辦公室組織結(jié)構(gòu)及其管理(ppt-16頁(yè))PPT學(xué)習(xí)課件

1、辦公室管理設(shè)計(jì)辦公室組織結(jié)構(gòu)辦公室管理辦公室組織結(jié)構(gòu)組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)部門職責(zé)設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu) 董 事 會(huì) 董 事 長(zhǎng) 監(jiān) 事 會(huì) 總 經(jīng) 理戰(zhàn)略規(guī)劃委員會(huì) 技術(shù)中心 營(yíng)銷中心 管理中心技術(shù)品管部辦公室主任財(cái)務(wù)部人力資源部投資管理部東南亞銷售部歐洲銷售部中東銷售部美洲銷售部成套部財(cái)務(wù)規(guī)劃委員會(huì)供應(yīng)管理部市場(chǎng)運(yùn)作部行政秘書法律事務(wù)電腦維修網(wǎng)絡(luò)管理文書傳真司機(jī)保潔員部門名稱辦公室職能： 負(fù)責(zé)為公司管理層提供決策支持，保證公司內(nèi)部管理體系的完整和平穩(wěn)運(yùn)行；進(jìn)行公司形象推廣、公關(guān)和公司企業(yè)文化建設(shè)，負(fù)責(zé)公司法律事務(wù)、行政支持工作 考核指標(biāo)及權(quán)重：制度建設(shè)完善性 公司網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的穩(wěn)定性 員工滿意度 固定資產(chǎn)狀況

2、 后勤支持投訴率 重要任務(wù)完成情況 辦公室上級(jí)：管理總監(jiān)擬設(shè)崗位：辦公室主任法律顧問電腦維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)行政秘書前臺(tái)、文書、司機(jī)、清潔工 涉及流程名稱：重大活動(dòng)組織流程印章管理流程計(jì)算機(jī)維修流程文件借閱流程確保信息系統(tǒng)保密性、安全性查明帳實(shí)不符原因，并進(jìn)行相應(yīng)處理負(fù)責(zé)解決活動(dòng)中的意外事件參加會(huì)議人員準(zhǔn)備相應(yīng)的資料、文件提供所需硬件設(shè)備，進(jìn)行活動(dòng)場(chǎng)所布置辦公室協(xié)助董事會(huì)會(huì)議秘書準(zhǔn)備會(huì)議召開各項(xiàng)事宜接待相關(guān)單位、上級(jí)單位來訪固定資產(chǎn)、低值易耗品采購(gòu)回來后，報(bào)交相關(guān)單據(jù)給財(cái)務(wù)部入賬根據(jù)部門需求提出軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案負(fù)責(zé)文書、印章管理、合同審查及一般法律事務(wù)處理銷售部門、供應(yīng)管理部客戶來訪等提供所需硬件設(shè)

3、備，進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置安排食宿、公車及其他車輛各部門固定資產(chǎn)低值易耗品需求預(yù)算擬定通知，并發(fā)送至參加人員轉(zhuǎn)發(fā)通知，并發(fā)送至參會(huì)人員本著成本最低原則進(jìn)行采購(gòu)。由會(huì)議召開人向辦公室提出召開會(huì)議請(qǐng)求部門職責(zé)：負(fù)責(zé)組織制定和完善公司各項(xiàng)管理制度，并監(jiān)督各項(xiàng)制度執(zhí)行情況負(fù)責(zé)組織制定公司長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，制定公司年度工作計(jì)劃負(fù)責(zé)來訪人員的接待，組織公司各種會(huì)議和其它重大活動(dòng)負(fù)責(zé)對(duì)公司總經(jīng)理指示和總經(jīng)理辦公會(huì)決議進(jìn)行督辦與落實(shí)負(fù)責(zé)文書、印章管理、合同審查及一般法律事務(wù)處理負(fù)責(zé)公司內(nèi)部出差管理與支持、文件的打印、復(fù)印及辦公設(shè)備的維修、養(yǎng)護(hù)、車輛管理、辦公場(chǎng)所的使用管理、辦公用品（低值易耗品）的采購(gòu)與管理、固定資產(chǎn)采購(gòu)與

4、管理、檔案圖書管理、保密、安全、消防和清潔衛(wèi)生等工作負(fù)責(zé)公司計(jì)算機(jī)、網(wǎng)站及信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、管理和日常維護(hù)負(fù)責(zé)公司對(duì)外的形象宣傳與公關(guān)，對(duì)內(nèi)企業(yè)文化建設(shè)。完成總經(jīng)理交辦的其它工作辦公室辦公室管理會(huì)議管理重大活動(dòng)管理固定資產(chǎn)管理信息管理企業(yè)文化建設(shè)辦公室管理-會(huì)議管理確立會(huì)議目的確立會(huì)議議題會(huì)議時(shí)間參加人員會(huì)議要求會(huì)議全過程確定會(huì)議具體時(shí)間確定會(huì)議地點(diǎn)通知參加人員會(huì)場(chǎng)布置會(huì)議文件、材料準(zhǔn)備會(huì)議紀(jì)錄擬定成文監(jiān)督執(zhí)行執(zhí)行反饋會(huì)議發(fā)起人辦公室參加人員會(huì)議紀(jì)錄者指定人會(huì)議各環(huán)節(jié)各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人各類會(huì)議的管理相關(guān)人員工作辦公室協(xié)助董事會(huì)會(huì)議秘書準(zhǔn)備會(huì)議召開各項(xiàng)事宜轉(zhuǎn)發(fā)通知，并發(fā)送至參會(huì)人員提供所需硬件設(shè)備，進(jìn)行

5、會(huì)場(chǎng)布置董事會(huì)會(huì)議確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)審核會(huì)議通知后轉(zhuǎn)發(fā)至參加人員提供所需硬件設(shè)備，進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置營(yíng)銷總監(jiān)及以下級(jí)會(huì)議參加會(huì)議人員準(zhǔn)備相應(yīng)的資料、文件 確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)擬定通知，并發(fā)送至參加人員提供所需硬件設(shè)備，進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置會(huì)議紀(jì)錄會(huì)議紀(jì)錄擬定成文，并通報(bào)執(zhí)行監(jiān)督相關(guān)部門會(huì)議決議的執(zhí)行向總經(jīng)理反饋相關(guān)部門執(zhí)行情況總經(jīng)理級(jí)會(huì)議會(huì)議分類辦公室工作參加會(huì)議人員準(zhǔn)備相應(yīng)的文件、資料被指定人員進(jìn)行會(huì)議紀(jì)錄并擬定成文相關(guān)人員監(jiān)督實(shí)施董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)組織會(huì)議事宜參會(huì)人員準(zhǔn)備相應(yīng)的資料、文件被制定人員進(jìn)行會(huì)議紀(jì)錄并擬定成文提出申請(qǐng)由會(huì)議召開人向辦公室提出召開會(huì)議請(qǐng)求填寫“會(huì)議召開申請(qǐng)單”，注明召開時(shí)間、參加人員、

6、議題、目的、所需硬件設(shè)備等總經(jīng)理級(jí)會(huì)議管理流程總經(jīng)理辦公室提出會(huì)議需要會(huì)議記錄擬定會(huì)議通知審核合格下發(fā)否是文件下發(fā)監(jiān)督執(zhí)行擬定成文各部門審批準(zhǔn)備相關(guān)材料辦公室主任辦公室管理-重大活動(dòng)管理相關(guān)人員工作負(fù)責(zé)活動(dòng)的全過程。確定活動(dòng)時(shí)間、場(chǎng)所、員工所需自備的物品等擬定通知，并發(fā)送至參加人員提供所需硬件設(shè)備，進(jìn)行場(chǎng)所布置安排食宿、公車及其他車輛負(fù)責(zé)解決活動(dòng)中的意外事件公司內(nèi)部員工活動(dòng)各類慶祝活動(dòng)、旅游、聚餐等制定詳細(xì)的活動(dòng)計(jì)劃確定活動(dòng)時(shí)間、場(chǎng)所擬定通知，并發(fā)送至參加人員提供所需硬件設(shè)備，進(jìn)行活動(dòng)場(chǎng)所布置根據(jù)需要安排食宿、公車及其他所需車輛負(fù)責(zé)接待、禮品、娛樂等事項(xiàng)公司形象宣傳資料制作負(fù)責(zé)解決活動(dòng)中的意外

7、事件活動(dòng)后總結(jié)工作以公司為主的活動(dòng)接待相關(guān)單位、上級(jí)單位來訪與新聞媒體的接觸其他活動(dòng)活動(dòng)負(fù)責(zé)人安排活動(dòng)進(jìn)行的具體事項(xiàng)，開展活動(dòng) 確定活動(dòng)場(chǎng)所根據(jù)需要，審核通知后發(fā)送至參加人員提供所需硬件設(shè)備，進(jìn)行活動(dòng)場(chǎng)所布置食宿安排、公車安排、禮品、娛樂等事項(xiàng)安排協(xié)助解決活動(dòng)中的意外事件根據(jù)部門需要提供相應(yīng)的其他配合以部門為主的活動(dòng)銷售部門、供應(yīng)管理部客戶來訪等財(cái)務(wù)部接待相關(guān)的機(jī)構(gòu)檢查等人力資源部開展的在公司進(jìn)行的培訓(xùn)等其他部門活動(dòng)重大活動(dòng)分類辦公室工作參加活動(dòng)人員準(zhǔn)備相應(yīng)的文件、資料根據(jù)辦公室需要進(jìn)行相應(yīng)配合參加人員做相應(yīng)的準(zhǔn)備提出申請(qǐng)由活動(dòng)負(fù)責(zé)人提出重大活動(dòng)申請(qǐng)?zhí)顚憽芭e辦重大活動(dòng)申請(qǐng)單”，注明舉辦時(shí)間、場(chǎng)

8、所、參加人員、事由、食宿安排、公車安排、其他設(shè)備安排等撰寫活動(dòng)計(jì)劃，報(bào)交辦公室重大活動(dòng)組織流程各部門總經(jīng)理辦公室主任部門需求活動(dòng)計(jì)劃審核同意審批同意執(zhí)行否是否是辦公室安排食宿、公車及其他車輛提供所需硬件設(shè)備，進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置各固定資產(chǎn)及低值易耗品需求部門填寫采購(gòu)申請(qǐng)報(bào)告，報(bào)交辦公室辦公室管理-重大活動(dòng)管理辦公室審核后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，列入辦公室年度固定資產(chǎn)低值易耗品采購(gòu)總預(yù)算，報(bào)交財(cái)務(wù)部提出信息需求內(nèi)容、框架根據(jù)部門需求提出軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案負(fù)責(zé)公司計(jì)算機(jī)、網(wǎng)站及信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、管理和日常維護(hù)擬定通知，并發(fā)送至參加人員董 事 長(zhǎng)由會(huì)議召開人向辦公室提出召開會(huì)議請(qǐng)求員工滿意度負(fù)責(zé)解決活動(dòng)中的意外事件被

9、指定人員進(jìn)行會(huì)議紀(jì)錄并擬定成文在年末由辦公室及財(cái)務(wù)部聯(lián)合在某一固定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行固定資產(chǎn)及低值易耗品盤點(diǎn)，保證及低值易耗品帳實(shí)相符辦公室登記固定資產(chǎn)卡片提供所需硬件設(shè)備，進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置辦公室管理-固定資產(chǎn)及低值易耗品管理各固定資產(chǎn)及低值易耗品需求部門填寫采購(gòu)申請(qǐng)報(bào)告，報(bào)交辦公室辦公室審核后報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理審批本著成本最低原則進(jìn)行采購(gòu)。專業(yè)性固定資產(chǎn)及低值易耗品采購(gòu)應(yīng)由相關(guān)人員協(xié)助采購(gòu)采購(gòu)后應(yīng)由總經(jīng)理進(jìn)行審批、確認(rèn)專業(yè)性固定資產(chǎn)及低值易耗品采購(gòu)回來后應(yīng)經(jīng)其確認(rèn)固定資產(chǎn)、低值易耗品采購(gòu)回來后，報(bào)交相關(guān)單據(jù)給財(cái)務(wù)部入賬辦公室登記固定資產(chǎn)卡片按固定資產(chǎn)、低值易耗品類別、使用部門分別進(jìn)行登記，以便進(jìn)行固定資產(chǎn)核算、

10、低值易耗品和部門費(fèi)用核算安排固定資產(chǎn)購(gòu)買財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)事宜對(duì)投入使用的固定資產(chǎn)及低值易耗品進(jìn)行日常的保養(yǎng)和維修，最大限度的延長(zhǎng)固定資產(chǎn)及低值易耗品有效使用壽命對(duì)所修理的固定資產(chǎn)進(jìn)行修理情及低值易耗品況登記在年末由辦公室及財(cái)務(wù)部聯(lián)合在某一固定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行固定資產(chǎn)及低值易耗品盤點(diǎn)，保證及低值易耗品帳實(shí)相符查明帳實(shí)不符原因，并進(jìn)行相應(yīng)處理對(duì)于需處置固定資產(chǎn)，低值易耗品，填寫“固定資產(chǎn)處置單”或“低值易耗品處置單”，經(jīng)社皮后進(jìn)行相應(yīng)處理對(duì)需處置的，填寫及時(shí)報(bào)交財(cái)務(wù)部相關(guān)單據(jù)入賬各部門固定資產(chǎn)低值易耗品需求預(yù)算注：2000元以上為固定資產(chǎn)，200元-2000元為低值易耗品預(yù)算采購(gòu)登記領(lǐng)/借用報(bào)廢、處理對(duì)固定資產(chǎn)

11、及低值易耗品領(lǐng)用進(jìn)行登記，核算部門固定資產(chǎn)折舊費(fèi)用對(duì)固定資產(chǎn)及低值易耗品借用進(jìn)行登記，確保安全使用、按時(shí)歸還每年預(yù)算期各部門在規(guī)定期限內(nèi)向辦公室提交部門固定資產(chǎn)及低值易耗品需求預(yù)算辦公室審核后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，列入辦公室年度固定資產(chǎn)低值易耗品采購(gòu)總預(yù)算，報(bào)交財(cái)務(wù)部維修盤點(diǎn)固定資產(chǎn)采購(gòu)流程各部門辦公室總經(jīng)理管理總監(jiān)采購(gòu)申請(qǐng)審批簽字詢價(jià)采購(gòu)付款記賬固定資產(chǎn)卡片注：2000元以上財(cái)務(wù)部審批簽字簽字審批確認(rèn)后領(lǐng)用審核計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備維修流程申請(qǐng)部門辦公室主任硬件維護(hù)員維修申請(qǐng)檢查處理方案審批權(quán)限同意是是否維修反饋表維修維修登記辦公室管理-信息系統(tǒng)管理提出統(tǒng)計(jì)分析的內(nèi)容提出數(shù)據(jù)分析目的選擇分析工具統(tǒng)計(jì)分析提出信息需