新編-房地產(chǎn)項目檔案管理-精品課件

1、房地產(chǎn)項目檔案管理2019年4月23日主要內(nèi)容一、企業(yè)檔案管理概述二、項目文件歸檔范圍與質(zhì)量要求三、項目檔案工作的組織與責任四、項目竣工文件的編制要求五、項目文件的整理與歸檔六、項目檔案的移交與驗收一、企業(yè)檔案管理概述1.企業(yè)檔案構(gòu)成2.企業(yè)檔案工作原則3.企業(yè)檔案工作職責4.企業(yè)文件歸檔時間5.企業(yè)檔案整理一、企業(yè)檔案管理概述1.企業(yè)檔案構(gòu)成從內(nèi)容上劃分，包括經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理、產(chǎn)品生產(chǎn)、科研開發(fā)、項目建設(shè)、設(shè)備儀器、會計業(yè)務(wù)、職工管理等方面的檔案。從載體形式上劃分，包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體的檔案。一、企業(yè)檔案管理概述2.企業(yè)檔案工作原則集中

2、統(tǒng)一管理原則國家檔案局、國家經(jīng)貿(mào)委、國家計委企業(yè)檔案管理規(guī)定（檔發(fā)20195號）第七條：“企業(yè)各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔?！盌A/T 422009企業(yè)檔案工作規(guī)范“統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準”分級負責原則以資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)關(guān)系為紐帶，分級保管本企業(yè)的檔案并指導和監(jiān)督所屬機構(gòu)和控股企業(yè)的檔案工作。 確保安全原則一、企業(yè)檔案管理概述3.企業(yè)檔案工作職責企業(yè)職責企業(yè)各部門職責(1)企業(yè)各職能或承辦部門及項目負責人，應(yīng)對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責。(2)企業(yè)各職能或承辦部門及項目文件形成者，應(yīng)負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、

3、準確和形成質(zhì)量負責。(3)專兼職檔案人員，應(yīng)負責收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負責。一、企業(yè)檔案管理概述3.企業(yè)檔案工作職責企業(yè)檔案部門職責(1)統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度。(2)負責企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。(3)指導企業(yè)各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。(4)監(jiān)督、指導、檢查企業(yè)所屬單位（包括派出機構(gòu)和投資的全資、控股企業(yè)）的檔案工作。一、企業(yè)檔案管理概述4.企業(yè)文件歸檔時間文書檔案各部門在第二年6月底前完成上一年度檔案的整理工作，并向檔案室移交項目建設(shè)文件項目

4、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔外購設(shè)備儀器文件在設(shè)備開箱驗收后即時登記歸檔會計核算專業(yè)材料會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交電子文件邏輯歸檔定時進行，物理歸檔與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致更新、補充的文件；內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件；企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件；其他活動中形成的文件等，應(yīng)隨時歸檔。一、企業(yè)檔案管理概述5.企業(yè)檔案整理(1)文書檔案依據(jù)DA/T 222000歸檔文件整理規(guī)則，按“件”整理；(2)科技檔案

5、依據(jù)GB/T 118222019科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求，按“卷”整理；(3)會計檔案依據(jù)安徽省會計檔案管理辦法實施細則整理； (4)職工檔案依據(jù)企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定（勞力字199233號）管理；(5)特殊載體檔案整理二、項目文件歸檔范圍與質(zhì)量要求 歸檔范圍 包括建設(shè)項目在立項、審批、招投標、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。 1.綜合 2.項目準備階段 3.項目建設(shè)階段 4.項目竣工驗收 5.項目運行維護與更新改造 二、項目文件歸檔范圍與質(zhì)量要求質(zhì)量要求1.歸檔的工程文件應(yīng)為原件，合同歸檔正本。2.工程文件的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實

6、際相符合。3.字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字認可手續(xù)完備。4.需永久、長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。5.工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。6.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明（對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進行著錄）一并歸檔，保證載體有效性。7.長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。檔案交接登記表序號題 名年度文號或圖號頁數(shù)保管期限備注移交時間：移交部門：移交人簽名：接收人簽名：三、項目檔案工作的組織與責任總則1.

7、項目建設(shè)單位(業(yè)主、項目法人)負責組織、協(xié)調(diào)和指導勘察設(shè)計單位、施工單位和監(jiān)理單位編制項目竣工文件和整理項目文件。2.在簽訂項目設(shè)計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任。3.項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交應(yīng)與項目的立項準備、建設(shè)和竣工驗收同步進行。項目檔案應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)。4.建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位和材料、構(gòu)件及設(shè)備供應(yīng)單位應(yīng)完成各自職責范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和項目文件整理、歸檔工作。三、項目檔案工作的組織與責任責任1.項目準備階段(1)建設(shè)單位各機構(gòu)負責收集、積累和整理項目前期文件

8、以及設(shè)備、工藝和涉外文件；(2)勘察、設(shè)計單位負責收集、積累勘察、設(shè)計文件，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件。2.項目施工階段(1)項目實行總承包的，由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；(2)由建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)包的，由各承包單位負責收集、積累其承包項目的全部文件。三、項目檔案工作的組織與責任責任2.項目施工階段(3)項目監(jiān)理單位負責收集、積累項目監(jiān)理文件；受建設(shè)單位委托，監(jiān)督、檢查項目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況，審核、簽署竣工文件，并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件。3.項目試運行階段試運

9、行單位負責收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準備和試運行中形成的文件；項目器材供應(yīng)、財務(wù)管理單位或部門負責收集、積累所承建項目的器材供應(yīng)和財務(wù)管理中形成的文件。三、項目檔案工作的組織與責任措施1.項目文件產(chǎn)生于項目建設(shè)全過程，其形成、積累和管理應(yīng)列入項目建設(shè)計劃和有關(guān)部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。2.納入合同管理，把好合同簽署關(guān)（如在施工合同中設(shè)立專門條款，明確施工單位提交建設(shè)單位項目檔案的名稱、內(nèi)容、版本、套數(shù)、時間、費用、質(zhì)量要求及違約責任；在監(jiān)理合同中明確監(jiān)理單位對竣工文件審核和向建設(shè)單位提交監(jiān)理檔案的責任）、合同執(zhí)行關(guān)、合同付款關(guān)。3.檔案人員參加工程驗

10、收、參加設(shè)備開箱驗收。4.建立覆蓋建設(shè)單位各機構(gòu)和各參建單位的項目檔案工作網(wǎng)絡(luò)，加強專、兼職檔案人員培訓。四、項目竣工文件的編制要求（一）竣工文件編制要求1.竣工文件主要內(nèi)容有：施工綜合管理文件、測量文件、原始記錄及質(zhì)量評定文件、材料(構(gòu)、配件)質(zhì)量保證書及復試文件、測試(調(diào)試)及隨工檢查記錄、建筑及安裝工程總量表、工程說明、竣工圖、重要工程質(zhì)量事故報告等。2.文件數(shù)量未滿足合同或協(xié)議規(guī)定份數(shù)的，按要求復制補齊。3.對施工文件、施工圖及設(shè)備技術(shù)文件的準確性和更改情況進行核實，并按要求修改或補充標注到相應(yīng)的文件上。4.與施工圖有關(guān)的設(shè)計變更、現(xiàn)場洽商和材料變更可與竣工圖編在一起，也可以單獨組卷，

11、但一個項目應(yīng)統(tǒng)一。5.凡為易褪色材料(如復寫紙、熱敏紙等)形成的并需要永久和長期保存的文件，應(yīng)附一份復印件。四、項目竣工文件的編制要求（二）竣工圖編制要求1.項目竣工圖應(yīng)由施工單位負責編制，監(jiān)理單位負責審核。如果委托設(shè)計單位編制，應(yīng)明確規(guī)定施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽字認可責任。2.竣工圖應(yīng)完整、準確、清晰、規(guī)范、修改到位，真實反映項目竣工驗收時的實際情況。3.按施工圖施工沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章。4.一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更，可在原圖上更改，加蓋并簽署竣工圖章。5.涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置、項目等重大改變及圖面變更面積超過35的，應(yīng)重新繪制

12、竣工圖。重繪圖按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標內(nèi)注明“竣工階段”加蓋并簽署竣工圖章。四、項目竣工文件的編制要求（二）竣工圖編制要求6.同一建筑物、構(gòu)筑物重復的標準圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應(yīng)在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說明中注明；不同建筑物、構(gòu)筑物應(yīng)分別編制。7.建設(shè)單位應(yīng)負責或委托有資質(zhì)的單位編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。8.竣工圖圖幅應(yīng)按GBT 106093要求統(tǒng)一折疊。9.編制竣工圖總說明及各專業(yè)的編制說明，敘述竣工圖編制原則、各專業(yè)目錄及編制情況。四、項目竣工文件的編制要求（三）竣工圖的更改方法1.文字、數(shù)字更改一般是杠改；線條更改一般是劃改；局部圖

13、形更改可以圈出更改部位，在原圖空白處重新繪制。2.利用施工圖更改，應(yīng)在更改處注明更改依據(jù)文件的名稱、日期、編號和條款號。3.無法在圖紙上表達清楚的，應(yīng)在標題欄上方或左邊用文字說明。4.圖上各種引出說明應(yīng)與圖框平行，引出線不交叉，不遮蓋其他線條。5.有關(guān)施工技術(shù)要求或材料明細表等有文字更改的，應(yīng)在修改變更處進行杠改。當更改內(nèi)容較多時，可采用注記說明。6.新增加的文字說明，應(yīng)在其涉及的竣工圖上作相應(yīng)的添加和變更。四、項目竣工文件的編制要求（四）竣工圖章的使用1.所有竣工圖應(yīng)由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章?？⒐D章中的內(nèi)容填寫應(yīng)齊全、清楚，不得代簽。2.由設(shè)計單位編制竣工圖的，可在新圖中采用竣工圖

14、標，并按要求簽署竣工圖標?？⒐D標的內(nèi)容格式由行業(yè)統(tǒng)一規(guī)定。3.竣工圖章應(yīng)使用紅色印泥，蓋在標題欄附近空白處。4.竣工圖章式樣 式樣一 式樣二竣工圖章（DA/T 282019）竣工圖章（GB/T 503282019）四、項目竣工文件的編制要求（五）其他注意事項1.竣工圖應(yīng)使用新的或干凈的施工圖。由施工單位編制竣工圖的，應(yīng)在設(shè)計合同中明確留作竣工圖用的施工圖套數(shù)，以及因修改增加新圖的責任。2.一張更改通知單涉及多圖的，如果圖紙不在同一卷冊，應(yīng)將復印件附在有關(guān)卷冊中，或在備考表中說明。3.在大中城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重點建設(shè)項目，應(yīng)根據(jù)城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法第五條的規(guī)定，另編制一份與城市建設(shè)、

15、規(guī)劃及其管理有關(guān)的主要建筑物及綜合管線竣工圖。4.編制竣工圖所需的費用，由建設(shè)單位在與承包單位簽訂合同時確定。5.監(jiān)理合同中應(yīng)明確監(jiān)理單位對竣工文件審核和向建設(shè)單位提交監(jiān)理檔案的責任。五、項目文件的整理與歸檔組卷卷內(nèi)文件排列卷內(nèi)文件頁號編寫卷內(nèi)文件目錄編制案卷封面和脊背編制卷內(nèi)備考表編制裝訂裝盒與排列案卷目錄編制（一）組卷1.組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系；分類科學，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。2.項目施工文件按單項工程、單位工程、分部工程、專業(yè)、階段組卷； 項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷； 設(shè)備文件按專業(yè)、

16、臺件等組卷； 管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗收文件組卷； 監(jiān)理管理文件按問題或文種組卷，檢查驗收記錄、質(zhì)量評定等技術(shù)文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段組卷； 原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。3.案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。（二）卷內(nèi)文件排列1.管理性文件按問題、時間或重要程度排列。2.施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列。3.設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗收、安裝調(diào)試、隨機圖樣和運行維修等順序排列。4.竣工圖按專業(yè)、圖號排列。5.卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在

17、前，定(草)稿在后。（三）卷內(nèi)文件頁號編寫1.在一個案卷內(nèi)，以件為單位編寫頁號，以有效內(nèi)容的頁面為一頁。2.頁號用阿拉伯數(shù)字編寫。各卷之間不連續(xù)編頁號。3.已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。 如成套圖樣、印刷成冊的文件。4.卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。5.頁號編寫位置（四）卷內(nèi)文件目錄編制序號文件編號責任者文件題名日期頁數(shù)備注檔號卷內(nèi)目錄（五）案卷封面和脊背編制 檔號：（案卷題名） 立卷單位 起止日期 保管期限 密 級1.印制在卷盒正表面，也可采用內(nèi)封面形式；2.檔號可暫用鉛筆填寫，移交后由接收單位統(tǒng)一正式填寫。（五）案卷封面和脊背編制（保管期限）檔號案卷題名 J3001510 案卷號 項

18、目代號 基建檔案類別代號 檔號示例（六）卷內(nèi)備考表編制排列在卷內(nèi)全部文件之后，或直接印制在卷盒內(nèi)底面標明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題互見號：說明： 立卷人： 年 月 日 檢查人： 年 月 日檔號：（七）裝訂1.整卷裝訂2.以件為單位裝訂(1)應(yīng)在每件文件首頁空白處加蓋檔號章(2)超出卷盒幅面的科技文件應(yīng)疊裝(3)破損的科技文件應(yīng)修復(4)圖紙可不裝訂，但同一個項目應(yīng)統(tǒng)一（八）裝盒與排列卷盒外表規(guī)格為310mm220mm，厚度分別為l0mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm，采用220g以上的單層無酸牛皮紙板雙裱壓制。案卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷目錄的尺寸為297mm210mm，采用70g以上白色書寫紙制作。案卷按項目前期、項目設(shè)計、項目施工、項目監(jiān)理、項目竣工、項目驗收及項目后評估等階段排列。（九）案卷目錄編制序號檔 號案卷題名總頁數(shù)保管期限備 注案卷目錄六、項目檔案的移交與驗收移交1.各施工承包單位應(yīng)在項目實體完成后3個月內(nèi)將項目文件向建設(shè)單位移交。2.在大中城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設(shè)項目，建設(shè)單位應(yīng)在6個月內(nèi)向城市建設(shè)檔案接收單位報送與城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理有關(guān)的項目檔案。六、項目檔案的移交與驗收驗收1.施工單位在項目竣工文件收集、編制和整