公司辦公室培訓(xùn)計(jì)劃

1、辦公室禮儀培訓(xùn)+值班培訓(xùn)培訓(xùn)時(shí)間：確定部門(mén)助理后的第一個(gè)周末。培訓(xùn)地點(diǎn)：培訓(xùn)形式：實(shí)地現(xiàn)場(chǎng)講解。培訓(xùn)分五批進(jìn)行，每批一個(gè)部門(mén)。各批次 培訓(xùn)中，本部門(mén)部長(zhǎng)、主任處或老師助理里必須至少要有 一人到場(chǎng)。培訓(xùn)流程：周五：晚上一秘書(shū)部；周六：上午一服務(wù)部；下午一網(wǎng)絡(luò)部；周日：上午一規(guī)劃部；下午一宣傳部。培訓(xùn)流程：1、按規(guī)定時(shí)間，各相關(guān)人員到場(chǎng)；2、秘書(shū)部向助理 解說(shuō)辦公室禮儀+值班相關(guān)事項(xiàng)（約30 分鐘）；3、各部門(mén)部長(zhǎng)對(duì)自己部門(mén)助理補(bǔ)充說(shuō)明；4、主任處和老師助理對(duì)相關(guān)注意事項(xiàng)的補(bǔ)充說(shuō)明。培訓(xùn)內(nèi)容：1、簡(jiǎn)單介紹下我們辦公室和隔壁幾個(gè)辦公室的老師情況 及座位分布；2、說(shuō)明學(xué)生助理去辦公室值班的重要性；3、

2、辦公室禮儀+辦公室值班須知+辦公室電腦使用。（見(jiàn) 下頁(yè)）辦公室禮儀儀容儀表1、保持衣服平整，不要過(guò)于華麗。2、整潔的儀容及恰到好處的修飾，均能顯示出人的修養(yǎng)，及本人對(duì)的自信心， 因此除了衣著要得體外，在衛(wèi)生方面也應(yīng)嚴(yán)格要求自己。3、忌穿緊身、暴露服裝，均不可在上班時(shí)間穿著。4、首飾應(yīng)少而精，與自身?xiàng)l件相協(xié)調(diào)，注意寓意及習(xí)俗。遞接物品要求：1、遞接物品的原則是尊重他人。雙手遞物或接物體現(xiàn)出對(duì)對(duì)方的尊重。如果在 特定場(chǎng)合下或東西太小不必用雙手時(shí)，一般用右手遞接物品。2、若雙方相距過(guò)遠(yuǎn)，遞物都者應(yīng)主動(dòng)走近接物者，假如自己坐著的話(huà)，應(yīng)在遞 物時(shí)起立。遞給他人的物品，應(yīng)直接交到對(duì)方手中在遞物時(shí)，應(yīng)為對(duì)方

3、留出便于 接物品的空間。3、遞筆、刀、剪之類(lèi)尖利的物品時(shí)，需將尖端朝向自己握在手中，而不要指向 對(duì)方。4、如果是招待客人用茶時(shí)，往往一手握茶杯把兒或扶杯壁，一手托杯底，并說(shuō) 聲“請(qǐng)用茶”，若茶水較燙，可將茶杯放到客人面前的茶幾上5、遞書(shū)、文件、資料、名片等，字體應(yīng)正對(duì)接受者，要讓對(duì)方馬上容易看清楚。語(yǔ)言禮儀1、與客人交談時(shí)，首先保持站姿端正，無(wú)任何小動(dòng)作。2、正面對(duì)著客人，表情自然大方，態(tài)度親切、誠(chéng)懇。3、談話(huà)清晰易懂，注意語(yǔ)音、語(yǔ)調(diào)、語(yǔ)速及節(jié)奏感。4、正確提及客人姓名，并在后面加上先生、女士、小姐等稱(chēng)呼用語(yǔ)。5、談話(huà)中如想咳嗽或打噴嚏時(shí)，應(yīng)先說(shuō)對(duì)不起，再轉(zhuǎn)身向側(cè)后下方，同時(shí)盡可 能用面巾紙遮

4、住。6、直接見(jiàn)面，應(yīng)先介紹己方的人，再介紹對(duì)方的人。7、在介紹順序上，應(yīng)先介紹領(lǐng)導(dǎo)和年長(zhǎng)者，先把職級(jí)低者介紹給職級(jí)高者。若 難以判斷，可把年輕的介紹給年長(zhǎng)的。在自己學(xué)校和其他公司的關(guān)系上，可把本 校的人介紹給別的公司的人。8、把一個(gè)人介紹給很多人時(shí)，應(yīng)先介紹其中地位最高的或酌情而定。9、男女間的介紹，應(yīng)先把男性介紹給女性。男女地位、年齡有很大差別時(shí)，若 女性年輕，可先把女性介紹給男性。接待客人時(shí)的注意事項(xiàng)：1、有客人來(lái)辦公室時(shí)（不管是老師還是企業(yè)）都應(yīng)該主動(dòng)問(wèn)好，禮貌地請(qǐng)其坐， 然后拿一次性杯為其倒水（教育管理科），水不可太滿(mǎn)，也不可太燙。如果客人 來(lái)時(shí)你正在打字應(yīng)立即停止，即使是在打電話(huà)也要

5、對(duì)來(lái)客點(diǎn)頭示意，但不一定要 起立迎接，也不必與來(lái)客握手。2、主動(dòng)熱情問(wèn)候客人：打招呼時(shí)，應(yīng)輕輕點(diǎn)頭并面帶微笑。如果是已經(jīng)認(rèn)識(shí)的 客人，稱(chēng)呼要顯得比較親切。3、陌生客人的接待：陌生客人光臨時(shí)，務(wù)必問(wèn)清來(lái)者的目的、是什么人，然后 根據(jù)實(shí)際情況作出引導(dǎo)。通?？蓡?wèn)：請(qǐng)問(wèn)您有什么事嗎？。5、同客人交談時(shí)，應(yīng)正視對(duì)方，注意傾聽(tīng)。談話(huà)間如遇有急事，需要馬上處理， 應(yīng)禮貌地示意客人稍候，并表示歉意。（有時(shí)候老師不在辦公室是我們就要作出 相應(yīng)的接待）電話(huà)禮儀1、不打無(wú)準(zhǔn)備之電話(huà)。打電話(huà)的人作為主動(dòng)行為者，應(yīng)該考慮到被動(dòng)接聽(tīng)者的感受。拿起聽(tīng)筒前，應(yīng)明白通話(huà)后該說(shuō)什么，思路要清晰，要點(diǎn)應(yīng)明確。2、選擇適當(dāng)?shù)耐ㄔ?huà)時(shí)間

6、。原則是盡量少打擾對(duì)方的作息。3、注意說(shuō)話(huà)禮貌，始終要用禮貌語(yǔ)。打電話(huà)時(shí)，應(yīng)作簡(jiǎn)要的問(wèn)候、自我介紹并 說(shuō)出要求通話(huà)的人。接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，以禮貌用語(yǔ)通報(bào)自己的單位名稱(chēng)。當(dāng)電話(huà)交談 要結(jié)束時(shí)，須詢(xún)問(wèn)對(duì)方，這既是尊重對(duì)方也是提醒對(duì)方，最后以“再見(jiàn)”之類(lèi)的 禮貌語(yǔ)結(jié)束。4、轉(zhuǎn)接電話(huà)有分寸。如果對(duì)方要傳呼其他同事，接聽(tīng)者應(yīng)該熱情地告訴對(duì)方， 如：“好的，請(qǐng)稍候?！比缓笥檬治孀∈茉?huà)器，或去請(qǐng)或直接把話(huà)筒遞給同事。 如果同事不在場(chǎng)，接聽(tīng)者應(yīng)委婉地說(shuō)：“需要轉(zhuǎn)告嗎?”，“可以留下您的電話(huà) 嗎?”，切忌以一聲“不在”、“沒(méi)看到”即掛斷。職劃中心辦公室值班須知1、早上1、2節(jié)課值班的同學(xué)首先打開(kāi)辦公室的門(mén)窗，然后將辦

7、公桌面整理干凈，報(bào)紙的整理，并打掃衛(wèi)生（夏天太熱時(shí)可開(kāi)空調(diào)）。2、主動(dòng)幫辦公室的各位老師倒水（教育管理科）。3、進(jìn)辦公室時(shí)，敲門(mén)三聲，然后主動(dòng)大聲地向各位老師問(wèn)好。4、值班時(shí)必須佩帶工作證，不可穿奇裝異服、不穿拖鞋。5、值班必須填寫(xiě)值班簽到表。6、值班時(shí)打開(kāi)電腦，首先瀏覽一下我校的就業(yè)服務(wù)網(wǎng)，了解最近的工作動(dòng)態(tài)。7、辦公室各種辦公工具，如還不會(huì)使用，可在空閑時(shí)請(qǐng)教會(huì)用的同學(xué)。8、需要復(fù)印時(shí)，先去教育管理科楊東華老師處借檔案室的鑰匙，復(fù)印完后關(guān) 燈關(guān)門(mén)并歸還鑰匙。9、如工作沒(méi)做完，則一定要跟下一個(gè)值班的同學(xué)交接好工作。（方式多種多 樣）10、上午3、4節(jié)課和下午7、8節(jié)課值班的同學(xué)下班時(shí)關(guān)閉電腦

8、（空調(diào)），倒 垃圾（2個(gè)垃圾桶，1個(gè)水桶），鎖好門(mén)窗。11、在辦公室值班時(shí)，應(yīng)在空閑時(shí)間翻看就業(yè)推介宣傳冊(cè)，記住各個(gè)院系主管 就業(yè)的輔導(dǎo)員老師的名字、電話(huà)、樣貌和辦公室等信息。12、遇到不懂做或者能力不夠，可隨機(jī)應(yīng)變請(qǐng)教老師或者同學(xué)。體力活也可到 隔壁事務(wù)管理中心找學(xué)生幫忙（勞動(dòng)周同學(xué)亦可）。P.S.如當(dāng)節(jié)課值班的同學(xué)臨時(shí)有事不能去值班，應(yīng)提前自行和其它同事?lián)Q班， 如實(shí)在找不到人換班，應(yīng)向所屬部門(mén)部長(zhǎng)請(qǐng)假并寫(xiě)好請(qǐng)假條，再由部長(zhǎng)應(yīng)該打電 話(huà)給彩路老師請(qǐng)假。辦公室接電話(huà)的注意事項(xiàng)：1、電話(huà)響起2-3聲后拿起話(huà)筒，接起助理座位的電話(huà)時(shí)因報(bào)“您好！”； 接起老師座位的電話(huà)時(shí)因報(bào)“您好！招生辦”或者“您

9、好！”2、如有電話(huà)找某位老師，但老師不在時(shí)，因根據(jù)實(shí)際情況，向?qū)Ψ阶鞔?。?如出差、開(kāi)會(huì)、出去辦事等（絕不應(yīng)回答老師不在還沒(méi)來(lái)上班）。如有信息留下， 可以寫(xiě)一張便簽放在老師桌面，事后記得提醒老師。3、接電話(huà)時(shí)，老師的私人電話(huà)，即手機(jī)號(hào)不能泄露（可以說(shuō)自己是值班的學(xué)生，并不知道老師的手機(jī)號(hào)）。4、有打電話(huà)來(lái)問(wèn)關(guān)于成人教育（成教）的有關(guān)問(wèn)題的，禮貌地請(qǐng)他打成教的電話(huà)。5、接起電話(huà)時(shí)，如遇到專(zhuān)插本等不會(huì)回答的問(wèn)題，可禮貌地請(qǐng)楊意老師接聽(tīng) 電話(huà)。其它如關(guān)于招聘的問(wèn)題，不會(huì)回答時(shí)，可禮貌地請(qǐng)?jiān)事防蠋熃勇?tīng)電話(huà)（但 是回答問(wèn)題時(shí)盡量不要過(guò)多地依賴(lài)?yán)蠋煟?、如有電話(huà)打進(jìn)來(lái)查其他機(jī)關(guān)處室（院系）的電話(huà)時(shí)，因

10、禮貌地請(qǐng)其稍等， 然后根據(jù)我們已有的資料迅速地找到電話(huà)告訴對(duì)方。7、聽(tīng)電話(huà)時(shí)備好紙筆，以便記錄。電話(huà)記錄需簡(jiǎn)潔完備，沒(méi)有聽(tīng)清的要及時(shí) 請(qǐng)對(duì)方復(fù)述。電話(huà)記錄應(yīng)包括：來(lái)電時(shí)間、來(lái)電者姓名、來(lái)電者公司、來(lái)電者聯(lián) 系方式、來(lái)電目的、受話(huà)者姓名、記錄人姓名。8、如有企業(yè)打電話(huà)來(lái)咨詢(xún)招聘事宜，因?qū)⑽倚５恼衅噶鞒谈嬖V對(duì)方，即首先將公司簡(jiǎn)介、營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、招聘要求/條件及聯(lián)系方式（附上接收電子 簡(jiǎn)歷的郵箱）等四條信息發(fā)到我校的郵箱：。我校審核后，將招聘信息掛在 我校就業(yè)服務(wù)網(wǎng)。如公司有意來(lái)校舉辦專(zhuān)場(chǎng)宣講會(huì)/招聘會(huì)，可在企業(yè)接收到一 定數(shù)量的電子簡(jiǎn)歷后（幾十份），再發(fā)郵件或打電話(huà)跟我校約定來(lái)。如對(duì)方只要 求招

11、聘少數(shù)畢業(yè)生或所招聘的畢業(yè)生人數(shù)不多時(shí)（如1-2名），可按學(xué)院專(zhuān)業(yè) 等信息，請(qǐng)其聯(lián)系相關(guān)院系的輔導(dǎo)員。9、對(duì)辦公室來(lái)訪(fǎng)老師要主動(dòng)問(wèn)好（注意對(duì)學(xué)生處或其它領(lǐng)導(dǎo)要稱(chēng)呼領(lǐng)導(dǎo)頭銜， 例如：黎處、溫科。）10、需復(fù)印時(shí)，先到教育管理科楊東華老師處借檔案室的鑰匙，復(fù)印完后關(guān) 燈關(guān)門(mén)并及時(shí)歸還鑰匙。其它人員來(lái)辦公室借用工具，需要登記清楚所借物品、 他的姓名、聯(lián)系方式以及將要?dú)w還的日期。11、對(duì)在辦公室門(mén)外徘徊的同學(xué)主動(dòng)詢(xún)問(wèn)并熱情地提供幫助。12、堅(jiān)守崗位，按時(shí)交接班，手上的工作未完成或有特殊需要明確交代提醒 的情況時(shí)，必須給接班人交待清楚情況，做好交接工作。如果因?yàn)橐险n，不能 口頭接班，也要打電話(huà)或在辦公

12、室計(jì)算機(jī) “交接班文件，上交待上兩節(jié)課辦 公室值班的情況，要確保能順利接班。13、周五下午乙8節(jié)值班同學(xué)，需更換辦公室白板上的值班簽到表，新的 值班簽到表在老師助理桌左上角活頁(yè)夾處。若遇新的簽到表沒(méi)有時(shí)，應(yīng)提前告知秘書(shū)部。遇老師需要你制作某種表格或某種表格模版，可先在計(jì)算機(jī)桌面的“表 格模版， 上查找。在值班結(jié)束時(shí)，要保證計(jì)算機(jī)桌面的清潔，不能在上面留下你任何類(lèi)型 的文件。遇值班會(huì)遇到的問(wèn)題，詳情參照計(jì)算機(jī)桌面“職劃中心”文件夾下的“值班會(huì)遇 到的問(wèn)題”文檔。早上1, 2節(jié)或下午3,4節(jié)值班的同學(xué)到辦公室后，注意搞好辦公室環(huán) 境衛(wèi)生，打開(kāi)辦公室的門(mén)窗，然后將辦公桌面整理干凈，報(bào)紙的整理，并打掃

13、衛(wèi) 生（夏天太熱時(shí)可開(kāi)空調(diào)）。下午7, 8節(jié)課值班的同學(xué)，在下班前應(yīng)將辦公室桌面整理干凈，相關(guān)文件放回原位，清理垃圾和臟水（包括2個(gè)垃圾桶和1個(gè)水桶），并鎖好門(mén)窗。溫馨提示:III1、注意聲音和表情.溝通過(guò)程中表現(xiàn)出來(lái)的禮貌最能體現(xiàn)一個(gè)人的基本素養(yǎng)，養(yǎng) 成禮貌用語(yǔ)隨時(shí)掛在嘴邊的習(xí)慣，可以讓客戶(hù)感到輕松和舒適。2、電話(huà)接聽(tīng)完畢之前，不要忘記復(fù)誦一遍來(lái)電的要點(diǎn)，應(yīng)該對(duì)會(huì)面時(shí)間、地點(diǎn)、 聯(lián)系電話(huà)、區(qū)域號(hào)碼等各方面的信息進(jìn)行核查校對(duì)，盡可能地避免錯(cuò)誤。3、對(duì)上述說(shuō)明有所不懂的，致電秘書(shū)部或者老師助理，大家將虔誠(chéng)為你解答。只要做好自己該做的，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，值班，也是件美好的事情！辦公室電腦使用須知該文件夾為存放中心各部門(mén)工作所設(shè)，內(nèi)含為五個(gè)部門(mén)分設(shè)的文件夾，各部 長(zhǎng)助理可在本部門(mén)文件夾內(nèi)新建一個(gè)以自己姓名命名的文件夾用來(lái)存放個(gè)人日常工作的資料。該文件夾為辦公室值班交接工作專(zhuān)用，值班人員須把交接工作的具體內(nèi)容標(biāo) 記【日期時(shí)間+姓名】后存放在該文件夾內(nèi)，并在桌面建立一個(gè)txt文檔表 示有文件交接，接班的同學(xué)知道后應(yīng)及時(shí)將文檔刪掉，當(dāng)天最后一個(gè)值班的 同學(xué)應(yīng)及時(shí)清理“交接班文件”文件夾。該文件夾內(nèi)存放了各種日常工作會(huì)用到的表格，包括值班簽到表，各種申請(qǐng) 表，簽收表等，當(dāng)有表格需要用到時(shí)，可到該文件夾內(nèi)查找然后打印。飛鴿聯(lián)有三臺(tái)電腦，靠窗的為“職劃