A3資料的制作技巧PPT課件

1、A3資料的制作技巧2019.41以上Step1 明確問(wèn)題Step2 分解問(wèn)題 Step3 設(shè)定目標(biāo) Step4 把握真因Step5 制定對(duì)策Step7-8評(píng)價(jià)結(jié)果和過(guò)程、鞏固成果什么是豐田的A3資料？定義：將問(wèn)題解決的8個(gè)步驟歸納在一張A3紙上。即用 一張A3紙即可展現(xiàn)“問(wèn)題解決的整個(gè)思考流程”。2豐田式A3資料的特點(diǎn)A3資料有哪些特點(diǎn)？用一張A3紙即可展現(xiàn)問(wèn)題解決整體“過(guò)程” A3資料是豐田公司的核心溝通工具 3豐田式A3資料的特點(diǎn) A3資料是一張邏輯清晰、要點(diǎn)突出的 “一目了然”的資料A3資料有哪些特點(diǎn)？4豐田式A3資料的特點(diǎn)通過(guò)A3資料，運(yùn)用/遵循問(wèn)題解決的步驟，可以促使下屬/上司之間的

2、有效溝通，便于上司有針對(duì)性的指導(dǎo)。 A3資料是人才培養(yǎng)（OJD）的重要工具. A3資料有哪些特點(diǎn)？5豐田A3資料的特點(diǎn)邏輯清晰、重點(diǎn)突出、一目了然6A3資料的制作步驟STEP1 明確制作目的STEP2 撰寫資料綱要STEP3 確定版面設(shè)計(jì)STEP4 撰寫資料內(nèi)容STEP5 檢查校對(duì)資料完成A3資料7Step1 明確制作目的1.面向誰(shuí)2.如何使用3.何種用途 制作什么樣的資料要依其目的而定4.什么內(nèi)容8 資料是說(shuō)明、傳達(dá)信息的工具。制作什么樣的資料要依其目的而定。 關(guān)于目的，首先要考慮“面向誰(shuí)”“如何使用”“何種用途”，最后明確傳達(dá)“什么內(nèi)容” 。公司外部公司內(nèi)部其他部門本部門經(jīng)管會(huì)、部長(zhǎng)或室長(zhǎng)

3、面向誰(shuí)資料的內(nèi)容傳達(dá)什么分發(fā)開(kāi)會(huì)自己進(jìn)行說(shuō)明上司進(jìn)行說(shuō)明經(jīng)管會(huì)、部長(zhǎng)或室長(zhǎng)如何使用說(shuō)明自己進(jìn)行說(shuō)明上司進(jìn)行說(shuō)明經(jīng)管會(huì)、部長(zhǎng)或室長(zhǎng)用途如何報(bào)告聯(lián)系商談裁決Step1 明確制作目的9因?yàn)橘Y料是說(shuō)明或傳達(dá)信息的工具，所以根據(jù)看資料 的人不同，其內(nèi)容也要相應(yīng)變化。應(yīng)當(dāng)合理地推測(cè)和把握對(duì)方對(duì)所闡述的內(nèi)容的需求、 狀況、興趣以及理解能力。 應(yīng)該充分考慮的對(duì)方的情況 心理距離（是肯定還是否定） 專業(yè)性(對(duì)于這一專業(yè)領(lǐng)域或主題具備何種程度的知識(shí)) 立場(chǎng)(所屬部門、職務(wù)、負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)等) 1.考慮是 “面向誰(shuí)”的A3資料Step1 明確制作目的10Step1 明確制作目的 考慮資料使用的場(chǎng)合:場(chǎng)景決定內(nèi)容。 是向

4、上司報(bào)告用，開(kāi)會(huì)說(shuō)明用或發(fā)放用等 考慮資料使用人 企劃決裁：充分整理說(shuō)明制定對(duì)策的理由 和內(nèi)容，并明確希望上司予以判斷的要點(diǎn)。 實(shí)施報(bào)告：及時(shí)準(zhǔn)確地反映事實(shí)，包括 具體實(shí)施情況以及實(shí)施對(duì)策后的結(jié)果等。 2. 考慮如何使用A3資料11 即使主題相同，資料用途不同，內(nèi)容也會(huì)不同 報(bào)告: - 事實(shí)、對(duì)策、及時(shí)報(bào)告 提交資料，請(qǐng)求審批: - 基于問(wèn)題解決步驟的、 符合邏輯的解釋 - 需要決策的內(nèi)容Step1 明確制作目的3. 考慮A3資料用于何種用途12例子決裁通知13Step1 明確制作目的 在明確“面向誰(shuí)”，“如何使用”，“何種用途”之后，深入思考制作此資料的目的，明確需要傳達(dá)的要點(diǎn)，及需要強(qiáng)調(diào)的

5、問(wèn)題解決步驟 最后，確定A3資料的標(biāo)題4. 考慮A3資料要傳達(dá)什么內(nèi)容14案例學(xué)習(xí)1（15min）閱讀案例，明確資料的目的，思考資料撰寫過(guò)程中必須注意的地方。15“面向誰(shuí)”：對(duì)象“如何使用”：傳達(dá)方式誰(shuí)）如何使用）“何種用途”：用途“什么內(nèi)容”：資料強(qiáng)調(diào)的要點(diǎn)、標(biāo)題強(qiáng)調(diào)的要點(diǎn)）標(biāo)題）16“面向誰(shuí)”：對(duì)象部門內(nèi)部 組長(zhǎng)“如何使用”：傳達(dá)方式誰(shuí)） B組長(zhǎng)如何使用）在部門內(nèi)組長(zhǎng)會(huì)議上進(jìn)行發(fā)表“何種用途”：用途 聯(lián)絡(luò)（要求協(xié)助）“什么內(nèi)容”：資料強(qiáng)調(diào)的要點(diǎn)、標(biāo)題強(qiáng)調(diào)的要點(diǎn)）明確問(wèn)題：改善創(chuàng)意制度的主旨、尚未完成“部門目標(biāo)”分解問(wèn)題：現(xiàn)階段的主要問(wèn)題是什么制定對(duì)策：具體實(shí)施內(nèi)容（希望各位組長(zhǎng)給予何種支援

6、）標(biāo)題） “改善創(chuàng)意”提案 本年度計(jì)劃（案）17A3資料的制作步驟STEP1 明確制作目的STEP2 撰寫資料綱要STEP3 確定版面設(shè)計(jì)STEP4 撰寫資料內(nèi)容STEP5 檢查校對(duì)資料18STEP2 撰寫資料綱要 撰寫簡(jiǎn)明易懂的說(shuō)明綱要是制作明白易懂的資料的 前提 簡(jiǎn)明易懂的綱要，就是要簡(jiǎn)潔、遵循問(wèn)題解決的步 驟、符合邏輯順序：（1）確定綱要的主體（2）確定對(duì)綱要主體進(jìn)行補(bǔ)充的內(nèi)容（3）檢查綱要整體19明確問(wèn)題綱要主體把握真因設(shè)定目標(biāo)分解問(wèn)題制定對(duì)策綱要補(bǔ)充內(nèi)容（補(bǔ)充評(píng)點(diǎn)、數(shù)據(jù)等）20Step2 撰寫資料大綱簡(jiǎn)明易懂，遵循問(wèn)題解決的步驟是關(guān)鍵有效工具：?jiǎn)栴}解決流程圖（PSFC）21什么是問(wèn)題

7、解決流程圖（PSFC）是將Step1至Step5的問(wèn)題解決步驟以流程圖的方式串連起來(lái)，是制作好的A3資料時(shí)的“骨架”，展現(xiàn)了問(wèn)題解決的“邏輯思維過(guò)程”PSFC: Problem Solving Flow Chart22PSFCA3PSFC和A3的關(guān)系23問(wèn)題解決流程圖的特點(diǎn)有助于理解問(wèn)題解決各步驟之間的連貫關(guān)系 (邏輯思維過(guò)程)有助于明確自己在問(wèn)題解決流程中未能充分理解的部分(弱項(xiàng)） 有助于節(jié)省A3的制作時(shí)間和上司的指導(dǎo)時(shí)間24案例學(xué)習(xí)2（15min）閱讀案例，按照解決問(wèn)題的步驟制作綱要252627A3資料的制作步驟STEP1 明確制作目的STEP2 撰寫資料綱要STEP3 確定版面設(shè)計(jì)STE

8、P4 撰寫資料內(nèi)容STEP5 檢查校對(duì)資料完成A3資料28Step3 確定版面設(shè)計(jì) 根據(jù)做好的綱要，確定資料的版面設(shè)計(jì) 順著思路進(jìn)行版面設(shè)計(jì)，應(yīng)當(dāng)將較多版面分給需要強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)和步驟標(biāo)題順著思路展開(kāi)29Step3 確定版面設(shè)計(jì)場(chǎng)景數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)從結(jié)論開(kāi)始綱要數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)結(jié)論分別顯示綱要和數(shù)據(jù)步驟 1步驟 2步驟 3步驟 4步驟 5步驟 7結(jié)果和評(píng)估步驟 8下一步行動(dòng)最終報(bào)告行動(dòng)方案計(jì)劃30A3資料的制作步驟STEP1 明確制作目的STEP2 撰寫資料綱要STEP3 確定版面設(shè)計(jì)STEP4 撰寫資料內(nèi)容STEP5 檢查校對(duì)資料完成A3資料31Step4 撰寫資料內(nèi)容題目簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言使用圖表 使用大寫/粗體

9、或運(yùn)用文本框，取得強(qiáng)調(diào)效果文本和書寫格式保持一致，各文本框的邊線保持垂直和水平對(duì)齊。使用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言，并采用圖表，制作直觀的文件有效地修飾。 “一目了然” 地突出重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容 32Step4 撰寫資料內(nèi)容詳細(xì)說(shuō)明（1）撰寫各文本框的內(nèi)容1）行文要“簡(jiǎn)明扼要” “具體”和使用”主動(dòng)語(yǔ)態(tài)“ “簡(jiǎn)明扼要”：盡量只寫1行文字；1句話表達(dá)一個(gè)內(nèi)容；相同的語(yǔ)句不 要重復(fù)不好的例子：由于6月份起新研制的汽車上線，與原有汽車并行生 產(chǎn)，目前的狀況無(wú)法對(duì)應(yīng)，因此必須對(duì)車間的布置和 作業(yè)方法進(jìn)行改革好的例子： 6月份起新研制的汽車上線，實(shí)行與原來(lái)汽車并行生產(chǎn)。 需要改善車間布置和作業(yè)方法 33Step4 撰寫資料

10、內(nèi)容詳細(xì)說(shuō)明（1）撰寫各文本框的內(nèi)容1）行文要“簡(jiǎn)明扼要” “具體”和使用”主動(dòng)語(yǔ)態(tài)“ “具體”：避免抽象的表達(dá)方式“主動(dòng)語(yǔ)態(tài)”：晝盡量避免被動(dòng)的表達(dá)方式2）使用圖表，強(qiáng)化視覺(jué)效果不好的例子：今年的銷售情況還可以好的例子： 今年的銷售完成了目標(biāo)的98% 不好的例子：業(yè)績(jī)由下屬的干勁所左右好的例子： 下屬的干勁極大影響著業(yè)績(jī) 34Step4 撰寫資料內(nèi)容詳細(xì)說(shuō)明（2）修飾資料，使內(nèi)容一目了然1）統(tǒng)一文體和書寫格式，文本框的上下左右對(duì)齊2）須強(qiáng)調(diào)的文本框和文字用粗體，加大字號(hào)修飾的目的不是為了漂亮，而是為了易于理解，強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)！35A3資料的制作步驟STEP1 明確制作目的STEP2 撰寫資料綱要S

11、TEP3 確定版面設(shè)計(jì)STEP4 撰寫資料內(nèi)容STEP5 檢查校對(duì)資料完成A3資料36Step5 檢查校對(duì)資料題目采用問(wèn)題解決流程制定的綱要是否流暢？是否存在步驟和過(guò)程缺失的現(xiàn)象？關(guān)鍵信息是否清楚明確？ 整體的思路是否清晰易懂是否遺漏了想說(shuō)的內(nèi)容綱要主體是否醒目 空白和文字部分的平衡（面各分配率）是否合適371)垂直條狀圖用于比較絕對(duì)值的大小2)線形圖用于查看浮動(dòng)，推移的情況制作資料的有效工具工具 常用圖表介紹383) 餅狀圖用于比較各項(xiàng)所占的份額4) 水平條狀圖用于比較各項(xiàng)所占的份額 A3制作工具常用圖表介紹395) 復(fù)雜的圖表強(qiáng)調(diào)重要數(shù)據(jù)6) 散布圖用于確定不同數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)A3制作工具常用圖表介紹40用于項(xiàng)目類別繁多時(shí)比較各項(xiàng)目數(shù)值大小7) 雷達(dá)圖A3制作工具常用圖表介紹41根據(jù)目的選擇合適類型的圖表設(shè)置簡(jiǎn)明易懂的標(biāo)題注明單位/刻度注明數(shù)據(jù)/信息的