EXCEL基礎(chǔ)操作培訓(xùn)ppt課件(PPT 44頁)

1、EXCEL培訓(xùn)教程Loading1第1頁，共44頁。Excel是什么？電子表格計(jì)算器自動(dòng)化制圖器2第2頁，共44頁。真實(shí)的Excel數(shù)據(jù)多種功能集合宏與VBA圖表與圖形公式與函數(shù)數(shù)據(jù)分析報(bào)告自動(dòng)化數(shù)據(jù)操作與處理3第3頁，共44頁。內(nèi)容提要EXCEL基本操作保存與打印數(shù)據(jù)處理圖表應(yīng)用4第4頁，共44頁。EXCEL基本操作第5頁，共44頁。編輯欄列號名稱框行號當(dāng)前單元格工作表標(biāo)簽工作表標(biāo)題欄菜單欄工具欄EXCEL主界面認(rèn)識6第6頁，共44頁?；静僮鞴ぷ鞅砦臋n窗口顯示的是一個(gè)工作表工作表的標(biāo)簽為Sheet1、Sheet2等，標(biāo)簽可設(shè)置顏色工作表的有關(guān)操作插入 刪除 重命名移動(dòng)或復(fù)制 保護(hù)工作表隱藏

2、工作表 移動(dòng)工作表和復(fù)制工作表的區(qū)別在于復(fù)制工作表時(shí)需要選擇“建立副本”。 移動(dòng)和復(fù)制工作表可以在同一個(gè)工作簿內(nèi)也可以在不同工作簿內(nèi)。7第7頁，共44頁?；静僮鲉卧?指定單元格：字母和數(shù)字的交叉點(diǎn)。如A2、D16 單元格區(qū)域：起始位至結(jié)束位。如A2:D12、A2:D12、E2:N12絕對引用、相對引用和混合引用 如果公式所在單元格的位置改變，絕對引用的單元格始終保持不變。 如果公式所在單元格的位置改變，引用也隨之改變。如果多行或多列地復(fù)制公式，引用會(huì)自動(dòng)調(diào)整。 默認(rèn)情況下，新公式使用相對引用。 絕對引用：$F$6 相對引用： F6 混合引用：F$6單元格表示選擇單元格 選擇多個(gè)相鄰的單元格

3、：shift 選擇多個(gè)不相鄰的單元格：ctrl8第8頁，共44頁?；静僮鲉卧裨趧?chuàng)建表格時(shí)為使表格看起來更美觀，會(huì)對表格進(jìn)行單元格格式設(shè)置。在Excel中可通過選擇【開始】【格式】【設(shè)置單元格格式】菜單項(xiàng)，即可打開【設(shè)置單元格格式】對話框，在其中對字體、邊框、對齊方式等格式進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置行高和列寬9第9頁，共44頁。基本操作數(shù)據(jù)輸入選擇字體調(diào)節(jié)字體大小將文本加粗將文本變?yōu)樾斌w為文本加下劃線調(diào)整文本上下對齊方式調(diào)整文本左右對齊方式選擇數(shù)據(jù)格式增減小數(shù)點(diǎn)注：數(shù)值型數(shù)據(jù)有效位為15位，超過15位的有效數(shù)據(jù)將被去掉。輸入時(shí)應(yīng)輸入為文本型數(shù)據(jù)才能完整地保留。身份證號碼為文本格式10第10頁，共44頁。

4、基本操作數(shù)據(jù)輸入單元格內(nèi)強(qiáng)制換行在單元格A1輸入內(nèi)容“1”之后，選中A1單元格，點(diǎn)擊起右下角的“+”并向下拖動(dòng)，松開鼠標(biāo)后，會(huì)出現(xiàn)按鈕，點(diǎn)擊向下小三角，并選擇“填充序列”即可完成填充。也可直接復(fù)制單元格完成填充。填充單元格將A1、A2單元格分別設(shè)置為3和6，則可完成自增步長為3的序列。也可按年、月、日、天數(shù)填充時(shí)間序列合并單元格內(nèi)容自動(dòng)換行按alt+回車鍵換行11第11頁，共44頁?；静僮鞑檎遗c替換將鼠標(biāo)放入要操作的數(shù)據(jù)內(nèi)點(diǎn)擊查找輸入要查找的內(nèi)容替換內(nèi)容12第12頁，共44頁。數(shù)據(jù)處理第13頁，共44頁。排序排序是對數(shù)據(jù)進(jìn)行重新組織安排的一種方式 ，排序有助于直觀地顯示、組織和查找所需數(shù)據(jù)。

5、按一列排序：光標(biāo)放于某列中，單擊“升序”/“降序”按鈕，可升序/降序排序；按多字段排序：光標(biāo)放于表中任意單元格，單擊“排序”按鈕，可按多字段排序。姓名性別年齡工資輔助張三男2534561李四男2332152王五女22 8903排序內(nèi)容是否包含標(biāo)題欄的選定；選擇某列排序時(shí)的“排序提醒”；當(dāng)有復(fù)雜表頭時(shí)的選擇區(qū)域再排序；自定義序列排序。14第14頁，共44頁。篩選篩選就是只把滿足條件的數(shù)據(jù)行顯示出來，而把不關(guān)注的數(shù)據(jù)隱藏。篩選有自動(dòng)篩選和高級篩選兩種。自動(dòng)篩選易于使用，高級篩選條件可以更復(fù)雜。欲選擇某列中一個(gè)項(xiàng)止，先取消本列中的“全選”復(fù)選框，然后再單選 ； 注意狀態(tài)欄提示（篩選出的個(gè)數(shù)）、列標(biāo)右

6、側(cè)的圖標(biāo)顯示；篩選是累加的，后一次篩選在前一次基礎(chǔ)上進(jìn)行；解除一列篩選：按“全選”；全部解除：按“篩選”按鈕。自動(dòng)篩選可實(shí)現(xiàn)多字段間的“或”條件篩選，并能將結(jié)果復(fù)制到其他區(qū)域；注意篩選時(shí)條件的寫法；取消高級篩選單擊“清除”。高級篩選15第15頁，共44頁。排序和篩選將鼠標(biāo)放入要操作的數(shù)據(jù)內(nèi)適合數(shù)據(jù)序列較少適合數(shù)據(jù)序列較多選擇排序關(guān)鍵詞，比如本例中的年齡，可按年齡大小排列點(diǎn)擊篩選在每列數(shù)據(jù)的最上面就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)圖標(biāo)選擇篩選條件，對數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選16第16頁，共44頁。條件格式條件格式可以在很大程度上改進(jìn)電子表格 的設(shè)計(jì)和可讀性，允許指定多個(gè)條件來確定單元格的行為，根據(jù)單元格的內(nèi)容自動(dòng)地應(yīng)用單元格的格

7、式。17第17頁，共44頁。條件格式突出顯示單元格規(guī)則：對選定區(qū)域內(nèi)滿足條件的單元格突出顯示，默認(rèn)的規(guī)則是用某種色彩填充單元格背景。條件包括：大于、小于、等于、文本包含等。項(xiàng)目選取規(guī)則：對選定區(qū)域內(nèi)小于或大于某個(gè)閾值的單元格實(shí)施條件格式。 條件包括：值最大的10項(xiàng)、高于平均值等。數(shù)據(jù)條：以色彩條形圖直觀地表示單元格數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)條長度代表數(shù)值的大小 。色階：用顏色的深淺表示數(shù)據(jù)的分布和變化，包括雙色階和三色階。雙色階使用兩種顏色的深淺程度比較某個(gè)區(qū)域的單元格，顏色的深淺表示值的高低。如在綠色和紅色的雙色刻度中，可指定越高越綠，越低越紅。三色階用三種顏色的深淺表示值的高、中、低。圖標(biāo)集：按閾值把數(shù)據(jù)

8、分成3-5個(gè)類別 ，每個(gè)圖標(biāo)代表一個(gè)值的范圍，根據(jù)數(shù)據(jù)的大小比例設(shè)置圖標(biāo)的形狀或顏色。當(dāng)單元格中的數(shù)據(jù)滿足某種條件時(shí)就設(shè)置某種格式，否則不予設(shè)置。利用此功能，可將單元格中的滿足條件的數(shù)據(jù)進(jìn)行特殊標(biāo)記，以便直觀地查看。18第18頁，共44頁。分類匯總分類匯總能夠?qū)ぷ鞅頂?shù)據(jù)按不同的類別進(jìn)行匯總，并通過分級顯示方式展現(xiàn)數(shù)據(jù)?？蛻裘Q 數(shù)量銷售額 總成本 毛利 毛利排名如在上表中，按“系列”統(tǒng)計(jì)銷售額、總成本、毛利等數(shù)據(jù)分類之和先按分類字段“系列”排序;數(shù)據(jù)|分級顯示|分類匯總(分類字段、匯總方式、匯總項(xiàng))；刪除分類匯總：分類匯總|全部刪除。19第19頁，共44頁。EXCEL中的公式Excel中的公

9、式是一種對工作表中的數(shù)值進(jìn)行計(jì)算的等式，它可以幫助用戶快速的完成各種復(fù)雜的運(yùn)算。公式以“=”開始，其后是公式的表達(dá)式，如“=A1+A2”。而且所有公式中的字符均應(yīng)該用半角方式輸入，否則，全角字符將被視為一個(gè)字符串。單元格引用=(A2+67)/SUM(B2:F2)除法運(yùn)算符函數(shù)加法運(yùn)算符常量單元格區(qū)域引用例如:公式“=(A2+67)/SUM(B2:F2)”20第20頁，共44頁。EXCEL中的公式 優(yōu)先等級逐步降低- （負(fù)號）% （百分號） （指數(shù)符號）* （乘號） / （除號）+ （加號） - （減號）& (連接兩串字符）= = 有括號先做括號里相同級別按自左向右不同級別按自上而下運(yùn)算符及其優(yōu)

10、先級21第21頁，共44頁。EXCEL中的函數(shù)Excel中所提的函數(shù)其實(shí)是一些預(yù)定義的公式，它們使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值按特定的順序或結(jié)構(gòu)進(jìn)行計(jì)算。用戶可以直接用它們對某個(gè)區(qū)域內(nèi)的數(shù)值進(jìn)行一系列運(yùn)算，如分析和處理日期值和時(shí)間值、確定貸款的支付額、確定單元格中的數(shù)據(jù)類型、計(jì)算平均值、排序顯示和運(yùn)算文本數(shù)據(jù)等等。函數(shù)的格式 函數(shù)名(參數(shù)1,參數(shù)2,-) 函數(shù)的種類Excel函數(shù)一共有11類，分別是數(shù)據(jù)庫函數(shù)、日期與時(shí)間函數(shù)、工程函數(shù)、財(cái)務(wù)函數(shù)、信息函數(shù)、 邏輯函數(shù)、查詢和引用函數(shù)、數(shù)學(xué)和三角函數(shù)、統(tǒng)計(jì)函數(shù)、文本函數(shù)以及用戶自定義函數(shù)。函數(shù)可以嵌套調(diào)用。如：=if( average(A2:A5)5

11、0, sum(B2:B5), 0 ) =if(a2=10,“科技處”,if(a2=20,“財(cái)務(wù)處”,“人事處”) 22第22頁，共44頁。求和選擇需要求和的單元格E2，在開始菜單中找到“自動(dòng)求和”也可選中E2，在編輯欄中鍵入“=”，輸入公式SUM,選中B2：D2，按Enter鍵23第23頁，共44頁。求平均數(shù)同理，在開始菜單“自動(dòng)求和”下拉選項(xiàng)中也可求出平均值24第24頁，共44頁。常用函數(shù)平均值函數(shù)（AVERAGE） 最大值函數(shù)（MAX）最小值函數(shù)（MIN）你會(huì)求了嗎？格式：AVERAGE（number1，number2，）格式：MAX(number1，number2， )格式：MIN(nu

12、mber1，number2， )25第25頁，共44頁。常用函數(shù)IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)Logical_test 表示計(jì)算結(jié)果為 TRUE 或 FALSE 的任意值或表達(dá)式。AB1實(shí)際費(fèi)用預(yù)算費(fèi)用2150090035009004500925公式說明（結(jié)果）=IF(A2B2,“超出,OK)判斷第1行是否超出預(yù)算(超出)=IF(A3B3,超出,OK)判斷第2行是否超出預(yù)算(OK)26第26頁，共44頁。常用函數(shù)A1成績245390478公式說明（結(jié)果）=IF(A289,A,IF(A279,B,IF(A269,C,IF(A259,D,

13、F)為第一個(gè)成績指定一個(gè)字母等級(F)=IF(A389,A,IF(A379,B,IF(A369,C,IF(A359,D,F)為第二個(gè)成績指定一個(gè)字母等級(A)=IF(A489,A,IF(A479,B,IF(A469,C,IF(A459,D,F)為第三個(gè)成績指定一個(gè)字母等級(C)如果成績是則返回大于89A80到89B70到79C60到69D小于60F27第27頁，共44頁。常用函數(shù)COUNTIF(range,criteria)Range 為需要計(jì)算其中滿足條件的單元格數(shù)目的單元格區(qū)域，即（范圍）。Criteria 為確定哪些單元格將被計(jì)算在內(nèi)的條件，其形式可以為數(shù)字、表達(dá)式或文本，即（條件）。如

14、：=COUNTIF（DATA，0）返回包含負(fù)值的單元格數(shù)量28第28頁，共44頁。常用函數(shù)VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)參數(shù)簡單說明輸入數(shù)據(jù)類型lookup_value要查找的值數(shù)值、引用或文本字符串table_array要查找的區(qū)域數(shù)據(jù)表區(qū)域col_index_num返回?cái)?shù)據(jù)在區(qū)域的第幾列數(shù)正整數(shù)range_lookup精確匹配TRUE（或不填） /FALSE29第29頁，共44頁。公式返回的錯(cuò)誤值及其產(chǎn)生的原因返回的錯(cuò)誤值產(chǎn)生的原因#! 公式計(jì)算的結(jié)果太長，單元格列寬不夠；或者單元格中存在無效的日期和

15、時(shí)間#DIV/0！公式或函數(shù)中的除數(shù)為零，或?yàn)榭瞻讍卧?N/A 公式中無可用的數(shù)值或缺少函數(shù)參數(shù)#NAME?刪除了公式中使用的名稱，或使用了不存在的名稱，以及包含不可識別的文本#NULL！使用了不正確的區(qū)域運(yùn)算，或者引用單元格之間的交集為空格#NUM！在需要數(shù)字參數(shù)的函數(shù)中使用了無效的數(shù)值，或者公式計(jì)算結(jié)果的數(shù)字太大或太小，Excel無法表示#REF！單元格引用無效，刪除或覆蓋了由其他公式引用的單元格，或?qū)⒁苿?dòng)單元格粘貼到其他公式引用的單元格中#VALUE!使用的參數(shù)或者運(yùn)算對象的類型不正確，例如當(dāng)公式中需要輸入數(shù)字或邏輯值時(shí)輸入了文本30第30頁，共44頁。圖表應(yīng)用第31頁，共44頁。圖表

16、應(yīng)用 創(chuàng)建數(shù)據(jù)圖表有助于進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，看清數(shù)據(jù)間彼此的關(guān)聯(lián)及差異，有助于預(yù)測和決策。 建立數(shù)據(jù)圖表時(shí)關(guān)鍵在于選擇好源數(shù)據(jù)和圖表類型。32第32頁，共44頁。認(rèn)識EXCEL圖表繪圖區(qū) 數(shù)據(jù)系列 圖表標(biāo)題圖表區(qū)圖例坐標(biāo)軸X坐標(biāo)軸Y 一般情況下圖表有兩個(gè)坐標(biāo)軸：X軸（刻度類型為時(shí)間軸、分類軸或數(shù)值軸）和Y軸（刻度類型為數(shù)值軸）。 三維圖表有第3個(gè)軸：Z軸（刻度類型為系列軸）。 餅圖或圓環(huán)圖沒有坐標(biāo)軸。 雷達(dá)圖只有數(shù)值軸，沒有分類軸。33第33頁，共44頁。圖表應(yīng)用柱狀圖柱形圖用于顯示一段時(shí)間內(nèi)的數(shù)據(jù)變化或顯示各項(xiàng)之間的比較情況。 在柱形圖中，通常沿水平軸組織類別，而沿垂直軸組織數(shù)值。34第34頁，共

17、44頁。圖表應(yīng)用餅圖餅圖顯示一個(gè)數(shù)據(jù)系列 （數(shù)據(jù)系列：在圖表中繪制的相關(guān)數(shù)據(jù)點(diǎn)，這些數(shù)據(jù)源自數(shù)據(jù)表的行或列。圖表中的每個(gè)數(shù)據(jù)系列具有唯一的顏色或圖案并且在圖表的圖例中表示?？梢栽趫D表中繪制一個(gè)或多個(gè)數(shù)據(jù)系列。餅圖只有一個(gè)數(shù)據(jù)系列。）中各項(xiàng)的大小與各項(xiàng)總和的比例。 35第35頁，共44頁。圖表應(yīng)用折線圖銷售額第1季度5第2季度8第3季度11第4季度16折線圖可以顯示隨時(shí)間（根據(jù)常用比例設(shè)置）而變化的連續(xù)數(shù)據(jù)，因此非常適用于顯示在相等時(shí)間間隔下數(shù)據(jù)的趨勢。在折線圖中，類別數(shù)據(jù)沿水平軸均勻分布，所有值數(shù)據(jù)沿垂直軸均勻分布。36第36頁，共44頁。圖表應(yīng)用條形圖類似于柱形圖，強(qiáng)調(diào)各個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)之間的差別情

18、況?？v軸為分類項(xiàng)，橫軸為數(shù)值項(xiàng)，這樣可以突出數(shù)值的比較。銷售額第1季度5第2季度8第3季度11第4季度1637第37頁，共44頁。設(shè)置圖表格式選中圖表，右鍵，選擇設(shè)置圖表區(qū)域格式。38第38頁，共44頁。保存與打印第39頁，共44頁。工作簿的保護(hù)在Excel中，可以設(shè)置工作簿的保護(hù)功能來限制修改。40第40頁，共44頁。頁面設(shè)置可以對工作表的頁面進(jìn)行設(shè)置，調(diào)整頁邊距、頁眉、頁腳等。41第41頁，共44頁。頁面設(shè)置還可以對EXCEL的打印區(qū)域進(jìn)行設(shè)置42第42頁，共44頁。部分快捷鍵的使用插入、刪除和復(fù)制選中區(qū)域復(fù)制選定區(qū)域 CTRL+C粘貼選定區(qū)域 CTRL+V剪切選定區(qū)域 CTRL+X清除選定區(qū)域的內(nèi)容