會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)_09開(kāi)放參觀與商務(wù)旅行ppt課件

1、第九章 開(kāi)放觀賞與商務(wù)游覽.學(xué)習(xí)目的：了解開(kāi)放觀賞與商務(wù)游覽的知識(shí)掌握開(kāi)放觀賞的預(yù)備與接待任務(wù)，可以完成上司商務(wù)游覽的預(yù)備性任務(wù). 一、概述：什么是企業(yè)開(kāi)放觀賞活動(dòng)企業(yè)開(kāi)放觀賞活動(dòng)的意義 企業(yè)開(kāi)放觀賞活動(dòng)的主題和內(nèi)容 第一節(jié) 開(kāi)放觀賞活動(dòng).目的企業(yè)約請(qǐng)外部人員或內(nèi)部員工家屬來(lái)到企業(yè) 對(duì)企業(yè)的消費(fèi)和任務(wù)進(jìn)展觀賞和了解 以到達(dá)宣傳企業(yè)、擴(kuò)展企業(yè)影響企業(yè)開(kāi)放觀賞活動(dòng)的含義.一開(kāi)放觀賞活動(dòng)的目的擴(kuò)展組織的知名度，添加組織的透明度，提高佳譽(yù)度 促進(jìn)組織的業(yè)務(wù)擴(kuò)展，加強(qiáng)和業(yè)務(wù)單位的協(xié)作關(guān)系 調(diào)和組織與社區(qū)的關(guān)系，闡明企業(yè)是社區(qū)理想的一員 加強(qiáng)員工或家屬的驕傲感。 二開(kāi)放觀賞的內(nèi)容情況引見(jiàn) (口頭引見(jiàn)、書面

2、引見(jiàn)、影像引見(jiàn)現(xiàn)場(chǎng)觀摩 指讓觀賞者觀賞任務(wù)現(xiàn)場(chǎng) 實(shí)物展覽 展覽室可以陳列資料、模型、樣品等實(shí)物 .現(xiàn)場(chǎng)觀摩：觀賞者觀賞可口可樂(lè)任務(wù)現(xiàn)場(chǎng).開(kāi)放觀賞活動(dòng)的前期預(yù)備 選擇開(kāi)放觀賞的時(shí)機(jī) 成立專門機(jī)構(gòu) 預(yù)備引見(jiàn)資料做好講解及接待預(yù)備. 企業(yè)開(kāi)放觀賞的時(shí)間最好安排在一些特殊的日子里，如企業(yè)的周年留念日、企業(yè)的開(kāi)業(yè)慶典日、社區(qū)節(jié)日等?？梢栽鎏硖貏e的意義也可激發(fā)公眾更大的興趣，獲得更強(qiáng)的開(kāi)放效果。一、選擇開(kāi)放觀賞的時(shí)機(jī).二、成立專門機(jī)構(gòu)開(kāi)放觀賞活動(dòng)能否獲得勝利，很大程度上取決于活動(dòng)前的籌備任務(wù)能否全面。普通情況下，專門機(jī)構(gòu)中應(yīng)至少有一名決策層的指點(diǎn)來(lái)做總的協(xié)調(diào)人，由相關(guān)部門的擔(dān)任人和行政、人事部門的人員來(lái)共

3、同組成，企業(yè)中經(jīng)常會(huì)指定12名秘書人員來(lái)?yè)?dān)任承辦活動(dòng)中的各種詳細(xì)事項(xiàng)。 .預(yù)備宣傳小冊(cè)子以簡(jiǎn)明生動(dòng)、深化淺出的言語(yǔ)引見(jiàn)觀賞內(nèi)容，并配有一定的圖表和數(shù)據(jù)，不要涉及深?yuàn)W的專業(yè)術(shù)語(yǔ)。在觀賞之始將小冊(cè)子發(fā)給來(lái)賓 三、預(yù)備引見(jiàn)資料.放映視聽(tīng)資料 有些組織構(gòu)造復(fù)雜、技術(shù)尖端、時(shí)空跨度大，為了協(xié)助公眾了解，觀摩實(shí)物前秘書可以放映事先預(yù)備好的有關(guān)錄像片、幻燈片或電視片，并作簡(jiǎn)約的引見(jiàn)。觀看模型 有的企業(yè)規(guī)模龐大、設(shè)備分布廣，來(lái)賓不能夠每處都去、每物都看，還有的地方還不便于來(lái)賓進(jìn)入，就可以事先制造模型，讓來(lái)賓觀看，可以根據(jù)本人的需求選擇幾處以為重要的地方實(shí)地觀看。.培育專業(yè)導(dǎo)游講解員四、做好講解及接待預(yù)備.確定

4、約請(qǐng)對(duì)象，制造并寄發(fā)請(qǐng)柬普通性觀賞常約請(qǐng)員工家屬、社區(qū)代表或普通市民等，目的主要是加強(qiáng)員工的企業(yè)驕傲感和歸屬感，增進(jìn)企業(yè)與員工工家屬間的相互了解。特殊性觀賞普通約請(qǐng)于本組織有特殊利害關(guān)系的團(tuán)體和公眾，如政府官員、行政主管部門、同行業(yè)指點(diǎn)和專家、媒體記者等可以使企業(yè)得到廣泛的宣傳，提高企業(yè)的知名度，到達(dá)樹(shù)立企業(yè)籠統(tǒng)的目的。.確定觀賞內(nèi)容，選擇觀賞道路 道路確實(shí)定主要從三個(gè)方面綜合思索：一是能引起觀賞者的興趣；二是能保證觀賞者的平安；三是對(duì)企業(yè)或組織單位的正常任務(wù)次序干擾最小。觀賞道路應(yīng)有明確的路標(biāo)。在觀賞活動(dòng)前，需求事先采取平安措施，平安人員應(yīng)在必要的地方設(shè)置信號(hào)或妨礙，以防不測(cè)發(fā)生。秘書人員在

5、確定觀賞內(nèi)容和觀賞道路時(shí)，應(yīng)隨時(shí)加強(qiáng)嚴(yán)密任務(wù)認(rèn)識(shí)。商業(yè)是企業(yè)的生命線，秘書在籌備任務(wù)中一定要結(jié)實(shí)樹(shù)立內(nèi)外有別、保守的思想，哪些話可以講，哪些資料可以提供，哪些現(xiàn)場(chǎng)可以觀賞，做秘書的一定要心中有做，切不可在接待中熱情過(guò)度，把不該讓對(duì)方了解的事情透顯露去。假設(shè)無(wú)意間走漏了商業(yè)，將能夠給企業(yè)帶來(lái)致命的影響。.設(shè)立接待效力處 接待效力處任務(wù)內(nèi)容主要包括來(lái)賓的迎送，在開(kāi)放觀賞活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)硬結(jié)或送別來(lái)賓；來(lái)賓的引導(dǎo)，由專人擔(dān)任為來(lái)賓引路，將其送到觀賞活動(dòng)的起點(diǎn)，并擔(dān)任解答來(lái)賓的咨詢或疑問(wèn)；同時(shí)要預(yù)備好休憩室，備足茶水，供觀賞者中途小憩。 .預(yù)備特殊的觀賞用品 有些企業(yè)在觀賞時(shí)，觀賞人員需求穿戴特殊的用品，如衛(wèi)

6、生服、平安帽等。秘書人員在接待預(yù)備任務(wù)中，應(yīng)在觀賞者到來(lái)之前就預(yù)備好足夠的特殊觀賞用品，以滿足觀賞人員的運(yùn)用。.預(yù)備禮品或留念品 目的：為了加強(qiáng)觀賞的宣傳效果，可以為每位觀賞者贈(zèng)送留念品 留念品應(yīng)簡(jiǎn)單適用、突出的特點(diǎn)緣由： 一是具有宣傳性 二是具有榮譽(yù)性 三是具有獨(dú)特性 .開(kāi)放觀賞活動(dòng)的接待 一、引導(dǎo)來(lái)賓進(jìn)入公司二、引導(dǎo)觀賞，做好講解和接待任務(wù)三、做好餐飲效力任務(wù) 四、 解答來(lái)賓提問(wèn).引導(dǎo)觀賞.餐飲效力任務(wù)解答來(lái)賓疑問(wèn).開(kāi)放觀賞活動(dòng)的終了分發(fā)留念品和征求來(lái)賓意見(jiàn) .做好歡送任務(wù)一準(zhǔn)確掌握來(lái)賓分開(kāi)的時(shí)間(普通來(lái)講，當(dāng)來(lái)賓到來(lái)時(shí)，擔(dān)任接待的秘書人員就應(yīng)準(zhǔn)確了解來(lái)賓觀賞后分開(kāi)的時(shí)間安排，并提早落實(shí)好

7、票務(wù)和相關(guān)的交通工具 )二歡送的規(guī)格(普通來(lái)說(shuō)，歡送來(lái)賓的規(guī)格、陪車的次序以及鮮花方式等禮儀應(yīng)與迎接賓客時(shí)一樣。如有特殊情況需暫時(shí)變卦的，必需向客人解釋清楚，并向?qū)Ψ截?fù)疚。)三與來(lái)賓道別(當(dāng)與來(lái)賓送別或來(lái)賓乘坐交通工具離去之前，秘書應(yīng)與來(lái)賓一一握手道別，以禮貌謙和、熱情大方的態(tài)度歡迎來(lái)賓再次光臨，要不斷等到客人所乘坐的交通工具開(kāi)出實(shí)現(xiàn)后再轉(zhuǎn)身離去；和指點(diǎn)一同送別來(lái)賓時(shí) ，要比指點(diǎn)稍后一步。) .第二節(jié) 商務(wù)游覽.商務(wù)游覽是現(xiàn)代企業(yè)、單位商務(wù)活動(dòng)中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。商務(wù)游覽主要指企業(yè)指點(diǎn)因談判、簽約、調(diào)查交流、溝通訊息等商務(wù)活動(dòng)而做的游覽。秘書在商務(wù)游覽中應(yīng)該為指點(diǎn)做好一系列的效力任務(wù)，以保證商務(wù)

8、游覽的順利進(jìn)展。 概述：.【案例】天地公司經(jīng)理與三利公司經(jīng)理就某協(xié)作工程安排了約見(jiàn)，預(yù)訂在某日下午1：00開(kāi)場(chǎng)。天地公司秘書預(yù)訂約見(jiàn)前一晚直飛三利公司所在A城的機(jī)票。但天地公司經(jīng)理本人任務(wù)很忙，前一晚還有其它安排，恐怕不能飛往A城，于是秘書改定約見(jiàn)日上午8：00的機(jī)票。但是，由于天地公司經(jīng)理晚上任務(wù)的太晚，沒(méi)能趕得上班機(jī)。于是，該公司只能立刻買飛往相鄰城的機(jī)票，再乘大巴車趕到A城的三利公司。由于遲到，三利公司經(jīng)理不悅，以為天地公司對(duì)該工程的協(xié)作缺乏誠(chéng)意。天地公司失去了與三利公司協(xié)作的商機(jī)?！景咐棵貢呋叟阃更c(diǎn)出國(guó)進(jìn)展商務(wù)游覽，出發(fā)之前他預(yù)備了一些游覽的必需品，包括日程表、訪問(wèn)國(guó)家的相關(guān)資料

9、、出國(guó)手續(xù)、現(xiàn)金、信譽(yù)卡等。她將現(xiàn)金、信譽(yù)卡放入本人的背包中，下飛機(jī)后，在等出租車的時(shí)候小高覺(jué)得被撞了一下，等他回過(guò)神來(lái)時(shí)，發(fā)現(xiàn)本人的背包不見(jiàn)了。這時(shí)，小高覺(jué)得到事態(tài)的嚴(yán)重性，現(xiàn)金、信譽(yù)卡全部被竊，正常的商務(wù)活動(dòng)無(wú)法進(jìn)展。小高立刻向指點(diǎn)匯報(bào)了情況，在征得指點(diǎn)贊同后，和公司駐該國(guó)的辦事處獲得聯(lián)絡(luò)，向他們支取了一部分費(fèi)用，解了燃眉之急。小高在此次活動(dòng)預(yù)備中出現(xiàn)了哪些失誤？經(jīng)過(guò)本章的學(xué)習(xí)，可以協(xié)助他了解呵斥這一失誤的緣由，并且能讓他知道該怎樣做。.一、商務(wù)游覽前的預(yù)備任務(wù)商務(wù)游覽方案和旅程表秘書應(yīng)為指點(diǎn)商務(wù)游覽應(yīng)做的預(yù)備出國(guó)境商務(wù)游覽的預(yù)備任務(wù).在制定商務(wù)游覽方案前，首先要了解公司差旅費(fèi)用、交通、住

10、宿規(guī)范的有關(guān)規(guī)定 一份商務(wù)游覽方案至少應(yīng)包括以下內(nèi)容：出差的時(shí)間，啟程及前往日期，接站安排。出差的道路、終點(diǎn)及途徑地點(diǎn)和住宿安排。會(huì)晤方案人員、地點(diǎn)、時(shí)間。交通工具的選擇。需求攜帶的文件、合同、樣品及其他資料。指點(diǎn)的特別要求。游覽區(qū)的天氣情況。行程安排，約會(huì)、會(huì)議方案，會(huì)晤主題。差旅費(fèi)用。商務(wù)游覽方案.制定旅程表:當(dāng)安排完訂房訂票的任務(wù)后，就要著手制定旅程表了。旅程表是按預(yù)定的日程表和指點(diǎn)的方案要求、意見(jiàn)而制定的。旅程表的內(nèi)容普通比游覽方案更加詳盡 .一份縝密的旅程表主要包括六項(xiàng)內(nèi)容 日期 (分開(kāi)公司的日期，游覽中轉(zhuǎn)的日期，游覽中各種重要活動(dòng)的日期，前往的日期和到達(dá)的日期 )時(shí)間 (目的地的抵

11、達(dá)時(shí)間和中轉(zhuǎn)時(shí)間，開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間，就餐、休憩的時(shí)間等。)地點(diǎn) (出差的目的地包括中轉(zhuǎn)的點(diǎn)，游覽過(guò)程中開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)的地點(diǎn)、食宿地點(diǎn)等。)交通工具(出發(fā)、前往時(shí)的交通工具，停留地的交通工具等)詳細(xì)事項(xiàng) (商務(wù)活動(dòng)內(nèi)容，訪問(wèn)、洽談、會(huì)議、宴請(qǐng)文娛活動(dòng)以及私人事務(wù)活動(dòng)等)備注 (記載提示指點(diǎn)本卷須知。如應(yīng)提示抵達(dá)目的地需求中轉(zhuǎn)的中轉(zhuǎn)站或中轉(zhuǎn)機(jī)場(chǎng)，需求留意的一些當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗習(xí)慣和禮儀等，當(dāng)?shù)氐穆?lián)絡(luò)人姓名、住址、號(hào)碼，企業(yè)稱號(hào)、所在地、號(hào)碼等。).注：商務(wù)旅程表應(yīng)一式三份或幾分，一份存檔，一份給指點(diǎn)及家屬，一份秘書存留 .制定商務(wù)游覽方案、編制旅程表的本卷須知要明確指點(diǎn)游覽的意圖、目的地、游覽時(shí)間、到達(dá)目

12、的地后的商務(wù)活動(dòng)方案。了解指點(diǎn)對(duì)交通工具及食宿的要求，熟習(xí)公司對(duì)出差的有關(guān)規(guī)定。向公司所在國(guó)家的有關(guān)效力機(jī)構(gòu)或向游覽目的地享有盛譽(yù)的旅游機(jī)構(gòu)索取有關(guān)資料，了解當(dāng)?shù)啬酥寥珖?guó)交通航空、航海、鐵路、公路工具運(yùn)轉(zhuǎn)情況，游覽道路，旅館環(huán)境情況，目的地的貨幣，外匯管理規(guī)那么，經(jīng)商特點(diǎn)及有關(guān)護(hù)照、簽證、安康規(guī)定等常識(shí)，需求中轉(zhuǎn)時(shí)，盡量選擇銜接時(shí)間在24小時(shí)的班機(jī)，將因中轉(zhuǎn)而導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)情況減少到最低限制。制定行程方案時(shí)，假設(shè)能直接利用定期航班的航線來(lái)設(shè)計(jì)游覽道路那么盡量做到。 編排方案時(shí)，在時(shí)間一欄中必需思索時(shí)差的變化，買機(jī)票車票、船票時(shí)也要留意時(shí)差。擬定幾個(gè)游覽方案，與指點(diǎn)共同討論，最后選定最正確方案。

13、 游覽行程任務(wù)方案表制造要清楚，分開(kāi)和到達(dá)的時(shí)間都應(yīng)以當(dāng)?shù)貢r(shí)間為準(zhǔn)。秘書應(yīng)熟習(xí)國(guó)際時(shí)間的計(jì)算方法 .選擇交通工具、預(yù)訂車票、船票或機(jī)票預(yù)訂賓館及房間預(yù)備必備的文件資料及指點(diǎn)隨身攜帶的用品 懇求預(yù)支差旅費(fèi).出國(guó)境游覽的手續(xù)及預(yù)備 1辦理各種必要的出國(guó)境手續(xù)：1撰寫出國(guó)懇求 2辦理護(hù)照3辦理簽證4辦理“黃皮書5辦理出境登記卡6訂購(gòu)機(jī)票船票、車票7辦理保險(xiǎn).黃皮書出入登記卡機(jī)票.1編制幾種旅程方案，供指點(diǎn)選擇，選定最正確方案后，將其打印成文。2了解外匯信息，辦理外幣兌換。3預(yù)備隨身攜帶物品，包括服裝、拖鞋、洗漱用品等。4根據(jù)游覽目的，為指點(diǎn)預(yù)備必需攜帶的各種文件，如談判合同、協(xié)議書、科技或產(chǎn)品資料、

14、演講稿等。5檢查相關(guān)物品：護(hù)照、簽證、“黃皮書、國(guó)際機(jī)票、外語(yǔ)名片切不可忘記、外幣及其他必需的出國(guó)文件、證件等。6搜集所到國(guó)的背景資料。在國(guó)際交往中，無(wú)論是出國(guó)調(diào)查或是商務(wù)洽談，都會(huì)遇到各種不同的情況，掌握所到國(guó)家或地域的文化、風(fēng)俗、禮節(jié)等常識(shí)可以使我們?cè)谔幨轮屑饶芫S護(hù)尊嚴(yán)，不卑不亢，又不失禮儀之邦的風(fēng)范，以禮相待。2. 出行前的預(yù)備：.辦理出入境手續(xù)1邊防檢查2海關(guān)檢查3平安檢查4安康檢疫即交驗(yàn)“黃皮書 .二、商務(wù)游覽過(guò)程中秘書人員的任務(wù)商務(wù)游覽過(guò)程是商務(wù)游覽的重要組成部分。一次商務(wù)游覽的成敗，除了事前充分的預(yù)備以外，整個(gè)過(guò)程也是非常重要的。所以，在整個(gè)商務(wù)過(guò)程中秘書要為指點(diǎn)做好效力，確保商

15、務(wù)游覽的順利進(jìn)展。.游覽過(guò)程中秘書人員的主要任務(wù)一旅途中秘書的任務(wù)1擔(dān)任攜帶、看管相關(guān)物品2聽(tīng)從指點(diǎn)安排，及時(shí)與公司堅(jiān)持聯(lián)絡(luò)，協(xié)助處置相關(guān)事務(wù)3照顧指點(diǎn)飲食起居，確保商務(wù)游覽的順利進(jìn)展.二 抵達(dá)目的地后秘書的任務(wù)2假設(shè)事前預(yù)定的酒店對(duì)任務(wù)不便，秘書要請(qǐng)示指點(diǎn)，得到指點(diǎn)允許后再對(duì)酒店進(jìn)展互換，確保酒店的路程間隔，條件等各方面都有利于任務(wù)。3在酒店住下后，秘書要迅速了解酒店周圍的交通、郵電、醫(yī)院等情況，以備不時(shí)之需。4一切安排妥當(dāng)之后，秘書要將指點(diǎn)所住的酒店、聯(lián)絡(luò)方式等告知公司和指點(diǎn)的家屬，以便獲得聯(lián)絡(luò)。1假設(shè)抵達(dá)目的地后無(wú)人接站，秘書一方面要招呼出租車或者引導(dǎo)指點(diǎn)去預(yù)訂的酒店；另一方面，要檢查和

16、帶好行李，以防喪失。在一切安排妥當(dāng)之后，要和對(duì)方公司聯(lián)絡(luò)人獲得聯(lián)絡(luò)。假設(shè)抵達(dá)目的地之后，對(duì)方公司派人接站，此時(shí)秘書應(yīng)自覺(jué)地讓指點(diǎn)走在前面并自動(dòng)為雙方作引見(jiàn)，對(duì)于表示贊賞等話語(yǔ)，應(yīng)由指點(diǎn)來(lái)說(shuō)。.平安旅途小常識(shí)錢財(cái)、信譽(yù)卡、證件分開(kāi)放，文件資料鎖進(jìn)箱中 乘出租車，不要坐在副駕駛的位置，應(yīng)坐在后座 乘飛機(jī)不要坐在機(jī)頭和機(jī)尾處，最好坐在緊急艙門旁 坐船要盡量選擇上層艙 走路走上街沿，遇墻角拐彎繞開(kāi)走 隨時(shí)與公司堅(jiān)持聯(lián)絡(luò)，讓大家知道他在哪里，在干什么；身邊帶好身份證及其他證件，假設(shè)遇到特殊情況，可以讓協(xié)助、援助他的人知道他的姓名；不獨(dú)身一人在夜間出門；不隨意暴露指點(diǎn)及本人的身份和商務(wù)游覽的目的 .出國(guó)商

17、務(wù)游覽過(guò)程的本卷須知一尊重東道國(guó)禮俗約請(qǐng)對(duì)方要鄭重其事，不可草率隨意，最好事先用請(qǐng)柬聯(lián)絡(luò)。受邀去主人家做客，應(yīng)帶一些小禮品，如鮮花、小工藝品、字畫等。受邀赴會(huì)要遵守時(shí)間，切忌遲到。安排日程要盡量避開(kāi)對(duì)方的節(jié)假日。了解所到國(guó)家的流通貨幣，臨行前辦好手續(xù) 在國(guó)際交往中要留意個(gè)人衛(wèi)生，穿著裝扮。舉止大方，端莊穩(wěn)重，言談態(tài)度誠(chéng)實(shí)、大方、言語(yǔ)親切得體 在國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中要留意所到國(guó)家的禮俗和忌諱。.二掌握各個(gè)國(guó)家的談判風(fēng)格各個(gè)國(guó)家的談判風(fēng)格不大一樣，要想獲得商務(wù)游覽、商務(wù)談判的勝利，了解各個(gè)國(guó)家的談判風(fēng)格非常重要。這個(gè)時(shí)候，秘書要經(jīng)過(guò)各種渠道，搜集、整理相關(guān)資料，為指點(diǎn)的談判任務(wù)做好必要的預(yù)備。 .三、商務(wù)游覽終了后秘書人員的任務(wù) 商務(wù)游覽回來(lái)，秘書的任務(wù)是要將此次商務(wù)游覽的結(jié)果進(jìn)展總結(jié)，對(duì)相關(guān)事宜進(jìn)展善后處置。.一、溝通訊息二、整理資料三、財(cái)務(wù)報(bào)銷與結(jié)算四、送贊賞信五、總結(jié)閱歷無(wú)論秘書能否陪同指點(diǎn)游覽，指點(diǎn)前往后，要把指點(diǎn)不在公司期間發(fā)生的事情及處置結(jié)果，按照事情的輕重緩慢，簡(jiǎn)明扼要地向指