教學課件·《Excel在財會管理中的應用》1

1、第1章 Excel在財會管理中的應用基礎本章學習目標本章主要講解Excel2000的基礎知識，通過本章的學習，應掌握如下內容：各種數據的輸入工作表的格式設置公式的輸入與編輯函數的使用第1章 Excel在財會管理中的應用基礎1.1 數據編輯12 公式和語法13 函數的應用1.1 數據編輯1.1.1數據輸入1.1.2工作表的格式設置1.1.1數據輸入輸入文本輸入數字輸入日期和時間輸入公式同時在多個單元格中輸入相同數據同時在多張工作表中輸入或編輯相同的數據提高輸入速度1輸入文本文本包含漢字、英文字母、具有文本性質的數字、空格以及其他鍵盤能鍵入的符號。默認情況下，文本沿單元格左側對齊。每個單元格最多可

2、包含32000個字符。1.輸入文本如果需要將一個數字作為文本來處理，只要在輸入數據時先輸入一個單撇號（），Excel就會把該數字作為文本處理，將它沿單元格左側對齊。如果要在單元格中輸入硬回車，可按ALT+ENTER鍵。如果要迅速以上方單元格的內容填充活動單元格，可按CTRL+D鍵；如果要以左側單元格的內容填充活動單元格，可按CTRL+R鍵。2輸入數字在默認情況下，輸入數字時，Excel會將該數據沿單元格右側對齊。在輸入分數時，為避免將輸入的分數視作日期，需要在分數前鍵入0（零），再鍵入一空格。在輸入負數時，在負數前鍵入減號(-)，或將其置于括號( )中。Excel2000只保留15位的數字精度

3、。3輸入日期和時間Excel將日期和時間視為數字處理。如果要在同一單元格中同時鍵入時期和時間，需要在其間用空格分隔。如果要輸入十二小時制的時間，需在時間后鍵入一個空格，然后鍵入AM或PM。時間和日期可以相加、相減，并可以包含到其他運算中。如果要在公式中使用時期或時間，需要用帶引號的文本形式輸入日期或時間值。如果要輸入系統當前日期，可按CTRL+；(分號)。如果要輸入系統當前時間，可按CTRL+SHIFT+：(冒號)。4輸入公式Excel2000最大的功能在于計算，只要輸入正確的計算公式之后，就會立即在活動單元格中顯示其計算結果。如果單元格中的數據有變動，系統也會自動調整計算結果，使用戶隨時能夠

4、觀察到正確的結果。有關公式設置的內容將在下一節(jié)中具體介紹。5同時在多個單元格中輸入相同數據（1）選定需要輸入數據的單元格。選定的單元格可以是相鄰的，也可以是不相鄰的。（2）在活動單元格中鍵入相應數據，然后按CTRL+ENTER鍵。6同時在多張工作表中輸入或編輯相同的數據（1）選定需要輸入數據的工作表。（2）再選定需要輸入數據的單元格或單元格區(qū)域。（3）在第一個選定單元格中鍵入或編輯相應的數據。（4）然后按ENTER鍵。Excel將自動在所有選定工作表的相應單元格中輸入相同的數據。6同時在多張工作表中輸入或編輯相同的數據如果已經在某張工作表中輸入了數據，用戶可以快速地將這些數據復制到其他工作表中

5、相應的單元格中。方法如下：先選定包含待復制數據的工作表和接收復制數據的工作表，再選定待復制數據的單元格區(qū)域，然后用鼠標指向“編輯”菜單中的“填充”，再單擊“至同組工作表”命令。7提高輸入速度記憶式輸入如果在單元格中鍵入的起始字符與該列已有的錄入項相符，Excel可以自動填寫其余的字符。Excel只能自動完成包含文字的錄入項，或包含文字與數字的錄入項。即錄入項中只能包含數字和沒有格式的日期或時間。如果接受顯示的錄入項，按Enter鍵。如果不想采用自動提供的字符，可以繼續(xù)鍵入。如果要刪除自動提供的字符，按Backspace鍵。7提高輸入速度選擇列表在輸入數據時，按ALT+鍵可以顯示已有錄入項列表，

6、或者以右鍵單擊相應的單元格，再單擊快捷菜單中的“選擇列表”命令，用鼠標左鍵來選擇用戶需要的數據。7提高輸入速度自動更正在“工具”菜單上，單擊“自動更正”命令，打開如圖1-4所示的對話框。選定“鍵入時自動替換”選項。在“替換”編輯框中，輸入某字符串的簡寫代碼。在“替換為”編輯框中，輸入簡寫代碼對應的字符串全部內容。單擊“添加”按鈕。7提高輸入速度序列填充填充數字、日期或其他序列選定待填充數據區(qū)的起始單元格，然后輸入序列的初始值。如果要讓序列按給定的步長增長，再選定下一單元格，在其中輸入序列的第二個數值。頭兩個單元格中數值的差額將決定該序列的增長步長。選定包含初始值的單元格。用鼠標拖動填充柄經過待

7、填充區(qū)域。如果要指定序列類型，可先按住鼠標右鍵，再拖動填充柄，在到達填充區(qū)域之上時，松開鼠標右鍵，單擊快捷菜單中的相應命令。7提高輸入速度自定義序列如果已經在工作表輸入了將要作用填充序列的數據清單，要選定工作表中相應的數據區(qū)域。打開“工具”菜單，單擊“選項”命令，在對話框中再單擊“自定義序列”選項卡，打開“自定義序列”對話框。單擊“導入”按鈕，即可使用選定的數據清單。如果要鍵入新的序列列表，要選擇“自定義序列”列表框中的“新序列”選項，然后在“輸入序列”編輯列表框中，從第一個序列元素開始輸入新的序列。在鍵入每個元素后，按ENTER鍵。整個序列輸入完畢后，單擊“添加”按鈕。單擊“確定”。1.1.

8、2工作表的格式設置1設置文本格式2設置數字格式3設置日期和時間的格式4在整個工作表中顯示或隱藏單元格數據5復制選定單元格或單元格區(qū)域的格式6對單元格設置邊框7突出顯示符合指定條件的單元格1設置文本格式單擊“格式”工具欄中的按鈕可以設置文本的字體、字號、字形和顏色等，或者使用“格式”菜單中“單元格”命令，在打開的“單元格格式”對話框中單擊“字體”選項卡，可以對文本進行進一步的格式設置。2設置數字格式使用“單元格格式”對話框選擇要進行格式設置的單元格或單元格區(qū)域。打開“格式”菜單，選擇“單元格”命令，在打開的對話框中單擊“數字”選項卡，在“分類”列表框中選擇分類項，然后選擇所需的數字格式選項，在“

9、示例”框中可預覽格式設置后單元格的結果。2設置數字格式創(chuàng)建自定義數字格式打開“格式”菜單，選擇“單元格”命令，在打開的對話框中單擊“數字”選項卡，并從“分類”列表框中選擇“自定義”選項，在“類型”框中編輯數字格式代碼。 2設置數字格式創(chuàng)建自定義數字格式常用的數字位置標識符 #：只顯示有意義的數字而不顯示無意義的零。 0：如果數字位數少于格式中的零的個數，則不足位置將顯示無意義的零。?：當設置為等寬字體（例如：Courier New）時，為無意義的零在小數點兩邊添加空格，以便使小數點對齊。2設置數字格式創(chuàng)建自定義數字格式顏色：要設置格式中某一部分的顏色，要在該部分對應位置用方括號鍵入Black、

10、Blue、Cyan、Green、Magenta、Red、White或Yellow八種顏色名稱之一，并且顏色代碼必須為該部分的第一項。條件：要設置滿足指定條件數字的格式，格式代碼中應加入帶中括號的條件。條件由比較運算符和數值兩部分組成。3設置日期和時間的格式Excel提供了許多內置的日期、時間格式，如果想改變Excel2000顯示日期和時間的方式，可以打開“格式”菜單，選擇“單元格”命令，在打開的對話框中單擊“數字”選項卡，并從“分類”列表框中選擇“日期”或“時間”選項，在“類型”框中選擇要使用的格式代碼，最后單擊確定。用戶也可以自已定義所需的日期和時間格式。自定義日期和時間格式時，需要使用相應

11、的格式代碼。4在整個工作表中顯示或隱藏單元格數據（1）在整個工作表中顯示或隱藏零值選擇“工具”菜單中的“選項”命令，然后單擊“視圖”選項卡。如果要在單元格中顯示零值（0），則選定“窗口選項”下的“零值”復選框；如果要將含有零值的單元格顯示成空白單元格，則清除該復選框。 4在整個工作表中顯示或隱藏單元格數據（2）隱藏選定單元格中的零值選擇包含要隱藏的零值的單元格。打開“格式”菜單選擇“單元格”命令，然后單擊“數字”選項卡。在“分類”列表中，單擊“自定義”選項。在“類型”框中，輸入代碼0;-0;。隱藏的數值只會出現在編輯欄或正在編輯的單元格中，而不會打印。4在整個工作表中顯示或隱藏單元格數據（3）

12、隱藏單元格中的所有值選擇要隱藏數值的單元格。打開“格式”菜單選擇“單元格”命令，然后單擊“數字”選項卡。單擊“分類”列表中的“自定義”選項。在“類型”框中，選擇已有代碼，并按Backspace鍵。在“類型”框中鍵入代碼“;”（三個分號）。5復制選定單元格或單元格區(qū)域的格式選擇含有要復制格式的單元格或單元格區(qū)域。單擊“格式”工具欄上的“格式刷”按鈕。選擇要設置新格式的單元格或單元格區(qū)域。如果用戶要將選定單元格或區(qū)域中的格式復制到多個位置，可以雙擊“格式刷”按鈕。當完成復制格式時，再次單擊該按鈕。6對單元格設置邊框（1）利用“邊框”按鈕設置單元格的邊框選擇要添加邊框的所有單元格。如果要應用最近使用

13、過的邊框樣式，直接單擊“格式”工具欄上的“邊框”按鈕。如果要應用其他的邊框樣式，可單擊“邊框”按鈕旁的箭頭，然后單擊選項板上所提供的其他邊框樣式。 6對單元格設置邊框（2）利用“單元格格式”對話框選擇要設置邊框的單元格或單元格區(qū)域。打開“格式”菜單選擇“單元格”命令，在打開的“單元格格式”對話框中單擊“邊框”選項卡在“樣式”列表框中選擇需要的線條樣式。如果需要設置顏色，可單擊“顏色”列表框右邊的下拉箭頭，從下拉選項中選擇所需的顏色。在“預置”框中單擊指示邊框位置的按鈕，如“外邊框”、“上邊框”等，也可以直接單擊預覽窗口中相應的單元格邊框。單擊“確定”按鈕。 7突出顯示符合指定條件的單元格設置條

14、件格式選擇要設置格式的單元格或單元格區(qū)域。打開“格式”菜單選擇“條件格式”命令。如果要將選定單元格中的值作為格式條件，單擊“單元格數值”選項，接著選定比較詞組，然后在相應的框中輸入數值。輸入的數值可以是常數，也可以是公式。單擊“格式”按鈕。選擇要應用的字體樣式、字體顏色等。如果要加入其他條件，單擊“添加”按鈕，然后重復步驟到。用戶最多可以指定三個條件。單擊“確定”按鈕。7突出顯示符合指定條件的單元格更改、添加和刪除條件格式選擇含有要更改或刪除的條件格式的單元格或單元格區(qū)域。打開“格式”菜單選擇“條件格式”命令。如果要更改格式，可單擊相應條件的“格式”按鈕。如果要在“單元格格式”對話框中重新選擇

15、格式，可單擊 “清除”按鈕后重新設置。要添加一個新的條件，可單擊“添加”。要刪除一個或多個條件，可單擊“刪除”，然后選中要刪除條件的復選框。12 公式和語法 121構造公式 122在公式中引用單元格121構造公式 1輸入公式2構造公式3公式中的運算符 1輸入公式（1）單擊將要在其中輸入公式的單元格。（2）鍵入（等號）。（3）輸入公式內容。（4）按Enter鍵。 2構造公式 公式中元素的結構或次序決定了最終的計算結果。Excel中的公式遵循一個特定的語法或次序：最前面是等號（=），后面是參與計算的元素（運算數），這些參與計算的元素又是通過運算符隔開的。每個運算數可以是不改變的數值（常量數值）、單

16、元格或引用單元格區(qū)域、標志、名稱、或工作表函數。Excel從等號開始（=）從左到右執(zhí)行計算（根據運算符優(yōu)先次序）?？梢允褂美ㄌ柦M合運算來控制計算的順序，括號括起來的部分將先執(zhí)行計算。3公式中的運算符（1）算術運算符：完成基本的數學運算。（2）比較操作符：比較運算符用于比較兩個值。當用操作符比較兩個值時，結果是一個邏輯值，不是TRUE就是FALSE。（3）文本運算符：使用和號（&）可以將文本連接起來。3公式中的運算符（4）引用操作符：引用運算符的作用是確定在公式中需要參與運算的數據在工作表中所處的位置，可以使用三個運算符：冒號、逗號和空格。：（冒號）：區(qū)域運算符，對兩個單元格之間，包括兩個單元格

17、在內的所有單元格參與運算。，（逗號）：聯合運算符，可將多個引用合并為一個引用?？崭瘢航徊孢\算符，它是將同時屬于兩個引用的單元格區(qū)域進行引用，即兩個單元格引用相重疊的區(qū)域。122在公式中引用單元格1相對引用和絕對引用的區(qū)別2相對引用與絕對引用之間的切換3三維引用1相對引用和絕對引用的區(qū)別包括絕對引用單元格的公式，無論將其復制到什么位置，總是引用特定的單元格。如果需要絕對引用某一單元格或單元格區(qū)域，需要在單元格列或行標志前加一美元符號。在輸入公式時，用戶如果是通過單擊單元格的方法來確定公式中所包括的單元格，這時的單元格引用就是相對引用。如果用戶將該公式進行復制操作，那么，隨公式位置的改變，其引用的

18、單元格也會相應發(fā)生變化。相對引用單元格無需在單元格行或列標志前加$符號。2相對引用與絕對引用之間的切換如果創(chuàng)建了一個公式并希望將相對引用更改為絕對引用（反之亦然），有一種簡便的方法，可先選定包含該公式的單元格，然后在編輯欄中選擇要更改的引用并按F4鍵。每次按F4鍵時，Excel會在以下組合間切換：絕對列與絕對行（例如，$A$1）；相對列與絕對行(A$1)；絕對列與相對行($A1)以及相對列與相對行(A1)，當切換到用戶所需的引用時，按回車鍵確認即可。3三維引用三維引用包含單元格或區(qū)域引用，前面加上工作表名稱的范圍，其格式一般為“工作表標簽！單元格引用” 。如果需要使用三維引用來引用多個工作表上

19、的同一單元格或區(qū)域，可按以下步驟進行操作：（1）單擊需要輸入公式的單元格。（2）輸入（等號），如果需要使用函數，再輸入函數名稱，接著再鍵入左圓括號。（3）單擊需要引用的第一個工作表標簽。（4）按住Shift鍵，單擊需要引用的最后一個工作表標簽。（5）選定需要引用的單元格或單元格區(qū)域。（6）完成公式，按回車鍵鍵確認。13 函數的應用 131函數的基本構成132Excel2000提供的函數1.3.3公式和函數運算常見錯誤及分析131函數的基本構成1函數的結構2函數的嵌套1函數的結構函數的結構以函數名稱開始，后面是左圓括號、以逗號分隔的參數和右圓括號。如果函數是以公式的形式出現，需在函數名稱前面輸入

20、等號（=）。函數處理數據的方式與公式處理數據的方式是相同的，函數通過引用參數接收數據，并返回結果。大多數情況下返回的是計算的結果，也可以返回文本、引用、邏輯值、數值或工作表的信息。在函數中使用參數可以是數字、文本、邏輯值或單元格引用。給定的參數必須能產生有效的值。參數也可以是常量、公式或其它函數。1函數的結構在創(chuàng)建包含函數的公式時，如果用戶不清楚該函數的基本語法，可使用公式選項板的幫助輸入正確的函數，操作步驟為：（1）單擊需要輸入函數的單元格。（2）單擊編輯欄中“編輯公式”按鈕。（3）單擊“函數”下拉列表框右端的下拉箭頭。（4）單擊選定需要添加到公式中的函數。如果函數沒有出現在列表中，可單擊“

21、其它函數”查看其它函數列表。當選定某一函數后，會打開公式選項板。（5）輸入參數。如果用戶不清楚函數中各參數的含義，可通過單擊各參數右側的文本后查閱公式選項板下方的提示。（6）完成輸入公式后，按Enter鍵。2函數的嵌套在某些情況下，用戶可能需要將某函數作為另一函數的參數使用。這就是函數的嵌套。當嵌套函數作為參數使用時，它返回的數值類型必須與參數使用的數值類型相同。否則，Excel將顯示#VALUE!錯誤值。公式中最多可以包含七級嵌套函數。當函數B作為函數A的參數時，函數B稱為第二級函數。132Excel2000提供的函數1數學函數2文本函數3子字符串函數4邏輯函數5查找和引用函數6財務函數1.

22、3.3公式和函數運算常見錯誤及分析1#出現此錯誤的原因是因為公式產生結果太長，超出了單元格的寬度，單元格容納不下。只要適當增加單元格的寬度就可解決此問題。2#NIV/0出現此錯誤的原因是用戶在除法運算中，將除數設為0，或者是在公式中所引用的單元格為空白單元格或是包含0值的單元格。解決的辦法是修改除數，使其不為0，或是修改單元格引用，以使所引用的單元格指向不為0值的單元格。1.3.3公式和函數運算常見錯誤及分析3#N/A此信息表示在函數和公式中沒有可用的數值可以引用。當公式中引用某單元格數據時，如該單元格暫時沒有數據，就會出現該錯誤信息。解決的辦法是仔細檢查函數或公式中引用的單元格，確認已在其中

23、正確地輸入了數據。4#NAME?如果用戶在操作中刪除了公式中所使用的以名稱表示的單元格，或者使用了不存在的名稱以及拼寫錯誤，就會顯示該錯誤信息。解決此問題的方法首先是確認函數或公式中引用的名稱確實存在，如果所需的名稱事先并沒有被確定，用戶需要添加相應的名稱。其次在輸入公式過程中要保證引用名稱輸入的正確性。1.3.3公式和函數運算常見錯誤及分析5#NULL!出錯原因是在函數或公式中使用了不正確的區(qū)域運算符或者不正確的單元格引用。解決這個問題的方法是：如果要引用兩個并不交叉的區(qū)域，應該使用聯合運算符即逗號；如果確實是需要使用交叉運算符，用戶需重新選擇函數或公式中的區(qū)域引用，并保證兩個區(qū)域有交叉的區(qū)

24、域。6#NUM!當用戶在需要數字參數的函數中使用了不能被Excel2000接受的參數或公式產生的數字太大或太小，Excel2000不能表示，就會顯示信息。用戶在計算過程中如果能夠首先檢查數字是否會超出相應的限定區(qū)域，并確認函數內使用的參數都是正確的，就可以避免出現此類錯誤。1.3.3公式和函數運算常見錯誤及分析7#REF！出現該錯誤的原因是由于刪除了在公式中引用的單元格或者是將要移動的單元格粘貼到了由其他公式引用的單元格中。另外，如果在引用某個程序而該程序并未啟動時，也會出現信息。解決的方法是檢查函數或公式中引用的單元格是否被刪除，或者啟動相應的應用程序。8#VALUE!出現該錯誤的原因是因為

25、在需要引用數字或邏輯值的單元格時，錯誤地引用了包含文本的單元格，Excel2000不能將文本轉換為正確的數據類型。確認公式或函數所需的運算符或參數正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數值，就會解決此問題。第2章 Excel在會計憑證中的應用本章學習目標本章主要講解會計憑證的相關知識以及如何利用Excel填制會計憑證。通過本章的學習，應掌握以下內容：會計憑證的概念、意義、種類和格式記賬憑證模板的設計和修改方法記賬憑證的填制方法2.1 會計憑證概述2.1.1 會計憑證的意義2.1.2 會計憑證的種類2.1.1 會計憑證的意義（1）填制會計憑證，可以及時、正確地反映各項經濟業(yè)務的完成情況。（2）審

26、核會計憑證，可以發(fā)揮會計的監(jiān)督作用。（3）通過會計憑證的填制和審核，可以分清經濟責任，強化經濟責任制。此外，會計憑證記錄的內容還是一種反映經濟情況的可靠的檔案資料，通過填制和審核會計憑證就為企業(yè)、行政、事業(yè)等單位準備了一套如實記錄經濟活動情況的檔案資料，以供日后的查閱、分析和利用。2.1.2 會計憑證的種類（1）原始憑證。原始憑證是在經濟業(yè)務發(fā)生或完成時，由經辦人員取得或填制的，用以記錄、證明經濟業(yè)務的發(fā)生或完成情況的會計憑證，是具有法律效力的原始書面證據，是編制記賬憑證的依據，是會計核算的原始資料。對于那些不能用來證明經濟業(yè)務事項已經實際發(fā)生或完成的文件和單據，不能作為原始憑證，如對賬單、請

27、購單、合同等。原始憑證按其取得的來源不同，可分為自制原始憑證和外來原始憑證。2.1.2 會計憑證的種類（2）記賬憑證。記賬憑證是指會計人員根據審核無誤的原始憑證及有關資料，按照經濟業(yè)務事項的內容和性質加以歸類，并確定會計分錄，作為登記會計賬簿依據的會計憑證。記賬憑證的基本內容一般包括以下幾個方面： 記賬憑證名稱及填制記賬憑證單位名稱； 憑證的填制日期和編號； 經濟業(yè)務的摘要； 會計分錄； 記賬標記； 附件張數； 有關人員簽章。2.2 記賬憑證的填制2.2.1 記賬憑證的填制程序2.2.2 記賬憑證模板的設計2.2.3 記賬憑證的填制2.2.1 記賬憑證的填制程序首先審核原始憑證的真實性、合法性

28、、正確性和完整性；其次，根據原始憑證或原始憑證匯總表中所記錄的經濟業(yè)務內容，按照會計制度的規(guī)定，運用復式記賬原理，確定應借、應貸的會計科目和金額；再次，按照記賬憑證的內容、格式及填制方法，填制記賬憑證；最后，將填制好的記賬憑證交由審核人員進行審核，審核通過后作為登記賬簿的依據。2.2.2 記賬憑證模板的設計（1）啟動Excel，打開一個新工作簿，輸入記賬憑證的有關項目，并完成相應單元格公式的設置設置記賬憑證的格式。（2）在“文件”菜單中選擇“另存為”命令，在“另存為”對話框中的“文件名”處輸入“記賬憑證模板”，單擊“保存類型”框右邊的下拉箭頭，并從彈出的下拉列表中選擇“模板”類型，此時“保存位

29、置”框自動切換到“Templates”文件夾。2.2.2 記賬憑證模板的設計生成后的模板格式可以進行修改，但特別要注意確保打開的是模板文件本身，而不是復件。打開模板文件本身的方法是：先確定模板文件的保存位置，然后單擊工具欄上的“打開”按鈕，彈出“打開”對話框，單擊“查找范圍”右邊的下拉按鈕，使查找范圍為C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夾，并選取“記賬憑證模板”文件，再單擊“打開”按鈕，即可打開模板文件本身。修改模板文件后，單擊工具欄的“保存”按鈕，模板文件將以同名存盤。2.2.2 記賬憑證模板的設計為了防止模板中有些單元格的內容（、格式

30、被破壞，可利用Excel的保護功能。方法是，在保存被修改的模板之前，先選定不需要保護的單元區(qū)域，然后右擊，彈出一個快捷方式，單擊快捷菜單上的“設置單元格格式”命令，彈出“單元格格式”對話框，單擊該對話框中的“保護”標簽，單擊“鎖定”前的復選框，撤消其選定，并單擊“確定”按鈕。接著單擊“工具”菜單中的“保護”、“保護工作表”命令，彈出“保護工作表”對話框，單擊“確定”按鈕，這樣就設定了相關的單元格內容的保護。最后，單擊工具欄中的保存按鈕，修改模板就完成了。2.2.3 記賬憑證的填制要填制記賬憑證時，單擊“文件”菜單中的“新建”命令，彈出“新建”對話框，從中選取“記賬憑證模板”?；趹{證模板產生的

31、文件被賦予一個臨時名稱，由原來的模板名加上一個數字組成，即“記賬憑證模板1”。單擊“編輯”菜單中的“移動或復制工作表”，彈出“移動或復制工作表”對話框，選擇將選定工作表移至的位置，并單擊“建立副本”，最后單擊“確定”按鈕。在其中填制有關業(yè)務的會計分錄。所有記賬憑證填制完成后，單擊工具欄中的“保存”按鈕，在“另存為”對話框，在其中選擇保存位置，輸入文件名并單擊“保存”按鈕。第3章 Excel在會計賬簿中的應用本章學習目標本章主要講解會計賬簿的相關知識以及如何利用Excel設置和登記會計賬簿。通過本章的學習，掌握以下內容： 會計賬簿的概念、意義、種類和格式 明細賬的格式設置和登記方法 總賬的格式設

32、置和登記方法3.1 會計賬簿概述3.1.1 會計賬簿的意義3.1.2 會計賬簿的種類3.1.1 會計賬簿的意義會計賬簿是全面記錄和反映一個單位經濟業(yè)務，把大量分散的數據或資料進行歸類整理，逐步加工成有用會計信息的簿籍，它是編制會計報表的重要依據。它是由具有一定格式、相互連結的賬頁所組成，賬頁一旦標上會計科目，它就成為用來記錄和反映該科目所規(guī)定核算內容的賬戶。3.1.1 會計賬簿的意義通過設置和登記會計賬簿：（1）能夠把大量的、分散的會計核算資料系統化，為加強經濟核算提供資料。（2）可以為正確計算成本、經營成果和收益分配等提供必要的會計核算資料。（3）利用會計賬簿所提供的核算資料，既可以為編制會

33、計報表提供主要的依據，也可以為會計分析和會計檢查提供必要的依據。（4）既有利于會計核算資料的保存和利用，也有利于會計核算工作的分工。3.1.2 會計賬簿的種類1會計賬簿按用途的分類會計賬簿按其用途，可以分為序時賬簿、分類賬簿和備查（輔助）賬簿。2會計賬簿按外表形式的分類會計賬簿按其外表形式，可以分為訂本式賬簿、活頁式賬簿和卡片式賬簿。3會計賬簿按格式的分類會計賬簿按其格式可分為三欄式賬簿、多欄式賬簿和數量金額式賬簿。3.2 會計賬簿的登記3.2.1 明細賬的格式和登記3.2.2 總賬的格式和登記3.2.1 明細賬的格式和登記1明細賬的格式明細賬是按照明細分類賬戶開設的，連續(xù)、分類登記某一類經濟

34、業(yè)務，提供詳細核算資料的賬簿。它能夠具體、詳細地反映經濟活動情況，對總分類賬起輔助和補充作用，同時也為會計報表的編制提供必要的明細資料。明細賬的格式有三欄式、多欄式、數量金額式等，但最基本的格式是有“借方”、“貸方”、“余額”三欄的三欄式。3.2.1 明細賬的格式和登記數據庫2數據庫數據庫是一種有組織、動態(tài)地存儲有密切聯系的數據的集合。一個數據庫就是一個數據清單，它將反映客觀事物的大量信息進行記錄、分類、整理等定量化、規(guī)范化的處理，并以記錄為單位存儲于數據庫中。在Excel中，數據清單中的列對應于數據庫中的字段，數據清單中的列標題對應于數據庫中的字段名稱，數據清單中的行對應于數據庫中的一個記錄

35、。3.2.1 明細賬的格式和登記數據庫在設置數據清單和輸入數據時必須遵循一定規(guī)則，這些規(guī)則包括：（1）數據清單的字段名占一行，且必須是第一行（不一定是工作表中的第一行）；（2）每個字段的名稱必須惟一；（3）每一列必須有相同的數據類型和格式，且每一列必須相鄰；（4）每條記錄占一行，且必須連續(xù)，中間不能有空行；（5）每個單元格輸入的數據前面不能有空格；（6）如果工作表內除數據清單外還有其他數據，則數據清單和其他數據之間必須有至少一行或一列的空白單元格；（7）避免在一個工作表上建立多個數據清單。3.2.1 明細賬的格式和登記數據庫的生成3數據庫的生成利用數據庫生成明細賬的基本思路是：首先設置數據庫的

36、結構，其次將所錄入的記賬憑證內容通過一定的方法輸入到數據庫中，最后對數據庫中的數據進行篩選，生成明細賬。設置數據庫結構的方法是將記賬憑證中的所有項目填寫到工作表中，且數據庫中的字段名與記賬憑證中的項目名一致。將記賬憑證的內容輸入到“記賬憑證數據庫”的最常用的方法是在錄入記賬憑證的同時打開“記賬憑證數據庫”，在該數據庫中將記賬憑證的所有數據填寫到工作表里。要生成一個明細賬，應先設置一個明細賬的格式。生成“應付賬款明細賬”的步驟（1）設置條件區(qū)域。（2）設置篩選結果輸出的字段。（3）選擇數據區(qū)域。（4）執(zhí)行“高級篩選”命令。（5）復制篩選結果。（6）粘貼篩選結果。（7）設置余額計算公式。（8）設置

37、余額方向。（9）計算本期發(fā)生額和期末余額。3.2.2 總賬的格式和登記1記賬憑證數據庫生成法（1）打開事先已經設置好基本格式的“銀行存款總賬”，輸入期初余額及方向。（2）設置篩選結果輸出的字段。（3）單擊數據清單中的任何一個單元格。（4）執(zhí)行高級篩選命令。（6）復制和粘貼篩選結果。（7）設置余額計算公式和方向。（8）設置本期發(fā)生額和期末余額。3.2.2 總賬的格式和登記2明細賬匯總法（1）設置“應付賬款總賬”的基本格式。（2）打開“應付賬款明細賬”工作簿。（3）匯總各明細賬的月結，形成總分類賬的本月發(fā)生額。第4章 Excel在財務報告中的應用本章學習目標本章主要講解財務報告的相關知識以及如何利

38、用Excel編制財務報告和進行財務報告的分析。通過本章的學習，掌握以下內容：財務報告的概念、內容、編制目的和要求會計報表的格式、編制原理、模板設置和生成方法財務報告的分析方法、模板設置和有關分析表的生成方法4.1 財務報告概述4.1.1 財務報告的意義4.1.2 財務報告的內容4.1.3 財務報告的編制要求4.1.1 財務報告的意義財務報告是綜合反映企業(yè)某一特定時期的財務狀況，以及某一特定時期的經營成果和現金流量情況的書面文件，它是企業(yè)將日常的會計核算資料進行歸集、加工和匯總后形成的最終會計核算成果。編制財務報告的主要目的就是為財務報告使用人，如投資者、債權人、政府及相關機構、企業(yè)管理人員、職

39、工和社會公眾等，進行決策提供有用的會計信息。4.1.2 財務報告的內容財務報告主要包括會計報表和會計報表附注等。會計報表是財務報告的主要組成部分，它以報表的形式向財務報告使用人提供財務信息。會計報表附注主要包括兩個方面：一是對會計報表要素的補充說明；二是會計報表中無法描述，而又需要說明的其他財務信息。另外，財務報告還包括管理當局對企業(yè)財務狀況的說明。按照我國有關法律和制度的規(guī)定，企業(yè)的會計報表主要由資產負債表、利潤表、現金流量表和各種附表等組成。4.1.2 財務報告的內容會計報表附表是對會計報表正式項目以外的經濟內容進行補充說明的報表。會計報表附注是為便于會計報表使用者理解會計報表的內容而對會

40、計報表的編制基礎、編制依據、編制原則和方法等所作的解釋。財務情況說明書是為會計報表使用者更全面、透徹地了解會計主體的財務狀況和經營成果，在編制會計報表的同時編寫的對會計報表進行補充說明的書面文字。4.1.3 財務報告的編制要求（1）數字要真實。（2）計算要準確。（3）內容要完整。（4）編報及時。（5）指標要一致。（6）便于理解。4.2 會計報表的編制4.2.1 會計報表的編制方法4.2.2 會計報表的生成4.2.3 現金流量表的編制和生成4.2.1 會計報表的編制方法資產負債表資產負債表是反映企業(yè)某一特定日期財務狀況的會計報表，屬于靜態(tài)報表。它根據資產、負債和所有者權益之間的相互關系，按照一定

41、的分類標準和一定的順序，把企業(yè)一定日期的資產、負債和所有者權益各項目予以適當排列，并對日常工作中形成的大量數據進行高度濃縮整理后編制而成的。資產負債表表明企業(yè)在某一特定日期所擁有或控制的經濟資源、所承擔的現有義務和所有者對凈資產的要求權。資產負債表中的“年初數”欄各項目數字應根據上年末資產負債表“期末數”欄內所列的數字填列。如果本年度資產負債表規(guī)定的各個項目的名稱和內容與上年度不一致，應對上年年末資產負債表各項目的名稱和數字按照本年度的規(guī)定進行調整，并填入報表中的“年初數”欄內。資產負債表的“期末數”欄內各項目主要根據有關科目的記錄編制。4.2.1 會計報表的編制方法資產負債表在Excel中，

42、為了方便編制和生成資產負債表，需要設置一個科目余額表和資產負債表模板，其方法是：打開Excel，新建一個工作簿，將第一張工作表建成科目余額表的格式。同時打開各總分類賬所在的工作簿，并通過工作簿之間的來回切換設置科目余額表各科目和各欄目的取數公式；也可在本模板制作階段不設取數公式，只設會計科目和欄目名，待編制科目余額表時，直接輸入有關數據。設置好格式后，將sheet1工作表名改為“科目余額表”。為防止公式被破壞，可對輸入的公式加以保護。設置好科目余額表后，進入“sheet2”工作表，設置資產負債表格式。將科目余額表和各種財務報告的格式和取數公式設置好，并進行保護。4.2.1 會計報表的編制方法利

43、潤表利潤表是反映企業(yè)在一定期間生產經營成果的會計報表。該表把一定期間的營業(yè)收入與其同一期間相關的營業(yè)費用進行配比，以計算出企業(yè)一定時期的凈利潤（或凈虧損）。通過利潤表能夠反映企業(yè)生產經營的收益和成本耗費情況，表明企業(yè)的生產經營成果，同時通過利潤表提供的不同時期的比較數字，可以分析企業(yè)今后利潤的發(fā)展趨勢和獲利能力，了解投資者投入資本的完整性。4.2.1 會計報表的編制方法利潤表利潤表中的“本月數”欄反映各項目的本月實際發(fā)生數，在編制中期報告時，填列上年同期累計實際發(fā)生數，并將“本月數”欄改成“上年數”欄；在編制年度財務報告時，填列上年全年累計實際發(fā)生數，并將“本月數”欄改成“上年數”欄。如果上年

44、度利潤表項目的名稱和內容與本年度利潤表不一致，應對上年度報表項目的名稱和數字按本年度的規(guī)定進行調整，填入報表的“上年數”欄。報表中的“本年累計數”欄各項目反映自年初起至本月末止的累計實際發(fā)生數。4.2.2 會計報表的生成（1）單擊“文件”菜單中的“新建”命令，彈出“新建”對話框，從中選擇“會計報表模板”，再單擊“確定”按鈕，并選擇“科目余額表”工作表。（2）在“科目余額表”工作表中輸入單位名稱、年、月、日，以及有關科目的期初余額、借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額和期末余額。（3）接著單擊“資產負債表”工作表，輸入單位名稱、年、月、日，自動得到當期的資產負債表。（4）單擊“利潤表”工作表，輸入單位名稱、年

45、、月，自動得到當期的損益表。4.2.3 現金流量表的編制和生成1現金流量表概述現金流量表是反映企業(yè)在一定期間內現金的流入和流出，表明企業(yè)獲得現金和現金等價物能力的會計報表?，F金流量表是以現金為基礎編制的財務報表。現金流量是指企業(yè)一定時期內現金和現金等價物流入和流出的數量?，F金流量是衡量企業(yè)經營狀況是否良好、是否有足夠的現金償還債務、資產的變現能力等非常重要的指標。企業(yè)日常經營業(yè)務是影響現金流量的重要因素，但并不是所有交易或事項都影響現金流量。4.2.3 現金流量表的編制和生成2現金流量的分類（1）經營活動產生的現金流量（2）投資活動產生的現金流量（3）籌資活動產生的現金流量3現金流量表各項目的

46、填列方法4.2.3 現金流量表的編制和生成4現金流量表的編制方法（1）新建一個工作簿，將Sheet1工作表作為現金流量表的工作底稿?，F金流量表工作底稿的第一部分是資產負債表項目，第二部分是利潤表項目，第三部分是現金流量表項目。進入Sheet2工作表，設置現金流量表格式。（2）在現金流量表工作底稿中輸入資產負債表各項目的期初數和期末數，并將調整分錄輸入到現金流量工作底稿中。輸完調整分錄后，進入現金流量表工作表，就可以看到自動生成的現金流量表。4.3 會計報表的分析4.3.1 比率分析4.3.2 趨勢分析4.3.3 綜合分析4.3.1 比率分析1比率分析的指標2比率分析表的生成1比率分析的指標償債

47、能力比率分析 流動比率。流動比率是企業(yè)流動資產與流動負債之比。 速動比率。速動資產是流動資產扣除存貨后的資產，它與流動負債之比稱為速動比率。 現金比率?，F金比率是企業(yè)現金類資產與流動負債之比，它可以反映企業(yè)直接的支付能力。 資產負債率。資產負債率是企業(yè)負債總額與資產總額之比，它反映企業(yè)的資產總額中有多少是通過舉債而得到的。1比率分析的指標償債能力比率分析 股東權益比率。股東權益比率是股東權益總額與資產總額之比，它反映企業(yè)的資產總額中有多少屬于所有者。 負債股權比率。負債股權比率是負債總額與股東權益總額之比，它反映了債權人所提供資金與股東所提供資金的對比關系，可以揭示企業(yè)的財務風險以及股東權益對

48、債務的保障程度。 利息保障倍數。利息保障倍數是稅前利潤加利息費用與利息費用之比，它反映企業(yè)經營所得支付債務利息的能力。1比率分析的指標營運能力比率分析 存貨周轉率。存貨周轉率是企業(yè)一定時期內銷售成本與平均存貨之比，該比率越高，說明存貨周轉得越快，企業(yè)的銷售能力越強。 應收賬款周轉率。應收賬款周轉率是企業(yè)一定時期內的賒銷收入凈額與應收賬款平均余額之比，它反映企業(yè)應收賬款的周轉速度。 流動資產周轉率。流動資產周轉率是企業(yè)銷售收入與流動資產平均余額之比，它反映企業(yè)全部流動資產的利用效率。1比率分析的指標營運能力比率分析 固定資產周轉率。固定資產周轉率是企業(yè)銷售收入與固定資產平均凈值之比，它反映企業(yè)固

49、定資產的利用效率。 總資產周轉率。總資產周轉率是企業(yè)銷售收入與資產平均總額之比，它反映企業(yè)全部資產的利用效率。1比率分析的指標獲利能力比率分析 資產報酬率。資產報酬率是企業(yè)在一定時期內的凈利潤與資產平均總額之比，它能衡量企業(yè)利用資產獲取利潤的能力，反映企業(yè)總資產的利用效率。 股東權益報酬率。股東權益報酬率是企業(yè)在一定時期內取得的凈利潤與股東權益平均總額之比，它反映了企業(yè)股東獲取投資報酬的高低。 銷售毛利率。銷售毛利率是企業(yè)的銷售毛利與銷售收入凈額之比，它反映了企業(yè)銷售收入凈額中有多少是銷售毛利。1比率分析的指標獲利能力比率分析 銷售凈利率。銷售凈利率是企業(yè)凈利潤與銷售收入凈額之比，它反映了企業(yè)

50、每元銷售凈收入可實現的凈利潤。 成本費用凈利率。成本凈利率是企業(yè)凈利潤與成本費用總額之比，它反映了企業(yè)在生產經營過程中發(fā)生的耗費與獲得的收益之間的關系。 每股股利。每股股利是普通股分配的現金股利總額與發(fā)行在外普通股股數之比，它反映了普通股獲取現金股利的能力。1比率分析的指標獲利能力比率分析 每股凈資產。每股凈資產是股東權益總額與發(fā)行在外普通股股數之比。 市盈率。市盈率是普通股每股市價與每股利潤之比，它反映了每股利潤的市場價值。2比率分析表的生成打開報表，同時新建一個工作簿，在其中的Sheet1中設置比率分析表，并在其中設置取數公式。4.3.2 趨勢分析比較分析法趨勢分析是指通過對企業(yè)連續(xù)幾個會

51、計期間的會計報表或指標進行比較，來了解有關項目或指標的變化趨勢，并以此來預測企業(yè)未來財務狀況、經營成果，判斷企業(yè)發(fā)展前景。其分析方法主要有比較分析法、比較百分比和圖解法等。1比較分析法（1）本期實際與前期實際對比（2）不同時期同類指標對比4.3.2 趨勢分析比較百分比法2比較百分比法比較百分比法是在前述比較分析法的基礎上發(fā)展起來的一種方法，它是將數據用百分比的方式來表示，并借以判斷事物的發(fā)展趨勢。4.3.2 趨勢分析圖解法圖解法是將企業(yè)連續(xù)幾個會計期間的財務數據或財務指標繪制成圖表，并根據圖形走勢來判斷企業(yè)財務狀況、經營成果的變化趨勢。這種方法比較直觀，能夠使分析者發(fā)現一些比較法不易發(fā)現的問題

52、。4.3.3 綜合分析綜合分析是指通過對各種指標進行綜合、系統地分析，從而對企業(yè)的財務狀況做出全面、合理地評價，揭示企業(yè)財務狀況的全貌。綜合分析一般采用綜合評分的方法，其操作步驟如下：（1）選擇評價企業(yè)財務狀況的財務比率。（2）根據各項財務比率的重要程度，確定其標準評分值，即重要性系數。（3）規(guī)定各種財務比率評分值的最高評分值和最低評分值。4.3.3 綜合分析（4）確定各項財務比率的標準值，即企業(yè)現實條件下比率的最優(yōu)值。（5）計算企業(yè)一定時期各項財務比率的實際值。（6）計算企業(yè)一定時期各項財務比率的實際值與標準值之比，即關系比率。（7）計算各項財務比率的實際得分，即關系比率和標準評分值的乘積。

53、（8）計算結果的評價。第5章 財務預測本章學習目標本章主要講解利用Excel進行財務預測和建立財務預測模型的相關知識。通過本章的學習，應掌握如下內容：銷售預測方法及模型的建立利潤敏感性分析及利潤預測模型的建立成本預測模型的建立資金需要量預測模型的建立5.1 財務預測概述預測是用科學的方法預計、推斷事物發(fā)展的必要性或可能性的行為，即根據過去和現在預計未來，由已知推斷未知的過程。5.1.1 預測分析步驟5.1.2 預測分析方法5.1.3 預測分析內容5.1.1 預測分析步驟（1）確定預測目標。（2）收集和整理資料。（3）選擇預測方法。（4）分析判斷。（5）檢查驗證。（6）修正預測值。（7）報告預測

54、結論。5.1.2 預測分析方法定量預測法1定量預測法定量預測法是在掌握與預測對象有關的各種要素的定量資料的基礎上，運用現代數學方法進行數據處理，據以建立能夠反映有關變量之間規(guī)律性聯系的各類預測模型的方法體系，可分為趨勢外推分析法和因果分析法。5.1.2 預測分析方法定量預測法（1）趨勢外推分析法。這種方法是將時間作為制約預測對象變化的自變量，把未來作為歷史的自然延續(xù)，屬于按事物的自身發(fā)展趨勢進行預測的動態(tài)預測方法。該方法的基本原理是：企業(yè)過去和現在存在的某種發(fā)展趨勢將會延續(xù)下去，而且過去和現在發(fā)展的條件同樣適用于未來，可以將未來視為歷史的自然延續(xù)。因此，該方法又被稱為時間序列分析法。（2）因果

55、分析法。這種方法是根據變量之間存在的因果關系函數，按預測因素的未來變動趨勢來推測預測對象（即因變量）未來的相關預測方法。該方法的基本原理是：預測對象受到許多因素的影響，這些因素之間存在著復雜的關系，通過對這些變量內在規(guī)律性的研究可以建立一定的數學模型，在已知自變量的條件下，可利用模型直接推測預測對象的未來值。5.1.2 預測分析方法定性預測法2定性預測法定性預測法是由有關方面的專業(yè)人員根據個人經驗和知識，結合預測對象的特點進行綜合分析，對事物的未來狀況和發(fā)展趨勢做出推測的預測方法。它一般不需要進行復雜的定量分析，適用于缺乏完備的歷史資料或有關變量之間缺乏明顯的數量關系等情況下的預測。實際工作中

56、常常將二者結合應用，相互取長補短，以提高預測的準確性和預測結論的可信度。5.1.3 預測分析內容預測分析的基本內容包括：（1）銷售預測。（2）利潤預測。（3）成本預測。（4）資金預測。5.2 銷售預測狹義的銷售預測是對銷售量的預測。用于銷售量預測的常用方法有判斷分析法、趨勢外推分析法、因果分析法和產品壽命周期推斷法等。其中，判斷分析法和產品壽命周期推斷法屬于定性預測法，趨勢外推分析法和因果分析法屬于定量預測法。5.2.1 趨勢外推分析法:5.2.2 因果分析法5.2.1 趨勢外推分析法1算術平均法2移動平均法1算術平均法算術平均法又稱簡單平均法，它是直接將若干時期實際銷售業(yè)務量的算術平均值作為

57、銷售預測值的一種預測方法。這種方法的優(yōu)點是計算過程很簡單，缺點是沒有考慮遠近期銷售業(yè)務量的變動對預測銷售狀況的影響程度的不同，從而使不同時期資料的差異簡單平均化，所以，該方法只適用于對各期銷售業(yè)務量比較穩(wěn)定，且沒有季節(jié)性變化的食品和日常用品等的銷售預測。2移動平均法（1）一次移動平均法。一次移動平均法根據時間序列逐項移動，依次計算包含一定項數的序時平均數，形成一個序時平均時間數序列，據以進行預測。其預測模型的計算公式為：從上述公式可以看出，第t期的移動平均數只能作為t+1期的預測值，如果要預測數期以后的值，這種方法就無能為力了。但是，在實際工作中，當企業(yè)或商店要逐月預測下個月的成百上千種產品的

58、進貨或銷售情況時，這種方法還是很適用的。2移動平均法一次移動平均法對于一次移動平均序列值的計算，可以使用遞推算法來減少工作量。遞推算法的計算公式為：上述公式說明，第t+1期的預測值是在第t期預測值t的基礎上加上一個修正值得出的。不難看出，修正項的作用和n的大小有關。在實際應用中，移動平均時段n的選擇帶有一定的經驗性，n過長或過短，各有利弊，可以多取幾個n值，將取不同的n值得出的預測結果分別同實際值比較，計算其預測誤差，最后選用預測誤差最小的n值。一次移動平均法操作步驟1在EXCEL中，以列方式將數據輸入到工作表中，并建立一次移動平均法預測模型的基本結構。2打開“工具”菜單，選擇“數據分析”命令

59、，打開 “數據分析”對話框。3在“數據分析”對話框中，選擇“移動平衡”選項，單擊“確定”，會打開“移動平均”對話框，4在“輸入區(qū)域”中輸入各月份銷售量。5在“間隔”中輸入“3”，即表示n=3。6在輸出區(qū)域中輸入“C3”。7在對話框中選擇“圖表輸出”。8單擊“確定”。9將C5：C13單元格區(qū)域復制到D6：D14單元格區(qū)域中。10選定E6單元格，輸入公式：=（D6-B6）2。然后將此公式分別復制到E7：E14單元格區(qū)域。2移動平均法二次移動平均法（2）二次移動平均法二次移動平均法是對時間序列計算一次移動平均數后，再對一次移動平均數序列進行一次移動平均運算。二次移動平均法的計算公式為：2移動平均法二

60、次移動平均法二次移動平均預測模型為：二次移動平均數并不能直接用于預測，其目的是用來求出平滑系數。求解平滑系數估計值的公式為：2移動平均法趨勢平均法趨勢平均法是指在移動平均法計算n期時間序列移動平均值的基礎上，進一步計算趨勢值的移動平均值，進而利用特定基期銷售量移動平均值和趨勢值移動平均值來預測未來銷售量的一種方法。其計算公式為：預測銷售量=基期銷售量移動平均值+基期趨勢值移動平均值*基期與預測期的時間間隔；某期的趨勢值=該期銷售量移動平均值-上期銷售量移動平均值；基期趨勢值移動平均值=最后一個移動期趨勢值之和/趨勢值移動的期數。5.2.2 因果分析法因果分析法也是預測分析中常用的方法，利用因果