)能力是秘書人員最基本的能力。嫻熟、簡潔、準(zhǔn)確的書面表達(dá)，能夠增強文件的傳達(dá)作用，提高工作效率。適時得體的語言，對表達(dá)指令、溝通交流，則起關(guān)鍵性的作用。同

9、時，秘書人員活動的窗口性要求秘書人員要善于運用一定的體態(tài)語。體態(tài)語的視覺可感性，使它能夠比較具體直接而又明確地表達(dá)情感，加強有聲語言的表達(dá)效果，又可以明確地表達(dá)說話人的交際目的，使聽話人理解到“言外之意”。比如，拒絕別人的要求，如果直接說出，很可能使對方不快，這時聳聳肩膀，雙手一攤，就足以表達(dá)了“拒絕”而又不使對方難堪。體態(tài)語還能夠形象生動、簡潔地表達(dá)信息，用來重復(fù)、補充或替代言語的部分內(nèi)容。如手指數(shù)等，簡潔明了。此外，體態(tài)語還有輔助有聲語言交際的作用，是秘書交際活動中有效的工具，能收到意想不到的效果。從而優(yōu)化秘書的工作效果，創(chuàng)造愉快輕松的工作環(huán)境。3.2.2公關(guān)能力隨著我國改革開放，社會競爭

10、日益激烈，秘書人員活動也得到了空前延伸。即在具備有秘書人員基本能力的同時秘書人員還應(yīng)具備一定的公關(guān)能力，才能夠迎接當(dāng)今知識經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)。例如20世紀(jì)70年代，羅馬尼亞為了減少嚴(yán)重的貿(mào)易逆差，希望增加對美國市場的出口，并獲得最惠國待遇，就將此事全權(quán)委托給世界著名的公共關(guān)系公司博雅公司代理。博雅公司受理后，在羅馬尼亞選擇了一些在美國市場具有競爭力的產(chǎn)品進(jìn)行宣傳，并向羅馬尼亞的一些廠家提出了如何生產(chǎn)適合美國消費者口味的建議，還安排了美國第一流的時裝設(shè)計顧問，來羅馬尼亞講授美國服裝的流行款式和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，舉辦“羅馬尼亞周”等展覽會，安排新聞媒體報道，在擁有眾多美國觀眾的電視欄目“今日”中作連續(xù)報道。一系列

11、的公關(guān)活動，使羅馬尼亞終于實現(xiàn)了它的兩個目標(biāo)因此，具備一定的公關(guān)能力，是時代對秘書人員的召喚。同時，秘書人員還應(yīng)具有較強的調(diào)研能力辦事能力和操作能力，從而全面準(zhǔn)確獲取信息和資料，獨立從事組織管理和辦公室的行政管理，熟練操作辦公設(shè)備，提高工作效率，擔(dān)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)身邊的得力助手。3.3 秘書人員情商素養(yǎng)的培養(yǎng)秘書人員要具有高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，全面優(yōu)良的綜合素質(zhì)，高效的工作能力，而且更需具有健康向上、樂觀的精神風(fēng)貌和淳樸、真摯的情感。所以，情商素養(yǎng)的培養(yǎng)尤為重要。3.3.1增強心理承受能力，做到寵辱不驚秘書人員在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)中，或因一條好的建議符合領(lǐng)導(dǎo)決策的要求，得到采納，或因某件事違背了領(lǐng)導(dǎo)的意志，

12、遭到指責(zé)，或因給領(lǐng)導(dǎo)寫了一篇好的講話稿，得到贊賞，或因一時的疏忽造成工作中的失誤，受到批評等等。面對這類經(jīng)常遇到的寵辱問題，誰也不會無動于衷，都會產(chǎn)生種種心理波動，這是人之常情。但是，作為為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的秘書人員則必須正確對待，務(wù)必保持心理平衡和穩(wěn)定。為領(lǐng)導(dǎo)提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)，是秘書人員應(yīng)盡之責(zé)。應(yīng)該將成功之譽，視為組織的關(guān)心，領(lǐng)導(dǎo)的鼓勵。工作中受到批評和指責(zé)，不要灰心喪氣，應(yīng)從失敗和挫折中吸取教訓(xùn)。唯有如此，才能做到：得到贊賞，不驕傲自滿、得意忘形；遭到批評、指責(zé)，不悲觀喪氣、怨天尤人;；有了榮譽不吹噓，受到壓抑不煩惱，寵辱不驚、心境坦然。3.3.2寬容處世、樂觀豁達(dá)秘書人員在工作中涉與到方方面面

13、眾口難調(diào)，難免遇到不順心之事，甚至受委屈，引起不愉快甚至痛苦，這就要求秘書人員心胸要寬闊，要有忍耐精神。秘書人員任何時候受了領(lǐng)導(dǎo)的批評，或者感到受了委屈之后，要冷靜、沉得住氣，多想想自己不足和失誤之處，絕不能耿耿于懷，任性賭氣，背后發(fā)泄。要養(yǎng)成一種心胸坦蕩、光明磊落、寬宏大量的優(yōu)秀品質(zhì)和樂觀愉快的心境。 3.3.3謙虛謹(jǐn)慎、平等待人秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作，接觸機密，接近領(lǐng)導(dǎo)，在人們的心目中是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的代表，是領(lǐng)導(dǎo)的代言人。一言之好歹，一事之成敗，直接影響領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的形象。所以秘書人員的一言一行、一舉一動都要從維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的利益和黨的威信出發(fā)，養(yǎng)成謙虛謹(jǐn)慎、平等待人的優(yōu)良作風(fēng)。做到不口大氣粗，不盛

14、氣凌人，不以勢壓人。為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策時，應(yīng)該把自己擺在領(lǐng)導(dǎo)的位置上思考問題，不在其位，要謀其政，不具其職，要盡其責(zé)。而在處理問題時，則僅僅是機關(guān)一般的工作人員，要多和人商量，切忌言重傷人，不能以“領(lǐng)導(dǎo)”自居。要善于與人打交道，否則辦不成事，還損名聲。3.3.4嚴(yán)格自律，嚴(yán)守紀(jì)律由于秘書人員所處的特殊地位，上接近領(lǐng)導(dǎo)，下接觸群眾，使用“權(quán)力”辦事是很方便的。秘書人員應(yīng)嚴(yán)格要求并約束自己，要有紀(jì)律、法制觀念，不可假領(lǐng)導(dǎo)名義下指示，發(fā)命令，不可利用“職權(quán)”為個人和親友辦事，謀取私利;要自覺地用中央對領(lǐng)導(dǎo)干部的“五條規(guī)定”等紀(jì)律來約束自己，把自己置身于群眾的監(jiān)督之下，經(jīng)得起名利地位的考驗，不享受不該享受

15、的待遇，切實做到潔身自好，清正廉潔。3.3.5淡泊名利，甘于奉獻(xiàn)秘書人員的工作主要是服務(wù)性工作，十分辛苦、繁忙，有時候還得同時完成幾項任務(wù)，超負(fù)荷的工作量不得不加班加點，挑燈夜戰(zhàn)，甚至連節(jié)假日也不能休息。而且既無名又無利，有時吃了苦受了累，還得要受氣。如果沒有一種服務(wù)意識，樂于吃苦、甘于奉獻(xiàn)的犧牲精神，是絕對做不好秘書工作的。首先要正確對待名利地位。如果看重個人名利地位就會有失落感和吃虧感，只有看重國家利益、看重黨和人民的利益，就會有充實感和榮耀感。其次，要正確對待自己的人生價值。愛因斯坦說得好:“一個人對社會的價值，首先，取決于他的感情、思想和行動，對人類利益有多大作用。”我們秘書人員的價值

16、，就是通過自己任勞任怨地做好服務(wù)工作，在默默無聞的平凡事業(yè)中體現(xiàn)出來的，雖然它沒有驚天之舉，但只要熱愛它，堅持不懈地鉆研它，為它奉獻(xiàn)，同樣可以做出顯著成績。4.結(jié)束語秘書人員的工作職責(zé)看似簡單，要想做好秘書人員的工作卻又不是很容易。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，秘書人員被賦予的內(nèi)涵和角色也在逐漸發(fā)生著改變。我們的秘書人員只有同時具有良好的道德素養(yǎng)、綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)、和較高的情商素養(yǎng)才能更好起到秘書人員的助手和參謀作用。所以，要成為一個合格的秘書人員，應(yīng)積極主動地培養(yǎng)自己的專業(yè)知識，獲取與工作有關(guān)的信息，更新自己的知識結(jié)構(gòu)；不滿足現(xiàn)狀，不斷的提高自己的職業(yè)素養(yǎng)。參考文獻(xiàn)1蔡超，楊鋒.現(xiàn)代秘書實務(wù).M.廣州:暨南大學(xué)，2006.2岳凱華.秘書學(xué)概論.M.湖南:湖南大學(xué)，2005.3路巍.提升文秘自身職業(yè)能力四策.J南京:現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息.2010(1).4醪華.提高文秘職業(yè)工作者素質(zhì)新探討.J.福建:福建黨史月刊.2009(11).5李進(jìn).談新形勢下如何做好文秘工作.J長沙:企業(yè)家天地.2010(6).致謝時間飛逝，三年的讀書生活即將結(jié)束，而于我的職業(yè)生涯才剛剛開始。三年的學(xué)習(xí)生活在老師、親人、同學(xué)的支持、幫助下，雖然辛苦，且碩果累累。在即將畢業(yè)之際，我要感謝一直在我身邊支持我、鼓勵我的每一位老